會務(wù)服務(wù)投標(biāo)技術(shù)方案

(一)主要環(huán)節(jié)1、策劃：提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們?yōu)?、咨詢：在此階段，將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些3、考察：在雙方進(jìn)一步取得互信后，會安排您或者您的代表到目的4、確定：這個時間需要的是耐心與細(xì)致——得一一推敲設(shè)想得流程(二)會務(wù)主要流程(1)會前服務(wù)(2)會中服務(wù)3.會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。5.會議餐飲：用餐時間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人(回民)的確認(rèn)。8.會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。(3)會后服務(wù)溫度要求：會務(wù)場所一般溫度平均為22℃,調(diào)節(jié)范圍為的±4℃(冬濕度要求：濕度調(diào)節(jié)精度要求不是很高，一般濕度平均數(shù)為50%,調(diào)節(jié)范圍為±20%,在30%一70%之間為宜。0.5微米的塵粒數(shù)平均值不超過300粒，稱為300級潔凈；每升空氣中0.5微米的塵粒數(shù)平均值不超過3000粒，稱為3000級潔凈；每升空氣中0.5微米的塵粒數(shù)平均值不超過30000粒，稱為30000級潔凈。一般舒適性空調(diào)的潔凈度應(yīng)在30000級左右。7、清洗設(shè)備1)服從上級領(lǐng)導(dǎo)2)尊重同事和友好的態(tài)度向?qū)Ψ奖磉_(dá)友好相處的愿望，以建立彼此間的信任和友誼。3)協(xié)調(diào)友鄰4)代表到前臺簽到等，工作人員要起立，熱情接待。與客人說話，5)酒店門口迎接服務(wù)的順序原則上按照先主賓，后隨員，先女賓、6)日常工作中要保持環(huán)境安靜，搬動家具或辦公用品時要避免發(fā)生7)當(dāng)客人有問題需要解決而到服務(wù)臺尋求幫助時，如客人是站著的話，我們就必須起立，語氣溫和而耐心，雙目注視對方，集中精神傾聽。8)舉止要莊重、文明，無論站、坐，姿勢要端正，站時不要東倚西9)陪客人乘電梯時，要伸手示意請進(jìn)電梯，對老弱病殘者，要主動10)有事要進(jìn)入客人房間時，需先輕輕敲二下門或按兩下門鈴，如對11)會場工作人員服飾禮儀①接會：了解會議任務(wù)單，要知道與會人數(shù)、a、杯墊：位于座位右上方與外沿平齊，等距離進(jìn)行拉線定位，擺放b、蓋杯：要求杯柄向右，放于杯墊之上，無杯墊時位于座位右上方f、手抽紙：每次會議室內(nèi)最少四盒(視會議主辦方具體要求而定);h、會標(biāo)、會議牌、紙、筆：根據(jù)會議主辦方具體要求配合擺放，會五分鐘準(zhǔn)備完畢①上崗要求：服務(wù)人員會前5分鐘，整理儀表，統(tǒng)一著裝2、會議設(shè)備設(shè)施準(zhǔn)備(標(biāo)準(zhǔn))①空調(diào)：開啟，并調(diào)試相適合溫度(夏季應(yīng)在25度左右，冬季應(yīng)在③幻燈機(jī)、電視機(jī)、錄像機(jī)、投影儀等各電器設(shè)備打開，會前調(diào)試完1、迎客：會議服務(wù)員站于門口迎客(視規(guī)格和情況),當(dāng)客人來到會3、毛巾：按要求將疊好的小毛巾送上(放置于與會者右側(cè))5、關(guān)門：客人全部就座會議開始后，所有茶水倒過后，服務(wù)員退出廳房，輕輕關(guān)閉會議室大門，在門外當(dāng)班(不能隨意走開)根據(jù)情況更換煙灰缸，但一定要禮貌、輕聲、快捷，盡量避免影響客人，7、煙缸：煙頭多于5個的更換，視具體情況更換8、物品補(bǔ)充：會議中間休息，要盡快整理會場，按要求補(bǔ)充和更換各種用品(換煙盅、加茶水等),上好咖啡、茶后把會議臺面收拾好，但9、大型會議服務(wù)要求：遇大型會議，設(shè)主服務(wù)員一名專為主席臺和2、檢查：仔細(xì)檢查一遍會場，看是否有遺忘的東西和文件等，設(shè)備5、關(guān)閉：關(guān)閉所有使用的電器設(shè)備空調(diào)、電燈、窗，再次檢查會場1.