合同管理辦法

協(xié)議管理措施1目的為依法維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益、規(guī)范協(xié)議管理、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防備，保證依法簽訂、履行、變更和解除協(xié)議，最終保障經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法通則》及《中華人民共和國(guó)協(xié)議法》等有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際狀況，特制定本措施。2合用范圍（1）本措施所稱協(xié)議是指我司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中與法人、自然人或其他經(jīng)濟(jì)組織之間發(fā)生的所有書面協(xié)議。（2）本措施所稱協(xié)議管理，是指對(duì)協(xié)議的起草、審查、審批、簽訂、履行、變更、續(xù)訂、解除、糾紛處理、編號(hào)、檔案管理、檢查等全過程的管理工作。3職責(zé)劃分3.1歸口管理部門職責(zé)行政綜合部是企業(yè)協(xié)議歸口管理部門，履行下列職責(zé)：（1）對(duì)協(xié)議實(shí)行綜合歸口、分類專題管理：企業(yè)協(xié)議原件存檔屬財(cái)務(wù)部，行政部對(duì)僅對(duì)復(fù)印件進(jìn)行存檔、立案。（2）負(fù)責(zé)制定協(xié)議管理制度并進(jìn)行規(guī)范、監(jiān)督、檢查。（3）參與企業(yè)對(duì)外交易文獻(xiàn)中協(xié)議文本的談判、制定、審查等。（4）參與協(xié)議糾紛的協(xié)調(diào)、處理，辦理協(xié)議糾紛的仲裁、訴訟等法律事務(wù)工作。（5）參與審查所有協(xié)議，負(fù)責(zé)審查下列內(nèi)容：a協(xié)議內(nèi)容、形式與否合法；b協(xié)議條款與否完備、嚴(yán)密、精確；c協(xié)議附件與否完備、嚴(yán)密、精確；d有關(guān)程序與否符合本措施的規(guī)定；e行政綜合部認(rèn)為應(yīng)當(dāng)審查的其他內(nèi)容。（6）負(fù)責(zé)協(xié)議信息的記錄、分析，并組織制定、修訂企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)原則協(xié)議文本。3.2協(xié)議承接部門職責(zé)協(xié)議承接部門，是根據(jù)工作和業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)協(xié)議立項(xiàng)、談判、起草、履行、歸檔等工作的職能部門及各子企業(yè)。履行下列職責(zé)：（1）調(diào)查并跟進(jìn)協(xié)議當(dāng)事人資信狀況，對(duì)資信調(diào)查成果負(fù)直接責(zé)任。資信調(diào)查內(nèi)容包括：a營(yíng)業(yè)執(zhí)照及其有效性，法定代表人身份證明書，授權(quán)委托書等；b商業(yè)信譽(yù)及經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)等；c承擔(dān)該協(xié)議業(yè)務(wù)必須具有的其他資質(zhì)條件等；（2）承擔(dān)協(xié)議立項(xiàng)、談判、起草、履行、歸檔等工作；（3）審查協(xié)議的經(jīng)濟(jì)性、可行性、完整性、項(xiàng)目合法性、價(jià)款合理性及協(xié)議與項(xiàng)目規(guī)定的一致性；（4）負(fù)責(zé)處理未進(jìn)入訴訟或仲裁程序的協(xié)議糾紛，參與處理進(jìn)入訴訟或仲裁程序的協(xié)議糾紛；（5）建立協(xié)議檔案及管理臺(tái)帳,將正式協(xié)議文本精確歸檔;并及時(shí)按規(guī)定向行政綜合部報(bào)送有關(guān)臺(tái)帳和報(bào)表等資料;（6）按行政綜合部規(guī)定檢查、匯總協(xié)議履行狀況并及時(shí)匯報(bào)；（7）負(fù)責(zé)搜集、保管協(xié)議爭(zhēng)議、糾紛的有關(guān)證據(jù)、材料等資料。3.3財(cái)務(wù)管理部門職責(zé)（1）參與審查所有協(xié)議，尤其是重大協(xié)議及所有波及資金收付的協(xié)議。詳細(xì)審查下列內(nèi)容：a協(xié)議條款與否符合國(guó)家財(cái)經(jīng)法規(guī)，與否符合企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)定；b協(xié)議資金來源與否符合預(yù)算計(jì)劃；c協(xié)議支付條款與否合法、合規(guī)、合理，賬戶信息與否完備、精確；d擔(dān)保事項(xiàng)與否符合國(guó)家及企業(yè)有關(guān)規(guī)定；e財(cái)務(wù)管理部門認(rèn)為應(yīng)當(dāng)審查的其他內(nèi)容。