大型集團公司員工信息檔案管理制度

大型集團公司員工信息檔案管理制度一、導言信息檔案管理工作是企業(yè)管理領域中極其重要的一項。員工信息的準確、完整、及時的收集、整理和管理，對于企業(yè)實施人才戰(zhàn)略、制定薪酬政策、進行員工培訓、開展績效管理以及維護員工權益等方面具有重要作用。為保障企業(yè)員工信息檔案管理的規(guī)范化、科學化，提高信息管理工作的效率和質量，本制度制定與實施，以期形成一套健全、完備、有效的管理體系。二、目的與適用范圍1.目的本制度的制定旨在明確大型集團公司員工信息檔案管理的管理方式、管理程序和管理要求，規(guī)范和優(yōu)化員工信息檔案管理工作流程，確保員工信息檔案的完整、準確和安全。2.適用范圍本制度適用于大型集團公司及其下屬各子公司、分公司及其他辦事處，所涉及的員工信息管理工作。三、管理程序1.收集員工信息對全體員工進行信息登記并建立電子化信息檔案，信息登記表包括個人基本情況、家庭情況、工作經歷、教育背景、專業(yè)特長等內容。2.錄入系統(tǒng)將員工登記信息錄入電子化信息系統(tǒng)，并建立員工電子信息檔案。對錄入信息進行復核、審核，并保證錄入信息的準確、完整、及時。3.編號管理對建立好的員工信息檔案進行編號管理，將員工親自簽名和日期，管理員進行確認簽名和日期管理。4.存檔保管維護員工信息檔案的真實性、完整性、安全性，實行數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)加密等措施，確保信息不會丟失、泄露、損壞。歸檔的文件按照員工姓名拼音字母順序存放，每個員工信息檔案存放于一定的專用柜內，并進行有效的防火、防盜保障。5.維護檔案及更新全面監(jiān)控員工信息檔案情況，并進行整理、更新。新員工報到或員工信息更新后，系統(tǒng)管理員及時錄入更新系統(tǒng)并對信息進行更新。保證員工信息檔案的及時性和準確性。6.訪問審核員工信息檔案僅限于部門主管、人力資源管理部門和公司領導進行訪問，訪問者必須簽訂訪問證明，經人力資源管理部門審批后方能查閱，不得隨意借閱、留存或泄露所查閱的員工個人信息。7.銷毀管理員工信息檔案未經許可不得隨意銷毀。員工離職三年未使用，信息檔案可銷毀處理，在銷毀時需能體現(xiàn)銷毀信息。四、管理要求1.信息收集要求對員工個人信息的收集要求準確、全面、合法，同時尊重員工的人身權利和隱私權。2.信息錄入要求電子化錄入時，應確保信息內容的準確、完整和及時性。錄入前要經過復核、審核，確保沒有重復、遺漏和錯誤，確保信息錄入的正確性。3.存檔保管要求存檔保管應建立防火、防盜、防損的保障制度，確保檔案的完整性和安全性；定期檢查存儲條件，保證存儲條件達到規(guī)定的要求；定期備份信息，確保數(shù)據(jù)的安全性。4.訪問審核要求訪問時嚴格按照規(guī)定的權限操作，不得非法查看或泄露個人隱私信息；對訪問者訪問的目的進行詢問，必要時簽訂訪問證明，加強對檔案查閱者的管理。5.銷毀管理要求嚴格控制銷毀員工信息檔案的權限。凡對員工個人信息進行銷毀的，必須記錄銷毀的信息，以便日后查詢。對需銷毀的信息，應按規(guī)定程序進行銷毀撕毀，并做好銷毀記錄。五、責任和權利1.人力資源部門負責員工信息檔案的收集、整理、管理和更新工作，并為員工在檔案內留下工作評價、薪資等內容。2.各部門負責維護員工信息檔案的完整性，并且如實反映員工在公司工作的情況。3.公司領導負責監(jiān)督員工信息檔案的管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出改進措施。4.對于保管員工信息檔案的部門和工作人員，在檔案管理期間發(fā)生的安全事故和丟失、泄露等問題，應根據(jù)責任認定制定相應的紀律處理措施。六、總結大型集團公司員工信息檔案管理制度實踐證明了這一制度的可行性和有