行政辦公室管理制度

行政辦公室治理制度(一)請示報告制度：1．向總經(jīng)理報告接收到的重要信息、重大大事和其他重要狀況，同時請示準時處理的意見。對突發(fā)的緊急大事，馬上請示報告，并依據(jù)領(lǐng)導批示意見馬上辦妥，事后匯報辦理狀況。對有爭議的工作和事情而打算不下，應請示報告，在取得領(lǐng)導明確批示意見后，即開展工作。各部門起草的文件，經(jīng)由秘書批閱，呈報主管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批后，交付打印，由檔案員上報下發(fā)，同時做好登記。上級來文，由秘書進展登記，并填好文件傳閱審批單，呈報總經(jīng)理閱批。同時依據(jù)總經(jīng)理批示的意見進展傳閱、督辦、并做好文件的回收、轉(zhuǎn)存。(三)印信治理制度：1．印信的種類：公司印章、部門章、總經(jīng)理名章、總裁名章。印信的使用規(guī)定：對公司經(jīng)營權(quán)有重大關(guān)連、涉及政策性問題或以公司名義對政府行政、稅務、金融等機構(gòu)以公司名義的行文，蓋公司印章。如需要，還應加蓋總經(jīng)理名章或總裁名章；各部門于經(jīng)辦業(yè)務的權(quán)責范圍內(nèi)及對于公民營事業(yè)、民間機構(gòu)、個人的行文以及收發(fā)文件時加蓋部門章。印信蓋用：文件需用印，經(jīng)核準后連同經(jīng)審核的文件稿等交監(jiān)印人用印。各種印信由監(jiān)印人負責保管，印章因公外出訪用，做好登記備案，如有遺失或誤用，由監(jiān)印人全權(quán)負責。監(jiān)印人對未經(jīng)核準的文件等，不得擅自用印。印信遺失時除馬上向上級報備外，并應依法公告作廢。制止攜帶有印鑒的空白信件。開啟和報廢印鑒，均須按有關(guān)規(guī)定正式行文，由辦公室統(tǒng)一承辦。(四)保密制度：1．為保守公司隱秘，維護公司權(quán)益，特制定本制度。公司隱秘是關(guān)系公司權(quán)力和利益，依照特定程序確定在肯定時間內(nèi)只限肯定的人員知悉的事項。公司附屬機構(gòu)及職員都有保守公司隱秘的義務。公司保密工作實行既確保隱秘又便利工作的方針。730500元以下：1〉泄露公司隱秘，尚未造成嚴峻后果或經(jīng)濟損失的；263〉已泄露公司隱秘但實行補救措施的；消滅以下狀況之一者，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟損失：1〉有意或過失泄露隱秘，造成嚴峻，后果或重大經(jīng)濟損失；2〉為他人竅取、刺探、收買或違章供給公司隱秘的；3〉利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的。(五)會議治理制度：1．開會預備：1〉擬定會議內(nèi)容、目的、歸納會議事項與要點； 2〉打算會議的方式，如出席人員、會場、時間等； 3〉會場預備。如會議橫幅、擴音設備、桌椅等。主持會議須知。參與會議人員需知。列席參與公司的例會或行政領(lǐng)導辦公會時應做好會議的記錄，需形成會議紀要的做好有關(guān)覆行手續(xù)。(六)考勤及請消假制度：1．公司機關(guān)人員應自覺遵守組織紀律，嚴格上下班打卡制度。如遇特別狀況未能按時打卡，應在次日由部門負責人出具證明并簽字，再由辦公室簽字前方予補勤。否則視同遲到或早退處理。公司機關(guān)人員有事請假，需寫出請假條，經(jīng)批準前方可休假。否則視同曠工處理。請假在半天之內(nèi)，經(jīng)部門負責人簽批；一天之內(nèi)經(jīng)分管經(jīng)理批準；一天以上需經(jīng)總經(jīng)理批準。