行政前臺工作流程

...v.行政前臺工作流程前臺直接上司：總務(wù)〔行政〕主管主要工作：做好公司日常行政事務(wù)工作，保證公司信息通訊順暢，提高公司運(yùn)作效率。崗位職責(zé)：〔具體工作〕〔1〕轉(zhuǎn)接總機(jī)，收發(fā)、信件和報(bào)刊；〔2〕接待來訪客人，并通報(bào)相關(guān)部門；〔3〕管理辦公用品，管理維修打印機(jī)、機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公器材；〔4〕打印、復(fù)印文件和管理各種表格文件；〔5〕承辦員工考勤和外出登記；〔6〕安排約會、會議室及差旅預(yù)定；〔7〕保管各種手續(xù)、手冊；〔8〕更新和管理員工通訊地址和等聯(lián)系方式；〔9〕協(xié)助組織公司活動。行政前臺日常事務(wù)

一.保證前臺電子設(shè)備的正常使用

前臺有電腦、、等電子設(shè)備，假設(shè)設(shè)備發(fā)生故障可以先找網(wǎng)絡(luò)管理員檢查，假設(shè)無法維修，可通過其他渠道直至問題解決。

2.及時(shí)更新和發(fā)布員工內(nèi)部通訊錄不管是否有新進(jìn)或離職員工，都應(yīng)在每月初統(tǒng)計(jì)公司所有人員信息，

并以形式向全體員工發(fā)布新的內(nèi)部通訊錄。

4.公司鑰匙管理前臺備有會議室鑰匙、辦公室備用鑰匙，前臺應(yīng)妥善保管以備使用，做好鑰匙統(tǒng)計(jì)工作，在員工辦理離職時(shí)做好鑰匙收回、交接工作。

5、名片的制作與申請、繳納話費(fèi)、出差人員機(jī)票、車票預(yù)定

6、公司內(nèi)部上傳下達(dá)通知工作二.辦公用品的盤庫、購置、領(lǐng)用、結(jié)算

1、每季度末對庫存辦公用品進(jìn)展盤點(diǎn)，制作辦公用品庫存統(tǒng)計(jì)表提交行政經(jīng)理，假設(shè)有用品數(shù)量缺乏或領(lǐng)用完，及時(shí)上報(bào)，進(jìn)展補(bǔ)充

2、每月25-28日通知各部門提交下月所需辦公用品清單，統(tǒng)計(jì)出購置清單后報(bào)行政經(jīng)理審批，批準(zhǔn)后聯(lián)系購置送貨。確認(rèn)收據(jù)或發(fā)票無誤后，填支款單簽字后到財(cái)務(wù)領(lǐng)取。

3、員工領(lǐng)用所需辦公用品進(jìn)展登記并給予發(fā)放方案1：

〔一〕環(huán)境衛(wèi)生的保持和檢查

工作流程：1、每天早上9：00、中午14：20和下午17：55檢查公司所有辦公場所〔包括各辦公室、會議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等〕的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時(shí)收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；

2、保持辦公區(qū)空氣清新，定期在每周五下班前五分鐘噴灑除蟲藥物或除臭劑；

3、及時(shí)向行政主管領(lǐng)用垃圾桶、衛(wèi)生用紙等用品，填寫?消耗品領(lǐng)用登記?，保障公司后勤配備；

4、每天早上9：10整理當(dāng)日的報(bào)紙歸納至總經(jīng)理室報(bào)夾，將更換下來的報(bào)刊統(tǒng)一放置，每兩個(gè)月以廢品處理，所得費(fèi)用交由行政主管記入?備用金流水帳簿?中上繳財(cái)務(wù)。

