財務報銷管理系統(tǒng)的設計與實現

財務報銷管理系統(tǒng)的設計與實現碩士學位論文（工程碩士）財務報銷管理系統(tǒng)的設計與實現DESIGNANDIMPLEMENTATIONOFFINANCIALREIMBURSEMENTMANAGEMENTSYSTEM周雪哈爾濱工業(yè)大學國際圖書分類號：密級：公開工程碩士學位論文財務報銷管理系統(tǒng)的設計與實現碩士研究生：周雪導師：馬培軍教授副導師吳雅琴高級工程師學科：軟件工程所在單位：軟件學院授予學位單位：哈爾濱工業(yè)大學-I-財務報銷是每一個單位內部基本的管理和活動要素。在當今快速變化的商業(yè)環(huán)境中，業(yè)務軟件的發(fā)展推動企業(yè)對信息化的需求不斷提高，公司希望通過高速有效、交互性高的財務報銷管理軟件來優(yōu)化企業(yè)財務業(yè)務流程的管理，降低財務部門的工作量，減少員工及領導在財務報銷上的精力損耗。本文首先說明課題的來源和背景，針對企業(yè)的實際情況及財務報銷管理系統(tǒng)的特點，通過對目前各種流行技術的全面的比較，并對本領域相關的理論深入研究分析，對系統(tǒng)進行全面的梳理和優(yōu)化后，最終確定了系統(tǒng)的建設方案：針對公司原有報銷流程業(yè)務，根據公司的實際辦公環(huán)境采用平臺為開發(fā)工具，同時在其之上通過對報銷業(yè)務流程進行建模、分析和優(yōu)化，此業(yè)務流程管理系統(tǒng)是以知識管理為工作的中心，以互聯網為前提的平臺，增強了報銷業(yè)務流程的靈活性和適應性。布上考慮到報銷單據的數據量龐大，按照各類報銷業(yè)務的數據量分布以及單據內容特點，將財務報銷管理系統(tǒng)的報銷庫分為：借款、差旅、交通費、招待費、日常費用、其他費用幾個數據庫，分類別存貯報銷單據，并利用同步索引機制將幾個數據庫中的單據狀態(tài)實時更新集中起來。在財務報銷管理系統(tǒng)內部模塊間交互、與外部財務ERP系統(tǒng)等交互連接時，采用面向服務的體系結構思想實現系統(tǒng)的松耦合，屏蔽平臺的相關性。面向服務的體系結構能夠令使用者很容易地將業(yè)務流程與系統(tǒng)進行綁定，通過XI制證技術實現服務封裝，避免了資源與時間的浪費。由于應用了業(yè)務流程關系很有效地降低了其自身的繁瑣程度，使得面向服務的組件得到了更高的使用率。本文以提高業(yè)務復雜度、增強系統(tǒng)交互性為目標，充分利用Lotus的技術和平臺優(yōu)勢，結合業(yè)務流程管理思想的一般要求和財務報銷的實際情況，將系統(tǒng)封裝成粗粒度的服務接口，實現了一個財務報銷管理系統(tǒng)，為財務報銷及相關管理信息提供合理的管理平臺，保證了在合理的監(jiān)管控制之下企業(yè)內工作有效地執(zhí)行。關鍵詞：財務報銷管理；業(yè)務流程管理；XI制證；同步索引-IV- IABSTRACT II 1課題來源 1課題研究的背景和意義 1課題研究的背景 1課題研究的意義 2與課題相關的國內外研究綜述 3財務報銷現狀研究 3財務報銷管理系統(tǒng)現狀研究 3業(yè)務流程管理現狀研究 4的發(fā)展過程 5本文的主要研究內容 6第2章財務報銷管理系統(tǒng)的需求分析 8系統(tǒng)概述 8非功能性需求及系統(tǒng)設計原則 8功能性需求 9報銷管理 9流程管理 額度管理 配置管理 憑證管理 角色及權限可設置 查詢統(tǒng)計 用例分析 概念模型分析 審批流程分析 本章小結 第3章財務報銷管理系統(tǒng)的設計 功能模塊設計 -V-訪問控制權限的設計 財務報銷審批模塊的設計 財務報銷憑證模塊的設計 財務報銷額度模塊的設計 財務報銷配置模塊的設計 開發(fā)環(huán)境設計 技術與業(yè)務架構設計 本章小結 第4章財務報銷管理系統(tǒng)的實現 財務報銷數據庫的實現 財務報銷審批模塊的實現 財務報銷憑證模塊的實現 財務報銷額度模塊的實現 財務報銷配置模塊的實現 本章小結 第5章財務報銷管理系統(tǒng)的測試 測試目標 系統(tǒng)功能測試 測試方法及環(huán)境 功能測試 系統(tǒng)性能測試 測試方法及環(huán)境 壓力測試 測試結論 本章小結 參考文獻 哈爾濱工業(yè)大學學位論文原創(chuàng)性聲明及使用授權說明 個人簡歷 課題來源財務報銷是每一個單位內部基本的管理和活動要素。業(yè)務軟件的發(fā)展推動著企業(yè)對信息化的需求不斷提高，基本的財務軟件已遠遠不能滿足管理的需要，費用支出控制是目前企業(yè)最為關心的一個財務環(huán)節(jié)，雖然仍有一部分企業(yè)還是使用著傳統(tǒng)的手工管理方法，費用報銷一直手工操作，預算人為控制，使員工和領導耗費大量的時間與精力，同時財務部門工作量也十分巨大。越來越多的企業(yè)都在追求更安全、更高效的管理方法。在競爭激烈、千變萬化的市場環(huán)境中，針對財務工作中存在的報銷流程手工操作、數據不能遠程處理、財務中心和事業(yè)部核算缺乏統(tǒng)一性、反映公司命脈的財務信息數據不能并整合業(yè)務流程管理（）概念對財務信息化的范圍，提高了內部管理層次，能夠極大的改善現有財務對費用控制的模式。方式對神州數碼財務報銷業(yè)務流程進行整合，為了增加系統(tǒng)的可擴展性，通過來實現整合系統(tǒng)的管理。在設計過程中，充分利用了面向服務課題研究的背景和意義課題研究的背景神州數碼（中國）有限公司的使命是數字化中國，以釋放信息技術的力量，推動中國社會信息文明的進程。神州數碼擁有著多年的協(xié)同辦公經驗積累，結合企業(yè)自身的信息化發(fā)展戰(zhàn)略，開發(fā)出大量實用而有效的辦公自動化應用，解決了流程電子化問題。辦公自動化是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，信息的傳遞由協(xié)作工具無序、自主發(fā)散地進行。這種協(xié)作方式沒有規(guī)范的管控觀念，缺少清晰明確的OA定義和規(guī)范的技術手段。所以要進一步完善協(xié)同管理的理念，否則就無法很好的實現組織上各種跨度的以個人為中心的自定義表單和工作流引擎同時構成了傳統(tǒng)協(xié)同辦公系統(tǒng)的根本要素，使得工作流在這兩個功能之上就能正常的進行流程流轉。工作流能夠使工作事務在多人之間有效流轉，而帶來協(xié)同應用效果，也成為協(xié)同軟件驅動各項應用步驟與程序的引擎。只有把公司所有的業(yè)務集成到同一個工作流平臺，才能實現無論什么樣的平臺、開發(fā)商是誰，都能將全部應用的整合。將業(yè)務整合的前提是工作流組織的連接方式是松耦合的，這樣才能確保應用組件全面統(tǒng)一在公司的工作流中并能對公司業(yè)務流程進行全面的監(jiān)管控制。由此引入業(yè)務流程管理概念，使其能將應用系統(tǒng)、交互界面、硬件設備、用戶全面優(yōu)化整合，獲得全方位的管理模式。將業(yè)務流程管理整合在在原有OA平臺之上將是十分有戰(zhàn)略性的策略，它可以帶來加強系統(tǒng)擴展性和適應能力、優(yōu)化業(yè)務流程的益處。