設(shè)備機(jī)具檔案臺(tái)帳管理制度

設(shè)備機(jī)具檔案臺(tái)帳管理制度一、制度目的為規(guī)范公司設(shè)備機(jī)具檔案的管理，確保設(shè)備機(jī)具檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，提高檔案的利用價(jià)值，制定該制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有設(shè)備機(jī)具檔案的管理工作。三、基本要求設(shè)備機(jī)具檔案應(yīng)按照設(shè)備機(jī)具名稱或編號(hào)分類存放，每臺(tái)設(shè)備機(jī)具對(duì)應(yīng)一份檔案。設(shè)備機(jī)具檔案應(yīng)當(dāng)包括：設(shè)備機(jī)具出廠合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備機(jī)具的技術(shù)參數(shù)、電氣原理圖、使用說明書、保修卡等相關(guān)資料。設(shè)備機(jī)具檔案應(yīng)當(dāng)由設(shè)備管理員或工作人員進(jìn)行管理，必須進(jìn)出登記，禁止隨意取用和銷毀。設(shè)備機(jī)具檔案應(yīng)每年進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，核對(duì)設(shè)備機(jī)具檔案是否齊全、準(zhǔn)確。并應(yīng)定期進(jìn)行檔案整理和更新。四、設(shè)備機(jī)具檔案臺(tái)帳管理1.設(shè)備機(jī)具檔案檔案管理1.1設(shè)備機(jī)具檔案應(yīng)按照設(shè)備機(jī)具名稱或編號(hào)分類存放，每臺(tái)設(shè)備機(jī)具對(duì)應(yīng)一份檔案，并必須進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)必須唯一性。1.2設(shè)備機(jī)具檔案必須在檔案封面和目錄上注明設(shè)備機(jī)具名稱、型號(hào)、編號(hào)、規(guī)格及存放位置。1.3設(shè)備機(jī)具檔案應(yīng)按照以下規(guī)定標(biāo)注設(shè)備機(jī)具的狀態(tài)：購置：新購設(shè)備機(jī)具，在保修期內(nèi)。編制：設(shè)備機(jī)具已編制至資產(chǎn)管理系統(tǒng)。維護(hù)：設(shè)備機(jī)具維修保養(yǎng)記錄完整。報(bào)廢：設(shè)備機(jī)具報(bào)廢，無法繼續(xù)使用。轉(zhuǎn)移：設(shè)備機(jī)具非本部門使用，轉(zhuǎn)移至其他部門使用。2.設(shè)備機(jī)具檔案記錄管理2.1寫實(shí)性寫實(shí)性是指檔案必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，反映設(shè)備機(jī)具的歷史、狀態(tài)、管理、維修、保養(yǎng)等情況。2.2及時(shí)性及時(shí)性是指設(shè)備機(jī)具檔案必須及時(shí)記錄設(shè)備機(jī)具的重大事件，如收購、調(diào)撥、報(bào)廢等情況。2.3保密性保密性是指設(shè)備機(jī)具檔案記錄不得向外泄露，必須加強(qiáng)檔案安全管理，禁止隨意泄露檔案資料。3.設(shè)備機(jī)具檔案使用管理3.1檔案使用權(quán)限檔案使用權(quán)限應(yīng)根據(jù)職務(wù)、部門進(jìn)行逐級(jí)審批，明確檔案使用權(quán)限以及使用權(quán)限審批程序。3.2檔案查閱和借閱設(shè)備機(jī)具檔案查閱和借閱應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行，禁止將檔案帶出規(guī)定場(chǎng)所或外借。3.3檔案外借設(shè)備機(jī)具檔案禁止外借借給個(gè)人或組織外借。五、設(shè)備機(jī)具檔案臺(tái)帳的編制與管理1.設(shè)備機(jī)具檔案臺(tái)帳編制設(shè)備機(jī)具檔案臺(tái)帳應(yīng)按照設(shè)備機(jī)具編號(hào)編制，統(tǒng)一登記管理不同設(shè)備機(jī)具的資產(chǎn)信息。2.設(shè)備機(jī)具檔案臺(tái)帳清理對(duì)于資產(chǎn)變化、檔案更新的設(shè)備機(jī)具檔案，應(yīng)及時(shí)更新臺(tái)帳。定期清理和核對(duì)臺(tái)帳，刪減和更新舊的設(shè)備機(jī)具檔案資料。六、責(zé)任6.1責(zé)任部門資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備機(jī)具檔案臺(tái)帳等文件的統(tǒng)一管理。6.2責(zé)任人各部門設(shè)備管理員或工作人員應(yīng)忠實(shí)執(zhí)行本管理制度，保護(hù)和管理好所負(fù)責(zé)的設(shè)備機(jī)具檔案資料