檔案管理學(xué)基礎(chǔ)

檔案管理學(xué)概論52023/9/221檔案管理學(xué)基礎(chǔ)

前事不忘后事師，自來墳典萃先知。

猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽誦詩(shī)。國(guó)步何由探軌跡，民情從以識(shí)端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。

———郭沫若2023/9/222檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案與我們密切相關(guān)我們每一個(gè)人從出生的那一刻算起，就與檔案結(jié)下了一生的緣分。比如說你的出生證明就是你的第一份檔案！它客觀記錄了你來到這個(gè)世界時(shí)的幾乎全部情況：出生的時(shí)間、性別、體重、健康情況、是否順產(chǎn)、父母情況、接生的醫(yī)院、醫(yī)生、家庭住址，甚至于你的腳印等。至于你成長(zhǎng)過程中的照片或DV、各種學(xué)歷證明、日記或工作筆記、工作履歷證明、各種獎(jiǎng)勵(lì)證書、患病診治記錄、婚姻證明、銀行存折、社會(huì)保險(xiǎn)手續(xù)、甚至商業(yè)活動(dòng)中的購(gòu)房、購(gòu)車、購(gòu)物、借據(jù)、貸款手續(xù)等等，經(jīng)過整理保存就是你的個(gè)人檔案，也可稱為家庭檔案。國(guó)家、社會(huì)、學(xué)校以及其它任何單位活動(dòng)的開展，都在形成各種各樣的文件，有保存價(jià)值的文件就成為了檔案。2023/9/223檔案管理學(xué)基礎(chǔ)主要內(nèi)容檔案概論檔案工作概論檔案管理工作流程電子文件2023/9/224檔案管理學(xué)基礎(chǔ)學(xué)習(xí)目標(biāo)了解檔案及檔案工作，掌握基本概念和原理掌握檔案管理工作基本流程中的基本概念和原理，熟悉檔案管理工作流程。了解檔案管理學(xué)前沿：電子文件與數(shù)字檔案館的相關(guān)基本知識(shí)。通過認(rèn)識(shí)實(shí)習(xí)，對(duì)檔案概念、檔案機(jī)構(gòu)及檔案工作有一個(gè)感性認(rèn)識(shí)。2023/9/225檔案管理學(xué)基礎(chǔ)第一章檔案和檔案工作概論檔案的起源與沿革檔案的特點(diǎn)和范圍檔案的作用及其規(guī)律檔案工作及其基本原則檔案機(jī)構(gòu)2023/9/226檔案管理學(xué)基礎(chǔ)1.1檔案的起源與沿革

一、檔案的起源（主要有4種觀點(diǎn)）

1、國(guó)家——文字——檔案

2、文字——國(guó)家——檔案

3、文字——檔案——國(guó)家——有條理的檔案

4、結(jié)繩、刻契——檔案——文字——國(guó)家——有條理的檔案

1、2條又稱為階級(jí)社會(huì)產(chǎn)物論（文字、國(guó)家條件說）

3、4條又稱為原始社會(huì)產(chǎn)物說

2023/9/227檔案管理學(xué)基礎(chǔ)1.1檔案的起源與沿革二、檔案的歷史沿革

1、載體沿革

甲骨檔案→金石檔案→簡(jiǎn)牘檔案→縑帛檔案→紙質(zhì)檔案→聲像檔案→電子檔案

2、名稱的沿革

A、商：冊(cè)；周：中；

秦、漢：典籍；魏晉以后：文書、文案；

唐、宋以來：文卷、案卷、案牘；

B、“檔案”一詞，一般認(rèn)為初見于明末清初檔：在《康熙字典》中解釋為：橫木框檔。案：在《說文解字》中解釋為：幾屬。

3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、記錄、檔案，相當(dāng)于中文“檔案”一詞。

復(fù)數(shù)archives[`a:kaivz],n.公文保管處、檔案處、公文。2023/9/228檔案管理學(xué)基礎(chǔ)1.2檔案的定義及其涵義一、檔案的定義

列寧:“定義可能有許多，因?yàn)閷?duì)象有許多方面?！毕露x最常用的方法是：“屬”加“種差”?！皩佟奔印胺N差”方法對(duì)其從形式上進(jìn)行綜述就是：通過揭示概念最鄰近的“屬”概念和“種差”來明確概念內(nèi)涵的邏輯方法。采用這種方法，可以給檔案下一個(gè)定義：

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。也可簡(jiǎn)便表述為：檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的保存起來以備查考的文件。

除了這種表述外，還可以表述為：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。

為了簡(jiǎn)便起見，也可表述為：原始的歷史記錄。

2023/9/229檔案管理學(xué)基礎(chǔ)另外再介紹《檔案法》上的定義。《中華人民共和國(guó)檔案法》于1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過，1996年7月5日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十次會(huì)議修正。第一章“總則”第二條“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！边@幾種定義，在基本思想上是相同的，只不過表述方法不同而已。

第一種定義是把“文件”作檔案所屬，第二種定義是把“原始記錄”(歷史記錄)作為檔案的所屬，這個(gè)原始記錄指的就是國(guó)內(nèi)外常用的較為廣義的文件。所謂廣義的文件，它不僅指常規(guī)的機(jī)關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、文藝手稿以及其它各種文件材料。2023/9/2210檔案管理學(xué)基礎(chǔ)二、檔案定義的涵義（一）檔案的來源

從形成者看來源：Ａ、機(jī)構(gòu)Ｂ、組織Ｃ、個(gè)人（二）檔案形成檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來的。轉(zhuǎn)化條件有三：1、辦理完畢的文件才能成為檔案

情況有三：（1）文件內(nèi)容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。

（2）文件內(nèi)容要求長(zhǎng)期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種。

（3）不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢

從這個(gè)角度來看，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。

2023/9/2211檔案管理學(xué)基礎(chǔ)2、具有一定查考利用價(jià)值的文件，才能成為檔案。

從這個(gè)角度來看，文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。3、按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案

文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。2023/9/2212檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（三）檔案的形式：

從檔案的載體上來看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。

從表達(dá)方式基本三種：文字、圖像、聲音；

從記錄方法：手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。

從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈?，F(xiàn)代有計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄等。

從類型上說，有文書檔案、科技檔案、專門檔案。2023/9/2213檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（四）檔案內(nèi)容：

反映了人們各種社會(huì)活動(dòng)，即檔案內(nèi)容上的特征是：1、記錄一個(gè)國(guó)家的誕生、發(fā)展、政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等各種各樣的內(nèi)容；十分豐富，上至天文、下至地理、中至人事，無所不包.2、原始性，這是檔案的本質(zhì)屬性。因此，檔案具有很大的憑證作用。

2023/9/2214檔案管理學(xué)基礎(chǔ)原始性和真實(shí)性的區(qū)別：大多數(shù)檔案是比較可靠的歷史記錄，但部分檔案并非如此，主要有兩種情況：一是形成上不真實(shí)，是假造、偽造的檔案二是檔案內(nèi)容失真，形成是真實(shí)的。思考：內(nèi)容失真，形成是真實(shí)的檔案是真檔案嗎？2023/9/2215檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（五）檔案的形成過程

1、制作的時(shí)候就是檔案；（有意制作）

2、制作的時(shí)候并不是檔案（無意的制作+有意的處理保存）意：檔案制作者和保存管理者的檔案意識(shí)

2023/9/2216檔案管理學(xué)基礎(chǔ)有意無意制作的檔案的優(yōu)劣：1、“有意”制作的檔案

優(yōu)勢(shì)：制作材料較好，追求耐久性，格式嚴(yán)格、規(guī)范，便于長(zhǎng)久保存且留存情況比較齊全、完整。

劣勢(shì)：內(nèi)容往往難以做到客觀、真實(shí)，常有虛假不實(shí)且有意作偽、抑惡揚(yáng)善，報(bào)喜不報(bào)憂等內(nèi)容上的偏差、錯(cuò)誤。2023/9/2217檔案管理學(xué)基礎(chǔ)2、“無意”制作的檔案

劣勢(shì)：因無檔案意識(shí)，所以制作材料的質(zhì)地、耐久性往往比較差、書寫格式也不規(guī)范，且留存狀況不好，難以做到完整、齊全，這對(duì)檔案的保存和日常管理使用是不利的。

優(yōu)勢(shì)：內(nèi)容客觀真實(shí)，制作者無意留下來的真實(shí)客觀的原始記錄。因此檔案管理者必須面對(duì)并正確對(duì)待、把握客觀事實(shí)。2023/9/2218檔案管理學(xué)基礎(chǔ)1.3檔案及其相關(guān)事物的關(guān)系一、檔案與圖書

