合同管理全過程風險防范及管控

合同管理全過程的風險防范及管控措施2021/5/91前言

合同作為經(jīng)營管理的手段是企業(yè)與外部進行物流、資金流、信息流交換的基本形式，是企業(yè)對外經(jīng)濟交往的基本載體，抓住了合同環(huán)節(jié)的風險防范，也就抓住了經(jīng)營風險防范的源頭。

要強化“契約即法律”意識，從合同成立、履行到合同變更轉(zhuǎn)讓、終止的全過程都要注意依法規(guī)范自身行為，有效維護企業(yè)合法權益，努力做到想得周密，查得仔細，談得謹慎，簽得明白，干得規(guī)范，存得完整，贏得漂亮。

我們每個施工企業(yè)應如何有效地防范和控制合同風險是現(xiàn)在面臨的重大問題。2021/5/92主要內(nèi)容一合同風險的分類二三合同管理的總體要求合同的全流程管控2021/5/93一、合同風險的分類

合同風險是合同中的不確定因素，它是工程風險、業(yè)主資信風險和外界環(huán)境風險的集中反映和體現(xiàn)。具體包括兩個方面：

客觀性合同風險

主觀性合同風險2021/5/94一、合同風險的分類（一）客觀性合同風險合同的客觀風險是因法律環(huán)境、合同約定以及國際慣例而產(chǎn)生的，往往無法通過人的主觀努力而控制。工程變更風險：合同規(guī)定工程變更在15%的合同金額內(nèi)，承包商得不到任何補償；市場價格風險：合同規(guī)定對于合同價格不予調(diào)整或在一定范圍內(nèi)調(diào)整；外部環(huán)境風險：因戰(zhàn)爭、罷工、騷亂、地震而停工，造成窩工等損失。2021/5/95一、合同風險的分類（二）主觀性合同風險這是人為因素引起的、能人為避免或控制的合同風險。例如，在施工合同中，業(yè)主往往利用優(yōu)勢地位和起草合同條款的便利條件，通過苛刻的合同條件把風險隱藏在條款中，讓承包商就范。而承包商為了承攬工程，對自身權利不敢據(jù)理力爭，或在合同談判中只重視價格和工期等主要條款，對其他條款不重視。又如，項目管理人員對合同條款不熟悉或發(fā)生疏忽，沒有按照合同的規(guī)定進行索賠、簽證，導致索賠無效。2021/5/96主要內(nèi)容一合同風險的分類二三合同管理的總體要求合同的全流程管控2021/5/97二、合同管理的總體要求一是要符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。要熟悉國家和項目當?shù)氐姆煞ㄒ?guī)和政策，談項目、簽合同、辦理行政審批和合同履行都要合法規(guī)范，不能違法操作，不能存僥幸心理。尤其在業(yè)主方為政府或?qū)嵙姶髸r更要注意，以免產(chǎn)生風險和漏洞，導致最后無法索賠。二是要簽訂完善的施工合同，以事前預防為主、事中控制和事后補救為輔。合同是履行和索賠的依據(jù)，在簽訂時考慮問題要全面，重視每一個條款，盡量不簽不利條款，不得已而簽的，在履行中應當想辦法予以調(diào)整、變更。2021/5/98二、合同管理的總體要求三是要建立完善的分級授權管理制度。合同管理的權限分級主要包括：建立制度權、審核批準權、執(zhí)行權、監(jiān)督權等。公司各相關部門實行合同崗位責任制，在公司授權范圍內(nèi)進行合同的洽商、起草和落實。上下級間的權限劃分要清楚、合理、執(zhí)行有效。屬于上級管理權限的合同，下級單位不得簽署。對于重大合同，上級部門應加強管理。下級單位簽署合同，應按程序和制度報上級單位批準，上級單位應當加強對下級單位合同的訂立和履行情況的監(jiān)督檢查。2021/5/99二、合同管理的總體要求四是要對合同實行統(tǒng)一歸口管理。公司在合同分級授權管理的基礎上，可以建立合同的統(tǒng)一歸口管理制度。管理部門全面負責合同的起草、談判、審查、簽訂，負責合同糾紛的處理、訴訟，管理合同專用章、授權委托書，定期檢查和評估合同的履行情況及分析薄弱環(huán)節(jié)，并采取相應控制措施等。五是要注重管理策劃，明確合同風險對策。應圍繞利潤和成本全面開展項目合同管理和風險控制的策劃工作，采取合適的風險管理方案，以滿足施工項目全過程管理的需要，達到合同管理的目標。六是應健全考核、獎勵與責任追究制度。對合同訂立、執(zhí)行中所出現(xiàn)的違法違規(guī)行為或其它給公司利益造成重大損失的行為追究責任。2021/5/910主要內(nèi)容一合同風險的分類二三合同管理的總體要求合同的全流程管控2021/5/911三、合同的全流程管控合同管理控制環(huán)節(jié)1、資信調(diào)查2、合同談判3、合同文本管理4、合同會簽5、合同審批6、合同簽署7、合同印章管理8、合同生效與履行9、檔案管理10、分析與考核十個控制環(huán)節(jié)三十個控制點2021/5/912三、合同的全流程管控2021/5/913三、合同的全流程管控（一）資信調(diào)查

