忙碌的人時(shí)間管理方法

Word第第頁忙碌的人時(shí)間管理方法假如你是一個(gè)勞碌的人，這些如何節(jié)省時(shí)間的方法對(duì)你或許有用。

如何節(jié)省時(shí)間1.工作小貼士

大部分人時(shí)間管理都將大部分時(shí)間用于工作，所以我們就從工作開頭談。假如你有一個(gè)很長(zhǎng)的“要做事項(xiàng)”的清單—或者更糟的，你根本沒有“要做事項(xiàng)”清單—下面是你可以做的：

1.少做。長(zhǎng)期讀者都知道，這是我最喜愛的效率貼士—簡(jiǎn)化日程支配：做更少的事，但更集中于重要的事情。這會(huì)大大提高你工作時(shí)間的效率，削減所需的工作時(shí)間。對(duì)于那些你沒有做的任務(wù)怎么辦呢?請(qǐng)看下面更多關(guān)于它們的建議。

2.委派。假如一項(xiàng)任務(wù)需要完成，但不是你最重要的任務(wù)之一，而且可以由其他人來完成，就把它委派出去。假如你找到其他同樣可以完成任務(wù)，甚至比你做的更好的人，并把這樣的任務(wù)委派出去，你有時(shí)甚至可以剪除一半你的“要做事項(xiàng)”清單里的任務(wù)。

3.工作時(shí)間設(shè)限(或者調(diào)整工作時(shí)間)。假如你每天工作超過8個(gè)小時(shí)，就為自己設(shè)定一個(gè)8小時(shí)的工作時(shí)限。這會(huì)使你強(qiáng)迫自己在這個(gè)時(shí)限內(nèi)集中于做必需要完成的任務(wù)。假如你每天的工作時(shí)間就是8小時(shí)，試試把工作時(shí)間限制在6個(gè)小時(shí)。你會(huì)發(fā)覺，你必需要優(yōu)先排序，更有效率地工作，并且盡量少鋪張時(shí)間，只有這樣你才能在這個(gè)6小時(shí)的時(shí)限內(nèi)完成工作。我自己則是在大部分日子里只給自己支配4到5個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間。假如你不能削減工作時(shí)間怎么辦呢(或許你被要求每天必需工作肯定的時(shí)間)?那么，看看你是否能把你的工作時(shí)間略微提前或滯后于群眾的工作時(shí)間。這樣，你就可以不在交通繁忙時(shí)刻乘車，這將會(huì)削減你用于交通時(shí)間;或者你就可以在幾乎沒人的辦公室里工作了，并且你肯定可以做更多的工作。

4.最重要的事最先完成。選出2，3件你需要或者想要在今日完成的事項(xiàng)，首先完成這些事情。在其他的日子里你或許想要把這些重要的事情往后推(或許你根本就不會(huì)完成它們)，但是假如你先做完這些事情，那么今日剩下的時(shí)間你就會(huì)特別得沉著自如。事實(shí)上，在你完成了最重要的事情后，你這一天的工作就算是圓滿了。假如你有這種自由，你甚至可以說你的一天已經(jīng)完了，由于剩下的工作可以留到明天再做。

5.要求你的老板為你再優(yōu)先排序。假如你無法掌握你的日程支配或者“要做事項(xiàng)”，和你的老板談?wù)?。告知老板你想要讓你的工作時(shí)間更有效率，但是你今日只有時(shí)間作x件事...因此，要他幫你把這些要做的事情選擇一下。告知他假如你嘗試把全部的事情都在今日完成，你會(huì)變得沒有效率，而且或許沒方法做完那么多事情或者無法更好地完成工作。事實(shí)上這個(gè)優(yōu)先排序原來是要你自己來做的(參照第一個(gè)建議)假如你有這個(gè)自由的話。

