舉例-采購庫存

/實(shí)例:強(qiáng)勢大酒店采購流程和庫存管理強(qiáng)勢大酒店包括總店和兩家分店—-強(qiáng)勢大酒店第一分店和強(qiáng)勢大酒店第二分店。采購工作總店采購部門統(tǒng)一采購，各分店驗(yàn)收入庫。庫存商品：茅臺酒-—后進(jìn)先出青島啤酒-—先進(jìn)先出金鱒魚——個(gè)別計(jì)價(jià)鮑魚-—個(gè)別計(jì)價(jià)白菜——加權(quán)平均土豆——移動平均采購合同：第一煙酒供應(yīng)—-茅臺酒￥400／瓶、青島啤酒￥10／瓶北塘海鮮批發(fā)——金鱒魚￥５０/公斤、鮑魚￥2０0／公斤第三蔬菜批發(fā)——白菜￥2/公斤、土豆￥4/公斤服務(wù)器S1服務(wù)器S1第二分店ＰC３第一分店P(guān)C第二分店ＰC３第一分店P(guān)C2總店P(guān)C1一合同1合同的上傳①總店采購部門選擇供應(yīng)商，簽訂合同→點(diǎn)擊［上傳］(圖1）圖1圖1②系統(tǒng)顯示“傳送文件”界面（圖2），填寫服務(wù)器名稱、用戶名和密碼→點(diǎn)擊［連接］，選擇合適的文件夾（圖3)→點(diǎn)擊［上傳]→提示生成文件確認(rèn)信息（圖4）→點(diǎn)擊［上傳文件］→上傳成功后關(guān)閉2總店完成上傳合同的操作后,分店部門要把合同下載到本點(diǎn)后，根據(jù)合同提交采購申請。①分店采購部門在＜采購管理>→〈采購合同〉界面點(diǎn)擊[下載］→系統(tǒng)顯示“傳送文件”界面（圖2),填寫服務(wù)器名稱、用戶名和密碼→點(diǎn)擊［連接］②選中要下載的合同，點(diǎn)擊［下載］→顯示“采購合同下載更新”界面(圖5),確定后關(guān)閉下載界面，在<采購合同＞界面[刷新］一下,可以看到下載的合同信息。至此，分店完成下載采購合同的操作,何以進(jìn)行采購申請了。圖2圖2圖3圖3圖圖4圖圖5二采購申請和分發(fā)1分店部門上傳采購申請①分店各部門提交采購申請審核通過后，上傳到服務(wù)器。在〈采購管理〉→<采購合同>界面點(diǎn)擊［上傳］→系統(tǒng)顯示“傳送文件”界面（圖2）.②點(diǎn)擊［傳送］，顯示“選擇單據(jù)"提示（圖6),選擇日期→點(diǎn)擊［下一步］→生成文件確認(rèn)（圖7)→點(diǎn)擊[上傳文件],將采購申請上傳到服務(wù)器圖6圖6圖7圖72總店分發(fā)采購申請①總店采購部門下載各個(gè)分店采購申請單，在＜采購管理>→<申請分發(fā)＞界面點(diǎn)擊［下載]②下載界面選擇采購申請點(diǎn)擊［下載]，顯示申請單確認(rèn)信息（圖８）。下載成功后在〈申請分發(fā)>界面點(diǎn)擊［刷新］,顯示下載的申請單信息。(圖9）③點(diǎn)擊［選擇］,選擇相應(yīng)的供應(yīng)商，雙擊品項(xiàng)名稱或選中后點(diǎn)擊［分發(fā)],根據(jù)不同供應(yīng)商選擇不同采購品項(xiàng)分發(fā)到訂單中。（圖10）④點(diǎn)擊［保存］,在〈采購管理>→<采購訂單〉界面可以看到保存的采購訂單.(圖１1)⑤采購訂單提交審核通過后，上傳采購訂單，交由各分店下載后生成驗(yàn)收入庫單據(jù)。圖8圖8圖9圖9圖圖10圖圖11三驗(yàn)收入庫1總店將各分店采購申請分發(fā)后集中采購，各分店下載驗(yàn)收入庫單，用于驗(yàn)收貨品時(shí)品項(xiàng)和數(shù)量的核對。