內業(yè)資料管理制度樣本（四篇）

第11頁共11頁內業(yè)資料管理制度樣本第一條嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。第二條各部室應在每年元月底向項目部辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。第三條各部室應明確規(guī)定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。第四條各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。第五條各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設計、監(jiān)理、質監(jiān)及技術等工程圖紙文字技術資料、質量資料由項目工程部負責歸檔。第六條各類承包合同、商務合同、協(xié)議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由運行維護部實行電腦化管理。第七條歸檔資料必須符合下列要求：1、文件材料齊全完整；2、根據(jù)檔案內容合并整理、立卷；3、根據(jù)檔案內容的歷史關系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。第八條檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領導。第九條由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關規(guī)定的酌情處置。第十條加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。工程檔案管理制度第一條為了確保項目部工程資料的完整和安全，特制定以下規(guī)定。第二條適用范圍1、施工圖及報批文件；2、主體及配套工程概算、預算，工程招、投標文件，工程合同，設備報價書；3、工程進度表、設計及工程變更意見、工程聯(lián)絡通知書、竣工圖、工程決算書；4、施工規(guī)范及標準、工程定額、施工圖集等；5、市場調查報告、項目策劃及廣告、銷售策劃方案、銷售進度統(tǒng)計表；6、業(yè)主投訴意見及整改報告等。第三條文件歸檔1、財務部保存：項目資金預算、合同原件、工程預算書、決算書、工程策劃預算；2、行政辦保存：合同原件、預算復印件{定標后}、決算復印件及其它所有文件；3、工程部門在施工期間保存：施工圖、變更及工程聯(lián)絡通知復印件、預算復印件(定標后)、各項報批文件副本、合同副本或復印件、施工規(guī)范及標準、工程定額、施工圖集、根據(jù)竣工圖修改說明的施工圖、業(yè)主投訴復印件、整改報告復印件(有關物業(yè)管理文件如年度預算、收支報表、業(yè)主情況、應收應付統(tǒng)計、設備維修計劃、物料消耗統(tǒng)計、采購成本、管理費、服務反饋信息、意外情況處理等按物業(yè)管理規(guī)定)；4、由政府相關部門存檔備案的資料，由工程部門整理按照政府部門規(guī)定辦理，同時，作出說明交行政辦備案；5、歸檔時間：工程、銷售、后勤等部門在接受或自行完成各項文件次日前辦理歸檔交接手續(xù)；工程部門在施工期間保存的文件在工程結束后一周內整理歸檔；6、所有歸檔資料必須附有目錄，記錄文件名、頁數(shù)、份數(shù)、未歸檔文件的去處、完好程度等。第四條文件保管1、文件須設專人保管，確保文件不丟失、不損壞、不泄露機密；2、各部門接受文件后須立即進行登記，登記內容包括：編號、文件名、文件出處、正副本份數(shù)、頁數(shù)、送交報批單位及份數(shù)；3、文件須存放地應安全可靠、通風干燥，防霉、防潮、防鼠及蟲害；4、每項工程資料須單獨集中存放、查取方便；5、保管人員對接收的資料必須進行檢查，歸檔資料應完好無缺，無涂改、涂寫，整齊、有序；第五條發(fā)放與借閱1、工程預算、招投標文件、公司經營預算、銷售策劃及預算、業(yè)主情況等均為一級保密文件，以上文件須由主管領導及以上領導批準，方可借閱或復制。若需復制，須由保管人執(zhí)行；2、設計、預算、施工、驗收、檢驗技術規(guī)范、標準等，在施工期間工程技術人員可以借閱，工程結束后一周內，交還項目部保存。3、除以上文件，原件為一份的其它文件，一般不準借閱，只能查閱。確因工作需要且又不便于復制或復制成本較高的，須由行政辦主任批準后，限期借閱，最長不超過兩天；4、不按規(guī)定辦理手續(xù)者，保管員有權拒絕借閱或查閱；5、所有人員借閱或查閱文件必須按照以上規(guī)定辦理登記手續(xù)。第六條責任及處罰1、保管和借閱人員必須遵守保密制度，必須對資料的完整、完好負責；2、對泄露公司機密者給予撤職、降薪甚至開除處理；3、丟失或損壞重要文件者，根據(jù)情節(jié)輕重分別給予警告、記過、撤職、降薪處理，無法彌補的，給予開除處理；4、不及時歸檔者，給予警告處理；5、對直接責任者處理的同時，要追究其主管的領導責任；6、保管人員未履行職責發(fā)放或丟失文件須負全部責任。