6.批量處理。不要讓你的工作日不時(shí)被那些纏在一起的小任務(wù)所打斷。把相同的任務(wù)歸為一組，并且一次將他們解決。例如，不要一成天都去回復(fù)郵件，將他們打包，并且每天花一次時(shí)間(或兩次)來處理全部的郵件。一次完成全部的文書工作。批量處理全部的電話。一次做完全部的跑腿事情。這種對(duì)工作的分組可以節(jié)約許多時(shí)間，讓你可以更好地把精力集中于處理重要的事情。

7.用心于一件事情，并把它做完。不要在同一時(shí)間處理好幾個(gè)事情，留出一整塊時(shí)間來只做一件事情，直到完成。對(duì)我來說，這通常意味著留出半天或一天的時(shí)間(我會(huì)嘗試把我的項(xiàng)目分成可管理的幾塊)來完成一個(gè)任務(wù)，并且假如可能的話盡量做完它。通常這也表示需要事前預(yù)備好全部必需的資源和信息，這樣你才不必再次搜尋它們，或者當(dāng)你預(yù)備好要真正工作時(shí)還要在這些事情上等待。這也同樣表示需要明確我的日程支配，這樣我可以把其他工作事先就做好，而不再為這段時(shí)間支配其他的什么事情了。之后，你需要做的就是用心的只做這一件事情，并努力把它做完。這通常就是做事最有效率的方法。

8.避開會(huì)議。并不是全部的會(huì)議都是在鋪張時(shí)間，但是的確有很多會(huì)議是這樣子的。假如你花費(fèi)大量的時(shí)間參與會(huì)議，但是更情愿用這些時(shí)間來做實(shí)際的工作，而不是來聽其他人談?wù)撘恍┧麄儽緛砜梢越o你發(fā)一封郵件就能搞定的事情時(shí)，試試看能不能避開這樣的會(huì)議。這樣你可以做更多的事情。更多

9.避開工作中的長(zhǎng)時(shí)間交談。我們通常都會(huì)有和同事之間長(zhǎng)時(shí)間的沒有任何生產(chǎn)力的談話—這樣的閑談通常是無關(guān)緊要或者與工作無關(guān)的。有時(shí)可能是長(zhǎng)時(shí)間的電話粥。盡管我喜愛和坐在我旁邊的那個(gè)同事交談，就像我喜愛和其他人交談一樣—這對(duì)保持良好的同事關(guān)系和伴侶關(guān)系很重要——但是事實(shí)上你可以把這個(gè)時(shí)間用在做其他事情上。我個(gè)人更情愿完成工作，然后回家和家人在一起。所以我盡量把精力集中在工作上，盡量不做過多的閑談，盡管我需要不時(shí)的做出例外。

10.學(xué)會(huì)說不。假如你想要你的日程表更簡(jiǎn)，這一點(diǎn)相當(dāng)關(guān)鍵。我們每天都會(huì)接到很多的懇求，并且全部這些懇求都需要占用我們的時(shí)間。假如我們對(duì)這些懇求總是同意，我們就放棄了我們的時(shí)間，并選擇為而要其他人作一些事情。但是假如這些懇求并不符合我們的優(yōu)先排序，那么我們通常就會(huì)心有余而力缺乏了。所以學(xué)會(huì)說不。通常這回讓你覺得不舒適，由于我們可怕這意味著我們讓其他人絕望了。但是還是要學(xué)會(huì)告知人們你如今沒有時(shí)間來做他們要求的事情，并且通常他們會(huì)理解的。

如何節(jié)省時(shí)間2.節(jié)約時(shí)間的電腦貼士

1.假如可能，斷開鏈接。這是我最喜愛的電腦貼士。當(dāng)我的確想要集中于某項(xiàng)任務(wù)，的確想要完成一項(xiàng)任務(wù)是，我會(huì)從網(wǎng)絡(luò)上斷開連接。有時(shí)這意味著只是關(guān)閉我的掃瞄器，有時(shí)這意味著我還要斷開我的無線網(wǎng)絡(luò)，還有的時(shí)候我會(huì)拔掉電纜。不管你采納何種方式，斷開網(wǎng)絡(luò)連接是使事情做完的一個(gè)很好的方法。當(dāng)然，你最終會(huì)想要重新連接網(wǎng)絡(luò)，但是當(dāng)你斷開連接時(shí)你可以獲得整塊的時(shí)間來處理事務(wù)。這段時(shí)間是相當(dāng)有效率的。

