公文、車(chē)輛管理制度

公文、車(chē)輛管理制度公文管理制度1.目的：為規(guī)范公司的公文管理工作，提高公司內(nèi)部溝通和外部聯(lián)系的有效性，確保公文品質(zhì)，特制定本辦法。2.內(nèi)容：公文處理應(yīng)堅(jiān)持“實(shí)事求是、精簡(jiǎn)高效”的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。3.適用范圍：本辦法適用于公司各部門(mén)，公司董事長(zhǎng)辦公室為公文處理的歸口管理部門(mén)。公文內(nèi)容中涉及的業(yè)務(wù)部門(mén)為該項(xiàng)公文的主辦部門(mén)，所涉及的其他部門(mén)為該項(xiàng)公文的會(huì)辦部門(mén)。4.文件印制管理4.1董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)公司對(duì)外發(fā)文的印制、蓋印和存檔。4.2董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司行文格式的審核，確保文件排版和打印格式符合《CI規(guī)范管理制度》的相關(guān)要求。4.3董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)簽署文件的打印工作，公司職能部門(mén)的內(nèi)部行文或一般業(yè)務(wù)文件由責(zé)任部門(mén)自行打印。5.公文種類與格式5.1公司公文種類主要有：5.1.1命令（令）適用于人員任免或嘉獎(jiǎng)。5.1.2決議適用于股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)討論后作出的重要決定事項(xiàng)。5.1.3決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲部門(mén)及人員，變更或者撤銷(xiāo)部門(mén)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。5.1.4通知適用于傳達(dá)要求相關(guān)部門(mén)辦理和需要有關(guān)部門(mén)周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；也適用于轉(zhuǎn)發(fā)政府機(jī)關(guān)、行業(yè)管理部門(mén)、集團(tuán)公司的公文。5.1.5通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者事項(xiàng)。5.1.6報(bào)告適用于部門(mén)向公司報(bào)告；也適用于向政府機(jī)關(guān)、行業(yè)管理部門(mén)、集團(tuán)公司匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)政府機(jī)關(guān)、行業(yè)管理部門(mén)、集團(tuán)公司的詢問(wèn)。5.1.7請(qǐng)示適用于部門(mén)向公司請(qǐng)示有關(guān)事項(xiàng)；也適用于向政府機(jī)關(guān)、行業(yè)管理部門(mén)、集團(tuán)公司請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)。5.1.8批復(fù)適用于答復(fù)所屬部門(mén)的請(qǐng)示事項(xiàng)。5.1.9意見(jiàn)適用于對(duì)公司所屬部門(mén)的相關(guān)問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。5.1.10函適用于相互平行的部門(mén)或不相隸屬的部門(mén)之間商洽工作，征詢和答復(fù)問(wèn)題。5.1.11會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。5.2公文格式按照公司行文需要?jiǎng)澐譃榧t頭文件格式和簡(jiǎn)化公文格式兩種。紅頭文件，只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用簡(jiǎn)化公文格式印發(fā)。5.3公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)Ａ4型，左側(cè)裝訂。6.行文規(guī)范6.1行文應(yīng)當(dāng)確有必要，并注重效用。6.2行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告。6.3公司各部門(mén)可以聯(lián)合行文。6.4公司所屬部門(mén)的重要行文，應(yīng)同時(shí)抄送公司董事長(zhǎng)辦公室。6.5受雙重領(lǐng)導(dǎo)的公司向上級(jí)單位行文，應(yīng)寫(xiě)明主送單位和抄送單位。6.6章程、制度、導(dǎo)則、規(guī)程等規(guī)定性文件，應(yīng)以通知的形式下發(fā)。7.發(fā)文辦理7.1發(fā)文辦理是指以公司名義制發(fā)公文的過(guò)程，依序主要有擬制、核稿、會(huì)簽、簽發(fā)、校對(duì)與復(fù)核、發(fā)布、印制、登記等程序。發(fā)文辦理過(guò)程中需走辦公OA發(fā)文審批流程。7.2以職能部門(mén)名義在本系統(tǒng)內(nèi)下發(fā)的通知，一般只需經(jīng)過(guò)擬制、職能部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)與分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、職能部門(mén)自行印制、登記、分發(fā)。7.3公文擬制7.3.1以下兩種需公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，在擬制時(shí)應(yīng)采用辦公OA內(nèi)相應(yīng)公文發(fā)布流程：對(duì)外正式公文；公司內(nèi)部行文中需領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，如命令、決議、決定、通知、通報(bào)、批復(fù)、意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要等。7.3.2主辦部門(mén)擬稿人需在辦公OA相應(yīng)的流程內(nèi)，依次填寫(xiě)“標(biāo)題”、“附件”、“機(jī)密等級(jí)”、“保密期限”、“緊急程度”、“主題詞”、“呈報(bào)”、“主送”“抄送”、“主辦部門(mén)”欄。7.3.3公文擬制應(yīng)做到：行文確有必要；符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、直述不曲、字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確、篇幅力求簡(jiǎn)短；公文的文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)以及與主送單位的行文關(guān)系確定；擬制緊急公文，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度；人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，日期應(yīng)寫(xiě)明具體的年、月、日；結(jié)構(gòu)層次一般為四層，應(yīng)按序編寫(xiě)，第一層為“一、”，第二層“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（１）”，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)可跳開(kāi)但不能顛倒使用；應(yīng)使用國(guó)家法定的計(jì)量單位；公文中使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱；0公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。1公文擬制過(guò)程中，若有涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與其他部門(mén)協(xié)商，形成一致意見(jiàn)后予以擬制。7.4公文核稿7.4.1對(duì)經(jīng)會(huì)簽的公文，公司董事長(zhǎng)辦公室專職秘書(shū)、擬制部門(mén)核稿人按照以下要求核稿：確認(rèn)行文方式妥當(dāng)，符合行文規(guī)則和公文擬制的有關(guān)要求，公文格式符合公司《公文格式規(guī)范》相關(guān)規(guī)定；認(rèn)真核對(duì)基本事項(xiàng)、要求；督促主辦部門(mén)按規(guī)范格式、標(biāo)準(zhǔn)要求修改、完善公文。