235-華為國(guó)際機(jī)票采購(gòu)和核銷管理規(guī)定smdy

國(guó)際機(jī)票采購(gòu)和核銷管理規(guī)定公司各部門：隨著公司海外市場(chǎng)的不斷拓展，出國(guó)人員日益增多，為規(guī)范公司各部門國(guó)際機(jī)票采購(gòu)和核銷行為，特制定本規(guī)定。1、公司所有員工因公出境，國(guó)際機(jī)票統(tǒng)一由旅游部負(fù)責(zé)訂購(gòu)。2、為便于相關(guān)業(yè)務(wù)部門在工作安排上有充裕的時(shí)間準(zhǔn)備，訂票部門需提前一周預(yù)訂機(jī)票。3、各部門訂購(gòu)國(guó)際機(jī)票需由部門權(quán)簽人簽字：航線選擇由旅游部提出最佳經(jīng)濟(jì)路線的建議。當(dāng)然不能過(guò)份考慮經(jīng)濟(jì)，而選擇非常不好的時(shí)間段，以及不好的航空公司。頭等艙、商務(wù)艙的選擇按公司標(biāo)準(zhǔn)（見華為司發(fā)1997（99）號(hào)文件的有關(guān)規(guī)定）執(zhí)行，需直接主管或上級(jí)主管簽字。4、由旅游部訂購(gòu)的國(guó)際機(jī)票，機(jī)票款由旅游部統(tǒng)一支付，機(jī)票費(fèi)用記相關(guān)員工個(gè)人備用金。5、員工出差回國(guó)后一周內(nèi)，按《財(cái)務(wù)部費(fèi)用核銷流程》規(guī)定，憑國(guó)際機(jī)票收據(jù)、訂票單位開具的發(fā)票原件以及其他憑據(jù)辦理核銷手續(xù)。6、國(guó)際機(jī)票供應(yīng)商需經(jīng)行政服務(wù)專家團(tuán)認(rèn)證后方可選用。7、本規(guī)定自簽發(fā)之日起執(zhí)行。附件1：國(guó)際機(jī)票訂購(gòu)操作流程附件2：國(guó)際機(jī)票付款及核銷操作流程一九九九年七月十九日附件1：國(guó)際機(jī)票訂購(gòu)操作流程一、工作流程：

二、操作指引：01填寫“國(guó)際機(jī)票預(yù)訂申請(qǐng)單” 訂票人所有要素必須填齊，若選訂頭等或商務(wù)艙，必須要一級(jí)部門總裁簽字認(rèn)可，否則按經(jīng)濟(jì)艙位預(yù)訂。02填制“華為公司國(guó)際機(jī)票預(yù)訂單” 旅游部接到預(yù)訂申請(qǐng)后，旅游部按申請(qǐng)人要求填寫預(yù)訂單。03詢價(jià) 旅游部將已填制好的預(yù)訂單分別向各合作單位詢價(jià)，至少詢價(jià)2個(gè)單位（注：各合作單位均經(jīng)過(guò)采購(gòu)總部認(rèn)證）。04反饋“華為公司國(guó)際機(jī)票預(yù)訂單“給訂購(gòu)人 旅游部旅游部將匯總后的各合作單位的機(jī)票信息，即“深圳華為公司國(guó)際機(jī)票預(yù)訂單”及時(shí)反饋給訂票人。05確認(rèn)國(guó)際機(jī)票訂購(gòu)方案 訂購(gòu)人及其部門權(quán)簽人訂票人在各種方案中選擇出最合適的方案，并經(jīng)部門權(quán)簽人簽字批準(zhǔn)后，交旅游部訂購(gòu)機(jī)票。06訂機(jī)票 旅游部經(jīng)旅游部經(jīng)辦人簽字確認(rèn)訂票后，向訂票單位發(fā)出“深圳華為公司國(guó)際機(jī)票預(yù)訂單”，訂票單位訂好票后，與旅游部書面確認(rèn)。07取票 訂購(gòu)人訂購(gòu)人需提前至少3天通知旅游部出票，訂票單位將機(jī)票送至旅游部，旅游部及時(shí)通知訂購(gòu)人取票。取票人需簽字確認(rèn)所領(lǐng)取機(jī)票張（套）數(shù)，并確認(rèn)票款記入相關(guān)員工個(gè)人備用金。取票人取走機(jī)票的同時(shí)，將“華為公司機(jī)票退款授權(quán)書”及發(fā)票原件一并取走，做退票及報(bào)銷時(shí)，核銷個(gè)人備用金使用。若出票時(shí)間距出發(fā)時(shí)間很短，訂票單位將機(jī)票速遞至我司，速遞費(fèi)由訂購(gòu)人承擔(dān)（有票據(jù)）。表格與記錄： 01a 國(guó)際機(jī)票預(yù)訂申請(qǐng)單 03a 華為公司國(guó)際機(jī)票預(yù)訂單 07a 華為公司機(jī)票退款授權(quán)書1說(shuō)明：公司員工因公出境，由旅游部統(tǒng)一訂購(gòu)機(jī)票，并辦理付款手續(xù)。票款記入員工個(gè)人備用金，需由員工自行辦理備用金核銷手續(xù)