2.使用Quicksilver和AutoHotkey軟件。使用Mac的用戶可以使用Quicksilver，PC用戶則可以使用AutoHotkey。我自己是兩個(gè)都用，并且發(fā)覺它們是使事情有效完成的不行缺少的工具。例如，我們常常需要訪問一些文檔，程序，文件夾，和網(wǎng)站—可以為這些設(shè)置一個(gè)一鍵訪問的熱鍵。你可能需要花一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間來學(xué)習(xí)如何進(jìn)行設(shè)置(你可以使用Google來搜尋相關(guān)指南)，而且設(shè)置一個(gè)熱鍵可能需要幾分鐘的時(shí)間。但是，一旦設(shè)置好了，你就可以利用他們?cè)谒查g處理事務(wù)了。而且你不單單可以使用這些熱鍵本身，你還可以把它們組合起來使用，比方，用來發(fā)送郵件的熱鍵，或者調(diào)整圖像大小的熱鍵，或者做其他事情的熱鍵—我自己設(shè)置了有一打左右常常使用的熱鍵。假如把每個(gè)月中它們?yōu)槲夜?jié)約的時(shí)間加總的話，可以說它們關(guān)心我節(jié)約了許多的時(shí)間。

3.郵件的鍵盤快捷方式。同樣的，你的郵件程序基本上都會(huì)有鍵盤快捷鍵。假如你還沒有使用過這些快捷鍵的話，你應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)使用它們。使用快捷方式來打開，發(fā)送，歸檔，搜尋和操作郵件，你可以快速處理一堆的郵件。而且假如你為常常使用的文本或者簽名附件也添加快捷方式(通過使用Quickersilver或者AutoHotkey軟件)，你可以快速答復(fù)郵件，甚至比我毀滅掉一堆奧利奧奶油夾心餅干還要快。

4.郵件過濾器。讓你的郵件程序幫你完成工作。我使用Gmail的郵件過濾器，但是像Outlook或者M(jìn)ail.app這樣的程序，或者其他一些你可能有的程序，也都有同樣的過濾功能。學(xué)習(xí)使用它們來對(duì)你最常用的郵箱進(jìn)行過濾設(shè)置。你或許留意到在某一段時(shí)間內(nèi)你會(huì)持續(xù)收到很多某一特定類型的郵件。例如，我通常會(huì)收到一些和我的工作相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)告。但我會(huì)對(duì)它們?cè)O(shè)置標(biāo)簽并且使用過濾器歸檔，這樣他們就不行能進(jìn)入到我的收件箱了。之后假如需要的話我就可以在標(biāo)簽(或文件夾)里來閱讀這些報(bào)告，掃瞄收件箱時(shí)卻不需要閱讀這些報(bào)告了。同時(shí)我也使用過濾器來自動(dòng)刪除那些鏈接郵件和笑話郵件(我知道這樣的做法很無情，但是我很煩這些郵件)，并且對(duì)來自Paypal和其他服務(wù)的通知進(jìn)行歸檔。

5.限制使用IM，Twitter，論壇和其它社交途徑的時(shí)間。你可以花一成天時(shí)間和其他人談天，或者使用Twitter，登陸網(wǎng)上論壇或其他社會(huì)媒介。盡管這些工具都有好的用途，但它們卻可能花掉你太多的時(shí)間假如你不對(duì)它們進(jìn)行限制。為你自己設(shè)限—比方說每天在你的日程表上支配一個(gè)小時(shí)的時(shí)間來處理這些社會(huì)性事務(wù)。這樣，你會(huì)有更多的時(shí)間來做其他更重要的任務(wù)。

