GB/T 42107-2022國家科技重大專項(xiàng)文件歸檔與檔案管理規(guī)范

ICS0114020

CCSA.14.

中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T42107—2022

國家科技重大專項(xiàng)文件歸檔與檔案

管理規(guī)范

Specificationondocumentsarchivingandrecordsmanagementof

nationalscienceandtechnologymajorproject

2022-12-30發(fā)布2023-07-01實(shí)施

國家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局發(fā)布

國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)

GB/T42107—2022

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術(shù)語和定義

3………………1

基本要求

4…………………3

管理層級(jí)和管理職責(zé)

5……………………4

管理層級(jí)

5.1……………4

管理職責(zé)

5.2……………4

重大專項(xiàng)文件的歸檔范圍

6………………5

文件歸檔范圍

6.1………………………5

電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔范圍

6.2……………………6

重大專項(xiàng)文件收集

7………………………6

分類

7.1…………………6

收集要求及范圍

7.2……………………6

文件的審查或鑒定

7.3…………………6

重大專項(xiàng)文件整理

8………………………7

整理單元

8.1……………7

紙質(zhì)文件整理

8.2………………………7

電子文件整理

8.3………………………10

其他載體文件整理

8.4…………………11

重大專項(xiàng)歸檔與檔案編目

9………………11

歸檔基本要求

9.1………………………11

歸檔文件的質(zhì)量要求

9.2………………11

歸檔時(shí)間

9.3……………12

檔案編目

9.4……………12

重大專項(xiàng)檔案保管

10……………………13

保管要求

10.1…………………………13

保管環(huán)境

10.2…………………………13

檢查維護(hù)

10.3…………………………13

檔案鑒定與審查

11………………………14

重大專項(xiàng)檔案的驗(yàn)收

12…………………14

重大專項(xiàng)檔案驗(yàn)收要求

12.1…………14

重大專項(xiàng)檔案驗(yàn)收條件

12.2…………14

重大專項(xiàng)檔案驗(yàn)收內(nèi)容

12.3…………14

Ⅰ

GB/T42107—2022

重大專項(xiàng)項(xiàng)目課題檔案驗(yàn)收流程

12.4()……………15

重大專項(xiàng)檔案的移交

13…………………15

移交要求

13.1…………………………15

移交手續(xù)

13.2…………………………15

重大專項(xiàng)檔案的利用和開發(fā)

14…………15

檔案利用

14.1…………………………15

檔案開發(fā)

14.2…………………………16

附錄規(guī)范性重大專項(xiàng)文件歸檔范圍表

A()……………17

附錄規(guī)范性文件類目號(hào)規(guī)則

B()………………………22

附錄規(guī)范性重大專項(xiàng)文件整理用表格式

C()…………23

附錄規(guī)范性重大專項(xiàng)檔案管理用表格式

D()…………27

附錄資料性重大專項(xiàng)檔案移交清單及檔案案卷匯總表

E()…………29

參考文獻(xiàn)

……………………31

Ⅱ

GB/T42107—2022

前言

本文件按照標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第部分標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則的規(guī)定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任

。。

本文件由全國信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)提出并歸口

(SAC/TC4)。

本文件起草單位中華人民共和國科學(xué)技術(shù)部中國科學(xué)技術(shù)信息研究所國家檔案局中國科學(xué)院

:、、、

文獻(xiàn)情報(bào)中心中核戰(zhàn)略規(guī)劃研究總院有限公司

、。

本文件主要起草人曾建勛丁德勝崔文健李嘯屠躍明喬書榮曾維維

:、、、、、、。

Ⅲ

GB/T42107—2022

引言

年月日科技部發(fā)布了國家科技重大專項(xiàng)民口檔案管理相關(guān)辦法明確國家科技重

20171110,(),

大專項(xiàng)檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理提出并編制了三級(jí)保管范圍加強(qiáng)了對(duì)國家科技重大專項(xiàng)檔案

