公司文件管理制度

公司文件管理制度前言為了保證公司文件的安全性、完整性及有效性，維護(hù)公司利益，特制定此文件管理制度。文件管轄范圍本文件管理制度包括公司整個(gè)文件系統(tǒng)，包括但不限于電子文件、紙質(zhì)文件等。文件管理職責(zé)文件管理職責(zé)由公司的各個(gè)部門和職員共同承擔(dān)。具體職責(zé)如下：各部門應(yīng)當(dāng)建立本部門的文件管理制度，并嚴(yán)格按照制度執(zhí)行；職員應(yīng)當(dāng)意識(shí)到文件管理的重要性，根據(jù)本制度規(guī)定，妥善保管、使用文件，嚴(yán)禁私自篡改、損毀文件等行為；各部門應(yīng)當(dāng)委派專人負(fù)責(zé)本部門的文件管理工作，包括日常管理及存檔歸檔等工作；文件管理人員應(yīng)當(dāng)具有專業(yè)技能及操作證書(shū)。文件分類文件應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，分門別類分組文件。具體分類如下：公司管理類文件：包括公司章程、公司資質(zhì)證書(shū)、商業(yè)執(zhí)照、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、勞動(dòng)合同、發(fā)票等；客戶、商務(wù)類文件：包括商務(wù)合同、客戶開(kāi)發(fā)計(jì)劃、合作協(xié)議等；人事類文件：包括招聘簡(jiǎn)歷、員工檔案、職工培訓(xùn)計(jì)劃、績(jī)效考核報(bào)表等；行政類文件：包括行政工作計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、規(guī)章制度等。文件存儲(chǔ)文件存儲(chǔ)是文件管理的基礎(chǔ)工作，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件分類及存儲(chǔ)要求，在安全保密的前提下妥善保管。紙質(zhì)文件存儲(chǔ)：文件儲(chǔ)存在鋼文件柜或?qū)Ｓ冒婀裰?，以上班鎖的方式進(jìn)行保管。如有重要文件，應(yīng)當(dāng)采取多措施進(jìn)行備份保存；電子文件存儲(chǔ)：重要的電子文件應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)在專門的文檔管理系統(tǒng)或者云盤中，同時(shí)要求電子文件有跡可循，可以追溯到存儲(chǔ)時(shí)間、編輯人等具體信息。文件傳遞為了保證文件傳遞過(guò)程的安全與及時(shí)性，文件需要進(jìn)行一定的流程控制。重要文件傳遞時(shí)，必須采取加密壓縮和密封的方式來(lái)傳遞，同時(shí)需保持一份傳遞清單并留有相應(yīng)記錄；紙質(zhì)文件傳遞時(shí)，需進(jìn)行簽字簽收，并且確保傳遞后將對(duì)應(yīng)的傳遞單據(jù)歸檔留存。文件安全保密措施文件是公司重要的資產(chǎn)，應(yīng)保證其在存儲(chǔ)、傳遞和使用過(guò)程中的安全性及機(jī)密。文件權(quán)限管理：建立文件查閱、修改權(quán)限系統(tǒng)。對(duì)于一些敏感性文件，需要更為嚴(yán)格的訪問(wèn)控制，包括訪問(wèn)密碼、IP地址、操作記錄等數(shù)據(jù)采集；文件備份：建立文件備份與恢復(fù)制度，定期進(jìn)行文件的備份，確保在數(shù)據(jù)遺失或毀損時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)；文件銷毀：根據(jù)公司的文件保管規(guī)定，對(duì)于過(guò)時(shí)或者無(wú)效的文件，應(yīng)該定期進(jìn)行銷毀并留有相應(yīng)記錄。文件變更管理對(duì)于文件中所包含的信息，或者根據(jù)法律、行政要求、部門工作需要等因素，需要對(duì)文件進(jìn)行修改和更新。同時(shí)確保文件變更后的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于修改或者更新的文件，應(yīng)當(dāng)由專門的人員進(jìn)行核對(duì)，確保文件完整性及準(zhǔn)確性，并且進(jìn)行相關(guān)記錄；修改后的新文件應(yīng)當(dāng)完整保留，建立文檔版本控制。同時(shí)，要確保原有文件的完整性，保管至少兩個(gè)存儲(chǔ)地址。文件審批為保證文件運(yùn)用的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性，文件必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序。文件新建、修改、撤銷、調(diào)整、備份、恢復(fù)等，均需經(jīng)過(guò)相應(yīng)審批程序。審批程序應(yīng)當(dāng)規(guī)范，明確審批流程和各崗位職責(zé)；申請(qǐng)人需填寫文件申請(qǐng)單，交由相關(guān)審批人簽批（章），并且嚴(yán)格按照文件管理制度規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程執(zhí)行?？偨Y(jié)本制度旨在規(guī)范公司文件存儲(chǔ)與利用流程，明確文件的歸檔與管理