課題研究的意義為了公司業(yè)務需要，企業(yè)中一般會同時應用若干的應用系統(tǒng)，所采用的技術平臺也不僅僅一種，當這些復雜的應用平臺和系統(tǒng)同時存在時，如何將他們集成為一個整體則是一項難題，需要花費漫長的周期和高昂的成本才能建立出新的集成系統(tǒng)。傳統(tǒng)OA有它的局限性和不足，尤其當要將OA系統(tǒng)與公司的其他應用系統(tǒng)集成到一起的時候，系統(tǒng)的復雜程度和技術平臺都會成為很大的為構造分布式系統(tǒng)提供方法，標志著應用系統(tǒng)技術未來的發(fā)展方向。它可以為企業(yè)帶來的是松耦合、模塊化的服務，將業(yè)務應用功能以服務的形式提供給最終用戶或其他服務[5]。際業(yè)務的基礎之上進行提煉加工一套建立于神州數碼企業(yè)協(xié)作管理平臺之上的財務報銷管理系統(tǒng)，就可利用企業(yè)原有的應用將多種技術融合到一起，多渠道提供服務，以達到保護現有的IT基礎建設投資的效果，以模塊化的形式添加或更新服務，增加業(yè)務變更的靈活性，其目的是讓公司的財務報銷流程更好地發(fā)揮作用，讓業(yè)務流程更加具有延展性，公司財務管理更加規(guī)范嚴謹，使公司能夠在激烈的競爭中脫穎而出，產生巨大的回報：加快產品發(fā)展速度，改造客戶業(yè)務關系等。與課題相關的國內外研究綜述財務報銷現狀研究在九十年代末期，有學者基于知識經濟背景提出財務管理創(chuàng)新應集中在觀念的更新、目標的重組、內容的調整與拓展三大方面。到了濟全球化和知識經濟的環(huán)境，我國的財務管理理論更加著重提出從公司理論、信息不對稱理論、道德風險、交易成本和所有權成本、人力資源成本等方面研究公司財務理論的新視角[7]。財務報銷就是企業(yè)或單位的員工將因公業(yè)務時所做的經濟支出列成清單，與支出憑證一并上報到財務進行核銷。財務部經手后對憑證和支出清單進行驗收，驗收合格后對報銷進行簽字審批。通過這種報銷制度可以有效地保證各單位業(yè)務開銷的真實性，做到合理合法，保證經濟管控的準確與透明，是公司內部管控的重點。不過在財務報銷的實際應用和管理中，仍然存在著諸多弊端，國情來看，在財務監(jiān)管制度上存在疏漏，民眾已經慣性思維的認為不管何時何事都能拿到單位去報銷，這是因為公有制經濟在我國長時間實行導致的，這會化，加大公司內部管控力度，提升公司職能，使得公司能夠得到更好的發(fā)展和高的利潤，成為企業(yè)財務管控的發(fā)展方向。財務報銷管理系統(tǒng)現狀研究從企業(yè)規(guī)模上看，迫切希望應用財務報銷管理系統(tǒng)的企業(yè)不外乎三種[11,12]：（1）大型或獨資企業(yè)，如一汽豐田、三菱電機、耐帆包裝、哈爾斯通創(chuàng)為實、糖果動力等，這類企業(yè)具有國際視野，費用管理理念更為先進，樂于接受新信息技術的支持；（2）行業(yè)領軍企業(yè)，如中興通訊、邁瑞生物醫(yī)療電子、萬科地產、航天科工、廣藥集團等，這類企業(yè)信息化水平普遍較高，費用管理進一步跟國際接軌；（3）處于快速發(fā)展起的本土新銳中小型企業(yè)，希望通過精細的費用管控，支撐其持續(xù)、健康發(fā)展。與傳統(tǒng)手工報銷流程相比，電子化報銷的流程是對手工流程進行合理的抽象化之后自定義到系統(tǒng)中，其運轉和執(zhí)行由系統(tǒng)工作流引擎驅動，當某一節(jié)點-4-完成相關操作后自動跳轉到另一節(jié)點，直至流程結束[13]。由此可以進一步提高財務業(yè)務的規(guī)范性，提高業(yè)務效率、減少手工操作，便于事業(yè)部審批，實現對財務報銷的電子化管理，并通過接口功能，根據獨立系統(tǒng)中的數據，自動生成信息化技術越來越發(fā)達，現在已經有不少公司應用財務報銷軟件來增強企業(yè)的財務報銷管理。但是如果公司內沒有實現對財務業(yè)務的整合分析，沒有從原始業(yè)務的初始生成點進行擴充，就會導致企業(yè)財務審批流程比較繁瑣、整體財務工作效率底下、表單的填寫和費用計算時會出現人為性質的錯誤等諸多問題。將申報、額度控制、審批、核算各數據源高度統(tǒng)一融入報銷系統(tǒng)，既能夠避免數據孤島現在審批環(huán)節(jié)之間出現，又能夠通過系統(tǒng)固化報銷流程的關鍵控制點，較為準確地監(jiān)管企業(yè)內部控制體系，避免監(jiān)控點的脫節(jié)。財務報銷電子化，可以通過建立的信息系統(tǒng)，將財務報銷的流程進行電子化流轉，可以達到的效果是：員工可以在任何時間、從任何地點提交財務報銷申請；領導則可通過簽字權限的控制，在任何時間、任何地點進行審批；財務部門對申請內容審批核實后會將報銷信息傳給財務系統(tǒng)錄入憑證，并在憑證庫中生成與報銷單唯一綁定的報銷憑證單。隨著技術不斷地更新，財務報銷管理系統(tǒng)會提供更加合理的報銷業(yè)務流程監(jiān)管方式，更加強大的系統(tǒng)功能，為企業(yè)帶來更多效益。業(yè)務流程管理現狀研究改進以及增強靈活性和適應性的關鍵且?guī)в袘?zhàn)略性的決策。盡管BPM技術在國內從概念、方法、產品到客戶認識都還存在諸多問題，不甚清晰，但BPM應用共同組成了業(yè)務流程管理的概念，使之自本世紀初到現在都在信息化方面占領著重要地位。業(yè)務流程管理擁有著信息技術領域經典的管控理念，在公司內部應用有力使得業(yè)務流程為核心的管控理念得到延伸擴展。從企業(yè)應用角度來看，它以工作流（英文本，并在此之上進一步壯大。他作為現代公司應用系統(tǒng)的核心能根據業(yè)務流程進行建模：通過對業(yè)務流程通過分析后建模，然后再進行模擬，進一步優(yōu)化后得到的協(xié)同管理控制功能。中，且不管他們是否是形式上的或者只是追隨潮流，40%左右實際上并沒有一中真正實現SOA，它是將異構平臺上應用程序），通過這些服務之間定義良好的接口和規(guī)范，按照松耦合方式整合在一起，即將識到面向服務的SOA架構能提供目前最佳的復用架構體系搭建模式。它能將剛性的、且彼此孤立的應用、系統(tǒng)和數據轉變成靈活的、易于復用的軟件組件[18]。辦公自動化系統(tǒng)的主要核心功能是以收發(fā)應用為核心的流轉類應用模塊，結合企業(yè)內部實際情況定制開發(fā)符合各項業(yè)務需求的特色功能，滿足各個科室的日常管理和工作需要[19]。它作為公司部署協(xié)同管理的根本，注重以個人為中心，并把這一特點在國內的企業(yè)管理軟件行業(yè)中進行了充分的展示，使企業(yè)內部員工共享資源更加便捷，工作效率更高。企業(yè)經營管控包括對業(yè)務事務的管控和組織結構也就是人的管控。協(xié)同工具將無序的消息以個人為中心進行發(fā)送，但是業(yè)務流程管理的重心在于公司從頂至下的戰(zhàn)略到執(zhí)行的流程，高視角全方位的管控形式，隨時優(yōu)化管理，使其更加規(guī)范，把流程作為管理結構的核心，以端到端的形式進行協(xié)作。BPM強調的是一種全生命周期的流程管理，它不僅包括了流程的自動化，和流程的實時有效地跟蹤與監(jiān)控，還會更多地去與業(yè)務部門一起來梳理流程、可以滿足OA流程的快速應用，可以滿足工作流程的個性化定義。不僅能夠做到以組織架構為基礎的動態(tài)的角色管理，也能實現跨系統(tǒng)的異構整合應用[20]。