董事會秘書室秘書工作手冊模板

年4月19日董事會秘書室秘書工作手冊模板資料內(nèi)容僅供您學(xué)習(xí)參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系改正或者刪除。

董事會秘書室秘書工作手冊二O一二年十月目錄前言………3第一部分日常事務(wù)處理…………………4電話、傳真、郵件、文件管理、名片第二部分日程安排………7總體日程安排…………………7出差日程安排…………………8會議安排………14大型活動………19突發(fā)來訪接待…………………23第三部分溝通與協(xié)調(diào)……24內(nèi)部溝通………24外部溝通………25秘書應(yīng)具備的禮儀……………25秘書禮儀素質(zhì)的要求…………27第四部分文字支持………28第五部分會議支持………30

前言秘書工作總結(jié)起來用六個(gè)字就能夠概括,即:辦文、辦會、辦事?？雌饋聿黄鹧?但做不好卻會誤大事。要想把秘書工作干好,需要遵循四個(gè)原則,分別是準(zhǔn)確原則、迅速原則、保密原則和實(shí)事求是的原則。為了將董事會秘書室的工作做好,參閱有關(guān)資料,撰寫了此秘書工作手冊,作為以后工作的指導(dǎo)性文件。第一部分:日常事務(wù)處理一、撥打/接聽電話的程序和標(biāo)準(zhǔn)打電話前的準(zhǔn)備準(zhǔn)備好電話記錄本和筆把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上,并逐一核對無遺漏。準(zhǔn)備好通話時(shí)需要的文件資料。查閱對方電話號碼,確認(rèn)無誤,開始撥打。正式撥打電話:撥通電話后,確認(rèn)對方公司及姓名,然后熱情而有禮貌的說:”你好!董事會秘書室****如需與有關(guān)人員通話,應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。如告知對方的內(nèi)容較復(fù)雜,應(yīng)主動提醒對方做好記錄逐一將事情說明,注意語言簡明、準(zhǔn)確;通話結(jié)束后,確認(rèn)對方已放下話筒,然后放電話。3、接聽電話3聲鈴響內(nèi)將電話接起,平和有禮貌的:”你好!董事會秘書室判斷WHO,分以下幾種情況:來電人員處理標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)部直接上級及平級記錄留言如事務(wù)緊急,記錄上級電話,速聯(lián)系有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)回電。直接下屬問清梗概,如不緊急,記錄下來轉(zhuǎn)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)如事情緊急,告知領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系方法。普通員工問清事由,如需要,轉(zhuǎn)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo);其它可視情況處理外部重要且緊密記錄留言,向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)如事務(wù)緊急,記錄電話,速聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)回電。重要但不緊密記錄留言,向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。不重要且不緊密問清概要,酌情處理若通話內(nèi)容較復(fù)雜,或有不清楚的地方,最后應(yīng)當(dāng)將要點(diǎn)重復(fù)一便,以免遺漏或有偏差。通話結(jié)束后,確認(rèn)對方已放下話筒,然后放電話。通話技巧:日常禮貌用語:詢問對方時(shí),可用:”請問您哪里?”、”請問您怎么稱呼?””請問有什么事?”等對直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉,達(dá)到聞其聲知其人,并及時(shí)予以轉(zhuǎn)接。如對方有事需要你傳達(dá),必要時(shí)需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳達(dá)的事再重復(fù)一遍,以便必要時(shí)再與對方聯(lián)系。如不能把握領(lǐng)導(dǎo)是否要和對方通話的情況下,不能隨便回答領(lǐng)導(dǎo)”在”或”不在”,可說”請您稍等一下,我去看看**領(lǐng)導(dǎo)是否在?”,然后請示領(lǐng)導(dǎo)是否轉(zhuǎn)接。如遇總經(jīng)理不愿接聽對方電話,則可用委婉的語氣:”實(shí)在抱歉,**領(lǐng)導(dǎo)這是不知上哪去了,我見到她時(shí)再給您回個(gè)電話;如果您方便的話,能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情?”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。在知道身份但不告知事由的情況下,可詢問對方是公事還是私事,如是公事可讓對方知曉,將事由告知自己也可達(dá)到目的。在對方不肯告知身份及事由的情況下,經(jīng)重復(fù)詢問后未果,可委婉結(jié)束通話。如果對方喋喋不休,廢話連篇,能夠說”請問您還有別的事嗎?”或”對不起,我還有急事要辦”等結(jié)束通話。如一個(gè)未完又來一個(gè),應(yīng)視電話內(nèi)容和對方身份,讓緊急的、重要的人員先講,同時(shí)禮貌的告訴另一方稍候片刻,或記錄對方電話,稍侯打過去。整理電話留言,在領(lǐng)導(dǎo)回來后匯報(bào)相關(guān)信息。二、傳真將傳真分類:需要領(lǐng)導(dǎo)本人審閱的,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意處理由秘書來代為處理的:A、轉(zhuǎn)給其它相關(guān)負(fù)責(zé)人由秘書本人回復(fù)使用電腦公司標(biāo)準(zhǔn)CI格式遵守公文寫作規(guī)范保密文件需要傳真時(shí),應(yīng)先與對方聯(lián)系,發(fā)送到指定傳真機(jī)上,發(fā)送后再與對方確認(rèn)。需請對方協(xié)助抄送時(shí),務(wù)必在文件正文前加以說明,列明抄送范圍務(wù)必在傳真件首頁上標(biāo)明總頁碼,并在每一頁文件上標(biāo)注頁碼。