企業(yè)內控采購管理制度

PAGE第17頁共17頁采購管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范公司的物資采購業(yè)務，制定詢價、議價流程，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應，加強公司物資采購的監(jiān)督管理，特制定本制度。第二條本制度是公司物資采購管理行為的基本規(guī)范。第三條公司的采購部門或采購人員應當根據市場信息做到比質、比價采購，貨比三家，同等材料質優(yōu)、價廉、服務好者中標。第二章采購流程第四條請購的提出1、生管部物控員依物料需要狀況、庫存數(shù)量、請購前置期等要求，每月25日前開立下月的所需物料《請購單》，包括已有銷售合同訂單的生產用主材、輔材、工具、設備修理配件、勞動保護用品、各種日常耗材等；2、其它各部門所需的辦公物品及零星物資采購由綜合辦公室負責開立《請購單》；3、《請購單》應注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項，經權責主管審核，并依請購核準權限送呈相關人員批準；4、《請購單》一聯(lián)自存，二聯(lián)送交采購部，三聯(lián)交財務部；6、緊急請購時，請購部門應于《請購單》備注欄注明“緊急”字樣。第五條請購核準權限1、生產所需原材料單筆請購金額預估在人民幣10萬元以下者，由生產副總核準，超過此數(shù)額的，由總經理核準；2、車間需購買的機修配件、零件，價值在1000元以下的由車間主任填寫材料請購單報生管部，價值在1000-20000元的由車間主任上報生產副總簽字確認后報生管部，由生管部匯總后報采購部；價值在20000元以上的由工程部統(tǒng)計、生產副總確認后上報總經理簽字后方可送采購部。3、常用辦公用品及物業(yè)所需物品請購，由辦公室填報《請購單》，辦公室主任批準，空調、熱水器、高級家具及單件物品價格在500元以上的由總經理核準。第六條請購的撤消1、已開具《請購單》，并經核準后因各種原因需撤消請購時，由請購部門以書面方式呈原核準人，并轉送采購部，必要時應先口頭知會采購部。2、采購部門接獲通知后，立即停止采購。第七條采購方式根據本公司實際情況，公司物料采購采用以下三種方式：1、集中采購2、合約采購公司經常使用之物料（承、插口板、卷鋼板、預應力鋼絲、線材等），采購部應事先選擇供應商，確定供應價格及交易條件，辦理合約采購，依定時或定量之方式進行采購；3、一般采購除1、2以外之零星物料，采用隨需求而采購之方式。第八條詢價、議價1、采購部采購人員接獲核準后之《請購單》，除集中采購方式外，應選擇至少三家列入公司《合格供應商名錄》內的供應商作為詢價對象；2、確屬貨源緊張、獨家代理、專賣品等特殊狀況，不受前條所限；3、如向特約供應商采購時，應附其報價明細表，如特約供應商有兩家以上，則應向其同時索要報價明細表；5、供應商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或屬代用品時，采購人員應商請購部門確認；6、專業(yè)材料、用品或項目，采購部應會同使用部門共同詢價與議價；7、詢價后，如有必要，采購部應至少選擇兩家以上供應商進行交互議價；議價應注意品質、交期、服務兼顧。第九條議價原則遇以下狀況時，采購部應及時與供應商議價：1、市場價格下跌或有下跌趨勢時；2、采購頻率明顯增加時；3、本次采購數(shù)量大于前次時；4、本次報價偏高時；5、有同樣品質、服務之供應商提供更低價格時；6、其他有利于公司條件時第十條定價核準1、采購人員詢價、議價完成后，填寫《采購詢價、議價單》（對內使用），隨附各供應商回傳的《采購詢價單》（對外使用），必要時附上書面說明，呈采購部經理審核；采購部經理審核時，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由經理親自與供應商議價。2、單筆采購金額在1萬元以下的采購訂單，價格由采購部經理核準，確定供應商；超過1萬元的采購訂單，其價格提交總經理核準后確定供應商。