公司總經(jīng)理信箱的管理規(guī)章制度

公司總經(jīng)理信箱的管理規(guī)章制度1.引言公司總經(jīng)理信箱作為公司重要的溝通工具之一，對于企業(yè)管理和運營起到了至關(guān)重要的作用。因此，建立一套規(guī)范化的管理制度，是必須的。本文將從信箱使用的目的、操作流程、權(quán)限控制、保密等方面，制定公司總經(jīng)理信箱的管理規(guī)章制度，以規(guī)范信箱使用，提高管理效率。2.使用目的公司總經(jīng)理信箱是一種公司管理層面上開展投訴、建議、意見反饋工作的渠道。通過設(shè)立公司總經(jīng)理信箱可以讓員工、客戶以及外部人士隨時向公司總經(jīng)理反映工作情況、發(fā)表意見、提出建議和投訴，從而提升公司運營水平，改進公司管理。3.操作流程公司總經(jīng)理信箱接收者是公司總經(jīng)理秘書處，秘書處應(yīng)該嚴格按照以下操作流程：3.1接收郵件秘書處應(yīng)每個工作日上午9點和下午4點至5點，進行一次公司總經(jīng)理信箱郵件的檢查，確認是否有新的郵件需要處理。如果在不檢查的時間有緊急郵件需要處理，應(yīng)立即通知總經(jīng)理。3.2登記郵件對于新接收到的郵件，秘書處應(yīng)在總經(jīng)理信箱的登記本上進行登記，包括郵件的發(fā)送人、發(fā)送時間、郵件題目、郵件內(nèi)容簡述等基本信息，并在登記本上貼上該郵件對應(yīng)的編號標(biāo)簽，確保每封郵件均得到登記。3.3控制篩選為了確保公司總經(jīng)理信箱的使用效果，我們需要進行篩選。當(dāng)秘書處接收到一封郵件后，應(yīng)根據(jù)郵件內(nèi)容與公司運營有關(guān)聯(lián)性的程度和層級進行分類，標(biāo)記為緊急、一般或日常三種類型。3.4指定責(zé)任人對于分類后的郵件，秘書處應(yīng)將郵件轉(zhuǎn)發(fā)給不同的責(zé)任人處理。如果郵件是緊急郵件，則應(yīng)馬上轉(zhuǎn)交給總經(jīng)理；一般郵件轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門經(jīng)理和企業(yè)其他負責(zé)人員，并通知總經(jīng)理監(jiān)管；日常郵件則由秘書處對郵件內(nèi)容進行簡要審核后進行回復(fù)。3.5跟蹤落實責(zé)任人處理完郵件后，應(yīng)將處理結(jié)果和時間回復(fù)給秘書處，由秘書處進行登記并記錄。對于重要郵件，秘書處應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)對落實情況進行跟蹤，并及時向總經(jīng)理匯報。4.權(quán)限控制4.1郵箱管理者企業(yè)總經(jīng)理信箱的管理者為總經(jīng)理秘書處。秘書處有權(quán)對前來信箱的信件進行整理、篩選、轉(zhuǎn)交、回復(fù)、保密和監(jiān)督等操作，并對跟進情況進行記錄和匯報，確保信箱的規(guī)范化運作。4.2接收者信箱的接收者為秘書處工作人員和總經(jīng)理本人?？偨?jīng)理有權(quán)審查過濾、回答郵件，同時要求秘書處為其主動處理并提示處理情況。4.3發(fā)送者允許發(fā)送信息到企業(yè)總經(jīng)理信箱的組織范圍包括公司員工、客戶層、供應(yīng)商、合作伙伴等。4.4不允許發(fā)送的郵件類型內(nèi)容含有敏感性信息，如涉及公司機密等；主題、內(nèi)容顯然無意義或惡意；含有誹謗、危言聳聽、淫穢等內(nèi)容；未經(jīng)授權(quán)的商業(yè)廣告等。5.保密公司總經(jīng)理信箱中的所有郵件應(yīng)當(dāng)被視為機密文件。接收信件的秘書處應(yīng)對信件內(nèi)容保密，在不影響處理郵件的情況下嚴禁傳播郵件內(nèi)容，同時要求信件的接收者遵循機密協(xié)議，杜絕類似情況發(fā)生。6.公司總經(jīng)理信箱的建立和規(guī)定，對于企業(yè)管理工作來說，意義非常的重要。規(guī)定企業(yè)總經(jīng)理信箱相關(guān)使用流程，加強對信件的保密性和規(guī)定發(fā)件人應(yīng)遵守的規(guī)定，這樣才能讓信箱的使用最大化發(fā)揮作用?？谶^上文中所規(guī)定的公司總經(jīng)理信箱