文書(shū)與檔案管理-第一章

文書(shū)與檔案管理

余錚為什么要學(xué)習(xí)文書(shū)與檔案管理文書(shū)與檔案管理無(wú)時(shí)無(wú)處不在課程性質(zhì)和目的適用專(zhuān)業(yè)：秘書(shū)、涉外秘書(shū)專(zhuān)業(yè)

學(xué)時(shí)：68學(xué)時(shí)性質(zhì)：是秘書(shū)、涉外秘書(shū)專(zhuān)業(yè)必修課程。目的：梳理文書(shū)學(xué)、檔案管理的必備知識(shí)，培養(yǎng)學(xué)生文書(shū)與檔案管理的專(zhuān)業(yè)技能，為將來(lái)就業(yè)奠定夯實(shí)的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)。第一章文書(shū)與檔案工作概述1.1文書(shū)與檔案1.2文書(shū)工作與檔案管理1.3文書(shū)工作與檔案管理的組織機(jī)構(gòu)1.1文書(shū)與檔案1.1.1文書(shū)1.1.1.1文書(shū)的含義

文書(shū)是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中為了傳遞、記載信息，而形成使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式處理各種事務(wù)的憑證性工具。文書(shū)定義包含以下幾方面基本內(nèi)容：第一、文書(shū)形成的主體可以是各種社會(huì)組織，也可以是個(gè)人。第二、文書(shū)的形成是為了特定的目的。第三、文書(shū)是用一定的形式進(jìn)行信息的表達(dá)和存載。1.1.1.2文書(shū)的作用1、傳遞信息。這是文書(shū)的首要作用。人們制作文書(shū)的目的就是要把一定的信息傳遞給接受者。2、憑證依據(jù)。文書(shū)真實(shí)地記錄了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，是人們追溯歷史的憑證。主體的權(quán)威性影響憑證依據(jù)

的三個(gè)因素：內(nèi)容的真實(shí)性載體的合法性形成文書(shū)的兩大要素——表述方式和載體有一個(gè)發(fā)展變化的過(guò)程。表述方式：

載體：文書(shū)與檔案知識(shí)庫(kù)絹帛、器皿、碑石、竹木簡(jiǎn)冊(cè)繩結(jié)、符號(hào)、圖像文字繩、巖石（竹木、殼骨等）片紙張、磁盤(pán)、光盤(pán)等結(jié)繩記事

人類(lèi)在文字產(chǎn)生之前，常用在繩索上打結(jié)來(lái)表達(dá)意思，傳遞信息，處理事件。中國(guó)、古埃及、秘魯、波斯都有結(jié)繩記事的記錄。

《易經(jīng)·系辭》記載：“上古結(jié)繩而治，后世圣人易之以書(shū)契?！敝袊?guó)云南獨(dú)龍族、傈僳族、怒族、佤族、瑤族、納西族、普米族、哈尼族和西藏的珞巴族，在中華人民共和國(guó)成立前，也仍用結(jié)繩方法記日子。傈僳族用結(jié)繩法記帳目；哈尼族借債，用同樣長(zhǎng)的兩根繩子打同樣的結(jié),各執(zhí)其一作為憑證;寧蒗的納西族、普米族常用打結(jié)的羊毛繩傳達(dá)消息，召集群眾。

德昂族的結(jié)繩記事刻契記事契刻的目的主要是用來(lái)記錄數(shù)目。因?yàn)槿藗冇喠⑵跫s關(guān)系時(shí)，數(shù)目是最重要的，也是最容易引起爭(zhēng)端的因素。于是，人們就用契刻的方法，將數(shù)目用一定的線(xiàn)條作符號(hào)，刻在竹片或木片上，作為雙方的“契約”。這就是古時(shí)的“契”。后來(lái)人們把契從中間分開(kāi)，分作兩半，雙方各執(zhí)一半，以二者吻合為憑。古代的契上刻得是數(shù)目，主要用來(lái)作債務(wù)的憑證。甘肅省西寧縣周家寨出土的仰韶期遺址的骨契圖形西雙版納基諾族的刻木記事器物銘文海內(nèi)三大重器（毛公鼎大盂鼎大克鼎）之一的大盂鼎，又稱(chēng)廿三祀盂鼎。通高1021mm；口徑784mm；腹深490mm；重153.5kg。形制為：立耳；深垂腹，腹上部飾曲折角獸面紋；足上部飾外卷角獸面紋、出脊，足下部略呈蹄形。鼎內(nèi)鑄有銘文19行，共291字。銘文分為兩個(gè)部分，分別記載了周康王對(duì)貴族盂的訓(xùn)誥和賞賜。真實(shí)地反映了當(dāng)時(shí)的社會(huì)狀況，具有極高的史料價(jià)值。

