集團公司合同管理辦法

集團企業(yè)協(xié)議管理措施第一章總則第一條為規(guī)范協(xié)議的管理，提高協(xié)議質(zhì)量，保證協(xié)議的全面履行，根據(jù)《中華人民共和國協(xié)議法》及有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我企業(yè)實際狀況，特制定本措施。第二條集團企業(yè)、各分、子企業(yè)與其他平等主體的自然人、法人和其他組織之間,在簽訂、履行、變更、解除或者終止各類協(xié)議、協(xié)議時，合用本措施。第三條簽訂協(xié)議實行洽談權(quán)、審核權(quán)、審計權(quán)、同意權(quán)必須經(jīng)董事長同意后，方可簽訂。第四條實行法人授權(quán)委托制度，簽訂協(xié)議由法定代表人或憑法人的委托授權(quán)書方可簽訂，委托代理人必須在授權(quán)范圍和權(quán)限內(nèi)簽訂協(xié)議，不得超過代理權(quán)限，不得與自己代理的其他人簽訂協(xié)議。無法人授權(quán)委托，任何人無權(quán)簽訂協(xié)議。第五條責任部門在協(xié)議簽訂前應(yīng)驗證協(xié)議對方當事人有效的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、資信狀況，驗明協(xié)議當事人與否具有簽訂協(xié)議的主體資格;審查協(xié)議對方的主辦人與否有代理權(quán)、與否超越代理權(quán)限范圍和有效期及其真實性，審查對方使用的印鑒與否合法與真實有效。在協(xié)議簽訂時，應(yīng)保留有關(guān)資料。第二章協(xié)議分類及責任部門第六條根據(jù)企業(yè)實際狀況，對協(xié)議作下列分類并確定責任部門。銷售協(xié)議：銷售部門負責簽訂，執(zhí)行;采購協(xié)議：需求部門負責簽訂，執(zhí)行;發(fā)包協(xié)議：房地產(chǎn)負責簽訂，執(zhí)行;承包協(xié)議：負責簽訂，執(zhí)行;租賃協(xié)議：我司需要租用其他企業(yè)的廠房、設(shè)備，由需求單位負責簽訂，執(zhí)行;其他企業(yè)租用我司廠房、設(shè)備，由行政管理部負責簽訂，執(zhí)行;其他類協(xié)議：行政管理部或指定的部門負責簽訂，執(zhí)行;第三章協(xié)議的簽訂第七條與他方到達合約意向，經(jīng)協(xié)商一致，除即時清結(jié)者外，一律應(yīng)簽訂書面協(xié)議，嚴禁口頭協(xié)議和非正式書面協(xié)議。杜絕履行在先，簽訂協(xié)議在后的狀況發(fā)生。第八條協(xié)議文本規(guī)定文字體現(xiàn)精確、簡潔、不得有模棱兩可，體既有歧義的語句出現(xiàn)。第九條協(xié)議文本必須寫明對方的名稱、地址、聯(lián)絡(luò)人、電話、銀行賬號，簽約人為被授權(quán)人時，必須提供授權(quán)委托書，并填寫被授權(quán)人的身份證號碼。協(xié)議對爭議處理方式和管轄的約定，原則以由我企業(yè)住所地人民法院管轄的訴訟方式處理。第十條協(xié)議的簽訂嚴格按審批流程進行，各環(huán)節(jié)評審過程采用簽批單進行。記錄，簽批意見可批注在協(xié)議稿件上，簽批人作出標識，注明簽批處數(shù)并簽字，由協(xié)議編制人負責對簽批意見進行處理貫徹，簽批過程的原稿隨整頓的正式稿件同步歸檔。第十一條協(xié)議簽訂的審批流程及權(quán)限：合約意向協(xié)商，技術(shù)條款審核，文字語句法律評估，報批后蓋章。(1)銷售協(xié)議、采購協(xié)議，經(jīng)辦單位起草經(jīng)辦人簽字，單位主管審查，審計，分管領(lǐng)導(dǎo)審批，加蓋協(xié)議專用章。(2)其他協(xié)議經(jīng)辦單位起草、經(jīng)辦人簽字、單位主管審核、有關(guān)單位會簽、審計、分管領(lǐng)導(dǎo)審定、董事長同意。行政管理部對協(xié)議編號，由檔案室負責人簽名后加蓋協(xié)議專用章。(3)波及到重大經(jīng)濟、法律責任，有重大影響的協(xié)議，必須由董事長決定。需公證手續(xù)的，經(jīng)辦單位提出，行政管理部負責辦理。第十二條協(xié)議簽訂時，需要辦理下列手續(xù)的，由詳細業(yè)務(wù)部門負責辦理：(1)法律法規(guī)政策規(guī)定辦理同意手續(xù)的;(2)公證手續(xù);(3)擔保手續(xù);(4)根據(jù)法律、法規(guī)、政策及協(xié)議約定需要辦理的手續(xù)。第十三條簽訂各類協(xié)議必須使用協(xié)議專用章，協(xié)議專用章印模需送登記注冊的工商行政管理部門立案。