“、”,,

分類整理歸檔及保管等規(guī)范性要求明確檔案驗(yàn)收是重大專項(xiàng)項(xiàng)目課題驗(yàn)收的必要前提自規(guī)定頒

、,()。

布以來各級(jí)重大專項(xiàng)管理機(jī)構(gòu)按照規(guī)定要求督查與落實(shí)重大專項(xiàng)檔案收集整理歸檔保管與移交情

,,、

況本文件進(jìn)一步細(xì)化和明確了重大專項(xiàng)文件歸檔與檔案管理要求為促進(jìn)重大專項(xiàng)檔案的規(guī)范化管

,,

理長(zhǎng)期保存和有效利用提供支撐

、。

本文件制定過程中編制組對(duì)我國十多年來科技重大專項(xiàng)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了深入調(diào)查研究總結(jié)

,,

了我國科研項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和成果在參考國際國家和行業(yè)檔案文件管理系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)

,、

上結(jié)合國家科技重大專項(xiàng)針對(duì)檔案管理實(shí)際需要與管理特色對(duì)重大專項(xiàng)文件進(jìn)行分類編制了重大

,,,

專項(xiàng)文件類目號(hào)形成了重大專項(xiàng)歸檔的最小歸檔范圍集合并對(duì)每一層級(jí)的保管文件范圍做出了

,,

要求

。

考慮到重大專項(xiàng)自身及其管理特點(diǎn)本文件的分類并未完全按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)一是從管理層級(jí)及文件

,,

面向?qū)ο筮M(jìn)行劃分分為綜合性文件及項(xiàng)目文件兩大類綜合性文件主要是指整個(gè)國家重大專項(xiàng)層面或

,,

某一專項(xiàng)層面的文件此類文件無法歸入到某一個(gè)具體的項(xiàng)目中如專項(xiàng)年度報(bào)告總結(jié)等項(xiàng)目文件主

,,/;

要是面向具體的任務(wù)內(nèi)容與項(xiàng)目直接相關(guān)包括項(xiàng)目的管理文件技術(shù)文件及財(cái)務(wù)文件如項(xiàng)目立項(xiàng)批

,,、,

復(fù)文件項(xiàng)目的專家評(píng)審意見等二是按照文件內(nèi)容性質(zhì)主要分為技術(shù)文件管理文件及財(cái)務(wù)文件其

、。,、,

中技術(shù)文件主要是指能夠直接反映研究?jī)?nèi)容或技術(shù)性內(nèi)容的文件如技術(shù)報(bào)告圖紙等管理文件主要

,、;

是重大專項(xiàng)各級(jí)重大專項(xiàng)各專項(xiàng)及項(xiàng)目管理管理過程中產(chǎn)生的文件如年度指南專家驗(yàn)收評(píng)審意

(),、

見驗(yàn)收結(jié)論書等財(cái)務(wù)文件是與財(cái)務(wù)管理相關(guān)的文件不局限于會(huì)計(jì)文件也包含整個(gè)項(xiàng)目的撥款證

、;,,

明財(cái)務(wù)報(bào)告審計(jì)報(bào)告預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)批復(fù)等文件

、、、。

Ⅳ

GB/T42107—2022

國家科技重大專項(xiàng)文件歸檔與檔案

管理規(guī)范

1范圍

本文件提出了國家科技重大專項(xiàng)文件歸檔與檔案管理的基本要求和方法規(guī)定了國家科技重大專

,

項(xiàng)文件的歸檔范圍和質(zhì)量要求以及文件形成收集整理鑒定歸檔與保管移交利用及處置等全過

,、、、、、、

程的管理要求

。

本文件適用于國家科技重大專項(xiàng)各種類型文件的整理歸檔與檔案管理其他中央財(cái)政科技計(jì)劃

、。

專項(xiàng)基金等項(xiàng)目課題文件的整理歸檔與檔案管理可參照?qǐng)?zhí)行

(、)()、。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款其中注日期的引用文

。,

件僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件不注日期的引用文件其最新版本