考前須知：1、保持辦公區(qū)環(huán)境清新整潔、家具物品擺放整齊；

2、及時(shí)補(bǔ)給衛(wèi)生用紙等后勤配備；

3、報(bào)刊整理整潔有序，廢舊報(bào)刊處理及時(shí)。

相關(guān)記錄：?消耗品領(lǐng)用登記?——行政主管

?備用金流水帳簿?——行政主管

〔二〕接待——客戶來訪

工作流程：1、客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由；

2、登記?客戶來訪登記薄?，弄清來訪者身份和意圖。假設(shè)來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，假設(shè)有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；

3、如有必要，安排來訪者前往會客室稍坐片刻；4、準(zhǔn)備招待茶水飲料；

5、通知相關(guān)工作人員有人來訪；

6、每隔15分鐘左右添加茶水,來客告辭時(shí)起身道別；

7、客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；

8、假設(shè)來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在?客戶來訪登記簿?上登記，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù)；假設(shè)來訪者表示下次再來，那么需在?客戶來訪登記簿?上注明；

9、及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時(shí)回復(fù)；

10、及時(shí)將用完的?客戶來訪登記薄?交由行政主管歸檔。

考前須知：1、接待客戶熱情周到，及時(shí)給客戶添加茶水并在客戶離開后及時(shí)整理會客室；

2、?客戶來訪登記薄?的詳細(xì)記錄；并及時(shí)將使用完的記錄交由行政主管歸檔；

3、及時(shí)通知相關(guān)被訪人員，假設(shè)被訪人員不在，要及時(shí)轉(zhuǎn)告以確保及時(shí)回復(fù)；

4、不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。

相關(guān)記錄：?客戶來訪登記薄?——前臺

〔三〕的接聽和記錄

工作流程：1、響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；

2、鈴響超過3聲，接聽?wèi)?yīng)該致歉；

3、接聽時(shí)應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；

4、對方所要找的人不在時(shí)，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電，切忌立即掛斷；

5、通話之后，應(yīng)輕輕掛斷，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；

6、沒有接聽到的應(yīng)根據(jù)來電顯示及時(shí)回?fù)?，首先致歉，再詢問剛剛來電的目的?/p>

7、將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時(shí)記錄在?記錄?上；

8、記錄后5分鐘內(nèi)及時(shí)通知被傳達(dá)人,通知傳達(dá)的程序見口頭通知流程,并確認(rèn)對方接收信息正確無誤。

9、及時(shí)將用完的?來電記錄表?交由行政主管歸檔。

考前須知：1、來電接聽迅速，接聽使用普通話，聲音柔和；

2、了解清楚來電人的根本信息以及意圖，及時(shí)在?來電記錄表?上記錄來電時(shí)間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時(shí)將轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；

3、如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)信息，〔通知方法詳見“通知流程〞〕；

相關(guān)記錄：?來電記錄表?——前臺

〔四〕日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的使用管理

工作流程：1、每天早上上班時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開啟并且檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充所需的紙X；

2、負(fù)責(zé)公司日常的打印、復(fù)印。打印、復(fù)印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；

3、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)或其它設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，及時(shí)填寫?設(shè)備報(bào)修單?并聯(lián)絡(luò)辦公設(shè)施維護(hù)人員進(jìn)展檢查維修；〔詳見“固定資產(chǎn)的報(bào)修與報(bào)廢流程〞〕；

4、及時(shí)將用完的?設(shè)備報(bào)修單?交由行政主管歸檔。

考前須知：1、熟練操作打印、復(fù)印機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充用紙；

2、完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；

3、打印、復(fù)印機(jī)等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)展維修；

4、不得私自打印、復(fù)印與工作無關(guān)的文件、圖紙，特殊情況下應(yīng)申報(bào)行政主管同意付費(fèi)再使用；

5、節(jié)約資源，愛惜紙X；

6、及時(shí)將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。

相關(guān)記錄：

?設(shè)備報(bào)修單?——前臺

〔五〕收發(fā)?工作匯報(bào)表?