在＜庫存管理>→<驗(yàn)收入庫〉界面點(diǎn)擊［下載］，下載成功后點(diǎn)擊［刷新］，顯示下載的驗(yàn)收單信息。圖122貨品送到時(shí)根據(jù)驗(yàn)收單仔細(xì)核對品項(xiàng)和數(shù)量,相應(yīng)的進(jìn)行數(shù)據(jù)的修改,最后提交圖12以煙酒供應(yīng)商為例，如圖１２所示，本店向第一煙酒供應(yīng)商采購“青島啤酒”和“茅臺酒”共計(jì)金額￥4０５００元整.驗(yàn)收單審核通過后，在〈財(cái)務(wù)往來＞→＜憑證管理>界面可以見到系統(tǒng)自動生成的記賬憑證（圖13）；在〈財(cái)務(wù)往來>→〈往來帳務(wù)〉界面可以見到系統(tǒng)自動生成的應(yīng)付單（圖1４)；在<我的報(bào)表>→<財(cái)務(wù)分析〉中可以看到有關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表（圖15)。圖圖13圖圖14圖15圖15四庫存總賬數(shù)據(jù)說明以本店部門的數(shù)據(jù)變化為例，通過數(shù)據(jù)的變化來說明本系統(tǒng)庫存總賬的計(jì)算方式。庫存商品屬性:茅臺酒-—后進(jìn)先出,盤盈方式為“以庫存成本價(jià)入庫，同時(shí)計(jì)入損益"青島啤酒——先進(jìn)先出,盤盈方式為“以庫存成本價(jià)入庫，同時(shí)計(jì)入損益”金鱒魚——個(gè)別計(jì)價(jià),計(jì)入成本方法為“實(shí)地盤存以存計(jì)耗”,盤盈方式為“以庫存成本價(jià)入庫，同時(shí)計(jì)入損益”鮑魚-—個(gè)別計(jì)價(jià),計(jì)入成本方法為“實(shí)地盤存以存計(jì)耗",盤盈方式為“以庫存成本價(jià)入庫,同時(shí)計(jì)入損益"白菜——加權(quán)平均,計(jì)入成本方法為“標(biāo)準(zhǔn)成本卡”，盤盈方式為“以零價(jià)入庫，減低庫存成本”土豆——移動平均，計(jì)入成本方法為“標(biāo)準(zhǔn)成本卡”,盤盈方式為“以零價(jià)入庫,減低庫存成本”采購合同：第一煙酒供應(yīng)——茅臺酒￥40０／瓶、青島啤酒￥5/瓶北塘海鮮批發(fā)-—金鱒魚￥50／公斤、鮑魚￥200/公斤第三蔬菜批發(fā)—-白菜￥2／公斤、土豆￥4／公斤期出建賬數(shù)據(jù)：茅臺酒１０瓶，￥350/瓶，批號０1鹽10公斤，￥2/公斤，色拉油10公斤,￥１2／公斤１第一次驗(yàn)收入庫數(shù)據(jù)茅臺酒10０瓶,￥４０0/瓶，批號0２青島啤酒100瓶,￥５/瓶,批號02金鱒魚10公斤，￥50／公斤,批號０2，輔助數(shù)量10條鮑魚10公斤，￥２00/公斤，批號０2，輔助數(shù)量４０只白菜１0公斤,￥2／公斤土豆10公斤,￥４/公斤?驗(yàn)收后庫存總賬數(shù)據(jù)如表格1所示:品項(xiàng)名稱批號數(shù)量價(jià)格輔助數(shù)量茅臺酒011０瓶￥350茅臺酒021０0瓶￥400青島啤酒０２100瓶￥5金鱒魚0210公斤￥5010條鮑魚０210公斤￥2０0４0只白菜10公斤￥2土豆１０公斤￥４鹽10公斤￥2色拉油10公斤￥12表1表12第二次驗(yàn)收入庫數(shù)據(jù)青島啤酒5０瓶，￥8/瓶，批號03金鱒魚１0公斤，￥30/公斤，批號03,輔助數(shù)量1０條白菜１0公斤，￥5/公斤土豆１0公斤，￥2/公斤 