7.5公文會(huì)簽7.5.1公文須經(jīng)擬制部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)、董事長(zhǎng)助理、集團(tuán)總裁會(huì)簽后，報(bào)董事長(zhǎng)簽發(fā)。會(huì)簽負(fù)責(zé)人應(yīng)按以下要求認(rèn)真審閱提交會(huì)簽的公文，確認(rèn)后在辦公OA相應(yīng)發(fā)文流程“意見(jiàn)”欄內(nèi)簽注意見(jiàn)：認(rèn)真核對(duì)公文事項(xiàng)、要求；明確會(huì)簽的原因及會(huì)簽意見(jiàn)；認(rèn)真履行職權(quán)，對(duì)會(huì)簽公文嚴(yán)格把關(guān)；對(duì)會(huì)簽意見(jiàn)負(fù)責(zé)。7.6公文簽發(fā)7.6.1須董事長(zhǎng)簽發(fā)的公文，經(jīng)核稿后提請(qǐng)董事長(zhǎng)簽發(fā)。董事長(zhǎng)應(yīng)認(rèn)真審閱提交簽發(fā)的公文，確認(rèn)后在辦公OA相應(yīng)發(fā)文流程“簽發(fā)”欄簽注意見(jiàn)。7.7公文校對(duì)、復(fù)核7.7.1公文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，擬稿人應(yīng)按以下要求對(duì)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文進(jìn)行校對(duì)：按要求對(duì)調(diào)改部分進(jìn)行調(diào)改；確保文字通暢，無(wú)錯(cuò)別字；確保公文格式的統(tǒng)一、規(guī)范，發(fā)文字號(hào)等的明確、無(wú)誤；確保附件齊全等。確保審批、簽發(fā)手續(xù)完備；經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，須報(bào)請(qǐng)簽發(fā)人同意。7.8公文印制7.8.1公文經(jīng)復(fù)核定稿后，公司董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)按以下要求統(tǒng)一印制并予以裝訂：及時(shí)印制；確保文字、圖表清晰、規(guī)范；確保紙張整潔，無(wú)折痕，無(wú)污跡。7.9公文登記7.9.1公文用印完畢后，公司董事長(zhǎng)辦公室應(yīng)按《發(fā)文登記表》編號(hào)LD-CRC-2010001要求逐項(xiàng)認(rèn)真登記。7.10公文發(fā)布7.10.1公文發(fā)布流程完畢后，公司董事長(zhǎng)辦公室應(yīng)及時(shí)、安全地將公文通過(guò)OA辦公系統(tǒng)發(fā)布。、8.收文辦理8.1收文辦理是指對(duì)收到外來(lái)公文的辦理過(guò)程，依序主要有簽收、登記、審核、擬辦、審閱、批示、承辦、催辦、注辦等程序。8.2公文簽收、登記8.2.1公司所有外來(lái)公文均由公司董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)簽收、登記。公司董事長(zhǎng)辦公室收到外來(lái)公文時(shí)，填制《收文處理單》編號(hào)LD-CRC-2010002并填寫(xiě)《收文登記表》編號(hào)LD-CRC-2010003。收文日期以收文當(dāng)天日期為準(zhǔn)；收文號(hào)應(yīng)包括公司代字、部門(mén)代字、年份、收文序號(hào)等。8.2.2發(fā)文字號(hào)、收文字號(hào)的區(qū)分按以下規(guī)定執(zhí)行：發(fā)文字號(hào)中的年份統(tǒng)一寫(xiě)在中括號(hào)中，如“藍(lán)鼎[2008]1號(hào)”；收文字號(hào)中的年份統(tǒng)一寫(xiě)在小括號(hào)中，如“藍(lán)鼎（2008）1號(hào)”。8.3公文審核、擬辦8.3.1公司董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)審核公文并填寫(xiě)《收文處理單》“擬辦”欄，送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或直接交有關(guān)部門(mén)辦理。8.3.2需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的，應(yīng)明確主辦部門(mén)、會(huì)辦部門(mén)；緊急公文應(yīng)明確辦理時(shí)限。8.4公文審閱、批示8.4.1公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)審閱公文，并在《收文處理單》“審閱”欄簽注意見(jiàn)、審閱人姓名、審閱日期。對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，審閱人應(yīng)明確簽注意見(jiàn)；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，審閱人應(yīng)簽署姓名表示已閱知。8.5公文批示8.5.1公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)送批的公文在《收文處理單》“批示”欄及時(shí)簽注意見(jiàn)、批示人姓名、批示日期，并由公司綜合管理部轉(zhuǎn)交相應(yīng)的部門(mén)辦理。若只需相關(guān)部門(mén)傳閱的，則由公司綜合管理部轉(zhuǎn)交相應(yīng)的部門(mén)傳閱。8.6公文承辦8.6.1承辦部門(mén)收到交辦的公文后應(yīng)按以下要求及時(shí)辦理，不得延誤、推諉：8.6.2緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理；確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。8.6.3公文辦理中遇有涉及其他部門(mén)職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商；如有分歧，主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。8.6.4辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《收文處理單》“承辦結(jié)果”欄。8.7公文催辦8.7.1報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，公司董事長(zhǎng)辦公室要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。8.8公文注辦8.8.1公司董事長(zhǎng)辦公室在公文處理完畢時(shí)，在《收文登記表》“備注”欄及時(shí)準(zhǔn)確注辦，填寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)和承辦部門(mén)處理落實(shí)的意見(jiàn)以備案。9.公文辦結(jié)管理9.1公文辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)公司檔案管理相關(guān)規(guī)定及時(shí)整理、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。9.2公文翻印需經(jīng)公司董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的公文除外。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門(mén)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。9.3公文被撤銷(xiāo)，視作自撤銷(xiāo)之日起不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。9.4不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)公司綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀有保密要求的公文應(yīng)當(dāng)至指定場(chǎng)所由二人以上監(jiān)銷(xiāo)，并保證不丟失、不漏銷(xiāo)。9.5公司下屬機(jī)構(gòu)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。公司下屬機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理后按有關(guān)規(guī)定移交公司綜合管理部存檔。