1、不同方面

A、檔案并非是有意識(shí)地編寫的、杜撰的，圖書是作者為了某種的，有意識(shí)地撰寫的。

B、數(shù)量不同。

C、作用不同。

D、保密性不同。

E、形式不同。2023/9/2219檔案管理學(xué)基礎(chǔ)2、相似之處

A、兩者目前都以文字記錄為主

B、都記載了人類社會(huì)的知識(shí)，都包含了一定的信息量，都是屬于信息資源的范疇。

C、在一定條件下，兩者可以互相轉(zhuǎn)化，互相彌補(bǔ)。簡(jiǎn)而言之，檔案是社會(huì)實(shí)踐的記錄；圖書是系統(tǒng)認(rèn)識(shí)的產(chǎn)品。二者本質(zhì)不同、社會(huì)功能不同、特點(diǎn)也不同2023/9/2220檔案管理學(xué)基礎(chǔ)二、檔案與情報(bào)1、情報(bào)的本質(zhì)屬性

A、情報(bào)的根本屬性之一是知識(shí)。

B、有一定利用價(jià)值的知識(shí)才具有情報(bào)價(jià)值。

C、情報(bào)是知識(shí)運(yùn)動(dòng)的過程之一，即情報(bào)是傳遞著的知識(shí)。2、兩者的比較

情報(bào)比檔案的內(nèi)涵豐富，涉及的范圍更廣；另一方面，它始終處于傳遞過程，是一種無形的東西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種文獻(xiàn)。

2023/9/2221檔案管理學(xué)基礎(chǔ)三、檔案與文物（是內(nèi)涵上最為接近的概念）1、大多數(shù)文物和檔案屬于兩種不同的事物，內(nèi)涵上有部分交叉重合。文物：具有文化價(jià)值的歷史遺留物，主要是過去使用過的實(shí)用性物品，如器皿、衣物、建筑物，也有歷史文件。有原始記錄作用又有突出歷史文化作用的檔案可以看作是文物自身帶有文字的實(shí)物（如公章、錦旗、獎(jiǎng)杯、錢幣）可以稱為實(shí)物檔案2、絕大多數(shù)文物都不能稱為檔案因?yàn)槲奈锏膶?shí)用性所記錄的歷史事實(shí)是不清晰、不明確的。而檔案是指內(nèi)容信息清晰、確定、可以明確說明某一歷史事實(shí)的原始記錄。3、內(nèi)容的清晰性與確定性與否是二者之間的根本區(qū)別。4、形成檔案還要在技術(shù)可以保存如帶有文字的龐然大物：飛機(jī)、輪船等等，也不能算成實(shí)物檔案2023/9/2222檔案管理學(xué)基礎(chǔ)四、檔案和文獻(xiàn)

1、檔案是第一手原生信息，而文獻(xiàn)不是。文獻(xiàn)：前人留下來的歷史文化價(jià)值價(jià)高、內(nèi)容較系統(tǒng)完整的信息記錄2、側(cè)重點(diǎn)不同文獻(xiàn)注重歷史文化價(jià)值，而檔案既注重歷史文化價(jià)值，但更注重查考、實(shí)用價(jià)值。3、文獻(xiàn)內(nèi)容比較系統(tǒng)，而檔案包含的內(nèi)容都是片段性的，零星的檔案：測(cè)試記錄、發(fā)票、賬單、登記表單、簽名表等文獻(xiàn)：圖書、檔案、資料2023/9/2223檔案管理學(xué)基礎(chǔ)五、檔案與資料

資料一般具有參考性質(zhì)，起著推廣經(jīng)驗(yàn)、傳播知識(shí)，提供某些信息的作用。

凡是對(duì)人們研究、解決某一問題有一定價(jià)值的所有相關(guān)信息均稱為資料，如文書、檔案、圖書、報(bào)刊、文章、錄音乃至文物等。也無論其處于何種狀態(tài)—是被集中保存，還是散存于各處待人們?nèi)ニ鸭?、整理。資料是現(xiàn)實(shí)中最接近檔案，與檔案關(guān)系最為密切的概念。資料包括：文書、檔案、圖書、報(bào)刊、文章、錄音甚至文物2023/9/2224檔案管理學(xué)基礎(chǔ)1.4檔案的種類一、公務(wù)檔案和私人檔案(從檔案形成的公私領(lǐng)域進(jìn)行分類)1、公務(wù)檔案是指人們?cè)诠珓?wù)活動(dòng)中形成的檔案，其形成主體主要是公務(wù)機(jī)關(guān)或其他社會(huì)組織；形成的檔案歸“國(guó)家”所有。

實(shí)存狀態(tài)主要是過去的公務(wù)文書、法律、法規(guī)、行政性公文2、私人檔案是指人們?cè)谒饺松钪行纬傻臋n案，其形成主體主要為私人個(gè)人；形成的檔案歸“私人”所有。實(shí)存狀態(tài)主要是日記、文稿、賬單、票據(jù)、筆記、信函2023/9/2225檔案管理學(xué)基礎(chǔ)3、兩者在外延上的交叉重合

如公務(wù)機(jī)關(guān)頒發(fā)給個(gè)人的文件、票據(jù)、獎(jiǎng)狀、判決書等同時(shí)具有私人檔案的性質(zhì)。私人向公務(wù)機(jī)關(guān)遞交的申請(qǐng)書、申訴書、建議、信函等只要被受理、接受，就同時(shí)具有公務(wù)檔案的性質(zhì)。4、兩者的“中間地帶”

私有組織（企業(yè)或事業(yè)單位）的檔案，從所有權(quán)角度看無疑應(yīng)為私有，但是與私人所有的純私人生活中形成的私人檔案又不是同一性質(zhì)。一般認(rèn)為這部分檔案是私有檔案中的“公務(wù)檔案”。2023/9/2226檔案管理學(xué)基礎(chǔ)二、歷史檔案和現(xiàn)行檔案三、文書檔案、科技檔案和專門檔案（是中國(guó)檔案界以及社會(huì)上應(yīng)用最為普遍的檔案種類概念）四、中華人民共和國(guó)后檔案、革命歷史檔案、舊政府檔案2023/9/2227檔案管理學(xué)基礎(chǔ)

歷史檔案和現(xiàn)行檔案

主要從檔案的形成時(shí)間以及檔案的作用的角度對(duì)檔案進(jìn)行劃分的。

歷史檔案是形成時(shí)間較早，離現(xiàn)在較久遠(yuǎn)主要起到歷史文化作用的檔案（第一歷史檔案館、第二歷史檔案館中）

現(xiàn)行檔案只要是形成時(shí)間較晚，離現(xiàn)在的時(shí)間距離較近主要起現(xiàn)時(shí)查考作用，即主要是對(duì)人們的現(xiàn)實(shí)工作、生活有具體實(shí)際作用的檔案。（人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、銀行票據(jù)）2023/9/2228檔案管理學(xué)基礎(chǔ)

文書檔案：實(shí)際是行政管理檔案。就是在社會(huì)行政管理活動(dòng)中各種行政性或政治性的公文（如請(qǐng)示、批復(fù)、決定、決議、法律、法規(guī)）轉(zhuǎn)化而成的檔案。我們所說的檔案絕大部分是文書檔案，在檔案家族中占主導(dǎo)地位。

科技檔案：人們?cè)诳萍肌⑸a(chǎn)活動(dòng)中形成的由純業(yè)務(wù)性的科技文件材料（如建筑圖紙、設(shè)計(jì)任務(wù)書、科研報(bào)告）轉(zhuǎn)化而成的檔案。不是人類自我管理活動(dòng)的記錄，是人類面對(duì)自然進(jìn)行科學(xué)研究、物質(zhì)生產(chǎn)活動(dòng)的記錄。

專門檔案：除文書檔案和科技檔案之外的，所有在專門活動(dòng)中形成的檔案。如會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、訴訟檔案、醫(yī)院的病例檔案、結(jié)婚登記檔案和工商注冊(cè)登記檔案。主要采取的是排除法。文書檔案出現(xiàn)最早、專門檔案出現(xiàn)最晚。2023/9/2229檔案管理學(xué)基礎(chǔ)中華人民共和國(guó)后檔案：又稱為中華人民共和國(guó)檔案，是指1949年10月1日中華人民共和國(guó)成立之后的，在中國(guó)形成的歸國(guó)家所有的所有檔案。革命歷史檔案：是指1949年10月1日中華人民共和國(guó)成立之前，由中國(guó)共產(chǎn)黨及其所領(lǐng)導(dǎo)的軍隊(duì)、政權(quán)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人所形成的歸國(guó)家所有的所有檔案。舊政府檔案：是指1949年10月1日中華人民共和國(guó)成立之前，除了革命歷史檔案之外的所有歸國(guó)家所有的檔案。在檔案統(tǒng)計(jì)中，一般簡(jiǎn)化為“建”、“革”、“舊”三字開頭。“建”字頭的檔案還會(huì)不斷的產(chǎn)生新的檔案，而“革”、“舊”字開頭的檔案不會(huì)再產(chǎn)生新的檔案，因此的珍貴檔案，格外要重視并保護(hù)收藏好。2023/9/2230檔案管理學(xué)基礎(chǔ)1.5檔案的作用一、檔案的基本作用秦末，劉邦軍隊(duì)入咸陽(yáng)，蕭何取秦之典籍，這些典籍對(duì)治理關(guān)中起到非常重要的作用。明內(nèi)閣大學(xué)士邱濬說檔案的作用:"今世賴之以知古，后世賴之以知今者也"。郭沫若同志在1960年寫下《題贈(zèng)檔案館》一詩(shī)，盛贊?rùn)n案作用之的重要。宋代學(xué)者鄭樵：“為國(guó)之具，不可一日無也”?？傊瑱n案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。檔案具有憑證作用，中國(guó)人常說：“空口無憑，立字為據(jù)”、“口為空，字為宗”。檔案具有參考作用，檔案被稱為“未摻水的史料”。2023/9/2231檔案管理學(xué)基礎(chǔ)二、檔案的主要作用