的發(fā)展過程在現今工作流平臺市場上毋庸置疑的處于頭籌位置，跨越。時期將C/S應用從理論推動為現實，奠定了此領域的領先地位，是業(yè)界首套真隨后的階段是版本過渡到2002年全面使用R5版本得階段。成熟的技術得到了飛速迅猛的發(fā)展，它為基于Web的協(xié)作技術應用的推廣起到相當大的作用，并且協(xié)助廣大用戶將電子化的協(xié)作工作實現出來應用的基礎上，開發(fā)出基于其平臺級產品轉向了徹底開放的業(yè)界標準。服務宿主服務器，實現基于自身數據庫和本文的主要研究內容本文的目標是，針對現有的財務報銷系統(tǒng)的一些局限性，通過借鑒業(yè)務流程管理思想與面向服務的架構思想的相關的優(yōu)勢和實現技術，結合本人在實習公司的實踐和對神州數碼現階段的財務往來和報銷管理相關業(yè)務的分析、公司實際的財務業(yè)務流程管理方式，研究和實現一個基于接口的，功能較為完善且系統(tǒng)拓展性比較高、財務報銷業(yè)務流程更加合理的財務報銷管理系統(tǒng)，這也是作者在實習期間所研究的課題的主要內容。本課題研究的主要內容包括以下幾個方面：（1）系統(tǒng)開發(fā)的必要性從目前公司內部應用情況出發(fā)，從重用、優(yōu)勢互補和企業(yè)流程重構三個方面分析出財務報銷管理系統(tǒng)開發(fā)的必要性，同時看到本課題的提出對公司今后發(fā)展的有利方面。-7-（2）財務報銷管理系統(tǒng)的相關技術與功能分析分析目前財務報銷業(yè)務和財務報銷管理系統(tǒng)的現狀，找出不足，并結合業(yè)務流程管理思想與面向服務的架構思想的相關的優(yōu)勢和實現技術設計出符合本公司應用的財務報銷管理報銷管理系統(tǒng)；系統(tǒng)采用B/S架構，在數據庫分布上考慮到數據量龐大，將數據庫按類別分為多個，通過同步索引機制將數據庫中的數據實時更新集中起來。在財務報銷管理系統(tǒng)內部模塊間交互、與外部財務ERP系統(tǒng)等交互連接時，采用面向服務的體系結構思想實現系統(tǒng)的松耦合，屏蔽平臺的相關性。本文以提高業(yè)務復雜度，增強系統(tǒng)交互性為目標，充分利用Lotus的技結合業(yè)務流程管理思想的一般要求和財務報銷的實際情況，將系統(tǒng)封裝成粗粒度的服務接口，實現了一個財務報銷管理系統(tǒng)，使組織中的各項工作均處于有效的管理和監(jiān)控之下；并對各種知識進行積累、管理、利用，為各級領導的決策提供有效的支持。本文的組織結構如下：第一章緒論主要介紹了課題的研究背景和意義，簡要概述了財務報銷管理系統(tǒng)的相關知識，介紹了與課題相關的國內外研究現狀，提出了本課題的研究第二章是系統(tǒng)的需求分析。根據系統(tǒng)的業(yè)務需求和設計目標，分析系統(tǒng)的功能，對系統(tǒng)用例和報銷審批流程等進行了細致論述，為系統(tǒng)體系架構的設定和功能模塊劃分做好分析和準備。第三章是財務報銷管理系統(tǒng)的設計，從整體模塊入手并逐步細化設計，同時完成了數據庫設計，設定好開發(fā)環(huán)境和系統(tǒng)架構，為系統(tǒng)的開發(fā)實現打下基第四章財務報銷管理系統(tǒng)的實現，針對各個模塊所做的具體的實現進行了介紹，并將財務報銷管理系統(tǒng)內部模塊間的接口和系統(tǒng)與外部其他系統(tǒng)交互的接口實現進行了詳細的介紹。第五章是對系統(tǒng)的測試工作的介紹，分別從系統(tǒng)的功能測試和性能測試兩方面著手，對系統(tǒng)的相關測試并得出測試結論。最后一章結論，總結了本論文的主要成果，指出了系統(tǒng)的優(yōu)點和不足之處，并且展望了今后的研究方向。-8-系統(tǒng)概述通過對神州數碼現階段的財務往來和報銷管理相關業(yè)務的分析，結合本人在實習公司的實踐，得出了如下需求。財務報銷工作是財務會計工作的重要一環(huán)，所有支出都要通過財務報銷流程進行審批后方可付款或沖借款，并通過財根據獨立于系統(tǒng)中的數據，自動生成會計憑證。與報銷相關的申請或審批流程都要在報銷流程中進行關聯，包括借款、報銷、業(yè)務接待申請、報銷額度控制非功能性需求及系統(tǒng)設計原則財務報銷管理系統(tǒng)面向的用戶群體是公司全體員工，包括從總裁到普通職員，所以系統(tǒng)要有統(tǒng)一友好的操作界面；報銷種類繁多業(yè)務復雜，所以要盡量操作簡單通俗易懂，適合全公司各崗位員工都能便捷的使用，并提供使用幫助文檔鏈接。為了保證多用戶并發(fā)使用系統(tǒng)時仍然持續(xù)穩(wěn)定的運行，所以要注重系統(tǒng)的穩(wěn)定性。為了提高系統(tǒng)重用率，為以后的業(yè)務或系統(tǒng)做準備，系統(tǒng)也需要有較好的模塊擴展性；系統(tǒng)需要管控多種用戶角色，同時使用系統(tǒng)進行報銷業(yè)務的用戶會很多，所以系統(tǒng)一定要有較強的承載性。由于報銷業(yè)務數據量大，報銷單據及相關配置數據都會存放到服務器上，此服務器作為數據倉庫的同時還要作為工作流引擎保證流程能夠正常流轉，所以服務器需要有較高的承載性，合理安排數據庫的分布，在數據處理上盡量降低數據傳輸。出于安全性考慮，對用戶和管理員的角色權限要嚴格控制，財務金額統(tǒng)計計算時一定要保證數據的準確性，并且在審批過后除非極特殊情況，否則財務相關的數據是不可更改的。審批過程中為避免申請表單被他人惡意審批，需要對審批人的簽字權限加以控制，無表單對應審批權限的人員無法對表單進行審-9-功能性需求財務報銷管理系統(tǒng)中包含了申請?zhí)峤弧㈩~度控制、費用核算、審批、憑證記錄多項功能，充分避免了流程環(huán)節(jié)出現孤立數據。將業(yè)務流程與表單加載綁定能夠精確地部署企業(yè)內管控制度，不會造成流程環(huán)節(jié)脫節(jié)。下面各小結分別介紹財務報銷管理系統(tǒng)的功能模塊需求。報銷管理報銷管理是本系統(tǒng)最基本也是最主要的功能。系統(tǒng)需要提供的報銷類別有：境內差旅報銷、境外差旅報銷、勞務費報銷、禮品報銷、辦公用品費報銷、交通費報銷、交通費報銷（額度制）、員工培訓費報銷、招待費報銷、加班餐費報除了提供報銷費用的功能，根據公司實際業(yè)務需要，系統(tǒng)還要提供借款申請功能，用戶提交借款申請交由部門領導和財務部進行審批。用戶可以自己提交申請，也可以為他人代辦申請。用戶進行報銷或借款申請時，要求財務報銷系統(tǒng)能提供固定填寫格式并自動帶出申請的有關資料，以減少手工輸入信息工作量。需要考慮到各個事業(yè)本部的費用科目設置，員工在不同的事業(yè)本部下擁有不同的費用科目和成本中心，相同平臺中不同科目編號也有區(qū)分，使全國各平臺員工可以按照不同類別報銷，并設立不同的科目編號。財務報銷管理系統(tǒng)需要從后臺獲取并提供到報銷表單上的信息有：員工信息，包括組織機構、員工個人信息等，每個正式員工都歸屬到對應的成本中心下，便于報銷結算；報銷信息詳盡，根據報銷類別分別細化每項報銷細節(jié)，如借款事由、出差行程、耗材、辦公費等；為了業(yè)務需要，有些報銷單需要提交附件，作為財務審核的報銷依據，所以要能有添加附件的功能。