861預算管理應用方案-20051205

U8V861預算管理應用方案第圖表2預算管理-單一企業(yè)產品結構圖所示。圖表SEQ圖表\*ARABIC2預算管理-單一企業(yè)產品結構圖四、單一組織企業(yè)關鍵應用分析（一）預算假設1、預算假設舉例預算假設即為對于市場環(huán)境和企業(yè)預算制度的量化描述，如：存款、借款利率企業(yè)適用稅率預算價格回款比例人員類別工資材料消耗定額費用分攤比例……2、預算假設的實現途徑途徑一：預算假設可以通過“預算假設”功能節(jié)點實現；途徑二：部分企業(yè)的預算假設比較復雜，對格式有一定的要求，可以設計一類預算表：預算假設；以預算表的形式管理預算假設，由于861中支持預算數據的下發(fā)，因此預算假設完全可以以預算表的形式規(guī)范并下發(fā)。3、預算假設的應用在預算項目環(huán)節(jié)，定義預算數公式時使用；在設置預算表格式環(huán)節(jié)，插入預算假設，預算假設只能以列的形式插入。（二）預算檔案1.預算檔案獨立的原因1）預算檔案與核算檔案的協調預算管理所使用的檔案與核算系統所使用檔案存在差異，預算檔案與核算檔案分離有利于在不影響核算系統的同時，有機協調二者關系：例1：企業(yè)可能經營50種商品，在U8平臺存貨檔案中會維護這50種商品的信息；但是預算管理往往關注企業(yè)經營管理中的一些關鍵商品，如其中20種商品，用“其他商品”代替其余30種商品，這樣在預算管理中可以設置商品檔案，維護預算所用20種商品信息及一種特殊商品——“其他商品”；例2：核算系統需要核算到檔案的末級，企業(yè)的末級單位可能為科室，核算需要核算到科室，但預算管理可能只控制或考評到處室（科的上級）；在預算系統中，可以只維護需要所需要用到的責任機構。例3：對于在年度預算中所編制的一些項目預算，如建筑企業(yè)年底編制第二年預算時，往往會預測第二年可能承接哪些項目；預測中的這些項目往往不能直接進入平臺檔案的項目管理檔案，因為項目管理檔案一般用于管理已經承接的項目。在預算系統中，可以對這些預測中的項目通過預算檔案進行維護。2）集團檔案與下屬單位檔案的協調在預算管理過程中，集團與下屬單位的交互存在兩種方式：方式一：集團統一規(guī)范需要編制預算的產品、項目、地區(qū)、行業(yè)等，下屬單位完全依據集團要求編制預算；方式二：集團規(guī)范需要編制預算的指標，但并不明確哪些產品、哪些項目等需要編制預算，由下屬單位自行決定需要編制預算的產品、項目等，并上報集團；本方式尤其適用于項目制企業(yè)，如建筑施工、咨詢公司等。將預算檔案與U8平臺檔案分離，有利于企業(yè)靈活采用上述兩種交互方式。對于方式一，集團可以先確定預算管理所需要檔案的詳細信息并下發(fā)；對于方式二，集團可以僅僅確定預算管理所需要檔案名稱并下發(fā)，檔案具體信息由下屬單位維護并上報，集團接受來自各個下屬單位的檔案詳細信息。U8集團與下屬單位核算系統的協調機制：集團下發(fā)檔案，下屬單位建立自身檔案與集團檔案的對應關系；下屬單位將財務核算數據根據對照關系進行轉化后，上報給集團。2.預算檔案使用方法1）設置檔案如果預算檔案與U8平臺檔案近似，可以從U8引入檔案；如果預算檔案與U8檔案完全不同，在預算管理中建立新檔案；建立預算檔案與U8檔案的對應關系，以便：根據對應關系，對總帳和網上報銷執(zhí)行控制；針對指標設置執(zhí)行數和預算數公式，否則，需要根據每個具體口徑建立公式如果檔案引自U8平臺，對應關系將自動生成；如果U8檔案或預算檔案中有一方發(fā)生變化，需要調整二者對應關系。2）集團檔案的下發(fā)與接收集團可以下發(fā)預算檔案，子公司接受預算檔案，子公司可以在集團檔案中增加具體的檔案記錄；子公司也可以建立自身所特有的檔案。