1、機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)

2、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)

3、政治斗爭(zhēng)的必要工具

4、科學(xué)研究的可靠資料

5、宣傳教育的生動(dòng)素材

6、檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實(shí)地說明歷史上的某些事實(shí)，作為證實(shí)國(guó)家、集體和個(gè)人正當(dāng)利益的書面文件。2023/9/2232檔案管理學(xué)基礎(chǔ)機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)：

檔案記錄了各機(jī)關(guān)、單位過去活動(dòng)的狀況，其中包括行使職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過程與結(jié)果以及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，它是任何一個(gè)政府、任何一個(gè)機(jī)關(guān)單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。否則只靠記憶處理工作則有時(shí)無以為憑，往往有失準(zhǔn)確，對(duì)時(shí)隔日久的事務(wù)難免被人遺忘。

許多機(jī)關(guān)在建立和健全工作制度、進(jìn)行改革、落實(shí)各項(xiàng)政策和制定規(guī)則等活動(dòng)中，大量地查考檔案，順利推動(dòng)了工作。假若檔案散失，無案可查的話會(huì)給工作造成許多困難。事實(shí)證明大到制定黨和國(guó)家的方針政策，小至處理機(jī)關(guān)單位的具體事務(wù)，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發(fā)揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。2023/9/2233檔案管理學(xué)基礎(chǔ)生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)：檔案中記載了各種生產(chǎn)活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)程序以及計(jì)劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)管理的科學(xué)依據(jù)和參考資料。2023/9/2234檔案管理學(xué)基礎(chǔ)政治斗爭(zhēng)的必要工具：

檔案中記載了社會(huì)、階級(jí)、經(jīng)濟(jì)、政治、法律等各方面的狀況。這些原始資料，歷來都是成為統(tǒng)治階級(jí)進(jìn)行各種政治斗爭(zhēng)的工具。如我國(guó)現(xiàn)存的大量檔案，記載國(guó)內(nèi)外敵對(duì)勢(shì)力在中國(guó)所進(jìn)行的許多罪惡活動(dòng)以及中國(guó)人民進(jìn)行革命斗爭(zhēng)的情況和有關(guān)的歷史事實(shí)。2023/9/2235檔案管理學(xué)基礎(chǔ)科學(xué)研究可靠的資料：

無論是自然科學(xué)還是社會(huì)科學(xué)、思維科學(xué)的研究都必須詳細(xì)的占有材料，才能據(jù)以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩個(gè)方面為科學(xué)研究提供豐富的歷史資料：一方面：專門進(jìn)行科學(xué)研究的原始記錄，可供現(xiàn)實(shí)的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實(shí)和經(jīng)驗(yàn)中，為各項(xiàng)研究活動(dòng)提供大量的實(shí)驗(yàn)、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料。檔案是科學(xué)研究的必要條件。2023/9/2236檔案管理學(xué)基礎(chǔ)

因?yàn)闄n案在反映社會(huì)各種具體活動(dòng)的同時(shí)，也反映了當(dāng)事者應(yīng)有的合法權(quán)益。其中包括立法性質(zhì)的文件、證明文件和互相交往的各種材料，例如法律、法規(guī)、協(xié)議、合同、名單、記錄、報(bào)告與批件，書信、賬本、單據(jù)，存根等等。這些原始材料有的規(guī)定了各種社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)關(guān)系和政治關(guān)系，有的記載了有關(guān)事件的過程，各方面承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)以及當(dāng)事人具有的資歷、待遇和榮譽(yù)。一旦在這些方面發(fā)生疑問、爭(zhēng)執(zhí)和糾紛時(shí)，檔案就是最為有力的證據(jù)證明這些權(quán)益的歸屬。2023/9/2237檔案管理學(xué)基礎(chǔ)1.6檔案工作概論一、檔案工作的內(nèi)容

1、廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究和出版工作等。

2、狹義上說，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。二、檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容

1、六環(huán)節(jié)之說：

檔案的收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、登記和統(tǒng)計(jì)、提供利用。

2、八環(huán)節(jié)之說：檔案業(yè)務(wù)工作的劃分不是絕對(duì)的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨(dú)立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個(gè)環(huán)節(jié)就變成八個(gè)環(huán)節(jié)。三、檔案工作的性質(zhì)

1、檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作

2、檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作

3、檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作除此之外，還有“條件性”、“科學(xué)性”等提法。2023/9/2238檔案管理學(xué)基礎(chǔ)1、檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作。

檔案管理工作不能為社會(huì)直接產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一項(xiàng)特殊業(yè)務(wù)。目的是在科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，以提供原始檔案材料的方式為黨和國(guó)家的各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)服務(wù)。人們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中要形成檔案，這些檔案對(duì)今后的工作具有重要的查考價(jià)值，管理者要想搞好本單位的管理，都必須建立檔案工作，并運(yùn)用科學(xué)的理論原則和技術(shù)方法，通過收集整理堅(jiān)定、檢選、技術(shù)保護(hù)等一系列具體措施建立起科學(xué)的管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)、利用服務(wù)系統(tǒng)。

檔案工作是科學(xué)性和技術(shù)性很強(qiáng)的管理工作2023/9/2239檔案管理學(xué)基礎(chǔ)2、檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作

檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)，是檔案工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案，進(jìn)行編著、統(tǒng)計(jì)、分析等活動(dòng)，但最終目的是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要。

檔案工作的服務(wù)性發(fā)揮的程度是衡量檔案工作好壞的標(biāo)志。2023/9/2240檔案管理學(xué)基礎(chǔ)3、檔案工作是一項(xiàng)政治性工作在階級(jí)社會(huì)里，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利利益，為一定的統(tǒng)治階級(jí)所掌握，為其經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。

由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國(guó)家對(duì)檔案管理都有一定的保密要求，一部分方案不對(duì)外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿才能開放，這種機(jī)要性也是檔案工作政治性的具體表現(xiàn)。2023/9/2241檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)工作的基本內(nèi)容2023/9/2242檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案的收集：

各機(jī)關(guān)在工作和生產(chǎn)活動(dòng)中形成的文件，是由各單位或單位內(nèi)部的各個(gè)組織機(jī)構(gòu)分散形成的，數(shù)量很多，而查找利用檔案，則要求一定的集中，為了解決文件形成后的分散狀態(tài)和利用要求集中的矛盾，就需要將分散的文件經(jīng)過挑選，按照一定的制度集中保存起來，這就形成了檔案的收集工作。2023/9/2243檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案的整理：

收集起來的檔案內(nèi)容復(fù)雜，數(shù)量很大，有的還成包成捆。如果原封不動(dòng)，還是處于相對(duì)凌亂的狀態(tài)，既不好管理也無法提供利用，這就需要對(duì)這些檔案加以系統(tǒng)化。為了解決收集來的檔案的零亂狀態(tài)與條理系統(tǒng)便于查找利用的矛盾，必須把這些檔案分門別類，有條不紊地進(jìn)行系統(tǒng)整理，這就形成了檔案的整理工作。2023/9/2244檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案的鑒定：

隨著社會(huì)的發(fā)展，時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量不斷增多，檔案的保存介質(zhì)也在不斷的發(fā)生變化。一定時(shí)間以后，有的檔案還有繼續(xù)保存的必要，有的檔案則已失去了保存的價(jià)值，這就要對(duì)檔案進(jìn)行審查、鑒別，去粗取精，將確實(shí)已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案剔除，于是就形成了檔案的鑒定工作。2023/9/2245檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案的保存：

由于自然和社會(huì)條件的原因，檔案總是處于漸進(jìn)性的自毀過程中，或者可能遭受突發(fā)性的破壞，而社會(huì)則需要長(zhǎng)遠(yuǎn)利益檔案，要求盡可能延長(zhǎng)檔案的壽命，為了解決檔案的不斷毀損和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用要求的矛盾，就需要采取各種保護(hù)措施，防止檔案遭受損失，保證每份檔案的安全與完整，想方設(shè)法采取各種保護(hù)措施，進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地管理使其延年益壽，這就形成的檔案的保管工作。2023/9/2246檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案的檢索：

