工程項(xiàng)目管理中檔案資料質(zhì)量的控制

工程項(xiàng)目管理中檔案資料質(zhì)量的控制

工程項(xiàng)目管理是以工程項(xiàng)目為對(duì)象的系統(tǒng)管理方法，通過(guò)一個(gè)臨時(shí)性的專(zhuān)門(mén)性的柔性組織，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行高效率的計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理和項(xiàng)目目標(biāo)的綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化。它可以被稱(chēng)為一項(xiàng)復(fù)雜的管理過(guò)程。工程項(xiàng)目管理的目標(biāo)是完成工程項(xiàng)目任務(wù)，其中包括工程檔案的審核與歸檔。工程項(xiàng)目管理部門(mén)檔案資料質(zhì)量的控制重點(diǎn)在以下三個(gè)方面：施工圖設(shè)計(jì)文件、廠(chǎng)家資料、現(xiàn)場(chǎng)施工文件。

1、施工圖設(shè)計(jì)文件質(zhì)量的控制：

施工圖設(shè)計(jì)文件由設(shè)計(jì)院編制，是現(xiàn)場(chǎng)施工的依據(jù)，也是編制竣工圖的依據(jù)。廣東石化煉油千萬(wàn)噸改擴(kuò)建工程由洛陽(yáng)院、南京院、中元公司、東華科技股份有限公司等多個(gè)設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì)，各設(shè)計(jì)院有其獨(dú)特的編制方式，如洛陽(yáng)院的設(shè)計(jì)文件以文表號(hào)代替專(zhuān)業(yè)，不再在圖標(biāo)中增加“專(zhuān)業(yè)”欄，南京院的圖紙可能出現(xiàn)圖紙、目錄、分目錄同時(shí)出現(xiàn)在一個(gè)目錄號(hào)中，而中元公司的設(shè)計(jì)圖紙的圖號(hào)則由工號(hào)、專(zhuān)業(yè)、年號(hào)等組成，各專(zhuān)業(yè)一目了然，不足之處則是同一個(gè)項(xiàng)目可能有多個(gè)工號(hào)，同一工號(hào)可能有數(shù)個(gè)總目錄，給人以混亂的感覺(jué)……。各設(shè)計(jì)院所出的變更單也基本存在工程名稱(chēng)、單元名稱(chēng)、項(xiàng)目號(hào)、圖號(hào)等與規(guī)定的有所差異，重號(hào)、缺號(hào)情況較為普遍，并有大量的傳真件、大量的變更內(nèi)容。同時(shí)，代材單、變更單不注明原圖號(hào)，給編制竣工圖增加了難度。

做好設(shè)計(jì)文件質(zhì)量的控制，首要的一點(diǎn)是資料人員要了解各設(shè)計(jì)院的特點(diǎn)，做好驗(yàn)核工作，驗(yàn)核的要求包括

①清單與實(shí)物是否相符，目錄與內(nèi)容是否一致；

②圖紙的工程名稱(chēng)、單元名稱(chēng)、項(xiàng)目號(hào)、圖號(hào)等是否與規(guī)定的一致；

③本次來(lái)圖與歷次的來(lái)圖有無(wú)矛盾或錯(cuò)誤，代材單、變更單、工程聯(lián)絡(luò)單是否規(guī)范、有無(wú)重號(hào)或空號(hào)，存在哪些復(fù)印件、傳真件，修改量大約占多少等情況。來(lái)目錄時(shí)核該目錄及目錄下的所有文件，來(lái)分目錄時(shí)核整個(gè)專(zhuān)業(yè)的所有文件，來(lái)總目錄或總分目錄時(shí)核整個(gè)裝置或單元的所有文件。驗(yàn)核應(yīng)做到：發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行匯總、處理，不能及時(shí)處理的應(yīng)做好跟蹤。所有設(shè)計(jì)文件存在的問(wèn)題都應(yīng)在項(xiàng)目中交前全部解決。

2、廠(chǎng)家檔案質(zhì)量的控制

廠(chǎng)家檔案資料由廠(chǎng)家提供，經(jīng)采購(gòu)方驗(yàn)核后移交，有合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、圖紙等多種內(nèi)容，包括設(shè)備、儀器、儀表和材料等多種類(lèi)別，有國(guó)產(chǎn)和進(jìn)口之分，資料本身復(fù)雜繁多，加之涉及廠(chǎng)家多，各廠(chǎng)家提交的資料又各有其特點(diǎn)，情況復(fù)雜，給廠(chǎng)家資料的驗(yàn)核工作增加了不少難度。一般情況下，商務(wù)合同及其技術(shù)附件會(huì)對(duì)廠(chǎng)家應(yīng)提交的資料有一個(gè)要求，就我廠(chǎng)而言，參與簽訂合同的部門(mén)有采購(gòu)部門(mén)、使用單位、專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)等，工程管理單位及檔案管理部門(mén)被排除在外，而在廠(chǎng)家提交資料時(shí)，采購(gòu)人員不予把關(guān)，在將資料發(fā)給使用和管理部門(mén)后，這些部門(mén)也很少核實(shí)其完整性，造成長(zhǎng)期以來(lái)工程管理部門(mén)只能是被動(dòng)的接收，即交什么收什么。而商務(wù)合同或協(xié)議的多頭簽訂造成歸檔難，檔案部門(mén)難以了解項(xiàng)目的應(yīng)交資料情況，也只能是被動(dòng)的歸檔。