必要的傳真分類存檔三、郵件根據(jù)郵件類型(如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報(bào)表、報(bào)告/總結(jié)、新聞/通報(bào)、私人郵件等等)或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。將收件箱中的郵件過濾,刪除不必要的郵件,然后分如下:需要總經(jīng)理本人審閱的,存入相應(yīng)文件夾,部分根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意回復(fù)郵件,或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜。以領(lǐng)導(dǎo)名義回復(fù)時(shí),要在語氣上予以注意,并從領(lǐng)導(dǎo)信箱發(fā)出;以秘書名義發(fā)送時(shí),要說明郵件內(nèi)容為領(lǐng)導(dǎo)授意。由秘書來待為處理的:A、轉(zhuǎn)給其它相關(guān)負(fù)責(zé)人;B、由秘書本人回復(fù)如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對方是否收到,需要設(shè)置回執(zhí),如對方未能及時(shí)查看,需電話說明。需要領(lǐng)導(dǎo)審閱、批改的郵件打印出呈送,然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá);重要郵件及時(shí)進(jìn)行存檔四、文件管理閱讀文件,判斷是否應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)處理,然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清晰、完整。對文件進(jìn)行分類:待批、待閱件,緊急、不緊急,寫明文件摘要(必要背景資料、審批原由),便于領(lǐng)導(dǎo)工作安排。按領(lǐng)導(dǎo)批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送(可參照文件管理規(guī)定)登記存檔,必要的事情進(jìn)行追蹤,反饋結(jié)果。文件進(jìn)行登記存檔應(yīng)按不同的類別進(jìn)行存檔。注:傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的,應(yīng)及時(shí)譯出五、名片分類:可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)情況分類,如公司類型、客戶類型、地域等;存放:名片盒錄入到電子通訊錄中(更易查找)應(yīng)準(zhǔn)備一名片夾,存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片,并保證查找時(shí)方便快捷。第二部分日程安排總體日程安排工作分為日常性工作,即事先有計(jì)劃的相對固定的工作(如會議、出差、接待等)和突發(fā)性工作(臨時(shí)安排的事情)兩類。將有計(jì)劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中,同時(shí)細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。(一)總體原則:了解領(lǐng)導(dǎo)的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況,-優(yōu)化工作方法,細(xì)心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格,主動適應(yīng)其工作節(jié)拍;-了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況,特別是業(yè)務(wù)進(jìn)展情況,留意近期的工作興奮點(diǎn);對計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程;及時(shí)整理日程表,以免安排沖突;明確事情的優(yōu)先級,在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序,分清輕重緩急,酌情安排處理;定期與領(lǐng)導(dǎo)溝通,將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達(dá)成共識,以利工作開展;注意日程安排的時(shí)間松緊,適當(dāng)安排;(二)日程安排工作標(biāo)準(zhǔn)周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過多的事務(wù);在兩個(gè)約會間留出機(jī)動時(shí)間,防止會議延長引起時(shí)間沖突,并給總經(jīng)理留出整理思路的時(shí)間;同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù);根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其它信息;對于領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)安排熟記于心,及時(shí)提醒已定下來的安排,防止沖突;每周、每月安排相對固定時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)核對日程,保證秘書與領(lǐng)導(dǎo)的日程表內(nèi)容一致;不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定,在領(lǐng)導(dǎo)的同意下針對其工作習(xí)慣和時(shí)間對各種預(yù)約酌情處理;控制約會時(shí)間,適時(shí)打斷,防止拖延,以免影響下面的日程;掌握近期要回避的人物;月/周計(jì)劃安排模版可使用NOTES日歷功能,填入相關(guān)安排,打印即可;也可按照領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣,自行制作日程表;二、出差日程安排(一)國內(nèi)出差出差前:確定出差目的和日期;確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)出差陪同人與出差地相關(guān)人員溝通,確定周到的日程安排(明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息。)