公司組織會議指導(dǎo)手冊及相關(guān)表格

PAGEPAGE10玉?？萍冀M織會議指導(dǎo)手冊第一會前準備一、建立聯(lián)系收到會議公函之后，第一時間與對方聯(lián)系人取得聯(lián)系，與對方交換手機號、郵件、傳真、微信等聯(lián)系方式。二、會議確認與參會方聯(lián)系確認會議內(nèi)容與會序（附件1）、參會人員（附件2）、參會要求及相關(guān)行程，根據(jù)信息制作日程表（附件3）。三、明確人員分工成立專項工作組，明確人員分工，制作任務(wù)清單，分解任務(wù)到個人，建立專項工作聯(lián)系群。四、做好會議預(yù)算確定會議經(jīng)費來源并編報會議經(jīng)費預(yù)算，若預(yù)算超過10萬元，需填寫《XX單位會議費預(yù)算審批表》，呈報會議經(jīng)費來源的主管校領(lǐng)導(dǎo)審批。五、預(yù)定賓館若為外地來訪單位，需與對方聯(lián)系人確認到達時間、交通方式、返程時間及接送機（站）安排；確認住宿報銷標準，協(xié)助其預(yù)定賓館；確定房間類型及數(shù)量，詢問賓館是否包括早餐。六、發(fā)布會議通知撰寫并發(fā)布會議通知（附件5），需精確發(fā)送到每個參會人員并確認對方收到，通知中要注意提醒參會人員著裝要求。若邀請媒體參會報導(dǎo)，需填寫《XX媒體邀請表格》，并聯(lián)系黨委宣傳部審批，聯(lián)系電話：TDCQ。七、匯總參會信息將反饋的參會信息整理成參會通訊錄，確定與會人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、民族、聯(lián)系方式，按規(guī)則做好先后排序，制作會議座位圖與會議手冊（附件7）。八、整理會議資料九、材料印刷若會議需要大量材料印刷，需將材料打包發(fā)送至印刷單位，確定價格、紙張樣式以及送貨時間。十、車輛來訪預(yù)約對自行來校參會的人員或單位，應(yīng)與對方確認交通信息，提前一個工作日在保衛(wèi)處車輛管理系統(tǒng)平臺上進行“車輛來訪預(yù)約申請”，聯(lián)系電話：XXXXXX。十一、接待用餐辦會單位需嚴格按照學(xué)校會議管理相關(guān)辦法，提前與對方確認民族習(xí)慣等特殊飲食要求，根據(jù)參會人數(shù)合理制定用餐方案。十二、做好溫馨提示提前查看天氣情況，并適時提醒參會人員；及時關(guān)注航班以及火車的運行情況，如有延誤、晚點或取消等情況，提前告知相關(guān)接站人員。十三、會場布置至少在會議前一天做好會場布置工作：網(wǎng)絡(luò)、投影、話筒、音響等會議設(shè)備，另十四、桌牌擺放桌牌的擺放遵循“左為上，右為下”的原則，當領(lǐng)導(dǎo)同志為奇數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置，其他依次排列；當領(lǐng)導(dǎo)同志為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置，其他依次排列。（指定位置）擺放一排桌牌，原則同上；5312453124主席臺主席臺會場會場雙方級別對等客5客3客1客2客4客5客3客1客2客4會議桌會議桌主4 主2 主1 主3 主5主4主2主1主3主5門門雙方級別不對等高3高1高2高4高3高1高2高4會議桌會議桌低4 低2 低1 低3低4低2低1低3門門十五、會議合影根據(jù)參會人數(shù)及會議類型提前確定合影形式，與攝影師確定費用、到達時間以及搭建合影架的地點。十六、車輛停放聯(lián)系保衛(wèi)處協(xié)調(diào)車輛的進出及停放，提前清理長期占用會場附近停車位的車輛，聯(lián)系電話：XXXXXXXXX23。十七、會議記錄與新聞撰寫安排專人做好會議記錄、錄音和會場的影像采集工作，要求圖像表情自然、像素清晰、可用性強；若為校級會議，可根據(jù)會議主題提前聯(lián)系學(xué)校宣傳部（聯(lián)系電話：XXXXXx），告知會議時間地點并確認跟會人員。