Access在企業(yè)管理中應(yīng)用的實(shí)例分析

Access數(shù)據(jù)庫(kù)在采購(gòu)數(shù)據(jù)管理與分析中的應(yīng)用小組成員:肖馬苗20080612025劉玥20080612017馮鑫20080612044摘要

采購(gòu)作為企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),直接影響著整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益,因此對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理顯得尤為迫切。本文應(yīng)用Access數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)構(gòu)建采購(gòu)數(shù)據(jù)管理與分析系統(tǒng),系統(tǒng)的使用減輕了業(yè)務(wù)人員的工作強(qiáng)度,提高了企業(yè)的采購(gòu)管理水平。1采購(gòu)在企業(yè)管理中的作用及采購(gòu)數(shù)據(jù)管理的特點(diǎn)

采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的一個(gè)核心環(huán)節(jié),也是企業(yè)獲取利潤(rùn)的重要來(lái)源。采購(gòu)成本作為企業(yè)成本管理的主體,是“最有價(jià)值的部分”。據(jù)統(tǒng)計(jì),采購(gòu)成本每下降1%,平均可以給企業(yè)增加10%的利潤(rùn),可見(jiàn)采購(gòu)在企業(yè)的整個(gè)供應(yīng)鏈管理過(guò)程中具有舉足輕重的地位。

在采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)中,業(yè)務(wù)人員經(jīng)常會(huì)與大量數(shù)據(jù)打交道,這些數(shù)據(jù)涵蓋了物料清單(BOM)、原材料價(jià)格、供應(yīng)商聯(lián)系信息、運(yùn)輸費(fèi)率等諸多內(nèi)容。如何管理并有效利用這些紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù),對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)很有意義的課題。A公司是一家專業(yè)從事汽車線束零部件生產(chǎn)的外資企業(yè),長(zhǎng)期以來(lái),公司對(duì)采購(gòu)信息的管理一般采用以Excel為主的人工管理方式,每天業(yè)務(wù)人員都需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力在數(shù)據(jù)的清理與整合上。雖說(shuō)是在同一個(gè)部門,但每位業(yè)務(wù)人員所擁有的信息并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)共享的最大化,由此造成工作效率的降低,比如對(duì)某個(gè)供應(yīng)商生產(chǎn)的同一種零件進(jìn)行重復(fù)詢價(jià),這不僅造成人力資源和時(shí)間資源的浪費(fèi),還不利于采購(gòu)企業(yè)建立自身形象。此外,以往粗放型的人工管理方式難以滿足對(duì)數(shù)據(jù)及時(shí)性、準(zhǔn)確性和綜合性的要求。

對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析挖掘是決策層經(jīng)常提出的一個(gè)需求,近幾年物料采購(gòu)金額的變化趨勢(shì)是怎樣的?誰(shuí)是對(duì)我們影響最大的前20大供應(yīng)商?每個(gè)項(xiàng)目所需物料的品種有哪些?這些品種各自占比多少?諸如此類問(wèn)題都是決策人員所感興趣的,一些比較大的分析需要大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)支持,對(duì)這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集、清洗和整理往往會(huì)占用較多的時(shí)間。就以零件單價(jià)為例,作為分析時(shí)經(jīng)常使用的數(shù)據(jù)項(xiàng),由于供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)所基于的貨幣和物流條件不同,對(duì)零件單價(jià)直接進(jìn)行比較分析是欠妥當(dāng)?shù)?這就要求先將零件單價(jià)統(tǒng)一換算成以人民幣為基準(zhǔn)的到廠價(jià)(DDP),而在換算過(guò)程中會(huì)涉及匯率、運(yùn)輸費(fèi)率等多個(gè)要素,有些供應(yīng)商針對(duì)不同的物料品類還會(huì)采用不同的運(yùn)輸費(fèi)率,這讓計(jì)算過(guò)程變得更為復(fù)雜,諸如此類的計(jì)算將花費(fèi)業(yè)務(wù)人員較多的時(shí)間和精力。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量直接決定著分析結(jié)果的質(zhì)量,一份低質(zhì)量的分析報(bào)告通常會(huì)影響到?jīng)Q策的制定,有時(shí)甚至?xí)寷Q策層做出錯(cuò)誤的判斷。目前A公司所使用的ERP系統(tǒng)還在持續(xù)升級(jí)過(guò)程中,數(shù)據(jù)管理和分析功能尚不完善。因此,開(kāi)發(fā)一套采購(gòu)數(shù)據(jù)管理與分析系統(tǒng)就變得十分迫切。與采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)一般具有信息量大、輸出要求高的特點(diǎn),一種輸入信息需要按不同的要求加工后作多種輸出(如Excel,PDF等)。經(jīng)過(guò)對(duì)幾款工具的比較和對(duì)企業(yè)自身特點(diǎn)的分析,采購(gòu)部門最終決定采用Access數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)。

2Access數(shù)據(jù)庫(kù)概述

Access是微軟公司推出的在Windows操作系統(tǒng)環(huán)境下工作的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。它采用了Windows程序設(shè)計(jì)理念,擁有設(shè)計(jì)查詢、用戶界面、報(bào)表等多種數(shù)據(jù)對(duì)象,Access作為Office套件的一個(gè)成員,具有Office系列軟件的一般特點(diǎn),如菜單、工具欄等,并能夠?qū)崿F(xiàn)與其他成員(如Excel)之間的數(shù)據(jù)共享。與其他數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)相比,它更為簡(jiǎn)單易學(xué)。Access的功能比較強(qiáng)大,足以應(yīng)付一般的數(shù)據(jù)管理及分析需要,特別適合于一般的中小規(guī)模企業(yè)。