確定行程,預(yù)定機(jī)票(注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次)、酒店(選擇領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等)、接/送機(jī)人員(明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式);完善細(xì)致周到的日程表(時(shí)間、地點(diǎn)、對方參會人、議程等)(見范例)。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣,準(zhǔn)備出差用物品(見物品攜帶表)。擬寫授權(quán)書并于領(lǐng)導(dǎo)出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件(財(cái)務(wù)部等)。(見范例)出差中在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式,必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)日程安排,隨時(shí)通報(bào)公司及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況;配合領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人的工作,及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)溝通,及時(shí)調(diào)整日程安排;出差后出差資料整理(包括資料、名片、會談備忘),根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔;向領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費(fèi)用報(bào)銷;跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜;(二)國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同,但在此要特別提醒您注意以下幾點(diǎn):機(jī)票購買時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn),選擇好的航空公司和服務(wù),長途飛行選擇好的機(jī)型;注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請函,并提醒總經(jīng)理攜帶;根據(jù)客人的級別和國家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物;準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐膰绎L(fēng)情資料;確認(rèn)對方還是我方提供翻譯服務(wù);回國后向邀請方致謝。(三)陪同出差在出差前除了前面介紹的注意事項(xiàng)外,在出差過程中,要求秘書注意以下事項(xiàng):登機(jī)前,為領(lǐng)導(dǎo)辦理保險(xiǎn)費(fèi)購買、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù);并再次確認(rèn)接車人;到達(dá)后,辦理賓館入住手續(xù),了解總經(jīng)理房間號碼及電話,并將秘書房號電話及時(shí)告知領(lǐng)導(dǎo);每日及時(shí)核對本日及第二天的日程安排;提前設(shè)置清晨叫醒,并安排早餐;根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車輛;及時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排;攜帶領(lǐng)導(dǎo)名片、必要的會議資料(報(bào)告稿件、會面?zhèn)渫⒉稍L提綱);注意建立各種客戶關(guān)系(包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者)著裝要求:大方職業(yè)裝、著淡裝;注意言談舉止;出差返回后將領(lǐng)導(dǎo)與客戶溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤,并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷、資料整理。附件一:出差物品攜帶表名片若干日程表證件(身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等)筆記本電腦和存有必要的電子演示稿的U盤往返機(jī)票(將保險(xiǎn)費(fèi)保留在秘書手中)書面講話稿及素材活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常見藥品附件二:國內(nèi)出差日程范例****出差深圳日程安排(4月25-27日)時(shí)間日程地點(diǎn)備注4月25日17:25北京—深圳CA1305機(jī)場接機(jī)人:1360―――入住新世紀(jì)酒店該車在深圳期間隨行21:30夜宵自行安排4月26日11:30嘉利會面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人:何焯輝、譚永雄、鄧秉覺聯(lián)想:、議題:嘉利最新情況通報(bào)對方聯(lián)系人:鄧秉覺13:20出發(fā)前往EMCoffice、陪同前往14:00EMC會面深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤?、、、、EMC參加人:總經(jīng)理余昭信 副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊 技術(shù)處協(xié)理郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理張濱會面安排:14:00~15:00 雙方公司介紹交流15:00~16:00 參觀工廠16:00~17:00產(chǎn)品研討(顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品)及未來業(yè)務(wù)合作磋商17:20返回新世紀(jì),梁青陪同18:00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國國家半導(dǎo)體:李彬及隨行人員聯(lián)想:、4月27日14:00東莞金和涂料有限公司會面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)(地圖附后)金和參加人:總經(jīng)理董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠參加人:采購部主管黃寶球工程總監(jiān)鄧秉覺聯(lián)想?yún)⒓尤?、、議程安排:14:00-14:05雙方介紹14:05-14:25金和介紹(工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢等)14:25-14:55雙方討論14:55-15:25參觀金和新廠15:35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15:35-15:40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15:40-16:10參觀瑞和工廠16:10-16:25機(jī)動16:25前往機(jī)場,車程約30分鐘17:40CA1303深圳—北京安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話:附件四:國外出差日程安排表范例執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表(99年7月14日至17日)訪問時(shí)間主要活動地點(diǎn)備注7月14日17:50——20:4021:00——21:30北京——漢城到達(dá)酒店辦理入住(因通訊不便,LG商事提供一部手機(jī)在漢城期間使用,號碼為:KIMPOHolidayinnSeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在機(jī)場左邊出口舉牌接(Tel:)下榻處:HolidayinSeoul(佳樂)Tel:82—02—7179441Fax:82—02—71594417月15日8:00——9:009:00——12:3012:30——13:2013:20——14:4014:40——16:4016:40——18:00與LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park共進(jìn)早餐及會談前往LG位于龜尾的LCD廠與LGLCD負(fù)責(zé)人午餐參觀及會談(陪同及參加者:LGLCD廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J.S.Park)前往LG電子位于平澤的CDROM廠參觀及會談(陪同及參加者:LG電子Mr.M.H.Park/Sr.DirectorMr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park)HolidayinnSeoulorLGTwin龜尾路程:3小時(shí)中餐主持人:Mr.K.S.Park路程:3小時(shí)主持人:Mr.M.H.Park訪問時(shí)間主要活動地點(diǎn)備注7月15日18:00——19:3019:30——21:00與LG電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月16日8:00——9:209:30——10:0010:30——10:5010:50——11:2011:20——11:5011:50——13:0013:00——14:00自酒店前往三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)見面(LCDMarketingW.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等)作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹針對相關(guān)問題進(jìn)行會談參觀與會者共進(jìn)午餐乘車前往LG總部七星(Kiheung)聯(lián)絡(luò)人:Mr.J.Y.ParkTel:82—02—750731314:30——17:0017:00——17:3019:00——21:00會談(參加者:LG商事D.H.Kang/V.PresidentLG電子M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息與LG商事人員共進(jìn)晚餐(D.H.Kang/V.President、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG總部HolidayinnSeoul聯(lián)絡(luò)人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr.D.H.Kang訪問時(shí)間主要活動地點(diǎn)備注7月17日10:00——18:0018:00——19:0021:40——22:40參觀韓國電子市場/漢城市區(qū)及近郊觀光游覽酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機(jī)場漢城——北京漢城市區(qū)及近郊陪同人:導(dǎo)游、LG商事Mr.J.S.Park(17日為韓國國慶日)自酒店到機(jī)場約40分鐘路程三、會議安排會議分內(nèi)部會議與外部會議,現(xiàn)進(jìn)行分別介紹。