如果集團下發(fā)的表為變動表，則子公司接收后，編制預算并上報；集團在接受預算的同時，系統將自動接收來自各個分子公司的檔案記錄。（三）預算項目1、預算項目的使用規(guī)則一個“預算項目-預算指標”可以用于多張錄入表，但是只能在一張表中作為錄入點（其他錄入表中只能作為非錄入點查詢數據）；一個預算項目的不同預算指標的錄入點可以分布于不同的錄入表中。多級預算項目可以同時出現在一張預算表中，但只支持末。級預算項目錄入數據，其他級次僅用于匯總查看。2、預算項目公式針對預算項目-預算指標定義的公式分為三類：預算數公式、參照公式、執(zhí)行數公式。1）預算數公式的用途：建立不同預算指標之間的預算關系，如人員福利預算=人員工資預算*10%；又如：銷售金額預算=銷售數量預算*銷售單價預算；具體體現為企業(yè)預算表內部公式和預算表間公式，都可以通過預算數公式實現2）參照公式的用途：以歷史執(zhí)行數據作為第二年編制預算的依據部分企業(yè)于年底編制第二年預算，當年實際執(zhí)行情況作為第二年預算的參照；但是在預算編制過程中，實際執(zhí)行數據并不全面，如11月份編制預算，實際執(zhí)行數據只包含了當年1-10月份；而到第二年再進入預算編制或查詢功能時，上一年的實際執(zhí)行數據已經完全存在，系統應該更新這部分數據；參照數公式主要是用于解決上述需求，通過參照數公式獲取的數據可以進行修改，在重新提取數據后，將用新的數據覆蓋原有數據；企業(yè)遇到上述問題，如果預算已經審批，可以通過重新抽取、提交的方式動態(tài)更新數據。預算表內表間關系僅做參考部分企業(yè)預算表內表間關系僅做參考，計算出的數據允許修改；而預算數公式則完全以公式計算的數據為準，不允許做任何改動。通過參照公式，可以實現幫企業(yè)既計算數據作為參考，又可以修改的目的。預算數據與當期的實際發(fā)生數據相關如銷售費用預算必須根據當期的銷售收入進行提成，則銷售費用預算=銷售收入實際*某一比例。因為當期銷售收入實際在動態(tài)變化，因此，銷售費用預算可以采用參照公式，在編制環(huán)節(jié)中，只要執(zhí)行參照公式功能，系統將自動重新計算參照公式數據；即使在預算版本已經發(fā)布后，編制環(huán)節(jié)的參照公式功能仍然有效，可以隨時執(zhí)行，刷新數據。3）執(zhí)行數公式的用途：用于從其他系統獲取執(zhí)行數，用于執(zhí)行分析。4）驗證公式驗證公式主要用于檢驗不同預算表間關系是否符合要求，如要求利潤預算表中的利潤必須大于或等于目標預算表中的本年利潤指標。驗證公式的實現途徑與上述三類公式不同，有不同于預算項目公式的獨立功能結點來設置驗證公式?？梢砸笤谔峤缓蛯徟A算時檢查驗證公式是否滿足，同時也可以執(zhí)行專門的驗證公式檢查功能來查看目前的預算數據是否滿足驗證公式要求。驗證公式僅僅適用于不同預算表間的預算項目關系，對于同一表內不同單元格之間所需要滿足的關系，可以在設計預算表格式時，定義單元格之間的檢驗關系。（二）預算表的設計預算表分為錄入表和查詢表：錄入表用于錄入預算數據，必須經過編制-提交-審批流程；查詢表是以表的形式對預算數據進行查詢，只需要設計查詢表的構成和格式，不需要經過編制-提交-審批流程。1．