十八、紀念品贈送若外事活動有互贈紀念品環(huán)節(jié)，需提前確定贈送紀念品的樣式與數(shù)量。十九、確認檢查一切準備就緒后，可邀請主要領(lǐng)導(dǎo)對會場布置情況進行檢查；在時間允許的情況下，可邀請客方一同檢查會議安排情況。第二章會場服務(wù)一、提前確認設(shè)備正常運行會議前至少提前2小時到達會場，檢查多媒體設(shè)備、無線網(wǎng)絡(luò)、話筒（無線話筒）、音頻線、視頻線、筆記本電腦連接情況等、完整播放會議使用的PPT、音頻及視頻。二、迎接客人視會議規(guī)模與具體情況，安排本單位領(lǐng)導(dǎo)迎候客人。三、會議簽到安排專人在會場入口處負責(zé)會議簽到，提前準備好簽到表與簽字筆；若為參會人數(shù)較多，可選擇適當間距設(shè)置多個簽到臺，由工作人員進行引導(dǎo)，以免簽到時擁擠。簽到后同時發(fā)放會議材料。四、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安排專人或?qū)I(yè)技術(shù)人員負責(zé)現(xiàn)場網(wǎng)絡(luò)運行維護，保障網(wǎng)絡(luò)暢通，可聯(lián)系學(xué)校網(wǎng)絡(luò)與信息中心，聯(lián)系電話：XXXXXXX。五、茶水服務(wù)安排專人關(guān)注會場嘉賓的飲水情況，及時補充，一般情況下，每20~30分鐘添加一次。六、其他服務(wù)可多準備一臺照相機抓拍會場情況；若為大型會場，可安排專人傳遞無線話筒，方便臺下參會人員發(fā)言；若有合影環(huán)節(jié)，需有工作人員組織全體參會人員盡快到指定地點參加合影，確保沒有遺漏；若有匯報或演講環(huán)節(jié)，需安排專人負責(zé)PPT的播放工作，匯報或演講結(jié)束后迅速切換回會議歡迎頁面。第三章會議結(jié)束安排專人對接參會人員的返程工作。一般情況下，太平國際機場、XX北站需提前2小時從學(xué)校出發(fā)；XX東站需提前1.5小時從學(xué)校出發(fā)；XX站、XX西站需提前1小時從學(xué)校出發(fā)。第四章會后整理與總結(jié)一、會場整理會后需回收整理并清空會場資料，如資料中有個人信息需集中銷毀。檢查會場是否有物品遺漏，并及時尋找失主。二、撰寫會議紀要會議結(jié)束后需及時撰寫會議紀要或決議，可安排專人負責(zé)跟蹤落實。三、新聞宣傳報導(dǎo)會議結(jié)束后需及時完成新聞稿件，必要時可提前形成新聞通稿。四、費用報銷對會議期間發(fā)生的費用在會議結(jié)束后及時結(jié)賬報銷。五、復(fù)盤總結(jié)如遇重要會議可在會后召開復(fù)盤工作會，對工作中出現(xiàn)的問題進行梳理總結(jié)。六、資料整理與歸檔將會議有關(guān)的所有紙質(zhì)版與電子版材料進行整理存檔，紙質(zhì)版材料裝訂成冊。附件1：會序模板XX單位XXX會 序時 間：2020年X月X日（星期X）9:00地 點：行政樓XXX會議室主持人：XXX XX單位XXX參加人：校領(lǐng)導(dǎo)、黨委常委、校長助理，院士，各機關(guān)部處、直屬單位正職領(lǐng)導(dǎo)，各學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子成員，教師代表等會議議程：XXX；XXX發(fā)言；XXXXXX報告；雙方領(lǐng)導(dǎo)講話；會議合影；會議結(jié)束。