合同訂立前要對合同相對人資信審查，對項目進行科學論證、詳盡審查項目情況和可行性，再進行實質(zhì)性談判。對擬簽訂的重大合同，合同主辦部門應根據(jù)需要牽頭組織經(jīng)濟、技術、法律等人員開展盡職調(diào)查，編制盡職調(diào)查報告，經(jīng)部門相關負責人審核后，作為合同審核的附件。法律盡職調(diào)查范圍：合同相對人的主體資格、組織文件，土地、房屋、知識產(chǎn)權等資產(chǎn)權屬情況，重要交易合同和訴訟、擔保等或有事項，環(huán)境保護、稅務、勞動關系狀況等。2021/5/914三、合同的全流程管控風險描述

忽視被調(diào)查對象的主體資格審查，對方當事人不具有相應民事權利能力和民事行為能力，或不具備特定資質(zhì)，或與無權代理人、無處分權代理人簽訂合同，導致合同無效，或引發(fā)潛在風險。在合同簽訂前錯誤判斷被調(diào)查對象的信用狀況，或在合同履行過程中沒有持續(xù)關注對方的資信變化，致使公司蒙受損失。對被調(diào)查對象的履約能力給出不當評價，導致合同對方當事人難以滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。對簽約對象相關資質(zhì)審核不當，對方提供虛假資質(zhì)證明，導致與無資質(zhì)或者資質(zhì)不全合同主體簽訂合同，造成合同無效，形成公司損失。2021/5/915主要管控措施：第一，審查合同相對人及授權委托人的身份證件、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權委托書等材料的原件，避免對方造假。第二，若合同簽字人是被授權人，應關注授權委托書是否合法有效、被授權人的行為是否在其被授權范圍內(nèi)。第三，要充分掌握業(yè)主和分包方、監(jiān)理的情況。第四，可以與被調(diào)查對象的主要供應商、客戶、開戶銀行、主管稅務機關和工商管理等部門溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、商業(yè)信譽和履約能力。三、合同的全流程管控2021/5/916（二）合同談判

主要包括談判方案、談判記錄、談判保密、談判文件四個方面。合同談判前，應根據(jù)需要牽頭組織由經(jīng)濟、技術、法律等人員組成的合同談判小組，負責進行合同談判。重大合同談判小組應擬定談判方案，制定談判策略，確定全面、明確、具體的合同經(jīng)濟、技術條件與要求，經(jīng)批準后實施。談判過程達成的重要事項，應指定專人及時予以記錄，形成談判紀要，并由談判雙方負責人員簽字確認。談判涉及我方專有技術或其他商業(yè)秘密等權利的，合同主辦部門在應要求相對人與我方簽訂保密協(xié)議。妥善收集、整理、保管往來信件、傳真、電子郵件、電子數(shù)據(jù)等相關文件，談判結(jié)束，應及時進行歸檔。三、合同的全流程管控2021/5/917三、合同的全流程管控風險描述