在員工提交申請和表單審核過程中，系統(tǒng)要能夠自動對用戶所填寫的某些信息進行填寫項判斷檢驗，包括：必填數據是否已填寫、固定格式的數據所填寫格式是否正確、涉及到金額的填寫時所填寫金額是否符合正確范圍之內。財務報銷涉及到大數據量的財務計算，系統(tǒng)需要提供自動計算報銷總金額及隨報銷發(fā)放的補助金額、報銷沖借款金額等。對于不同報銷類別，要將信息分錄，如借款、差旅、耗材、招待費等等，生成的分錄數據包導入財務系統(tǒng)生成財務報銷憑證。為了降低偽造簽名的風險度，采用電子數據簽名給憑單簽名，同時為了保證數據的一致性，在數據錄入系統(tǒng)后，非特殊情況不能修改。對于通用的報銷審批功能，表單提交審批時系統(tǒng)需要作出如下操作：-10-（3）檢查必填的內容包括：報銷地點、成本中心、金額要大于0、幣種、結算方式、如果是一卡通則幣種只能是“人民幣”、如果是一卡通則檢查一卡通號碼、聯系電話、內部訂單是否可以報銷。（4）如果結算方式為“電匯/信匯/匯票”，則檢查：收款單位、賬號、銀行、城市。（6）對于可以沖銷借款的報銷單，檢查用戶是否有借款沒有沖銷。如果結算方式為“還限額支票”則只能選擇借款類型為“限額支票”的借款。反之，（7）檢查各項報銷明細數據的填寫是否完整。（9）如果有沖借款，給借款添加“沖銷中”的標記。對于借款申請，系統(tǒng)需要提供以下幾項控制點：（4）只能申請一筆差旅費借款，根據費用科目后三位是否為“差旅費”判斷。東區(qū)、北區(qū)沒有差旅費借款。（5）境內差旅費、一卡通結算、支票結算只能選擇人民幣。（8）電匯\信匯\匯票時必須填寫收款單位、賬號、行、市。（10）在文檔歸檔后，出納審核崗可以填寫金額和票號，當金額不等于借款金額時，系統(tǒng)提醒。（11）制證崗可以進行沖銷確認和取消沖銷確認，可進行沖銷確認的條件為制證崗、憑證號不為空、借款單不在沖銷中且操作日期等于出納確認日期。（15）培訓目的、課程名稱、培訓公司、培訓講師、培訓開始時間、培訓結束時間、培訓地點、參訓人員級別、參訓人數、培訓形式、培訓類別、是否簽訂外派培訓協(xié)議、費用明細均必填，至少填寫一個參訓人。流程管理財務報銷管理系統(tǒng)是依托在工作流引擎上，根據流程定義和配置推動流程的流轉。申請單在審批過程中要根據系統(tǒng)定義的審批權限和流程來明確記錄審批信息及結果，其中流程可以清晰的反應出業(yè)務流程狀況，并能根據實際數據情況自動判斷流程分支和路徑。每個環(huán)節(jié)都提供網頁的瀏覽查看和消息、郵件的通知功能。用戶能夠清晰明了的查看從表單提交開始一直到當前表單所處環(huán)節(jié)的審批和流轉狀態(tài)，信息要包括：（1）當前關節(jié)基本信息記錄以下四項信息：環(huán)節(jié)編號、環(huán)節(jié)名稱、（2）流程流轉日志記錄內容包含節(jié)點名稱、開始時間、結束時間作、流向環(huán)節(jié)（4）請示與審批意見記錄何人何時在哪一環(huán)節(jié)進行了審批，并逐條記錄審批人的審批意見，為用戶隨時查看提供方便。員工填寫報銷表單時，可以根據自己部門機構的設置來選擇部門審批環(huán)節(jié)的審核人，也可以由系統(tǒng)自動帶出后臺配置的申請人對應成本中心的審核領導，系統(tǒng)會在表單提交時自動發(fā)郵件提醒相關領導。當部門審核通過流程需要通過財務部的審核，對報銷事由、金額等如財務庫，生成財務憑證。對于流程審批，均采用多級復核，以減少差錯和風險。報銷單據的申請、審批、駁回、催辦等過程在當前環(huán)節(jié)審批人操作后自動進行下一環(huán)節(jié)的流轉，并可以填寫或選擇簡短的審批意見。其中的部門一級審人均由用戶手工填寫。財務審核和出納確認的操作權限由角色來控制，分別是[財務審核]和[出納確認]。在審批中被審批人駁回或者審批完成通過時，系統(tǒng)均會發(fā)郵件提醒申請人和代辦人（如果有代辦人代理提交了報銷申請如果表單審批過程中被駁回，則表單狀態(tài)歸為“草稿”狀態(tài)，之前的審批記錄扔保留，申請人或代辦人需要根據審批人的駁回原因和意見對申請表單內容進行修改，然后可以繼續(xù)進行提交。以上流程管理功能是普通員工和普通流程審批人員的功能權限。系統(tǒng)還需要提供超級管理員功能權限，使超級管理員能對流程的定義和配置有維護權限；另外在流程流轉中任意一個環(huán)節(jié)，超級管理員均能夠有權限進行流程的強制跳轉和環(huán)節(jié)處理人的變更，這一功能大大增強了系統(tǒng)的實際應用能力和靈活性。額度管理目前根據公司業(yè)務需要，系統(tǒng)僅要求針對交通費報銷進行額度制管理。根據公司員工的分類及要求，一部分員工擁有交通費報銷額度制管理，按季度劃分，在進行交通費報銷的時候報銷金額不能超出額度庫中控制的報銷額度上限；有些員工無須額度控制，在實際報銷提交時系統(tǒng)自動判斷員工是否是額度制員工，并由系統(tǒng)起草表單加載時做出提示，如果員工額度權限與所起草的交通費報銷表單的額度制關系不對應，則系統(tǒng)提示并自動關閉當前表單。額度制員工在進行額度制報銷申請時，系統(tǒng)根據額度庫控制的預算總額度以及額度報銷的執(zhí)行情況（包括己批準尚未執(zhí)行的交通費額度、已執(zhí)行交通費額度、還可申請使用的交通費額度、額度制報銷申請的時間審核為一季度只能提交一次等實現額度的自動預留功能，并在實際報銷時實現預算的扣減。以上分析是在報銷審批時，系統(tǒng)要從后臺做出的判斷。對于額度管理模塊需要提供額度信息維護表單，表單包含字段有員工號、成本中心、平臺、本部管理員角色（擁有作者權限）、本部管理員名字。配置管理系統(tǒng)需要進行配置的信息如表2-1所示，包括公司名稱的配置、幣種配置、公司代碼配置、平臺配置、報銷地點配置、科目配置、成本中心配置、本部接口人配置。通過配置管理實現報銷管理的靈活定義可以方便地更新組織機構。當然這些操作需要有一定權限的系統(tǒng)管理員[admin]來完成，以便保證系為了使管理員操作起來更加便攜，在需要同時對大量數據進行配置的時候，要通過批量導入導出的方式，將要修改的配置數據導入到Excel，管理員修改后再將Excel中的數據批量導入到配置管理模塊對應的配置項，則大大提高了管理員的工作效率，也增加了數據維護的準確性和安全性。除了系統(tǒng)中列出的手動配置的內容，系統(tǒng)還能夠通過后臺代理定時地將服務器上的最新數據更新到數據庫中，實現自動批量配置數據的導入。配置項公司名稱配置幣種配置公司代碼、平臺、報銷地點配置配置內容公司代碼、公司名稱幣、澳幣、港幣]平臺[北京、供應鏈、澳門]、報銷地[上地。蘇州街]科目配置成本中心配置本部接口人配置科目編號、科目名稱、科目類別、公司代碼、省及直轄市[黑龍江省、北京市]本部名稱。本部偏好憑證管理當用戶提交的報銷或借款申請審核通過時，財務報銷需要提供憑證寫入財務ERP數據庫中。生成憑證功能可由出納在財務審批環(huán)節(jié)選擇“生成憑證”、“寫入ERP”按鈕，實現系統(tǒng)自動與財務系統(tǒng)的交互，同時也可選擇手工制證方式，并且能通過記賬憑證號查詢報銷、開支申請的審批情況的記錄。保證憑證庫、報銷庫、財務庫數據同步更新。憑證分為借款憑證和報銷憑證。其中借款憑證又可細化分為：普通借款憑務費報銷憑證。