9.6員工調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將由本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、歸還。10.其他相關(guān)處理規(guī)定10.1文件審批流程，編號(hào)：LD-CRP-201000110.1.1文件審批流程，是指在公司內(nèi)部行文中，對(duì)于請(qǐng)示、報(bào)告等需領(lǐng)導(dǎo)審批或者閱示的公文，使用公司統(tǒng)一的《文件呈報(bào)審批單》編號(hào)LD-CAC-2010004完成審批的過(guò)程。10.2文件擬制10.2.1主辦部門(mén)應(yīng)按規(guī)定的格式、要求擬制文件，文件擬制要求同5.2.2。10.3文件審批10.3.1文件擬制完成后，主辦部門(mén)應(yīng)走辦公OA系統(tǒng)《文件呈報(bào)審批流程》，文件會(huì)簽要求同7.5。10.3.2文件審批完成后，主辦部門(mén)依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)意見(jiàn)執(zhí)行。10.4文件印制、保管10.4.1經(jīng)審批完成的《文件呈報(bào)單》，由公司董事長(zhǎng)辦公室打印紙質(zhì)文件，留檔備查。10.5工作聯(lián)系流程10.5.1工作聯(lián)系流程，是指在公司內(nèi)部，需相關(guān)部門(mén)協(xié)助完成工作而使用公司統(tǒng)一的《工作聯(lián)系單》，并共同完成辦理的過(guò)程。10.5.2《工作聯(lián)系單》的擬制因工作需要，發(fā)函部門(mén)應(yīng)認(rèn)真填制《工作聯(lián)系單》編號(hào)LD-CAC-2010005中“發(fā)函部門(mén)”、“主送部門(mén)”、“抄送部門(mén)”、“聯(lián)系內(nèi)容”、“經(jīng)辦人”及發(fā)函日期欄。10.5.3《工作聯(lián)系單》的審核發(fā)函部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核《工作聯(lián)系單》，確認(rèn)后填寫(xiě)“部門(mén)負(fù)責(zé)人”欄。10.5.4《工作聯(lián)系單》的分發(fā)《工作聯(lián)系單》經(jīng)發(fā)函部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送到經(jīng)辦部門(mén)。10.5.5《工作聯(lián)系單》的簽收經(jīng)辦部門(mén)接收到《工作聯(lián)系單》后，應(yīng)及時(shí)簽收、登記。10.5.6《工作聯(lián)系單》的承辦經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人在接收到《工作聯(lián)系單》后，應(yīng)及時(shí)明確聯(lián)系事項(xiàng)是否確需該部門(mén)辦理，若確需該部門(mén)辦理則需及時(shí)安排人員辦理，由經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人填寫(xiě)相應(yīng)的答復(fù)意見(jiàn)并及時(shí)發(fā)回發(fā)函部門(mén)。若該事項(xiàng)不屬經(jīng)辦部門(mén)職權(quán)、能力范圍，經(jīng)辦部門(mén)須填寫(xiě)具體說(shuō)明和建議，并及時(shí)發(fā)回發(fā)函部門(mén)。10.5.7《工作聯(lián)系單》的催辦、注辦發(fā)函部門(mén)經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)對(duì)工作聯(lián)系事項(xiàng)進(jìn)行催辦，并對(duì)辦理情況、辦理結(jié)果進(jìn)行注辦，同時(shí)填寫(xiě)《工作聯(lián)系單》中“意見(jiàn)落實(shí)情況”欄。辦結(jié)的《工作聯(lián)系單》原件由發(fā)函部門(mén)存檔，經(jīng)辦部門(mén)保存復(fù)印件。11.附則11.1本辦法由董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)解釋，自頒布之日起實(shí)施。11.2附《公文格式與行文規(guī)范》附：公文格式與行文規(guī)范一、公文應(yīng)分為主標(biāo)題、正文、附件及其內(nèi)容、日期等四部分。二、主標(biāo)題使用2號(hào)宋體字，發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、正文、附件及其內(nèi)容、成文日期、附注用3號(hào)仿宋字，頁(yè)碼和表格中的有些字可以用4號(hào)或5號(hào)仿宋字，如有小標(biāo)題可用3號(hào)宋體字。三、正文中的序號(hào)，結(jié)構(gòu)層次應(yīng)清晰，第一層為“一”，第二層為（二），第三層為“1.”，第四層為“（1）”。四、各類公文的書(shū)寫(xiě)要求：1．對(duì)內(nèi)、外發(fā)送的文件1.1文頭位于文件的首頁(yè)的上部，面積約占首頁(yè)的三分之一，四邊應(yīng)留出空白的余地，上白邊叫天頭，寬20毫米；下白邊叫地腳，寬17毫米；左側(cè)白邊叫訂口，寬20毫米，以便于發(fā)文時(shí)裝訂；右側(cè)白邊叫翻口，寬15毫米。多頁(yè)的文件應(yīng)逐頁(yè)編制頁(yè)碼，頁(yè)碼用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)，在每頁(yè)的正面寫(xiě)在右下腳，雙面打印的文件頁(yè)碼背面寫(xiě)在左下腳。1.2對(duì)內(nèi)發(fā)文主要包括公司人事任免、獎(jiǎng)罰通報(bào)、公司重大事項(xiàng)或重大活動(dòng)決定、規(guī)章制度發(fā)布等。1.3文件的標(biāo)題1.3.1如果文件標(biāo)題字?jǐn)?shù)不多，可以居中排成一行；如果字?jǐn)?shù)較多可以分為兩行（最好不要超過(guò)三行），具體的排列方式要追求美觀、整齊。1.4落款1.4.1落款、印章和成文日期，不能放在沒(méi)有正文的空白頁(yè)上，以保證公文的嚴(yán)肅性，防止產(chǎn)生弊端。1.5樣版見(jiàn)附件1。2.公司內(nèi)部或?qū)ν庀蛏霞?jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示：2.1請(qǐng)示一般由請(qǐng)示事由、請(qǐng)示事項(xiàng)、結(jié)尾三部分組成。格式包括標(biāo)題、正文和結(jié)尾。它的標(biāo)題一定要寫(xiě)明事由，標(biāo)題一般采用“關(guān)于+事由+的請(qǐng)示”，例如“關(guān)于購(gòu)買(mǎi)食堂餐具的請(qǐng)示”，這樣可以提請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)注意，及時(shí)處理。結(jié)尾常以請(qǐng)求語(yǔ)作結(jié)，習(xí)慣用的有“以上意見(jiàn)是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”、“妥否？請(qǐng)指示”、“當(dāng)否？請(qǐng)批復(fù)”、“以上意見(jiàn)如可行（或如無(wú)不妥），請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等。撰寫(xiě)請(qǐng)示應(yīng)注意：2.1.1要控制使用，當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實(shí)需要請(qǐng)示上級(jí)的才可行文請(qǐng)示，不要?jiǎng)虞m請(qǐng)示。2.1.2要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問(wèn)題放在一個(gè)請(qǐng)示里，使上級(jí)無(wú)法批復(fù)，影響工作。2.1.3要按級(jí)請(qǐng)示，確實(shí)必須越級(jí)請(qǐng)示的，也應(yīng)同時(shí)抄送直接的上級(jí)機(jī)關(guān)。如果一項(xiàng)請(qǐng)示涉及不止一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項(xiàng)請(qǐng)示的上級(jí)機(jī)關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時(shí)間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，也不要同時(shí)抄送同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)。