(一)內(nèi)部會議安排領(lǐng)導(dǎo)主持的會議注意事項(xiàng):會前與領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會議內(nèi)容、議程和參加人;綜合考慮各種因素(如領(lǐng)導(dǎo)全天日程安排),安排會議地點(diǎn)及時(shí)間;下發(fā)會議通知后,確認(rèn)參會人是否已收到通知,對特別重要的參會人,可經(jīng)過電話確認(rèn);會中協(xié)助放映PPT,并時(shí)刻關(guān)注會場內(nèi)情況,隨機(jī)應(yīng)變;對會中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤,并反饋給領(lǐng)導(dǎo);領(lǐng)導(dǎo)參加的會議(二)外部會面安排總經(jīng)理主持的外部會面注意事項(xiàng):綜合考慮各種因素,選擇合適的會面地點(diǎn)、預(yù)定會議室;注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆;會前與對方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯,如需要,提前確認(rèn);根據(jù)來訪公司的習(xí)慣及來訪者的級別準(zhǔn)備禮物;在與來訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送,如需要注意把握接送時(shí)間,并通知對方確切的會面時(shí)間及地點(diǎn);考慮是否需要在會面時(shí)錄音或拍照,并提前準(zhǔn)備;如需安排參觀,提前與企劃部聯(lián)系,填寫參觀申請,安排參觀陪同人;會前給領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)背景材料,如需要請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與領(lǐng)導(dǎo)溝通洽談事宜;在會前擬制meetingagenda(見模版)在制作PPT時(shí)根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容,注意內(nèi)容的及時(shí)更新,并根據(jù)來訪者需求制作中/英文;--初次會面PPT應(yīng)包括:聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹;--再次會面應(yīng)注意:有針對性的業(yè)務(wù)回顧(可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料)。幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片,并提醒會面時(shí)攜帶;提前30分鐘進(jìn)行,調(diào)試設(shè)備,擺放材料,迎接客人,注意對待客人謙和有禮的態(tài)度;提醒總經(jīng)理參會,在GM同意后陪同參會,參會中協(xié)助放映ppt,并關(guān)注會場內(nèi)情況,隨機(jī)應(yīng)變,靈活處理各種情況;會面結(jié)束后,待領(lǐng)導(dǎo)或陪同送客人離去;之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備;總經(jīng)理參加的外部會面總經(jīng)理參加其它部門組織、主持的會面,秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn):注意事項(xiàng):會前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料;會前了解會議的具體地點(diǎn),如在不同辦公區(qū),請注意把握出發(fā)參會時(shí)間;對會中決議,總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的,及時(shí)跟進(jìn)并反饋四、大型活動陪同領(lǐng)導(dǎo)參加的大型活動:部門時(shí)序秘書領(lǐng)導(dǎo)活動后活動當(dāng)天活動前一天預(yù)定車輛安排日程Y征求領(lǐng)導(dǎo)意見了解活動議程N(yùn)接受活動邀請結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)需要,為領(lǐng)導(dǎo)擋駕帶好活動議程、名片等資料提醒領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動開始活動后活動當(dāng)天活動前一天預(yù)定車輛安排日程Y征求領(lǐng)導(dǎo)意見了解活動議程N(yùn)接受活動邀請結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)需要,為領(lǐng)導(dǎo)擋駕帶好活動議程、名片等資料提醒領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動開始陪同領(lǐng)導(dǎo)參加的大型活動流程說明:接受活動邀請得到活動議程,判斷重要程度,征詢領(lǐng)導(dǎo)意見;對于領(lǐng)導(dǎo)同意參加的活動事先安排日程;活動前一天的準(zhǔn)備工作做好準(zhǔn)備工作,如預(yù)定車輛等;提醒領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該參與活動的那幾項(xiàng);活動當(dāng)天著大方的職業(yè)裝,化淡妝,發(fā)型整齊,工作時(shí)間要佩帶胸卡;帶好活動議程、名片等資料;活動中關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的需要,注意保持在領(lǐng)導(dǎo)的視線內(nèi),在必要時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)擋駕;活動后整理業(yè)務(wù)資料和名片。(二)參與支持的大型活動:部門時(shí)序秘書領(lǐng)導(dǎo)征求領(lǐng)導(dǎo)理意見總經(jīng)理審閱Y活動后活動當(dāng)天活動前三星期接受活動邀請根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT,做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動議程開始征求領(lǐng)導(dǎo)理意見總經(jīng)理審閱Y活動后活動當(dāng)天活動前三星期接受活動邀請根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT,做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動議程開始參與支持的大型活動流程說明:接受活動邀請得到活動議程,判斷重要程度,征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見;如果領(lǐng)導(dǎo)同意參加活動,安排好日程;活動前三星期參加分工會,明確總經(jīng