第七條附則1、本制度自____年____月____日起開始執(zhí)行，有關未盡事宜，由行政辦負責解釋。2、若有違反，直接責任人員按績效考核管理辦法考核，給公司造成損失者，并需承擔賠償責任，情節(jié)嚴重，屢教不改者予以辭退。合同管理制度第一章總則第一條為加強合同管理，避免失誤，提高經濟效益，根據(jù)《合同法》及其他有關法規(guī)的規(guī)定，結合項目部的實際情況，制訂本制度。第二條項目部對外簽訂的各類合同一律適用本制度。第三條合同管理是企業(yè)管理的一項重要內容，搞好合同管理，對于項目部經濟活動的開展和經濟利益的取得，都有積極的意義。各級領導干部、法人委托人以及其他有關人員，都必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本制度。各有關部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信譽”為核心的合同管理工作。第二章合同的簽訂第四條合同談判由相關部門負責人組織，經項目經理或受權副經理批審。第五條簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關規(guī)定。對外簽訂合同，必須是法定代表人或法人委托人，法人委托人必須對本企業(yè)負責。第六條簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。第七條簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。第八條合同除即時清結者外，一律采用書面格式，并必須采用統(tǒng)一合同文本。第九條合同對各方當事人權利、義務的規(guī)定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。第十條合同內容應注意的主要問題是：1、部首部分，要注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點；2、正文部分：產品合同應注明產品名稱、技術標準和質量、數(shù)量、包裝、運輸方式及運費負擔、交貨期限、地點及驗收方法、價格、違約責任等；3、結尾部分。注意雙方都必須使用合同專用章，原則上不使用公章，嚴禁使用財務章或業(yè)務章，注明合同有效期限。第十一條簽訂合同。除合同履行地在我方所在地外，簽約時應力爭協(xié)議合同由我方所在市人民法院管轄。第十二條任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時謀取私利，違者依法嚴懲。第十三條合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報公司相關領導審查批準后，方能正式簽訂。第十四條合同原則上由部門負責人具體經辦，擬訂初稿后必須經分管副經理審閱后按合同審批權限審批。重要合同必須經法律顧問審查。第十五條合同審查的要點是：1、合同的合法性。包括。當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。2、合同的嚴密性。包括。合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。3、合同的可行性。包括。當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經濟損失。第十六條根據(jù)法律規(guī)定或實際需要，合同還應當報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。第三章合同糾紛的處理第十七條合同在履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的，應按《合同法》等有關法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。第十八條合同糾紛由有關業(yè)務部門與法律顧問負責處理，經辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。第十九條處理合同糾紛的原則是：1、堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準。2、以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應及時與對方當事人友好協(xié)商，在既維護本公司合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協(xié)議，解決糾紛。3、因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。第二十條在處理糾紛時，應加強聯(lián)系，及時通氣，積極主動地做好應做的工作，不互相推諉、指責、埋怨，統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動，一致對外。第二十一條合同糾紛的提出，加上由我方與當事人協(xié)商處理糾紛的時間，應在法律規(guī)定的時效內進行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。