2.1.4寫(xiě)請(qǐng)示，語(yǔ)言要謙遜，態(tài)度要誠(chéng)懇，原因要說(shuō)明，不批準(zhǔn)的后果要表達(dá)，在請(qǐng)示內(nèi)容中提及處理該類問(wèn)題的建議，可適當(dāng)多擬幾條建議，以便領(lǐng)導(dǎo)參考后及時(shí)給予批示。2.1.5樣版見(jiàn)附件2。3.報(bào)告3.1報(bào)告是向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，以及答復(fù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或單位的文件，是一種陳述性的上行公文。報(bào)告可以用來(lái)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或單位反映本部門(mén)、本單位貫徹各項(xiàng)方針、政策、指示的情況，也可以用來(lái)反映實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題。3.2有兩種寫(xiě)法，一是發(fā)文機(jī)關(guān)＋主要內(nèi)容＋文種的寫(xiě)法，如《關(guān)于辦公室電腦購(gòu)置情況的報(bào)告》；二是主要內(nèi)容＋文種的寫(xiě)法，如《關(guān)于文檔管理工作的報(bào)告》。3.3報(bào)告的主送機(jī)關(guān)，報(bào)告的主送機(jī)關(guān)盡量要少，一般只送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)即可。但有些單位受雙重領(lǐng)導(dǎo)，因此，有時(shí)主送機(jī)關(guān)可以不止一個(gè)。報(bào)告應(yīng)報(bào)送自己的直接上級(jí)機(jī)關(guān)，一般情況下不要越級(jí)行文。3.4報(bào)告的正文3.4.1報(bào)告的正文用三號(hào)宋體字寫(xiě)明需報(bào)告的內(nèi)容。3.5報(bào)告結(jié)語(yǔ)3.5.1報(bào)告的結(jié)語(yǔ)比較簡(jiǎn)單，可以重申意義、展望未來(lái)，也可以采用模式化的套語(yǔ)，如：“特此報(bào)告”；“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”；“以上報(bào)告當(dāng)否，請(qǐng)審核”等等。3.6報(bào)告的樣版見(jiàn)附件3。4.通知4.1通知是用于批下級(jí)單位（部門(mén)）的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位（部門(mén)）和不相隸屬單位（部門(mén)）的公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下級(jí)單位（部門(mén)）辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)、任免和聘用干部的一種公文。通知具有廣泛性、周知性、時(shí)效性。4.2通知的種類一般可分為五種：一是指示性通知。用于直接發(fā)布行政法規(guī)和對(duì)下級(jí)某項(xiàng)工作的指示、要求。帶有強(qiáng)制性、指揮性和決策性。二是批示性通知，又稱轉(zhuǎn)發(fā)性通知。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)用批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的方式發(fā)布某些法規(guī)，要求下級(jí)貫徹執(zhí)行。批轉(zhuǎn)下級(jí)單位送來(lái)的工作報(bào)告、建議、計(jì)劃等，以及溝通情況，指導(dǎo)工作。三是周知性通知。多用于上級(jí)單位向下級(jí)機(jī)關(guān)宣布某些應(yīng)知事項(xiàng)，不具有強(qiáng)制性。四是會(huì)議通知。用于對(duì)上級(jí)或平級(jí)。五是任免通知。上級(jí)單位對(duì)任免的人員用通知的形式告知下級(jí)單位。4.3通知標(biāo)題如果太長(zhǎng)，可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。如《關(guān)于縣級(jí)市經(jīng)濟(jì)管理權(quán)限的通知》；當(dāng)原文標(biāo)題中有“關(guān)于”一詞時(shí)，且文種為通知，可以省略第一個(gè)關(guān)于，標(biāo)題可擬為“轉(zhuǎn)發(fā)+原標(biāo)題”?！掇D(zhuǎn)發(fā)黃河水利委員會(huì)關(guān)于激勵(lì)創(chuàng)新辦法的實(shí)施細(xì)則的通知》；如果通知發(fā)文范圍很小，內(nèi)容又很簡(jiǎn)單，可以只寫(xiě)文種“通知”二字。4.4正文。4.4.1通知的正文主要包括原由、事項(xiàng)、要求三部分。4.5通知的樣版見(jiàn)附件45.決定5.1決定是對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷(xiāo)下級(jí)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)時(shí)使用的公文。具有較強(qiáng)的權(quán)威性和約束力。5.2決定的適用范圍較廣泛，上至公司重大決策和戰(zhàn)略部署，下至各部門(mén)的獎(jiǎng)懲事宜，均可以使用。如：《××公司關(guān)于表彰2008年度先進(jìn)部門(mén)、優(yōu)秀員工的決定》。5.3落款只需注明決定的出處與日期即可。5.4決定的樣板見(jiàn)附件56.通告6.1通告是企事業(yè)單位和行政機(jī)關(guān)在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)時(shí)使用的公文。6.2通告由通告緣由、通告事項(xiàng)和通告結(jié)尾組成，通告緣由主要用來(lái)表達(dá)發(fā)布通告的原因、根據(jù)、目的、意義。主體部分，文字最多，內(nèi)容最復(fù)雜。較多采用分條列項(xiàng)的寫(xiě)法，以做到條理分明，層次清晰。結(jié)尾提出要求，并用“特此通告”作結(jié)，也可以不寫(xiě)。6.3通告的樣板見(jiàn)附件67.通報(bào)7.1通報(bào)是用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況的一種行政公文。種類有：表彰通報(bào)、批評(píng)通報(bào)和傳達(dá)重要精神、溝通重要情況的情況通報(bào)，如果通報(bào)內(nèi)容有所專指,要寫(xiě)明主送機(jī)關(guān);普發(fā)性的通報(bào)則可不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。通報(bào)開(kāi)頭說(shuō)明通報(bào)緣由；主體說(shuō)明通報(bào)決定；結(jié)尾提出通報(bào)的希望和要求。7.2決定的樣板見(jiàn)附件7。8.批復(fù)8.1批復(fù)是上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)某一請(qǐng)示時(shí)使用的下行公文，有請(qǐng)示才有批復(fù)。8.2批復(fù)的樣板見(jiàn)附件8。9.會(huì)議紀(jì)要9.1會(huì)議概況。主要包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持，與會(huì)人員，列席人員、缺席人員，記錄人等。9.2會(huì)議的精神和議定事項(xiàng)。辦公會(huì)、日常工作例會(huì)的紀(jì)要，一般包括會(huì)議內(nèi)容、議定事項(xiàng)，有的還可概述議定事項(xiàng)的意義。工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議和座談會(huì)的紀(jì)要，往往還要寫(xiě)出經(jīng)驗(yàn)、做法、今后工作的意見(jiàn)、措施和要求。9.3會(huì)議紀(jì)要的樣板見(jiàn)附件9。

附件1藍(lán)鼎投資集團(tuán)文件藍(lán)鼎﹝2009﹞8號(hào)空兩行標(biāo)題（2號(hào)小標(biāo)宋體字，居中排布加粗）空一行主送機(jī)關(guān)名稱：………………………………………………。…………………………………………………。………………………………………………………。空一行附件：1.附件標(biāo)題2.附件標(biāo)題（公章）日期用漢字?jǐn)?shù)字表示主題詞：主題詞1主題詞2主題詞3抄送機(jī)關(guān)：抄送機(jī)關(guān)1，抄送機(jī)關(guān)2，抄送機(jī)關(guān)3。藍(lán)鼎投資集團(tuán)辦公室2009年4月22日印發(fā)（共印1份）附件2關(guān)于……的請(qǐng)示（宋體二號(hào)字加粗）空兩行請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)（負(fù)責(zé)受理和答復(fù)該文件的機(jī)關(guān)）：（仿宋3號(hào)字）請(qǐng)示的事由……………………………………請(qǐng)示事項(xiàng)………