目的3.2客戶員負(fù)責(zé)會議登記和提前確認(rèn)工作，確保會議如期召開；并記3.4會議接待員負(fù)責(zé)在會議進(jìn)行期間巡查，及時處理突發(fā)事件，確保4.1會議的分類根據(jù)現(xiàn)時會議接待工作實際情況，將會議接待分為日常接待(二類會4.2會議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)4.2.1一般服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)1)每天安排一名會議接待員于早上8：00上班，于8：00—8：15分打開及18F會議室內(nèi)的電熱水瓶注滿水后插上電源，保證當(dāng)會議開始時有2)每天的工作由會議負(fù)責(zé)人根據(jù)實際情況進(jìn)行安排。3)會議接待員必須注意自己的儀表，穿好工作服，戴好工作牌，于4)到崗后首先檢查會議室內(nèi)的燈是否打開、空調(diào)溫度是否舒適、設(shè)5)參會人員進(jìn)入會場后，服務(wù)員應(yīng)舉止大方地為他們遞上茶水，當(dāng)6)與會人員基本到齊后，會議接待員將自己管理區(qū)域內(nèi)的會議室內(nèi)茶水添加一遍后，每隔20—25分鐘到會議室加茶水，直至?xí)h結(jié)束(如7)在加茶水過程中，會議接待員應(yīng)及時更換煙灰盅、留意會議室內(nèi)做到三輕(走路輕、講話輕、動作輕);8)會議接待領(lǐng)班必須到場監(jiān)督服務(wù)員工作，巡視會議室的準(zhǔn)備情況9)接到熱線人員通知，會議臨時需要的物資，應(yīng)5分鐘內(nèi)送到，如無法滿足，會議接待員亦應(yīng)5分鐘內(nèi)到會議室向客人解釋，如客人不滿意10)會議結(jié)束后，會議接待員應(yīng)簡單將會議室收拾一遍，包括將桌椅 (插線板、銘牌、臨時增加的椅子、白板等)還到倉庫，如果桌面及地面較臟，應(yīng)通知清潔員到場清潔，清潔后會議接待員將燈、空調(diào)、窗關(guān)好，11)每天下班前，會議接待員還應(yīng)對自己管理區(qū)域的會議室檢查一遍4.2.2一類會議(專指服務(wù)區(qū)域在主樓內(nèi)的會議室)1)會議接待負(fù)責(zé)人接到熱線人員中、大型及重要會議通知后，與預(yù)2)按客戶要求申購會議物資。3)申購物資到位后，提前一天準(zhǔn)備好橫幅，擺放好鮮花：并對會議不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入會場(會議室);一切準(zhǔn)備妥當(dāng)后，可要求客戶到現(xiàn)場4)會議接待員必須注意自己的儀表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分鐘到崗，并于會議開始前15分鐘將茶水準(zhǔn)備到位，在會議室門外5)按4.2.1第5)條款到第11)條款的程序開展工作。6)會議快結(jié)束時，服務(wù)員在會議室門外站好準(zhǔn)備歡送參會人員；巡視會議室的準(zhǔn)備情況和會議的進(jìn)行情況，以便有突發(fā)事情時及時應(yīng)對；8)如會議有需要，在會議期間應(yīng)加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，防止無關(guān)人員進(jìn)入會場擾亂會：機(jī)電設(shè)備部人員應(yīng)注意會議期間用電設(shè)備的工作情況，9)會議結(jié)束后，會議接待負(fù)責(zé)人持客戶確認(rèn)的《會議物資需求表》、10)將發(fā)票交客戶時一定要求客戶簽收，會議接待負(fù)責(zé)人一直跟進(jìn)，4.2.3臨時會議1)接到熱線人員的通知后，該區(qū)域會議接待人員應(yīng)5分鐘內(nèi)到場按4.2.1第5)條款到第11)條款的程序開展工作。4.3會議工作流程4.3.2服務(wù)熱線值班人員每20分鐘對OA同進(jìn)行臨時會議信息的收集，《商務(wù)接待活動登記表》中。會議接待人員在會議前15分鐘完成對會議4.3.3會議接待負(fù)責(zé)人員在領(lǐng)取當(dāng)天《商務(wù)接待活動登記表》時，應(yīng)4.3.4服務(wù)熱線值班人員收到語音、投影會議室預(yù)定信息后，5分鐘前