工作流程：1、每月1日分發(fā)?工作匯報(bào)表?；

2、每月30/31日收集?工作匯報(bào)表?，檢查填寫是否正確，并交由行政主管審核；

3、行政主管審核后交總經(jīng)理查閱簽字，并將總經(jīng)理簽字的?工作匯報(bào)表?連同考勤統(tǒng)計(jì)一并交財(cái)務(wù)造工資表；

4、最后?工作匯報(bào)表?返行政主管歸檔。

考前須知：1、每月1日發(fā)，30/31日收回，檢查后并交行政主管審核；

2、行政主管交總經(jīng)理查閱簽字，和考勤統(tǒng)計(jì)一起作為造工資依據(jù)交財(cái)務(wù)；工資表完成后將?工作匯報(bào)表?返行政主管歸檔。

相關(guān)記錄：?工作匯報(bào)表?——前臺

〔六〕人員外出登記〔前臺提醒催促〕

工作流程：1、所有外出人員需提前聯(lián)系對方，讓對方做好準(zhǔn)備；

2、外出前在?外出人員登記表?上登記出發(fā)時(shí)間、目的地、事由等；

3、回到公司在?外出人員登記表?上登記回來時(shí)間以及辦事情況；

4、特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時(shí)補(bǔ)登；

5、前臺人員負(fù)責(zé)提醒并催促其他員工，并于每月30/31日將外出情況匯總，與考勤統(tǒng)計(jì)核對。

考前須知：1、外出前的準(zhǔn)備并與對方聯(lián)系；

2、在?外出人員登記表?上詳細(xì)記錄外出辦事情況；

3、前臺人員負(fù)責(zé)提醒并催促完成，并做出統(tǒng)計(jì)。

4、及時(shí)將用完的?外出人員登記表?交由行政主管歸檔。

相關(guān)記錄：?外出人員登記表?——前臺

〔八〕文件的收發(fā)

A、紙質(zhì)文件的收發(fā)

工作流程：1、前臺收/發(fā)文件應(yīng)及時(shí)在?收文明細(xì)?/?發(fā)文明細(xì)?中登記文件收/發(fā)文件的時(shí)間、收/發(fā)單位、工程名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；

2、前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；

3、前臺復(fù)印2份，1份交工程負(fù)責(zé)人，1份交總經(jīng)理；

4、前臺將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認(rèn)。

5、發(fā)件時(shí)要及時(shí)通知對方，如需給對方送去，應(yīng)確定好送件時(shí)間、地點(diǎn)，并填寫?文件外送單?由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。

6、前臺根據(jù)簽收文件人留下的致電確認(rèn)文件的齊全及到達(dá)；

7、將?收文明細(xì)?/?發(fā)文明細(xì)?以及?文件外送單?分別按工程分類交檔案管理員歸檔。

考前須知：1、詳細(xì)填寫?收文明細(xì)?/?發(fā)文明細(xì)?或?文件外送單?，并要求相關(guān)經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收/發(fā)文件的具體內(nèi)容；

2、及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；

3、按工程分類交檔案管理員歸檔。

相關(guān)記錄：?收文明細(xì)?——前臺

?發(fā)文明細(xì)?——前臺

?文件外送單?——前臺

B、電子文件的收發(fā)

工作流程：1、前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，工程名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；

2、在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件〞，在該文件夾中建立一個(gè)“收〞/“發(fā)〞的文件夾，然后在“收〞/“發(fā)〞的文件夾中建一個(gè)“年月日_工程名稱〞的文件夾；

3、將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)工程文件夾中，并同樣在?收文明細(xì)?/?發(fā)文明細(xì)?中記錄，收/發(fā)方式在備注中注明；

4、及時(shí)將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)工程負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)對方收到；

5、當(dāng)天工作完畢后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管理員，由其整理后存至效勞器相應(yīng)工程文件夾中。

考前須知：1、了解所收/發(fā)文件內(nèi)容，按收/發(fā)時(shí)間、工程建立相應(yīng)的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；

