外貿(mào)英文函電與實訓(xùn)全套PPT完整教學(xué)課件

外貿(mào)英文函電與實訓(xùn)UNIT1BusinessEnglishCorrespondenceintheAgeofE-Commerce(電子商務(wù)時代的外貿(mào)英文函電).pptxUNIT1EstablishingBusinessRelations(建立業(yè)務(wù)關(guān)系).pptxUNIT2OutlineofaBusinessLetter(國際商務(wù)信函概述).pptxUNIT2StatusEnquiries(資信調(diào)查).pptxUNIT3EnquiriesandReplies(詢盤及回復(fù)).pptxUNIT3InternationalBusinessE-mail(國際商務(wù)電子郵件寫作).pptxUNIT4OffersandCount-Offers(發(fā)盤與還盤).pptxUNIT5SalesPromotion(促銷).pptxUNIT6Orders＆TheirFulfillment(訂單及其執(zhí)行).pptxUNIT7Payment(支付).pptxUNIT8Packing(包裝).pptxUNIT9Insurance(保險).pptxUNIT10Shipment(運輸).pptxUNIT11Complaints,Claims&Adjustment(訴愿，索賠與理賠).pptxUNIT12Agency(代理).pptx全套PPT課件1．電子商務(wù)與國際貿(mào)易電子商務(wù)(ElectronicCommerce)通常是指在全球各地廣泛的商業(yè)貿(mào)易活動中，在Internet開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，基于瀏覽器/服務(wù)器應(yīng)用方式，買賣雙方不謀面地進行各種商貿(mào)活動，實現(xiàn)消費者的網(wǎng)上購物、商戶之間的網(wǎng)上交易和在線電子支付以及各種商務(wù)活動、交易活動、金融活動和相關(guān)的綜合服務(wù)活動的一種新型的商業(yè)運營模式。在傳統(tǒng)國際貿(mào)易中，交易方對產(chǎn)品的訂購、銷售、配送、支付以及各類談判等商務(wù)活動往往分別在不同的場所進行。而在網(wǎng)絡(luò)條件下，國際貿(mào)易的商務(wù)場所和運營方式都發(fā)生了根本性變化。整個貿(mào)易活動包括交談、討論、信息的索取、洽談、訂購、商品交換、結(jié)算、商品退換等都是在網(wǎng)絡(luò)上進行的，這大大地提高了貿(mào)易的效率。同時，電子商務(wù)突破了傳統(tǒng)貿(mào)易以單向物流為主的運作格局，憑借網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將商務(wù)活動中的物流、商流、信息流、資金流等資源匯集在一個平臺上，并通過這個平臺完成資源的共享和業(yè)務(wù)的重組，從而幫助交易主體降低經(jīng)營成本，加速資金周轉(zhuǎn)，提高服務(wù)管理水平，增強市場適應(yīng)能力。另外，電子商務(wù)能夠使人們更廣泛、更充分地利用信息，了解商情，共享資源。信息的透明化和公開化使市場主體間的競爭更加激烈，這必將有助于促進企業(yè)拓寬服務(wù)渠道并帶動服務(wù)質(zhì)量的提高。簡而言之，作為一種以電子數(shù)據(jù)交換為主要內(nèi)容的全新貿(mào)易運作方式，電子商務(wù)打破了時空的限制，加快了商業(yè)周期循環(huán)，高效地利用有限資源，降低成本、提高利潤，有利于增強企業(yè)的國際競爭力。它的運用，拓展了國際貿(mào)易的空間和場所，縮短了國際貿(mào)易的距離和時間，簡化了國際貿(mào)易的程序和過程，使國際貿(mào)易活動全球化、智能化、無紙化和簡易化，實現(xiàn)了劃時代的深刻變革。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日新月異，電子商務(wù)越發(fā)顯示出它的勃勃生機，其必將成為國際貿(mào)易發(fā)展的主流。