1.1.1.3文書(shū)、公文、文件的關(guān)系文件紙質(zhì)文件文書(shū)非紙質(zhì)文件照片文件電子文件聲像文件私人文書(shū)公務(wù)文書(shū)其他文字材料公文共同點(diǎn)：本質(zhì)屬性相同，都是溝通思想、記載事情和表達(dá)意圖的一種工具。區(qū)別點(diǎn)：文書(shū)，常指包括文件在內(nèi)的各種文字材料。文件，據(jù)2000年頒布的《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》中的定義：“文件是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄?！彼?，文件除了指文字、圖表等文字材料記錄之外，還包括其他各種載體形式的信息記錄。公文是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文字材料。行政公文一共有13種公文。也包括一些事務(wù)性文書(shū)。所以：

文件＞文書(shū)＞公文1.1.2檔案1.1.2.1檔案的含義根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》（1996年修訂）的定義：檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案定義包含以下幾方面基本內(nèi)容：

1、檔案來(lái)源和內(nèi)容的廣泛性。這從檔案主體和涉及內(nèi)容的多樣性反映出來(lái)。

2、檔案是有價(jià)值的歷史記錄。說(shuō)明了文件轉(zhuǎn)化為檔案的兩個(gè)條件：

一是歷史記錄，即處理完畢的文件資料。二是有保存價(jià)值，即具有歷史效用。三是按照一定規(guī)律保存起來(lái)。

3、檔案形式的多種多樣。隨著社會(huì)進(jìn)步和技術(shù)的發(fā)展，檔案形式日益豐富。

4、檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。是對(duì)實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄，而不是事后編寫(xiě)和隨意收集。案卷檔案上架案例：個(gè)人檔案？姓名：李宇春性別：女英文名：Chris出生年：1984年

生日：3月10日星座：雙魚(yú)座職業(yè)：歌手身高：174cm

體重：50公斤血型：A型嗜好：唱歌跳舞學(xué)校：四川音樂(lè)學(xué)院

專(zhuān)業(yè)：通俗演唱性格：內(nèi)外兼修愛(ài)好：唱歌，跳舞，睡覺(jué)

特長(zhǎng)：唱歌喜歡的顏色：黑，藍(lán)喜歡的卡通片:蠟筆小新

人生信條：年輕沒(méi)有失敗

曾獲獎(jiǎng)項(xiàng)：第七屆全國(guó)推新人大賽四川賽區(qū)“新人獎(jiǎng)”首屆CCTV全國(guó)校園歌手大賽四川賽區(qū)“特別獎(jiǎng)”首屆校園歌手英文歌大賽“二等獎(jiǎng)”連任33頻道音樂(lè)互動(dòng)欄目?jī)扇卫拗鳌霁@獎(jiǎng)

第七屆全國(guó)推新人大賽四川賽區(qū)“新人獎(jiǎng)”

首屆CCTV全國(guó)校園歌手大賽四川賽區(qū)“特別獎(jiǎng)”

首屆校園歌手英文歌大賽“二等獎(jiǎng)”

2005年中國(guó)湖南衛(wèi)視“超級(jí)女聲”全國(guó)總決賽冠軍網(wǎng)絡(luò)上流傳著眾多明星的“個(gè)人檔案”，對(duì)照《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)檔案的定義，思考這些“明星檔案”是不是法律意義的檔案？1.1.2.2檔案的類(lèi)別文書(shū)檔案科技檔案專(zhuān)門(mén)檔案

處理公務(wù)和私人事務(wù)而形成的檔案。包括黨政檔案、人物檔案及家庭檔案。記述反映基本建設(shè)及生產(chǎn)技術(shù)和自然科學(xué)研究活動(dòng)的技術(shù)文書(shū)材料。主要有：工程設(shè)計(jì)技術(shù)檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案、自然科研技術(shù)檔案，以及其他專(zhuān)門(mén)性技術(shù)檔案，如地質(zhì)、水文、氣象檔案等。

各單位在進(jìn)行專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)工作中形成的檔案，主要有人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、訴訟檔案、聲像檔案。1.1.3文書(shū)與檔案的區(qū)別