………………………………。（仿宋3號(hào)字）妥否，請(qǐng)批示。（仿宋3號(hào)字）請(qǐng)示部門(mén)（仿宋3號(hào)字）日期用漢字?jǐn)?shù)字表示（仿宋3號(hào)字）

附件3關(guān)于…的報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)：正文（第一行抬頭空兩格）特此報(bào)告辦公室日期用漢字?jǐn)?shù)字表示附件4關(guān)于…的通知集團(tuán)公司各部門(mén)、各成員單位：正文特此通知辦公室日期用漢字?jǐn)?shù)字表示

附件5關(guān)于…的決定集團(tuán)公司各部門(mén)、各成員單位：正文×××公司日期用漢字?jǐn)?shù)字表示

附件6空兩行關(guān)于…的通告空一行通告的緣由即發(fā)布通告的原因和根據(jù)…………，通告的事項(xiàng)即須知和遵守的內(nèi)容（用“特通告如下”轉(zhuǎn)承連接）…………………………：一、……………………。二、……………………………。三、…………。提出要求或希望，并用“特此通告”作結(jié)，有時(shí)也可不寫(xiě)。空兩行××××公司日期用漢字?jǐn)?shù)字表示附件7空兩行關(guān)于………………的通報(bào)空一行通報(bào)緣由（主要事實(shí)，表彰性通報(bào)突出主要的先進(jìn)事跡，批評(píng)性通報(bào)要抓住主要錯(cuò)誤事實(shí)）………………。通報(bào)決定（分析指出事例的教育意義，表彰性通報(bào)，有在闡述先進(jìn)事跡的基礎(chǔ)上，提煉出主要經(jīng)驗(yàn)、意義和值得學(xué)習(xí)與發(fā)揚(yáng)的精神；批評(píng)性通報(bào)要分析錯(cuò)誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責(zé)任，指出應(yīng)吸取的主要教訓(xùn)等）。提出要求（即：希望通過(guò)該類事實(shí)，提出今后的任務(wù)要求）……………………………………。空兩行××××公司日期用漢字?jǐn)?shù)字表示

附件8空兩行關(guān)于……的批復(fù)空一行主送機(jī)關(guān)（即發(fā)出請(qǐng)示的機(jī)關(guān)）：批復(fù)的依據(jù)即《關(guān)于……的請(qǐng)示》（發(fā)文字號(hào)）收悉，經(jīng)……研究，同意或不同意（不同意要給出理由）…………………………。特此批復(fù)?？諆尚小痢痢痢凉救掌谟脻h字?jǐn)?shù)字表示

附件9會(huì)議名稱+紀(jì)要（如：周例會(huì)會(huì)議紀(jì)要）空一行時(shí)間：地點(diǎn)：主持：與會(huì)人員：列席人員：缺席人員：記錄人：會(huì)議內(nèi)容：（簡(jiǎn)單介紹召開(kāi)會(huì)議的背景、原因及目的）……………………，現(xiàn)將會(huì)議紀(jì)要如下：………………（三號(hào)字，仿宋，加粗）正文三號(hào)仿宋……………………………?！！ㄋ奶?hào)字，宋體，加粗）…………………………?！??！ㄋ奶?hào)字，宋體，加粗）………………………。…………………………?？偨Y(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)以后工作提出的意見(jiàn)和建議。…………………………。十四、印章管理制度1.目的：為加強(qiáng)公司的印章管理，規(guī)范工作程序，特制訂本辦法。2.內(nèi)容：本制度規(guī)定了印章的主要種類、使用范圍以及保管和使用等相關(guān)事宜。3.適用范圍：董事長(zhǎng)辦公室為公司印章的歸口管理部門(mén)。4.印章的種類和使用范圍4.1印章的主要種類4.1.1公司印章4.1.2合同專用章4.1.3法定代表人（負(fù)責(zé)人）印章4.1.4銷(xiāo)售合同專用章4.1.5財(cái)務(wù)專用章4.1.6發(fā)票專用章4.1.7各部門(mén)印章4.1.8其它因工作需要刻制的印章4.2印章的使用范圍4.2.1公司印章主要用于以公司名義簽發(fā)的各類文件、通知、信函，以及經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的各種報(bào)表和其他文書(shū)；4.2.2合同專用章主要用于以公司名義與其他單位簽訂的各類協(xié)議和合同；4.2.3法定代表人印章主要用于需法定代表人簽章的各類報(bào)表、票據(jù)和其他文書(shū)；4.2.4銷(xiāo)售合同專用章主要用于商品房買(mǎi)賣(mài)合同；4.2.5財(cái)務(wù)專用章主要用于各類財(cái)務(wù)票據(jù)、憑證和報(bào)表；4.2.6部門(mén)印章主要用于以部門(mén)名義簽發(fā)的各類文書(shū)；5.印章的管理5.1印章的制作或購(gòu)買(mǎi)5.1.1印章的制作：因工作需要須刻制印章的，由使用部門(mén)報(bào)用章管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政部派人到指定店家刻制。5.2印章的登記5.2.1所有印章都必須由董事長(zhǎng)辦公室印章管理員在《印章登記本》編號(hào)LD-CRC-2010006上逐一登記，并在《印模一覽表》編號(hào)LD-CRC-2010007上留存印模；5.2.2各部門(mén)領(lǐng)用屬于本部門(mén)保管的印章時(shí)，應(yīng)在《印章登記本》上登記；5.2.3印章管理員負(fù)責(zé)對(duì)用章申請(qǐng)的審核，建立印章使用登記臺(tái)帳；5.3印信的保管5.3.1董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)保管集團(tuán)公司及子公司公章、合同專用章、法定代表人印章；5.3.2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管集團(tuán)公司及子公司財(cái)務(wù)專用章；5.3.3各部門(mén)負(fù)責(zé)保管本部門(mén)印章；5.3.4所有印章必須指定印章管理員，由專人保管。5.4印章的使用5.4.1凡涉及公司對(duì)外投資、合作協(xié)議、土地協(xié)議、銀行擔(dān)保等重大事項(xiàng)的用印，須經(jīng)董事會(huì)全體成員同意并由董事長(zhǎng)或其授權(quán)人簽字后方可用印，具體經(jīng)辦人須在《用章申請(qǐng)表》編號(hào)LD-CRC-2010008上寫(xiě)明用印文件資料清單。5.4.2凡公司事務(wù)性的文件資料用印，須經(jīng)董事長(zhǎng)辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)、總裁、董事長(zhǎng)或其授權(quán)人簽批，用印的文件資料在OA用章流程中以附件形式提報(bào)。5.4.3銷(xiāo)售服務(wù)中心保管銷(xiāo)售合同專用章及法人章（僅限商品房買(mǎi)賣(mài)合同用?。?。預(yù)售協(xié)議用章，由經(jīng)辦人填寫(xiě)用章申請(qǐng)表，經(jīng)銷(xiāo)售部經(jīng)理簽批后，交銷(xiāo)售服務(wù)中心加蓋印章；商品房買(mǎi)賣(mài)合同由銷(xiāo)售服務(wù)中心負(fù)責(zé)人指定專人加蓋印章。5.4.4財(cái)務(wù)票據(jù)、憑證、報(bào)表及款項(xiàng)支付用印，經(jīng)董事長(zhǎng)簽批后，須經(jīng)財(cái)務(wù)管理部會(huì)計(jì)審核，由出納蓋上財(cái)務(wù)專用章，然后由印章管理員加蓋法定代表人印章。5.5印章的外帶5.5.1公司印章原則上不允許攜帶外出，因工作需要必須攜帶外出的，須經(jīng)董事長(zhǎng)書(shū)面批準(zhǔn)。外帶期間，必須由專人保管；用畢，須及時(shí)歸還。5.6印章的失少5.6.1發(fā)現(xiàn)印章失少，保管人及部門(mén)應(yīng)立即向行政人事管理部報(bào)告，行政人事管理部應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施，并登報(bào)聲明作廢；必要時(shí)應(yīng)向公安部門(mén)報(bào)案。5.7印信的封存和銷(xiāo)毀5.7.1因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、名稱更改、印章磨損等原因停止使用的印章和介紹信，應(yīng)由董事長(zhǎng)辦公室統(tǒng)一封存。