按照交易服務(wù)對象分類，電子商務(wù)的交易模式主要有三種：B2B、B2C和C2C。B2B(BusinessToBusiness)是企業(yè)對企業(yè)進行網(wǎng)上交易，即商家(泛指企業(yè))對商家的電子商務(wù)。B2C(BusinessToCustomer)是商業(yè)機構(gòu)對消費者的電子商務(wù)。這種形式的電子商務(wù)一般以網(wǎng)絡(luò)零售業(yè)為主，主要借助于Internet開展在線銷售活動。C2C(CustomerToCustomer)的意思就是消費者(Consumer)與消費者(Consumer)之間的電子商務(wù)。在我國的對外貿(mào)易中，交易主體主要是國內(nèi)外的企業(yè)，因此，采用最多的就是B2B的電子商務(wù)模式。掌握一些B2B平臺的使用技巧對于我國一些中小外貿(mào)企業(yè)來說具有十分重大的現(xiàn)實意義。下面對目前比較熱門的十大外貿(mào)類B2B平臺及其使用技巧做簡單介紹。1)?A(阿里巴巴網(wǎng))阿里巴巴網(wǎng)是目前世界上最大的、基于Internet的國際貿(mào)易供求交流市場，提供來自全球178個國家(地區(qū))的最新商業(yè)機會信息和一個高速發(fā)展的商人社區(qū)，用戶可以獲得來自全球范圍各行各業(yè)的即時商業(yè)機會、公司產(chǎn)品展示、信用管理等貿(mào)易服務(wù)。該平臺上的中國供應(yīng)商以中小企業(yè)為主。大多數(shù)供應(yīng)商投資這樣的平臺是劃算的，其續(xù)簽率也非常高。但是阿里中的中國賣家太多，加之阿里平臺允許買家群發(fā)詢盤，導(dǎo)致價格競爭激烈，因此阿里成交的單子利潤都偏低。從某種角度來說，阿里還是一個外國人衡量中國供應(yīng)商價格的平臺。2)?G(環(huán)球資源網(wǎng))環(huán)球資源網(wǎng)為專業(yè)買家提供采購信息，并為供貨商提供綜合的市場推廣服務(wù)，主要包括線下展會、雜志、光盤宣傳等，最有優(yōu)勢的行業(yè)是電子類和禮品類。它對買家的審核很嚴格，成交的訂單中，大單多一些。它針對的客戶群以大企業(yè)為主，通常企業(yè)加入環(huán)球資源網(wǎng)的年費都在10萬元到20萬元之間。3)?Made-in-C(中國制造網(wǎng))該網(wǎng)站廣告投放的力度并不大，在國內(nèi)外主要靠口碑相傳，搜索引擎優(yōu)化排名也不錯。中國制造網(wǎng)的詢盤無論在質(zhì)量上還是數(shù)量上，都是值得稱道的。4)?G(世界商務(wù)網(wǎng))世界商務(wù)網(wǎng)是世界上宣傳面最廣的B2B公司，1997年成立于印度新德里，是海外著名的企業(yè)間(B2B)電子商務(wù)平臺，在全球擁有114個地域性國家站點，達到了精、細宣傳國際市場的作用。該網(wǎng)站多年來一直致力于提供高質(zhì)量的買賣信息服務(wù)和產(chǎn)品目錄及進出口商名錄查詢服務(wù)，是全球最為活躍的網(wǎng)上貿(mào)易市場之一。5)?EC21.comEC21是總部設(shè)在韓國首爾的世界貿(mào)易中心，全球有10個國家辦事處的綜合大型B2B外貿(mào)平臺，其服務(wù)器在美國。它能提供商業(yè)機會的發(fā)布和搜索，公司、產(chǎn)品的搜索查詢服務(wù)，還有相關(guān)國家的經(jīng)濟概況、投資環(huán)境等的介紹。6)?EE和EC21一樣，也是一個來自韓國的B2B網(wǎng)站。Ecplaza擁有全球最龐大的買家數(shù)據(jù)庫，數(shù)量達100萬，覆蓋全球220個國家和地區(qū)，是全球唯一一個面向VIP客戶開放買家查詢權(quán)限的B2B平臺和全球覆蓋面最廣的網(wǎng)上交易市場之一。Ecplaza(海外)以買家(采購商)為導(dǎo)向，為買家推薦優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。Ecplaza(中國區(qū))以供應(yīng)商為導(dǎo)向，為供應(yīng)商提供高質(zhì)量國外采購商。