集團(tuán)公司公文處理辦法

企業(yè)企業(yè)公函辦理方法企業(yè)企業(yè)公函辦理方法企業(yè)企業(yè)公函辦理方法企業(yè)公函辦理方法（試行）第一章總則第一條為促使XX企業(yè)各企業(yè)公函辦理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公函辦理的效率和質(zhì)量，依照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公函辦理方法》及XX企業(yè)企業(yè)對(duì)公函辦理的有關(guān)規(guī)定，聯(lián)合企業(yè)實(shí)質(zhì)，特制定本方法。第二條企業(yè)的公函是本企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中所形成的有擁有效力和規(guī)范體式的公事文書。公函辦理是指公函的辦理、管理、整理、歸檔等一系列互有關(guān)系、連結(jié)有序的工作，必定做到實(shí)時(shí)、正確、安全。在公函辦理中，嚴(yán)格履行保密法例和紀(jì)律。第三條本方法只合用于XX企業(yè)各企業(yè)平時(shí)工作中形成的文書管理，各技術(shù)類、研發(fā)類等專業(yè)性公函的管理可不合用本方法。第二章公函種類和格式第四條依照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公函辦理方法》規(guī)定，聯(lián)合本企業(yè)實(shí)質(zhì)情況，公函文種主要有：決定、通知、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函和會(huì)議紀(jì)要等。（一）決定對(duì)重要事項(xiàng)、重要活動(dòng)或重要制度的安排、宣布，任免、賞罰有關(guān)人員，企業(yè)總部改正或撤掉企業(yè)、子企業(yè)的有關(guān)機(jī)構(gòu)。（二）通知合用于各企業(yè)轉(zhuǎn)發(fā)企業(yè)總部和不相隸屬企業(yè)的公函；宣布規(guī)章；企業(yè)總部傳達(dá)要求各企業(yè)辦理和需要各企業(yè)周知或許共同履行的事項(xiàng)。（三）通知合用于表彰先進(jìn)、責(zé)怪錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或許情況。（四）報(bào)告合用于向企業(yè)總部報(bào)告工作，反應(yīng)情況，提出建議或許建議，答復(fù)企業(yè)總部的咨詢。（五）請(qǐng)示合用于向企業(yè)總部懇求指示，贊同。（六）批復(fù)合用于回復(fù)各企業(yè)請(qǐng)示事項(xiàng)。（七）函合用于各企業(yè)之間相互洽談工作、咨詢和回復(fù)問(wèn)題；向企業(yè)總部懇求贊同等。（七）會(huì)議紀(jì)要合用于記錄、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第五條公函格式（一）公函份數(shù)序號(hào)為正確掌握公函的印制份數(shù)和發(fā)散范圍及對(duì)象，本方法例定將帶有密級(jí)的公函要編制份數(shù)序號(hào)。編制的份數(shù)序號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字，即“1”編為“001”置于左上角第一行頂格。（二）神秘等級(jí)和保密限時(shí)如需表記神秘等級(jí)，用四號(hào)黑體，頂格表記在第一行右上角；如需同時(shí)表記神秘等級(jí)和保密限時(shí)，用四號(hào)黑體，頂格表記在右上角第一行，神秘等級(jí)和保密限時(shí)之間用“★”分開。（三）緊迫程度如需表記緊迫程度，用四號(hào)黑體，頂格表記在右上角第一行；如需同時(shí)表記神秘等級(jí)與緊迫程度，神秘等級(jí)頂格表記在右上角第一行，緊迫程度表記在右上角第二行。（四）發(fā)文機(jī)關(guān)表記報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要用漢儀中宋簡(jiǎn)體32號(hào)表記，其他文種用紅色黑體32號(hào)表記，居中排布。（五）發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)用四號(hào)仿宋體，居中排布。發(fā)文機(jī)關(guān)代字一般為2-4位，代字取發(fā)文機(jī)關(guān)、部門的前一兩個(gè)字，決定、通知、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要后邊加上“字”，函后邊加上“函”，同一發(fā)文機(jī)關(guān)的代字應(yīng)一致。（六）公函標(biāo)題用三號(hào)黑體，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完滿，排列對(duì)稱，間距適合。