錄入表錄入表分為固定表、變動表和列表式預算表三種類型；固定表固定表適用于在編制預算前就已經完全確定好預算口徑的表，如制造業(yè)企業(yè)的預算管理委員會可能確定有哪些存貨需要編制銷售預算；銷售收入預算表存貨一季度二季度三季度四季度合計ABC合計編制人： 提交人： 審批人： 變動表變動表適用于在編制預算前不能完全確定預算口徑的表，如項目制企業(yè)的預算管理委員會只能確定需要根據預計未來期間將承接的項目編制收入預算，但是無法確定需要具體編制哪些項目的收入預算，具體項目是在編制預算的過程中確定的；項目收入預算表項目一季度二季度三季度四季度合計合計編制人： 提交人： 審批人： 列表式預算表列表式預算適用于企業(yè)每個期間需要編制預算的口徑不同，而且無法在上一年度年底預測；如商業(yè)企業(yè)的市場活動費用預算，每個月都需要編制下個月的市場活動費用預算。列表式預算的提交與審批不同于固定表和變動表，采用逐行提交與審批的方式。項目收入預算表項目一季度二季度三季度四季度合計編制人提交人審批人合計2．查詢表構成設計、格式設計的方法與錄入表完全相同，查詢表的數據可以來自于多張錄入表。3．預算指標的應用不同指標適用不同預算周期同一預算表的預算指標會出現不同周期的現象，如：銷售收入預算產品上年實際一季度二季度三季度四季度本年預算合計備注AB上年實際不能遵循按季編制的規(guī)律，因此，在同一表中不同指標適用于不同的周期。自定義指標的應用系統所預置指標不能覆蓋的內容可以通過自定義指標來實現。如上表中“備注”字段。如存貨預算，需要編制期初、本期增加、本期減少、期末預算；期初、期末為系統預置指標，但系統沒有提供本期增加和本期預算指標的錄入點與非錄入點一個預算項目的一個預算指標只有一個錄入點，即只能在一張表中設置為錄入點，其他錄入表中都是非錄入點。在某預算項目的非錄入點表中，系統將顯示該預算項目在其他表錄入的預算數據；但是不能修改。4．歷史期間預算及實際數據的處理方式使用歷史指標，如前期預算發(fā)生金額（選擇前期具體為哪年）；使用自定義指標，通過參照公式獲取歷史年度數據；通過參照公式獲取的數據，如果需要動態(tài)變化，可以在編制環(huán)節(jié)通過“參照公式”按鈕動態(tài)刷新數據。如上表中，上年度年底編制預算時，獲取的“上年實際數據”不完整，不能涵蓋上年全部數據；但可以修改；此外，到新年度時，可以重復提取，保證“上年實際數據”指標與歷史年度賬套中數據保持一致。5．彈性預算解決方案所謂彈性預算，指在不同的業(yè)務量前提下所形成的不同系列預算數據；如在銷售收入為2億元的情景下，形成一套費用等相關預算；在銷售收入為2.5億元的情景下，形成一套新的費用等相關預算。彈性預算的實現方法：多版本+預算項目公式。首先，哪些預算項目與業(yè)務量（生產或銷售）有直接或間接關系，通過預算項目公式，建立起各預算項目之間的關系。其次，建立多個版本，在不同版本中輸入不同的業(yè)務預算，系統將根據預算項目間關系自動生成與業(yè)務預算相關的其他預算。再次，如果不同業(yè)務量對應版本中，某些預算表數據非常類似或相同，則可以在編制預算環(huán)節(jié)通過版本復制的方式，將原版本中某表的數據復制到新的版本中去。（三）編制流程除列表預算外，預算表針對表進行編制-提交-審批，表一旦提交，除來自參照公式的數據外，其他預算數據不能再進行修改；預算表的審批流程如下圖所示：列表預算，針對表內的多行進行編制-提交-審批；即便是預算版本已發(fā)布，列表預算隨時可以編制-提交-審批。（四）預算查詢與查詢表預算查詢和查詢表的功能類似，都是用于組合查詢各錄入表中已經編制完畢的預算數據；可以隨意選擇預算項目、口徑和期間進行組合查詢。二者的區(qū)別主要在于：預算查詢結果輸出格式由系統預置，用戶不能修改；查詢表需要由用戶自行設置格式才能進行查詢。此外，需要查詢上級機構的預算匯總數據時，可以直接在編制預算界面，選擇上級機構，預算表顯示的數據就是匯總后的數據。（五）預算調整如果在某一時期，需要對預算做大范圍的調整，則建議啟用一個新的預算版本，將原預算版本數據復制到新版本后，進行修改；采用這種方法的預算調整流程與預算編制流程完全相同。