生成憑證首先要獲取憑證表單的初始化數據，檢查好單據存在，數據主要從對應的報銷單和借款單中獲取，包含科目代碼、成本中心、結算方式等信息，可以根據成本中心獲取公司代碼和業(yè)務范圍。然后生成憑證抬頭數據：憑證日憑證抬頭文本然后檢查憑證日期以及是否重復生成憑證。根據實際需要進行自動制證、手工制證，最后生成借款憑證/限額憑證/報銷憑證。生成的憑證會同時存儲在財務報銷管理系統(tǒng)的憑證庫中和財務ERP系統(tǒng)中。當憑證類型是借款未用直接沖還憑證時，系統(tǒng)能夠將憑證號反填到借款申請單中，沖銷借款的憑證號這一域值中。角色及權限可設置根據公司報銷業(yè)務結構和各戰(zhàn)略本部及科室的劃分，系統(tǒng)需要能夠進行角色及權限的配置。通過將系統(tǒng)功能的執(zhí)行權限分配給用戶，使用戶能夠在系統(tǒng)中操作該功能，否則角色權限不夠的人員將無法使用相應權限對表單信息進行查看、申請、審批的操作。按照人事子范圍、公司代碼、會計科目維度分別配置權限，角色權限用戶可以有以下幾種：（2）部門領導作為申請表單的審批人，擁有比普通用戶高一級的權限，可以對要審批的表單進行“同意”或者“駁回”操作等；（3）集團領導同樣作為審批人，審批在部門領導之后，角色擁有的功能相同；（4）財務審核人及出納報銷申請的最后也是最重要的角色，出納確認后報銷和借款表單才算完全審批通過，并可以對表單憑證加以處理。（5）系統(tǒng)管理員操作一些其他用戶無法操作的功能，擁有最高級的權限，可以對文檔型數據進行刪改，可以強制跳轉流程審批環(huán)節(jié)等等。人事子范圍、公司代碼、應用表單這三個配置要做成角色，因為采用了分庫設計，人事子范圍、公司代碼是所有庫（除了配置庫）都要增加相應的角色，但應用表單是在不同的數據庫中，只需要在該數據庫中增加角色，另外憑證庫和索引庫中也要增加。平臺角色分[平臺]、[平臺財務]、[平臺出納]、[平臺制證崗]。[平臺]用于讀者權限控制，可以查看所有平臺文檔。[平臺財務]和[平臺出納]用于流程審批，增加角色的目的是保證當人員變更時可以看到原來的文檔。[平臺制證]可以只查詢統(tǒng)計由于公司財務報銷上的數據量龐大，財務報銷管理系統(tǒng)要提供便捷、多樣性的查詢統(tǒng)計方式，使得用戶能夠清晰快速的進行數據查詢，查找到指定表單。我審批的申請”、“有權審批的申請”分別查看在不同狀態(tài)下的與用戶有關的申請單，做到隨時掌握表單的審批狀況，快速定位。操作目錄的表單查看功能結-15-構如圖2-1和圖2-2所示。如果想查看其他表單，也可以按照功能或單據類別去選擇。單據分為“借款申請”、“報銷申請”兩大類：借款申請中可以按照借款申請單狀態(tài)查詢，也可以按照借款未清項查詢，分別能查詢到兩種類別下處狀態(tài)；報銷申請中既可以按照表單流轉狀態(tài)（同樣是三種表單狀態(tài)）查詢，也可以按照報銷類別查詢，并能夠對所查詢出的數據以Excel方式導出，方便管圖2-2報銷申請操作目錄局部（2）根據用戶角色權限的不同，可實現不同的查詢統(tǒng)計方式和內容。財務部的審批是財務報銷的重要環(huán)節(jié)，財務部的審批人可以通過“財務審核”與“出納確認”將處于此狀態(tài)下的表單全部統(tǒng)一到一起顯示出來，提高辦公的效率。（3）用戶在無法確認表單的具體信息時可以進行組合查詢或者模糊查詢。-16-（4）提供一些自定義查詢結果導出功能，為用戶提供便捷操作，可以選取自己需要的字段進行導出到Excel，而不用全部導出某一份表單，使業(yè)務操作上簡單明了，減少冗余數據。用例分析在對公司財務報銷的業(yè)務需求進行分析后，整理出如下的系統(tǒng)用例圖，此處以報銷、借款功能模塊為示例，如圖2-3所示。圖中包括公司一般申請人、事業(yè)部門領導審批人、財務部審批人，其中事業(yè)部領導包括個部門、組織機構逐級審批領導，財務部包括財務審核員與出納，每一種人物角色有著不用的權限與功能職責。報銷、借款申請中，首先由公司申請人員新建報銷、借款申請單。申請人：用戶填寫表單的基本信息，包括平臺名稱、報銷（借款）地點，費用說明、幣種、金額、結算方式、部門審批人等必填項，成本中心、費用科目等在報銷（借款）人擁有成本中心的時候由系統(tǒng)自動帶出顯示到申請表單上。其他信息手動按照填寫格式和規(guī)范進行選擇或填寫。填寫完畢后點擊提交，系統(tǒng)自動對必填項和固定格式的數據進行檢驗，并自動核算金額，檢驗是否在規(guī)定范圍之內。檢驗后接受輸入的信息，并檢查報銷成本中心預算，觸發(fā)工作流，推動流程流轉到事業(yè)部，通過郵件通知，由領導逐級進行審。事業(yè)部：可以根據報銷內容和公司規(guī)定對待審核的表單進行同意或駁回操作。事業(yè)部審批不通過，則點選“駁回”按鈕，并填寫審批人的駁回意見，此人參照審批人的駁回意見對表單進行修改。事業(yè)部審批通過，則修改差旅憑證狀態(tài)，將發(fā)送郵件將申請單提交到財務部進行財務審批和出納確認崗，流程流轉到下一環(huán)節(jié)。財務部：財務人員對提交的申請表單進行審核，不通過則駁回，表單返回給申請人和代辦人，通過審核則將表單提交給出納進行審核確認。出納審批確認后，可以選擇直接完成憑證寫入財務系統(tǒng)和電子轉賬，或者手動進行憑證的制證。表單最終被審批通過后系統(tǒng)會自動觸發(fā)郵件通知申請人和代辦人，告知所提交的申請已經通過審核。全過程中用戶及表單相關審批人均可隨時查詢報銷或借款表單的審批狀態(tài)，并可選擇所需要的信息將其導出。-17-<ses><>駁回<<><>駁回圖2-3報銷申請模塊用例圖概念模型分析財務報銷管理系統(tǒng)中包含：成本中心：成本中心是對成本和費用承擔控制、考核責任的中心，是對費用進行歸集、分配，對成本加以控制、考核的責任單位，亦即對成本具有可控性的責任單位。一個成本中心可以由若干個更小的成本中心組成。費用類型：報銷費用類型是為了細化報銷費用而劃分的，報銷人在進行報銷或者申請費用時可以選定細化的費用明細。一個成本中心可以為多種費用類業(yè)務范圍：業(yè)務范圍指財務會計學的組織單位，是根據單位的業(yè)務部門或業(yè)務區(qū)域來劃分確定的外部會計的組織單元，它表示組織中操作和責任的獨立范圍?？蓪⒇攧諘嬍聞辗峙浣o指定的業(yè)務范圍。設置啟用業(yè)務范圍后，所有進入財務模塊的記錄都必須從業(yè)務范圍的維度制定具體的業(yè)務范圍，因此，可以基于業(yè)務范圍出具滿足內部目的的財務報表?？紤]到實際業(yè)務應用中，由于整個集團的報銷單據數量很大（平均每月2萬個報銷單），報銷管理系統(tǒng)的數據庫分為：借款、境內外差旅、交通費、招待費、日常費用、其他費用、憑證庫、報銷索引庫、附件庫幾個數據庫，分類別存貯報銷單據、憑證信息。如圖2-4所示為本文介紹的報銷申請相關的顯示所有單據的狀態(tài)列表，用索引同步機制將這幾個數據庫中的單據狀態(tài)實時更新索引文檔，集中到索引庫中供查詢和顯示。在上面講述的流程流轉過程中，報銷系統(tǒng)還需要用到如下各類信息：方式、電話號碼、銀行賬號、員工狀態(tài)，身份證號碼、入職日期、職務崗位等接口從集團權限系統(tǒng)獲取費用簽字權人，并且在審批過程中還可以實時獲取更新后面的審批人，保證權限有效（3）流程信息含流程管理模塊、流轉控制機制、業(yè)務流程圖，推動整個報銷審批流程的流轉。（4）差旅計劃信息由差旅計劃系統(tǒng)提供。