辦公室如何做好溝通協(xié)調(diào)工作

-5-辦公室如何做好溝通協(xié)調(diào)工作張文濤(延安大學(xué)文學(xué)院陜西延安716000）溝通協(xié)調(diào)是辦公室的一項重要工作。辦公室處在單位領(lǐng)導(dǎo)之間，無論是參與政務(wù)、處理事務(wù)還是辦理會議，都離不開辦公室的大力溝通協(xié)調(diào)。新時代、新形勢、新任務(wù)要求辦公室必須以新的方法、新的思維來處理組織交給辦公室的各項工作。所以，如何做好辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作的重要性是不言而喻了。筆者現(xiàn)順應(yīng)時代的要求，就如何做好辦公室溝通協(xié)調(diào)工作淺談一下自己的看法。一、正確認識溝通協(xié)調(diào)工作的重要性是做好辦公室工作的前提溝通協(xié)調(diào)是指兩人或兩人以上的群體通過符號的相互交換而建立的關(guān)系，為實現(xiàn)共同的目的而把各項活動加以調(diào)節(jié),并引導(dǎo)各組織機關(guān)之間和工作人員之間分工協(xié)作,相互配合,同步和諧地完成任務(wù)。在組織坐標中辦公室就像兩根數(shù)軸的交叉點,承擔著各種指令和信息的落實執(zhí)行、分解傳輸、綜合反饋和聯(lián)絡(luò)溝通等職能。而辦公室溝通協(xié)調(diào)工作是使辦公室與外部人員的交流,領(lǐng)導(dǎo)與下屬的感情聯(lián)絡(luò)，控制者與控制對象的糾偏工作能有目的、有秩序地協(xié)同配合行動。1、溝通協(xié)調(diào)是使組織成為一個整體的“凝聚劑”每個黨政機關(guān)與企事業(yè)單位都由數(shù)人，數(shù)十人，甚至成千上萬人組成，組織每天的活動也由許許多多的具體的工作所構(gòu)成。由于個體的地位、利益和成長經(jīng)歷以及能力的不同，他們對組織目標的理解和掌握的信息也就不同，這也就使得各個體的目標有可能偏離組織的總體目標，甚至完全背道而馳。例如，目前就有些單位的辦公室人員自身參與意識不強，主動溝通協(xié)調(diào)的思想淡漠，工作中以“不多事、不誤事”的落后思想，簡單的認為辦公室無非是領(lǐng)導(dǎo)的“傳聲器”，組織材料的“勤務(wù)員”，這種思想恰恰與時代對辦公室提出的參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)等要求相背離。所以組織的總體目標在此類單位中根本是“墻上的門簾”。再者，任何事物整體與部分之間以及各個部分相互之間，都不可避免地要發(fā)生這樣或那樣的矛盾，現(xiàn)代組織機構(gòu)尤其是如此。著名管理學(xué)家巴納德認為“溝通是一個組織的成員聯(lián)系在一起,以實現(xiàn)共同目標的手段”。有關(guān)資料研究表明：管理中70%的錯誤是由于不善溝通協(xié)調(diào)造成的。那么如何保證上下一心，不折不扣地完成組織的總體目標呢？這就需要溝通協(xié)調(diào)使個體之間、部門之間、個體與部門之間互相交流意見，同意思想認識，自覺地協(xié)同配合各項工作的完成，從而保證組織目標的實現(xiàn)。2、溝通協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)者激勵下屬，實現(xiàn)其職能的基本途徑一個組織的領(lǐng)導(dǎo)者無論他有多么高超的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)水平、多么有效的管理方法，他都必須將自己的意圖和和想法告訴下屬，并且要了解下屬的想法。唐朝名相陸贄認為“上情不通于下，則人惑，下情不達于上，則群疑，疑則不納其誠，惑則不從起令。”如何做到上級領(lǐng)導(dǎo)不疑部屬，而部屬不覺得困惑從而順利地實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的職能？