如果在某一時期，只是需要對某一些預算指標進行調整，則可以通過預算調整單進行預算調整；流程圖如下所示：（六）預算預警與控制1．預算預警可以通過UFO函數設置預警規(guī)則，如“預算實際數>預算數*0.8”開始預警，則在預警規(guī)則中設置對應邏輯表達式即可，邏輯表達式中可以使用UFO函數?？梢葬槍Σ煌念A警規(guī)則設置預警信息傳遞方式。1．預算控制方法控制方法主要包括提示、審批控制、嚴格控制等：提示不影響業(yè)務流程；審批控制，超預算等待專人審批，審批人受能審批的金額權限控制；嚴格控制，必須在預算范圍內執(zhí)行業(yè)務，否則所有單據無法審核，不能做后續(xù)任何處理。3．總賬控制流程已實現憑證審核環(huán)節(jié)的控制，憑證保存環(huán)節(jié)的控制將盡快提供。4．網上報銷控制流程借款、報銷預算控制在審核環(huán)節(jié)。5．出庫控制流程（七）預算執(zhí)行數的抽取與分析系統根據在預算項目公式中所定義的執(zhí)行數公式，可以從其他系統抽取實際執(zhí)行數據；基于預算數據和執(zhí)行數據進行預算分析。自定義預算分析，即綜合預算分析方法。（八）權限管理選擇多賬套操作員選擇多賬套操作員機構權限預算項目權限操作員列表預算系統權限外部系統權限查詢權錄入權預算表權限查詢權錄入權查詢權錄入權查詢權錄入權針對操作員設置機構權限，將查詢權、錄入權分開進行處理；查詢權即對某機構預算、執(zhí)行數據、控制報告、預算目標及執(zhí)行情況具有查看的權限；錄入權即對某機構預算、執(zhí)行數據、控制報告、預算目標及執(zhí)行情況具有編輯的權限。針對操作員設置預算表（包括查詢表、分析表）權限，操作員無某表權限就不能對該表進行操作。針對操作員設置預算項目權限，將預算系統權限和外部系統權限區(qū)分開；預算系統權限的查詢權與錄入權：查詢權即對某預算項目預算、執(zhí)行數據、控制報告或預算目標及執(zhí)行情況具有查看的權限；錄入預算權即對某預算項目預算、執(zhí)行數據、控制報告或預算目標及執(zhí)行情況具有編輯的權限。外部系統權限的查詢權與錄入權：查詢權即對某預算項目控制報告具有查看的權限；錄入權即在錄入被控制單據時，具有錄入預算項目的權限。（紅色部分在實現中）（九）預算管理年度結轉方案預算與其他系統同一賬套：建立新的年度賬，在新的年度賬中編制預算，預算能繼承上年度預算體系；風險：由于預算編制一般在上一年度9月份開始，而U8不支持基礎檔案的重復結轉，導致9月份以后平臺檔案的變化無法結轉到下一年度。預算獨立于其他系統所在賬套：建立新的年度賬，在新的年度賬中編制預算，預算能繼承上年度預算體系；由于預算管理支持跨賬套應用，因此，這一方案不會影響平臺檔案在不同年度間的繼承問題。（十）關于跨賬套應用的說明考慮到U8適用用戶群體中，集團和分子公司在同一服務器中建立獨立賬套的情況比較多；因此，預算支持跨賬套應用，即在一個賬套中編制預算，可以跨多個賬套獲取執(zhí)行數據，并執(zhí)行預算動態(tài)控制。在跨賬套應用中，需要指定不同預算機構所對應的服務器和賬套名稱；同時，必須設置預算檔案與其他各賬套之間的檔案對照關系；在設置執(zhí)行數公式時，由于不同機構的賬套不同，因此，必須針對機構設置執(zhí)行數函數。要求：跨賬套應用的前提是各賬套在同一應用服務器中。五、集團預算管理分散應用（一）集團預算管理產品結構圖集團企業(yè)的產品結構圖與單一企業(yè)結構圖相同，集團與單一企業(yè)的上報與下發(fā)關系如下圖所示。（二）集團預算檔案與分子公司預算檔案關系集團可以下發(fā)預算檔案給分子公司，分子公司接受后不需要建立對照關系，系統自動繼承集團下發(fā)檔案。分子公司可以在集團下發(fā)檔案的基礎上增