檔案管理制度

風電場檔案管理制度第一章總則第一條為加強國電電力山西新能源開發(fā)有限企業(yè)（如下簡稱“企業(yè)”）檔案管理工作，深入明確檔案歸檔規(guī)定，以有效地運用和保護檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及上級檔案管理工作的有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。第二條本制度所指檔案是指企業(yè)在各項活動中形成的對我司、對國家、對社會具有運用、保留價值的多種文獻、材料、協(xié)議等，包括不一樣的載體形式。第三條檔案是企業(yè)和風電場的寶貴財富，任何部門和個人不得以任何形式和手段將應(yīng)歸檔的文獻、材料、協(xié)議等據(jù)為己有。第四條本制度合用于企業(yè)下屬各風電場。第二章組織體系和責權(quán)劃分第五條企業(yè)綜合管理部是企業(yè)本部檔案的管理部門。企業(yè)人事檔案由人力資源部自行建檔保管，財務(wù)檔案由財務(wù)產(chǎn)權(quán)部建檔。其他需要歸檔的材料，各風電場應(yīng)在對初始材料進行整頓后，按規(guī)定在綜合管理部的指導下及時歸檔。第六條企業(yè)下屬各風電場在風電場綜合樓設(shè)置檔案室，配置檔案管理兼職人員，負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織所屬風電場的檔案管理工作。第七條企業(yè)本部各部門應(yīng)設(shè)兼職檔案人員，負責本部門形成的應(yīng)歸檔文獻材料的積累、整頓和準時向檔案室歸檔的工作。第八條檔案專兼職人員應(yīng)有高度的事業(yè)心和責任感，良好的職業(yè)道德，具有專業(yè)知識和檔案管理知識，并熟悉和理解企業(yè)的各項管理活動。第三章保密規(guī)定第九條檔案保密工作關(guān)系到黨和國家以及企業(yè)的主線利益，檔案工作人員在整頓案卷、提供運用過程中以及在業(yè)余生活中，應(yīng)嚴格遵守保密工作的有關(guān)規(guī)定，如出現(xiàn)失、泄密現(xiàn)象應(yīng)受到認真追查、嚴厲處理。第十條嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，凡屬機密文獻、機密檔案資料，須經(jīng)主管領(lǐng)導同意，方可提供借閱。交接文獻應(yīng)當面交清，嚴格履行登記簽字手續(xù)，使用單位和個人有責任保守機密。第十一條檔案工作人員調(diào)離時，應(yīng)將保管的所有檔案交接清晰，并有交接記錄。第十二條銷毀文獻資料必須按規(guī)定列出銷毀清冊，經(jīng)領(lǐng)導同意，明確監(jiān)銷人，方可銷毀。第四章歸檔范圍第十三條但凡反應(yīng)本風電場工作活動、具有查考運用價值的文獻材料均屬歸檔范圍。第十四條上級機關(guān)的文獻材料歸檔范圍：（一）上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議重要文獻材料，參會人員在會議結(jié)束后，將文獻材料整頓完畢，及時歸檔；（二）上級機關(guān)頒發(fā)的波及我司主管業(yè)務(wù)并需要執(zhí)行的文獻，以及非我司主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文獻，由總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）進行收文處理，并將紙質(zhì)文獻進行掃描，文獻在辦公系統(tǒng)自動化中流轉(zhuǎn)結(jié)束后，打印簽批單，將紙質(zhì)文獻、電子文檔同步歸檔；（三）黨和國家領(lǐng)導人及國電集團領(lǐng)導等對本企業(yè)工作的重要指示、發(fā)言、題詞、照片和有特殊保留價值的聲像等材料，由各部門整頓完畢后，及時移交總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔；（四）企業(yè)代上級機關(guān)草擬并被采用的文獻的最終草稿和印本，由總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）直接將紙質(zhì)文獻、電子文檔歸檔；（五）上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)企業(yè)的文獻（包括報紙、刊物轉(zhuǎn)載），文獻由總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）送批，并進行歸檔。