20211025-臨床床試驗歸檔資料實施規(guī)范化管理的思考

2023/5/2720211025-臨床床試驗歸檔資料實施規(guī)范化管理的思考資料規(guī)范化管理的依據(jù)貫徹執(zhí)行《藥物臨床試驗質(zhì)量管理規(guī)范》；實施SFDA和衛(wèi)生部共同制定的《藥物臨床試驗機構(gòu)資格認(rèn)定辦法（試行）》；加強藥物臨床試驗的監(jiān)督管理，確保藥物臨床試驗科學(xué)可靠。

資料規(guī)范化管理的意義為什么要規(guī)范試驗資料的歸檔和管理？資料規(guī)范化管理的意義因為歸檔資料的規(guī)范化管理關(guān)乎到：臨床試驗過程規(guī)范結(jié)果科學(xué)可靠的信息資源；受試者權(quán)益并保障其安全的有效舉措的證明；藥物臨床研究質(zhì)量控制的重要組成部分。資料規(guī)范化管理的基本要求歸檔目錄清晰建立條目清晰合理的試驗資料歸檔目錄；項目特定編碼對每一臨床試驗項目實施特定的編碼；分類獨立裝訂將類別不同的資料獨立裝訂以保證其完整性；資料規(guī)范化管理的基本要求資料必須原始注意保持歸檔資料的原始性，不要隨意謄抄；管理制度明確嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，遵循GCP和申辦協(xié)議規(guī)定保存資料；專人專室存放保管人員和存放檔案資料處必須符合要求。資料規(guī)范化管理的關(guān)注點臨床試驗歸檔資料管理的現(xiàn)狀充分認(rèn)識歸檔資料的重要性全面實施資料規(guī)范化管理1.臨床試驗歸檔資料管理的現(xiàn)狀歸檔資料管理的形式醫(yī)院層面上的管理模式專業(yè)科室層面上的管理模式兩者結(jié)合的形式1.臨床試驗歸檔資料管理的現(xiàn)狀歸檔資料管理的一些現(xiàn)象專業(yè)簡單收集存放，歸檔資料管理流于形式：醫(yī)院設(shè)立檔案室各專業(yè)科室備有文件柜全面謄抄，歸檔資料的原始性完全喪失；1.臨床試驗歸檔資料管理的現(xiàn)狀歸檔資料管理的一些現(xiàn)象當(dāng)面相互推諉，歸檔資料部分甚至全部丟失：申辦方與醫(yī)院醫(yī)院與相關(guān)專業(yè)專業(yè)與研究者各自為陣，機構(gòu)對資料歸檔狀況毫不知情；1.臨床試驗歸檔資料管理的現(xiàn)狀歸檔資料管理的一些現(xiàn)象對試驗資料歸檔與臨床試驗?zāi)晗拚J(rèn)識的誤區(qū)：試驗開始時間早，故歸檔資料不全；藥物臨床試驗已經(jīng)結(jié)束5年余，所以項目的歸檔資料保留不夠齊全。1.臨床試驗歸檔資料管理的現(xiàn)狀上述現(xiàn)象帶來的問題機構(gòu)對本單位已完成的臨床試驗概況完全不了解；機構(gòu)對本單位臨床試驗質(zhì)量顯然沒有準(zhǔn)確的認(rèn)識；在展開自查和整改工作時，難以發(fā)現(xiàn)本單位藥物臨床試驗中存在的問題；1.臨床試驗歸檔資料管理的現(xiàn)狀上述現(xiàn)象帶來的問題所以機構(gòu)也不可能對本單位的藥物臨床試驗質(zhì)量實施監(jiān)督和管理；因此在藥物臨床試驗項目注冊現(xiàn)場核查中，發(fā)生許多不愿看到的事件。1.臨床試驗歸檔資料管理的現(xiàn)狀綜上可見資料管理現(xiàn)況反映該醫(yī)療機構(gòu)的藥物臨床試驗：是否遵循GCP基本原則；是否做到試驗質(zhì)量可控；所得結(jié)果是否科學(xué)可靠；故應(yīng)清醒地認(rèn)識到：歸檔資料的規(guī)范化管理是保障藥物臨床試驗質(zhì)量不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