4協(xié)議的簽訂和履行4.1一般規(guī)定（1）必須以企業(yè)的名義對(duì)外簽訂協(xié)議，不得以本部門名義對(duì)外簽訂協(xié)議。（2）協(xié)議附件應(yīng)當(dāng)包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照（個(gè)人應(yīng)附身份證復(fù)印件）、項(xiàng)目同意文獻(xiàn)、資質(zhì)證明、圖紙、技術(shù)協(xié)議書、會(huì)議紀(jì)要等與協(xié)議項(xiàng)目有關(guān)的資料。（3）協(xié)議項(xiàng)目未納入企業(yè)年度預(yù)算或超過預(yù)算的，應(yīng)當(dāng)在起草協(xié)議前獲得法定代表人的書面同意。（4）各部門應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目實(shí)行前簽訂協(xié)議，不得在協(xié)議實(shí)際履行后才簽訂協(xié)議。（5）協(xié)議必須嚴(yán)格按照本措施規(guī)定的起草、審查、審批、簽訂、生效程序簽訂。未按上述規(guī)定執(zhí)行的，協(xié)議風(fēng)險(xiǎn)由承接部門承擔(dān)。（6）協(xié)議經(jīng)雙方簽字蓋章后正式生效。已生效協(xié)議的變更解除或未生效的協(xié)議需變更或取消的，按本章第5節(jié)執(zhí)行。4.2協(xié)議起草與審批（1）協(xié)議承接人負(fù)責(zé)協(xié)議基本信息的起草。（2）協(xié)議條款一般應(yīng)當(dāng)包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者酬勞、履行期限、履行地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、處理爭(zhēng)議的方式等內(nèi)容。（3）協(xié)議文本規(guī)定文字體現(xiàn)精確、簡(jiǎn)潔、不得有模棱兩可，體既有歧義的語句出現(xiàn)；協(xié)議必須有反商業(yè)賄賂條款：不得以任何形式賄賂我方的業(yè)務(wù)人員、高管人員等與協(xié)議履行有關(guān)的人員，如有收受賄賂現(xiàn)象，我方有權(quán)視受賄方的行為嚴(yán)重影響協(xié)議繼續(xù)履行和損害我方的合法權(quán)益，即屬違約，我方有權(quán)單方面解除協(xié)議。同步，將永久性取消再次合作機(jī)會(huì)。構(gòu)成犯罪的，我方將向司法機(jī)關(guān)報(bào)案，追究受賄及其有關(guān)人員的刑事責(zé)任。（4）協(xié)議經(jīng)承接部門內(nèi)部審核后，由協(xié)議審查部門根據(jù)本措施4.1、4.2、4.3的規(guī)定，按照【協(xié)議審批表】流程，及時(shí)對(duì)協(xié)議進(jìn)行審查。（5）協(xié)議承接部門原則上應(yīng)當(dāng)按照協(xié)議審查部門的意見進(jìn)行修改及補(bǔ)充對(duì)應(yīng)材料，有特殊狀況無法修改的，應(yīng)當(dāng)闡明詳細(xì)原因。（6）經(jīng)協(xié)議各審查部門審查同意的協(xié)議，協(xié)議承接人負(fù)責(zé)打印、裝訂協(xié)議，由對(duì)方簽訂蓋章后，附上【協(xié)議審批表】，辦理協(xié)議簽訂蓋章手續(xù)。4.3協(xié)議簽訂與履行（1）簽訂協(xié)議應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家法律法規(guī)，符合產(chǎn)業(yè)政策，遵照平等自愿、誠(chéng)實(shí)信用、協(xié)商一致、互利有償?shù)脑瓌t。（2）企業(yè)簽訂協(xié)議應(yīng)當(dāng)使用企業(yè)公章。蓋章流程按企業(yè)印章管理制度執(zhí)行。（3）企業(yè)對(duì)外簽訂協(xié)議應(yīng)由法定代表人或其委托授權(quán)的代理人進(jìn)行。（4）嚴(yán)禁無權(quán)代理。委托代理人簽訂協(xié)議的,必須由法定代表人簽發(fā)“法人授權(quán)委托書”,委托書中應(yīng)明確委托代理的權(quán)限和期限等重要內(nèi)容，同步加蓋我司公章和法人代表私章生效。委托代理人代表企業(yè)簽訂協(xié)議,必須在授權(quán)范圍及有效期限內(nèi)行使代理權(quán),嚴(yán)禁濫用代理權(quán)、超越代理權(quán)。