第十五條企業(yè)部門及各風電場的文獻材料歸檔范圍：（一）企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、黨委會議、總經(jīng)理辦公會議、領(lǐng)導班子工作例會、年度工作會議、年度黨建工作會議及其他企業(yè)級的會議記錄、紀要、文獻材料，其他專業(yè)會議文獻材料，會議結(jié)束后一周內(nèi)歸檔；（二）各部門承接的企業(yè)頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）多種正式文獻的簽發(fā)稿、印制稿以及重要文獻的修改稿；（三）我司的請示與上級機關(guān)的批復文獻，下級單位的請示與我司的批復；（四）企業(yè)及各部門業(yè)務(wù)活動中形成的工作計劃、總結(jié)、匯報；（五）企業(yè)與有關(guān)單位簽訂的多種協(xié)議、協(xié)議書、意向書等文獻材料，企業(yè)多種授權(quán)委托書；（六）內(nèi)容重要的人民來信、來訪材料，領(lǐng)導的指示和企業(yè)調(diào)查所形成的匯報和材料；（七）企業(yè)黨委、工會和內(nèi)部組織機構(gòu)在工作活動中形成的重要文獻材料；（八）反應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)活動和科學技術(shù)管理的專業(yè)文獻材料；（九）企業(yè)檢查下級單位工作、調(diào)查研究形成的重要文獻材料；（十）企業(yè)或企業(yè)匯總各單位的記錄報表和記錄分析資料（包括多媒體）；（十一）企業(yè)形成的財務(wù)報表、憑證、賬薄、審計、監(jiān)察等文獻材料；（十二）企業(yè)領(lǐng)導及業(yè)務(wù)人員在公務(wù)活動中，所形成的重要信件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與本企業(yè)有關(guān)的文獻材料；（十三）企業(yè)及企業(yè)同意的有關(guān)區(qū)域變化、處理有關(guān)糾紛、征用土地以及基本建設(shè)工程施工、竣工文獻材料，企業(yè)直接管理的科研、生產(chǎn)、建設(shè)項目的科技文獻材料；（十四）有關(guān)企業(yè)融資、收購吞并資產(chǎn)等一系列文獻材料，財產(chǎn)、物資互換的憑證、清冊；（十五）企業(yè)成立、合并、撤銷、更更名稱、啟用印信及其組織機構(gòu)、人員編制等文獻材料；（十六）企業(yè)制定的工作制度、措施、細則、條例、章程等材料；（十七）企業(yè)的歷史沿革、大事記、年鑒，反應(yīng)企業(yè)重要活動事件的簡報、刊物等文獻材料；企業(yè)主辦的刊物、內(nèi)部信息、簡報等資料；（十八）企業(yè)（包括上報和下批）干部任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評估、聘任，黨員、團員、干部、工人名冊、報表，紀律檢查，職工錄取、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、離休、轉(zhuǎn)正、評殘、撫恤、死亡等工作及干部獎懲等文獻材料；（十九）企業(yè)辦理的干部、工人的轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團、工會組織簡介信及存根；（二十）企業(yè)與境外機構(gòu)簽訂的公約、議定書、協(xié)定、協(xié)議、換文和參與國際會議的有關(guān)文獻及機關(guān)外事活動中形成的請示、匯報、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、記錄、聲像材料、有參照價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文獻等。第十六條我司實物歸檔范圍：（一）參與國內(nèi)外重大活動的獎品及各級領(lǐng)導機關(guān)授予的獎品，包括：獎旗、獎狀、證書、獎牌、獎杯等；（二）名人書畫、贈品、重要工程的模型等，包括：領(lǐng)導題詞、名人書畫、國內(nèi)外友人贈給的有歷史見證意義的饋贈品、紀念品、簽到簿、寶貴圖片等；（三）有關(guān)的重要證件，包括：營業(yè)執(zhí)照、房屋產(chǎn)權(quán)證、土地使用證、作廢印章、牌匾等。第十七條我司聲像歸檔范圍：（一）上級領(lǐng)導來企業(yè)視察工作、專業(yè)檢查等活動的聲像材料，上級頒發(fā)給企業(yè)獎品和證書所形成的聲像材料；（二）反應(yīng)企業(yè)歷史線索、概貌的聲像材料和企業(yè)自制或合作制作的專題錄像片、新聞錄像片等資料；反應(yīng)企業(yè)重要職能活動的多種重要會議的聲像材料；企業(yè)多種重要簽字典禮的聲像材料；記錄企業(yè)重大事件（包括重大事故）的聲像材料；企業(yè)歷屆領(lǐng)導人參與重要業(yè)務(wù)活動的聲像材料；企業(yè)大型慶典活動、文娛體育活動形成的聲像材料；（三）外國來賓來企業(yè)進行考察、技術(shù)交流活動以及企業(yè)組織的外事活動形成的聲像材料；（四）其他具有保留價值的聲像材料。