第二十二條凡由法律顧問處理的合同糾紛，有關部門必須主動提供下列證據(jù)材料。1、合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議)，以及與合同有關的附件、文書、傳真、圖表等；2、送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關憑證；3、貨款的承付、托收憑證，有關財務帳目；4、產品的質量標準、封樣、樣品或鑒定報告；5、有關方違約的證據(jù)材料；6、其他與處理糾紛有關的材料。第二十三條對于合同糾紛經雙方協(xié)商達成一致意見的，應簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章。第二十四條對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書、仲裁機關的調解書、仲裁書，在正式生效后，應復印若干份，分別送與對該糾紛處理及履行有關的部門收執(zhí)，各部門應由專人負責該文書執(zhí)行的了解或履行。第二十五條對于當事人在規(guī)定的期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關規(guī)定的，承辦人應及時向主管領導匯報。第二十六條對方當事人逾期不履行已經發(fā)生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的，可向人民法院申請執(zhí)行。第二十七條在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前，有關部門應認真檢查對方的執(zhí)行情況，防止差錯。執(zhí)行中若達成和解協(xié)議的，應制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。第二十八條合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應及時通知有關單位，并將有關資料匯總、歸檔，以備考。第四章合同的管理第二十九條本公司對合同實行二級管理、專業(yè)歸口制度，法人委托書制度，基礎管理制度。第三十條本公司合同管理具體是：項目部由項目經理總負責，歸口管理部門為辦公室；各部門具體負責各自授權范圍內的合同談判、擬稿及履行工作。第三十一條公司所有合同均由辦公室統(tǒng)一登記編號、經辦人簽名后，按審批權限分別由項目經理或其他書面授權人簽署。第三十二條辦公室會同有關部門認真做好合同管理的基礎工作。具體如下：1、建立合同檔案；2、建立合同管理臺帳；3、填寫“合同情況月報表”。內業(yè)資料管理制度樣本（二）編制：復核：審核：中鐵四局集團有限公司沈陽至鐵嶺城際鐵路工程(松山路-道義)軌道工程(一期)項目部____年____月____日技術資料管理制度第一條嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。第二條各部室應在每年元月底向項目部辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。第三條各部室應明確規(guī)定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。第四條各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。第五條各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設計、監(jiān)理、質監(jiān)及技術等工程圖紙文字技術資料、質量資料由項目工程部負責歸檔。第六條各類承包合同、商務合同、協(xié)議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由運行維護部實行電腦化管理。第七條歸檔資料必須符合下列要求：1、文件材料齊全完整；2、根據(jù)檔案內容合并整理、立卷；3、根據(jù)檔案內容的歷史關系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。第八條檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領導。第九條由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關規(guī)定的酌情處置。第十條加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。工程檔案管理制度第一條為了確保項目部工程資料的完整和安全，特制定以下規(guī)定。第二條適用范圍1、施工圖及報批文件；2、主體及配套工程概算、預算，工程招、投標文件，工程合同，設備報價書；3、工程進度表、設計及工程變更意見、工程聯(lián)絡通知書、竣工圖、工程決算書；4、施工規(guī)范及標準、工程定額、施工圖集等；5、市場調查報告、項目策劃及廣告、銷售策劃方案、銷售進度統(tǒng)計表；6、業(yè)主投訴意見及整改報告等。