供應商管理手冊

第第#頁共45頁二、重要說明（略）流程14付款管理流程一、流程圖（略）二、重要說明供應商信息維護⑴新進供應商需要提供公司《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》和《稅務登記證》復印件加蓋公司公章（紅色）、公司收款銀行和帳號加蓋公司公章（紅色）原件各兩份，分別給我司供應商管理員和出納各一份。⑵供應商管理員將供應商名稱、編碼、地點、類型、發(fā)票限額、付款條件、付款方式、銀行帳號、失效日期等相關信息維護到ERP系統(tǒng)。⑶供應商資料變更，供應商需要將變更前和變更后的資料都書寫成文件，并加蓋變更前和變更后的兩個公章（紅色），以原件形式提供給組織供應商管理和出納更新信息維護。往來對帳3.1核對送貨數(shù)量⑴供應商通過SCM里功能“接收/退貨明細查詢”隨時可以獲取所需數(shù)據(jù)隨時核對，如果核對供應商送貨數(shù)量與組織接收數(shù)量一致，不需繼續(xù)其他操作；如果核對供應商送貨數(shù)量與組織接收數(shù)量不一致，需供應商將差異明細列入表格通過SCM郵件發(fā)給組織倉管員核實直至核查清楚差異原因。⑵查詢路徑：SCM登陸一應付管理一接收/退貨明細查詢一篩選條件。3.2核對已開票未收款金額⑴SCM系統(tǒng)設置供應商每個月核對一次，否則系統(tǒng)禁止開票。⑵SCM對帳單里只錄入已關閉會計期里開具的發(fā)票和收款的金額明細，正常情況下會計期每月4號前關閉，所以每月5號至月底供應商都可以核對上月已開票未收款金額余額。⑶新進供應商第一次開票前需錄入一份金額為0的對帳單，雙方確認后才可開票。⑷核對路徑：SCM登陸一應付管理一供應商對帳錄入（增加、保存、提交）一組織方確認對帳單一供應商確認對帳單一供應商打印確認函并加蓋公章或者財務專用章傳真至組織。供應商開具增值稅發(fā)票4.1發(fā)票開具⑴所有供應商必須通過SCM采購平臺開具電子虛擬發(fā)票，再根據(jù)電子虛擬發(fā)票開具真實的增值稅發(fā)票。發(fā)票金額與電子虛擬發(fā)票金額一致。⑵SCM系統(tǒng)設置所有供應商在本月2-25號可將上個月的送貨開具發(fā)票（開票前提為送貨物料在ERP里面已維護合同價格）。⑶SCM系統(tǒng)要求供應商及時開票，如有主觀拖延，系統(tǒng)會自動扣取可開票而未開票金額的2%作為處罰，具體扣款程序為：取（物料接收日期,物料合同價創(chuàng)建日期）最大的日期，減去當前日期的上個月的第一天，如果小于零，則按2%扣款。4.2發(fā)票遞交要求⑴發(fā)票必須配上對應的送貨明細，即電子虛擬發(fā)票對應的預覽項，用A5紙打印預覽內容（一聯(lián)即可），并加蓋公司財務章或者倉庫專用章附在發(fā)票后面作為附件。A5紙與發(fā)票大小一致，如果用A4紙打印需將A4紙裁至發(fā)票大小。⑵發(fā)票信息無誤、票面清潔。⑶在SCM系統(tǒng)發(fā)票號必須輸入完成正確并保存為“正式發(fā)票”狀態(tài)。⑷組織財務收票時間截止當月25號，逢周六日不收票。⑹不符合以上要求，組織拒收發(fā)票。供應商扣款⑴組織內各部門對供應商的所有扣款統(tǒng)一歸口應付會計執(zhí)行，即扣款部門將扣款事項發(fā)布給應付會計執(zhí)行。應付會計每月1號將上個月的扣款明細匯總導出系統(tǒng)并給各扣款發(fā)布部門和發(fā)布人核對，如發(fā)現(xiàn)漏扣、錯扣等現(xiàn)象扣款發(fā)布人應立即提醒應付會計糾正。⑵扣款包括篩選物料工時費、質量問題處罰、讓步接收折價、包裝少數(shù)處罰。⑶市場投訴質量風險責任鑒定扣款、裝卸費、貼現(xiàn)利息、回收人工費、紙箱租賃費、外協(xié)材料盤點扣款、人力資源對違規(guī)違紀的供應商通報處罰等。⑷應付會計收到扣款信息，直接增加至SCM平臺的扣款信息里。在供應商開票時，SCM系統(tǒng)會將扣款信息自動添加至發(fā)票明細中，在發(fā)票的不含稅金額中沖減（應付會計執(zhí)行扣款不開具扣款收據(jù)）。