董事會資料的管理辦法(豐電)

...v.董事會資料的管理方法0引言為加強XXXX公司〔以下簡稱公司〕董事會資料的管理，確保資料的完整性、平安性，參照公司檔案管理的有關規(guī)定，對董事會資料建立一會一檔的管理方法，便于對其進展動態(tài)管理。1適用范圍本方法規(guī)定了公司董事會資料的收集保管、分類整理、編號排架和歸檔的工作要求和方法。本方法適用于公司董事會、專門委員會各類文件和資料檔案的管理。2管理職能2.1根本形式董事會資料歸檔管理，實行由公司董事會秘書領導，董事會辦公室主管和歸口的二級管理。2.2管理職責負責制定、修改董事會資料歸檔管理方法，并組織實施。負責對董事會檔案實施統(tǒng)一管理，并做好與公司檔案部門的歸檔移交工作。指定專人負責做好董事會資料收集歸檔工作,并做好接收主管局董事會工作辦公室和公司相關部門文件、資料的歸檔工作3管理內容和要求3.1資料歸檔范圍公司董事會和專門委員會相關制度、工作規(guī)那么。董事會會議資料〔會議通知、議案和報告等〕。董事會決議、董事會會議記錄與紀要、董事會會議議案表決單。專門委員會會議資料〔會議通知、議案和報告〕。專門委員會決議、專門委員會會議記錄與紀要、專門委員會會議議案表決單。被投資企業(yè)會計報表、財務分析、年度審計報告、納稅證明。處收文、處發(fā)文、處〔科〕工作制度、方案、總結。對外投資協(xié)議、投資變更協(xié)議等有關經(jīng)濟合同，按(集團)公司合同管理有關規(guī)定，統(tǒng)一由財務物價處負責歸檔。3.2資料的收集保管各科負責收集分管投資工程中屬上述歸檔范圍的資料，并將收集到的資料按季或事項完畢一個月內交與綜合科統(tǒng)一保管，超歸檔范圍的資料一律由各科自行保管。收集的資料除上述歸檔范圍內允許復印件外，其余應取得正本資料，以保證資料的法律效力。對外部門人員參加董事會或對外簽訂有關協(xié)議，各科要及時收集董事會決議、會議紀要以及協(xié)議、章程等有關資料。會計報表和財務分析按月、季、年收集，具體由各科決定。各科要確保資料的及時更新。3.3資料的分類整理綜合科在各科指定歸檔人員的配合下，負責將資料分類整理。.1將收集到的資料，以每一被投資企業(yè)為對象整理裝訂成冊。.2每冊內的資料編寫頁號，頁號寫在資料的右上角。.3每冊資料附目錄，目錄排列在整冊資料首頁之前。對應收而尚未收到的資料，綜合科要及時與各科聯(lián)系。為防止歸檔資料的重復、遺漏，各科應將歸檔資料直接交與綜合科，不要擅自將資料裝入資料冊內，或送至XX公司檔案科歸檔3.4資料的編號排架綜合科將裝訂成冊的資料統(tǒng)一安放在投資管理處資料房的文件柜內，按各科分管的投資工程分類，統(tǒng)一編號排序，并編制清單X貼在文件柜上。資料可供查閱或復制，但要及時放回文件柜，按序存放。資料不得借出，如有特殊需要，綜合科負責辦理登記手續(xù)。3.5資料的歸檔綜合科將年內收集歸檔的正本資料，在年度終了后，復3.6理。要求。44.14.24.3印留底后,按XX公司檔案科的歸檔要求，編制歸檔移交清冊，統(tǒng)一整理后移交XX公司檔案科。各科自行保管的資料，保存期限由各科自行設定。因科室之間分管的投資工程發(fā)生變動，新分管的科室應承接原資料的收集，配合綜合科歸檔。電算化檔案資料的管理要求電算化檔案資料的收集、保管和歸檔要求按上述要求辦用計算機處理的資料，各科應共享，但不得隨意修改。用計算機處理的資料，應用紙質打印出來，連同磁盤和光盤一同保存