京區(qū)人員出差之前需要填寫差旅計劃，報銷時需要對比差旅計劃來審核，差旅計劃的目的是讓出差有計劃性，并盡可能提前訂票（獲得更高機票折扣），從而有效降低差旅費用；同時事前審批有助于公司對出差的必要性管控。（5）額度配置信息本系統(tǒng)中僅對交通費進行額度制控制。按照部門分權限進行設置，額度制人員不能報銷普通非額度制的交通費，用于交通費報銷中控制報銷金額，以達到控制預算的目的。（6）財務系統(tǒng)信息包括集團核算結構中各層的信息，如公司代碼、業(yè)務范圍（事業(yè)部）、本部信息（事業(yè)本部）、利潤中心、成本中心、費用科目信息、狀態(tài)（是否凍結）等，從財務SAP系統(tǒng)中獲取、交互，用于記賬憑證的生成，大大提高了財務人員的工作效率且有效保證了憑證的準確性和實時性。序號交通費住宿費始發(fā)地交通費住宿費狀態(tài)流程狀態(tài)憑證人員表平臺角色表角色審批流程分析報銷申請流轉中各種人員的職責分工如圖2-5所示，在流程流轉中不同階段由擁有相應職能權限的人去推動，否則無法審批通過。組織部門可以由低到高設置多級審批人，每次的處理人和審批結果都會自動記錄到電子申請單據中并歸檔，保證審批流程的透明度和易管理性。在報銷申請期間如果申請人之前有借款申請，則此次報銷可以選擇將報銷金額沖借款，簡化了申請報銷后再單獨進行還借款的操作，提高工作效率和財務的有效管理。-20-申請人部門審批人集團審批人財務審核人出納開始提交申請單是否是額度報銷是否部門審批（多級）部門終審是是否駁回否是否有加簽人是否集團加簽是是否駁回否財務審核是是否駁回否出納確認是是否駁回是否生成憑證結束圖2-5報銷單申請跨職能流程圖-各角色人員的工作流程-21-財務報銷的常規(guī)流程如下：（1）員工填寫申請報銷或借款單據，可以為自己申請，也可以幫他人進行代理申請。根據所申請的類別的不同需要控制填寫內容，并可以將報銷憑據作為附件上傳，系統(tǒng)輔助必填項檢驗后申請人確認無誤提交審批，觸發(fā)工作流。（2）相關的審批人依次審批本部門上報來的申請單。如不同意可以駁回給報銷申請人，申請單恢復到起草狀態(tài)，允許申請員工修改后繼續(xù)上報。視實際需要可以有多級審批人和更高層領導的審批。（3）財務審核人員可以對單據進行審核，有時會需要對原始票據進行審核，票據以附件的形式上傳到表單上；審核確認后可以同意報銷，或者不同意直接駁回給報銷人。（額度控制功能能夠輔助財務人員精準管理費用，無需花費大量的精力統(tǒng)計和查詢某一報銷是否超出預算額度。）（4）財務審核同意的單據將由出納進行付款處理。（無需再從報銷系統(tǒng)切換到SAP系統(tǒng)進行報銷信息的手工輸入，減少大量繁雜的機械性操作，防止人為記賬錯誤。）針對不同員工職能，有交通費預算額度權限的員工每季度的交通費中報銷金額必須不能超過公司分配的報銷額度，也就是額度庫中對應人員配置的額度上限，并且申請額度不能超出該報銷類別的剩余額度。剩余額度不足的情況時，需要提交申請?zhí)嵘~度或者累積到下一季度在做交通費報銷。申請表單在起草環(huán)節(jié)不點擊“提交”的情況下，申請人可以選擇“暫存”將已填信息保存在此表單上，此時的表單狀態(tài)標記位“草稿”。當提交出去的申請表單被部門或者財務部審批人駁回的時候，此表單的狀態(tài)同樣也標記為“草會保留下來，包括審批人、審批時間、審批意見等記錄。處于“草稿”狀態(tài)的表單提交后，系統(tǒng)會自動為每個申請表單生成一個表單編號，以便系統(tǒng)歸類和用戶快捷的查詢。系統(tǒng)通過流程流轉將表單流轉到審批環(huán)節(jié)，通過郵件通知根據成本中心配置的部門審批人或報銷人選定的審批人，進行表單的審核。審批過程依據工作流中定義并配置的流程而定，每個環(huán)節(jié)都會自動將含有待審批表單鏈接的郵件發(fā)送給環(huán)節(jié)審批人，某環(huán)節(jié)的審批人當無法進行審批的時候還可以授權他人進行表單的審批，如可以選擇“加簽”、“替換處理人”等等。當然，系統(tǒng)的管理員可以通過“強制跳轉”使表單不用按照正常的流程依次流轉，能夠直接跳轉到指定環(huán)節(jié)。這個功能一般在及特殊的情況下才使用。一個申請表單中有多條-22-費用細則時系統(tǒng)會自動核算所填內容是否格式正確、金額是否合理，審核過后，財務人員對審核通過的報銷生成憑證單，并操作將憑證記錄寫入ERP財務系本章小結本章主要對財務報銷管理系統(tǒng)進行了需求分析，分別從非功能性和功能性出發(fā)，對每個模塊的需求都作了細化分析，并給出系統(tǒng)的用例圖。然后針對財務業(yè)務分析了財務典型的概念模型和財務報銷的審批流程，為清晰完整的實現系統(tǒng)做好準備。-23-功能模塊設計系統(tǒng)模塊劃分的基本原則是松耦合、高內聚。系統(tǒng)模塊劃分的原則之一松耦合是指設計時盡量保證系統(tǒng)各個模塊的獨立性，而為了提高系統(tǒng)設計質量把相關性很強的功能部分歸類到一個模塊中就是高內聚。財務報銷管理姿態(tài)系統(tǒng)是在松耦合、高內聚的原則指導下進行模塊劃分的，這樣劃分使系統(tǒng)更易于維護、易于測試、易于擴展。系統(tǒng)的整體功能模塊見圖3-1所示，圖中分別拓展了財務報銷系統(tǒng)中的各項管理模塊。系統(tǒng)共包含五大管理模塊，分別是財務報銷審批管理、財務報銷配置管理、財務報銷額度管理、財務報銷憑證管理、財務報銷滿意度調查。財務報銷管理系統(tǒng)財務報銷審批管理財務報銷配置管理財務報銷額度管理財務報銷憑證管理圖3-1財務報銷管理系統(tǒng)功能模塊圖財務報銷審批模塊下又劃分出多項功能：有問題單據的處理、報銷申請、簽字權限查詢。其中有問題單據提供的功能是財務審核人員如發(fā)現申請人提交的表單有問題或提供的發(fā)票等報銷材料有出入，會將申請表歸類為“有問題單據”并選擇通知申請人，以郵件方式提醒。如申請人沒有及時響應，系統(tǒng)自動每30天提醒一次，直到超過90天沒有響應時財務人員可以將此申請表單軟刪除；申請人在有效期內響應后，財務審核人員可以將凍結流程的申請單據恢復流轉。-24-通費（額度）報銷、物流及運輸費報銷、市場及宣傳費報銷、其他費報銷。用戶使用時根據需要報銷的事由來選擇相應申請表，系統(tǒng)后臺會自動識別判斷，提供并限制填寫項。申請人和審核人可以隨時查看報銷單據的審批情況，并可將信息導出打印。一卡通賬號變更：此號碼用于報銷方式為一卡通的注款，變更申請審批通可以按公司代碼批量導出，導出符合招行企業(yè)版要求的格式，供財務發(fā)放報銷簽字權限查詢：從集團權限系統(tǒng)獲取費用簽字權人，并且在審批過程中還可以實時獲取更新后面的審批人，保證權限有效性。報銷配置：在這里對報銷單中重要數據項范圍進行定義，包含公司代碼/名稱配置、可報銷科目配置、單據讀者角色配置、平臺信息配置、人事子范圍讀者信息維護、各類報銷單查詢人配置、本部查詢人配置、和ERP交互接口配置信息、手工凍結成本中心配置、特殊例外情況配置（可跨平臺報銷借款的范信息配置。其中市場費預提配置是每天后臺自動從ERP導入市場費預提科目余額，用于控制預提市場費報銷，可指定控制的事業(yè)部范圍和科目范圍。當申請金額超過預提預算的余額時，系統(tǒng)自動控制不允許報銷，由此可以有效地做好預算控制。