檔案的數(shù)量很多，類型多樣，文種復(fù)雜，它們都有自身的形成規(guī)律，為了滿足社會(huì)對(duì)檔案的多方面的特定要求，就需要通過多種途徑和形式提示檔案的內(nèi)容，給利用者提供檢索檔案的多種手段，這就形成了檔案的編目和檢索工作。2023/9/2247檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案的編研：

檔案的編研是對(duì)檔案材料進(jìn)行編輯和研究的總稱。是為了解決原始檔案材料孤本多，借閱面窄的限制與社會(huì)對(duì)檔案的廣泛利用需求之間的矛盾、對(duì)檔案材料進(jìn)行專門的研究、匯集，編寫各類專門材料，并通過公布、出版等方式，積極主動(dòng)地在更大范圍內(nèi)提供服務(wù)。2023/9/2248檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案的利用：

保存檔案的目的就是為了提供檔案為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)，而收集、整理、鑒定、保管、檢索等工作，只是為提供利用奠定了基礎(chǔ)和可能性，為了把可能性變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)性，滿足社會(huì)利用檔案的需要，更好地開發(fā)檔案情報(bào)資源，就需要通過各種方式介紹和實(shí)際地提供檔案，這就形成了檔案的提供利用服務(wù)。2023/9/2249檔案管理學(xué)基礎(chǔ)四、我國(guó)檔案工作的基本原則我國(guó)檔案工作的基本原則是在檔案工作不斷發(fā)展的實(shí)踐過程中逐步形成和確定下來的。《檔案法》規(guī)定：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。”組織原則和管理體制管理的基本要求根本目的2023/9/2250檔案管理學(xué)基礎(chǔ)1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理國(guó)家全部檔案統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理國(guó)家全部檔案由各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)分別集中保存，并實(shí)行黨政檔案的統(tǒng)一管理全國(guó)檔案工作，由各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一地、分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)實(shí)行黨政檔案統(tǒng)一管理：1959之前，我國(guó)的黨政檔案是分開管理的，現(xiàn)在是高度的集中在一起。優(yōu)點(diǎn)：黨政檔案都是在貫徹黨的路線、方針、政策中產(chǎn)生的，有密切的聯(lián)系，統(tǒng)一管理便于利用，黨和政府的檔案工作在管理原則、制度和方法上沒有多大的差別，統(tǒng)一管理，力量集中，指導(dǎo)統(tǒng)一，黨政檔案管理工作統(tǒng)一設(shè)置機(jī)構(gòu)，符合精簡(jiǎn)原則。2023/9/2251檔案管理學(xué)基礎(chǔ)2、維護(hù)檔案的完整與安全維護(hù)檔案的完整

1、數(shù)量上，保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少；

2、質(zhì)量上，維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為的割裂分散，或者零散的堆砌。維護(hù)檔案的安全

1、物質(zhì)安全：力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案壽命；

2、政治安全：保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊、失密。維護(hù)檔案的完整與安全是辯證統(tǒng)一的關(guān)系

只有維護(hù)檔案的完整，才能有效地保證檔案的安全；散亂和丟失，則會(huì)造成檔案的損壞和政治上的不安全。同時(shí)，只有維護(hù)檔案的安全，才能保證檔案的完整；檔案遭受損失和破壞，則會(huì)影響檔案的完整。2023/9/2252檔案管理學(xué)基礎(chǔ)3、便于社會(huì)各方面的利用——根本目的體現(xiàn)著檔案工作的服務(wù)性質(zhì)。檔案必須不斷地提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，為檔案利用者盡可能創(chuàng)造方便。是檔案工作的總目標(biāo)：全部檔案管理活動(dòng)的最終目的都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)這個(gè)集中點(diǎn)上。是檔案業(yè)務(wù)工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的出發(fā)點(diǎn)，支配檔案工作的全過程：檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項(xiàng)工作，都應(yīng)該以便于利用為著眼點(diǎn)。是檢驗(yàn)檔案工作效果的主要標(biāo)準(zhǔn)：檔案工作做的是否有效，最主要的是看它是否能為國(guó)家和社會(huì)做出貢獻(xiàn)，能否創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。2023/9/2253檔案管理學(xué)基礎(chǔ)我國(guó)檔案工作基本原則的辯證統(tǒng)一關(guān)系三個(gè)方面互相聯(lián)系，互相作用，是一個(gè)辯證統(tǒng)一的有機(jī)整體，具有豐富的思想內(nèi)容。A、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是核心，沒有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，就不能維護(hù)檔案的安全與完整和為社會(huì)利用。B、離開維護(hù)檔案的完整與安全和便于社會(huì)各方面的利用，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理就失去了它的意義和方向。2023/9/2254檔案管理學(xué)基礎(chǔ)1.7檔案機(jī)構(gòu)保存和管理檔案的機(jī)構(gòu)與檔案行政管理機(jī)關(guān)統(tǒng)稱為檔案機(jī)構(gòu)保存和管理檔案的機(jī)構(gòu)檔案機(jī)構(gòu)檔案行政管理機(jī)關(guān)縣檔案局市檔案局省檔案局國(guó)家檔案局檔案館文件中心檔案寄存中心檔案室2023/9/2255檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案室與機(jī)關(guān)檔案工作（一）一、檔案室1、概念：檔案室是各組織（包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。它是國(guó)家檔案工作體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，是檔案工作的基礎(chǔ)。2、基本任務(wù)和具體任務(wù)：2023/9/2256檔案管理學(xué)基礎(chǔ)基本任務(wù)：統(tǒng)一地管理本單位各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，并為黨和國(guó)家積累檔案史料。具體任務(wù)：1、對(duì)本單位文書部門或業(yè)務(wù)部門文件的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。2、接收和保管本單位各部門應(yīng)歸檔的文件，進(jìn)行必要的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目和研究，積極開展利用工作，同時(shí)收藏和管理一些有關(guān)的內(nèi)部書刊等資料，配合檔案提供利用。3、定期把具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向檔案館移交。2023/9/2257檔案管理學(xué)基礎(chǔ)3、檔案室的六種類型：普通檔案室（機(jī)關(guān)檔案）：統(tǒng)一管理本單位黨、政、工、團(tuán)組織的檔案，也稱機(jī)關(guān)檔案室、單位檔案室、文書檔案室?？萍紮n案室：管理科學(xué)技術(shù)檔案的專門檔案室音像檔案室：管理影片、照片、錄音帶等特種檔案室人事檔案室：機(jī)關(guān)在人事部門設(shè)立的專門管理人事檔案的機(jī)構(gòu)，也稱干部檔案室（科）。綜合檔案室：統(tǒng)一管理本單位全部檔案的檔案室聯(lián)合檔案室：同一地區(qū)，特別是在同一市鎮(zhèn)內(nèi)的一些機(jī)關(guān)聯(lián)合起來設(shè)立的一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)。2023/9/2258檔案管理學(xué)基礎(chǔ)文件中心概念：它是介于檔案室和檔案館之間的一種過渡性的檔案管理機(jī)構(gòu)。一種過渡性的文件保管機(jī)構(gòu)，介于文件形成單位和檔案館之間，負(fù)責(zé)保管文件形成單位不經(jīng)常使用但還不能最后處理的文件。類型：政府文件中心：由縣級(jí)以上人民政府建立，為政府機(jī)關(guān)單位和社會(huì)服務(wù)的非營(yíng)利性的文件與檔案管理機(jī)構(gòu)。商業(yè)性文件中心：由有關(guān)單位和個(gè)人創(chuàng)辦的一種營(yíng)利性的文件與檔案管理機(jī)構(gòu)。2023/9/2259檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案寄存中心由國(guó)家綜合檔案館設(shè)立的，為各類企業(yè)、社會(huì)組織以及個(gè)人提供文件與檔案寄存服務(wù)的機(jī)構(gòu)?；旧隙紝儆谟袃敺?wù)性的機(jī)構(gòu)。主要為不具備充分保管條件的企業(yè)單位、破產(chǎn)單位、社會(huì)團(tuán)體、公民個(gè)人等，提供文件與檔案的寄存服務(wù)。寄存期間，文件與檔案的所有權(quán)形式不變。2023/9/2260檔案管理學(xué)基礎(chǔ)二、檔案館檔案館是永久保存檔案的基地檔案館是黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案館管理的對(duì)象是歷史文化遺產(chǎn)檔案館工作是一項(xiàng)研究性的工作檔案館具有繁榮科學(xué)文化的社會(huì)職能檔案館是機(jī)要機(jī)構(gòu)2023/9/2261檔案管理學(xué)基礎(chǔ)性質(zhì)：永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。