6.不要為存檔擔(dān)憂。關(guān)于這一點(diǎn)我以前寫過一些文章，但是我如今不再那么信任存檔了。如今我所做的每一件事都是數(shù)字化的，不管是在網(wǎng)絡(luò)上還是在我自己電腦的硬盤驅(qū)動(dòng)上。我從Gmail學(xué)習(xí)到，你可以把一些東西先存檔，并且之后可以毫不費(fèi)勁的搜尋到它(過去兩年我始終都是這樣做的，并且搜尋這些東西時(shí)不存在任何困難)。所以如今我對(duì)全部事情都這樣做，包括我硬盤驅(qū)動(dòng)上的文檔，在GoogleDocs和Spreadsheets里的文件，和其他類型的網(wǎng)絡(luò)文檔。如今我的存檔時(shí)間幾乎減到接近于零—而我過去總是每一天都花費(fèi)大量的時(shí)間存檔。

如何節(jié)省時(shí)間3.家庭小貼士

1.保持事情有序。我喜愛有序的家庭和工作環(huán)境，不僅由于它們有更好的審美感覺，也由于：1)這關(guān)心你專注于你正在做的事情而不被可視的雜亂分散留意力;2)更讓人安靜和放松;3)節(jié)約時(shí)間。怎樣節(jié)約時(shí)間呢?有序的家庭環(huán)境和工作環(huán)境中可以更簡(jiǎn)單找到需要的東西，更簡(jiǎn)單清理和操作它們，并且削減了由于重新布置，歸類，查找和去除大量雜物所鋪張的時(shí)間。更多

2.讓東西保持原位。同樣的，讓每一件東西都有自己的位置也可以節(jié)約時(shí)間。你家里或許很干凈，但是你或許也可能不知道每一樣?xùn)|西應(yīng)當(dāng)放在哪。讓東西有屬于自己的位置，當(dāng)你不使用它們的時(shí)候把他們放回原位。讓這成為你生活的一個(gè)重要的習(xí)慣—用完某物后防回原處。這可能會(huì)花費(fèi)幾秒鐘的時(shí)間來這樣做，但卻節(jié)約了事后清理，查找的時(shí)間(想想看你有多少次丟失東西并花費(fèi)長(zhǎng)時(shí)間努力搜尋的經(jīng)受?)，并且讓事物更干凈有序。

3.教孩子自己整理。假如你是一個(gè)家長(zhǎng)，你就會(huì)知道，當(dāng)你有還沒長(zhǎng)大滿地亂爬的小孩在一成天的每一分鐘里把一切弄得亂糟糟的時(shí)候，要保持一個(gè)干凈的家庭并不簡(jiǎn)單。讓你的孩子在很小的時(shí)候就養(yǎng)成玩耍之后整理他們身后的東西的習(xí)慣。比方說，他們拿出一桶積木，并且弄得滿地都是——這沒關(guān)系，但是當(dāng)玩耍之后，關(guān)心他們把全部的東西撿起來，放進(jìn)桶里，再把桶放到它原來的位置。我小一點(diǎn)的幾個(gè)孩子在做這些清理工作的時(shí)候喜愛唱一首“整理，整理，每個(gè)人，每個(gè)地方”的歌。讓這變成一個(gè)好玩的嬉戲!我有6個(gè)孩子，這讓我們節(jié)約了大量本來需要花在在孩子身后整理東西的時(shí)間。

4.在前夜做好預(yù)備功課。不管你是單身還是有一個(gè)有許多小孩的家庭，每天早上對(duì)你來說可能都是一個(gè)相當(dāng)匆忙的過程。相反，你可以在前夜將一切都預(yù)備好，并讓這變成你每晚都要做的日常工作，那你就可以更好得開頭新的一天了。從技術(shù)上來說，這或許不會(huì)直接節(jié)約你的時(shí)間，但可以讓你在早上把更多的時(shí)間集中于做重要的事，而不會(huì)為了完成你的每日工作表而一路匆忙。