歸檔資料的重要性試驗歸檔資料保存不是可有可無的，而是對整個藥物臨床試驗過程全面總結(jié)的真實資源；試驗歸檔資料是藥物上市申報的第一手的真實可靠的資料；2.充分認(rèn)識歸檔資料的重要性充分認(rèn)識歸檔資料的重要性只有對試驗資料認(rèn)真整理完整歸檔，才能反映臨床試驗的質(zhì)量已得到保證；歸檔資料是藥物臨床試驗科學(xué)性、真實性、準(zhǔn)確性、可靠性的證據(jù)；歸檔資料是遵循“沒有記錄，就沒有發(fā)生”的標(biāo)志；2.充分認(rèn)識歸檔資料的重要性充分認(rèn)識歸檔資料的重要性只有歸檔資料可以真實地記載臨床試驗信息；只有資料歸檔的過程才能反映試驗的全過程；所以說臨床試驗的資料和文件歸檔的規(guī)范化管理是藥物臨床試驗成敗的關(guān)鍵所在。2.充分認(rèn)識歸檔資料的重要性3.全面實施資料規(guī)范化管理3.1

資料管理的基本建設(shè)3.2

建立目錄和分類保存3.3

資料歸檔過程明確可行3.1資料管理的基本建設(shè)建立專用檔案室或文件柜保持適當(dāng)?shù)臏囟?、濕度；防火、防盜、防蟲、防霉、防有害生物和防污染等安全措施；文件柜應(yīng)加鎖；按照不同類別檔案存放在專用的文件柜3.1資料管理的基本建設(shè)專人保管資料管理人員應(yīng)參加GCP培訓(xùn)；資料管理人員應(yīng)具備資料歸檔和管理的知識；資料管理人員應(yīng)熟悉本單位資料管理的規(guī)定。3.2建立目錄和分類保存歸檔資料編碼分類與建立目錄是避免眾多資料混淆和方便檢索和查閱的有力措施建立編碼制度；建立管理目錄；歸檔資料必須分類保存；3.2建立目錄和分類保存建立完整的歸檔資料目錄---總體清單試驗名稱、申辦單位歸檔日期、試驗時期研究者、資料整理人各個歸檔分項（知情同意書、CRF等等）3.2建立目錄和分類保存建立完整的歸檔資料目錄---分項清單該試驗的各分項資料的份數(shù)每份的頁數(shù)和頁碼等3.2建立目錄和分類保存建立歸檔資料目錄的內(nèi)容GCP在附錄2中明確規(guī)定了臨床試驗準(zhǔn)備階段、進行階段和完成后應(yīng)保存的文件；GCP規(guī)定保存的文件只是臨床試驗必須保存的基本文件清單，實際試驗項目涉及到的保存文件還有許多；3.2建立目錄和分類保存建議增加歸檔資料目錄的內(nèi)容臨床試驗啟動時相關(guān)人員的培訓(xùn)記錄；管理機構(gòu)對承擔(dān)試驗科室的監(jiān)管記錄；SAE發(fā)生和報告的登記；與試驗相關(guān)的往來文件、監(jiān)查、視察、稽查記錄；補充文檔、各方聯(lián)系的電話記錄等等。

一、臨床試驗準(zhǔn)備階段1．研究者手冊2．試驗方案及其修正案（已簽名）原件3．病例報告表（樣表）4．知情同意書原件5．財務(wù)規(guī)定6．多方協(xié)議（已簽名）（研究者、申辦者、合同研究組織）7．倫理委員會批件原件8．倫理委員會成員表原件9．研究者履歷及相關(guān)文件10．臨床試驗有關(guān)的實驗室檢測正常值范圍藥物臨床試驗保存文件目錄(GCP附錄2)

一、臨床試驗準(zhǔn)備階段（續(xù)）11．醫(yī)學(xué)或?qū)嶒炇也僮鞯馁|(zhì)控證明原件12．試驗用藥品與試驗相關(guān)物資的運貨單13．臨床試驗申請表14．臨床前實驗室資料15．國家食品藥品監(jiān)督管理局批件16．試驗用藥品的標(biāo)簽17．試驗藥物的藥檢證明原件18．設(shè)盲試驗的破盲規(guī)程藥物臨床試驗保存文件目錄(GCP附錄2)