5.7.2一般情況下，封存5年后報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，由董事長(zhǎng)辦公室統(tǒng)一銷(xiāo)毀。5.8使用過(guò)的用章申請(qǐng)表，于次年3月存檔備查。5.9印章管理人員應(yīng)遵守紀(jì)律，注意保密，嚴(yán)格按規(guī)定使用印章。5.10印章必須存放在保險(xiǎn)柜內(nèi)或其他安全的地方，每次用印完畢，應(yīng)立即放回原處；財(cái)務(wù)專用章和法定代表人印章應(yīng)由財(cái)務(wù)和董事長(zhǎng)辦公室分別保管。5.11印章管理員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋任何印章。6.本辦法由董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)解釋，自頒布之日起實(shí)施。檔案管理制度1.目的1.1為加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理，提高檔案利用效率，依據(jù)集團(tuán)實(shí)際，制定本辦法。2.檔案管理體制2.1公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。董事長(zhǎng)辦公室為檔案整理工作的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)集團(tuán)主體檔案的管理，并對(duì)部門(mén)及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。董事長(zhǎng)辦公室設(shè)立專門(mén)檔案室，配備檔案管理員，負(fù)責(zé)集團(tuán)主體檔案工作。2.2檔案室履行下列職責(zé)：（一）制定集團(tuán)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；（二）負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；（三）指導(dǎo)各部門(mén)和子公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；（四）監(jiān)督、指導(dǎo)集團(tuán)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。2.3各部門(mén)確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時(shí)間定期交檔案室集中管理。3.檔案的歸檔3.1檔案歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。檔案歸檔的范圍與歸檔時(shí)間，詳見(jiàn)附件2文件歸檔范圍及保管期限表。3.2集團(tuán)各部門(mén)及子公司檔案管理員于每年2月底前，將上一年度需存檔資料歸檔立卷送交集團(tuán)檔案室歸檔。對(duì)于需部門(mén)自行保管的檔案，于每年2月底前提供檔案資料目錄至集團(tuán)檔案室。4.檔案的鑒定4.1每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限。集團(tuán)檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。5.檔案的銷(xiāo)毀5.1檔案銷(xiāo)毀的具體工作由檔案室承辦，對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，立卷歸檔，永久保存。5.2銷(xiāo)毀時(shí)要有檔案人員二人以上，并由主管部門(mén)派人監(jiān)銷(xiāo)，共同在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。6.檔案的保密6.2檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守集團(tuán)保密制度，認(rèn)真做好保密工作。檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度；履行借閱登記手續(xù)。6.3任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員，如有泄露和公布檔案內(nèi)容者，應(yīng)視情節(jié)輕重，按公司制度處理。7.檔案的利用7.1凡需利用檔案者，均須在檔案借閱登記簿上登記。7.2利用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。7.3借出的檔案材料務(wù)必定期歸還，借閱期限不得超過(guò)15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。因工作需要，檔案外借不再歸還，借調(diào)部門(mén)需填寫(xiě)《檔案移交借閱（外帶）登記表》LD-CRC-2010009，主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，進(jìn)行檔案移交。7.4借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查，并在借用登記予以注銷(xiāo)。借閱者要愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。屬保密范圍的檔案，視情況經(jīng)董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)人及部門(mén)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后方予調(diào)閱。7.5檔案管理人員對(duì)查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記。7.6本規(guī)定由集團(tuán)董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂，自印發(fā)之日起試行。附件1檔案整理程序一、檔案一般應(yīng)按“件”裝訂。1．一般以每份文件為一件：文件正本與審批頁(yè)為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件；來(lái)文與復(fù)文可為一件。2．檔案裝訂時(shí)，應(yīng)保持正本在前，文件審批單或領(lǐng)導(dǎo)批示頁(yè)在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。3．檔案采用線裝方式或包角方式。在文件裝訂邊裝訂時(shí)，應(yīng)將檔案的左、下側(cè)對(duì)齊，用三孔一線裝訂法裝訂；采用文件檔案左上角包角裝訂時(shí)，應(yīng)將文件左、上側(cè)對(duì)齊，用膠水將每頁(yè)文件左上角粘連。4．檔案裝訂時(shí)，不允許使用任何易生銹物或易腐蝕品。二、檔案采用“年度－問(wèn)題－保管期限”的復(fù)式分類法。1．按年度分類，是指根據(jù)文件形成和處理的年度對(duì)檔案進(jìn)行分類。一般檔案以文件簽發(fā)日期（落款日期）為準(zhǔn)；跨年度形成的文件，統(tǒng)一以辦結(jié)年度為準(zhǔn)；幾份文件作為一件時(shí)，應(yīng)以裝訂時(shí)排在最前面的文件日期為準(zhǔn)；文件沒(méi)有標(biāo)注日期的，通過(guò)分析、對(duì)照等方法，考證和推斷文件的日期。2．按問(wèn)題分類，是指按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題對(duì)檔案進(jìn)行分類。檔案的具體分類參見(jiàn)《文件歸檔范圍及保管期限表》。3．按保管期限分類，是指將文件按劃定的保管期限對(duì)檔案進(jìn)行分類。具體劃分參見(jiàn)《文件歸檔范圍及保管期限表》。三、檔案應(yīng)按以下規(guī)范進(jìn)行排列：1．同一保管期限的檔案，應(yīng)按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列；2．同一事由的相關(guān)文件應(yīng)排列在一起；3．不同事由的檔案，可以按照不同事由形成的先后順序進(jìn)行排列；4．統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。四、檔案應(yīng)根據(jù)類目和排列順序逐件編號(hào)。檔案整理時(shí)，應(yīng)在文件首頁(yè)上端中間位置加蓋歸檔章或左上角包角，并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。1．