檔案館所保存的檔案，有些是有機(jī)密性的。檔案館又具有機(jī)要性。基本職責(zé)：集中統(tǒng)一地管理黨和國(guó)家需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保管的檔案和史料，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為現(xiàn)實(shí)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和歷史的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要服務(wù)。

具體任務(wù)：接收與征集本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料，科學(xué)地管理；通過多種方式，積極開展檔案資料的利用工作；參與編修史志的工作。2023/9/2262檔案管理學(xué)基礎(chǔ)2023/9/2263檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案館的種類：1、按地區(qū)可分為：

A、中央級(jí)檔案館，如：中央檔案館、中國(guó)第一歷史檔案館、中國(guó)第二歷史檔案館、中國(guó)電影資料館等；

B、地方檔案館，又有?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）、地區(qū)（市、自治州）、縣級(jí)檔案館，如：北京市檔案館、新疆維吾爾自治區(qū)檔案館、連云港市檔案館、桂林市檔案館。2、按專業(yè)可分為：

A、綜合性檔案館，如中央檔案館、四川省檔案館等。

B、專業(yè)檔案館，如中國(guó)人民解放軍檔案館、中國(guó)照片檔案館、各地城市建設(shè)檔案館等。3、按地區(qū)結(jié)合專業(yè)可分為：中央級(jí)綜合檔案館（如：中央檔案館）、中央級(jí)專業(yè)檔案（如：中國(guó)照片檔案館）、地方綜合性檔案館（如：天津市檔案館）、地方專業(yè)性檔案館（如：包頭市城市建設(shè)檔案館）。

2023/9/2264檔案管理學(xué)基礎(chǔ)中央級(jí)檔案館2023/9/2265檔案管理學(xué)基礎(chǔ)三、檔案行政管理機(jī)構(gòu)性質(zhì)：是黨和國(guó)家指導(dǎo)和管理檔案工作的行政部門。如各級(jí)檔案局、處等，即是黨的機(jī)構(gòu)，也是政府機(jī)構(gòu)。基本任務(wù)：

A、制定方針、法規(guī)性文件、規(guī)章制度。

B、對(duì)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

C、制定發(fā)展規(guī)劃，籌建檔案館。

D、提出鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)，研究和審查保存價(jià)值、保管期限等方面的問題，監(jiān)督銷毀。

E、組織并指導(dǎo)理論和技術(shù)研究，提出方案。

F、召開會(huì)議，研究問題，交流經(jīng)驗(yàn)。

G、發(fā)展檔案專業(yè)教育，評(píng)定職稱。

H、組織檔案的利用工作

I、黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)交辦的有關(guān)檔案工作的其它事宜。

2023/9/2266檔案管理學(xué)基礎(chǔ)四、檔案機(jī)構(gòu)之間的相互關(guān)系2023/9/2267檔案管理學(xué)基礎(chǔ)各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系是：

上級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)，對(duì)下級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系；

檔案行政管理機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案館和檔案室等檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督關(guān)系；

機(jī)關(guān)檔案室和檔案館之間，具有檔案交接關(guān)系；各級(jí)檔案館（室）之間，均無隸屬關(guān)系，但有一定的協(xié)作關(guān)系。2023/9/2268檔案管理學(xué)基礎(chǔ)小結(jié)在本章的學(xué)習(xí)中，我們通過了解檔案的起源和沿革、檔案的特點(diǎn)和范圍、檔案的作用及其發(fā)揮作用的規(guī)律性，以及檔案工作的基本原則，對(duì)“檔案”及其檔案工作、檔案機(jī)構(gòu)有個(gè)基本的認(rèn)識(shí)。在今后的學(xué)習(xí)中，我們應(yīng)該牢牢把握住檔案的基本價(jià)值和檔案工作的基本原則，這是檔案學(xué)以及具體的檔案工作的核心。2023/9/2269檔案管理學(xué)基礎(chǔ)課堂練習(xí)1．檔案的基本價(jià)值之一是（

）

A．理論價(jià)值B．借鑒價(jià)值

C．學(xué)術(shù)價(jià)值D．憑證價(jià)值2．檔案的本質(zhì)特性是（

）

A．原始記錄性B．集中保存性

C．社會(huì)實(shí)踐性D．確定性3．下面屬于檔案的是（

）

A．文物B．口語C．公章

D．錢幣E．獎(jiǎng)杯4．下列屬于專門檔案的是（

）

A．各種行政性或政治性的公文B．科研報(bào)告

C．婚姻和工商登記檔案D．設(shè)計(jì)任務(wù)書

E．醫(yī)院的病例2023/9/2270檔案管理學(xué)基礎(chǔ)5．接收與征集檔案及有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)是（

）

A．檔案的編目B．檔案的整理

C．檔案的收集D．檔案的統(tǒng)計(jì)6．中國(guó)第一歷史檔案館負(fù)責(zé)收集和保管（

）

A．清代政府檔案B．明代政府檔案

C．偽滿政權(quán)檔案D．明清前各朝代政權(quán)檔案7．中國(guó)第二歷史檔案館負(fù)責(zé)收集和保管（

）

A．北洋政府檔案B．國(guó)民黨政府檔案

C．偽滿政權(quán)檔案D．汪偽政權(quán)檔案8.在中央設(shè)置的綜合性檔案館有（）

A．中央檔案館B．中國(guó)第一歷史檔案館

C．中國(guó)第二歷史檔案館D．中國(guó)科學(xué)技術(shù)檔案館2023/9/2271檔案管理學(xué)基礎(chǔ)10.我國(guó)實(shí)行黨、政檔案統(tǒng)一管理體制的時(shí)間是（

）

A．1957年B．1958年C．1959年D．1980年11．檔案注重（

）

A．草稿B．修訂稿C．原本D．復(fù)本12．正在承辦中的文件不是檔案，是因?yàn)槲募哂校ǎ?/p>

A查考的效用B現(xiàn)行的效用

C更變的效用D申報(bào)的效用13．檔案不同與一般的信息資料，是在于它具有（）

A．可讀性B．可保存C．原始性D．記錄性14．從文件的時(shí)間和效用角度看，文件是檔案的前身，檔案是文件的（）Ａ．精華Ｂ．組合Ｃ．歸宿Ｄ．基礎(chǔ)2023/9/2272檔案管理學(xué)基礎(chǔ)15．維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案工作的（）Ａ．管理體制Ｂ．基本要求Ｃ．組織原則Ｄ．根本目標(biāo)16．從性質(zhì)及內(nèi)容諸因素考察，人事檔案應(yīng)屬于（）Ａ．文書檔案Ｂ．科技檔案Ｃ．綜合檔案Ｄ．專門檔案17．僅從文本因考慮，具有最高保存價(jià)值的是（）Ａ．正本Ｂ．副本Ｃ．草案Ｄ．草稿18．檔案區(qū)別于文物的關(guān)鍵在于（）Ａ．原始性Ｂ．信息性Ｃ．記錄性Ｄ．知識(shí)性2023/9/2273檔案管理學(xué)基礎(chǔ)19．“文件辦理”完畢主要指文件（）Ａ．已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批閱Ｂ．已完成登記手續(xù)Ｃ．內(nèi)容辦理完畢Ｄ．完成了文書處理程序20．檔案被稱為“歷史文明之母”，“文明之母”是因?yàn)闄n案具有（）Ａ．信息加工功能Ｂ．信息回溯功能Ｃ．知識(shí)貯存與傳播功能Ｄ．查考備用功能21．我國(guó)檔案工作的組織原則和管理體制是（）

A．黨政檔案集中統(tǒng)一管理

B．護(hù)檔案的完整和安全

C．統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中地管理國(guó)家全部檔案

D．便于社會(huì)各方面地利用2023/9/2274檔案管理學(xué)基礎(chǔ)22．檔案館檔案最基本的保管單位是（）

A．全宗B．案卷C．全宗群D．單份文件23．檔案館內(nèi)由若干互有聯(lián)系的文件構(gòu)成的組合體叫（）

A．全宗B．案卷目錄C．案卷D．全宗群24．便于社會(huì)各方面的利用，是檔案工作的（）Ａ．根本目標(biāo)Ｂ．管理體制Ｃ．組織原則Ｄ．基本要求25．檔案不同與一般的歷史遺物，在于它具有（）

A．可讀性B．可視性C．實(shí)物性D．記錄性26．在國(guó)家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)是（）

A．檔案館B．檔案室C．檔案機(jī)構(gòu)D．檔案研究機(jī)構(gòu)2023/9/2275檔案管理學(xué)基礎(chǔ)作業(yè)1、檔案的概念、種類及其特性2、檔案的形成過程3、檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容4、檔案工作的性質(zhì)和基本原則5、檔案館的種類和基本任務(wù)2023/9/2276檔案管理學(xué)基礎(chǔ)第三章檔案管理工作收集整理鑒定保管檢索編研利用統(tǒng)計(jì)2023/9/2277檔案管理學(xué)基礎(chǔ)第一節(jié)檔案的收集檔案收集工作概述檔案室的檔案收集工作檔案館的檔案收集工作2023/9/2278檔案管理學(xué)基礎(chǔ)一、檔案收集工作概述檔案收集工作的含義檔案收集工作的內(nèi)容檔案收集工作的意義檔案收集工作的要求