二、臨床試驗進行階段1．研究者手冊更新件2．其他文件（方案、病例報告表、知情同意書、書面情況通知）的更新3．新研究者的履歷4．醫(yī)學(xué)、實驗室檢查的正常值范圍更新5．試驗用藥品與試驗相關(guān)物資的運貨單6．已簽名的知情同意書原件7．原始醫(yī)療文件原件8．病例報告表（已填寫，簽名，注明日期）副本9．研究者致申辦者的嚴(yán)重不良事件報告原件藥物臨床試驗保存文件目錄(GCP附錄2)

二、臨床試驗進行階段（續(xù)）10．申辦者致藥品監(jiān)督管理局、倫理委員會的嚴(yán)重不良事件報告11．中期或年度報告12．受試者簽認(rèn)代碼表原件13．受試者篩選表與入選表14．試驗用藥品登記表15．研究者簽名樣張16．試驗所用批號的試驗藥物藥檢證明17．試驗用藥品接收、分發(fā)、回收登記表藥物臨床試驗保存文件目錄(GCP附錄2)

三、臨床試驗完成后1．試驗藥物回收證明2．完成試驗受試者編碼目錄3．總結(jié)報告4．最終監(jiān)查報告藥物臨床試驗保存文件目錄(GCP附錄2)

附件1XXXXXXXXXX醫(yī)院臨床試驗歸檔資料項目登記表項目名稱：申辦單位：

專業(yè)科室：項目負(fù)責(zé)人：

文件目錄是否完整是否，請注明缺失內(nèi)容研究者手冊及其更新件，臨床前實驗室資料國家食品藥品監(jiān)督管理局批件臨床試驗申請表（申辦者）已簽名的試驗方案及其修正案原件病例報告表及其更新件（樣表）知情同意書及其更新件（樣表）已簽名的財務(wù)規(guī)定和多方協(xié)議倫理委員會批件原件及倫理委員會成員表原件研究者履歷及相關(guān)文件

研究者簽名樣張臨床試驗有關(guān)的實驗室檢測正常值范圍及其更新件醫(yī)學(xué)或?qū)嶒炇也僮鞯馁|(zhì)控證明原件每次試驗用藥物與試驗相關(guān)物資的運貨單或交接單試驗用藥物的標(biāo)簽試驗所用批號的試驗用藥物藥檢證明原件設(shè)盲試驗的破盲規(guī)程其他文件（書面情況通知）的更新已簽名的知情同意書原件病例報告表（已填寫，簽名，注明日期）副本原始醫(yī)療文件原件研究者致申辦者的嚴(yán)重不良事件報告原件

申辦者致SFDA、倫理委員會的嚴(yán)重不良事件報告中期或年度報告受試者簽認(rèn)代碼表原件受試者篩選表與入選表試驗用藥物接收、分發(fā)、回收登記表及回收證明完成試驗受試者編碼目錄隨機分配表統(tǒng)計計劃書統(tǒng)計報告色譜圖（藥代動力學(xué)及生物利用度）電子文檔刻錄光盤（藥代動力學(xué)及生物利用度）總結(jié)報告試驗各階段和最終監(jiān)查報告其他等等3.3資料歸檔過程明確可行資料歸檔流程接受試驗在試驗中研究者負(fù)責(zé)留存的原始資料收集規(guī)定的試驗前所有資料檢查臨床研究各階段的試驗資料歸檔情況按項目清單接收資料分類整理后歸檔項目登記編碼資料歸檔目錄3.3資料歸檔過程明確可行資料歸檔流程的可操作性立項：