（七）主送機(jī)關(guān)標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用四號(hào)仿宋體，回行時(shí)頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。（八）正文每段首空兩字，回行頂格。數(shù)字、年份不能夠回行，用四號(hào)仿宋體。（九）附件在正文下空一行，空兩字用四號(hào)仿宋體表記“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件應(yīng)與公函正文一同裝訂，并在附件左上角第一行頂格表記“附件”，有序號(hào)時(shí)用阿拉伯?dāng)?shù)字表記序號(hào)，但不能夠注明虛號(hào)。（十）成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“〇”，與正文右對(duì)齊。（十一）印章要求上不壓正文，下壓成文日期。單調(diào)企業(yè)制發(fā)的公函在落款處不署發(fā)文企業(yè)名稱，只表記成文日期。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。兩印章間互不訂交或相切。當(dāng)三個(gè)企業(yè)及以上聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)注明每個(gè)企業(yè)的全稱或通用簡(jiǎn)稱分別加蓋章章。成文日期注明在最后一行印章的右下角。（十二）主題詞“主題詞”用三號(hào)黑體字，居左頂格表記，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用三號(hào)仿宋；詞目之間空一字。主題詞一般不高出四個(gè)。（十三）抄報(bào)、抄送、抄發(fā)機(jī)關(guān)表記于黑色反線下，左右各空一字，用四號(hào)仿宋體表記，后標(biāo)全角冒號(hào)企業(yè)間用逗號(hào)分開，回行時(shí)與冒號(hào)后的企業(yè)對(duì)齊；在最后一個(gè)企業(yè)后標(biāo)句號(hào)。抄報(bào)機(jī)關(guān)是將公函發(fā)往的有關(guān)上級(jí)單位;抄送機(jī)關(guān)是將公函發(fā)往的有關(guān)平級(jí)或不相隸屬單位;抄發(fā)機(jī)關(guān)是將公函發(fā)往的有關(guān)下級(jí)單位。（十四）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用四號(hào)仿宋體。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公函付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表記。（十五）頁(yè)眉、頁(yè)腳和頁(yè)碼除第一頁(yè)外均要求使用一致的頁(yè)眉頁(yè)腳，頁(yè)眉左上角使用XXLOGO標(biāo)，右上角注明XX企業(yè)，5號(hào)宋體加粗，頁(yè)眉距頂端1.2厘米；頁(yè)腳第一行注明企業(yè)地點(diǎn)，第二行注明辦公電話、傳真及企業(yè)網(wǎng)址，頁(yè)腳距底端0.4厘米；頁(yè)碼第一頁(yè)在頁(yè)腳底端居中注明，其他各頁(yè)在頁(yè)腳底端右對(duì)齊注明。頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼用宋體小五號(hào)表記。第六條公函使用范圍（一）本套紅頭文件須特定文種在特定范圍內(nèi)使用，文體包括：通知、通知、決定；文件內(nèi)容范圍：各企業(yè)向政府機(jī)關(guān)或外單位行文；各企業(yè)的決議類、通知類、重要規(guī)章制度類文件；各企業(yè)重要人事任命類、各部門負(fù)責(zé)人的賞罰通知類文件；企業(yè)總裁及董事會(huì)要求的其他類文件等。各企業(yè)內(nèi)部的一般類文件可依照實(shí)質(zhì)情況，使用本企業(yè)原有的公函模板。（二）紅頭文件只能以企業(yè)名義發(fā)文，任何部門不得使用紅頭文件進(jìn)行行文。（三）各子企業(yè)向企業(yè)企業(yè)、各子企業(yè)向手下部門行文，必定以企業(yè)名義或指定行政部門名義行文，其他部門一律不得以企業(yè)名義發(fā)文。（四）各子企業(yè)內(nèi)部之間進(jìn)行行文，以部門名義行文。第七條公函用紙和構(gòu)造層次（一）公函用紙一般為A4型，左側(cè)裝訂。（二）公函標(biāo)題構(gòu)造層序次數(shù)為：第一層為“一”，第二層為“（一），”第三層為“1，”第四層為“（1）?！钡谌鹿k理第八條發(fā)文辦理（一）發(fā)文辦理指以本企業(yè)名義制發(fā)公函的過(guò)程，包括草擬、審察、簽發(fā)、復(fù)核、打印、蓋章、登記、發(fā)散、立卷、歸檔、銷毀等程序。