第十四條協(xié)議專用章由財務(wù)部專人保管，憑協(xié)議審批單領(lǐng)導(dǎo)簽批，加蓋協(xié)議專用章，兩頁以上的協(xié)議必須加蓋騎縫章，未加蓋企業(yè)協(xié)議專用章的協(xié)議，結(jié)算部門、財務(wù)部門不得辦理結(jié)算、撥款手續(xù)。第十五條嚴禁在對外簽訂的協(xié)議的空白文本上蓋章。對于不能在同一地簽訂的協(xié)議，應(yīng)由對方先簽字蓋章或各自簽訂后互換文本。第十六條補充協(xié)議的簽訂合用本章的規(guī)定。第四章協(xié)議的履行第十七條協(xié)議簽訂后，即具有法律效力。各部門必須認真履行協(xié)議，嚴格執(zhí)行，保證信譽。第十八條有關(guān)協(xié)議履行中的書面簽證、收發(fā)貨單據(jù)、結(jié)算文獻、來往信函、文書、傳真等均為協(xié)議的構(gòu)成部分，各部門在收到對方的上述資料后，應(yīng)及時處理并制定對策，部門負責人簽注詳細意見，通過度管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，有關(guān)資料送行政管理部立案。第十九條在協(xié)議履行過程中，如需書面告知對方，除對方代表當場簽字外，應(yīng)以特快專遞的形式送達對方，回執(zhí)單據(jù)由行政管理部隨協(xié)議原件妥善保留。第二十條行政管理部要定期對協(xié)議履行狀況進行檢查，對協(xié)議履行中出現(xiàn)的問題督促責任部門及時予以處理。第二十一條協(xié)議在履行過程中發(fā)生糾紛，履行部門應(yīng)及時分析查明原因，搜集有關(guān)證據(jù)，提出處理措施并報請上級部門，及時與對方協(xié)商處理，簽訂補充協(xié)議;若協(xié)商處理不成應(yīng)根據(jù)協(xié)議約定在規(guī)定的時效內(nèi)提請上級部門及時申請仲裁或提起訴訟;當我方接到對方的索賠函或訴狀后，應(yīng)認真研究及時處理，與對方協(xié)商處理或搜集證據(jù)應(yīng)訴或反訴。第二十二條協(xié)議義務(wù)完全履行完畢后，協(xié)議文本及有關(guān)資料交由企業(yè)檔案管理部門保留。第五章協(xié)議的變更與解除第二十三條協(xié)議簽訂后受法律約束，我方不得私自變更或解除。若確需變更或解除時，由協(xié)議履行單位闡明原因提出意見、部門主管審核，經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)同意后，再同對方協(xié)商，到達一致意見，并依法簽訂變更或解除協(xié)議的書面協(xié)議，妥善處理協(xié)議變更或解除的善后問題;變更和解除的有關(guān)書面資料和處理記錄送行政管理部立案。第二十四條企業(yè)根據(jù)法律法規(guī)或協(xié)議約定需單方面終止(中斷)或解除協(xié)議的，應(yīng)書面告知協(xié)議對方，以特快專遞的形式寄發(fā)或由對方簽收，其憑證作為協(xié)議構(gòu)成部分交由行政管理部妥善保留。第六章協(xié)議的管理第二十五條企業(yè)采用歸口管理和分類專題管理相結(jié)合的形式對協(xié)議進行管理。第二十六條企業(yè)行政管理部負責企業(yè)的協(xié)議管理工作，是協(xié)議的歸口管理部門，對企業(yè)協(xié)議進行動態(tài)監(jiān)督管理。有關(guān)協(xié)議的簽訂、履行、變更、解除和終止(中斷)等重要事宜由行政管理部對各業(yè)務(wù)單位實行指導(dǎo)和監(jiān)督。第二十七條企業(yè)行政管理部管理協(xié)議的重要職責是：(1)制定和修改企業(yè)協(xié)議管理措施，報董事長審定后組織實行;(2)制定重要協(xié)議的格式文本;(3)對協(xié)議進行編號、歸檔;(4)參與重大協(xié)議的調(diào)研、談判和審核工作;(5)配合業(yè)務(wù)部門對企業(yè)重大協(xié)議和風險程度較高的項目開展資質(zhì)、資信調(diào)查工作;(6)監(jiān)督和協(xié)調(diào)各部門對協(xié)議的全面履行;(7)參與協(xié)議糾紛的調(diào)查、調(diào)解、仲裁、訴訟活動;(8)配合人力資源部門組織協(xié)議管理的業(yè)務(wù)培訓;(9)負責與外聘法律顧問的聯(lián)絡(luò)、溝通，提供有關(guān)法律征詢;(10)負責對企業(yè)各業(yè)務(wù)部門提交的協(xié)議記錄資料進行匯總和綜合分析。第二十八條企業(yè)各部門在職責范圍內(nèi)，對本部門的協(xié)議進行分類專題管理。各部門協(xié)議管理的職責是：(1)負責本部門協(xié)議的簽訂(包括協(xié)議的談判、起草、送審、報批等)工作;(2)負責本部門協(xié)議的建檔管理和履約跟蹤，發(fā)現(xiàn)協(xié)議履行過程中出現(xiàn)問題及時向企業(yè)行政管理部匯報;(3)對協(xié)議的變更、終止(中斷)、解除按上級決定詳細執(zhí)行;(4)負責本部門協(xié)議信息的搜集、整頓及分析，并及時上報;(5)制定本部門協(xié)議的管理細則;(6)負責處理本部門管理的協(xié)議發(fā)生爭議的協(xié)商、調(diào)解、證據(jù)搜集工作。