領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境理論認為，領(lǐng)導(dǎo)者就是了解下屬的愿望并為此而采取相應(yīng)的行動，為滿足這些愿望而擬訂與實施各種方案的人，而下屬就是從領(lǐng)導(dǎo)者身上看到了一種達到自己愿望或目的的人。這些“目的”、“看到”或“了解”，都需要溝通協(xié)調(diào)這個基本工具和途徑，也只有這樣才能使下屬提高工作的積極性。所謂“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，作為辦公室人員只有充分認識了解領(lǐng)導(dǎo)者和溝通協(xié)調(diào)工作的重要性，才能將辦公室的事做好。3、溝通協(xié)調(diào)是辦公室乃至整個組織與外部環(huán)境建立聯(lián)系的橋梁無論政府的辦公室還是企事業(yè)單位的辦公室，都必須要與公眾及其它組織部門，發(fā)生各種各樣的聯(lián)系，他必須按照已定的法規(guī)法令并結(jié)合人民的要求調(diào)整政策，承擔自己應(yīng)盡的社會責(zé)任。有時公眾與部門之間產(chǎn)生了沖突，有了矛盾往往要由辦公室來具體承辦或者牽頭處理，協(xié)調(diào)相互之間的關(guān)系，使其他部門也能積極地參與或支持配合才能化解矛盾，平息沖突。溝通協(xié)調(diào)工作滲透在辦公室各項工作的每一個環(huán)節(jié)上。作為處于樞紐位置的辦公室工作人員必須充分認識到溝通協(xié)調(diào)工作的重要性，把溝通協(xié)調(diào)工作作為辦公室的一項重要工作來完成。只有這樣才能使組織整體工作的高效運轉(zhuǎn)和任務(wù)的圓滿完成。二、準確把握溝通協(xié)調(diào)工作的核心是做好辦公室工作的基礎(chǔ)溝通協(xié)調(diào)是通過平衡、調(diào)整和改善相關(guān)組織及其人員之間的關(guān)系，使其思想與行為由分散變?yōu)榻y(tǒng)一，由沖突變?yōu)楹献鳎瑥亩菇M織系統(tǒng)發(fā)揮最優(yōu)的整體性功能的一種管理方式。辦公室溝通協(xié)調(diào)工作的目的主要是促進領(lǐng)導(dǎo)班子的團結(jié)，理順決策機關(guān)、執(zhí)行部門和基層單位之間的關(guān)系，同時增強決策的科學(xué)性和決策實施的穿透力，從而使組織上下一致，目標一致，行動統(tǒng)一，合力推動各項事業(yè)的順利發(fā)展。具體是要突出抓好辦公室的工作溝通協(xié)調(diào)與關(guān)系溝通協(xié)調(diào)兩個方面：1、工作溝通協(xié)調(diào)通過中間部門而直接下達到基層事發(fā)部門。這樣就既按程序辦事，又根據(jù)急緩程序堅持時效性收到事倍功半的效果。第二、處理好對上級與對下級的統(tǒng)一。為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、為員工搞好服務(wù)是辦公室工作人員的重要職責(zé)。特別是溝通協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間、上下級之間的關(guān)系時，由于辦公室受角色的制約，不可能事事都身臨其中，從而增加了溝通協(xié)調(diào)上級工作的難度。再者，由于體制和個人素質(zhì)等方面的差異，有的辦公室人員從個人利益的角度考慮，將對上級與對下級的服務(wù)割裂開來、對立起來。他們對上級曲意逢迎、阿諛奉承，對下級傲慢驕橫、盛氣凌人，一副“哈巴狗”形象。其實上講對上級與對下級在本質(zhì)是統(tǒng)一的，其出發(fā)點與落腳點都是為人民服務(wù)的。辦公室只有把對上級與對下級結(jié)合起來，才能使服務(wù)更到位，更有效。所以，辦公室應(yīng)該對上級的指示和領(lǐng)導(dǎo)意見要高度重視，作充分的準備，全面領(lǐng)會精神實質(zhì)，確保上級指示通過溝通協(xié)調(diào)工作能全面落實。同時對下級要放下架子，拉下面子，要“不恥下問”，多看看低層的疾苦，多聽聽基層的呼聲與解釋。能兼顧各方面的利益，做到秉公辦事，并保障問題的解決與上級政策的順利的實施。