《歸檔文件整理規(guī)則》的實(shí)踐與思考

《歸檔文件整理規(guī)則》的實(shí)踐與思考【內(nèi)容提要】文章認(rèn)為實(shí)施《歸檔文件整理規(guī)則》后，簡化了整理方法，減輕了檔案員的工作量，有利于檔案鑒定工作的開展。但這一方法也在一定整度上影響了檔案的整理聯(lián)系，配套文件不夠也影響了這一規(guī)則的推行。

【摘

要

題】立卷與歸檔

【關(guān)

鍵

詞】《歸檔文件整理規(guī)則》/實(shí)踐/利弊……

【從20XX年1月1日起實(shí)施《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）以來，崇州市檔案局經(jīng)過對《規(guī)則》的學(xué)習(xí)、宣傳和對檔案員的崗位培訓(xùn)，全市各機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)全面開始實(shí)施。從各單位立卷歸檔工作的情況來看，《規(guī)則》的實(shí)施已經(jīng)在以下幾個(gè)方面產(chǎn)生了較好的效果。

一、檔案工作量減輕了，提高了工作效率。傳統(tǒng)的文書立卷工作是一項(xiàng)繁瑣、艱巨的勞動，劃分類別、劃分保管期限、組卷、抄寫卷內(nèi)目錄、填寫備考表、裝訂、擬寫案卷標(biāo)題、寫封面、再編制案卷目錄，程序多，難度高，即使是從事檔案工作多年的檔案員也感到吃力。尤其是在一些案卷數(shù)量較多的單位，一些兼職檔案員要半年甚至更多的時(shí)間才能完成立卷任務(wù)。《規(guī)則》以“件”為單位整理，使檔案員從繁重的手工勞動中解脫出來，節(jié)省了大量的物力、人力。尤其是采用計(jì)算機(jī)管理檔案后，所有的文件都輸入電腦，按照分類大綱編制程序，省去了擬寫案卷標(biāo)題、寫封面、抄寫卷內(nèi)目錄和案卷目錄等一系列工作，極大地提高了工作效率。

二、《規(guī)則》易學(xué)、易懂、易教，有利于檔案員掌握。由于基層的檔案員調(diào)動頻繁，專業(yè)技能參差不齊，而傳統(tǒng)的立卷方法不僅要求具備檔案專業(yè)理論知識，還要熟悉立卷工作的規(guī)范、要求，同時(shí)還要求具備一定的綜合分析能力，所以往往造成各單位的檔案質(zhì)量提不高，而檔案行政部門疲于對檔案員進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)的惡性循環(huán)局面?！兑?guī)則》簡化了文件整理程序，工作難度相應(yīng)降低，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員好講解，檔案員也容易理解和掌握，便于檔案工作的順利開展。

三、《規(guī)則》有利于檔案的整理、保護(hù)和利用。由于整理方法簡化了，工作量減輕，檔案員有了更多的精力來從事檔案的編研和利用工作，較好地協(xié)調(diào)了檔案的整理、保護(hù)和利用的關(guān)系。傳統(tǒng)的立卷方法中，檔案的案卷由多份文件構(gòu)成，裝訂成一卷，而利用者通常只需查閱其中的一份文件，在查閱時(shí)就會看到其它無關(guān)的文件，不利于檔案的保密。由于基層單位工作人員檔案意識普遍不高，在利用檔案時(shí)往往把案卷拆了，用完后再裝訂。反反復(fù)復(fù)的拆卷裝訂給檔案帶來了很大的人為損害。同時(shí)檔案的整卷調(diào)出也會導(dǎo)致沒有用到的文件無端損耗，縮短自然壽命。實(shí)行按件管理后，檔案利用者需要哪份調(diào)哪份，既方便又安全保密，也減輕了檔案員調(diào)檔的工作量。即使是完成歸檔后發(fā)現(xiàn)了零散文件，也無需拆卷、再裝訂，只需插入相關(guān)類別的卷盒中，在備考表或備欄中說明即可，方便靈活。

四、《規(guī)則》實(shí)施后有利于檔案館（室）開展鑒定工作和優(yōu)化館（室）藏檔案。由傳統(tǒng)立卷方法組的卷內(nèi)容雜、卷厚，并且裝訂、編目固定，使檔案館（室）不敢輕易開展鑒定工作，逐漸形成了檔案館（室）藏檔案價(jià)值降低、利用效果差的局面。根據(jù)《規(guī)則》，檔案的鑒定工作不再以卷為單位，也不需要重新整理，不再擔(dān)心換卷皮，重?cái)M新寫案卷標(biāo)題、重新編頁號和案卷號等一系列問題，極大地減少了鑒定工作的難度和工作量。由于在確定歸檔范圍和保管期限時(shí)，盡量照顧各單位自身形成原則和業(yè)務(wù)主管原則，使檔案室歸檔范圍相對縮小，檔案館以后接收檔案最大限度地避免了重復(fù)件。