（5）簽訂協(xié)議前,協(xié)議承接人員必須按企業(yè)協(xié)議的審批流程，組織企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門對(duì)協(xié)議草案進(jìn)行審批，各部門對(duì)波及各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)有關(guān)協(xié)議條款的合法性、可行性和履約能力做出明確判斷,應(yīng)對(duì)協(xié)議的主體、內(nèi)容、形式與否合法、條款的完備性等提出書面意見并對(duì)此負(fù)責(zé)。（6）簽訂協(xié)議需要擔(dān)保時(shí)，應(yīng)當(dāng)簽訂書面擔(dān)保協(xié)議。擔(dān)保人必須是可以承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任、具有法人資格的經(jīng)濟(jì)實(shí)體；對(duì)方以財(cái)產(chǎn)進(jìn)行抵押的，抵押物必須是抵押人的合法財(cái)產(chǎn)，并提供其產(chǎn)權(quán)證明，按規(guī)定辦理有關(guān)手續(xù)。未經(jīng)企業(yè)董事會(huì)決策通過，企業(yè)不對(duì)外提供協(xié)議擔(dān)保。（7）當(dāng)協(xié)議對(duì)方不履行或不完全履行協(xié)議步，協(xié)議承接單位除催促對(duì)方繼續(xù)履行或依法采用措施，督促協(xié)議各當(dāng)事方全面、及時(shí)、實(shí)際履行。應(yīng)立即將對(duì)方不履行或不完全履行協(xié)議的狀況及時(shí)匯報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)議管理部門。5協(xié)議的變更和解除5.1當(dāng)事人可依法變更協(xié)議（1）企業(yè)發(fā)生需要變更協(xié)議的狀況時(shí)，應(yīng)當(dāng)書面告知對(duì)方，并闡明理由。（2）企業(yè)在接到對(duì)方規(guī)定變更協(xié)議的告知時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即審查對(duì)方的理由與否合法，假如符合變更條件，同意變更的，應(yīng)當(dāng)簽訂變更協(xié)議。因變更導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向?qū)Ψ教岢鏊髻r。5.2當(dāng)事人可依法解除協(xié)議（1）發(fā)生需要解除協(xié)議的狀況時(shí)，應(yīng)通過征詢企業(yè)法律顧問后，以書面形式告知對(duì)方，并闡明理由。（2）在接到對(duì)方解除協(xié)議的告知時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即審查解除協(xié)議的理由與否合法，并聯(lián)絡(luò)企業(yè)法律顧問處理；假如因解除協(xié)議而損害了自身利益，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向?qū)Ψ教岢鰰嫠髻r祈求。6協(xié)議糾紛的處理（1）對(duì)外簽訂的協(xié)議在發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)，首先要協(xié)商處理，形成書面協(xié)議，并加蓋雙方單位公章后執(zhí)行，如協(xié)商不成，應(yīng)完整保留協(xié)商時(shí)的多種資料，匯報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)法律顧問研究決策，采用必要措施。（2）未進(jìn)入訴訟或仲裁法律程序的協(xié)議爭(zhēng)議或糾紛，由協(xié)議承接部門負(fù)責(zé)處理，企業(yè)行政綜合部和主管部門提供必要的協(xié)助。（3）進(jìn)入訴訟或仲裁法律程序的協(xié)議爭(zhēng)議或糾紛，交由企業(yè)法律顧問全權(quán)處理，行政綜合部及協(xié)議承接部門應(yīng)當(dāng)提供充足的配合和協(xié)助。）（4）發(fā)生協(xié)議爭(zhēng)議或糾紛時(shí)，協(xié)議承接部門應(yīng)盡快搜集有關(guān)證據(jù)并在爭(zhēng)議或糾紛發(fā)生后五個(gè)工作日內(nèi)向行政綜合部報(bào)送糾紛匯報(bào)。7協(xié)議檔案管理（1）協(xié)議管理人員對(duì)已生效的協(xié)議，要及時(shí)建立我司的協(xié)議管理臺(tái)帳及各類報(bào)表，實(shí)行分類管理。