電力工程檔案管理制度

電力工程檔案管理制度一、制度目的為了規(guī)范電力工程檔案管理行為，實現(xiàn)電力工程檔案的有序管理、安全保密、全面利用，保護和提高國家和社會財產(chǎn)安全和知識產(chǎn)權(quán)，本制度制定。二、適用范圍本制度適用于電力工程單位所有涉及到電力工程檔案的任何涉及場景。三、文件的管理（一）文件收集所有與電力工程相關(guān)的文件資料，包括計劃、設(shè)計、開工報告、驗收報告、竣工資料等，應(yīng)全面收集并歸檔。（二）文件歸類文件歸類應(yīng)按照文件類型和文件內(nèi)容進行分類。各類文件應(yīng)分門別類，分別組成文件專業(yè)分類。（三）文件編號文件應(yīng)按照一定的編號規(guī)則進行編號，以方便文件查找與管理。同時應(yīng)當(dāng)建立電子文檔檔案管理系統(tǒng)，依據(jù)實際情況對電子文檔進行分類歸檔、編號、存檔，提高檔案管理效率。四、文件的保管（一）存儲環(huán)境檔案室應(yīng)當(dāng)用于存放電力工程檔案。檔案室的環(huán)境應(yīng)采用空調(diào)、電腦監(jiān)控等減少環(huán)境對檔案的影響，具備防火、防盜、防潮、防鼠等安保措施。（二）文件借閱檔案管理人員需嚴格執(zhí)行文件借閱制度，設(shè)置歸還借閱登記表，同時和借閱人簽署借閱協(xié)議。每次借閱的檔案應(yīng)當(dāng)有明確的借閱用途，并嚴格控制借閱時間。（三）文件銷毀處理文件太過雜亂、過時、繁瑣，單純的丟掉可能會泄露公司機密，對公司產(chǎn)生不可挽回的經(jīng)濟損失。因此在電力工程檔案的銷毀時，必須以統(tǒng)一的文件銷毀流程進行銷毀。五、文件的保密（一）保密等級電力工程檔案中，一部分包含了部分重要的設(shè)計內(nèi)容、實施方案以及現(xiàn)場實施過程，如若流傳會對工程造成不可挽回的損失，因此需要對這些檔案實行絕對保密，具體實施按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行。（二）涉密文件對于涉及到商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，檔案管理人員應(yīng)制定對應(yīng)的文件保密制度并執(zhí)行，并向相關(guān)人員進行必要的保密教育和培訓(xùn)。六、文件的利用（一）檔案的利用方式電力工程檔案可以根據(jù)具體情況選擇不同的利用方式，包括復(fù)制、電子數(shù)據(jù)傳輸和現(xiàn)場查閱等多種方式，以方便電力工程的現(xiàn)場應(yīng)用和管理。（二）檔案利用的方式對于電力工程檔案的利用，須嚴格執(zhí)行相應(yīng)的權(quán)限規(guī)定、程序規(guī)定，由電力工程檔案管理人員按照檔案利用申請表審核后方可進行。七、附則（一）制度的解釋制度的解釋權(quán)歸電力工程檔案管理部門負責(zé)人。（二）