報(bào)表數(shù)據(jù)處理

報(bào)表數(shù)據(jù)處理4.41一、表頁(yè)管理(一)插入和追加表頁(yè)在一個(gè)報(bào)表中增加表頁(yè)有追加和插入兩種方式。插入表頁(yè)即在當(dāng)前表頁(yè)前面增加新的表頁(yè)；追加表頁(yè)即在最后一張表頁(yè)后面增加新的表頁(yè)。單擊屏幕左下方的“格式”按鈕，使報(bào)表處于“數(shù)據(jù)”狀態(tài)。點(diǎn)取要插入表頁(yè)的表頁(yè)頁(yè)標(biāo)，使它成為當(dāng)前表頁(yè)，然后調(diào)用“編輯”菜單中的“插入/表頁(yè)”功能，系統(tǒng)將彈出“插入表頁(yè)”對(duì)話框。在“插入表頁(yè)數(shù)量”編輯框中輸入要插入的表頁(yè)數(shù)，確認(rèn)后在當(dāng)前表頁(yè)之前就增加了新表頁(yè)。追加表頁(yè)時(shí)則選取“追加/表頁(yè)”功能。2(二)交換表頁(yè)交換表頁(yè)是指兩張或兩張以上的報(bào)表相互交換數(shù)據(jù)。交換時(shí)，要確保報(bào)表處于數(shù)據(jù)狀態(tài)，然后調(diào)用“編輯”菜單下的“交換/表頁(yè)”功能，系統(tǒng)將彈出“交換”對(duì)話框，在“源表頁(yè)號(hào)”和“目標(biāo)表頁(yè)號(hào)”編輯框中輸入要互相交換位置的表頁(yè)頁(yè)號(hào)?？梢砸淮谓粨Q多個(gè)表頁(yè)，多個(gè)表頁(yè)號(hào)間用逗號(hào)隔開。3(三)刪除表頁(yè)刪除表頁(yè)是將指定的整個(gè)表頁(yè)刪除，報(bào)表的表頁(yè)數(shù)相應(yīng)減少。刪除時(shí)，應(yīng)確保報(bào)表處于數(shù)據(jù)狀態(tài)，然后調(diào)用“編輯”菜單下的“刪除/表頁(yè)”功能，系統(tǒng)將彈出“刪除表頁(yè)”對(duì)話框。如果不指定表頁(yè)號(hào)和刪除條件，則確認(rèn)后刪除當(dāng)前表頁(yè)；如果要?jiǎng)h除指定的表頁(yè)，則在“刪除表頁(yè)”編輯框中輸入要?jiǎng)h除的表頁(yè)號(hào)?？梢酝瑫r(shí)刪除多張表頁(yè)，多個(gè)表頁(yè)號(hào)之間用逗號(hào)隔開。4(四)表頁(yè)排序UFO提供了表頁(yè)排序功能，可以按照表頁(yè)關(guān)鍵字的值或者按照?qǐng)?bào)表中的任何一個(gè)單元的值重新排列表頁(yè)?！暗谝魂P(guān)鍵值”指根據(jù)什么內(nèi)容對(duì)表頁(yè)進(jìn)行排序；“第二關(guān)鍵值”指當(dāng)有表頁(yè)的第一關(guān)鍵值相等時(shí)，按照此關(guān)鍵值排列；“第三關(guān)鍵值”指當(dāng)有多張表頁(yè)用第一關(guān)鍵值和第二關(guān)鍵值還不能排列時(shí)，按照第三關(guān)鍵值排列。應(yīng)注意，以關(guān)鍵字為關(guān)鍵值排序時(shí)，空值表頁(yè)在“遞增”時(shí)排在最前面，在“遞減”時(shí)排在最后面。5(五)查找和定位查找和定位都是為了在存在多張報(bào)表和多表頁(yè)的情況下，快速地找到所需要的報(bào)表。查找分為查找表頁(yè)和查找可變區(qū)。查找表頁(yè)是根據(jù)給定的條件，在報(bào)表中找到符合條件的表頁(yè)，并使它成為當(dāng)前表頁(yè)。6查找時(shí)，應(yīng)確保報(bào)表處于數(shù)據(jù)狀態(tài)，點(diǎn)擊“編輯”菜單下的“查找”程序項(xiàng)，將彈出“查找”對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”中點(diǎn)取“表頁(yè)”，在“查找條件”框中定義查找條件。點(diǎn)取“查找”按鈕后，第一個(gè)符合條件的表頁(yè)將成為當(dāng)前表頁(yè)。點(diǎn)取“下一個(gè)”按鈕后，下一個(gè)符合條件的表頁(yè)將成為當(dāng)前表頁(yè)。如果沒有符合條件的表頁(yè)，或查找過程已到達(dá)最后一個(gè)符合條件的表頁(yè)時(shí)，狀態(tài)欄中將顯示“滿足條件的記錄未找到！”。7二、報(bào)表數(shù)據(jù)生成報(bào)表系統(tǒng)在“格式”狀態(tài)下定義的表頭、表體、表尾以及報(bào)表公式等完成后，可以通過單擊“格式”按鈕，由“格式”狀態(tài)轉(zhuǎn)換為“數(shù)據(jù)”狀態(tài)，報(bào)表會(huì)自動(dòng)計(jì)算出相應(yīng)報(bào)表的數(shù)據(jù)，生成所需要報(bào)表?；蛘咄ㄟ^“報(bào)表重算功能”也可以生成報(bào)表數(shù)據(jù)。8如果在所有的表頁(yè)中沒有本期的報(bào)表表頁(yè)，則需要先在本報(bào)表中插入新表頁(yè)，可點(diǎn)擊“編輯”菜單下的“插入/表頁(yè)”功能項(xiàng)，系統(tǒng)提示需要輸入“插入的表頁(yè)數(shù)量”，輸入為1時(shí)，表示只插入一個(gè)新表頁(yè)，點(diǎn)擊“確認(rèn)”鈕，則一張新表頁(yè)隨即被插入到此報(bào)表中，接著用戶需要輸入關(guān)鍵字的值，可調(diào)用“數(shù)據(jù)”菜單下的“關(guān)鍵字/錄入”功能，輸入本表頁(yè)所對(duì)應(yīng)的年、月、日等關(guān)鍵字的值，系統(tǒng)提示是否重算本表頁(yè)，選擇“是”，本期的報(bào)表即可編制完成。