廠(chǎng)家檔案資料包含了物供中心采購(gòu)部分及EPC項(xiàng)目由總包單位采購(gòu)的部分。對(duì)于甲方采購(gòu)部分，檔案部門(mén)經(jīng)過(guò)一段時(shí)間艱苦的摸索，略有成效，基本上能保證主要的資料收集齊全：基本上做到按要求領(lǐng)取及驗(yàn)核，如，要求物供中心提供移交清單并需注明項(xiàng)目名稱(chēng)、設(shè)備儀器儀表名稱(chēng)及位號(hào)、資料名稱(chēng)等，并進(jìn)行驗(yàn)核清單與實(shí)物是否對(duì)應(yīng)，每臺(tái)設(shè)備是否至少有一份原件能滿(mǎn)足檔案的要求，壓力容器應(yīng)同時(shí)有竣工圖章和壓力容器設(shè)計(jì)資格章等。并結(jié)合經(jīng)驗(yàn)，主動(dòng)出擊，避免隨機(jī)資料不齊，給歸檔工作增加難度，如：機(jī)泵的隨機(jī)資料除了泵本身的性能曲線(xiàn)、使用說(shuō)明書(shū)等外，一般應(yīng)有電機(jī)的使用說(shuō)明書(shū)；新氫壓縮機(jī)組應(yīng)包括壓縮機(jī)部分、水站、油站、壓力容器及配套的儀表、電氣資料等。在沒(méi)有合同或協(xié)議的情況下，對(duì)照設(shè)計(jì)圖紙，了解采購(gòu)情況及應(yīng)提交的資料，爭(zhēng)取在工作中處于主動(dòng)，及時(shí)做好催交工作，迫使業(yè)務(wù)人員重新重視，對(duì)照合同或協(xié)議檢查廠(chǎng)家資料，完善所交資料。對(duì)于EPC項(xiàng)目，檔案部門(mén)曾寄希望于EPC單位的規(guī)范管理和有效控制，只是在合同中予以明確和規(guī)范，在施工過(guò)程中只是針對(duì)易于忽視的問(wèn)題做了適當(dāng)?shù)奶嵝眩Y(jié)果發(fā)現(xiàn)廠(chǎng)家不按合同匯總移交，EPC單位質(zhì)檢人員不認(rèn)真把關(guān)，造成隨機(jī)資料歸檔不齊。雖然最終EPC單位不得不為此付出代價(jià)，但在一定程度上影響了歸檔時(shí)間。針對(duì)EPC項(xiàng)目廠(chǎng)家資料質(zhì)量有所失控的情況，檔案部門(mén)適當(dāng)完善了做法

①規(guī)范合同內(nèi)容；

②全面了解施工圖紙中應(yīng)采購(gòu)的設(shè)備儀器儀表情況，并進(jìn)行匯總；

③要求EPC單位及時(shí)移交商務(wù)合同及其技術(shù)附件，并把資料內(nèi)容補(bǔ)充到匯總表中；

④要求供使用及專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)的資料提前移交，以掌握廠(chǎng)家資料提供的進(jìn)度和初步審核資料情況，及時(shí)做好反饋和督促EPC單位進(jìn)行完善，尤其是做好廠(chǎng)家現(xiàn)場(chǎng)安裝調(diào)試資料的及時(shí)收集。

3、施工文件質(zhì)量的控制

做好施工文件的質(zhì)量控制，檔案、資料人員、項(xiàng)目經(jīng)理、監(jiān)理工程師等都各有其責(zé)任，檔案人員從檔案的角度進(jìn)行把關(guān)，其他方是從工程內(nèi)容上負(fù)責(zé)。項(xiàng)目資料員是項(xiàng)目管理和檔案管理的橋梁，應(yīng)承擔(dān)比檔案人員更大的責(zé)任，即不只是從檔案的角度把關(guān)，也要從工程的角度把關(guān)。項(xiàng)目資料員從工程角度進(jìn)行把關(guān)，與項(xiàng)目經(jīng)理和監(jiān)理工程師的把關(guān)，有一定的互補(bǔ)性——資料員清楚項(xiàng)目共包含哪些的內(nèi)容，現(xiàn)場(chǎng)人員則更清楚施工單位提交的這些內(nèi)容是否符合實(shí)際。