[6]第三、處理好靜態(tài)與動態(tài)的統(tǒng)一。每人都知道辦公室事務(wù)性工作多，其實幾乎每天都在文稿起草、新聞信息、辦文辦會、溝通協(xié)調(diào)等日常工作中忙碌度過。辦公室管理中要堅持靜態(tài)與動態(tài)相結(jié)合的原則，既要在忙碌的工作中憑借自身的能力與素質(zhì)做好每一件事，更要注意事后的反思提高。事情都是依人而辦的，辦公室人員的素質(zhì)是工作質(zhì)量的第一要素。工作的成效如何，往往是為人處世能力的真實寫照。古人云“先做人后做事。”就是這個道理。我們雖然做不到曾子所言的，“吾日三省吾身”的高度，但也要使自己學(xué)會在“動”中聚精會神做事；在“靜”中總結(jié)提高，使自己的知識、技能、性格、能力、品格素質(zhì)都能適應(yīng)辦公室工作的要求。只有這樣才能不斷提高工作質(zhì)量和效率，才能出色地完成各項工作。第四、處理好原則性與靈活性的統(tǒng)一。辦公室溝通協(xié)調(diào)工作要堅持原則性與靈活性的統(tǒng)一。惟有這樣單位才有凝聚力，戰(zhàn)斗力；才能形成心往一處想、勁往一處使的良好氛圍。辦公室在履行職能時，一方面要有原則性，特別是在大是大非面前要堅定立場、原則。否則，一味的追求“和”為貴，而遷就無原則的事，就會是溝通協(xié)調(diào)工作變的蒼白無力，單位也就毫無戰(zhàn)斗力可言了。另一方面，要有靈活性。由于許多事情人們無法預(yù)料，所以辦公室必須隨時調(diào)整思想改變應(yīng)急對策，多做思考換位靈活應(yīng)對，堅持以理服人切忌以形而上學(xué)、本本主義的思維方式生搬硬套，簡單行事，這樣只會進一步激化矛盾。在實際工作中只有把原則性與靈活性接起來取長補短，才能實現(xiàn)內(nèi)在和外在的統(tǒng)一，否則會給工作帶來不利的影響和結(jié)果。四、建立良好正常的人際關(guān)系是做好溝通協(xié)調(diào)工作的紐帶辦公室工作繁、雜、難。在工作中，如何在身處矛盾中而妥善的解決矛盾，做到當局者不迷，辦公室的工作人員就必須要有良好正常的人際關(guān)系。試想如果有一個在整個組織中人際關(guān)系左右逢源，上下暢通，大家信任、尊重的辦公室工作人員，那么溝通協(xié)調(diào)的目標就很容易達到了。美國人際關(guān)系學(xué)家卡耐基曾經(jīng)說過，良好的人際關(guān)系是一個人成功的重要因素。所以，辦公室工作人員在參與公司事務(wù)的同時還必須要建立良好的人際關(guān)系。具體就是要做好以下兩個方面：首先、要學(xué)會感情聯(lián)絡(luò)法。人非草木，孰能無情？“感情投資是人際溝通中的潤滑劑，掌握了感情投資的技巧可以大大提升我們的溝通能力?！备星橥度胗兄渌椒y以達到的效果，它可以使工作人員之間相互理解和信任。從而樹立起辦公室人員自身的形象，建立起正常的人際關(guān)系，使辦公室溝通協(xié)調(diào)工作的順利實施。其次、要抓住最佳的溝通協(xié)調(diào)時機。信息科學(xué)證明，信息接受者對某一信息最需要時吸收它的可能性最大。一般來說，某一問題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問題，或這個問題解決的條件已基本成熟，我們出謀獻策就容易引起重視。溝通協(xié)調(diào)工作就是要把握好時機，做到言當其時，不失良機。所謂的“機”通常指人們對事物所呈現(xiàn)的某種特殊狀態(tài)的認識與利用。在辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作中，如能有效地察機、識機、握機、用機，會以較少的勞動獲得較大的成果。如對“機”熟視無睹，麻木不仁，或不懂用機，就會喪失良機，前功盡棄?！皺C”隨時隨地都在變化之中。高明的辦公室工作人員，總是無機時尋機，弱機時強機，有機時乘機。得先機之利的工作人員不可忘記“見而不決，人將先發(fā)；發(fā)而不繁，人將先收；難得者時，易失者機，迅而行之，速哉！”機不可失，失不在來，要及時溝通，相機協(xié)調(diào)。