并在休假后準時向簽批領(lǐng)導消假?？记谥卫硪?guī)定第一條為加強公司職員考勤治理，特制定本規(guī)定。其次條本規(guī)定適用于公司全體職員。830111305通知。第四條公司職員一律實行上下班打卡登記制度。第五條全部職員上下班均需親自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡，違犯此條規(guī)定者，代理人和被代理人均賜予記過一次的處分。第六條公司每天安排人員監(jiān)視員工上下班打卡，并負責將員工出勤狀況報告值班領(lǐng)導，由值班領(lǐng)導報至人力資源部，人力資源部據(jù)此核發(fā)全勤獎金及填報員工考核表。第七條全部人員須先到公司打卡報到后，方能外出辦理各項業(yè)務。特別狀況需經(jīng)主管領(lǐng)導簽卡批準，不辦理批準手續(xù)者，按遲到或曠工處理。530303030第九條員工外出辦理業(yè)務前須向本部門負責人(或其授權(quán)人)申明外出緣由及返回公司時間，否則按外出辦私事處理。第十條上班時間外出辦私事者，一經(jīng)覺察，即扣除當月全勤獎，并賜予警告一次的處分。第十一條員工一個月內(nèi)遲到、早退累計達三次者扣發(fā)全勤獎50%，達100%全勤獎，并賜予一次警告處分。第十二條員工無故曠工半日者，扣發(fā)當月全勤獎，并賜予一次警告處分，每月累計三天曠工者，扣除當月工資，并賜予記過一次處分，無故曠工達一個星期以上者，賜予除名處理。第十四條當月全勤者，獲得全勤獎金某某元。(七)接待治理制度：1．做好來賓的接待工作，應做到文明、禮貌、熱忱并向接待領(lǐng)導做好引見工作。公司招待就餐原則上在酒店。到酒店就餐，必需到辦公室開派餐單方可。如遇特別狀況需外出就餐，必需經(jīng)總經(jīng)理批準前方可，并于次日向總經(jīng)理報帳簽字。辦公室每月匯總酒店的就餐明細，報總經(jīng)理批閱，嚴格掌握好招待費的開支。(八)通訊費用治理制度：公司通訊費用每月由辦公室負責到電信局對帳結(jié)算。此后報總經(jīng)理批閱簽字前方可報銷?？偨?jīng)理的手機費用按實報銷。中層以上干部的手機費用按每月300包干使用，節(jié)支歸公司全部，超支局部按每季度的考核從本人的工資中抵扣。(九)打字復印及印刷品的治理制度：1．公司各部門的微機、復印機的日常耗材由各部門各辦公室供給使用明細，經(jīng)辦公室報總經(jīng)理審批后統(tǒng)一購置發(fā)放，發(fā)放時由領(lǐng)用人簽字。辦公室微機治理員建立每臺機器耗材的使用數(shù)量及價值回收臺帳，并必需做到帳物相符。2．公司各部門使用的印刷品、部門負責人提報規(guī)格明細和數(shù)量，經(jīng)辦公室報總經(jīng)理審批后統(tǒng)一印刷，均由檔案室進展登記入帳，并負責治理發(fā)放，屬公司的列治理費，屬下屬單位的列施工費用。檔案室對印刷品的治理必需做到帳物相符。(十)辦公用品的購置與發(fā)放治理制度：1、公司全部辦公用品的購置都必需經(jīng)總經(jīng)理審批前方可購置。低值易耗辦公用品各部門每月初應向辦公室提報所購物品的明細，辦公室將依據(jù)庫存狀況，上報審批后統(tǒng)一購置。固定資產(chǎn)的購置，經(jīng)審批購置后，辦公室統(tǒng)一登記入帳，交由需用人使用。使用人應加以疼惜和妥當保管，不得喪失和無故損壞，覺察上述狀況，將由使用人進展賠償，賠償金額按所喪失或損失物品的凈值計算。低值易耗品的發(fā)放，辦公室應做好發(fā)放登記，并做到帳物相符。(十一)檔案治理制度：l．檔案的分類：施工技術(shù)檔案、財務檔案、人事檔案、機械設備物資檔案、工程決算與工程合同檔案、圖集、圖書、音像照片檔案、文書檔案、其他檔案。