⑸供應商可在SCM扣款信息查詢里面隨時查詢扣款記錄，如對扣款有疑義，須盡快主動找扣款信息發(fā)布部門和人員了解并落實。由于對扣款事項未決而導致延期開票產(chǎn)生2%扣款處罰，由供應商自行承擔。貨款支付⑴材料類、贈品類合格供應商的貨款由應付會計根據(jù)業(yè)務合同約定的付款期限統(tǒng)一在每月3號編制付款計劃，由資金管理員按付款計劃執(zhí)行付款，付款計劃每月5號發(fā)布給供應鏈采購人員。⑵材料類、贈品類臨時、備選供應商即在ERP系統(tǒng)維護了失效日期的供應商，在失效日期前可按合格供應商的方式按月編制付款計劃，在失效日期后則不能安排貨款。⑶由于未及時遞交發(fā)票、供應商編碼失效、供應商類型、付款期限維護不準確等原因導致付款計劃無安排或者少安排，如需追加貨款，供應商需遞交請款函加蓋公司公章遞交給組織內供應鏈部門審核，由相關采購員填寫付款申請單，并將請款函及付款申請單一起遞交應付會計，走計劃外付款審批流程。⑷預付貨款：采購員申請給供應商預先支付貨款，需要提交相關憑據(jù)，經(jīng)相關部門審批交資金管理員付款。預付款必須在3個月內核銷，如果3個月內不能核銷，相應業(yè)務經(jīng)辦人必須在超期一個星期內給財務出具清理時間和方案，經(jīng)過相關領導同意后按方案執(zhí)行。如果預付款超期3個月沒有清理報告，對相關業(yè)務經(jīng)辦人進行負激勵，按預付款金額的資金占用利息扣罰并通報。合同價格檢查⑴價格維護人員根據(jù)價格合同原件維護價格并檢查是否錄入無誤。⑵價格維護人員每天早上將前一天錄入的價格合同交一份給應付會計，應付會計對前一天維護的合同價格進行第二遍檢查。⑶價格調整：如果某物料屬于更改合同價，價格維護人員應登記價格變更臺帳，并將信息發(fā)給應付會計檢查是否涉及價差補退事宜，價格維護人員應跟蹤價差處理直至供應商蓋章確認價差表給到應付會計扣（補）款。合同價格調整產(chǎn)生的價差臺帳供應商編碼供應商名稱物料編碼原價格原價格有效期調整價格調整價格有效期調整日期采購員價差價差金額8.業(yè)務終止清算⑴采購員在獲得供應商停止業(yè)務往來信息一個月內以書面形式通知財務應付會計凍結所有往來，并要求供應商主動聯(lián)系組織內財務人員對帳。根據(jù)體系文件《組織與供應商業(yè)務終止清算管理規(guī)程》由供應商對應的組織采購人員提交《組織與供應商業(yè)務終止清算確認書》，并跟蹤相關部門確認。應付會計憑據(jù)《確認書》和《對帳確認函》填寫付款申請單申請一次性支付貨款余額。⑵采購填寫《業(yè)務終止確認書》后在PIMS流程里走電子流程即可，《業(yè)務終止確認書》適合于組織與各關聯(lián)單位及項目組使用。⑶走完供應商業(yè)務終止清算流程的供應商被清款后，如果再有發(fā)生不利款項（扣款、退貨、料廢等）的糾紛，由采購人員全權督促向供應商在一個月內索賠不利款。超過一個月未完成需提交清理報告，追究相關流程中不利款產(chǎn)生的節(jié)點部門責任，將不利款均攤為責任部門的費用。9.異常應付帳款和應計負債清理⑴超期應付款檢查：供應商應主動檢查自己應收組織帳款的帳齡，并分析超過6個月以上的應收款逾期未收的原因。同時為保證雙方往來余額的準確度，供應商應主動與組織進行對帳。⑵超期應付款處理：a.如果是存在業(yè)務糾紛導致逾期應付款未支付，供應商應積極與我司相關業(yè)務部門協(xié)商盡快解決業(yè)務糾紛后清理長期應付款b.如果是停止供貨遺留的尾款，需要供應商向組織相關業(yè)務人員申請停止往來清款，同時與組織內財務部門核對最后一次帳務，由相關業(yè)務人員內部申請業(yè)務終止清算，清算后余額一次性支付完畢⑶超期應計負債檢查：組織應付會計每月檢查應計負債帳齡，分析超期6個月的送貨未開票的原因。⑷超期應計負債處理：如果是未訂價導致不能開票，供應商應積極主動找組織內訂價人員完成訂價。組織內財務部門成本管理室每月檢查未訂價物料明細，并考核通報相關業(yè)務人員。