談判人員經(jīng)驗不足、缺乏相關專業(yè)知識，或未能及時獲得談判相關信息，或忽略合同重大問題或在重大問題上做出不恰當讓步，或編寫談判方案時，未充分掌握自己、對方的有關信息或信息失真，編制的談判方案有缺陷，或合同談判關鍵成果和分歧未記錄，或雖然記錄但未讓雙方確認，或談判信息泄密等等導致公司在談判中處于不利地位或利益受損。談判溝通不充分、談判分歧較大或談判失利，導致無法實現(xiàn)合同的目的。2021/5/918三、合同的全流程管控主要管控措施第一，在談判前應當收集談判對手的資料。充分熟悉談判對手情況，做到知己知彼；深度考察業(yè)主的真實意圖，以便在項目談判中取得有利地位。第二，關注合同核心內(nèi)容、條款和細節(jié)，具體包括合同標的的數(shù)量、質(zhì)量或技術標準，合同價格的確定方式與支付方式，履約期限和方式，違約責任和爭議的解決方法、合同變更或解除條件等，每一個條款都要斟酌。第三，要特別注意雙方的權利義務條款，防止合同相對人加重我方責任、推卸自己責任。對于規(guī)定業(yè)主在何種情況下可以免除責任的條款切忌輕易接受，否則履行中業(yè)主就有可能以合同依據(jù)為借口，對我方的損失拒絕補償；對于業(yè)主附加給我方的責任，應視情況接受或不接受，盡量將風險鎖定。2021/5/919三、合同的全流程管控主要管控措施：第四，盡量采納通用條款的規(guī)定，少設定專用條款。因為通用條款往往對于權利義務、程序的規(guī)定較為詳細、公正，而專用條款則往往偏向于維護合同強勢方的利益。第五，加強保密工作，嚴格執(zhí)行責任追究制度。對談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，予以記錄并妥善保存。每次合同談判會上應派專人作文書記錄，于會議結(jié)束時做成會議紀要，由雙方簽字確認，對于雙方已簽字確認的內(nèi)容不允許變更，以鞏固談判成果、避免時間和精力的浪費。2021/5/920三、合同的全流程管控（三）合同文本合同形式：除可即時清結(jié)業(yè)務且合同額低于1萬元以下的外，訂立合同一律采用書面形式。簽訂合同時，合同主辦部門應按下列順序選擇使用合同文本：中國石化合同標準文本；合同相對人在我方合同標準文本基礎上修改形成的合同文本；合同各方共同起草的文本或第三方文本；合同相對人起草的合同文本。2021/5/921風險描述

采用標準文本的，隨意刪除、簡化條款、聲明和承諾條款等合同條款，未將未涵蓋內(nèi)容以特殊條款的形式進行補充；采用修改標準文本的，未將不相關內(nèi)容清除；采取雙方協(xié)商文本的或采取對方文本的，未仔細研究合同條款或根據(jù)合同具體業(yè)務協(xié)商條款，造成我方被動或者承擔違約責任；選擇合同形式不恰當，導致權責不清、訴訟風險或公司利益受損；合同內(nèi)容和方式與國家法律法規(guī)、政策發(fā)生沖突；合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴謹準確，或存在重大疏漏。三、合同的全流程管控2021/5/922三、合同的全流程管控主要管控措施：第一，規(guī)范合同文本。文本選擇應首先選用標準文本，其次在標準文本基礎上進行修改，第三選用雙方擬定文本，最后使用對方文本。不建議采納由簽約對方起草的合同。第二，嚴密合同用詞，合同內(nèi)容與方式要合法、合規(guī)。第三，合同文本一般由業(yè)務承辦部門起草，其他各部門配合，重大合同或法律關系復雜的特殊合同應當聘請律師參與起草。2021/5/923三、合同的全流程管控主要管控措施：

第四，考慮到建設工程合同履行時間長、情況復雜多變等特性，應在合同中給自己保留解除合同的權利，以留余地。解除合同的情形包括：業(yè)主嚴重拖延支付工程款、分包方嚴重拖延工期、重大的安全事故、拖欠農(nóng)民工工資給我方帶來不利影響等。

第五，對糾紛處理方式的規(guī)定應明確，訴訟和仲裁只能選擇一個，不能規(guī)定為“可以訴訟或仲裁”，這樣的約定是無效的。對訴訟管轄法院的指定要唯一、明確，對仲裁機構的選擇要唯一、明確、合法。2021/5/924三、合同的全流程管控（四）合同審核