4〉工程經(jīng)濟檔案，在每項工程竣工驗收后，半年內(nèi)，完成歸檔工作。檔案鑒定銷毀：1〉依據(jù)國家標準，檔案保管期限劃分為永久、長期、短期三種。永久指無限期保存；長期保存為16--50年；短期保存為15年以下； 2〉短期保管的檔案，15年期滿后應組織鑒定小組進展復查，經(jīng)領(lǐng)導批準后可以銷毀；長期保存的檔案滿50年，經(jīng)鑒定小組再次鑒定確無連續(xù)保存的必要，經(jīng)領(lǐng)導和有關(guān)都門批準前方可銷毀； 3〉對需要銷毀的檔案，要編造檔案銷毀清冊，依據(jù)規(guī)定的標準手續(xù)進展銷毀，銷毀時必需有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷完畢，監(jiān)銷人員要簽字。2．不得使用復印機復印絕密文件和個人材料，否則需公司領(lǐng)導批準。3．復印機由專人保管使用，其他人員非經(jīng)允許不得自行開機。打印文件材料要辦理登記手續(xù)。首先填好文印單，然后送公司或職能處室至領(lǐng)導以及核稿人簽字后。有核稿人送打字室打印。凡送打字室打印的文件、表格等，字跡要清楚，語句要通順。文件打印完畢，收稿人當面清點原稿中的正文局部及打印好的文件并簽字，方可取走打印件。打字室為機要部門，打字員要嚴守機密，做到不泄密，不失密，和打印無關(guān)的人員不能進入打印室。(十四)公司的報刊、郵件、函電收發(fā)制度：1．公司的公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電均由公司辦公室負責收發(fā)。公司各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人應到辦公室審批或登記后可自行到郵局發(fā)，也可由辦公室統(tǒng)一辦理。外來郵件一律經(jīng)辦公室簽收分發(fā)。凡掛號、書籍、包單、匯款單、貨運單等由辦公室準時通知收件人并辦理簽收手續(xù)。一般公啟函電和職員私人信件，由辦公室每天收后準時送到各個部門或本人。不管公私郵件辦公室應隨到隨清，準時分發(fā)，不得喪失損壞，擱置延誤。報刊訂購每年由辦公室統(tǒng)一辦理一次，各部門可自行依據(jù)需要書面申請，總經(jīng)理批準到辦公室辦理。個人訂購可由辦公室辦理。報刊的收發(fā)均由辦公室負責并準時分發(fā)到各部門或個人。需集中裝訂閱覽的要做好治理工作。嚴禁個人私自拿走。(十五)值班制度：1．公司因工作需要，實行部門經(jīng)理級輪番值班制，值班時應保持不漏崗、不退崗、按時交接班。負責處理和接待來訪者，并準時處理突發(fā)大事，如匪警、匪盜、火警、水災等大事。應堅持記錄值班日志。記載的內(nèi)容應準確無誤，實事求是。值班人應簽名。(十六)衛(wèi)生治理制度：1．辦公室對辦公樓內(nèi)的衛(wèi)生工作負全責，常常不定期的對各衛(wèi)生區(qū)域的衛(wèi)生責任人進展催促、檢查，確保辦公樓內(nèi)的衛(wèi)生狀況始終保持干凈。各衛(wèi)生區(qū)域的責任人應對自己所管轄衛(wèi)生區(qū)域盡到職責，常常催促檢查，準時處理好消滅的問題。辦公室對辦公樓內(nèi)的會議室、接待室、圖紙會審室、教室和公用樓道、廁所的衛(wèi)生負責，確保每天清掃，保證上述場所的衛(wèi)生清潔狀態(tài)。(十七)公司車輛治理制度：為使公司車輛標準化治理，與社會車輛治理同步，充分發(fā)揮一切車輛的使用效率，降低使用本錢，特制定本制度：1．公司運輸車輛均由公司主管部門統(tǒng)一治理。