第三條文件歸檔1、財務部保存：項目資金預算、合同原件、工程預算書、決算書、工程策劃預算；2、行政辦保存：合同原件、預算復印件{定標后}、決算復印件及其它所有文件；3、工程部門在施工期間保存：施工圖、變更及工程聯(lián)絡通知復印件、預算復印件(定標后)、各項報批文件副本、合同副本或復印件、施工規(guī)范及標準、工程定額、施工圖集、根據(jù)竣工圖修改說明的施工圖、業(yè)主投訴復印件、整改報告復印件(有關物業(yè)管理文件如年度預算、收支報表、業(yè)主情況、應收應付統(tǒng)計、設備維修計劃、物料消耗統(tǒng)計、采購成本、管理費、服務反饋信息、意外情況處理等按物業(yè)管理規(guī)定)；4、由政府相關部門存檔備案的資料，由工程部門整理按照政府部門規(guī)定辦理，同時，作出說明交行政辦備案；5、歸檔時間：工程、銷售、后勤等部門在接受或自行完成各項文件次日前辦理歸檔交接手續(xù)；工程部門在施工期間保存的文件在工程結束后一周內整理歸檔；6、所有歸檔資料必須附有目錄，記錄文件名、頁數(shù)、份數(shù)、未歸檔文件的去處、完好程度等。第四條文件保管1、文件須設專人保管，確保文件不丟失、不損壞、不泄露機密；2、各部門接受文件后須立即進行登記，登記內容包括：編號、文件名、文件出處、正副本份數(shù)、頁數(shù)、送交報批單位及份數(shù)；3、文件須存放地應安全可靠、通風干燥，防霉、防潮、防鼠及蟲害；4、每項工程資料須單獨集中存放、查取方便；5、保管人員對接收的資料必須進行檢查，歸檔資料應完好無缺，無涂改、涂寫，整齊、有序；第五條發(fā)放與借閱1、工程預算、招投標文件、公司經營預算、銷售策劃及預算、業(yè)主情況等均為一級保密文件，以上文件須由主管領導及以上領導批準，方可借閱或復制。若需復制，須由保管人執(zhí)行；2、設計、預算、施工、驗收、檢驗技術規(guī)范、標準等，在施工期間工程技術人員可以借閱，工程結束后一周內，交還項目部保存。3、除以上文件，原件為一份的其它文件，一般不準借閱，只能查閱。確因工作需要且又不便于復制或復制成本較高的，須由行政辦主任批準后，限期借閱，最長不超過兩天；4、不按規(guī)定辦理手續(xù)者，保管員有權拒絕借閱或查閱；5、所有人員借閱或查閱文件必須按照以上規(guī)定辦理登記手續(xù)。第六條責任及處罰1、保管和借閱人員必須遵守保密制度，必須對資料的完整、完好負責；2、對泄露公司機密者給予撤職、降薪甚至開除處理；3、丟失或損壞重要文件者，根據(jù)情節(jié)輕重分別給予警告、記過、撤職、降薪處理，無法彌補的，給予開除處理；4、不及時歸檔者，給予警告處理；5、對直接責任者處理的同時，要追究其主管的領導責任；6、保管人員未履行職責發(fā)放或丟失文件須負全部責任。第七條附則1、本制度自____年____月____日起開始執(zhí)行，有關未盡事宜，由行政辦負責解釋。2、若有違反，直接責任人員按績效考核管理辦法考核，給公司造成損失者，并需承擔賠償責任，情節(jié)嚴重，屢教不改者予以辭退。合同管理制度第一章總則第一條為加強合同管理，避免失誤，提高經濟效益，根據(jù)《合同法》及其他有關法規(guī)的規(guī)定，結合項目部的實際情況，制訂本制度。第二條項目部對外簽訂的各類合同一律適用本制度。第三條合同管理是企業(yè)管理的一項重要內容，搞好合同管理，對于項目部經濟活動的開展和經濟利益的取得，都有積極的意義。各級領導干部、法人委托人以及其他有關人員，都必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本制度。各有關部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信譽”為核心的合同管理工作。第二章合同的簽訂第四條合同談判由相關部門負責人組織，經項目經理或受權副經理批審。第五條簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關規(guī)定。對外簽訂合同，必須是法定代表人或法人委托人，法人委托人必須對本企業(yè)負責。第六條簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。第七條簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。第八條合同除即時清結者外，一律采用書面格式，并必須采用統(tǒng)一合同文本。第九條合同對各方當事人權利、義務的規(guī)定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。第十條合同內容應注意的主要問題是：1、部首部分，要注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點；2、正文部分：產品合同應注明產品名稱、技術標準和質量、數(shù)量、包裝、運輸方式及運費負擔、交貨期限、地點及驗收方法、價格、違約責任等；3、結尾部分。