檔案管理程序3

檔案管理程序目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。職責(zé)：2.1公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的辦法進行組織管理，即圖書檔案室（隸屬人力資源部）負責(zé)公司檔案的總體管理，部門資料員負責(zé)本部門的立卷歸檔工作，圖書檔案室對各部室進行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2.2鑒于財務(wù)檔案的特殊性，公司財務(wù)檔案（包含各類合同）由財務(wù)計統(tǒng)部自管，圖書檔案室提供存放點。使用時，由財務(wù)計統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部人力資源口自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴格保密的原則進行管理。流程：3.1檔案分類：文書檔案：即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價值的普發(fā)性內(nèi)外部文件?；n案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。財務(wù)檔案：即在公司經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的會計憑證、帳簿和財務(wù)報告等具有保存價值的會計核算專業(yè)材料。人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。、3.1.5經(jīng)營銷售檔案：即公司房產(chǎn)經(jīng)營銷售活動中產(chǎn)生的具有保留和存查價值的歷史記錄，如合同評審記錄、商品房預(yù)售合同、客戶檔案、市場調(diào)研資料、樓盤宣傳資料等。3.1.6客戶服務(wù)檔案：即公司在提供客戶服務(wù)過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄，如客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查與分析記錄等。3.1.7對外聯(lián)絡(luò)檔案：即公司在項目報批報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄。如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會議紀要等。3.1.8聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的有保存價值的、以音像或圖象記錄在特殊載體上的并配有文字說明的歷史記錄。3.2具體管理：袍3.菜2.筋1朋廊立卷羊歸檔蕩：琴A臉．流膀程：隨時將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內(nèi)，并按文件收進順序隨時填寫文件清單。隨時將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內(nèi)，并按文件收進順序隨時填寫文件清單。一個較長時間段后，對手頭上的所有文件進行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨存放一個較長時間段后，對手頭上的所有文件進行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨存放聲像檔案的歸檔時間同文書檔案。單位工程預(yù)決算可在清尾款后半年內(nèi)歸檔。財務(wù)檔案在會計年度終了后，暫由財務(wù)計統(tǒng)部保管3聲像檔案的歸檔時間同文書檔案。單位工程預(yù)決算可在清尾款后半年內(nèi)歸檔。財務(wù)檔案在會計年度終了后，暫由財務(wù)計統(tǒng)部保管3年后再存放于圖書檔案室。缺B瞇．要鐵求：奪a臨．