（2）與協(xié)議有關(guān)的文書（含圖紙、往來信函、電報(bào)、電傳、匯報(bào)、指示等）應(yīng)當(dāng)附在協(xié)議卷內(nèi)存檔,協(xié)議履行終止后，統(tǒng)一存檔保管。（3）使用統(tǒng)一的協(xié)議編碼，協(xié)議審批后根據(jù)協(xié)議性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)。詳細(xì)見《協(xié)議分類編碼規(guī)則》。（4）協(xié)議正式簽訂后，承接部門應(yīng)整頓下列檔案資料并妥善保管：a完整的協(xié)議紙質(zhì)文本、協(xié)議附件、資信材料；b《協(xié)議審批表》；c協(xié)議糾紛匯報(bào)單及處理狀況記載；d其他有關(guān)資料。（5）在協(xié)議正式簽訂后3天內(nèi)，（需寄送簽訂方地區(qū)蓋章的，增長(zhǎng)寄送時(shí)間），協(xié)議承接部門應(yīng)將協(xié)議電子文本歸檔，協(xié)議正本（紙質(zhì)文檔）、《協(xié)議審批表》及與協(xié)議有關(guān)檔案資料移交財(cái)務(wù)部歸檔。8協(xié)議的監(jiān)督檢查（1）行政綜合部應(yīng)會(huì)同協(xié)議承接部門組織有關(guān)部門定期（每六個(gè)月）檢查協(xié)議的執(zhí)行狀況，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)匯報(bào)，同步提出處理意見，并注意保留書面記錄和證據(jù)，盡量減少或防止損失。（2）協(xié)議監(jiān)督檢查的重要內(nèi)容:a協(xié)議管理臺(tái)帳及報(bào)表建立狀況；b協(xié)議的簽訂和履行狀況；c協(xié)議糾紛的處理狀況；d協(xié)議管理人員的教育培訓(xùn)狀況；e對(duì)于在簽訂、履行和管理經(jīng)濟(jì)協(xié)議工作中，因違反協(xié)議管理制度，導(dǎo)致重大經(jīng)濟(jì)損失的人員的責(zé)任追究狀況。（3）行政綜合部履行監(jiān)督檢查職責(zé)時(shí)，有關(guān)人應(yīng)當(dāng)如實(shí)提供與檢查事項(xiàng)有關(guān)的文獻(xiàn)、資料，并對(duì)有關(guān)檢查事項(xiàng)波及的問題做出解釋和闡明。（4）協(xié)議管理部門根據(jù)檢查狀況，可以向被檢部門提出如下意見：對(duì)于未按規(guī)定執(zhí)行協(xié)議管理制度，或者貫徹制度有重大漏洞的，責(zé)令限期改正；對(duì)于在簽訂、履行協(xié)議中，因違反協(xié)議管理制度，導(dǎo)致重大經(jīng)濟(jì)損失的部門或者個(gè)人，提議追究其有關(guān)法律責(zé)任；對(duì)于在協(xié)議管理工作中成績(jī)明顯，為企業(yè)防止或者挽回經(jīng)濟(jì)損失的部門和個(gè)人，提議按有關(guān)規(guī)定予以表?yè)P(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)。（5）被檢部門應(yīng)當(dāng)自收到檢查意見書之日起日內(nèi)將貫徹狀況書面匯報(bào)協(xié)議管理部門。9獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰（1）協(xié)議管理部門及承接人員有下列體現(xiàn)的，應(yīng)視不一樣狀況授予榮譽(yù)證書、記功、發(fā)給獎(jiǎng)金等獎(jiǎng)勵(lì)：盡職盡責(zé)，使企業(yè)所簽訂的協(xié)議得以全面履行，為企業(yè)獲得重大經(jīng)濟(jì)效益，工作成績(jī)明顯的；在處理協(xié)議糾紛中，起到重大作用，為我司獲得較大經(jīng)濟(jì)效益或免受重大經(jīng)濟(jì)損失的；按上級(jí)協(xié)議管理部門的規(guī)定定期上報(bào)我司協(xié)議管理資料，在協(xié)議檔案管理工作中體現(xiàn)突出的；（2）協(xié)議管理部門及承接人員有如下狀況之一，視情節(jié)輕重分別予以不一樣的行政處分、經(jīng)濟(jì)懲罰，構(gòu)成犯罪的移交司法機(jī)關(guān)處理。在以法人名義進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，應(yīng)簽訂書面經(jīng)濟(jì)協(xié)議而沒有簽訂，給企業(yè)導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失的：協(xié)議承接人員，在簽訂、履行協(xié)議過程中未盡職盡責(zé)，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失或違反法律規(guī)定導(dǎo)致協(xié)議