文書(shū)與檔案是密不可分的有機(jī)整體，文書(shū)是檔案的前身，檔案是文書(shū)的延續(xù)，兩者具有同一性，又各具特殊性。1、文書(shū)與檔案的聯(lián)系

1）兩者記錄和反映社會(huì)實(shí)踐的功用相同。

2）兩者在內(nèi)容和格式上完全一致。

3）兩者互為因果。2、文書(shū)與檔案的區(qū)別

1）兩者的性質(zhì)和形式不同。

2）兩者的目的和作用不同。

3）兩者存在和發(fā)揮效用的時(shí)間不同。華盛頓媒體報(bào)道，美國(guó)著名黑人民權(quán)運(yùn)動(dòng)領(lǐng)袖馬丁·路德·金生前的手稿、書(shū)信及私人藏書(shū)將進(jìn)行拍賣(mài)。報(bào)道說(shuō)，7000多件留有馬丁·路德·金墨跡的拍品，記錄了他1946年至1968年生命中最輝煌的時(shí)間，其中包括加了批注的著名演講《我有一個(gè)夢(mèng)想》的4頁(yè)馬丁·路德·金的底稿底稿，還有他1964年獲諾貝爾和平獎(jiǎng)時(shí)的演說(shuō)詞。此外，拍品還包括馬丁·路德·金的1000多冊(cè)私人藏書(shū)，以及約800張學(xué)生時(shí)代用來(lái)記事的卡片。有人估計(jì)，這些資料的價(jià)值達(dá)到3000多萬(wàn)美元。宣統(tǒng)元年(1909)清朝政府修繕內(nèi)閣大庫(kù)，將庫(kù)內(nèi)檔案移出，準(zhǔn)備焚毀。學(xué)部參事羅振玉見(jiàn)到，遂請(qǐng)張之洞奏準(zhǔn)罷焚，將檔案移歸學(xué)部暫管。北洋政府建立后，教育部接管這批檔案并交歷史博物館籌備處管理。1921年教育部與歷史博物館以經(jīng)費(fèi)困難為由，將大部分檔案裝了8000麻袋約15萬(wàn)斤，以銀洋4000元售給北京同懋增紙店作重造紙張的原料。1922年2月，羅振玉在市上見(jiàn)到紙店出售的部分檔案，以1200元買(mǎi)回，雇人進(jìn)行檢理，發(fā)現(xiàn)不少秘稿史冊(cè)，如滿(mǎn)、蒙文的遼、金、元事例，明代有關(guān)邊務(wù)戰(zhàn)事的題本稿，清初開(kāi)國(guó)要略、皇帝的硃諭批折及各國(guó)的題表等。羅遂擇其珍件加以匯刊編印《史料叢刊初編》10冊(cè)。

1924年羅將大部分檔案以1.6萬(wàn)元轉(zhuǎn)賣(mài)給另一清朝遺老李盛鐸。李盛鐸挑選了檔案中一些珍異史料，將其中的6萬(wàn)余件獻(xiàn)給了偽滿(mǎn)皇帝溥儀，其余部分以1.8萬(wàn)元轉(zhuǎn)賣(mài)給中央研究院歷史語(yǔ)言研究所。這時(shí)檔案只剩12萬(wàn)斤,而且十分雜亂，一部分已破爛不堪無(wú)法整理，完整者僅五分之一。歷史語(yǔ)言研究所經(jīng)整理?？保庉嫵霭媪恕妒妨蠀部泛汀睹髑迨妨稀范喾N。1936年該所將部分檔案攜至南京，后遷往臺(tái)灣。留在北京的部分檔案后由中國(guó)第一歷史檔案館接收。

八千麻袋事件1.2文書(shū)工作與檔案管理1.2.1文書(shū)工作1.2.1.1文書(shū)工作的含義文書(shū)工作是指圍繞文書(shū)的撰制、傳遞、處理和管理而展開(kāi)的一系列活動(dòng)的總稱(chēng)。廣義上講，它包括從文書(shū)形成直至辦理完畢，單位的領(lǐng)導(dǎo)、文書(shū)人員以及其他有關(guān)業(yè)務(wù)人員、秘書(shū)人員共同參與的一系列工作。狹義上講，文書(shū)工作專(zhuān)指文書(shū)人員所從事的技術(shù)性和事務(wù)性的工作。1.2.1.2文書(shū)工作的內(nèi)容和要求1）文書(shū)工作的內(nèi)容主要包括三大環(huán)節(jié)：2）文書(shū)工作要求