第十八條同級單位和非從屬單位的文獻材料：（一）同級單位和非從屬單位頒發(fā)的非我司主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文獻；（二）有關(guān)業(yè)務(wù)單位對企業(yè)工作檢查形成的重要文獻；（三）同級單位和非從屬單位與我司聯(lián)絡(luò)、協(xié)商工作的重要來往文獻。第十九條下級單位的文獻材料：（一）下級單位報送的重要的工作計劃、匯報、總結(jié)、經(jīng)典材料、記錄報表、財務(wù)預(yù)算、決算等；（二）下級單位報送的重要的科技文獻材料；（三）下級單位報送的法規(guī)性立案文獻。第五章歸檔時間第二十條企業(yè)發(fā)文，文獻辦理完畢后，紙質(zhì)、電子文獻一起交總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔。第二十一條企業(yè)收文：總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）收到文獻后登記并將全文掃描，保留紙質(zhì)文獻歸檔，電子文獻在辦公自動化中流轉(zhuǎn)，辦理完畢后，打印處理簽與紙質(zhì)文獻一并及時歸檔。第二十二條協(xié)議協(xié)議：簽字蓋章后，協(xié)議正本及有關(guān)報審資料在一種月內(nèi)交由總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔。第二十三條簽報：企業(yè)本部簽報由總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）統(tǒng)一編號、送閱，年終直接歸檔，如有秘件，可由起草部門自行送閱，處理完畢后，及時交總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔。第二十四條審計案件：審計文獻材料的歸檔工作，在案件辦結(jié)后一月內(nèi)，交總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔。第二十五條案件檔案：紀檢監(jiān)察案件材料的歸檔工作，由紀檢監(jiān)察辦公室管理。第二十六條信訪、上訪材料：由總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）統(tǒng)一編號、送閱，辦結(jié)后及時歸檔。第二十七條會計檔案：由財務(wù)產(chǎn)權(quán)部按照歸檔規(guī)定負責整頓、裝訂成冊，及時歸檔保管。第二十八條人事檔案：由人力資源部按照歸檔規(guī)定負責整頓、裝訂成冊，及時歸檔保管。第二十九條科技檔案：科技、科研材料于項目鑒定驗收或評獎后一種月內(nèi)向總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）移交歸檔。第三十條實物及聲像檔案：寶貴禮品和獎杯、獎牌等，在一種月內(nèi)及時向總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）登記造冊。需由部門保管的，經(jīng)總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）同意，可由部門保管。錄音、錄像、照片、光盤隨有關(guān)文獻材料一同移交總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔。第三十一條基建工程或其他技術(shù)項目的項目檔案，尤其是協(xié)議，在任務(wù)完畢后或告一段落時，應(yīng)將應(yīng)歸檔的文獻材料及時向總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔。第三十二條其他需歸檔文獻材料：（一）會議文獻：參與各類會議人員在會后一周內(nèi)及時按歸檔范圍，將文獻交總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔；（二）無編號文獻：如會議記錄、紀要，大事記，工作計劃、總結(jié)，調(diào)研匯報、考察匯報、名冊、外事協(xié)議、簡報及刊物等，由有關(guān)人員每月將文獻材料搜集齊全后，下月前15日移交總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）歸檔。第三十三條其他納入企業(yè)歸檔范圍的文獻材料，各部門應(yīng)及時歸檔。第六章歸檔規(guī)定第三十四條企業(yè)本部各部門領(lǐng)導是各部門歸檔工作的負責人，應(yīng)積極按照本規(guī)定做好歸檔工作。第三十五條列入企業(yè)歸檔范圍的文獻材料，各項手續(xù)應(yīng)完備，正件與附件及印件與底稿齊全，且及時上傳電子文檔，做到歸檔率、完整率、精確率100%，除人事檔案、財務(wù)檔案分別由人力資源部、財務(wù)產(chǎn)權(quán)部建檔外，其他文獻材料由總經(jīng)理工作部（黨委辦公室）檔案管理人員按檔案管理規(guī)定進行建檔。