額度配置管理：包含新建人員報銷額度信息表單、人員報銷額度導入、各SBU人員報銷額度維護、管理員維護四項功能。集團管理規(guī)定有額度制報銷，因此有專門的數據庫用于維護額度制報銷人員，可以由管理員按本部配置維護人，并可批量上傳額度信息（含人員、額度金額），額度人員無權報銷非額度制申請，且系統(tǒng)自動控制其報銷金額在額度范圍內。（額度配置只是針對交通費報報銷憑證庫：包含借款憑證、普通報銷憑證、沖借款憑證、勞務費憑證、借款未用金額還款憑證五項。憑證庫是單獨的數據庫，所有類型報銷單審批完成后自動生成憑證草稿，集中在憑證庫中；生成憑證前有憑證草稿功能，便于財務制證人員在自動寫入ERP前調整部分字段。寫入成功后接口返回憑證號，報銷系統(tǒng)會自動將憑證號反填到憑證單、報銷單和索引文檔中，大大提高了財務人員的工作效率且有效保證了憑證的準確性和實時性。訪問控制權限的設計本系統(tǒng)直接應用Domino開發(fā)平臺提供的訪問控制權限配置功能來對系統(tǒng)的角色和用戶的訪問權限進行設計。因為采用了分庫設計，人事子范圍、公司代碼是所有庫（除配置庫）都要增加相應的角色，但應用表單是在不同的數據庫中，只需要在該數據庫中增加角色，另外憑證庫和索引庫中也要增加。表3-1所示的就是按人事子范圍、公司代碼、會計科目維度分別配置權限，導出條件為會計科目、公司代碼、人事子范圍、日期。分為集團管理員、平臺管理員分用戶拒絕訪問開發(fā)員組用戶類型未確定服務器個人群組個人組角色表3-1系統(tǒng)訪問控制權限配置表角色權限作者+創(chuàng)建文檔管理者，所有權限不能存取者，無任何權限管理者，所有權限[蘇州街]、[一卡通注款]無[財務審核]、[查看差旅費]、[出納確認]、[導出明細]、[一卡通注款]、[蘇州街]角色表3-2訪問控制權限角色說明表角色說明借款出納確認通過時，設置為此角色，供進行沖借款操作時，用戶可以查看全部待沖借款角色[蘇州街][財務審核][查看差旅費][出納確認][導出明細][勞務費導出][培訓費導出]角色說明1.查看并修改辦公用品及消費報銷單、會議費報銷單、加班餐費報銷單、借款單、境內差旅報銷單、境外差旅報銷單、勞務費報銷單、禮品費報銷單、其他費用報銷單、市內交通費報銷單、市內交通費（額度制）報銷單、員工培訓費報銷單、招待費報銷單、支出報銷2.配置被凍結成本中心3.配置本部接口人4.借款筆數設置5.其他費用科目的維護6.使用財務部導出明細視圖進行明細導出7.一卡通審批人維護出納確認通過時，給單據作者域增加這個角色，供制證崗寫入ERP后，返寫給當前單據憑證號查看辦公用品及消費報銷單、會議費報銷單、加班餐費報銷單、借款單、境內差旅報銷單、境外差旅報銷單、勞務費報銷單、禮品費報銷單、其他費用報銷單、市內交通費報銷單、市內交通費（額度制）報銷單、員工培訓費報銷單、招待費報銷單、支出報銷單，出納確認后添加此角色為讀者2.進行財務審核操作3.查看全部報銷單和借款單（起草時就是默認讀者）查看全部審批完畢的境內差旅報銷單和境外差旅報銷單1.進行出納確認操作2.查看全部報銷單和借款單（起草時就是默認讀者）所有涉及明細導出的文檔勞務費用導出員工培訓費報銷導出、員工培訓費借款導出平臺角色分[平臺]、[平臺財務]、[平臺出納]、[平臺制證崗]。[平臺]用于讀者權限控制，可以查看所有平臺文檔。[平臺財務]和[平臺出納]用于流程審批，增加角色的目的是保證當人員變更時可以看到原來的文檔。[平臺制證]可以只財務報銷審批模塊的設計財務報銷審批模塊里面包含了本系統(tǒng)的主要功能表單，申請人都是在這里進行表單的填寫和提交，然后工作流引擎帶動流程流轉，并通過郵件通知下一環(huán)節(jié)審批人進行審批。首先將工作流的控制結構引入報銷系統(tǒng)；然后把集團內的最新版授權指引直接具體地細化設置到系統(tǒng)內，從而把員工報銷執(zhí)行的線路自然固化；最后在內控制度執(zhí)行檢查時直接調用監(jiān)控程序核實授權指引的執(zhí)行情況與例外事項。這樣集團的內部控制制度、授權批準范圍、業(yè)務流程、崗位職責就能有效地融入財務報銷審批系統(tǒng)，確保了內部控制制度執(zhí)行的一致性、員工執(zhí)行的規(guī)范性。財務報銷審批模塊包含的表單有：交通費報銷申請單交通費（額度）報銷申請單勞務費報銷申請單境內差旅報銷申請單境外差旅報銷申請單招待費報銷申請單員工培訓費報銷申請單辦公用品報銷申請單加班餐報銷申請單會議費報銷申請單移動通訊費報銷申請單物流及運輸費報銷申請單市場及宣傳費報銷申請單其他費用報銷這些表單的一些基本方法和功能如圖3-2所示。每一個表單從新建開始就創(chuàng)建了一條文檔型數據在數據庫上，這些數據通過視圖展現在客戶端，還可以通過導出明細表單報銷可以分為不同類別的報銷，但是各類報銷單均擁有一部分共同的功能點。相對于公用的功能點，各報銷表單擁有公用的字段設置，如表3-3所示。表中列出了主要的用于關聯的屬性。字段名稱字段類型文本域文本域文本域文本域字段描述代辦人，創(chuàng)建時自動取當前用戶itcode報銷人，代辦人選擇，默認為代辦人，讀者類型表單序列號，第一次提交時自動生成申請時間，默認為創(chuàng)建時間，第一次提交時計算，字段名稱字段類型文本域文本域文本域文本域文本域文本域文本域文本域字段描述部門一級審批人，手工填寫或者選擇，可以多個人員財務審核人報銷人成本中心，根據報銷人獲取實際報銷成本中心，默認為報銷人的，可以修改憑證號報銷人公司代碼，根據報銷人獲取報銷人身份類型，根據報銷人獲取，用于區(qū)別是正式員工、臨時員工費用科目號，用戶選擇，有些表單有默認值報銷公司代碼，根據實際報銷成本中心自動生文本域文本域文本域文本域文本域文本域文本域文本域文本域實際付款公司代碼，生成憑證后反寫平臺名稱，用戶選擇業(yè)務范圍編號，根據實際報銷成本中心帶出沖銷金額，保留兩位小數報銷/借款金額，保留兩位小數補助隨工資發(fā)放金額報銷/借款金額，保留兩位小數出納審核人制證類型，手工制證還是自動制證對于境內差旅報銷，表單提交審批時系統(tǒng)需要作出如下操作：計算機票的費用（2）如果選擇貼票報銷補助，則伙食補助計算在報銷總費用中，否則伙食補助不計算在總費用中。（3）通訊補助直接報銷，加到總費用上（4）如果選擇伙食補助隨工資發(fā)放，則要單獨計算隨工資發(fā)放金額（5）比對飛機票、火車票、住宿費、交通費、其他費用、差旅小計是否超預算，比對差旅補貼是否超預算，比對總金額是否超預算（7）特殊人員不顯示差旅申請表和差旅計劃表（8）北京平臺都不顯示差旅申請表，顯示差旅計劃表（9）非北京平臺的不顯示差旅計劃表，顯示差旅申請表。（10）報銷明細的行數大于計劃的行程行數，不能報銷；如差旅計劃有出票，報銷時機票不能為空；事前審批的成本中心與報銷的成本中心不一致不可（11）如果沒有超小計預算和總預算，則流程直接到財務審核（12）如果超小計預算，沒有超總預算，則終審人必須審批（13）如果超總預算，則終審人和加簽人必須審批與通用表單信息的差異細節(jié)如表3-4所示。