5.不要看太多的電視。我個(gè)人曾經(jīng)鋪張過成天的時(shí)間在看電視上，所以我知道電視是一個(gè)多么大的時(shí)間“空洞”。相反，限制你看電視的時(shí)間——或許是每天一小時(shí)看電視的.時(shí)間——把你本來準(zhǔn)備看電視的時(shí)間用來做更重要的事情——和你愛的人在一起，做熬煉，或者寫你幻想著的小說。

6.打算每周的菜單。假如你打算出你一周中每一天要吃些什么東西(即使是午餐)，你就可以節(jié)約大量的時(shí)間。首先，你可以去食品雜貨店一次購齊全部你需要的東西——事實(shí)上，假如你準(zhǔn)備下周仍舊重復(fù)你這一周的菜單，你可以一次做兩周的購物。其次，你可以事先預(yù)備好食物(參照其次項(xiàng))，更便利把食物打包成工作餐。第三，你每天晚上不再需要為該吃些什么而費(fèi)心了——它就列在貼在冰箱上的菜單上面。

7.煮多點(diǎn)食物。我喜愛制作大批量的食物，假如你有一個(gè)大家庭這尤其有用。我會(huì)一次煮許多的辣椒粉，素食湯，意大利式實(shí)心面條，和其它的食物，并將吃剩下的食物當(dāng)午餐或晚餐吃(有時(shí)這可以是好幾次午餐和晚餐)。

8.一次做全部的跑腿工作。這和上面工作部分的批量處理的道理是一樣的(這和前面的建議以及后面的建議是全都的)。把全部需要跑腿的工作項(xiàng)目列入你一周的跑腿工作清單中，并且在一天中特地做這事。打算路線，以便能盡量少開車，并且快速做完這些事情。相比于做多趟跑腿工作，這個(gè)方法也可以節(jié)約大量時(shí)間。

9.在網(wǎng)上辦理銀行業(yè)務(wù)，并且一次做完。我喜愛每周甚至每?jī)芍茏鲆淮芜@樣的銀行業(yè)務(wù)...我先將全部需要支付的賬單預(yù)備好(事實(shí)上，他們中的大部分已經(jīng)設(shè)置成我通過銀行的賬單支付系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行支付)，然后再和網(wǎng)上的銀行報(bào)表對(duì)帳，支付賬單，檢查我的自動(dòng)儲(chǔ)蓄轉(zhuǎn)帳，等等。

10.一次性大掃除。盡管我喜愛隨時(shí)整理來保持事物干凈，但總是會(huì)有清掃，擦拭，和清潔浴室這樣的事情要做。一次性大掃除來做全部這些事情將可以節(jié)約許多時(shí)間。我們?nèi)业拿總€(gè)人會(huì)負(fù)責(zé)家里的不同部分，然后盡快一次性清理完畢。這樣的事情我們用30到45分鐘的時(shí)間就可以搞定，這樣一天中其他剩余的時(shí)間就可以放松了。哈哈!

11.l馬上做熬煉。假如你沒有許多的時(shí)間來做熬煉但是又想保持體型，那你可以試試分組重力訓(xùn)練。但是要讓熬煉密集，盡量在固定的短時(shí)間內(nèi)作更多的組次。例如，做引體向上，舉重，重力下蹲(每一種訓(xùn)練分別做5個(gè)，10個(gè)和15個(gè))...在非常鐘的時(shí)間里盡可能多做(假如覺得沒問題可以做20分鐘時(shí)間)。不同的熬煉要找到自己合適的組次，或者你也可以在網(wǎng)上搜尋一些方法來把不同的熬煉綜合在一起挑戰(zhàn)一下自己。不要在一開頭就做太密集的訓(xùn)