公司制定合同審批和簽署的相關權限規(guī)定，按公司《合同管理實施細則》規(guī)定確立合同會簽審核部門。合同簽訂前，應以會簽形式履行經(jīng)濟、技術、法律審查手續(xù)，合同會簽審查審批表由審查人員簽字確認。經(jīng)濟審查應重點審查合同相對人的信用情況以及標的數(shù)量、價格、交付方式、付款方式等商務內(nèi)容。技術審查應重點審查合同中的技術、質(zhì)量、安全、環(huán)保等內(nèi)容。法律審查應對擬簽訂合同的交易結(jié)構、權利義務安排等內(nèi)容進行，內(nèi)容主要包括合法性、嚴密性和完整性審查。2021/5/925風險描述合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴謹、不準確，或存在重大疏漏（如重大技術條款、HSE條款、保密條款、保險條款、成本回收條款、免責條款等不當）和欺詐；對發(fā)現(xiàn)的問題未提出恰當?shù)男抻喴庖姡晃锤鶕?jù)審核人員的改進意見修改合同，導致合同中的不當內(nèi)容和條款未被糾正。三、合同的全流程管控2021/5/926主要管控措施：

第一，審核人員應當對合同文本的合法性、經(jīng)濟性、可行性和嚴密性進行全面審核，重點關注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合公司的經(jīng)濟利益，對方當事人是否具備履約能力，合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等。第二，嚴格執(zhí)行合同管理制度，建立會審制度，對有重大影響或法律關系復雜的合同文本，組織公司相關部門進行審核，相關部門應當在各自職責范圍內(nèi)提出評審意見，再由牽頭部門收集匯總并修改，如果不能按照審核意見修改，應出具書面說明論證。三、合同的全流程管控2021/5/927（五）合同簽署

1、合同簽訂的主體

公司所有合同均以公司名義對外簽訂合同。禁止公司機關職能部門、基層單位（工程處）等內(nèi)設組織或機構以自己的名義對外訂立合同。2、合同授權

簽訂合同時，除營業(yè)執(zhí)照上載明的法定代表人和負責人親自簽署合同外，簽約人應履行內(nèi)部授權手續(xù)，具備合同簽訂資格。授權委托書由法律事務辦公室統(tǒng)一辦理。合同主辦部門應向法律事務辦公室提出辦理授權申請，由法律事務辦公室按照公司授權委托規(guī)定為合同簽約人辦理授權委托手續(xù)。

三、合同的全流程管控2021/5/928三、合同的全流程管控（五）合同簽署

3、合同簽署

合同經(jīng)審批后，合同主辦部門應將合同提交法定代表人或其授權的公司領導、工程處負責人簽署，在指定位置簽署姓名并注明合同簽署日期。遵循的原則：先簽字，后蓋章

4、合同蓋章

除合同相對人堅持要求對等加蓋行政印章并經(jīng)公司主管領導批準使用的外，簽訂合同應一律加蓋合同簽約主體的合同專用章，不得使用行政印章，禁止用部門印章、業(yè)務專用章等其他印章訂立合同。我方不得接受合同相對人以部門印章或業(yè)務專用章作為合同用章。2021/5/929風險描述對方簽署合同的方式違法、無效；授權委托人超越權限簽訂合同；合同印章管理不當；簽署后的合同被篡改等。主要管控措施：第一，合同應當由企業(yè)法定代表人或其授權委托人簽名并加蓋公章；授權委托人簽字的，應當有授權委托書，并把授權委托書、身份證等證件作為合同附件。第二，嚴細印章管理制度。三、合同的全流程管控2021/5/930主要管控措施：

第三，采取恰當措施，防止已簽署的合同被篡改。如加蓋騎縫章，騎縫章應蓋在合同側(cè)面，且要全面覆蓋合同的每一頁。第四，禁止用鉛筆等可涂抹的筆來簽字。合同的簽署應同時有法人章和法定代表人或其授權人簽名，不可遺漏任何一項。不要遺漏合同簽署日期。合同簽署頁如果是單獨一頁，應標明“本頁無正文”。

第五，按照國家有關法律、行政法規(guī)規(guī)定，需辦理批準、登記等手續(xù)后方可生效的合同，或須報經(jīng)國家有關主管部門審查或備案的，應當履行相應程序。三、合同的全流程管控2021/5/931（六）合同的履行和結(jié)算——問題高發(fā)階段風險描述對方違約，未及時跟進催辦或主張違約責任，造成我方的損失；我方違約，遭到對方的索賠；未辦理工程簽證或簽證無效；未保留有利的索賠證據(jù)或證據(jù)無效；對合同條款未明確約定的事項沒有及時簽署補充協(xié)議，導致合同無法正常履行；合同變更、轉(zhuǎn)讓、解除未履行審批手續(xù)，導致合同糾紛；違反合同條款，未按合同約定的期限、金額或方式付款；合同履行過程中，對項目的質(zhì)量、安全、工期、后期服務監(jiān)控不力，造成合同履行達不到預期的目的；未能及時催收到期合同款項或在沒有合同依據(jù)的情況下盲目付款等。三、合同的全流程管控2021/5/932主要管控措施：第一，在合同實施前進行合同交底，使全體項目管理人員都對合同有一個全面、完整的理解和認識，對風險點及薄弱環(huán)節(jié)制訂相應的控制措施，在施工過程中利用好對自己有利的條款，規(guī)避對自己不利的條款。第二，建立合同的分類臺賬，制定詳細的履行計劃，嚴格按合同的約定施工、付款以及催收到期欠款。第三，派專人做簽證的管理和來往信函、文書、電報等證據(jù)的收集工作。如發(fā)生設計變更、工期延長、價格調(diào)整等情況，應及時辦理簽證，在合同履行過程中也應具備風險防范意識，隨時多方搜集有利于我方的證據(jù)。三、合同的全流程管控2021/5/933主要管控措施：