注意雙方都必須使用合同專用章，原則上不使用公章，嚴禁使用財務章或業(yè)務章，注明合同有效期限。第十一條簽訂合同。除合同履行地在我方所在地外，簽約時應力爭協(xié)議合同由我方所在市人民法院管轄。第十二條任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時謀取私利，違者依法嚴懲。第十三條合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報公司相關領導審查批準后，方能正式簽訂。第十四條合同原則上由部門負責人具體經辦，擬訂初稿后必須經分管副經理審閱后按合同審批權限審批。重要合同必須經法律顧問審查。第十五條合同審查的要點是：1、合同的合法性。包括。當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。2、合同的嚴密性。包括。合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。3、合同的可行性。包括。當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經濟損失。第十六條根據(jù)法律規(guī)定或實際需要，合同還應當報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。第三章合同糾紛的處理第十七條合同在履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的，應按《合同法》等有關法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。第十八條合同糾紛由有關業(yè)務部門與法律顧問負責處理，經辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。第十九條處理合同糾紛的原則是：1、堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準。2、以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應及時與對方當事人友好協(xié)商，在既維護本公司合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協(xié)議，解決糾紛。3、因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。第二十條在處理糾紛時，應加強聯(lián)系，及時通氣，積極主動地做好應做的工作，不互相推諉、指責、埋怨，統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動，一致對外。第二十一條合同糾紛的提出，加上由我方與當事人協(xié)商處理糾紛的時間，應在法律規(guī)定的時效內進行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。第二十二條凡由法律顧問處理的合同糾紛，有關部門必須主動提供下列證據(jù)材料。1、合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議)，以及與合同有關的附件、文書、傳真、圖表等；2、送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關憑證；3、貨款的承付、托收憑證，有關財務帳目；4、產品的質量標準、封樣、樣品或鑒定報告；5、有關方違約的證據(jù)材料；6、其他與處理糾紛有關的材料。第二十三條對于合同糾紛經雙方協(xié)商達成一致意見的，應簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章。第二十四條對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書、仲裁機關的調解書、仲裁書，在正式生效后，應復印若干份，分別送與對該糾紛處理及履行有關的部門收執(zhí)，各部門應由專人負責該文書執(zhí)行的了解或履行。第二十五條對于當事人在規(guī)定的期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關規(guī)定的，承辦人應及時向主管領導匯報。第二十六條對方當事人逾期不履行已經發(fā)生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的，可向人民法院申請執(zhí)行。第二十七條在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前，有關部門應認真檢查對方的執(zhí)行情況，防止差錯。執(zhí)行中若達成和解協(xié)議的，應制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。第二十八條合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應及時通知有關單位，并將有關資料匯總、歸檔，以備考。