歸檔章或包角應(yīng)設(shè)置“全宗號(hào)”、“年度”、“保管期限”、“件號(hào)”、“問(wèn)題”等項(xiàng)。圖1歸檔章式樣（規(guī)格：45㎜×16㎜）圖2包角式樣（1）全宗號(hào)，一般不填。（2）年度，是指文件形成的年度，一般以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2008。（3）保管期限分為三種類型：“永久”標(biāo)注為“Y”,“長(zhǎng)期”標(biāo)注為“C”,“短期”標(biāo)注為“D”。（4）文件的排列順序號(hào)即件號(hào)，主要在檔案整理時(shí)編制室編件號(hào)。集團(tuán)檔案室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開(kāi)始流水標(biāo)注。2．問(wèn)題：作為分類方案類目的問(wèn)題名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。相應(yīng)的類目名稱和標(biāo)注代碼參見(jiàn)《文件歸檔范圍及保管期限表》。五、檔案應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制檔案目錄。1．檔案目錄應(yīng)設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目，如下圖所示：（1）件號(hào)欄中應(yīng)填寫(xiě)室編件號(hào)；（2）責(zé)任者是指制發(fā)文件的單位或部門(mén)，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)；（3）文號(hào)，即文件的發(fā)文字號(hào)；（4）題名，是指文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加"［］"號(hào)；（5）日期，即文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909；（6）頁(yè)數(shù)，即每一件檔案的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)；（7）備注欄中注釋文件需說(shuō)明的情況。2．檔案目錄用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm×210mm）。3．檔案目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。檔案目錄封面可設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等項(xiàng)目。填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。六、檔案應(yīng)按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊。1.檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱（如左圖所示）。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。

2.檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)、問(wèn)題等項(xiàng)目。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制，現(xiàn)暫不要求。3.檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。

附件2文件歸檔范圍及保管期限表類別類目編號(hào)類目名稱基本范圍保管期限備注行政管理類01股權(quán)管理1.集團(tuán)章程及修正案，2.股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種決議、決定，3.股本結(jié)構(gòu)及相關(guān)權(quán)益的確定調(diào)整、股東紅利分配等；永久4.董事長(zhǎng)出具的授權(quán)委托書(shū)、證明、函等。權(quán)證1.非現(xiàn)行使用的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、商標(biāo)證、資質(zhì)證書(shū)及工商、資質(zhì)申報(bào)資料等。永久企業(yè)沿革1.本企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱變更、組織沿革、大事記。永久行政文件1.各分公司及部門(mén)向上級(jí)單位報(bào)送的行政類請(qǐng)示及批復(fù)，與平級(jí)單位的函等，對(duì)下級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告的批復(fù)等；2.集團(tuán)與外單位的法律糾紛訴訟案件材料；3.各分公司及部門(mén)發(fā)布的規(guī)章制度、規(guī)范性文件，上級(jí)單位下發(fā)的規(guī)范性文件。長(zhǎng)期4.與外單位簽訂的行政類合同、協(xié)議；5.集團(tuán)及各分公司綜管部發(fā)文。短期會(huì)議活動(dòng)1.各類會(huì)議、文娛活動(dòng)的通知。短期2.政府重要領(lǐng)導(dǎo)人、知名人事視察本企業(yè)的題詞；3.總辦會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要；4.其他重要行政專題會(huì)議機(jī)要、記錄。長(zhǎng)期資產(chǎn)設(shè)備1.自有產(chǎn)權(quán)房屋所有權(quán)證、土地證、購(gòu)房協(xié)議；永久2.固定資產(chǎn)購(gòu)置與租賃審批、登記卡、清單、使用說(shuō)明書(shū)、交接憑證；長(zhǎng)期3.辦公房長(zhǎng)期租賃合同。人事勞資1.員工名冊(cè)、公司副總及以上人員任免令；永久2、副總以下人員任免令；長(zhǎng)期3.人員錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)配、退休、考核晉升等前置審批記錄、聘用、獎(jiǎng)懲文件；4.勞動(dòng)工資年報(bào)、分配方案，員工職稱、社保材料；5.員工教育培訓(xùn)記錄；短期6.員工健康檔案。經(jīng)營(yíng)管理類02經(jīng)營(yíng)合同1.借貸、擔(dān)保、抵押合同（資金類）長(zhǎng)期營(yíng)銷(xiāo)策劃2.集團(tuán)宣傳冊(cè)、刊物、產(chǎn)品樓書(shū)、廣告、宣傳報(bào)道的定稿及樣本；3.產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、質(zhì)量保證書(shū)；4.產(chǎn)品定價(jià)、調(diào)價(jià)請(qǐng)示及批復(fù)，商品房買(mǎi)賣(mài)合同；永久5.小區(qū)交付驗(yàn)收記錄、交接明細(xì)表；6.重要投訴處理記錄、客戶關(guān)系管理記錄；長(zhǎng)期7.營(yíng)銷(xiāo)策劃書(shū)、展會(huì)等促銷(xiāo)活動(dòng)記錄、客戶監(jiān)督小組活動(dòng)記錄、購(gòu)房?jī)?yōu)惠審批記錄、房屋交付驗(yàn)收記錄。短期銷(xiāo)售合同類03商品房合同1.商品房買(mǎi)賣(mài)合同2.商品房預(yù)售協(xié)議3.商品房補(bǔ)充協(xié)議4.產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)5.質(zhì)量保證書(shū)6.明碼標(biāo)價(jià)書(shū)等永久車(chē)庫(kù)協(xié)議1.車(chē)庫(kù)買(mǎi)賣(mài)合同、協(xié)議等永久工程檔案類04前期報(bào)建用地證、規(guī)劃證、施工證、預(yù)售許可證、測(cè)繪報(bào)告、勘察報(bào)告、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等永久工程設(shè)計(jì)各類合同、圖紙、設(shè)計(jì)變更、審圖合格證、圖紙會(huì)審、工程結(jié)算審核定案表等永久工程管理通知單、聯(lián)系單、工程變更審批單、工程會(huì)議紀(jì)要等長(zhǎng)期會(huì)計(jì)檔案類05會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)相關(guān)制度等；2.審計(jì)報(bào)告、清算資料、會(huì)計(jì)年度預(yù)結(jié)算、各類統(tǒng)計(jì)年報(bào)及分析、企業(yè)年檢報(bào)告、成本管理材料、經(jīng)濟(jì)核算及依據(jù)材料、與其它單位經(jīng)濟(jì)關(guān)系證明。