2、及時(shí)將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)是否收到；

3、按時(shí)將每天收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至效勞器相應(yīng)工程文件夾中。

方案2：一、

環(huán)境衛(wèi)生的清掃以及保持：

1)

上班前清掃前臺，接待室，會議室，辦公區(qū)域衛(wèi)生〔包括地面、桌椅、茶幾、沙發(fā)衛(wèi)生〕

2)

每天并要定時(shí)檢查如有地面或者桌子不干凈請及時(shí)清理，定期檢查垃圾框，及時(shí)更換垃圾袋。

三、

接待客戶來訪：

1)

客戶來訪起身迎接打招呼，詢問來訪事由。

2)

告知客戶填寫?客戶來訪登記表?，并指導(dǎo)客戶填寫，弄清楚來訪者身份以及意圖。

3)

將客戶待到接待區(qū)域休息，準(zhǔn)備一次性紙杯，到飲水機(jī)接水，用雙手將水杯放在客戶前方。告知客戶：“請您稍等，我去通知***〞

4)

通知相關(guān)人員有人來訪：

5)

每隔15分鐘添水，客戶告辭時(shí)起身道別。

6)

客人離開后兩分鐘內(nèi)清理水杯，茶幾衛(wèi)生，保持接待區(qū)域衛(wèi)生。把客戶填寫的客戶來訪統(tǒng)計(jì)放在對應(yīng)的文件夾中存檔，月底統(tǒng)計(jì)。

7)

如需公司提供午餐的向部門負(fù)責(zé)人請示〔來訪人找哪個(gè)部門的負(fù)責(zé)人〕由X總簽字才可安排訂餐。

8)

每月月底統(tǒng)計(jì)本月所有來訪信息在Excel表匯總，下月一號匯總完成。

四、的接聽和記錄：

1)

響起三聲內(nèi)拿起話筒，如有特殊情況超過三聲要主動抱歉。

2)

主動向?qū)Ψ浇榻B：“您好，我是財(cái)富通醫(yī)藥科技開發(fā)XX，我是前臺。〞

3)

問清來電意圖，如需轉(zhuǎn)接直接按R鍵＋分機(jī)號進(jìn)展轉(zhuǎn)接?！踩缬龅秸铱偨?jīng)理的不要告訴對方總經(jīng)理的聯(lián)系方式〕或者直接轉(zhuǎn)給X助理R+815

4)

如果對方找的人不在座位上，要問清對方的聯(lián)系方式，XX，來電目的。并記錄在便簽上，完畢后告知同事。

5)

完畢語：“感謝您對財(cái)富通醫(yī)藥科技開發(fā)XX工作的支持，祝您生活愉快，再見。〞由對方先掛斷在放下話筒。

六、辦公用品的出入庫管理：

1)

填寫辦公用品領(lǐng)用表。

2)

到財(cái)務(wù)室文件柜中領(lǐng)取對應(yīng)要領(lǐng)取的物品，核對表格的信息。3)

讓領(lǐng)取人確認(rèn)物品，簽字。

4)

月底及時(shí)匯總，下月一號匯總完成。

七、日常公司訂水以及統(tǒng)計(jì)

1)

每次訂水一般情況一次性定2——4桶，再睡只剩一桶的時(shí)候即使給水站打送水

2)

每次定完水后把對應(yīng)的水票X數(shù)核對正確后交給水站送水人員。

3)

簡歷表格題目—年—月訂水統(tǒng)計(jì)表，內(nèi)容包括，序號，訂水時(shí)間，訂水日期，訂水?dāng)?shù)量。品名，即使備檔。

4)

月底及時(shí)匯總，下月一號匯總完成。

八、日常文件的打印以及復(fù)印設(shè)備的使用管理，收發(fā)管理：

1)

每天早上上班前翻開復(fù)印機(jī)，并且檢查A4紙使用情況〔沒有即使添加〕

2)

復(fù)印時(shí)重要文件使用空白