各尚部室夏向圖暑書檔涌案室環(huán)移交策檔案截時，歐均需左附上菜移交霜清單洗一式羞兩份塞。移秒交時赴，交飼接雙站方據(jù)狹此進短行清服點簽齊收，資并各參自保眠存一確份。良（移劑交清伸單即石文件羊清單壓）干各部選室向蟲圖書東檔案隊室移晨交檔免案時弟要做洲到種藝類齊妄全、口份數(shù)魔完整嬌，圖憲書檔專案室泄不接思收未辱經(jīng)系熔統(tǒng)整狐理的職零散之文件原。燭文件押在各胖部室吉保存懷階段狼，要福注意頃保持亭字跡嶼清晰箭、份亞數(shù)完后整，玩防止怒發(fā)生丹霉變瞇等。爹復(fù)寫歌件、弱圓珠酸筆書猴寫件風(fēng)或傳漿真件譜等均冒應(yīng)重螞新復(fù)罰印存摔檔?；韪鞑康咽铱筛鶕?jù)曾實際郊工作身需要茅保存旦文件豬，但適向檔服案室砍移交與檔案司時，繭則應(yīng)貴按規(guī)據(jù)定的施歸檔擠范圍以進行泳。獎a伸）總喚經(jīng)理卵室：沉?xí)h騰紀要物、董鹽事會谷文件廈、訴燙訟文捐書、案項目任策劃紅與年匯度計捆劃文也件、漢有關(guān)嘗公司租送交脈的文色件、猛各部場門送艇交的燈文件絮、外莫來文素件、咳外送賣文件羊、大撤事記痰等；澆b)良思人力川資源譯部：梳人事掏行政氧發(fā)文燦、企毫業(yè)設(shè)污立與秤登記賓材料筒、員災(zāi)工的輝人事偏資料趕（應(yīng)娃聘表續(xù)、編住制表部、工街資單住、培睛訓(xùn)記嘉錄等紅）、次內(nèi)部位刊物遼等；心c)梢慎工程優(yōu)材料鴨部：磚前期裂文件靈、施佛工文狗件、曠竣工所文件露、竣干工圖物和聲株像材坑料（壺亦即脊內(nèi)業(yè)戀資料沸、竣尼工資類料、椅設(shè)備槐說明秧書等膽）；科其中浩前期裝文件椒由工石程部翼負責(zé)租收集映，竣黨工圖撿由施緩工單副位負李責(zé)編糧制；縱文書豐如外事送文賽件、杜外來窄文件筑、有鍛關(guān)人進員出俘差帶鐮回來模的文亞件等肆；致d)低源財務(wù)碧計統(tǒng)筒部：乓財會乖檔案月見第妖三層線次文嬌件《陶財務(wù)遠檔案褲管理灰程序殲》；父審計瞇核算旺部：駱決算狗資料痛、簽犧價單積、外顯送文克件、鞭外來翁文件扛等；桐經(jīng)營面銷售截部：剃合同雖評審礙記錄逆、售刻樓合味同、恐協(xié)議失、廣丸告宣槽傳資梅料、漆客戶歷資料誘、市物場調(diào)暑研資修料、雜外送火文件曾、外置來文晨件等廣；籮設(shè)計僻研發(fā)鏈部：朵工程聰?shù)刭|(zhì)甚勘察象報告未、方琴案設(shè)劇計圖儉紙和殊說明鵝、擴轟初設(shè)暮計圖貫紙和壞說明就、勘春察設(shè)陡計報落告及顛招標祖文件豎（標知書、糊合同負等）洞、工齊程設(shè)冰計概題算說弄明、答各項粘目往黨來文窄件（葛傳真窮、工篇作聯(lián)申系函慘等）喂、施綠工設(shè)臉計圖搬紙和壁說明畝、設(shè)諸計變貝更、作設(shè)計彩合同媽、外出送文堡件、尸外來叛文件航等。輩對外妄聯(lián)絡(luò)膚部：筍聯(lián)絡(luò)駁函、怎活動追計劃叮、外退送文噸件、塞外來土文件島等。惡客戶諸服務(wù)盡部：刃客戶盒投訴黑記錄皮、處治理方忘案、距落實抗反饋鮮記錄吼、客淡戶滿礦意度申調(diào)查夸及分羞析記好錄等井。墾整理須上架從：組卷：通過鑒定的文件材料嚴格按規(guī)定排列、打號、裝訂、著錄并制作卷內(nèi)目錄，組成案卷。鑒定：對各部室移交的檔案，圖書檔案室檔案員要重新審查其價值性，并剔除無保存價值的文件材料。尚宰A.獲灑組卷：通過鑒定的文件材料嚴格按規(guī)定排列、打號、裝訂、著錄并制作卷內(nèi)目錄，組成案卷。鑒定：對各部室移交的檔案，圖書檔案室檔案員要重新審查其價值性，并剔除無保存價值的文件材料。造冊：制作全引目錄和案卷目錄，形成保管清冊。造冊：制作全引目錄和案卷目錄，形成保管清冊。上架：上架：案卷按檔號順序豎放在密集架上，一般小號在左，大號在右，自上而下。衡儉B．搖要求澤：越a.傷季凱卷內(nèi)羽文件頭的排級列應(yīng)愿條理系系統(tǒng)術(shù)。文垮書檔輝案按烈時間吳順序練依次夜排列林，具糟有密衫切聯(lián)姨系的召文件澇應(yīng)依獎一定淘的次曉序排停列在建一起牢，即越批復(fù)戚在前毅、請灰示在躺后；陣正件棒在前奔、附娘件在折后；研基建們檔案策的卷黑內(nèi)排逆列順僅序為融文前看圖后皮。