項目登記、編制項目編碼和立項資料依據(jù)GCP和醫(yī)院對藥物臨床試驗立項的文件要求，請申辦方和研究者提交臨床試驗所需的相關(guān)文件；檢查各項文件的合法性、完整性。3.3資料歸檔過程明確可行資料歸檔流程的可操作性立項：建立該試驗資料歸檔目錄：首先是機構(gòu)檔案室項目資料目錄、承擔(dān)專業(yè)項目資料目錄，以及分項資料的基本要求等；其次是形成機構(gòu)和臨床專業(yè)在試驗過程中、結(jié)束時收集和保存的資料目錄，用于立項批準(zhǔn)后使用。3.3資料歸檔過程明確可行資料歸檔流程的可操作性試驗進行中：臨床專業(yè)收集和保存的資料目錄研究者在試驗過程中負(fù)責(zé)收集臨床逐段形成的原始資料，如CRF、研究病歷、各項臨床原始資料等；在形成和積累試驗資料階段，應(yīng)對研究者強調(diào)每一臨床試驗資料的原始性和完整性。3.3資料歸檔過程明確可行資料歸檔流程的可操作性試驗進行中：機構(gòu)收集和保存的資料目錄機構(gòu)辦在項目運行中所獲的各種原始資料，如內(nèi)部質(zhì)控、新藥研究的更新信息、SAE和監(jiān)查報告等等；并分階段檢查臨床試驗各階段形成的資料歸檔情況，用以反映臨床試驗進度及質(zhì)量。3.3資料歸檔過程明確可行資料歸檔流程的可操作性試驗結(jié)束時：對照目錄檢查各階段的歸檔資料試驗結(jié)束時按清單逐條逐項收集歸檔資料；對接收的歸檔資料進行分類、編目及必要的整理，劃分保管期限和密級；3.3資料歸檔過程明確可行資料歸檔流程的可操作性試驗結(jié)束時：對照目錄檢查各階段的歸檔資料系統(tǒng)檢查各階段歸檔資料的各項是否齊全；檢查各分項資料中是否缺頁或缺項。資料規(guī)范化管理的質(zhì)量控制注重試驗資料歸檔管理的質(zhì)量對資料歸檔保存年限的認(rèn)識信息化歸檔資料的趨勢1.注重試驗資料歸檔管理的質(zhì)量1.1

建立有效的資料管理制度1.2

重視資料的完整性和真實性1.3

關(guān)注歸檔資料的保密原則1.1建立有效的資料管理制度資料管理制度的必要和有效試驗歸檔資料繁多，建立管理制度極為重要；管理制度是否切實可行是值得管理者關(guān)注的；嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，并且做到行之有效，才能控制歸檔資料的質(zhì)量。1.1建立有效的資料管理制度資料管理制度可行性建立臨床試驗項目歸檔資料的建檔目錄、資料核查、資料裝訂、資料保存、資料查閱和借閱等一系列詳細(xì)規(guī)定；從管理制度上對試驗歸檔資料進行各環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制。1.2重視資料的完整性和真實性歸檔資料的完整性和真實性：是保證臨床試驗的科學(xué)和可靠的依據(jù)；是反映臨床試驗質(zhì)量是否可控的重要標(biāo)志；應(yīng)組織獨立于試驗的人員：1.2重視資料的完整性和真實性歸檔資料的完整性和真實性：對各項歸檔資料完整性進行檢查，以全面考察該臨床試驗過程是否規(guī)范；對歸檔資料數(shù)據(jù)進行溯源性抽查，以了解該臨床試驗過程是否真實可靠；

核對試驗資料與小結(jié)或總結(jié)信息是否一致，為注冊現(xiàn)場核查提供臨床研究的質(zhì)量保障。1.3關(guān)注歸檔資料的保密原則歸檔資料涉及到受試者隱私、商業(yè)和科研機密，故必須重視其保密性可接觸的人群：包括研究者及合作研究者、監(jiān)查員、稽查員和藥品監(jiān)督管理部門的視察、檢查人員等；查閱和借閱規(guī)定：注重借閱人員的身份確認(rèn)、借閱時間、用途均需有明確規(guī)定，并有借閱事的詳細(xì)記錄存檔在案。2.對資料歸檔保存年限的認(rèn)識GCP規(guī)定：研究者應(yīng)保存臨床資料至臨床試驗終止后5年；ICH規(guī)定：臨床資料和試驗資料須保存至上市后滿2年