檔案資料管理是工程管理的一部分，工程的內(nèi)容體現(xiàn)在項(xiàng)目圖紙之中，若干套圖紙構(gòu)成一個(gè)完整的項(xiàng)目，這一點(diǎn)，項(xiàng)目管理、資料管理和工程監(jiān)理都必須清楚，因而，項(xiàng)目管理單位應(yīng)做好：下達(dá)計(jì)劃要科學(xué)，圖紙發(fā)放要嚴(yán)格按計(jì)劃，資料的歸檔嚴(yán)格根據(jù)圖紙的發(fā)放情況，如此環(huán)環(huán)相扣，方可做好資料工作。

進(jìn)行施工文件的質(zhì)量控制，主要分以下幾步

①對(duì)照合同、計(jì)劃及圖紙發(fā)放情況，驗(yàn)核竣工圖及設(shè)計(jì)變更單是否齊全；

②驗(yàn)核交工記錄是否齊全；

③驗(yàn)核設(shè)計(jì)變更是否已全部在施工圖上體現(xiàn)；

④驗(yàn)核所有資料是否符合歸檔的要求，包括：表格的填寫(xiě)、會(huì)簽、蓋章，綜合卷冊(cè)及專(zhuān)業(yè)卷冊(cè)組卷是否合理，竣工圖的折疊是否符合規(guī)范等。

檔案資料質(zhì)量控制包含在整個(gè)項(xiàng)目管理的過(guò)程中，上述的一點(diǎn)嘗試雖不愧為行之有效的辦法，但在實(shí)際的操作中，遭遇的困難也是顯而易見(jiàn)的，主要有

由于項(xiàng)目復(fù)雜，涉及多套裝置或單元同時(shí)進(jìn)行，工期緊，在一切為了進(jìn)度的前提下，出現(xiàn)了大量的設(shè)計(jì)變更。一方面，無(wú)論是設(shè)計(jì)單位編制最終版施工圖還是施工單位編制竣工圖，均不能全面反映真實(shí)的最終情況，遺漏現(xiàn)象較為嚴(yán)重；另一方面，項(xiàng)目經(jīng)理、質(zhì)監(jiān)工程師及監(jiān)理工程師往往一人負(fù)責(zé)多個(gè)項(xiàng)目，現(xiàn)場(chǎng)任務(wù)重，未能盡職做好交工資料的審核工作。

制度不健全。資料作為檔案的前身，沒(méi)有一個(gè)主管單位，也沒(méi)有一個(gè)完整規(guī)范的管理制度。如的《設(shè)計(jì)文件發(fā)放暫行規(guī)定》僅規(guī)范了內(nèi)部發(fā)圖的程序，對(duì)設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)出圖并沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定；《隨貨資料的管理規(guī)定》僅規(guī)范了作為甲方的采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)時(shí)隨貨資料的內(nèi)容和份數(shù)，并沒(méi)有規(guī)范資料的質(zhì)量及驗(yàn)核的責(zé)任，更沒(méi)有包括對(duì)EPC項(xiàng)目中隨貨資料的管理要求。

設(shè)備儀器儀表的采購(gòu)合同及技術(shù)協(xié)議的簽訂沒(méi)有固定的主管部門(mén)，造成技術(shù)協(xié)議歸檔困難，按協(xié)議執(zhí)行的難度也大。

各施工及工程管理單位，大多不重視檔案資料工作，一些施工單位無(wú)資料員，有資料人員的單位也往往將資料員按最低的待遇，在一定程度上打擊了人員的積極性。對(duì)項(xiàng)目管理單位而言，一方面，在施工階段，需要和著現(xiàn)場(chǎng)緊張的節(jié)拍而忙著資料的驗(yàn)發(fā)，同時(shí)需兼顧歸檔的要求和為歸檔而準(zhǔn)備，另一方面，在工程完工后，又要忙著交工資料的編制和審核，無(wú)休無(wú)止，成了整個(gè)項(xiàng)目階段最飽和和繁忙的崗位，而資料崗位卻是唯一的一個(gè)享受“二線(xiàn)”待遇的技術(shù)崗位，因而，存在責(zé)任心不強(qiáng)、人心不穩(wěn)的情況，一些資料員干脆就裝聾作啞，不認(rèn)真把關(guān)就直接移交檔案館，等檔案館發(fā)現(xiàn)問(wèn)題再來(lái)解決……

如何在項(xiàng)目管理過(guò)程中進(jìn)行檔案資料質(zhì)量的控制，對(duì)國(guó)內(nèi)的工程項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)是一個(gè)盲點(diǎn)，廣州石化千萬(wàn)噸煉油改擴(kuò)建工程自然不能獨(dú)善其身，需要有一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。將資料工作交由檔案部門(mén)統(tǒng)一管理，即使工程管理更結(jié)合檔案的要求進(jìn)行，又使檔案人員更接近工程、了解工程，減少雙方之間的重復(fù)工作，雖然對(duì)本已滿(mǎn)負(fù)荷的檔案部門(mén)而言增加了不少工作量，但可通過(guò)適當(dāng)?shù)脑鰡T解決；對(duì)于專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目管理單位、施工單位，應(yīng)培訓(xùn)檔