)理和自己的職責(zé),了解其它人職責(zé),將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí);如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的,要給自己留出修改時(shí)間;幫助領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后修改定稿;定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者;參加彩排;對重大活動中需要配合演示的PPT一定要重復(fù)演練;活動當(dāng)天參加外部活動時(shí),秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝,化淡妝,發(fā)型整齊,工作時(shí)間要佩帶胸卡;帶好如下物品:拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤喉片等;活動中配合演示PPT,做好錄音;活動中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo),活動期間要保持在領(lǐng)導(dǎo)的視線之內(nèi),在關(guān)注自己領(lǐng)導(dǎo)需求的同時(shí)也關(guān)注其它領(lǐng)導(dǎo)的需求;在突發(fā)緊急情況下不要慌亂,首先要關(guān)注自己領(lǐng)導(dǎo)的需求或部署,可能情況下主動分擔(dān)會務(wù)人員的工作;活動后整理業(yè)務(wù)資料和名片;根據(jù)錄音整理講話稿;領(lǐng)導(dǎo)在活動中往往會遇到很多人,引發(fā)很多工作管理上的想法,需要秘書參會后跟進(jìn)落實(shí)。五、突發(fā)來訪接待部門時(shí)序秘書領(lǐng)導(dǎo)征求領(lǐng)導(dǎo)意見NNNNYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)行后續(xù)安排安排領(lǐng)導(dǎo)同來訪者見面為對方安排會議室,告訴對方需要等待的時(shí)間領(lǐng)導(dǎo)方便時(shí)告知來訪情況記下對方聯(lián)系方式,留下對方資料征求對方意見,幫助安排其它負(fù)責(zé)人見面主動另約見面時(shí)間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來訪者相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務(wù)有關(guān)?禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)?NY對來訪者熟悉?問清對方來訪目的開始征求領(lǐng)導(dǎo)意見NYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)行后續(xù)安排安排領(lǐng)導(dǎo)同來訪者見面為對方安排會議室,告訴對方需要等待的時(shí)間領(lǐng)導(dǎo)方便時(shí)告知來訪情況記下對方聯(lián)系方式,留下對方資料征求對方意見,幫助安排其它負(fù)責(zé)人見面主動另約見面時(shí)間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來訪者相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務(wù)有關(guān)?禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)?NY對來訪者熟悉?問清對方來訪目的開始接待突發(fā)來訪流程說明:問清對方來訪目的;對于領(lǐng)導(dǎo)熟悉且非常重要的客人,如果領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時(shí)有時(shí)間接待,應(yīng)該盡量安排,能夠把來訪者帶到會議室,為對方準(zhǔn)備飲料和報(bào)紙,并告訴對方大概要等多久,同時(shí)禮貌地暗示對方領(lǐng)導(dǎo)的下一個(gè)約會何時(shí)開始,請對方注意時(shí)間;對于領(lǐng)導(dǎo)熟悉且非常重要的客人,如果領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時(shí)不愿接待或不在辦公室,由秘書對情況做出解釋,讓來訪者覺得她隨時(shí)都會受到歡迎,同時(shí)征詢來訪者意見,主動和來訪者另約一個(gè)見面時(shí)間,或幫助她安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見面;留下來訪者的聯(lián)系方式和資料,待領(lǐng)導(dǎo)方便時(shí)轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo),如果需要可進(jìn)行后續(xù)安排;對于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者,有禮貌地回絕;但如果自己不能確定,一定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見;對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪,能夠告訴對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式,留下對方的聯(lián)系方式和資料,轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理;對于確實(shí)應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式,告訴對方領(lǐng)導(dǎo)不能馬上接待她,并做出解釋。如果對方愿意,能夠推薦對方與部門其它負(fù)責(zé)人聯(lián)系,同時(shí)告訴對方能夠先把想法以寫信或寄email的方式告訴領(lǐng)導(dǎo);在領(lǐng)導(dǎo)方便時(shí)告知來訪情況,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)行后續(xù)安排。