（二）各企業(yè)向上行文，公函送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)該由行政部門進(jìn)行審察。審察的重點(diǎn)是：可否確需行文，行文方式可否穩(wěn)定，可否符合行文規(guī)則和擬制公函的有關(guān)要求，公函格式可否符合本方法的規(guī)定等。（三）企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)文件，均需填寫《文件審批單》（詳見(jiàn)附件1）并與公函一同歸檔保留。（四）公函正式印制前，行政部門應(yīng)該進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：附件資料可否齊備，格式可否一致、規(guī)范等。（五）公函正式下發(fā)，需進(jìn)行登記并填寫《發(fā)文登記表》。（詳見(jiàn)附件2）。（六）詳細(xì)流程詳見(jiàn)附件3。第九條收文辦理（一）收文辦理指對(duì)收到公函的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審閱、辦理、立卷、歸檔、銷毀等程序。（二）各企業(yè)、各部門上報(bào)的需要辦理的公函，一致送別政部門綜合辦理。行政部門應(yīng)實(shí)時(shí)送負(fù)責(zé)人批閱。對(duì)不符合本方法例定的公文，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人贊同后，能夠退回呈報(bào)部門并說(shuō)明原因。（三）包辦部門收到交辦的公函后應(yīng)該實(shí)時(shí)辦理，不得延緩、推諉。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或許不宜由本部門辦理的，應(yīng)該實(shí)時(shí)退回行政部門并說(shuō)明原因。行政部門向發(fā)文部門說(shuō)明情況。（四）收到上級(jí)部門下發(fā)或交辦的公函，行政部門填寫《文件簽收單》（詳見(jiàn)附件4）并實(shí)時(shí)進(jìn)行登記并填寫《收文登記表》（詳見(jiàn)附件5）后送領(lǐng)導(dǎo)批閱，或許交有關(guān)部門辦理。（五）領(lǐng)導(dǎo)批閱公函需填寫《文件批閱單》（詳見(jiàn)附件6）并與文件一同歸檔保留。（六）送領(lǐng)導(dǎo)人批閱或交有關(guān)部門辦理的公函，由行政部門負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊迫公函追蹤催辦，重要公函重點(diǎn)催辦，一般公函如期催辦。對(duì)下發(fā)的重要公函，應(yīng)該實(shí)時(shí)認(rèn)識(shí)和反應(yīng)履行情況。（六）草擬、改正和簽批公函，用筆必定用黑色鋼筆或署名筆，不得在文稿裝訂線外書寫。（七）詳細(xì)流程詳見(jiàn)附件7。第四章公函辦理原則第十條堅(jiān)持腳扎實(shí)地、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到實(shí)時(shí)、正確、安全。第十一條必定嚴(yán)格貫徹履行履行企業(yè)保密制度，保證企業(yè)商業(yè)神秘的安全。第十二條必定差異企業(yè)內(nèi)部文件和對(duì)外收發(fā)的文件，所有外送文件必定經(jīng)過(guò)行政部門贊同并送出，禁止將企業(yè)內(nèi)部傳閱批閱或署有領(lǐng)導(dǎo)建議的內(nèi)部文件直接向外單位或個(gè)人傳達(dá)，違者將追查有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十三條公函必定使用規(guī)范的簡(jiǎn)化漢字和使用國(guó)家法定的計(jì)量單位。第十四條各企業(yè)、各部門行文必定使用全稱或通用規(guī)范簡(jiǎn)稱。第五章公函立卷、歸檔和銷毀第十五條公函辦理完成后，應(yīng)該依照企業(yè)《檔案管理制度》，實(shí)時(shí)將公函原稿、正本和有關(guān)資料整理立卷。第十六條公函歸檔，應(yīng)該依照其相互聯(lián)系、特點(diǎn)和保留價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊備、完滿，能正確反應(yīng)本企業(yè)的主要工作情況。第十七條聯(lián)合辦理的公函，原件由主辦單位立卷，其他單位保留復(fù)印件。第十八條公函復(fù)印件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)該加蓋復(fù)印單位印章，視同正式文件穩(wěn)定保留。第十九條公函被取消，視作自始不產(chǎn)見(jiàn)效力；公函被取消，視作取消之日起不產(chǎn)見(jiàn)效力。第二十條模卷應(yīng)該確定保留限時(shí)，依照有關(guān)規(guī)定如期向檔案部門移交。個(gè)人不得保留應(yīng)歸檔的公函。第二十一