國(guó)際機(jī)票預(yù)訂申請(qǐng)單訂單編號(hào)：一、個(gè)人資料（中英文名要與護(hù)照一致）部門名稱部門編碼工號(hào)中文名英文名性別聯(lián)系電話部門名稱部門編碼工號(hào)中文名英文名性別聯(lián)系電話二、機(jī)票要求（請(qǐng)訂票人自行確認(rèn)簽證允許出境的口岸，即能否從所填寫的出發(fā)地出境）出發(fā)日期出發(fā)地到達(dá)地艙位標(biāo)準(zhǔn)機(jī)票類型部門權(quán)簽人意見頭等:商務(wù):經(jīng)濟(jì):COMFIRM:OPEN期:（選訂頭等艙、商務(wù)艙需部門權(quán)簽人簽署意見）備注：OPEN期指可以選擇OPEN3個(gè)月或半年或一年頭等:商務(wù):經(jīng)濟(jì):COMFIRM:OPEN期:頭等:商務(wù):經(jīng)濟(jì):COMFIRM:OPEN期:頭等:商務(wù):經(jīng)濟(jì):COMFIRM:OPEN期:頭等:商務(wù):經(jīng)濟(jì):COMFIRM:OPEN期:頭等:商務(wù):經(jīng)濟(jì):COMFIRM:OPEN期:頭等:商務(wù):經(jīng)濟(jì):COMFIRM:OPEN期:經(jīng)辦人：預(yù)訂日期：部門主管：聯(lián)系方式：地址—深圳市科技園科發(fā)路華為用服大廈旅游部1422室郵編—518057電話1393024021傳真系人—?jiǎng)詣ι钲谌A為公司國(guó)際機(jī)票預(yù)訂單訂單編號(hào)：一、訂票要求（訂票單位填寫）：人數(shù)：中英文姓名/性別姓名/性別姓名/性別姓名/性別姓名/性別日期出發(fā)地到達(dá)地艙位標(biāo)準(zhǔn)機(jī)票類型 日期出發(fā)地到達(dá)地艙位標(biāo)準(zhǔn)機(jī)票類型二、機(jī)票情況（旅行社填寫）：旅行社名稱——（請(qǐng)將有機(jī)位的所有航班都列出來(lái)，以方便客人選擇，并請(qǐng)盡快回復(fù)，謝謝！）行程編號(hào)航空公司日期出發(fā)地到達(dá)地出發(fā)時(shí)間到達(dá)時(shí)間機(jī)型航班號(hào)票價(jià)（每位）訂票人選擇行程/說(shuō)明原因/簽名訂票人：部門權(quán)簽人：取票人:(可代取)注：簽名確認(rèn)后票款將記入相關(guān)員工個(gè)備用金，由員工自行辦理核銷手續(xù)。備注：訂票確認(rèn)旅行社負(fù)責(zé)人：訂票確認(rèn)旅游部經(jīng)辦人：（樣件）機(jī)票退款授權(quán)書香港國(guó)旅航空服務(wù)有限公司：由我公司付款訂購(gòu)的機(jī)票：旅客姓名：華慶亞（HUAQINGYAYJA）、劉立高（LIULIGAO行程：香港——漢城——香付款金額：7,240.00(柒仟貳佰肆拾元正)因其它原因，需辦理退票手續(xù)?，F(xiàn)將退票款及退票費(fèi)發(fā)票收領(lǐng)人授權(quán)給香港華為公司員工梁志薇小姐，請(qǐng)協(xié)助辦理退票手續(xù)為盼！受款人聯(lián)系方式：姓名——梁志地址——香港灣他港灣道23號(hào)鷹君中心1305-6室電話——（00852）25881899手機(jī)90344335旅行社聯(lián)系方式：姓名——葉碧華經(jīng)理地址——香港九龍尖沙咀科學(xué)館道14號(hào)新文華中心A座13樓電話——（00852）2732586827325888(FAX)27212910祝祺！單位：深圳市華為技術(shù)有限公司旅游部授權(quán)人：授權(quán)時(shí)間：1附件2：國(guó)際機(jī)票付款及核銷操作流程一、工作流程二、操作指引01準(zhǔn)備付款憑據(jù) 旅游部付款憑據(jù)包括：借款申請(qǐng)表、國(guó)際機(jī)票付款通知單、國(guó)際機(jī)票預(yù)訂單、訂票單位開據(jù)的發(fā)票（復(fù)印件），并經(jīng)旅游部主管審核。02審批 市場(chǎng)管理部主管經(jīng)市場(chǎng)管理部主管審批的“借款申請(qǐng)表”、“國(guó)際機(jī)票付款通知單”，方可交公司會(huì)計(jì)部。03付款并記員工個(gè)人備用金 公司會(huì)計(jì)部公司會(huì)計(jì)部對(duì)審批合格的款項(xiàng)向訂票單位付款，并記相關(guān)員工個(gè)人備用金。04核銷 購(gòu)票人員工按照“財(cái)務(wù)部費(fèi)用核銷流程”，辦理個(gè)人備用金核銷手續(xù)。在核銷國(guó)際機(jī)票時(shí)，除按核銷流程要求的憑據(jù)外，還需附以下憑據(jù)：訂票單位開據(jù)的發(fā)票（原件）、機(jī)票收據(jù)（PASSENGERRECEIPT）。表格與記錄01a 借款申請(qǐng)表01b 國(guó)際機(jī)票付款通知單01c 國(guó)際機(jī)票預(yù)訂單01d 訂票單位開據(jù)的發(fā)票（復(fù)印件）參考文件04a 財(cái)務(wù)部費(fèi)用核銷流程 F&E/OP1502國(guó)際機(jī)票付款通知單財(cái)務(wù)部：請(qǐng)于年月日之前付給幣種：小寫：元大寫：收款單位：開戶銀行：銀行賬號(hào)：備注：年月日至年月日國(guó)際機(jī)票訂購(gòu)明細(xì)表部門名稱部門編碼訂單編號(hào)審批人姓名工號(hào)幣種金額合計(jì)：(大寫)