注意事項(xiàng):有些來訪者聽不進(jìn)秘書所做的任何解釋,死纏著非見領(lǐng)導(dǎo)不可,對這種人一定要毫不妥協(xié)—但要注意禮貌—重復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。同時(shí)一定要向?qū)Ψ奖ＷC能夠?qū)懶呕虬l(fā)email給總經(jīng)理,而且領(lǐng)導(dǎo)一定會看。第三部分溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通秘書要與所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)建立經(jīng)常性的溝通,了解領(lǐng)導(dǎo)近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面的思想。準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)的授意、做好上情下達(dá)的工作。秘書應(yīng)以主動謙虛的態(tài)度與領(lǐng)導(dǎo)所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通,盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況,并將信息及時(shí)整理反饋給領(lǐng)導(dǎo),有效地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)工作作為秘書,在日常的工作中,注意與其它部門和同事的協(xié)作,要把對方看作是自己的資源,經(jīng)過一點(diǎn)一滴的交往,協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系,對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶意識,尊敬對方、尊重對方,注意及時(shí)向那些給予你支持的部門和人員表示謝意。二、外部溝通外部溝通會大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介,因此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀。(見電話禮儀、書信規(guī)范)(一)業(yè)務(wù)合作:作為領(lǐng)導(dǎo)與外界溝通的窗口,秘書應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠信任的關(guān)系,但在處理事務(wù)時(shí)注意以公司利益為重,端正自己的位置,靈活處理。尊重合作伙伴和供應(yīng)商,要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù),以做到準(zhǔn)確理解對方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。在代領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)的推進(jìn)工作時(shí),要與合作廠商達(dá)成理解,為總經(jīng)理的決策創(chuàng)造良好的合作環(huán)境,輔助總經(jīng)理推進(jìn)。(二)禮尚往來:答謝(節(jié)日禮品、賀卡等)在重要的節(jié)日(如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等)秘書應(yīng)在征求領(lǐng)導(dǎo)意見之后,以禮品或賀信及時(shí)致意,維護(hù)與合作廠商的友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中,適時(shí)提醒總經(jīng)理并為其安排與供應(yīng)商或戰(zhàn)略合作伙伴建立經(jīng)常性的溝通。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。三、秘書作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的禮儀秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助人員,除完成日常業(yè)務(wù)事宜外,更多的精力是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。一個(gè)好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀,秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策,同時(shí)還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象。作好助手和參謀的工作參與決策調(diào)研,提供有份量的信息。秘書要做好決策參謀,就要積極參與決策的調(diào)查研究。首先是廣泛收集信息,多提供真實(shí)情況。其次是超前搞好調(diào)研,多提供決策預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維,多提供有份量的文稿。其中要把握三點(diǎn):要有觀察力,跟蹤了解領(lǐng)導(dǎo)的思維軌跡,敏于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。才能及時(shí)預(yù)測領(lǐng)導(dǎo)在想什么,準(zhǔn)備什么。要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問題,才有一定的高度、廣度和深度。主動與領(lǐng)導(dǎo)交流思想,經(jīng)過聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見不斷調(diào)整自己的思維,在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的思想。參與實(shí)踐,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)工作。積極介入有關(guān)工作,及時(shí)掌握相關(guān)情況,適時(shí)提出建議。經(jīng)常了解全局情況,取得按時(shí)保質(zhì)完成各類任務(wù)的主動權(quán)。參與要有度,參謀要有方參與決策調(diào)研,注重”多謀”,切忌”擅斷”。