附件2：參會人員名單模板XX（單位）人員名單XXX 黨委書記XXX 校長XXX 副校長XXX 黨政辦公室主XXX XXX處處長XXX XXX學(xué)院院長XX單位人員名單XXX 黨委書記XXX 校長XXX 常務(wù)副校長XXX 學(xué)校辦公室主任…附件3：會議日程表模板附件4：XX單位會議費預(yù)算審批表XX單位會議費預(yù)算審批表會議名稱會議時間會議地點會議類型□學(xué)術(shù) □管理參會人數(shù)會議內(nèi)容會議收入預(yù)算經(jīng)費來源項目經(jīng)費編號金額會議名稱會議時間會議地點會議類型□學(xué)術(shù) □管理參會人數(shù)會議內(nèi)容會議收入預(yù)算經(jīng)費來源項目經(jīng)費編號金額備注會務(wù)費收入每人 元科研經(jīng)費財政專項撥款上級部門撥款學(xué)校預(yù)算經(jīng)費其他合計會議支出預(yù)算支出內(nèi)容預(yù)算金額備注住宿費伙食費其他費用小計專家差旅專家人員費用論文出版費支出合計經(jīng)費負責(zé)人意見單位意見經(jīng)費主管部門意見分管校級領(lǐng)導(dǎo)意見（簽字）（簽字） （蓋章）（簽） （章（簽字）注：會期超過三天或使用財政性資金超過10萬元（含）的，需請分管校級領(lǐng)導(dǎo)審批。附件5：會議通知模板學(xué)校辦公室關(guān)于召開XXX會議的通知各院、部、處、直屬單位：XX（X:00XXX會議，現(xiàn)就相關(guān)要求通知如下：一、請XXX單位準備XXX材料。XX月X日前短信反饋會務(wù)聯(lián)系人。三、現(xiàn)場會議地址：行政樓XXX會議室；視頻會議系統(tǒng)采用XXX平臺，會議號碼：XXXX，視頻參會人員請?zhí)?0分鐘進入視頻會議系統(tǒng)。會務(wù)聯(lián)系人：XXX（手機號。視頻系統(tǒng)聯(lián)系人：XXX（手機號特此通知。附件：參會名單XX單位學(xué)校辦公室2020年X月X日附件：

參會名單參會校領(lǐng)導(dǎo)XXXXXXXXX…附件6：校外媒體邀請表格活動名稱（例）***國際會議活動時間*月*日*時*分活動地點*校區(qū)*樓*會議室參加活動人員情況學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)國內(nèi)外專家；有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；共計***人。媒體聯(lián)系人XXX聯(lián)系電話（手機）活動簡介（200字左右）此次會議由***主辦，我校***承辦，將有本領(lǐng)域國內(nèi)外知****（活動簡介內(nèi)容一般應(yīng)包括活動基本情況，參與人數(shù)的規(guī)模、活動亮點等）是否涉密是/否是否可向媒體提供活動日程安排是/否是否可向媒體提供相關(guān)文字材料是/否其他需要說明的情況主管領(lǐng)導(dǎo)簽字:單位蓋章:附件7：會議手冊模板一、日程安排時 間內(nèi) 容地 點X月X日 星期X13:30赴機場接機（航班車次信息）XX樓15:10赴博物館太平機場16:10參 觀參觀地點17:00赴XX賓館17:10辦理入住會議賓館17:30晚 餐餐廳名稱20:00休 息酒店名稱X月X日 星期X07:50早 餐餐廳地址08:20赴XX酒店名稱08:30XXX會議會議地點XXX會議室09:00XXX談話會議地點XXX會議室XX測試會議地點XXX會議室審查XXX會議地點XXX會議室10:00分組現(xiàn)場討論會議地點11:30午 餐就餐地點12:30午 休酒店名稱時 間內(nèi) 容地 點13:50赴XX單位14:00分組現(xiàn)場討論會議地點17:00晚 餐就餐地址19:00內(nèi)部工作會會議地點20:00休 息酒店名稱X月X日 星期X07:50早 餐就餐地址08:20赴XX單位酒店名稱08:30分組現(xiàn)場討論會議地點10:00內(nèi)部會議會議地點XXX會議室11:00XXX會議11:30午 餐就餐地址12:30休 息酒店名稱13:00赴機場送機（航班車次信息）二、會議議程安排會議會序時 間：X月X日（星期X） 上午8:30地 點：XX樓XXX會議室主持人議 程：1．XXX介紹XXX；2．XXX致歡迎詞，介紹參會人員；3．XXX匯報XX工作情況;4．XXX領(lǐng)導(dǎo)講話;5．會議結(jié)束。三、參會人員名單領(lǐng)導(dǎo)名單姓 名職 務(wù)房間號組 長XXXXXX成 員XXXXXX…XX單位人員名單姓姓 名職 務(wù)XXXXXX四、分組安