3、采用集中采購方式采購的供應商確定，必須呈送總經理核準。第十一條訂購作業(yè)1、采購人員接獲經核準之供應商后，應以本公司出具《購銷合同》，或供貨商出具《購銷合同》形式向供應商訂購物料，并以傳真形式簽字確認。3、采購人員應控制物料訂購交期，及時向供應商跟催交貨進度。第十二條驗收與付款1、依相關檢驗與入庫規(guī)定進行驗收工作。2、依財務管理規(guī)定，辦理供應商付款工作。第三章采購物品之品質管理第十三條采購品質文件資料要求物料訂購前，本公司應提供下列文件資料，或在《購銷合同》、采購合約內予以明確規(guī)定：1、訂購物料之規(guī)格、圖紙、技術要求等。2、產品技術精度、等級要求。3、各種檢驗規(guī)范、標準或適用規(guī)格。4、所需之產品認證要求或工廠品質管理體系認證要求。第十四條合格供應商之選擇物料采購，除經總經理特準外，均需向合格供應商訂購。合格供應商一般要求符合下列條件：1、經本公司供應商調查，列入《合格供應商名錄》內的供應商。2、提供的樣品經本公司確認合格。3、類似物料以往采購之良好記錄。第十五條品質保證之協(xié)定物料采購，應由供應商承負品質保證之責任，并在訂購前明確，本公司要求供應商承諾下列品質保證：1、供應商品質管理體系需符合本公司指定之品質保證系統(tǒng)、如ISO9000等。2、供應商應保證產品制造過程的必要控制與檢測。3、供應商應隨貨送交其出貨品質檢驗合格之記錄。4、接受本公司必要之供應商調查。5、保證對提供的產品在使用或銷售中發(fā)生的因供應商責任導致之不良的責任承擔與賠付。第十六條進貨驗收之規(guī)定供應商提供之物料，必須經過本公司倉庫、品管、采購等部門人員之相關驗收工作，主要包括下列幾項：1、品質檢驗品管部依進料檢驗規(guī)定進行抽樣檢驗，以確定交貨品質是否符合品質要求。2、處理短損根據點收、檢驗結果，對發(fā)生短損的，予以更正數(shù)量，必要時向供應商索賠；3、退還不合格品第十七條品質糾紛處理有關采購物料發(fā)生規(guī)格不符、品質不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質糾紛處理。具體規(guī)定如下：1、處置依據以雙方事先約定之品質標準作為處置依據，并于《購銷合同》上詳細說明，其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據。2、采購物料退貨與索賠（1）擬退回之采購物料應由倉管員清點整理后，通知采購部。（2）采購部經辦人員通知供應商到指定地點領取退貨品。（3）現(xiàn)貨供應之退貨，要求供應商更換合格之物料。（4）訂制品之退貨，原則上要求供應商重做或修改至合格為止。（5）確屬無法修復或供應商技術能力不足時，可取消訂單，另覓供應商。（6）退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。3、其它索賠規(guī)定1、供應商原因造成之交貨延遲，以實際造成本公司之損失向供應商索賠。2、破損短少情形，由供應商補足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實際發(fā)生狀況索賠。3、因供應商原因導致物料在使用或銷售中發(fā)現(xiàn)不良，造成本公司之損失，依實際發(fā)生狀況索賠。4、其他原因導致本公司之損失，依實際損失向供應商索賠。第四章采購交期管理第十八條采購交期管理是采購的重點之一，確保交期的目的，是必要的時間，提供生產所必需的物料，以保障生產并達成合理生產成本之目標。第十九條依供應商評鑒辦法進行考核，將交期的考核列為重要項目之一，以督促供應商提高交期達成率。第五章付款方式第二十一條付款方式1、由采購部根據《請購單》、《采購詢價、議價單》、采購合同、進料驗收單、《入庫單》，向財務部請款。2、財務部依合同規(guī)定之給付方式，與廠商結款，特殊情況需經總經理批準。