2023/9/2279檔案管理學(xué)基礎(chǔ)收集工作的含義含義：就是按照法律、法規(guī)的規(guī)定，按照檔案形成的規(guī)律，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各組織、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案，分別集中到各級(jí)各類檔案保管機(jī)構(gòu)。收集的檔案是特定的組織或個(gè)人在其工作活動(dòng)中形成的文件有機(jī)體，是自然形成的歷史記錄，而不是人們隨意搜集的拼湊體。2023/9/2280檔案管理學(xué)基礎(chǔ)收集工作的內(nèi)容1、檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔文件的接收工作。2、檔案館對(duì)所轄區(qū)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作。3、對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。2023/9/2281檔案管理學(xué)基礎(chǔ)

檔案收集工作不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作，而是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作。因?yàn)闄n案收集工作具有明顯的選擇性。文件轉(zhuǎn)化成檔案是有條件的，在檔案收集工作中必須嚴(yán)格把握這些條件，在歸檔和接收過程中認(rèn)真篩選，檔案選擇按照檔案館（室）收藏范圍的設(shè)計(jì)合理并全面的進(jìn)行。2023/9/2282檔案管理學(xué)基礎(chǔ)收集工作的意義1、收集工作是檔案部門積累檔案的手段，是檔案工作的第一個(gè)重要環(huán)節(jié)。2、收集工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的必要手段。3、收集工作是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)，做不好檔案的收集工作，就沒有完整的檔案，也就不會(huì)有健全的檔案工作。2023/9/2283檔案管理學(xué)基礎(chǔ)

檔案館（室）的收藏是一定地區(qū)、部門在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化教育等方面情況的綜合反映。收集工作使得檔案齊全完整，內(nèi)容豐富，應(yīng)該及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)館的檔案及時(shí)的接收進(jìn)館，并把散存在機(jī)關(guān)、組織、個(gè)人手里以及散失在各地的檔案材料收集補(bǔ)充到檔案館（室）。檔案是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要憑證，是貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策的重要工具，因此收集工作的作用是十分明顯的。2023/9/2284檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（1）檔案館要開展利用工作，沒有一定數(shù)量的檔案是無法進(jìn)行的。（2）而館藏不豐富、門類不齊全，很難滿足社會(huì)上各種讀者的需要。（3）同時(shí)編研工作也需要豐富的檔案作為后盾，其他日常工作也必須在館藏豐富的基礎(chǔ)上才能做的更好。檔案的整理，只有從眾多的檔案材料中才能清楚、準(zhǔn)確地把握檔案內(nèi)在的有機(jī)歷史聯(lián)系，才能在豐富材料上縱觀全局、全面考察、權(quán)衡利弊，提高工作效率。2023/9/2285檔案管理學(xué)基礎(chǔ)收集工作的要求（應(yīng)該注意的問題）豐富和優(yōu)化庫(kù)藏加強(qiáng)檔案來源的調(diào)研與指導(dǎo)（P72）推行入館檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化保持全宗和全宗群的不可分散性要注意處理局部與整體、當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)的關(guān)系2023/9/2286檔案管理學(xué)基礎(chǔ)豐富和優(yōu)化庫(kù)藏：

（1）我國(guó)檔案的平均值是相當(dāng)少的從國(guó)外比較來看，我國(guó)的檔案數(shù)量是很少的，原因在于：

A、很多機(jī)關(guān)保留有數(shù)量龐大的檔案，沒有歸檔或沒有向檔案館移交。

B、很多二級(jí)單位的檔案長(zhǎng)期沒有歸宿，有些檔案館的館藏結(jié)構(gòu)不合理，非常單一。2023/9/2287檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（2）豐富和優(yōu)化館藏的方法：A、擴(kuò)大收集范圍，檔案館不僅要接受一級(jí)單位的檔案，同時(shí)還要接收二級(jí)單位的檔案。B、注意接收機(jī)關(guān)的全部檔案，既要接收文書檔案，又要接收科技檔案、專門檔案。館藏結(jié)構(gòu)要全面、齊全。C、加強(qiáng)個(gè)人檔案的收集。（注意與人事檔案的區(qū)別）D、注意接收和檔案有關(guān)的資料，包括叢刊、舊著、文物和其他一些實(shí)物（主要有印章、錦標(biāo)、證件、樣品、標(biāo)本）2023/9/2288檔案管理學(xué)基礎(chǔ)

個(gè)人檔案與人是檔案有區(qū)別又有聯(lián)系，檔案的個(gè)人所有權(quán)已經(jīng)被確認(rèn)，從人事檔案上看，對(duì)省級(jí)以上的干部的收集有一些工作。但總體來說重視不夠。人事檔案只局限于高、中級(jí)干部的檔案，而對(duì)學(xué)者、名人的檔案。2023/9/2289檔案管理學(xué)基礎(chǔ)推行入館檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化

國(guó)家檔案局制定了《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，就案卷的封面卷皮的格式、檔案裝具的尺寸等都制定了專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)等。

今后，應(yīng)從機(jī)關(guān)文件形成階段，對(duì)文件結(jié)構(gòu)、文件用紙以及開本尺寸、書寫材料的質(zhì)量實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化，這樣將大大提高歸檔和入館檔案的質(zhì)量。2023/9/2290檔案管理學(xué)基礎(chǔ)保持全宗和全宗群的不可分散性

全宗是一個(gè)立檔單位檔案的有機(jī)整體，保持全宗的不可分散性，是檔案管理的一項(xiàng)基本原則。在檔案的收集工作中，必須把一個(gè)立檔單位的檔案作為一個(gè)全宗集中在一個(gè)檔案室或檔案館中，不允許把一個(gè)全宗的檔案人為地加以分割。對(duì)于那些在同一時(shí)間、地點(diǎn)和社會(huì)歷史條件下保存的檔案全宗，檔案館應(yīng)當(dāng)注意維護(hù)它們之間的互相聯(lián)系，并將它們集中收藏在同一個(gè)檔案館里，以保持全宗群檔案的歷史有機(jī)連續(xù)性。2023/9/2291檔案管理學(xué)基礎(chǔ)全宗：

一個(gè)獨(dú)立從事活動(dòng)的單位，如一個(gè)機(jī)關(guān)、工廠、學(xué)校所形成的檔案應(yīng)該組成一個(gè)全宗；機(jī)關(guān)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)如業(yè)務(wù)部門、科、室所形成的檔案則作為全宗的組成部分。形成全宗的機(jī)關(guān)單位稱為“全宗構(gòu)成者”，也成立檔單位。2023/9/2292檔案管理學(xué)基礎(chǔ)全宗群：

具有密切聯(lián)系的若干全宗的組合體。是為了解決全宗之間相互關(guān)系的一種措施，稱為檔案館全宗管理的一項(xiàng)原則。全宗群只在檔案館使用。檔案館經(jīng)過挑選，按照性質(zhì)不同，把全宗分為若干全宗進(jìn)行管理。2023/9/2293檔案管理學(xué)基礎(chǔ)

檔案保存時(shí)間應(yīng)較準(zhǔn)確，時(shí)間過長(zhǎng)，有害于檔案的保護(hù)。按照規(guī)定：

A、省級(jí)以上的檔案應(yīng)該將永久保管的檔案在本機(jī)關(guān)保存20年左右

B、省轄市、州、盟、縣級(jí)以下的機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存和長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存10年左右

連同案卷目錄一式三份和有關(guān)的檢索工具、參考資料一并向有關(guān)的檔案館移交。2023/9/2294檔案管理學(xué)基礎(chǔ)二、檔案室的檔案收集工作歸檔制度：１、歸檔制度具體有：

（１）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中直接形成的各種門類和載體的檔案

（２）和機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料

（３）代管同本機(jī)關(guān)有關(guān)的撤銷機(jī)關(guān)以及合并機(jī)關(guān)的全部檔案。在實(shí)際工作中，歸檔范圍是較靈活的，注意有文必檔和太精煉、歸檔不夠這兩個(gè)極端傾向。

2、歸檔時(shí)間：第二年六月份以前，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)。小機(jī)關(guān)沒有專門的文書處理部門，也可靈活處理，不設(shè)入檔時(shí)間。

2023/9/2295檔案管理學(xué)基礎(chǔ)3、歸檔范圍：

1987年的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔的范圍》這一文件中有詳細(xì)規(guī)定。2006年底，公布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，這個(gè)規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時(shí)廢止。各單位可根據(jù)這一文件精神，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本單位的文件材料歸檔與不歸檔的范圍。