第四，在合同履行過程中，可以針對合同中的不利條款、不明確條款、不科學條款及其他合同風險采取補救措施，如簽訂變更的協(xié)議、取得對方的理解等。第五，對合同對方的合同履行情況實施有效監(jiān)控，若發(fā)現(xiàn)有經(jīng)營狀況嚴重惡化、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金、喪失商業(yè)信譽、故意重大違約等情況的，應及時書面上報公司，并視情況采取相應措施。第六，禁止未簽合同而先履行。應簽訂書面合同而雙方未簽訂的，應當立即補簽合同，作為結(jié)算、付款、索賠的依據(jù)。三、合同的全流程管控2021/5/934主要管控措施：第七，合同不得已而中止或終止的，要辦理中止、終止手續(xù)，簽訂書面的協(xié)議，明確雙方的責任和權利。因中止、終止合同給我方帶來損失的，應及時追究對方的責任。中止、終止的合同又恢復繼續(xù)履行時，也應依程序辦理恢復施工的手續(xù)。第八，對印章的保存和使用應實行專人專管，建立起科學合理的用印審批制度并做好記錄。防止印章濫用、出借印章，禁止給分包方的材料買賣、設備租賃等合同蓋我方公章。第九，禁止給分包商的材料采購、設備租賃等行為提供任何擔保。三、合同的全流程管控2021/5/935主要管控措施：

第十，工程款的支付應采取轉(zhuǎn)賬的方式，禁止現(xiàn)場支付現(xiàn)金，禁止付至合同外的第三方或與合同規(guī)定不符的其他賬戶。第十一，當接到對方的索賠（含違約）報告后應認真研究并及時處理、解釋或提出反索賠，項目管理人員不得擅自在對方出具的索賠報告、對帳單等確認類文書上簽字蓋章，確須確認的，應經(jīng)公司領導或相關管理部門同意。第十二，對履行周期長、標的大、復雜疑難的重大合同實行計劃履行和定期報告檢查制度，并定期對帳。在對方當事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及管理人員變動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權債務。三、合同的全流程管控2021/5/936（七）合同補充、變更和解除在合同履行過程中，如果合同約定不明確，或變更、轉(zhuǎn)讓、解除合同不符合約定的，合同主辦部門應當按原程序重新辦理審查審批手續(xù)，不得以口頭形式改變合同權利或義務，進行合同變更。如滿足合同規(guī)定的解除條件時，合同主辦部門報有相應權限的人員審批后辦理合同解除手續(xù)。合同相對人違約的，合同主辦部門應按合同條款約定收取違約金或要求對方賠償損失。在不影響我方權益的前提下，應要求合同相對人繼續(xù)履行合同義務。三、合同的全流程管控2021/5/937風險描述沒有就質(zhì)量、價款、履行地點等內(nèi)容與合同對方進行約定或者約定不明確，導致合同無法正常履行；對于條款顯失公平、有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形，未能采取有效措施；因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素，已經(jīng)或可能導致企業(yè)利益受損；變更后的合同未能爭取到更多利益，反而使我方變得更加被動等。三、合同的全流程管控2021/5/938主要管控措施：

第一，變更后的合同視同新合同，須履行相應的合同管理流程，嚴格審核合同條款。

第二，在合同履行中，要對合同的不足之處進行歸納總結(jié)，制定詳盡的索賠計劃，下達不同階段的索賠指標，并派專人跟蹤落實，爭取取得對方的理解，并簽訂補充變更協(xié)議。

第三，對于顯失公平