驗(yàn)收后庫存總賬數(shù)據(jù)如表格2所示：品項(xiàng)名稱批號數(shù)量價(jià)格輔助數(shù)量茅臺酒0110瓶￥350茅臺酒021０0瓶￥400青島啤酒02100瓶￥5青島啤酒035０瓶￥8金鱒魚0210公斤￥50１0條金鱒魚０３１0公斤￥301０條鮑魚02１0公斤￥20０４0只白菜20公斤￥３.5土豆20公斤￥３鹽10公斤￥2色拉油10公斤￥12表2表2比較表1和表2中的數(shù)據(jù)變化，可以看出“移動平均"和“加權(quán)平均"計(jì)價(jià)方式的庫存商品在每次采購入庫時(shí),如果單價(jià)變動，系統(tǒng)自動取平均值記入庫存總賬?！跋冗M(jìn)先出”、“后進(jìn)先出”、“個(gè)別計(jì)價(jià)”要求每次入庫時(shí)必須要有批號，系統(tǒng)會根據(jù)不同批號計(jì)算不同批次的單價(jià)，所以采購價(jià)格的變動不會影響庫存總賬中相同品項(xiàng)名稱的庫存商品的單價(jià).圖16圖163耗用數(shù)據(jù)的生成１)當(dāng)一天的營業(yè)結(jié)束，后臺日結(jié)當(dāng)天銷售數(shù)據(jù)。假設(shè)當(dāng)天前臺銷售明細(xì)為：105餐臺茅臺酒2瓶售價(jià)￥5０0/瓶青島啤酒2瓶售價(jià)￥1０／瓶素炒白菜1中份售價(jià)￥1０/中份金鱒魚２.2市斤售價(jià)￥58/市斤（輔助數(shù)量1條,做法“清蒸”）共計(jì)金額￥118７。6１０６餐臺茅臺酒3瓶售價(jià)￥500/瓶青島啤酒10瓶售價(jià)￥１0/瓶素炒白菜1大份售價(jià)￥12／中份金鱒魚4。2市斤售價(jià)￥58/市斤（輔助數(shù)量2條，做法“紅燒”)共計(jì)金額￥１855．610８餐臺茅臺酒1瓶售價(jià)￥500/瓶青島啤酒２瓶售價(jià)￥１０/瓶共計(jì)金額￥5２0（未結(jié)賬）由于108餐臺還未結(jié)賬,所以日結(jié)后系統(tǒng)只計(jì)算108餐臺的銷售數(shù)量，而把銷售金額計(jì)入下一營業(yè)日。日結(jié)后生成的記賬憑證見圖17，報(bào)表頁匯總當(dāng)天的銷售數(shù)據(jù)，顯示詳細(xì)的銷售記錄。圖17圖17圖18圖182)庫存商品耗用量在<庫存管理＞→〈原料耗用>界面點(diǎn)擊［耗用]，系統(tǒng)顯示銷售轉(zhuǎn)換耗用界面(圖19）.根據(jù)營業(yè)日期轉(zhuǎn)耗用后,系統(tǒng)自動生成當(dāng)天銷售菜品的耗用單，提交審核后,耗用單的數(shù)據(jù)計(jì)入庫存總賬.在這里計(jì)算的耗用數(shù)據(jù)是對于計(jì)入成本方法為“標(biāo)準(zhǔn)成本卡”的庫存商品進(jìn)行耗用計(jì)算;但對于“實(shí)地盤存以存計(jì)耗”的庫存商品，要進(jìn)行實(shí)盤，系統(tǒng)根據(jù)每日轉(zhuǎn)存單計(jì)算耗用。圖19圖19由于“金鱒魚”是“實(shí)地盤存以存計(jì)耗”的庫存商品,所以在這里生成的耗用單中沒有“金鱒魚"的耗用數(shù)據(jù)。工作人員對“金鱒魚"的實(shí)際數(shù)量盤點(diǎn)后填寫〈每日轉(zhuǎn)存>單,系統(tǒng)自動生成耗用單。例如“金鱒魚”的盤點(diǎn)數(shù)量(圖19）為：金鱒魚０2批7條;0３批10條.系統(tǒng)自動計(jì)算耗用數(shù)據(jù)，用金鱒魚的庫存總數(shù)減去轉(zhuǎn)存單中的數(shù)據(jù)，即3條，并生成耗用單。