辦公室業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)

公文基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)2014年6月目錄一、公文常識(shí)、種類二、公文格式三、公文處理四、請(qǐng)示、報(bào)告、函的寫法公文常識(shí)

公文——具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。公文處理——指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文的種類股份公司的公文種類主要有九種：1、決定6、批復(fù)2、通知

7、意見3、通報(bào)8、函4、報(bào)告

9、會(huì)議紀(jì)要5、請(qǐng)示（一）公文體例和格式規(guī)范（二）怎樣對(duì)公文進(jìn)行排版（三）制發(fā)公文的流程公文的格式一、公文體例和格式規(guī)范主要分三個(gè)部分：1、眉首部份2、主體部分3、版記部分原來的現(xiàn)在的公文體例和格式規(guī)范一、眉首部分

眉首：包括公文份數(shù)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素。文頭占首頁1/3篇幅，下設(shè)橫線與主文部分隔開。如果是黨務(wù)公文，間隔線正中印有紅五角星。0191.發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)之下空2行，紅色反線之上，用3號(hào)方正仿宋體字，左右居中排。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；公文體例和格式規(guī)范銷售人〔2014〕5號(hào)〔〕[]

2.秘密等級(jí)凡密級(jí)文件都要標(biāo)注秘密等級(jí)和秘密期限，位置在文件首頁右上角第1行，用3號(hào)黑體字居右標(biāo)注。吉林油田公司的商業(yè)秘密定為3級(jí)，統(tǒng)一采用如下方式標(biāo)注：吉油商密★吉油商密★★吉油商密★★★公文體例和格式規(guī)范公文體例和格式規(guī)范3.簽發(fā)人

簽發(fā)人是指批準(zhǔn)發(fā)出公文的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。主要用于請(qǐng)示、報(bào)告等上行文。一般由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。

位置：平行列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)前空1字，簽發(fā)人后空1字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)方正楷體。二、主體部分（主要包括標(biāo)題、正文、成文日起、印章等）1.公文標(biāo)題公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文的種類。公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、主要內(nèi)容（事由）和文種三個(gè)要素構(gòu)成，即發(fā)文機(jī)關(guān)+“關(guān)于”+事由+“的”+文種。通常有紅色版頭的文件，由于版頭已標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，標(biāo)題中可省略發(fā)文機(jī)關(guān)，由事由和文種組成。

公文標(biāo)題用二號(hào)方正小標(biāo)宋體。行距用固定值35磅。

——注意把握一點(diǎn)：

無論何時(shí)不省略文種。公文體例和格式規(guī)范發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)文種主要內(nèi)容（事由）標(biāo)題編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布，呈梯形或菱形。要求回行斷詞時(shí)，詞意完整，排列對(duì)稱。公文標(biāo)題中一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。當(dāng)然“一般不用”也不是“一律不用”。除法律法規(guī)、規(guī)章制度外，書刊名稱也可用書名號(hào)（《》）；某些表示特定意義的專用詞語等，可用引號(hào)（“”）；有些需加注釋或補(bǔ)充詞語時(shí)，可用括號(hào)；有些特別情況可用頓號(hào)（、），如下例情況；但人名、單位名之間等不用頓號(hào)，用半格空開。

禁止使用逗號(hào)、分號(hào)、冒號(hào)、句號(hào)、感嘆號(hào)等。不用頓號(hào)轉(zhuǎn)發(fā)公文，如被轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題過長，可以進(jìn)一步壓縮文字，概括內(nèi)容，但不可以其發(fā)文字號(hào)代替標(biāo)題。比如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)吉林油田公司中油吉內(nèi)控〔2008〕101號(hào)文件的通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)通知，在其標(biāo)題之后，可以不再標(biāo)公文的種類，以免出現(xiàn)“通知的通知”。關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《財(cái)政部關(guān)于印發(fā)〈委托會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)招標(biāo)規(guī)范〉的通知》的通知可省略2.主送單位主送單位是指公文的主要受理單位，應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，位于正文上方，頂格排印。決議、決定、公報(bào)、條例、規(guī)定、意見、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等文種，主送單位名稱標(biāo)注于印制版記上方，主題詞下方，打“發(fā)：xxx”。行政口：公司各站隊(duì)、機(jī)關(guān)各科室：黨群口：公司各黨支部（總支）：3.正文正文文字用3號(hào)方正仿宋體，公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，每頁22行，每行28個(gè)字；行距為固定值28磅。自然段落起頭空兩格。公文各層級(jí)標(biāo)題字號(hào)要求標(biāo)題層級(jí)序號(hào)字體字號(hào)公文標(biāo)題———2號(hào)小標(biāo)宋正文各層次標(biāo)題第一層次一、3號(hào)方正黑體第二層次（一）3號(hào)方正楷體第三層次1．3號(hào)方正仿宋體第四層次（1）3號(hào)方正仿宋體

4.附件標(biāo)注附件題目，要在距正文空1行、前空2字寫上“附件：”而后接著寫題目，若需回行，則采取內(nèi)對(duì)齊的方式編排。附件標(biāo)注序號(hào)均用阿拉伯?dāng)?shù)字，不用漢字序號(hào)；數(shù)字后面用的是圓點(diǎn)而不是頓號(hào)。對(duì)于“方案”、“計(jì)劃”、“工作要點(diǎn)”、“辦法”等非正式文種需要上報(bào)或印發(fā)時(shí)，必須利用正式文種（如報(bào)告、通知等）作為載體來行文。這類被載運(yùn)的非正式文種內(nèi)容應(yīng)作為公文的主體，而不是附件。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，列成文日期之上。各單位根據(jù)擬發(fā)文件等級(jí)在發(fā)文機(jī)關(guān)署名處標(biāo)注本級(jí)機(jī)關(guān)名稱，不標(biāo)所屬上一級(jí)機(jī)關(guān)名稱。成文時(shí)間一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；如系聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名下方，一般右空4字編排。采用阿拉伯?dāng)?shù)字，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位。2014年6月20日二〇一四年六月二十日正確：錯(cuò)誤：2014年06月20日

6.印章公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。少數(shù)文種（如：會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)、情況通報(bào)等）不加蓋印章。印章為紅色，頂端應(yīng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。印章統(tǒng)一采用下套式，即端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，下弧邊緣與成文日期下邊相切。印章位置應(yīng)蓋在成文日期中間偏上位置，要求上不壓正文，下不壓日期（即：盡量露出日期）。

下套式中套式二○○五年十一月十七日中國石油天然氣集團(tuán)公司中國石油天然氣集團(tuán)公司

二○○五年十一月十七日辦公廳二○○五年十一月十七日下套式中套式特殊情況說明：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決?！按隧摕o正文”不能再用了！三、附注公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。上行文、平行文附注處注明聯(lián)系人及電話；下行文可標(biāo)注印發(fā)傳達(dá)范圍。用3號(hào)方正仿宋體字，位于成文日期下行左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)。但如要求報(bào)送材料等文件中的聯(lián)系人及電話屬于正文內(nèi)容，不應(yīng)標(biāo)識(shí)在附注處。四、版記部分（包括印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等）用4號(hào)方正仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，如名稱過長，可采用規(guī)范化簡稱。印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位，后加“印發(fā)”二字。五、頁碼：一般用4號(hào)半角方正宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各加一條一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)連續(xù)編排。六、公文用紙幅面尺寸及版面要求。公文用紙為A4型紙，尺寸：