第四章合同的管理第二十九條本公司對合同實行二級管理、專業(yè)歸口制度，法人委托書制度，基礎管理制度。第三十條本公司合同管理具體是：項目部由項目經理總負責，歸口管理部門為辦公室；各部門具體負責各自授權范圍內的合同談判、擬稿及履行工作。第三十一條公司所有合同均由辦公室統(tǒng)一登記編號、經辦人簽名后，按審批權限分別由項目經理或其他書面授權人簽署。第三十二條辦公室會同有關部門認真做好合同管理的基礎工作。具體如下：1、建立合同檔案；2、建立合同管理臺帳；3、填寫“合同情況月報表”。內業(yè)資料管理制度樣本（三）1.1總則1、為適應當前鐵路市場的需要，規(guī)范我項目施工內業(yè)資料管理，提升項目技術管理水平及能力，特制定本辦法；2、內業(yè)資料是施工過程產生的，是施工過程的原始記錄，完整、準確的內業(yè)資料是進行質量追溯，編制竣工文件和施工技術總結的重要依據(jù)。也是項目施工技術人員在施工實踐過程中形成的智力成果，為防止內業(yè)資料的流失和竣工資料的及時移交而制定本辦法；3、所有資料歸檔前，資料填寫人員應確認填寫無誤，經技術負責人復核，相關人員簽字完善并報監(jiān)理工程師簽認完畢。4、為方便和統(tǒng)一資料整理、報驗、交接工作，完善內業(yè)資料管理，本著“規(guī)范管理、嚴格管控”的原則，實現(xiàn)內業(yè)資料形成格式化、歸檔模式化、共享網絡化制定本制度。1.2資料提交和存放1、根據(jù)施工進度、計劃完成的工程任務量和施工圖提供物資設備用量、技術指標和規(guī)格。2、竣工文件編制辦法按照鐵道部辦檔(____)____及業(yè)主有關文件規(guī)定辦理，竣工文件應達到：內容齊全，文字材料、圖紙與實物一致，簽字蓋章完備，符合法律手續(xù)，文字美觀大方、字體工整、書寫整潔，圖紙線條粗細分明，圖幅正確，圖標位置準確。并達到接收、管理、使用單位滿意。按接管單位規(guī)定的日期、地點移交。3、所有內業(yè)資料按項目類別分卷，文件盒外標識準確、醒目。盒內首頁按順序填寫卷內文件目錄清單，文件盒內文件按時間先后順序存放。1.3基礎技術資料管理1.3.1技術標準管理1、施工組織設計由項目經理編制，專項施工方案由總工編制。2、施工過程中，要配備齊全工程施工所需的各種規(guī)范、標準、規(guī)程、規(guī)定，以供施工中嚴格執(zhí)行。3、施工過程中，要建立項目的技術標準體系，編制技術標準目錄，本項工作由項目資料員在項目技術負責人指導下完成。4、標準管理工作由項目技術負責人主持，項目資料員具體負責。5、項目工程所需的各類規(guī)范、標準，根據(jù)項目編制的技術標準目錄配齊，保證滿足工程需要。6、配給試驗、質檢、安全等有關技術人員使用的技術標準、規(guī)范、規(guī)定、規(guī)程，須按登記發(fā)放。當有關人員調離本項目部時，應上交資料。7、當某一標準作廢時，標準化管理人員應及時通知有關人員，交舊發(fā)新，防止作廢標準繼續(xù)使用。1.3.2工程技術檔案管理1、工程技術資料是為建筑施工提供指導和施工質量、管理情況進行記載的技術文件。也是竣工后予存查或移交建設單位作為技術檔案的原始憑證。2、單位工程必須從工程準備開始，就建立工程技術檔案，匯集整理有關資料，并貫穿于施工的全過程，直到交工驗收后結束。3、凡列入工程技術檔案的技術文件、資料，都必須經各級技術負責人正式審定。所有資料、文件都必須如實反映情況，要求記載真實、準確、及時、內容齊全、完整、整理系統(tǒng)化、表格化、字跡工整，并分類裝訂成冊。嚴禁擅自修改、偽造和事后補作。1.3.3工程技術檔案內容分類1、為了構建筑物的合理使用、維修、改建、擴建的參考文件；在工程交工時隨從其它交工資料一并提交建設單位、設備管理單位、鐵路局檔案館保存。2、為了系統(tǒng)地積累施工經驗的經濟技術資料，并由項目部保存(稱為施工技術資料)。3、工程技術檔案是永久性保存文件，必須嚴格管理，不得遺失、損壞，人員調動必須辦理移交手續(xù)。由項目部保存的工程檔案資料，一般工程在交工后統(tǒng)一交公司資料員保管，重要工程及新工藝、新技術等由技術科資料室保存；并根據(jù)工程的性質確定保存期限。4、各種技術資料檢查評分標準按現(xiàn)行全優(yōu)工程檢查記錄執(zhí)行。1.4質量控制資料1.4.1圖紙會審、設計變更、洽商紀錄1、施工前或施工中遇到設計不明確或與現(xiàn)場不符，形成圖紙會審記錄，及時與設計溝通，并辦理簽收手續(xù)，實行跟蹤落實制度。2、經現(xiàn)場核對或圖紙會審發(fā)現(xiàn)施工圖紙需要優(yōu)化和完善的工點，納入變更設計管理。按要求的內容、格式和字體填寫變更設計建議書并報監(jiān)理單位審核，監(jiān)理單位審核完成后報建設單位完善相關手續(xù)。已完成的變更設計通知書及附件歸檔保存。3、遇到其它事宜，與相關單位洽商達成一致意見的，及時記錄，形成紀要，相關單位負責人簽字保存。1.4.2作業(yè)指導書分工序編寫施工作業(yè)指導書或技術交底，嚴格施工工藝和過程控制，使安全、質量、進度和環(huán)保滿足驗標、指南、設計圖紙和施工計劃要求，完備手續(xù)后備案。