隨后，可調(diào)用“數(shù)據(jù)”菜單下的“審核”功能對(duì)新編制完成的本期報(bào)表進(jìn)行平衡關(guān)系檢查，檢查沒有問題，則說明本期的報(bào)表編制無誤，接下來就可以將此表頁(yè)打印輸出了。9三、報(bào)表審核當(dāng)報(bào)表系統(tǒng)處于數(shù)據(jù)處理狀態(tài)，在表頁(yè)計(jì)算執(zhí)行完畢之后，用鼠標(biāo)選取“數(shù)據(jù)”菜單下的“審核”功能，系統(tǒng)將按審核公式逐條審核表內(nèi)的關(guān)系。當(dāng)報(bào)表數(shù)據(jù)不符合勾稽關(guān)系時(shí)，顯示MESSAGE后的信息，記錄該提示信息后按任意鍵繼續(xù)審核其余的公式。10例如執(zhí)行資產(chǎn)負(fù)債表的審核，若發(fā)現(xiàn)單元D39與H39的實(shí)際數(shù)據(jù)不等，則系統(tǒng)會(huì)彈出一提示框，提示信息為“期末資產(chǎn)總計(jì)不等于期末負(fù)債及所有者權(quán)益總計(jì)”。按照記錄的提示信息修改報(bào)表數(shù)據(jù)，重新進(jìn)行審核，直到不出現(xiàn)任何提示信息時(shí)，則表示該報(bào)表各項(xiàng)勾稽關(guān)系正確。每當(dāng)對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行過修改或重新計(jì)算后，都應(yīng)該進(jìn)行審核，以保證報(bào)表各項(xiàng)勾稽關(guān)系正確。11四、舍位平衡當(dāng)本期報(bào)表編制完畢，需要對(duì)報(bào)表進(jìn)行舍位平衡操作時(shí)，可按以下要求操作：確保報(bào)表處于數(shù)據(jù)處理狀態(tài)，用鼠標(biāo)選取“數(shù)據(jù)”菜單下的“舍位平衡”項(xiàng)，系統(tǒng)將按照所定義的舍位關(guān)系對(duì)指定區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行舍位操作，并按照平衡公式對(duì)舍位后的數(shù)據(jù)進(jìn)行平衡調(diào)整，將舍位平衡后的數(shù)據(jù)存入指定的新表或他表中。12五、報(bào)表輸出報(bào)表輸出包括報(bào)表的屏幕輸出和打印輸出，輸出時(shí)可以針對(duì)報(bào)表格式輸出，也可以針對(duì)某一特定表頁(yè)輸出。輸出報(bào)表格式須在格式狀態(tài)下操作，而輸出表頁(yè)須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下操作。輸出表頁(yè)時(shí)，報(bào)表和報(bào)表數(shù)據(jù)一起輸出。輸出表頁(yè)數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)涉及表頁(yè)的相關(guān)操作，比如表頁(yè)排序、查找、透視等。屏幕輸出時(shí)，可以對(duì)報(bào)表的顯示風(fēng)格、顯示比例加以設(shè)置。打印報(bào)表之前可以在預(yù)覽窗口預(yù)覽，打印時(shí)還可以進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置和打印設(shè)置等操作。13打印輸出一般包括頁(yè)面設(shè)置、打印設(shè)置、打印預(yù)覽和打印幾個(gè)步驟。14(一)頁(yè)面設(shè)置調(diào)用“文件”菜單下的“頁(yè)面設(shè)置”功能即可進(jìn)入到“頁(yè)面設(shè)置”窗口，如圖4-17所示。151.頁(yè)首和頁(yè)尾。一個(gè)完整的報(bào)表由表頭、表體、表尾三部分組成。表頭包括表的標(biāo)題、編制單位和會(huì)計(jì)期等，表體是報(bào)表的數(shù)據(jù)，表尾包括報(bào)表的附注、說明等。打印報(bào)表時(shí)，在每張紙上都應(yīng)打印表頭和表尾。16如果一張表頁(yè)的長(zhǎng)度大于設(shè)定的紙張長(zhǎng)度，這張表頁(yè)將分為幾張打印紙打印。報(bào)表的表頭打印在第一頁(yè)上，報(bào)表的表尾打印在最后一頁(yè)上，中間的幾頁(yè)就會(huì)只有數(shù)據(jù)沒有表頭和表尾。因此為了使分開打印的幾頁(yè)都有相同的表頭和表尾，應(yīng)把表頭設(shè)為頁(yè)首，把表尾設(shè)為頁(yè)尾，設(shè)定的頁(yè)首和頁(yè)尾在分開打印的每一張紙上都打印一遍，使所有的紙上都有相同的表頭、表尾和不同的報(bào)表數(shù)據(jù)。2.頁(yè)邊距。頁(yè)邊距是指起始打印位置、末尾打印位置與打印紙邊界的距離。頁(yè)邊距以像素為單位，可分為上邊距、下邊距、左邊距和右邊距。17(二)打印設(shè)置打印設(shè)置包括設(shè)置打印機(jī)、打印紙、打印質(zhì)量等。18