采用Access開(kāi)發(fā)管理信息系統(tǒng)需要使用VBA(VisualBasicforApplication)語(yǔ)言,它是應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)語(yǔ)言VisualBasic的子集,VBA擁有VisualBasic語(yǔ)言的高效性和專業(yè)性,可以根據(jù)用戶的自身需要進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。

Access數(shù)據(jù)庫(kù)由“表”、“查詢”、“窗體”、“報(bào)表”、“頁(yè)”、“宏”和“模塊”7種對(duì)象組成。

(1)表(Table)。表是數(shù)據(jù)庫(kù)的基本對(duì)象,是創(chuàng)建其他對(duì)象的基礎(chǔ),表由記錄組成,記錄由字段組成,表用來(lái)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù),故又稱作數(shù)據(jù)表。

(2)查詢(Query)。查詢可以按索引快速查找到需要的記錄,按要求篩選記錄并能連接若干個(gè)表的字段組成新表。

(3)窗體(Form)。窗體提供了一種方便瀏覽、輸入及更改數(shù)據(jù)的窗口,還可以創(chuàng)建子窗體顯示相關(guān)聯(lián)的表的內(nèi)容,窗體也稱作表單。

(4)報(bào)表(Report)。報(bào)表的功能是將數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)分類匯總,然后打印出來(lái),以便分析。

(5)頁(yè)(Page)。數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)可以查看、更新或分析來(lái)自Internet或Intranet的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)。

(6)宏(Macro)。宏相當(dāng)于DOS中的批處理,用來(lái)自動(dòng)執(zhí)行一系列操作。

(7)模塊(Module)。模塊的功能與宏類似,但它定義的操作比宏更復(fù)雜,一般分為類模塊和標(biāo)準(zhǔn)模塊兩種類型。

3系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流程分析

采購(gòu)業(yè)務(wù)原始數(shù)據(jù)的獲取主要通過(guò)兩個(gè)途徑:一是ERP系統(tǒng),如物料清單(BOM),采購(gòu)訂單(PO)等,這些數(shù)據(jù)之前都由相關(guān)業(yè)務(wù)人員輸入系統(tǒng),具有標(biāo)準(zhǔn)化、格式規(guī)整的特點(diǎn);二是以Word、Excel等格式保存的文件,包括銷售計(jì)劃、供應(yīng)商調(diào)研報(bào)告等,文件中的數(shù)據(jù)具有非標(biāo)準(zhǔn)化、格式多樣等特點(diǎn)。獲取原始數(shù)據(jù)后還不能對(duì)其直接進(jìn)行分析利用,需要先對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗,將“臟數(shù)據(jù)”過(guò)濾掉,提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。這些所謂的“臟數(shù)據(jù)”由多種原因產(chǎn)生,由于ERP系統(tǒng)在用戶輸入環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)有一定的約束機(jī)制,所以從ERP中獲取的數(shù)據(jù)質(zhì)量一般比較高,而外部文件中的數(shù)據(jù)則是清洗的重點(diǎn),如供應(yīng)商調(diào)研報(bào)告是由供應(yīng)商填寫(xiě)完畢后發(fā)還給采購(gòu)部,雖然在調(diào)研之前業(yè)務(wù)人員已與供應(yīng)商進(jìn)行充分的溝通說(shuō)明,但還是難免會(huì)出現(xiàn)格式不統(tǒng)一、信息無(wú)意義或無(wú)效(如將“12345678”作為電話號(hào)碼)等情況,對(duì)這些數(shù)據(jù)需要采用留空、匹配等方法進(jìn)行清洗加工,以提升數(shù)據(jù)質(zhì)量。數(shù)據(jù)清洗工作完成后,用戶可以根據(jù)自身需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢與分析,報(bào)表需求主要來(lái)源于決策層,他們通常希望將分析的結(jié)果以簡(jiǎn)潔便攜的方式展現(xiàn),所以報(bào)表的格式以PDF、PPT為主。

3.2系統(tǒng)設(shè)計(jì)

我們首先需要建立一個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù),包括物料清單(BOM)、供應(yīng)商聯(lián)系信息和原材料價(jià)格等與采購(gòu)業(yè)務(wù)有關(guān)的數(shù)據(jù),再設(shè)計(jì)采購(gòu)數(shù)據(jù)管理模塊、采購(gòu)數(shù)據(jù)分析模塊和供應(yīng)商信息管理模塊,使它們與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。3個(gè)模塊中的數(shù)據(jù)及分析內(nèi)容均是基于前面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)并通過(guò)采用SQL語(yǔ)句來(lái)實(shí)現(xiàn)的。

在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊,采購(gòu)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)維護(hù)本人所屬項(xiàng)目下的采購(gòu)數(shù)據(jù)信息,其他業(yè)務(wù)人員只擁有查看的權(quán)限,這樣既保證了數(shù)據(jù)的安全性,也提高了數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

3.3系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)3.3.1系統(tǒng)登錄

考慮到用戶名的唯一性和用戶登錄的便利性,采用計(jì)算機(jī)用戶名來(lái)作ID號(hào)。當(dāng)用戶輸入ID號(hào)和初始密碼后,點(diǎn)擊密碼框右側(cè)鑰匙圖標(biāo)的按鈕對(duì)密碼進(jìn)行修改。修改完成后,輸入新密碼并點(diǎn)擊“Login”按鈕即可進(jìn)入主菜單界面。

3.3.2主菜單