表3-4境內差旅報銷與通用表單信息的差異字段名稱工資范圍*費用科目補助說明*交通伙食補助字段值舉例字段描述從人員信息中帶出報銷人的工資范圍，為“X0”的不能選擇補助隨工資發(fā)放費用科目中有軟本特殊使用的科目，清理用日期控件選擇用日期控件選擇不控制填寫規(guī)則數字，保留2位小數字段屬性印時隱藏時隱藏交通伙食補助發(fā)放方式最后結算金額差地一致/隨工資發(fā)放】時，只能選擇“憑票報銷(發(fā)票與出差地一致”報銷金額-借款金額報銷金額-借款金額，保留2位小數，同沖借款中的字段名稱字段值舉例字段描述字段屬性部門一級審批旅計劃申請中的部門一級審批人信息文字說明結算方法漫游話費補助還清借款】部門二級審批部門審批人（終集團或職能加當有沖借款時，說明文字自動顯示，同沖借款中的字段打印時隱藏旅計劃申請中的部門二級審批人信息旅計劃申請中的部門終審人信息旅計劃申請中的集團或職能加簽人信息境外差旅報銷與其他報銷單的區(qū)別于通用的報銷審批功能，境外差旅報銷表單提交審批時系統(tǒng)需要作出如下操作：（1）如果是境外差旅，則檢查以下信息：人員級別、目的地、費用預算、出差起日、出差返回日、出差事由、實際費用、出差總結。報銷單選擇差旅Code后，在提交時進行如下操作：調用境內差旅報銷單提交時的檢測函數，后臺通過代理自動鎖定對應差旅計劃申請，避免多次被選擇。接口關系如圖3-3所示。在審批過程中駁回時，需要做釋放對應差旅計劃的操作，好讓重新選擇；報銷結束需要設置對應差旅計劃為已報銷，避免重復報銷。與通用表單信息的差異細節(jié)如表3-5所示。表3-5境外差旅報銷與通用表單信息的差異字段名稱出差起日出差止日補助說明字段值舉例字段描述用日期控件選擇用日期控件選擇不控制填寫規(guī)則不控制填寫規(guī)則字段屬性*1與通用表單信息的差異細節(jié)如表3-6所示。區(qū)別于通用的報銷審批功能，勞務費報銷表單提交審批時系統(tǒng)需要作出如下操作：區(qū)別于通用的報銷審批功能，市內交通費報銷（額度制）表單提交審批時系統(tǒng)需要作出如下操作：（2）檢查本部代碼是否保持一致。（4）檢查是否每個季度只報一次。市內交通費報銷單（額度制）代辦人提交后，直接到“財務審批”和“出納確認”。提交檢查一個季度只能提交一次。字段名稱讀所有勞務費報銷單權限稅前金額表3-6勞務費報銷表單與通用表單信息的差異細節(jié)表字段描述字段屬性字段值舉例字段描述字段屬性具有角色數字，保留兩位小數，根數字，保留兩位小數，根代扣稅金實付金額*勞務項目據勞務費明細表匯總數字，保留兩位小數，根據勞務費明細表匯總（稅前金額-稅后金額合計）數字，保留兩位小數，根據勞務費明細表稅后金額合計匯總不控制填寫規(guī)則市內交通費報銷單（額度制）與通用表單信息的差異細節(jié)如表3-7所示。字段名稱文檔創(chuàng)建日期季度人事子范圍市內交通費報銷（額度制）與通用表單信息的差異細節(jié)表字段描述記錄創(chuàng)建申請的時間取人員信息中報銷人的人事子范圍字段屬性財務報銷管理系統(tǒng)提供一卡通賬號變更申請的功能，使員工能夠靈活的管理自己財務。從數據量和數據庫負載能力考慮，將一卡通賬號申請表單和賬號變更接口放在借款庫中。在變更申請表單最后審批通過后，系統(tǒng)自動通過接口式為一卡通的注款。一卡通變更接口處理類如圖3-4所示。圖3-4一卡通變更接口處理類圖系統(tǒng)中，定的，由用戶根據需要自由選擇。簽字權限接口出現在所有需要審批人審批的模塊中。在滿足報銷人、成本標準接口中返回各級審批人。調用時機分三種情況：第一種是onload中；第二種是修改報銷人、修改成本中心、修改費用科目時；第三種是提交時。通過表單頭部的共享域表單中加入一段由此觸發(fā)獲取審批人代理r下面給出的時序圖3-7說明了簽字權限接口交互的協(xié)作方式。圖3-7簽字權限接口交互時序圖財務報銷憑證模塊的設計公司財務上的往來都要有記錄憑證，以便日后查詢和數據統(tǒng)計等，做到有跡可循。憑證生成原理是：生成憑證前有憑證草稿功能，便于財務制證人員在自動寫入ERP前調整部分字段。憑證庫是單獨的數據庫，所有類型報銷單、借款單審批完成后自動生成憑證草稿，集中在憑證庫中；寫入成功后接口返回憑證號，報銷系統(tǒng)會自動將憑證號反填到憑證單、報銷單和索引文檔中。憑證接口處理類如圖3-8所示。這一交互過程在圖3-9中可以直觀的看出來，其中的憑證草稿和憑證單一般來講是同一表單的不同狀態(tài)，通過引入標記位“status”報銷單、借款單息報銷單、借認單中報銷單、借款單字段名稱字段描述字段描述字段類型文本域文本域文本域文本域文本域文本域文本域文本域文本域文本域文本域文本域文本域憑證號公司代碼憑證日期記賬日期憑證抬頭憑證類型貨幣成本中心結算方式業(yè)務范圍申請單流水號借方賬戶財務報銷額度模塊的設計為了更合理的控制經費、管理財務，根據集團管理規(guī)定有額度制報銷。因此有專門的數據庫用于維護額度制報銷人員，可以由管理員按不同的本部配置維護人，并可批量上傳額度信息（含人員、額度金額）。由此額度人員無權報銷非額度制申請，且系統(tǒng)自動控制其報銷金額在額度范圍內。目前公司報銷業(yè)務規(guī)定額度配置只是針對交通費報銷控制用的。系統(tǒng)額度控制需要兩個表單的設計維護，分別是本部管理員的維護和額度信息配置的維護。本部管理員維護表財務報銷額度控制需要與成本中心相關聯。成本中心包含集團核算結構中頁面上成本中心值發(fā)生變化時自動通過Ajax同步交互來獲取成本中心信客戶端腳本執(zhí)行HTTP請求，并且解析出一個XM字段名稱字段類型文本域文本域文本域文本域字段描述本部代碼本部名稱管理員列表對應管理員中文名列表字段名稱字段類型文本域文本域文本域文本域讀者域文本域文本域文本域文本域文本域字段描述本部代碼本部名稱事業(yè)部名稱員工編號額度人中文名崗位類別成本中心代碼額度平臺是根據適當的查詢條件創(chuàng)建具有相應內容的文檔。將XML文檔解析并將結果財務報銷配置模塊的設計本模塊負責報銷單中重要數據項范圍定義，含公司代碼列表、可報銷科目配置、平臺信息配置、各類報銷單查詢人配置、本部查詢人配置、和ERP交互接口配置信息、手工凍結成本中心配置、特殊例外情況配置（可跨平臺報銷借配置模塊需要通過接口服務將配置好的數據通過服務接口或傳送到審批模塊，或由審批模塊調用代理、服務接口從配置模塊獲取。接口采用SOA架構，封裝原則是：在相對較粗的粒度上對應用服務或業(yè)務模塊進行封裝與重用，使架構更加靈活；在以開放為標準的基礎上，服務的接口描述與具體實現無關，服務間保持松散耦合；服務是如何實現的，服務的位置乃至服務請求的底層協(xié)議都應該透明。這些配置表單按照業(yè)務需求和部門安排，分別由相對應的應用管理員來維護，由于配置表單量非常的巨大，這里僅選取幾個作為舉例，配置表信息設計字段名稱字段類型字段描述后臺帶出，允許多值招行注款導出人，允許多值字段名稱字段類型字段描述文本域平臺名稱平臺管理員角色名稱文本域平臺管理員，允許多值平臺讀者，允許多值平臺財務審核，允許多值平臺出納，允許多值平臺制證，允許多值一卡通審批人，允許多值字段名稱字段描述字段描述字段類型文本域文本域文本域文本域文本域文本域復選框文本域科目名稱科目編號權限系統(tǒng)費用編號簽字權限費用名稱公司代碼表單名稱用來選擇表單名稱的復選框科目讀者開發(fā)環(huán)境設計分區(qū)服務器。）：是世界領先的信息和群組軟件，具有群組協(xié)同工作的特征，多種先進的特性奠定了它在建立以還可以輕松實現對非結構化信息的管理和共享，具備了安全、健壯、可靠的通信基礎設備，其內含強大的工作流軟件開發(fā)環(huán)境。提供了業(yè)