行政人員日常培訓

沙縣民間資本管理股份有限公司

行政人員日常工作培訓行政人員日常工作1.常規(guī)性接待工作2.重要接待工作3.印章、重要證照的管理4.檔案的管理5.辦公用品的管理6.6S管理7.行政日常事務8.突發(fā)情況處理1.常規(guī)性接待工作接待工作概述接待，是對來訪者的迎送、接洽和招待等各項工作的統(tǒng)稱，是人們以及社會組織相互交往的一種方式，它是行政部門履行職能的重要體現(xiàn)。

接待工作可以分為多種類型：

按接待對象可分為外賓接待和內(nèi)賓接待；

按相互關(guān)系可分為上級來訪接待、下級來訪接待和平行單位來訪接待；

按接待內(nèi)容可分為工作接待、生活接待和事務接待。常規(guī)性接待工作--日常接待1)引導、接待來訪者或咨詢者訪客進入接待廳，應抬頭行注目禮“您好，請問您找誰？”、“您好,請問您要咨詢還是辦理業(yè)務?”,請示后引入相關(guān)區(qū)域，并請訪客入坐，在一分鐘內(nèi)端上茶水。（經(jīng)過燒開的茶水，保證客戶用水安全。）2)電話接聽，并登記來電與去電記錄；適當處理來電信息

鈴響三聲內(nèi)必須接聽，“您好，‘XX公司‘。來電找領(lǐng)導或其他部門，判定是廣告類，應婉拒；如確有其事，可把座機電話號碼告知；如無法判斷，則留下對方電話、姓名，記錄事情大概，及時為對方傳達信息。

3)接待頻繁往來的相關(guān)人員：

包括花店

；送水公司；科力達公司；電信、移動等公司2.重要接待工作

1.

接待前準備工作

會議前向相關(guān)負責人確認來客人數(shù)，必要時電話或短信通知；為布置會議室準備（電腦、相機、錄音筆、茶水、水果）；引導來客進入會議室；

2.

會議中服務工作

1）為開會人員添加茶水；

2）按照領(lǐng)導要求提供會議支持；

3.

會議后完善工作

1）會議后清理工作，將剩余茶水及茶杯清理干凈，保持會議室衛(wèi)生清潔；

2）會議后器材的歸庫，將會議所用器材放回原處；3.印章、重要證照的管理印章與證照是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，行政部負責管理公司所有印章（財務章除外）、證照的安全使用及管理。加強印章制發(fā)、使用、廢止及證照管理，提高各相關(guān)使用環(huán)節(jié)的工作效率，才能保障公司的合法權(quán)益與經(jīng)營活動的正常運行。印章、重要證照的管理-印章、證照分類1.公司印章、證照的分類A.公司印章包括公章、法人代表私章、財務專用章、合同專用章、發(fā)票專用章、部門章、公司銀行U盾等。B.證照包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照（正本、副本）、組織機構(gòu)代碼證（正本、副本）、特種行業(yè)許可證、銀行開戶許可證、稅務登記證（國稅、地稅）、法人代表身份證（復印件）等。印章、重要證照的管理-印章、證照的使用1.所有涉及公司公章、法人代表私章、合同專用章的手續(xù)均要OA填寫申請表。2.按申請表內(nèi)容填寫完整，且由申請部門負責人簽字確認，否則將不予審批蓋章。3.主要用印文件審批流程：業(yè)務部合同：OA申請→部門負責人OA確認→公司執(zhí)行董事OA審核→行政部OA