第二十九條企業(yè)各部門按照下列環(huán)節(jié)對協(xié)議進行管理：(1)企業(yè)各業(yè)務(wù)部門對其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的協(xié)議內(nèi)容負責，保證其真實性、合理性及技術(shù)可行性，對額度及實行的規(guī)范性負責;(2)企業(yè)計劃部門負責協(xié)議項目計劃管理;(3)企業(yè)財務(wù)會計部門負責協(xié)議項目預(yù)算管理，審核協(xié)議價格、付款方式，并組織和管理協(xié)議后期核算與結(jié)算等工作，財務(wù)會計部門應(yīng)當建立和完善有關(guān)的管理措施和制度;(4)企業(yè)行政管理部負責審查協(xié)議條款的完備性、合法性、統(tǒng)一性;(5)企業(yè)審計部門對協(xié)議進行審計監(jiān)督;第三十條各部門應(yīng)嚴格按照企業(yè)協(xié)議簽訂的審批程序執(zhí)行，要加強對協(xié)議履行狀況的監(jiān)督檢查，并將協(xié)議有關(guān)記錄報表定期上報企業(yè)行政管理部。第三十一條企業(yè)對協(xié)議采用保密措施。企業(yè)各部門及員工對其所熟知的協(xié)議須盡保密義務(wù)，不得泄露協(xié)議內(nèi)容。企業(yè)各部門及員工在業(yè)務(wù)執(zhí)行中，一般只能借用協(xié)議(具有關(guān)資料)復(fù)印件，確需借用協(xié)議(具有關(guān)資料)原件應(yīng)經(jīng)行政管理部報董事長同意后方可借用。第三十二條協(xié)議編號、格式、歸檔的詳細規(guī)定：(1)協(xié)議編號編號規(guī)則××(×)××××次序號類別號類型號年月日取末尾兩位數(shù)類型號銷售協(xié)議使用“銷”采購協(xié)議使用“采”發(fā)包協(xié)議使用“發(fā)”租賃協(xié)議使用“租”類別號協(xié)議類使用“H”協(xié)議類使用“X”次序號采用三位數(shù)字(2)協(xié)議格式通用協(xié)議格式見范本，特殊格式由業(yè)務(wù)單位自定。(3)協(xié)議歸檔協(xié)議原稿(加蓋紅章)起草單位一份、財務(wù)一份、集團檔案室一份，協(xié)議對方數(shù)量根據(jù)需求確定。采購協(xié)議、銷售協(xié)議部門歸檔，送財務(wù)和檔案室立案。其他協(xié)議行政管理部歸檔，按月、年裝訂成冊，長期保持。第七章責任與獎懲第三十三條企業(yè)各部門及員工在簽訂協(xié)議步，對對方的主體資格、協(xié)議內(nèi)容等不盡勤勉義務(wù)，給企業(yè)導(dǎo)致重大經(jīng)濟損失、或不利的社會影響的，企業(yè)有權(quán)根據(jù)規(guī)章制度對直接負責人進行處理并規(guī)定其承擔賠償責任。第三十四條直接負責人在簽訂協(xié)議步，與對方互相串通，損害企業(yè)的利益，企業(yè)除根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)、企業(yè)規(guī)章制度解除勞動協(xié)議外，有權(quán)規(guī)定直接負責人承擔賠償責任，直至通過司法部門追究其刑事責任。第三十五條在協(xié)議履行中，業(yè)務(wù)部門或項目部門未盡到職責，導(dǎo)致企業(yè)損失的，企業(yè)有權(quán)根據(jù)規(guī)章制度對直接負責人進行處理并規(guī)定其承擔賠償責任。第三十六條保管協(xié)議(具有關(guān)資料)的部門由于管理不善等原因?qū)е聟f(xié)議(具有關(guān)資料)原件丟失給企業(yè)導(dǎo)致?lián)p失的，企業(yè)有權(quán)根據(jù)規(guī)章制度對直接負責人進行處理并規(guī)定其承擔賠償責任。第三十七條企業(yè)員工未盡保密責任，泄露協(xié)議內(nèi)容的，帶來企業(yè)不利的，企業(yè)有權(quán)根據(jù)規(guī)章制度對直接負責人進行處理并規(guī)定其承擔賠償責任。第三十八條企業(yè)各部門及員工在協(xié)議的簽訂、履行及協(xié)議管理中成績突出，有重大奉獻，或開拓創(chuàng)新，給企業(yè)帶來較大利益的，由企業(yè)按獎勵規(guī)定予以對應(yīng)的獎勵。第八章附則第三十九條本措施所稱的“協(xié)議”是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)置、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的書面約定。包