參與督促檢查,工作要”到位”,不能”越位”參與工作實(shí)踐,要當(dāng)好助手,不能做”主手”,做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。輔助總經(jīng)理塑造良好的形象。語言形象領(lǐng)導(dǎo)在正式場合發(fā)表講話,秘書要事先準(zhǔn)備好文字材料、發(fā)言提綱,必要時(shí)做好語言標(biāo)識。公務(wù)活動之前,提供廣泛適用的背景資料(包括活動內(nèi)容、所要解決的基本問題及與此相關(guān)的人文等知識)供領(lǐng)導(dǎo)參考準(zhǔn)備。2．協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為合作形象。要在事務(wù)安排中,特別是公司內(nèi)部活動中,使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工,了解情況,融于員工之中,才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為激勵形象。要尊重別人,幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道,多協(xié)商,多征求大家意見,在堅(jiān)持原則的前提下,盡量滿足下屬及部門的需求,增強(qiáng)合力。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為感化形象。領(lǐng)導(dǎo)者要經(jīng)過自身的行動影響她人,秘書是領(lǐng)導(dǎo)對外界面的口,必須協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好以下幾項(xiàng)工作:要待人熱情,例如在領(lǐng)導(dǎo)開展某項(xiàng)活動之前,詳細(xì)了解該項(xiàng)活動所涉及的人員情況,包括姓名、身份、履歷等,以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對方的信息,為開展熱情友好的交際活動創(chuàng)造條件。對外交往要真誠情切,秘書要很好地領(lǐng)會和把握總經(jīng)理的處事原則,并在對外交往中很好地運(yùn)用,必要時(shí)提醒總經(jīng)理率先垂范,以身作則。以感化、教育和鼓舞她人。秘書禮儀素質(zhì)的要求培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng)禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式,良好的道德會令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài),表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。公正客觀。要公正地評價(jià)她人,不要以自己的好惡來評說她人,也不用自己的好惡要求她人。在處事中,不能感情用事,要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的高低論曲直,提批評、建議要出于”公心”,幫助她人要出于”誠心”。忠誠守信。要忠誠老實(shí),辦事恪守原則,忠于承諾,能辦的事要千方百計(jì)辦,不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到她人的諒解。擺正站位。秘書一定要擺正自己的位置,在與不同身份的人交往處事中,要正確履行自己的職責(zé),而不能超越權(quán)限,既要積極地配合工作,又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作。培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度謙虛是指正確地看待自己,也正確地看待別人。不過高估計(jì)自己,不過低估計(jì)別人,善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點(diǎn)并改正,善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點(diǎn)欣賞和學(xué)習(xí)。恭敬就是尊重對方的人格,誠懇待人,和藹熱情,不驕橫。謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個(gè)人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現(xiàn)。表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。它們能夠表現(xiàn)出對對方的欣賞、理解和歡迎。特別在與人交談時(shí),眼神要能顯示你在傾聽對方的談話,使對方感到你能理解她、尊重她,才能贏得對方的信任,從而產(chǎn)生愿意同你交往。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密,真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。舉止。手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。秘書經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)于各種場合,更應(yīng)注意禮節(jié)。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。讓對方盡快了解自己,言談中注意語言的文雅與委婉,說話方式輕松自如,語速不急不徐,落落大方。牢記別人的姓名,稱呼恰當(dāng)親切。一般人對于自己的姓名特別在意,如果記得對方的姓名,會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。即使忘記了對方的姓名,也要委婉地”套”出或不動聲色地處理。切忌直白對方”記不起了”或”我忘記了”等讓對方難堪。培養(yǎng)溫文而雅的儀表風(fēng)度。衣著儀表是個(gè)性的表征,反映一個(gè)人的文化修養(yǎng)和格調(diào),顯示自己的職業(yè)和職位。秘書正式場合應(yīng)著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。第四部分文字支持秘書文字支持應(yīng)達(dá)到