確認→蓋章→返回主辦部門。對外合同及證明：OA申請→部門負責人OA確認→公司執(zhí)行董事OA審核→行政部OA

確認→檢查并蓋章→返回主辦部門→行政部留底歸檔。4.營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證年檢印章、重要證照的管理-印章、證照的使用要求1.印章或證照管理人員對不符合用印手續(xù)、用印文件內(nèi)容與審批件不符的，或不符合證照辦理程序的，有權(quán)拒絕辦理并及時告知部門負責人。2.蓋章確保規(guī)范、清晰，上不壓正文，下騎年蓋月。對外使用證照，一般使用復印件，并注明只限于當次使用范圍；如必須使用證照原件，需由證照保管部門授權(quán)相當人員陪同前往辦理相關(guān)業(yè)務。3.公司不允許開具蓋有公司公章的空白介紹信、證明。印章、重要證照的管理-附則1.嚴禁未經(jīng)批準私自刻制公章或挪用證照，否則無論用于何種目的，都要嚴肅追究責任。任何人員必須嚴格依照本制度和程序使用印章或辦理證照借用。2.未嚴格履行印章、證照的保管與使用規(guī)定，由于保管不慎而導致印章、證照丟失，將追究保管人員及相關(guān)負責人的責任。3.若因擅自用印導致公司遭受經(jīng)濟損失時，由其承擔全部賠償責任并由公司對違紀者予以行政處分；造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的，移送有關(guān)機關(guān)處理。4.檔案的管理公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理、財務以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。檔案的管理-歸檔范圍1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單何來往的文書3、本公司的各項工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。4、本公司有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。檔案的管理-檔案的管理和使用1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，并填寫借閱記錄。重要文件的借閱需報部門或公司負責人審批。2、對借出的檔案，借出部門要及時催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應報辦公室處理。有損壞或者遺失的，辦公室應當要求借閱人修復完整，或者配合借出部門補辦新的文檔。3、檔案參閱人不準隨意泄露檔案材料的內(nèi)容。4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。5、參閱人必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。6、借閱人不準隨意轉(zhuǎn)借檔案，必須專人專用。7、借閱人應當按時歸還檔案，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。5.辦公用品的管理

行政辦公物品分三類：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn)、辦公用品。辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態(tài)，單位價值在2000元及以上的各種辦公家具及辦公設備。辦公低值資產(chǎn)是指使用期限較長，在使用過程中不易損耗，單位價值在2000元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設備。辦公用品是指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產(chǎn)。辦公用品的管理–流程辦公用品申購

根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平，價值較高的需向領(lǐng)導申請購買（日常辦公用品除外）辦公用品采購

采購要本著節(jié)約、合理、適用的原則。貨比三家，經(jīng)過對比、協(xié)商價格后購買。辦公用品入庫

所有購買的辦公用品、辦公耗材需及時入庫，并記錄時間、價格、數(shù)量等。辦公用品領(lǐng)用

領(lǐng)用人上OA申請，行政部OA審核確認后進行發(fā)放。辦公用品盤點辦公用品倉庫應定期清點。清點工作由行政人員負責。清點要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，然后調(diào)整清單，使兩者一致。辦公用品報廢

對決定報廢的辦公用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。6.6S管理

6S就是指：清理、清潔、整理、整頓、安全、素養(yǎng)；

目的：為創(chuàng)造整潔、舒適、有序的工作、學習環(huán)境，改善和提升員工工作效率，延伸企業(yè)文化教育，保障員工在一個健康、舒暢、安全工作環(huán)境下工作。6S管理

6S管理的內(nèi)容：

⑴

整理：首先，對工作現(xiàn)場物品進行分類處理，區(qū)分為必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和貴重物品等；

⑵

整頓：對非必要物品果斷丟棄，對必要物品要妥善保存，使工作現(xiàn)場秩序昂然、井井有條；并能經(jīng)常保持良好狀態(tài)。這樣才能做到想要什么，即刻便能拿到，有效地消除尋找物品的時間浪費和手忙腳亂；

⑶

清掃：對各自崗位周圍、辦公設施進行徹底清掃、清洗，保持無垃圾、無臟污；

⑷

清潔：維護清掃后的整潔狀態(tài)；

⑸

修養(yǎng)：將上述四項內(nèi)容切實執(zhí)行、持之以恒，從而養(yǎng)成習慣；

⑹

安全：上述一切活動，始終貫徹一個宗旨：安全第一；6S管理

標準：

1辦公室內(nèi)干凈無垃圾。垃圾得到及時收集、清除,

無破舊、過期、不用物品

2室內(nèi)外地面和立面平整干凈，無蛛網(wǎng)、無污、無洞、無剝落

3室內(nèi)通道暢通、干凈，線纜、網(wǎng)線排列整齊

4室內(nèi)通風良好、無異味

5玻璃透明、光潔、無塵、無污、無損

6墻壁懸掛張貼物牢固、端正、整齊、美觀

7光線良好，燈具正常照明

8辦公桌椅、設施排列整齊、合理

9物品文件分類擺放整齊、無堆積、無積塵

6S管理

10消防設施齊全有效

11設施、物品、工具定位擺放，隨時可找到

12設施、器材使用說明清楚，有目視化標簽指示

13辦公電器保持良好使用狀態(tài)