7)?TTradekey靠網(wǎng)站的搜索引擎優(yōu)化起家，能夠做到詢盤一對一匹配。它可以幫助會員公司在Google上做優(yōu)化，增加公司的曝光度，讓更多的國外買家知道會員公司的產(chǎn)品，以及提高公司的知名度。用許多產(chǎn)品的關(guān)鍵詞在Google中搜索，三頁之內(nèi)經(jīng)?？梢钥吹絋radekey的身影。8)?ECVV.com(伊西威威網(wǎng))伊西威威是全球范圍內(nèi)第一家按效果付費的B2B電子商務(wù)網(wǎng)站。該網(wǎng)站首創(chuàng)B2B市場收費新模式，推出按效果付費。如果將以收年費來贏利的B2B平臺劃分為第一代，則這種模仿Google廣告，按效果付費的贏利模式就可以稱為第二代B2B平臺。供應(yīng)商使用ECVV“按效果付費”服務(wù)，決定付費的前提在于供應(yīng)商通過ECVV網(wǎng)站收到的有效詢盤。9)?BusyT(萬國商業(yè)網(wǎng))1999年創(chuàng)辦于香港的萬國商業(yè)網(wǎng)是全球首批B2B網(wǎng)上電子交易平臺之一，會員遍及全球200多個國家和地區(qū)，網(wǎng)站服務(wù)于300多萬家活躍商家，流通著超過1000萬種產(chǎn)品。萬國商業(yè)網(wǎng)獨特的網(wǎng)商幣系統(tǒng)和其所提倡的“按需消費”的B2B模式具有創(chuàng)新的網(wǎng)絡(luò)推廣和營銷理念，是眾多B2B平臺中最具特色及性價比最高的平臺。10)?DHDHgate是一個新興的B2B平臺，由原卓越網(wǎng)CEO王樹彤女士建立，面向中國中小企業(yè)。在該網(wǎng)站賣家注冊完全免費，可以任意刊登產(chǎn)品。國外買家選購商品后先用Paypal付款給DHgate公司，DHgate通知中國供應(yīng)商發(fā)貨，買家收到貨后檢查沒有問題，通知DHgate放款給中國供應(yīng)商，大大降低了國際采購商受欺詐的風(fēng)險。2．國際貿(mào)易中的英文函電外貿(mào)英文函電是指在對外貿(mào)易交往過程中用以交換信息的英語信函、電報、電傳、傳真及電子郵件(E-mail)等。1)商業(yè)書信(BusinessLetter)迄今為止，商業(yè)書信已有數(shù)千年的歷史。它的格式從過去一成不變的縮行式發(fā)展成今天各種各樣的格式，這種發(fā)展結(jié)果主要是由于國際貿(mào)易的迅速發(fā)展所致。如今，人們已將辦公效率、辦公時間放在第一位，過去的一些俗套的商業(yè)語言、商業(yè)書信的格式等已不再適合于當(dāng)今國際貿(mào)易的發(fā)展。買賣雙方在來往的函件中，其寫作語言、體裁、格式等愈來愈趨向于簡單、明白、隨便、親切、友好，而不是以往函件中使用的復(fù)雜、累贅、拐彎抹角、拗口、難懂、生硬的語言。與其他形式的函電相比，商業(yè)書信使用的語言簡單、明白、易懂。并且書信如作為證據(jù)出現(xiàn)在法庭上，要比電報、電傳、傳真、電子郵件等更有說服力和可信度。因為書信上原始的手簽的署名比其他任何書面交際方式的署名都要真實、可靠且不易模仿，因此，書信比其他方式的書面材料更具有法律效力。但是商業(yè)書信最主要的缺點在于傳遞速度慢以及容易丟失或毀損。在所有的商務(wù)函電中，書信的傳遞速度最慢，就連最快的國際特快專遞至少也要24小時才能送達收件人手中。由于書信是通過郵政方式進行傳遞的，在其郵遞過程中容易導(dǎo)致丟失或毀損，因而影響一些重要的商務(wù)信息的正常傳遞，以致延誤交易。2)?電報(Telegraph)在所有的電信方式中，電報的使用歷史最為悠久，迄今，它已有近180年的歷史。在沒有發(fā)明電傳機、傳真機、直撥電話以及電子計算機的年代，它由于快速及保密性好的特點，一直是商人們用來傳遞各種緊急或重要信息的一種迅速、有效的通信手段。但是，電報文稿的草擬既費時又很麻煩。為了節(jié)省費用，要盡量精簡電文字數(shù)，即首先要省略一些結(jié)構(gòu)詞，然后再按意群將一些意義相關(guān)的單詞組合成一體，構(gòu)成一個計費單位，最后還要檢查文稿，看是否有可能引起誤解的地方，再發(fā)送出去。