(圖20）圖19圖19圖圖20當(dāng)所有耗用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)完畢后，系統(tǒng)根據(jù)審核通過的耗用單自動生成記賬憑證（見圖２1、２2）。此時(shí)可以進(jìn)行下一步核算當(dāng)天銷售成本的工作了,系統(tǒng)將生成部門成本和毛利率的詳細(xì)報(bào)表,此處不再贅述。圖21圖21圖圖223）庫存總賬的變化品項(xiàng)名稱批號數(shù)量價(jià)格輔助數(shù)量茅臺酒0１10瓶￥３5０茅臺酒0294瓶￥４00青島啤酒02８3瓶￥5青島啤酒０３50瓶￥８金鱒魚02７公斤￥5０7條金鱒魚0３1０公斤￥３0１０條鮑魚０2１０公斤￥200４0只白菜1８.7公斤￥3.5土豆２0公斤￥3鹽８.6公斤￥２色拉油9.４２公斤￥12表3表3從表格3中可以看出，由于茅臺酒為“后進(jìn)先出”，所以先入庫的批次０１數(shù)量不變，后入庫的批次0２的數(shù)量減少。同理,青島啤酒為“先進(jìn)先出”,所以先入庫的批次02的數(shù)量減少，后入庫的批次03數(shù)量不變;金鱒魚為“個(gè)別計(jì)價(jià)",根據(jù)每日轉(zhuǎn)存的手工盤點(diǎn)數(shù)據(jù)0２批次數(shù)量減少.“移動平均”和“加權(quán)平均"不需要批號管理,所以耗用數(shù)據(jù)從總數(shù)量中減去。五定期盤點(diǎn)倉庫一般會在會計(jì)期末時(shí)進(jìn)行一次盤點(diǎn),仍以前邊的庫存數(shù)據(jù)變化為例,來說明批次管理中盤點(diǎn)后的數(shù)據(jù)變化。假設(shè)系統(tǒng)設(shè)定中<采購\庫存>部分“批次管理盤點(diǎn)控制"的設(shè)置如下：（圖2３)先進(jìn)先出:盤盈入庫方式—-作為新批入庫后進(jìn)先出：盤盈入庫方式—-并入最后批個(gè)別計(jì)價(jià):盤盈入庫方式-—作為新批入庫盤虧入庫方式—-先進(jìn)先出圖圖231盤盈與盤虧盤點(diǎn)單填寫審核后,自動生成盤盈單和盤虧單，如圖2４、2５、26所示。由于鮑魚和金鱒魚是“個(gè)別計(jì)價(jià)"，根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置（圖23）,如果盤盈則盤贏的部分作為新批入庫，盤虧則根據(jù)先進(jìn)先出原則出庫。青島啤酒是“先進(jìn)先出”，根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置（圖23),如果盤盈則盤贏的部分作為新批入庫，盤虧則根據(jù)先進(jìn)先出原則出庫.茅臺酒是“后進(jìn)先出”，根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置（圖23），如果盤盈則盤贏的部分并入最后一批入庫，盤虧則根據(jù)后進(jìn)先出原則出庫.白菜和土豆的盤盈方式為“以零價(jià)入庫,減低庫存成本".圖圖24圖圖25圖圖26財(cái)務(wù)管理模塊會根據(jù)盤盈單和盤虧單自動生成記賬憑證,如圖２７、2８所示。圖27圖27圖28圖282庫存總賬數(shù)據(jù)變化品項(xiàng)名稱批號數(shù)量價(jià)格輔助數(shù)量茅臺酒0110瓶￥3５0茅臺酒0２1０0瓶￥40０青島啤酒02８3瓶￥5青島啤酒0350瓶￥8青島啤酒２０0612２９—2１0瓶￥6。１28金鱒魚020公斤