2023/9/2296檔案管理學(xué)基礎(chǔ)4、歸檔案卷的質(zhì)量要求

（１）總要求：遵循文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

（２）具體要求：A、歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁(yè)數(shù)都應(yīng)齊全完整

B、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原文件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應(yīng)合一立卷。

2023/9/2297檔案管理學(xué)基礎(chǔ)

C、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷；其它文件材料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

D、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿排在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。

2023/9/2298檔案管理學(xué)基礎(chǔ)E、卷內(nèi)文件應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)；圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或聲像材料的背面逐件編號(hào)。(重點(diǎn))F、永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的應(yīng)重新擬寫；沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會(huì)議記錄應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。

2023/9/2299檔案管理學(xué)基礎(chǔ)

G、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

H、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

J、卷內(nèi)文件要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)修裱。

K、歸檔的文件材料保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。如：關(guān)于*******等中央領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話、關(guān)于*******等地區(qū)糧食問題的報(bào)告中的“等”、“我?！?、“本機(jī)關(guān)”等都是模糊概念，不方便查找，盡量不要使用，要盡可能的將名字羅列出來。2023/9/22100檔案管理學(xué)基礎(chǔ)（3）歸檔中應(yīng)注意的問題

Ａ、電話答復(fù)重要問題、會(huì)議紀(jì)錄、一些高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的即席講話應(yīng)當(dāng)記錄下來形成文字，并要標(biāo)明作者（責(zé)任者）、時(shí)間、地點(diǎn)、辦理情況等（這個(gè)情況在全國(guó)很多地方都做得不夠好）。

Ｂ、注意基層單位的收集工作，一般收集會(huì)議紀(jì)錄、決議、請(qǐng)示和報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分配方案、財(cái)會(huì)憑證和財(cái)務(wù)簿、單位的簡(jiǎn)史等。

Ｃ、要求歸檔制度的標(biāo)準(zhǔn)化，即用于檔案管理的各種圖表的外形尺寸、大小、用紙應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一。2023/9/22101檔案管理學(xué)基礎(chǔ)三、檔案館的檔案收集工作檔案館檔案的范圍和期限現(xiàn)行組織單位檔案和撤銷組織單位檔案的接收各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定2023/9/22102檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案館收集檔案的范圍和期限1、范圍

（１）本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及所屬單位的具有永久保存價(jià)值的檔案，省轄市、州、盟和縣級(jí)檔案館同時(shí)接收長(zhǎng)期保存的檔案。（現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案源）

（２）撤銷機(jī)關(guān)、團(tuán)體的檔案。（3）組織和個(gè)人保存的散失檔案

（４）檔案館之間交接檔案２、保管期限

（１）省級(jí)以上檔案館接收立檔檔案單位保管20年左右的檔案（永久保存的）

（２）省轄市、州、盟和縣級(jí)檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案（長(zhǎng)期和永久保存的）2023/9/22103檔案管理學(xué)基礎(chǔ)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案源：

指正在進(jìn)行工作活動(dòng)的機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織。

特點(diǎn)：產(chǎn)生的檔案文件數(shù)量多。完整，系統(tǒng)，并且具有連續(xù)性?，F(xiàn)行機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，通過一定的移交方式，交給各有關(guān)檔案館集中保存?，F(xiàn)行機(jī)關(guān)是各類檔案館藏檔案的主要補(bǔ)充源。2023/9/22104檔案管理學(xué)基礎(chǔ)撤銷機(jī)關(guān)檔案源：

主要是中華人民共和國(guó)成立前后，由于政權(quán)變更、體制改革、行政區(qū)劃調(diào)整等原因而被撤銷合并的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織。這類檔案是館藏檔案的重要補(bǔ)充源之一。2023/9/22105檔案管理學(xué)基礎(chǔ)組織和個(gè)人保存的散失檔案：

這類檔案即收藏有革命政權(quán)檔案、歷代王朝和民國(guó)檔案的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人。這也是館藏檔案的一個(gè)重要補(bǔ)充源。2023/9/22106檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案館之間交接的檔案:

1、由于行政區(qū)劃變更和檔案館布局的變化等因素的影響，使有關(guān)檔案館的檔案的收藏范圍發(fā)生變化，因而產(chǎn)生某檔案館接受其他檔案館檔案的情況。

2、由于各國(guó)文化交流活動(dòng)的開展，我們通過交換或購(gòu)買等方式，將一些收藏在外國(guó)檔案館中的我國(guó)的歷史檔案或其復(fù)制品收集起來，豐富有關(guān)檔案館的館藏。2023/9/22107檔案管理學(xué)基礎(chǔ)二、現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收

（一）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收

１、對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的形成要進(jìn)行預(yù)測(cè)，包括內(nèi)容、形成特點(diǎn)、檔案現(xiàn)狀、數(shù)量、整理質(zhì)量、保管條件、利用情況（我國(guó)在這方面做得不夠，這是應(yīng)當(dāng)注意的）。

２、移交前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)要統(tǒng)一內(nèi)容，各種做法要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

３、交接雙方必須根據(jù)移交目標(biāo)清點(diǎn)核對(duì)，并且在交接文據(jù)上簽名、蓋章、有關(guān)資料也應(yīng)要向檔案館移交（資料移交做得不夠）。在質(zhì)量方面，曾經(jīng)有一個(gè)趨勢(shì)：追求案卷的厚度200-300頁(yè)。這種作法，不可取，主要要根據(jù)案卷內(nèi)容來立卷。

４、實(shí)事求是地靈活掌握入館時(shí)間

除了１０年、２０年的原則要求外，還有例外。

（１）在非和平環(huán)境、動(dòng)亂（文革）期間的檔案，邊遠(yuǎn)地區(qū)保管條件惡劣的檔案可以提前接收。

（２）一些專門檔案可以在機(jī)關(guān)多保存一些時(shí)間，如國(guó)防檔案、外交檔案、公安檔案、法院訴訟檔案（按規(guī)定，基層法院檔案是保管20年），人民銀行的財(cái)會(huì)檔案。

2023/9/22108檔案管理學(xué)基礎(chǔ)

（二）撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收

（P108）

機(jī)關(guān)撤銷或合并必須將本機(jī)關(guān)的全部檔案進(jìn)行認(rèn)真清理，妥善保管，不得分散，并依照規(guī)定進(jìn)行移交和適當(dāng)?shù)奶幚怼?/p>

1、由撤銷機(jī)關(guān)組織人力，負(fù)責(zé)整理好，然后再向有關(guān)的檔案館移交。

2、撤銷機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原機(jī)關(guān)檔案的一部分，按全宗整體移交有關(guān)檔案館，或由其中一個(gè)機(jī)關(guān)完整地代管。一個(gè)機(jī)關(guān)交入另一個(gè)機(jī)關(guān)，或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān)，其檔案材料仍按原全宗為單位向有關(guān)檔案館移交，或由新機(jī)關(guān)代管。一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一個(gè)部門劃給另一個(gè)機(jī)關(guān)接收，其檔案材料不得由原全宗中抽走而帶入接收機(jī)關(guān)；如果接收機(jī)關(guān)需要利用，可按手續(xù)借閱或者復(fù)制。

3、機(jī)關(guān)撤銷或者合并時(shí)，如有尚未處理完畢的文件，移交應(yīng)受理這些文件的新機(jī)關(guān)繼續(xù)處理，并作為新機(jī)關(guān)的檔案加以保存。2023/9/22109檔案管理學(xué)基礎(chǔ)三、各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定

1986年2月7日國(guó)家檔案局發(fā)布的第２號(hào)文件

《各級(jí)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》：

第三條：各級(jí)綜合性國(guó)家檔案館收集現(xiàn)行檔案的范圍

1、本級(jí)中共委員會(huì)的、顧問委員會(huì)的、紀(jì)檢委的、人大及其常設(shè)機(jī)構(gòu)、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)等機(jī)構(gòu)及其工作部門和直屬的臨時(shí)性單位形成的檔案。經(jīng)協(xié)商同意，接收或代存同級(jí)民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案?？h級(jí)檔案館同時(shí)接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門形成的檔案。

2、本級(jí)人民政府直屬工作部門的派出性單位形成的檔案，一般作為派出單位全宗的組成部分。

3、本級(jí)人民政府直屬工作部門所屬的獨(dú)立分管某一方面工作或從事某項(xiàng)事業(yè)的行政管理機(jī)關(guān)和企、事業(yè)單位。如水利工程局、種植公司、文化館、劇團(tuán)、專門學(xué)校、?？漆t(yī)院、生產(chǎn)地方傳統(tǒng)名優(yōu)產(chǎn)品或者具體生產(chǎn)特種工藝的工廠等形成的單位。一般工廠、普通中小學(xué)校、商店以及村委會(huì)等單位可以選收其中若干代表性的單位形成的檔案。

2023/9/22110檔案管理學(xué)基礎(chǔ)