這對于英文水平不高的商人來說無疑是個極大的障礙，既費時、費力又費成本。另外，相對于電傳、傳真或電子郵件來說，電報的傳遞速度較慢。因此，電報的使用在逐年減少，基本上已經(jīng)被電傳、傳真及電子郵件所替代。3)電傳(Telex)電傳是“電傳打字電報機間相互交換信息”(Teleprinter/TeletypewriterExchange)的縮寫詞。電傳始創(chuàng)于1930年，最先在德國開發(fā)成功，而后逐漸在世界各國得以使用。20世紀(jì)七八十年代，世界上幾乎每個國家、每個地區(qū)都普遍采用電傳通信方式作為電信通信的主要手段。我國的國際電信系統(tǒng)是于70年代初開始受理國際電傳業(yè)務(wù)的。1973年以來，我國各外貿(mào)機構(gòu)先后裝置了全套電傳設(shè)施，直接與國外廠商聯(lián)系，磋商交易。電傳的使用比起電報要方便得多。用戶一天24小時內(nèi)可隨時在辦公室內(nèi)收、發(fā)電文，既避免了把電文送到電報局拍發(fā)的麻煩，又可在無人照看電傳機的時候接收電文。因此，夜間收到的信息可在第二天早上進行處理。尤其對于時差較大的多個國家來說，電傳加快了其用戶相互處理信息的速度。在20世紀(jì)七八十年代，電傳在我國進出口貿(mào)易中成為了主要的電信方式，在處理大量的、繁雜的外貿(mào)業(yè)務(wù)中起著重要作用。需要說明的是，在當(dāng)前的國際貿(mào)易業(yè)務(wù)中，電傳已在很大程度上被傳真所取代。但由于后者沒有前者的保密性能好，電傳仍被外交部門和一些商務(wù)機構(gòu)使用。但是電傳只能傳送文字，不能傳送圖表或圖案，一些符號也傳遞不出，只能用英文單詞代替。另外，草擬文稿較費時、麻煩。為節(jié)省傳遞時間，需大量使用電傳縮寫詞或簡化字。4)傳真(Fax)在互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)以前，傳真曾是國際上廣泛使用的通信方式。其特點是利用先進的電子通信技術(shù)—電子資料交換(EDI)，將原文本以真跡復(fù)印并傳送至遠處。由于它是真跡傳遞，任何函件、單據(jù)、圖表、圖案、文件、資料等，均可用傳真的方式傳遞出去。傳真件是通過無線電傳真收發(fā)機和國際、國內(nèi)直撥電話的合并使用傳遞的，費用按實際通話分鐘數(shù)計算。傳真是書信、電報、電傳、電話都不能比擬的一種現(xiàn)代化通信手段，它綜合了所有通信方式的優(yōu)越性。然而，由于傳真是采用電子資料交換的方式以真跡復(fù)印傳遞商業(yè)信息的，其做法類似于復(fù)印機的復(fù)制傳遞，很容易弄虛作假，或以假充真，所以，商界人士應(yīng)謹慎使用。另外，采用傳真?zhèn)鬟f的文字或圖形的線條一般呈鋸齒狀，與原文本的文字、圖形線條差異較大，清晰度不夠，因此傳遞出來的書面材料其清晰度還不如復(fù)印機復(fù)印出來的效果。在國際貿(mào)易中，由于上述原因，有些國家和地區(qū)并不認為它具有法律效力。因此，對于一些不太重要的商業(yè)信息，商人們才采用傳真的方式傳遞。5)電子郵件(E-mail)電子郵件(Electronicmail或縮寫為E-mail)又稱電子信箱、電子郵政，是一種用電子手段提供信息交換的通信方式。它是Internet提供的服務(wù)中使用最廣泛的一項，也是目前最為現(xiàn)代化的通信手段。這種非交互式的通信，加速了信息的交流及數(shù)據(jù)的傳送。它提供一個簡易、快速的方法，通過連接全世界的Internet，實現(xiàn)各類信件的傳送、接收、存儲等處理，將郵件送到世界的各個角落。到目前為止，電子郵件是Internet資源使用最多的一種服務(wù)。電子郵件不只限于信件的傳遞，還可用于傳送文件及圖形等各種信息。世界上任何收件人，無論他在什么國家、什么地區(qū)，只要有E-mail地址，便可在幾分鐘甚至幾秒鐘內(nèi)收到對方發(fā)來的函件。其內(nèi)容可和書信相同，但卻能比書信載有更多的內(nèi)容和信息，它還可包含聲音和圖像。而發(fā)送郵件的費用只需幾角甚至幾分錢。電子郵件的主要缺陷是安全性問題。目前的電子郵件技術(shù)還不能保證郵件傳輸過程滴水不漏以及郵件內(nèi)容不被非法讀取。