如果是已訂價未開票：組織內會計將應計負債情況通報給采購中心，由采購中心相關采購跟進各自負責的供應商結算進度，同時應付會計將應計負債清理名單發(fā)給所有供應商。供應商由于業(yè)務糾紛原因延緩開票，組織可暫停貨款支付，督促供應商積極處理業(yè)務糾紛。⑸負數(shù)應付帳款和應計負債:應付會計每個月檢查應付帳款和應計負債情況，紅字帳務當月告之采購并督促盡快解決，逾期一個月沒有解決需要采購出具原因說明和處理方案。第三部分供應商管理制度制度1組織工作人員與供方業(yè)務往來的行為準則1、應嚴格自律，以組織利益為重，本著“公正、公平、真誠、尊重、互動”的原則，與供方開展正常的業(yè)務交往活動；2、積極為供方排憂解難，主動、耐心地幫助、指導供方，禁止故意刁難供方；3、洽談業(yè)務時必須緊緊圍繞主題展開，言簡意賅，非多項商務交流時間一般不要超過30分鐘；4、與供方人員交談時必須言語和氣，使用文明用語，不得當面指責、辱罵供方人員，不得與供方人員爭吵、對罵等；5、嚴禁在任何與組織發(fā)生業(yè)務往來的供方兼職；6、嚴禁向供方索取錢財、物品或任何慈善捐助及政治捐助；7、禁止接受供方贈送的貴重物品、禮金等；8、可參與有關促進供需雙方溝通交流的娛樂活動，但僅限于運動和文化性的活動。禁止參加由供方提供的各種高消費宴請和娛樂活動。制度2供方基本行為規(guī)范1、供方業(yè)務人員進入組織區(qū)域必須佩戴“供應商入廠卡”或需方本部的證卡；2、供方派駐現(xiàn)場的操作人員必須穿制服，佩戴“供應商入廠卡”或供方本部的廠卡；3、物品進出廠區(qū)應做好相關登記，人員、車輛進出廠門應自覺接受組織安檢人員安全檢查；4、供方來訪進行業(yè)務活動時需與受訪人預約，在洽談室等待會晤。供方人員必須經(jīng)我方人員同意，方可進入辦公區(qū)域；5、未經(jīng)允許，不得進入生產(chǎn)現(xiàn)場參觀、拍照；6、不得在廠區(qū)內吸煙；7、進入辦公區(qū)域，不得大聲喧嘩；8、車輛進廠必須遵守組織內頒布發(fā)行的交通管理條例，廠內車輛停放，必須停放在指定位置。9、對于組織內組織相關的活動，供應商不可以以出資或以購票的形式進行捐助。制度3供方投訴管理組織應充分注重保持與供方良好的合作關系，若供方在合作過程中有異議或需投訴的地方，可向供應商管理部或組織審計提出，由供應商管理或審計進行事實調查和處理。一、供方可向組織投訴的內容有證據(jù)證實我方相關部門或人員沒有按照相關制度、規(guī)定、合約操作；認為我方與產(chǎn)品相關的制度、規(guī)定或操作不合理；認為對供方或其產(chǎn)品的評價結果不正確；認為對供方供貨比例安排不合理；認為雙方技術、檢驗要求不明確、不統(tǒng)一；認為我方工作人員有涉及受賄、欺詐、誹謗、威脅等行為；7.其他情況。二、投訴處理流程1.供方在供貨過程出現(xiàn)問題時，應盡量與相關部門溝通，溝通無效時可向組織內供應商管理部門或審計部門提出投訴；投訴應以書面的形式，詳細說明投訴內容，并提供相關證據(jù)，不可捏造事實；供應商管理部門或審計部門接到投訴后進行調查處理，并于7個工作日內將處理意見以書面形式反饋給供方；若供方因投訴被打擊報復時，可直接向組織最高管理者進行投訴；第四部分供應商管理相關部門職責規(guī)范部門管理職責

供應鏈管理部負責供應商管理政策（質量管理政策除外）制定及實施跟進，整體滿足物料采購成本、質量、交貨期的要求；負責供應鏈規(guī)劃、布局及供應商日常事務管理；負責新供方的開發(fā)和引進工作，包括確定新增物料供應商。負責提供新供方的資料并初步審核，對供方資質及資料準確性負主要責任。參與現(xiàn)場評審；負責采購成本的控制，包括原材料價格信息的收集、物料成本構成分析、物料招標實施、物料價格談判；負責供應商年度、季度、月度產(chǎn)能檢討；負責跟進物流中心提出預警的不能正?；刎浀奈锪希_保其按時回貨；負責監(jiān)控供應商對庫存信息的及時維護，確保供應商按訂單生產(chǎn)；負責進口物料采購管理及大宗材料主