大學(xué)實驗室工作檔案管理制度

/大學(xué)實驗室工作檔案管理制度一、制度概述為規(guī)范和規(guī)范化大學(xué)實驗室工作檔案管理工作，確保大學(xué)實驗室工作檔案安全、完整、準確、及時，保護大學(xué)實驗室工作秘密和知識產(chǎn)權(quán)，確保大學(xué)實驗室工作的持續(xù)發(fā)展，特制定本管理制度。二、適用范圍本管理制度適用于大學(xué)各實驗室的檔案管理工作。三、檔案的定義1.實驗室檔案：指大學(xué)實驗室從建立到解散所產(chǎn)生的各類書面資料、圖片、錄像資料以及其他樣品資料等的集合。2.檔案目錄：指實驗室全部檔案（庫房）各種文件、文件夾的分類構(gòu)成，每卷檔案的名字和檔號及存放位置的詳細說明。3.檔案館：指專門負責(zé)實驗室檔案管理的機構(gòu)單位。四、檔案資料的管理1.實驗室檔案應(yīng)當(dāng)按照文件分類法或者其他分類法進行分類，并按訂好的目錄打好檔號，保證檔案資料的存放和查閱的方便和準確。2.每份資料均應(yīng)寫明出處、性質(zhì)（保密、絕密、一般）、日期、編址、主題等內(nèi)容。3.所有實驗室檔案一律存放在檔案館中，任何人員不得將檔案擅自帶出并嚴格保管，確保檔案安全。4.新生產(chǎn)的科研成果、建設(shè)成果、項目成果、發(fā)明專利、論文成果等相關(guān)資料，依照“先報檔案、后報評獎”的原則報檔保存，保證發(fā)現(xiàn)、及時歸檔。5.封存檔案：修訂、廢止、解散之前，實驗室應(yīng)將已經(jīng)鑒定完結(jié)，資料存有參考價值的文件，根據(jù)規(guī)定進行封存。封存后的文件禁止外借、翻查和編輯。封存標志應(yīng)設(shè)在文件正面和背面各一個。6.銷毀檔案：檔案館應(yīng)確定檔案保管期限，根據(jù)保管期限對沒有保存價值的檔案及時銷毀。銷毀需經(jīng)過檔案館主任、局領(lǐng)導(dǎo)批準，并嚴格記錄銷毀的文件、數(shù)量、時間及銷毀方式。五、檔案查詢的管理1.檔案館按照工作需要和工作的規(guī)定，為相關(guān)工作人員提供檔案查詢服務(wù)。2.查詢者應(yīng)當(dāng)具有查詢資格，查詢應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)規(guī)定，查詢時必須攜帶有效的證件。3.檔案館為查詢者提供的檔案材料必須經(jīng)過審定，對于有涉密和保密內(nèi)容的檔案，查詢者必須是有保密和涉密許可證的人員。六、檔案借閱的管理1.檔案館為實驗室完成工作需要而借出檔案資料，借閱單據(jù)應(yīng)當(dāng)詳細記錄借閱原因、時間、借閱文件名、文件號、完整保存利用承諾書等，并由簽借人簽名確認。2.檔案館僅對在本實驗室內(nèi)就業(yè)并且已注明有借閱權(quán)限的在職員工開放借閱。3.借閱的檔案材料，應(yīng)按時歸還檔案館?；厥涨皩嶒炇覒?yīng)當(dāng)水印全文復(fù)制并加蓋“底稿”字樣存放在檔案館備案。4.外借檔案：對于可外借的檔案，實驗室應(yīng)當(dāng)盡量采用復(fù)制、掃描等電子方式提供，避免現(xiàn)物借閱。對于必須提供現(xiàn)物的特殊情況，實驗室必須嚴格按照外借手續(xù)進行借閱，并確保檔案安全完整。七、檔案安全的管理1.實驗室檔案包涵一些涉密或者保密資料，應(yīng)采取嚴格的保密措施，杜絕泄漏。2.保管檔案的人員應(yīng)有極高的保密意識和責(zé)任感。實驗室檔案的保管人員必須了解開放檔案的法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案安全完整。3.任何人員不得大量復(fù)制檔案，違者將按照有關(guān)規(guī)定予以嚴懲。八、檔案陳列的管理1.實驗室檔案館應(yīng)按照規(guī)定定期陳列實驗室重要成果和主要事項等內(nèi)容，展示實驗室的工作人員對科學(xué)技術(shù)貢獻和社會服務(wù)、教學(xué)研究活動的成果等，提高實驗室工作人員的認識。2.檔案陳列應(yīng)當(dāng)精心制作，凸顯實驗室工作人員的科技成果，陳列不得損傷實驗室工作人員的形象，別有用心者必要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。九、檔案保管的責(zé)任1.檔案館長負責(zé)檔案管理工作，檔案館工作人員依照工作范圍職責(zé)分工，負責(zé)具體的檔案管理工作。2.實驗室負責(zé)人應(yīng)確保實驗室檔案管理工作符合法律、行政法規(guī)和實驗室管理制度的要求，對實驗室檔案管理工作負全責(zé)。十、實施與監(jiān)督1.實驗室檔案館應(yīng)按照國家檔案保管標準備案、管理、稽查等。2.實驗室檔案管理委員會負責(zé)對實驗室檔案管理工作的監(jiān)督與檢查。3.實驗室檔案館應(yīng)每月向?qū)嶒炇邑撠?zé)人和實驗室檔案管理委員會提交本月的檔案管理情況統(tǒng)計報告。十一、附則1.本制度自頒布之日起執(zhí)行。2.實驗室根據(jù)具體情