五、提高辦公室人員的自身素質(zhì)是做好溝通協(xié)調(diào)工作的基本保證辦公室的角色決定了其溝通協(xié)調(diào)工作面廣量大，頭緒繁多。加強自身素質(zhì)修養(yǎng)，具有本職工作相適應(yīng)的思想素質(zhì)、理論水平和決策能力，是搞好溝通協(xié)調(diào)工作的基礎(chǔ)。魏征說：“求木之長者，必固其根本；欲流之遠者，必浚其泉源?！睖贤▍f(xié)調(diào)之本，集中于辦公室工作人員的基本素質(zhì)，沒有良好的素質(zhì)連一般的工作做起來都會感到吃力，做溝通協(xié)調(diào)工作自然是力不從心。所以辦公室工作人員必須充分認識自身素質(zhì)的高低對辦公室工作的重要性，正視自身素質(zhì)的不足，有針對性地提高自己，充實自我。搞好素質(zhì)建設(shè)，首先要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素質(zhì)，主要解決人的世界觀、人生觀和行為準則方面的問題。這是一個涉及政治方向、階級立場及工作原則的問題。在辦公室溝通協(xié)調(diào)工作中，德是第一位的，要求以溝通協(xié)調(diào)好組織的工作為重，以整個組織的利益為重。為此，要加強思想品德修養(yǎng)，提高政治素質(zhì)，做德高才多之士。智，指的是科學(xué)文化素質(zhì)。智力的強弱，與溝通協(xié)調(diào)的效果是成正比的。智是溝通協(xié)調(diào)工作的基礎(chǔ)，多智才能多溝通協(xié)調(diào)，足智才能善溝通協(xié)調(diào)。才，指的是業(yè)務(wù)素質(zhì)，也就是謀劃的能力。有溝通協(xié)調(diào)之心，無溝通協(xié)調(diào)之才，只能是臨淵羨魚、望洋興嘆。其次，要有不斷創(chuàng)新的精神。創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，更不必說是一個單位了。辦公室要有新的突破、新的發(fā)展與其工作人員的創(chuàng)新精神是分不開的。創(chuàng)新正是辦公室工作的持久動力。如果辦公室人員總是因循守舊、辦事謹小慎微，不能突破陳規(guī)，放手去干，那么溝通協(xié)調(diào)工作也就無法有新的進展?？傊?，搞好溝通協(xié)調(diào)工作既是提高辦公室整體工作水平的一個基本前提，也是防止政令不通，避免單位工作被動的一個“法寶”。只有充分認識清楚了溝通協(xié)調(diào)工作的重要性，準確把握好溝通協(xié)調(diào)之“的”，真正掌握了溝通協(xié)調(diào)工作的藝術(shù)，誠心建立了良好正常的人際關(guān)系，切實提高了自身的素質(zhì)，才能適應(yīng)新世紀，新形勢對辦公室工作的要求，才能不斷提高辦公室的工作質(zhì)量與水平，進而做好辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作。參考文獻：[1]歷尊.贏在會溝通[M].北京：中國紡織出版社,2004.（12）[2]張國慶.行政管理學(xué)概論[M].北京：北京大學(xué)出版社,2000.（8）[3]凡禹.溝通技術(shù)的訓(xùn)練[M].北京：北京工業(yè)大學(xué)出版社，2004.（2）[4]張振學(xué).中層領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)[M].北京：中國商業(yè)出版社,2005.（5）[5]王樂夫、許文惠.行政管理學(xué)[M].北京：高等教育出版社,2000.（3）[6]曾仕強、劉君政.人際關(guān)系與溝通[M].北京：清華大學(xué)出版社,2004.（6）[7]方圓.HYPERLINK"/cpro/ui/uijs.php?adclass=0&app_id=0&c=news&cf=1001&ch=0&di=128&fv=0&is_app=0&jk=2ee81a07c3e7f855&k=%B0%EC%B9%AB%CA%D2&k0=%B0%EC%B9%AB%CA%D2&kdi0=0&luki=10&n=10&p=baidu&