第三十六條歸檔的文獻材料必須字跡清晰、工整，紙張及文獻格式符合規(guī)范規(guī)定（包括文字修改，簽字等不能超過左側(cè)裝訂線），書寫材料應(yīng)有助于長期保留，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水和復寫紙。第三十七條歸檔的文獻材料必須是原件，文獻材料不完整、不精確、不系統(tǒng)的，檔案管理人員不能鑒定、驗收。第三十八條歸檔的文獻材料如不符合上述規(guī)定，檔案管理人員有權(quán)規(guī)定有關(guān)人員進行重新整頓和補充。第三十九條企業(yè)各部門和全體員工有責任、有義務(wù)按照企業(yè)各類文獻材料歸檔范圍、時間規(guī)定，及時進行歸檔。對于不及時歸檔的部門和個人，檔案管理人員有權(quán)督促其歸檔，對屢催不歸檔的，企業(yè)將按有關(guān)管理規(guī)定進行懲罰。第七章檔案的保管規(guī)定第四十條接受檔案應(yīng)認真驗收、并辦理交接手續(xù)。第四十一條寄存檔案應(yīng)有專用庫房和專用柜，做到辦公、閱覽、庫房三分開，庫房應(yīng)具有防火、防盜、防潮、防蟲、防灰、防光直射等安全措施。第四十二條定期檢查庫房的安全措施，并做好溫濕度的調(diào)整和監(jiān)測記錄。第四十三條案卷排列應(yīng)科學，便于運用和保管。第四十四條底圖入庫應(yīng)認真檢查其修改、補充狀況、底圖寄存以平放為宜。第四十五條實物檔案的保管規(guī)定：實物檔案庫房陳列架必須結(jié)實合用，并且符合“防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防有害氣體、防盜”等規(guī)定。檔案人員應(yīng)對實物檔案的管理狀況定期組織檢查、鑒定。假如無保留價值的實物檔案，經(jīng)登記造冊后，由主管領(lǐng)導同意，定期銷毀。第四十六條聲像檔案和紙質(zhì)檔案采用同一分類法，分柜保管。寄存膠片、照片、磁帶等要用特制的密封盒，溫度、濕度、通風適合規(guī)定。膠片庫房應(yīng)設(shè)置在沒有空氣污染和物理性污染的地段。聲像檔案入庫應(yīng)進行必要的檢查，已污染的聲像材料應(yīng)進行技術(shù)處理，接觸聲像材料應(yīng)戴潔凈的手套、防止汗?jié)n污染。第四十七條定期進行庫藏檔案的清理、校對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進行修復。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時要闡明原因，保留根據(jù)。第八章檔案的保管期限第四十八條企業(yè)各部門及各風電場歸檔文獻材料保管期限分為永久、長期、短期三種。長期為16～50年，短期為5～如下。專門檔案（如財務(wù)檔案、審計、監(jiān)察檔案）按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四十九條檔案管理人員應(yīng)對的分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)企業(yè)工作的需要和積累財富的需要，全面確定檔案的保留價值，精確鑒定檔案的保管期限。第五十條但凡反應(yīng)企業(yè)重要職能活動和歷史面貌，對企業(yè)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠運用價值的文獻材料，列為永久保管。重要包括：（一） 企業(yè)營業(yè)執(zhí)照；（二） 機構(gòu)演變及領(lǐng)導任免（處級以上）；（三） 年度綜合報表；（四） 房屋產(chǎn)權(quán)證；（五） 重要的協(xié)議協(xié)議；（六） 法定代表人委托授權(quán)書；（七） 政策法規(guī)性文獻；（八） 重要的會議紀要、文獻材料；（九） 重要的請示、批復；（十） 直屬上級單位頒發(fā)的屬于我司主管業(yè)務(wù)并應(yīng)貫徹執(zhí)行的重要文獻材料等；（十一）有關(guān)企業(yè)融資、收購吞并資產(chǎn)等材料。第五十一條但凡反應(yīng)企業(yè)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對我司有查考運用價值的文獻材料，列為長期保管。重要包括：（一） 一般工作問題的文獻材料；（二） 一般會議文獻；（三） 人事管理工作形成的一般性文獻材料；（四） 直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于我司并貫徹執(zhí)行的一般性文獻材料等；（五） 基層企業(yè)報送的重要總結(jié)、匯報和記錄報表。第五十二條但凡在