飽b.盈不同形保存付價值銀的文肢件應(yīng)類分開值組卷林。規(guī)c.四隔隸凡有煎文字梯部分肌的均恩應(yīng)打恰上號摔碼（應(yīng)采用鍵打號眨機，弱正面但右上萌角，跳背面前左上花角）腰。恩d.騰熄文件敬材料愁裝訂果前應(yīng)僑剔除束金屬庭物。浮e.盟連寺圖紙呈采用完手風(fēng)缸琴式羨折疊掙法，餡規(guī)格蒼為男30們cm嘩×猜21組cm撕；裝蘆訂邊育應(yīng)加竊墊紙拒以使濱左右好平整培并注殼意露努出圖倍標。雹葵3拆.2摧.3鞭雜保管肆：鄰A單.填萌庫房醒管理低：態(tài)冰抬a.僑盈庫房母應(yīng)集投中布幕置、遞自成射一區(qū)攏，不沿堆放佳與檔鳴案資郵料無拌關(guān)的掙物品閃，不末從事苦與庫皮房管書理無怎關(guān)的公活動漲；庫禮內(nèi)檔灶案必窯須按殖順號籌上架師，不倚得錯天架、賢亂架哪；晝?nèi)碽.膊更除檔瘡案員尿外，稱非檔激案人鞏員不開得隨卡意出淚入庫速房，纏確需裹進庫謎的（償如維曾修庫樓房或枝設(shè)備未等）頑，則溜須有叼檔案果員陪雕同并徐相伴妥始終奪；欄抱涂c.先抖庫房竹設(shè)有崗中央遵空調(diào)潮、除戒濕機沈、溫頭濕度裹測量輩儀和榮消防石噴淋妨等設(shè)掌備，歐檔案旱員要們定期圾檢查垮，以雙確保衡以上符設(shè)施玩的安償全有辛效；重伏殃d.奉晉隨時蝴注意曠庫房猾溫濕陸度的臉具體粥指數(shù)覺，務(wù)能必使取溫度能保持灣在表14面0點C霧~2葬0工0亮C，嚇相對方濕度餃50育%~垂65喬%扛；威震盆e.典繼檔案蓋入庫遮前要赴進行老嚴格若的檢傅疫工湊作，虹特別加注意虹檢查腿易于蟻生蟲房的部澇位；待同時著對檔話案必幸須進膊行定條期的驅(qū)防疫鄉(xiāng)檢查悲，有飼計劃膨、分叫期分燕批地請對檔孕案進泊行翻腔動；版錄慕f.胸冷每月藍中旬橡定期搖對庫謊房進丟行清裹掃擦座拭，評包括歐擦洗哨密集捧架、勿地面賓、門業(yè)窗等孝，特饞別是保對一侄些小故角落恒、縫姿隙要辭進行歉清潔副消毒悼以防奮害蟲喝滋生尚；搖g.殼識檔案焰員離擋開庫況房時慢應(yīng)隨套手鎖顧門，影并注葵意檢被查庫努房門常窗的肺緊閉蹤性；崇h.浩桶公司雀采用慣移動粉式密滿集架爸作為味檔案偵裝具渣。檔雷案按揚部室橡存放恰，密縫集架步的編木號及戴檔案遍的存顫放順講序為霧自門符口起舟，從鉗左自福右，繼從上脂到下舊。雅堪亭B豆.于觀流動才中的猜安全絨防護蠟：舊忠經(jīng)a際.疊手檔案夫在庫亂房外忘未被左使用思時，攻不允馬許長砍時間搬攤放體在桌朝子上足，而銜應(yīng)及咱時放周入庫姑房或晚專用怎的柜著子中比鎖好虎，更捕不準薪擅自滴帶離劇規(guī)定圣的使溫用場冤所；標密螞b親.喪壓未經(jīng)攻許可墳，利聚用者讀不得非將所闖借檔娛案轉(zhuǎn)鎮(zhèn)借他唯人，來以防舉泄密自；到轟認c幫.擴環(huán)未經(jīng)祝許可笛，利浸用者眠不得準擅自倚拍照燒、抄幸錄、墻復(fù)印估；陸尼哭d蜻.餅驚盡量甚減少壯檔案隙原件丟在同柔一使皇用人模手中回的滯搖留時何間，張以防具因檔皮案外弱借時株間過御長而洋出現(xiàn)哈的泄蜜密現(xiàn)報象。零3.偽2.虹4宣貝提供準利用蝴：衰A抓．耀加強恭基礎(chǔ)皮工作棋：煌編制罩必要逗的全慰引目敢錄和父案卷蛛目錄敘，為淹檔案質(zhì)用戶責(zé)提供啟必要擾的檢勵索工陪具；用安裝脾使用筑快捷歸便利水的檔航案管亭理軟孟件，罩提高叉查檔患效率黨；壇開辟鬼閱覽擾室，歉向檔給案用嗽戶提喘供檔乖案信蹈息。知B報．開錢展查墳借服恢務(wù)：休借閱景：缸公司辦內(nèi)部探人員欣借閱依檔案止的，盡須填鞏寫《籍檔案列借閱敢登記忘表》牲，閱咽畢及存時歸戲還；倉歸還幼時，紫管理臺人員結(jié)必須炕當(dāng)面羊清點劈檔案間頁數(shù)微，之鹽后再療入庫夏；爐非公個司人故員借叢閱檔早案的挑，須帖持有凈關(guān)單燈位介子紹信稀，并竭經(jīng)公時司相遺關(guān)部指門主皆管同偶意后丑方可流借閱治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