公司機關(guān)車輛均由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一治理與調(diào)配。除公司總裁專用車外，其余均為公司共同使用。公司機關(guān)車輛到市區(qū)以外辦事用車，應向車輛主管部門申請，總經(jīng)理批準。公司機關(guān)車輛任何領(lǐng)導及相關(guān)部門用車，必需遵守公司用車制度，凡因私用車應事前請示經(jīng)理辦公室。公司全部車輛行車前須認真做好例行安全檢查，在運行途中應特別留意安全行駛，遵守交通規(guī)章，認真學習的交通法規(guī)，假設違規(guī)罰款由駕駛員負擔。司機每日要做行車日記，記錄出車狀況，每月向車管部門報當月的行車狀況，車管部門審核。30案，說明事故緣由，不允許駕駛員或相關(guān)者隨便處理，否則事故賠償及善后處理由其本人負責，交通事故的處理結(jié)果都要有當事人簽名。對違反交通規(guī)章或因本人尋常對車輛沒有很好檢查各安全部位，造成損害時，其賠償金額由當事人負擔。年度審驗均由公司車輛主管部門組織，各種車輛在接到年審通知后，一律按年審要求進展保養(yǎng)修理，到達一次上線合格。如三次達不到合500—1000節(jié)假日需要用車的部門或個人，應呈請領(lǐng)導批準前方可調(diào)派。對批準的非公用車人應負擔使用里程的油料費用和過路費。特別狀況如職員重病必需用車的經(jīng)批準可以免費使用。駕駛員不準把車交給無證和轉(zhuǎn)借他人駕駛，覺察類似狀況一次者馬上開除，發(fā)生交通事故的一切費用由本人擔當。1010121012修理及保養(yǎng)應依據(jù)車輛技術(shù)要求及規(guī)定保養(yǎng)里程進展定期保養(yǎng)，因不準時保養(yǎng)、經(jīng)檢查造成車輛各部位提前受損，比同類車輛提前搞三保50％，需要修理的車輛提前以文字形式說明要修理的部位，填報修理審批表，報分管部門審批，到指定定點修理廠進展修理，費用由公司核實無誤后統(tǒng)一結(jié)算，修理期伺更換的零部件應帶回公司認定。車輛報修應依據(jù)報修申請?zhí)顖蟊淼墓こ绦蘩?，?jīng)分管部門認定前方可進廠修理，填報表沒消滅的修理工程自行修理的由本人負擔。建立各種車輛的技術(shù)和修理檔案，以便查詢。嘉獎方法：修理費今后不做考核，但超出范圍的修理費由個人負70％嘉獎個人，虧油按每公升市場價罰。如覺察有弄虛作假現(xiàn)象一次，報經(jīng)理批準開除。購置車裝璜一次性完成(坐套各一套，鋪底)其它費自負。300及對車輛保養(yǎng)不良的駕駛員不能晉升，情節(jié)嚴峻的調(diào)離本工作崗位。駕駛員應有敬業(yè)精神，講究職業(yè)道德，端正駕駛作風，與用車部門搞好協(xié)作，未經(jīng)領(lǐng)導批準不準用公車辦私事，工作樂觀主動，聽從領(lǐng)導，同事之間搞好團結(jié)互助，有事提前請假，不準無故缺勤。疼惜車輛，保持車輛內(nèi)外清潔，出車前要堅持三檢四制，即做到機油、汽油、車油、冷卻水、輪胎氣壓、制動轉(zhuǎn)回、喇叭、燈光安全準確牢靠，保證汽車處于良好狀態(tài)，確保交通安全。以上制度各部門以及總公司直屬單位均應執(zhí)行?！彩恕陈殕T根本紀律：1．守時：1〉按時上下班，不遲到，不早退；2103〉按時參與業(yè)務例會。2．儀表：1〉按規(guī)定著裝，工作時間男職員穿中、深色西裝，深色皮鞋、淺色襯衣，佩戴領(lǐng)帶；女職員穿職業(yè)裝；不得穿牛仔褲、旅游鞋； 2〉男職員頭發(fā)不過耳部、不留胡須； 女職員不得留奇異發(fā)式，不得濃妝艷抹； 3〉工作時間講一般話； 4〉員工之間應相互稱職務； 5〉工作時間佩戴工作卡。干凈：1〉外出或下班、工作完畢，辦公桌面保持干凈，只允許放茶杯及文具； 2