五、《規(guī)則》較好地解決了計(jì)算機(jī)管理和手工管理并存的關(guān)系問題。隨著辦公自動化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)管理檔案已逐漸普及，實(shí)行文件級管理，更加便于檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化。但是在縣、鄉(xiāng)一級的基層單位，由于管理和經(jīng)費(fèi)等原因，沒有配備計(jì)算機(jī)，更不用說檔案管理軟件了。但其形成檔案數(shù)量少，內(nèi)容較單一，也可根據(jù)《規(guī)則》進(jìn)行手工管理。但是，在《規(guī)則》的實(shí)施過程中，我們也發(fā)現(xiàn)一些問題。

1、由于《規(guī)則》取消了傳統(tǒng)的立卷模式和立卷方法，長期以來我們在工作中所執(zhí)行的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》、《文書檔案保管期限表》、《文書檔案案卷格式標(biāo)準(zhǔn)》、《檔號編制規(guī)則》等規(guī)范已經(jīng)部分失去價(jià)值，而新的相應(yīng)的規(guī)范還沒有出臺，基層檔案工作者有時(shí)有種摸著石頭過河的感覺。

2、《規(guī)則》實(shí)行文件級管理，文件改用盒裝，使文件容易被撕破、丟失。在實(shí)際工作中，遇到如婚姻檔案、調(diào)資，人員調(diào)動、畢業(yè)生分配、征用土地等內(nèi)容相近但數(shù)量較多的情況時(shí)，以一事作為一件就不便于管理和利用。實(shí)踐中，我們把幾個(gè)人或幾件同類的事由作為一件來處理。

3、《規(guī)則》規(guī)定檔案盒可以豎放也可以平放。工作中，如果是平放則不利于放在底層的檔案的調(diào)用。如果是豎放，有的盒內(nèi)文件不是裝得太滿，就會產(chǎn)生盒內(nèi)文件左重右輕或頭重腳輕等現(xiàn)象，時(shí)間久了文件就會變形。

4、以件為單位管理，隨辦隨歸，從一定程度上會破壞文件之間的有機(jī)聯(lián)系，因同一事由形成的不同文件，由于由不同的部門處理，根據(jù)不同的來源和價(jià)值、時(shí)間的先后存放于不同的盒內(nèi)，割斷了文件之間的互相聯(lián)系，看不出事件的產(chǎn)生發(fā)展過程，從而在一定程度上影響了檔案的利用，并且在提供利用時(shí)，同一事由的文件材料分別從不同的卷盒內(nèi)提出，很不方便。這種現(xiàn)象在實(shí)現(xiàn)了文檔一體化管理、隨辦隨歸的單位比較突出。

5、《規(guī)則》的實(shí)施，也會給檔案館的接收工作和統(tǒng)計(jì)工作產(chǎn)生影響。依據(jù)《檔案法》，各單位形成的永久、長期檔案在保存十年后要移交進(jìn)檔案館。由于是以件為單位逆行管理，檔案館在接收檔案時(shí)，不得不一盒一盒地打開，對照歸檔文件目錄，逐件檢查是否加蓋歸檔章、歸檔章填寫是否正確、盒內(nèi)件數(shù)與順序號與盒外標(biāo)注是否一致等，這將大大增加檔案的工作量，這個(gè)問題將在《規(guī)則》實(shí)施十年后很尖銳地?cái)[在我們的面前，

此外，在進(jìn)行檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)時(shí)，傳統(tǒng)立卷方法一般是以卷為單位，現(xiàn)在是以“件”為單位呢？還是以“盒”為單位？如果計(jì)算庫存總量，又以什么為計(jì)量單位？今年的達(dá)標(biāo)升級在統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量時(shí)馬上就要面臨這個(gè)問題。

當(dāng)然，盡管我們在《規(guī)則》的實(shí)施中遇到一些暫時(shí)的問題和疑惑，但是還是感覺到它能夠解決我們在檔案館（室）工作中的許多現(xiàn)實(shí)問題，作用是相當(dāng)明顯的。我們認(rèn)為，《規(guī)則》的實(shí)施不僅僅是改變了我們的立卷方法，而且將會改變我們在檔案工作的某些習(xí)慣性思維。

《規(guī)則》實(shí)施后，立卷工作簡化了，我們的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作也要相應(yīng)地改變。從前，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員終年穿梭子各基層檔案室，忙于指導(dǎo)如何分類、組卷，如何編目，指導(dǎo)方式原始，內(nèi)容單一，效果也不明顯。今后，檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)應(yīng)該站在更高的起點(diǎn)上，可以側(cè)重于檔案工作的執(zhí)法檢查、檔案的價(jià)值鑒定、參考資料的編寫和現(xiàn)代化管理。這就對檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員提出了更高的要求，只有努力提高自己的綜合素質(zhì)，掌握最新的檔案學(xué)理論和現(xiàn)代化管理知識，才能夠適應(yīng)新形勢下檔案工作的需要。

《規(guī)則