4、屬于地方和上級(jí)主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映地方某項(xiàng)事業(yè)或建設(shè)活動(dòng)為主的檔案。

5、經(jīng)協(xié)商同意、收集或代存集體所有制單位和典型的個(gè)體戶、專業(yè)戶形成的有進(jìn)館價(jià)值的檔案和本級(jí)管理權(quán)限內(nèi)著名人物形成的檔案。

6、撤銷單位的檔案。

7、中國(guó)人民解放軍檔案館收集和保管解放前中共領(lǐng)導(dǎo)的紅軍、八路軍、新四軍等軍事機(jī)關(guān)、部隊(duì)、院校形成的革命檔案。

8、地方各級(jí)綜合性檔案館收集、保管建國(guó)前本地方革命歷史檔案及舊政權(quán)機(jī)關(guān)和其他單位形成的檔案。

2023/9/22111檔案管理學(xué)基礎(chǔ)四、歷史檔案的接收與征集歷史檔案的概念收集歷史檔案的意義征集途徑2023/9/22112檔案管理學(xué)基礎(chǔ)歷史檔案的概念（P110）習(xí)慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國(guó)成立以前的檔案。包括革命歷史檔案，以及民國(guó)時(shí)期檔案和歷代王朝、北洋軍閥和民國(guó)時(shí)期的檔案。

2023/9/22113檔案管理學(xué)基礎(chǔ)

收集歷史檔案的意義（P110）

1、收集歷史檔案是保護(hù)我們偉大祖國(guó)歷史文化遺產(chǎn)，維護(hù)黨和國(guó)家歷史面貌的重要措施。

2、收集歷史檔案是黨和國(guó)家檔案開放利用的需要。

3、收集歷史檔案帶有搶救歷史文化遺產(chǎn)的性質(zhì)。

4、收集歷史檔案是發(fā)展我國(guó)檔案館事業(yè)的重要手段之一。2023/9/22114檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案征集的途徑有（P112）

1、收集散存于一些國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織中的歷史檔案

2、征集收藏于個(gè)人手中的歷史檔案

3、征集少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案

4、收集黨史征集辦公室、政協(xié)文史組織及其他學(xué)術(shù)歷史研究部門所征集到的歷史檔案

5、收集失散國(guó)外的歷史檔案2023/9/22115檔案管理學(xué)基礎(chǔ)收集散存于國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織中的歷史檔案：

1、將明、清（包括明清之前朝代）中央機(jī)關(guān)形成的檔案集中于中國(guó)第一歷史檔案館保存；

2、將民國(guó)時(shí)期的中央機(jī)關(guān)形成的檔案，集中移交給中國(guó)第二歷史檔案館保存；

3、將民國(guó)時(shí)期各地方機(jī)關(guān)的檔案，移交各有關(guān)地方檔案館保存。2023/9/22116檔案管理學(xué)基礎(chǔ)征集收藏于個(gè)人手中的歷史檔案：

由于歷史的原因，我國(guó)的歷史檔案，有不少仍然掌握在個(gè)人手中。保存這些檔案文件的有社會(huì)知名人士、革命老干部、專家學(xué)者、普通群眾，也有當(dāng)時(shí)的官員、職員、土紳、古物收藏者及其親屬后代。有些檔案已經(jīng)被廢品收購(gòu)部或造紙廠等單位收買，正在面臨滅頂之災(zāi)，需要及其搶救。有的被當(dāng)事人埋藏起來，有的被放在陰暗潮濕的處所。2023/9/22117檔案管理學(xué)基礎(chǔ)征集少數(shù)民族地區(qū)的檔案：

我國(guó)少數(shù)民族的歷史悠久，保存著內(nèi)容豐富的歷史檔案。這些檔案通常保存在寺廟、土司、頭人及其后裔和當(dāng)?shù)厣贁?shù)民族同胞手中。這些檔案由于時(shí)間久遠(yuǎn)，具有較高的史學(xué)及文物價(jià)值，是我國(guó)各民族的寶貴文化財(cái)富。2023/9/22118檔案管理學(xué)基礎(chǔ)

收集黨史收集辦公室、政協(xié)文史組織及其他學(xué)術(shù)歷史研究機(jī)構(gòu)所征集到的歷史檔案：檔案館應(yīng)該加強(qiáng)同這些部門之間的工作業(yè)務(wù)聯(lián)系，并在每一部史書、志書或其他學(xué)術(shù)著作編撰完成后，及時(shí)協(xié)商，將有關(guān)檔案接收入館，并為這些部門和單位的研究人員提供良好的服務(wù)。2023/9/22119檔案管理學(xué)基礎(chǔ)收集散失國(guó)外的歷史檔案：

鴉片戰(zhàn)爭(zhēng)以來，我國(guó)的許多珍貴歷史檔案散失在國(guó)外。隨著我國(guó)同世界各國(guó)交往的增加，許多流失在國(guó)外的檔案原件或其復(fù)制品已經(jīng)重新回到祖國(guó)的懷抱，它們?cè)谑穼W(xué)研究、編史修志等方面發(fā)揮很大的作用。若想使得更多的檔案返回祖國(guó)，還需要檔案界和社會(huì)各方面的努力。2023/9/22120檔案管理學(xué)基礎(chǔ)作業(yè)1、解釋全宗、立檔單位和全宗群。2、解釋歸檔制度及其歸檔時(shí)間。3、檔案收集工作的要求4、館藏檔案的補(bǔ)充源5、收集歷史檔案的對(duì)象和途徑2023/9/22121檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案的整理檔案整理工作的概念和意義檔案整理工作的內(nèi)容檔案整理工作的原則全宗全宗內(nèi)檔案的分類立卷類內(nèi)案卷排列和案卷目錄檔案整理工作的組織檔號(hào)2023/9/22122檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案整理工作的概念和意義（P117）概念：檔案整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。意義：

1、檔案的系統(tǒng)整理，是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。

2、檔案整理工作是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。2023/9/22123檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案整理工作的內(nèi)容區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。由于原來檔案狀況有所不同，所以整理工作內(nèi)容也會(huì)出現(xiàn)差異。

2023/9/22124檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案整理工作的原則規(guī)定歸檔文件的整理要求是：1、充分利用原有整理基礎(chǔ)（P120）

A、提高對(duì)原來整理工作的認(rèn)識(shí)

B、不要輕易打亂檔案便于保管和利用2、保持文件之間的歷史聯(lián)系

(P120—P121)

A、文件在來源方面的聯(lián)系

B、文件在時(shí)間方面的聯(lián)系

C、文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系

D、文件在形式方面的聯(lián)系2023/9/22125檔案管理學(xué)基礎(chǔ)3、便于保管和利用

整理檔案時(shí)，注意利用原有的基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和利用檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。有時(shí)候保持文件的聯(lián)系和便于保管和利用是不一致的。例如一次會(huì)議的文件，有紙質(zhì)的、有膠片的、有磁帶的、有機(jī)密的、又有可以公開的，有永久保存的，也有長(zhǎng)期、短期保管，如果單純的強(qiáng)調(diào)保存文件之間的歷史聯(lián)系，全部混同起來進(jìn)行整理，顯然不便于保管和利用。因此在整理檔案時(shí)，如果保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生了矛盾，就要充分考慮檔案保管和利用的方便。對(duì)于不同種類的檔案，記錄方式、載體材料、機(jī)密程度和保管價(jià)值等顯然不同種類的文件。2023/9/22126檔案管理學(xué)基礎(chǔ)檔案整理工作的步驟１、了解情況，擬訂方案

２、區(qū)分全宗和分類

３、細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題

４、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

５、全面審查修改標(biāo)題。

６、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)枴㈨?yè)號(hào)、件號(hào)。

2023/9/22127檔案管理學(xué)基礎(chǔ)了解情況，擬定方案

主要應(yīng)該了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時(shí)間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印章和標(biāo)記），還應(yīng)該了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時(shí)間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時(shí)間。2023/9/22128檔案管理學(xué)基礎(chǔ)全宗和立檔單位的劃分全宗的概念及含義立檔單位個(gè)人全宗全宗的補(bǔ)充形式全宗群判定檔案所屬全宗2023/9/22129檔案管理學(xué)基礎(chǔ)全宗概念及含義

全宗的定義：

全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。

1、按照形成全宗的單位和全宗內(nèi)容的性質(zhì)，分為機(jī)關(guān)全宗和個(gè)人全宗2、按全宗的范圍和構(gòu)成方式，分為獨(dú)立全宗、聯(lián)合全宗、全宗匯集和檔案匯集2023/9/22130檔案管理學(xué)基礎(chǔ)全宗的含義：

1、全宗是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。(P124)

某一國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人或同一個(gè)生產(chǎn)建設(shè)和科研活動(dòng)中形成的檔案，反映了它們所進(jìn)行的活動(dòng)及其之間密切關(guān)系的過程。同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混淆。

2、全宗是在一定歷史活動(dòng)中形成的