第六章采購人員工作職責第二十二條對短缺物資，采購員要征求使用單位意見，在使用單位同意后方能采購使用方愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn)后果由采購員負直接責任。第二十三條采購人員必須按采購作業(yè)規(guī)范運作，對不按計劃要求及質量要求采購，造成的超儲積壓，損失均由采購人員承擔經濟責任。第二十四條對采購員未能及時完成采購任務時，應及早報告部門主管說明原因，提出相應意見方案，采購部應及時與請購部門溝通，擬定補救辦法和處理對策，特別重大事項，應匯報總經理。第二十五條物資采購人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司采購成本的最低化、采購質量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。第二十六條采購人員必須遵守公司規(guī)章制度，按照規(guī)定的程序和標準采購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。第二十八條采購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延采購及相關工作。第二十九條為掌握瞬息萬變的市場經濟商品信息，如價格行情等，采購人員必須經常自覺學習業(yè)務知識，提高業(yè)務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。1、采購物資在投用前需廠家進行現(xiàn)場指導的，由采購部負責聯(lián)系。2、對于在使用過程中（保質期內、正常使用條件下）出現(xiàn)的質量問題，由采購部在規(guī)定時間內協(xié)調解決。第七章附則第三十一條本制度由綜合辦公室負責解釋。第三十二條本制度自總經理辦公會議通過之日起實施。附件一：請購單NO：請購單請購部門：20年月日項次物料名稱型號規(guī)格單位數(shù)量需求日期備注12345678審批：主管：填單人：注：一聯(lián)自存，二聯(lián)送交采購部，三聯(lián)交財務部附件二：《采購詢價、議價單》（對內使用）采購詢價、議價單20年月日申請單位申請日期需用日期編號品名規(guī)格申請數(shù)量前次采購單價前次采購廠商廠商廠牌電話訂價報價議報付款方式擬辦總經理：主管：填單：注：一聯(lián)由采購部存檔、二聯(lián)轉財務附件三、《采購詢價單》（對外使用）采購詢價單采購部填寫供應商填寫項次物料名稱型號規(guī)格單位數(shù)量需求日期供貨時間供貨數(shù)量價格報價有效期付款方式2□先打款，后發(fā)貨；□收到第一個訂單貨物后，在第二個訂單發(fā)貨前先付清上一個訂單貨款；□收貨后15天付款；□收貨后30天付款；□接受承兌匯票。注：請選項打√3456下面由供應商填寫：名稱：地址：郵編：開戶銀行：銀行帳號：報價時間：20年月日附件四：購銷合同購銷合同供方：合同編號：簽訂地點：金華市需方：簽訂時間：20年月日商品名稱、商標、型號、廠家、數(shù)量、金額：商品名稱牌號型號規(guī)格生產廠家單位數(shù)量單價(含稅)金額合計合計人民幣（大寫）質量要求、技術標準、供方對質量負責的條件和期限：交提貨地點、時間及方式：運輸方式及到達站港和費用負擔：合理損耗及計算方法：包裝標準、包裝物的供應與回收：驗收標準、方法及提出異議期限：結算方式及期限：如需提供擔保、另立合同擔保書、作為本合同附件。違約責任：解決合同糾紛的方式：其它約定事項：供方單位名稱（章）：單位地址：法定代表人：委托代理人：開戶銀行：銀行帳號：電話：傳真：需方單位名稱（章）：單位地址：總經理：經辦人：開戶銀行：銀行帳號：電話：傳真：本合同有效期限：附件五：索賠通知書損失索賠通知書NO：公司：本公司于年月日向貴公司采購之下列貨品：，因貴公司產品□品質不良□交期延遲，造成本公司蒙受元的損失，茲檢附：□損失計算表份；□品質檢驗報告份；□本公司客戶索賠函復印本份，連同原采購合約復印本共份，望貴公司給予諒察賠償，其賠償金額，敬請貴公司同意?！跤善渌浛钪锌鄢跻袁F(xiàn)金支付順頌