1.4.3工程定位測量、放樣記錄施工測量經復核，并完備簽字手續(xù)后歸檔備案。主要包括。測量放樣原始資料、記錄、計算單、平面示意圖，測量班與架子隊、作業(yè)工班交接手續(xù)，換手測量核對等。1.4.4原材料出廠合格證及進場試(檢)驗資料在原材料進場后，試驗員會同物資部門查驗原材料、成品及半成品出廠合格證、質量證明文件，結合進料計劃和出廠合格證，協(xié)助物資部門按規(guī)定頻率進行材料驗收、委托檢驗和報送檢。1.4.5試驗報告1、配合比設計選定、試件制作、養(yǎng)護記錄，填寫施工配料單，承載力檢驗，路基填筑工藝及檢驗等，并填寫施工日志。配合監(jiān)理工程師進行的檢驗，檢驗報告除報監(jiān)理外，試驗室自留一份存檔。2、所有試驗報告結合驗工、竣工文件需要進行歸檔處理，并送現(xiàn)場技術人員填寫檢驗批、報檢。1.4.6成品及半成品出廠合格證或試驗報告物資設備部應向試驗室及時提供原材料、成品、半成品的出廠合格證書、質量證明文件，作為使用依據(jù)，并負責保管轉送技術部門列入竣工文件，同時在施工日志上記錄，以備查考。按照貫標程序，物資部門和試驗部門要做好接口，物資設備部要向試驗部門進行委托試驗，填寫物資試驗委托單(如水泥、鋼材委托單包括批號、爐號、進場日期、進貨數(shù)量、分發(fā)到的地點，使用的工程名稱、部位也要填寫清楚)。各架子隊同批次水泥、鋼材不重復檢驗。試驗部門復檢后要向物資部門反饋信息(回執(zhí)一份委托單)。1.4.7隱蔽工程驗收記錄1、隱蔽工程必須在架子隊質檢員自檢合格后請監(jiān)理工程師現(xiàn)場驗收，檢驗批按規(guī)定填寫試驗檢驗單編號，經檢查合格后即報監(jiān)理工程師簽證。完備簽字手續(xù)后的檢驗批資料分類存放。2、檢驗批等各類簽證應當天完成，特殊情況下應事先征得監(jiān)理工程師同意。1.4.8施工日志1.4.8.1施工技術1.4.8.1.1測量放樣誰主持測量，主要內容是什么(平面定位、標高)，書面資料情況，現(xiàn)場樁位情況。1.4.8.1.2技術交底交底雙方人員，主要內容、過程、執(zhí)行情況，安全、質量技術措施。如隧道開挖時要求：開挖方法、安全注意事項、開挖質量、防護措施、碴土裝運、環(huán)境保護、水土保持等。1.4.8.1.3設計變更設計單位現(xiàn)場解決設計問題與施工圖紙修改的情況，參加人員、變更原因、處理方案、實施情況進行簡述。1.4.8.1.4隱蔽工程檢查參加隱蔽前檢查監(jiān)理、設計及業(yè)主等人員，現(xiàn)場檢查情況，結果。1.4.8.1.5試驗檢測情況配合比情況，混凝土試件組數(shù)，同條件養(yǎng)護記錄，基底檢測與設計一致性等。1.4.8.2質量1、從鋼筋加工、砼澆筑、漿砌片石砌筑、圬工養(yǎng)生、土石方開挖是人工或機械、路基填筑機械組合采取工藝流程等方面分別進行描述。2、如填寫“鋼筋間距如何、綁扎或焊接長度如何、焊碴是否清除；現(xiàn)場材料質量是否合格；隧道襯砌厚度、鋼架支護間距；樁基深度、基底應力；砼塌落度偏差、砼振搗形式、施工縫處理、漿砌工藝等等是否符合要求；路基材料、填層厚度、寬度、平整度等是否符合規(guī)范要求”等。1.4.8.3安全如基坑、隧道開挖時采取了何種加固措施、現(xiàn)場安全用電情況如何、高空作業(yè)人員安全防護用品配備情況、爆破用品管理、現(xiàn)場安全標識、標牌設置等。1.4.8.4環(huán)保土方運輸現(xiàn)場灑水情況，棄碴場防護，排水設施配套等，挖基余土堆棄是否合理；砼攪拌、灌注現(xiàn)場漿液排放是否有環(huán)保措施；鉆孔樁泥漿收集、排放是否符合規(guī)定要求等。1.4.8.5工程進度或完成的工程量按分項工程項目記述當日完成量和累計完成量。每日完成量可以記錄到具體工序數(shù)量，如完成土石方數(shù)量包括各種配套機械臺班、人工完成的數(shù)量；隧道開挖、支護、襯砌、鋪底長度；橋梁樁基根數(shù)、完成深度等。1.4.8.6勞動力、機械、設備及材料情況對當日相關施工資源配置情況的記述。勞動力要明確工種、數(shù)量；機械明確型號、數(shù)量、臺班，是否有故障、維修等情況；按當日進場材料，當日使用材料分別記述，同時應記述材料種類，規(guī)格、數(shù)量、是否有合格標識等。1.4.8.7存在問題：1、因用電、因材料供應不及時；因地質情況變化或其他因素，造成施工不連續(xù)應作詳細起止時間記述，處理辦法、結果應在后述條款注明。2、內部檢查存在問題處理及處理閉合情況。在平時質量描述中提及施工中存在的問題時，在當日施工日志中或往后的日志記錄中必須要有對存在問題整改處理至合格的情況描述，對解決問題的參加人員、原因分析、處理措施、實施結果等分別進行記錄，以確保發(fā)現(xiàn)問題到整改處理合格的可追溯性。3、建設單位、監(jiān)理單位、各級質量監(jiān)督站的檢查人員對本冊工程中存在的進度、安全、質量、文明施工、環(huán)保問題的整改意見。1.4.8.8各級管理人員指示記述與本工程有關的進度、安全、質量、文明施工、環(huán)保等方面建設單位、監(jiān)理單位、各級質量監(jiān)督站、本單位管理人員的指示內容。