按會(huì)計(jì)檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定特種載體類06聲像檔案1.政府重要領(lǐng)導(dǎo)人、知名人事視察本公司形成的聲像資料；2.本集團(tuán)有關(guān)人員參加外界組織的重要會(huì)議，會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的形成的聲像資料3.本集團(tuán)組織的重要會(huì)議、活動(dòng)、比賽、表彰等形成的聲像資料4.記錄本集團(tuán)重大項(xiàng)目、經(jīng)典樓盤(pán)建設(shè)及竣工的聲像資料；其他經(jīng)典樓盤(pán)的調(diào)研資料5.本集團(tuán)廣告宣傳活動(dòng)、產(chǎn)品推薦會(huì)的聲像資料6.本集團(tuán)每次總辦會(huì)錄音文件等.永久主要載體為錄音帶、錄像帶、照片等電子檔案1.本集團(tuán)OA系統(tǒng)中形成的永久和長(zhǎng)期類文件（與紙質(zhì)文件同）2.本集團(tuán)使用的各種數(shù)據(jù)文件3.本集團(tuán)設(shè)備運(yùn)行中所需要的操作系統(tǒng)4.集團(tuán)在重要外事、文娛活動(dòng)、產(chǎn)品宣傳活動(dòng)中形成的材料5.集團(tuán)每次總辦會(huì)的PPT、錄音文件等永久主要載體為光盤(pán)、磁盤(pán)實(shí)物檔案1.各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗等永久會(huì)計(jì)檔案和人事檔案為專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可由財(cái)務(wù)部和人力資源部另行保管。附件3歸檔文件目錄封面示意歸檔文件目錄全宗名稱年度保管期限問(wèn)題

附件4歸檔文件目錄示意檔案盒

（全宗名稱）全宗號(hào)全宗號(hào)年度年度保管期限保管期限問(wèn)題問(wèn)題起止件號(hào)起止件號(hào)盒號(hào)盒號(hào)封面盒脊盒底長(zhǎng)寬（310mm×220mm）厚度（20mm—50mm）厚度（20mm—50mm）每欄間距30mm每欄間距25mm

駕駛員管理及考核制度1.目的：為提升駕駛員整體素質(zhì)和接待服務(wù)品質(zhì)，樹(shù)立集團(tuán)良好形象，特制定本規(guī)范。2.內(nèi)容：本制度規(guī)定行政部駕駛員日常工作中服務(wù)規(guī)范、接待禮儀等工作規(guī)范事宜。3.適用范圍：集團(tuán)行政部為駕駛員的歸口管理部門(mén)，適用于行政部所有駕駛員。4.出車(chē)前準(zhǔn)備4.1駕駛員在每次接待工作前，須及時(shí)做好以下各項(xiàng)檢查：4.1.1檢查車(chē)輛外觀：保證車(chē)身漆皮、鍍件光亮，輪胎無(wú)泥污、無(wú)塵土，車(chē)窗明亮清潔、無(wú)水跡及手印；車(chē)內(nèi)坐墊套無(wú)污漬，地毯無(wú)泥土或積水，車(chē)內(nèi)不得有異味，煙缸必須清洗干凈，內(nèi)無(wú)雜物。4.1.2檢查車(chē)輛的燃料、潤(rùn)滑油料、電液冷卻液、制動(dòng)器和離合器總泵油是否足夠；檢查輪胎氣壓及輪胎堅(jiān)固情況，檢查喇叭燈光是否良好，路單、票證是否齊全，檢查隨車(chē)工具是否齊備，并按照車(chē)輛技術(shù)規(guī)程啟動(dòng)引擎，聽(tīng)聲音是否正常，查看引擎連動(dòng)裝置堅(jiān)固情況，查看有無(wú)漏油、漏水、漏氣，如有故障應(yīng)予以排除并報(bào)告主管。車(chē)輛停放兩周以上重新啟用時(shí)，應(yīng)保持五分鐘溫車(chē)時(shí)間，并仔細(xì)檢查各項(xiàng)車(chē)輛功能指標(biāo)情況。4.1.3檢查有關(guān)證照是否齊備。應(yīng)確認(rèn)路線和目的地，選擇最佳的行車(chē)路線；根據(jù)接待要求，事先了解乘客入住酒店、房號(hào)、航班號(hào)/車(chē)次、迎送時(shí)間、乘客的特殊要求等信息，為順利接待做好準(zhǔn)備。4.1.4檢查車(chē)內(nèi)物品配備是否齊全。物品清單詳見(jiàn)本辦法5.17條。4.1.5根據(jù)季節(jié)變化，駕駛員應(yīng)在接待用車(chē)前10分鐘開(kāi)啟車(chē)內(nèi)空調(diào)，調(diào)至適當(dāng)溫度。5.服務(wù)規(guī)范與接待禮儀5.1嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)道路交通安全法》，遵守交通法規(guī)和條例。5.2駕駛員應(yīng)保持良好的儀容儀表，鬢發(fā)不過(guò)耳，面部整潔無(wú)須、手部無(wú)過(guò)多的飾物，指甲修剪整齊。在接待任務(wù)中必須穿著工作服，衣袖、褲腿均需保持平整。男駕駛員需著黑色皮鞋和深色襪子，女駕駛員不得穿短裙。5.3接待乘客要面帶微笑，主動(dòng)問(wèn)候，做到熱情周到，彬彬有禮，落落大方，使用禮貌用語(yǔ)，如：“您好”、“您早”、“對(duì)不起”、“請(qǐng)”、“謝謝”。接送公司乘客時(shí)，將乘客迎進(jìn)車(chē)內(nèi)，關(guān)車(chē)門(mén)時(shí)要注意乘客的身體和衣物，防止被車(chē)門(mén)擠壓。乘客上下車(chē)時(shí)，駕駛員應(yīng)主動(dòng)幫助卸裝行李，用手擋住車(chē)門(mén)頂部為乘客開(kāi)關(guān)車(chē)門(mén)。5.4主動(dòng)向乘客介紹車(chē)內(nèi)服務(wù)項(xiàng)目（水、紙巾、CD、報(bào)刊等），及時(shí)提醒乘客系好安全帶，并告知乘客隨時(shí)可以提供幫助。5.5駕車(chē)時(shí)應(yīng)保持正確的駕駛姿勢(shì)，行車(chē)時(shí)要保持適當(dāng)車(chē)速，安全駕車(chē)，文明駕車(chē)，不開(kāi)“英雄車(chē)”、“賭氣車(chē)”，嚴(yán)禁酒后駕車(chē)。5.6在行車(chē)過(guò)程中原則上不能接聽(tīng)電話，如必須接聽(tīng)，須用耳機(jī)，且接聽(tīng)時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，說(shuō)話切忌大聲。5.7確因行車(chē)需要，否則不得主動(dòng)與乘客搭話。車(chē)內(nèi)乘客談話時(shí)，不能隨便插嘴；乘客問(wèn)話，應(yīng)禮貌回答；對(duì)乘客的談話注意保密，不得傳播乘車(chē)者講話的內(nèi)容理。5.8在行車(chē)過(guò)程中，應(yīng)主動(dòng)詢問(wèn)乘客“車(chē)內(nèi)溫度是否合適”、“是否聽(tīng)音樂(lè)”，關(guān)注乘客的需求并及時(shí)提供幫助。行車(chē)中應(yīng)及時(shí)使用冷熱風(fēng)，聽(tīng)廣播或音樂(lè)時(shí)應(yīng)征得乘車(chē)人的同意，聲音不要太大，以免影響乘客思考或休息。5.9行車(chē)中途遇乘客下車(chē)，駕駛員應(yīng)及時(shí)清理車(chē)廂內(nèi)垃圾，在原地或按乘客要求等候乘客。到達(dá)目的地后，幫助卸下行李，提醒乘客不要遺忘隨身物品，熱情向乘客道別。5.10駕駛員隨領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議或活動(dòng)時(shí)，車(chē)輛必須停放在醒目位置，不得隨意離開(kāi)，以方便領(lǐng)導(dǎo)用車(chē)。5.11除獨(dú)立承擔(dān)接待任務(wù)外，沒(méi)有乘客或領(lǐng)導(dǎo)的邀請(qǐng)，駕駛員不可與乘客或領(lǐng)導(dǎo)一起用餐，并須在乘客或領(lǐng)導(dǎo)用餐結(jié)束前做好出車(chē)的準(zhǔn)備工作。5.12為避免車(chē)內(nèi)留有異味，駕駛員不得在車(chē)內(nèi)吸煙，出車(chē)前不食生蔥、生蒜等異味食品。5.13車(chē)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。本公司員工在車(chē)內(nèi)吸煙時(shí)，應(yīng)有禮貌地制止；公司外乘客在車(chē)內(nèi)吸煙時(shí)，可婉轉(zhuǎn)告知本公司陪同人，但不能直接制止。5.14接待公司外部客戶須提前15分鐘到指定地點(diǎn)等候。5.15駕駛員應(yīng)了解公司主要樓盤(pán)的概況，熟悉小區(qū)的最佳參觀路線。5.16駕駛員不得向乘車(chē)人索要禮品或示意索取禮品，對(duì)不宜拒絕的禮品可以接受，回公司后應(yīng)上交辦公室統(tǒng)一登記，按規(guī)定進(jìn)行處理。5.17車(chē)內(nèi)要求準(zhǔn)備的物品及放置要求如下表：車(chē)輛類型準(zhǔn)備物品具體要求公務(wù)接待車(chē)公司宣傳材料