1.4.8.9某月某日某問題的處理結果對應當日或前些日子建設單位、監(jiān)理單位、各級質量監(jiān)督站、本單位提出的有關進度、安全、質量、文明施工、環(huán)保問題的整改意見及處理結果，與第7.____點存在問題相互對應。1.4.8.10施工日志填寫要求1、填寫日志時應字體工整、頁面整潔，不得隨意涂改。2、人員名稱要寫全名，不得用稱呼或簡寫，如“張工、王監(jiān)理、李指揮、趙總”等，以確保施工日志長期保存，實現(xiàn)可追溯性的要求。嚴禁代簽。3、封面中的形成日期為開工日期與竣工日期，應填寫____年____月____日-____年____月____日。4、日志應從開工之日起至主體工程竣工之日止這段時期內每天都應及時連續(xù)地填寫，不得間斷，即使中間因故未施工，都應注明原因，如“今天下雨停工”或“因春節(jié)放假停止施工”等字樣。5、填寫的內容應真實地反映施工現(xiàn)場的實際情況。特別是對建設單位、監(jiān)理單位、監(jiān)督站的指令、整改通知、施工單位的回復應如實記錄，并與之相符合。1.4.8.11工程質量事故及事故調查記錄處理資料杜絕工程質量事故的發(fā)生。一旦發(fā)生即按《鐵路建設工程質量事故處理規(guī)定》(鐵建設【____】1____號)，并結合項目部質量管理辦法規(guī)定的程序和內容處理，記錄資料歸檔保存。1.4.8.12施工現(xiàn)場質量管理檢查記錄編制檢查記錄表格，主要包括工程地點、參加人員、檢查內容、存在問題、處理結果、記錄人和日期、保管單位和保管人等，所有簽名一律本人手簽，施工單位負責人一欄一律由項目經理簽字。1.____分項、分部工程質量驗收記錄單位工程完成后及時按竣工資料要求份數(shù)填寫、報驗、簽字。1.4.8.14第三方檢測第三方檢測范圍：橋梁樁基、路基樁基、隧道襯砌、特殊材料性能以及其它影響結構主體質量需要檢測的項目按規(guī)定在計劃檢測日前____天向第三方檢測單位提出檢測申請，填寫“工程質量檢測分標段工作量清單”(包括待檢測工程項目、檢測數(shù)量、工點個數(shù)、檢測日期等)，經監(jiān)理確認后，通過傳真或電子郵件報第三方檢測單位。做到報檢超前、現(xiàn)場檢測與施工進度同步，及時索取并完善相關資料和簽字手續(xù)。施工單位仍按檢測規(guī)程、規(guī)范合同及投標承諾要求進行各項檢測。1.5竣工文件施工過程中，技術(質檢)員加強對竣工文件(文字材料、圖紙)的收集單位工程完成并評定合格后，一個月內完成竣工文件編制，并經架子隊技術負責人審核后，移交項目部工程管理部資料員清點、封存、保管，完善交接手續(xù)。內業(yè)資料管理制度樣本（四）第一章總則第一條內業(yè)資料包括施工技術文件和施工過程記錄資料，是編制竣工文件、施工技術總結、進行質量事故分析、工程成本分析等工作的基本依據(jù)。認真收集、妥善管理內業(yè)資料是施工技術管理的重要基礎工作。第二條必須建立內業(yè)資料管理責任制，健全各類資料的分類登記、保管和借閱等制度，并責任到人。第二章內業(yè)資料第三條資料可按照細目分類管理，建立文件清單、受控文件有效文件、作廢文件目錄、在文件上進行標示。內業(yè)資料范圍，1設計文件資料，包括設計圖、參考圖、變更設計、設計圖審核、設計圖優(yōu)化和各種規(guī)范、驗標等。2過程控制資料，包括檢驗批記錄、分項工程評定、分部工程評定、測量資料、施工日志、征地拆遷、地質核查、作業(yè)指導書、技術交底及技術交底發(fā)放記錄、工程試驗、試驗檢驗及測量設備臺賬等。3施工技術管理資料。包括項目部形成的各種文件、會議記錄和會議簽到表、施工組織設計、施工規(guī)范、驗收標準、創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃、保證工程質量、安全和環(huán)境保護措施、管理方案、應急預案、水保措施、施工技術小結或總結、竣工文件相關資料、施工過程驗收及竣工驗收記錄，竣工驗收報告等。4工程試驗資料，設專門資料檔案由試驗室負責管理。試驗資料包括原材料試驗檢驗報告、材料合格證、成品及半成品質量合格證、原始檢查試驗資料、理論配合比、施工配合比、進場檢驗、試件記錄等。5其它技術資料，含文字、圖紙、照片、錄音、錄像及電子版技術資料。第四條內業(yè)資料的收集整理資料的收集應真實及時記錄施工全過程，可按施專業(yè)分類分階段收集，資料的整理可按單位工程分類組卷。第五條內業(yè)資料的管理1設計文件對上級單位下發(fā)的設計文件進行查收、使用和保管。2施工設計核查資料負責管理本單位組織核查的技術資料以及上級單位下發(fā)的全部核查資上海圣明建設實業(yè)有限公司項目部內業(yè)管理制度料。3施工調查資料負責管理本管段的全部施工調查資料以及工程項目經理部下發(fā)的有關施工調查資料。4開復工報告資料應及時將建設單位或監(jiān)理單位批復的開復工報告進行編號統(tǒng)計管理。5變更設計資料應及時將建設單位批復的變更設計資料進行編號統(tǒng)計管理。6技術交底資料負責管理本公司管段的全部技術交底資料。7測量資料負責保存本公司管段全部測量資料。8計量、試驗資料按規(guī)定由建立部門分別負責保管。9竣工