此外，網(wǎng)絡(luò)上經(jīng)常有偽電子郵件，它容易產(chǎn)生兩種不同類型的危害：損害自己的名譽及破壞社會秩序。接收電子郵件耗費機時與磁盤空間，這為拒絕服務(wù)侵襲開了口子。IntroductionIfafirmwishestoopenupamarkettosellsomethingtoorbuysomethingfromforeigncountries,thepersoninchargemustfirstofallfindoutwhomheisgoingtodealwith.Itisfairlytruetosaynocustomer,nobusiness.Toestablishbusinessrelationswithprospectivedealersisoneofthevitallyimportantmeasureseitherforanewlyestablishedfirmoranoldonethatwishestoenlargeitsbusinessscopeandturnover.Aletterforsuchapurposemaybecalledastartletterora“FirstEnquiry”.Butbywhatmeanscanawriterofbusinessletterssecureallthenecessaryinformationaboutanewcustomer?Hemaydosobyreferringtoorwiththehelpof:1.?banks2.?ChambersofCommercebothathomeandabroad3.?CommercialCounselor’sOffices4.?exportcommoditiesfairsandexhibitions5.?advertisements6.?tradedirectory7.?Internet8.?marketinvestigations9.?introductionfromhisbusinessconnections10.?self-introductionbymerchantsthemselvesWritingGuideAstartletterusuallyincludesfiveparts:1.?Thesourceofinformatione.g.：YourfirmhasbeenkindlyrecommendedtousbyABC…WehaveobtainedyournameandaddressthroughtheBankofChina…2.?Thepurposeofwritinge.g.：InordertoexpandourproductsintoSouthAfrica,wearewritingtoyoutoseekcooperationpossibilities.Wewishtoexpressourdesiretoenterintobusinessrelationswithyou.3.?Companyprofilee.g.：Wearealeadingcompanywithmanyyears’experienceinmachineryexportbusiness.Weenjoyagoodreputationinternationallyinthecircleoftextile.Wehaveourprincipleas：Clients’needscomefirst.LocatedinShanghai,wetaketheadvantagetosetupoursolidifiedproductionbasisincoastalandinlandareas.4.?Productintroductione.g.：Chinesetable-clothisknownfortheirgoodqualityandfineworkmanship.TheyhaveenjoyedgreatpopularityintheEuropeanmarket.Wehaveagoodvarietyofcolorsandsizestomeetwithdifferentneeds.OurproductsareenjoyingpopularityinAsianmarkets.5.?Apushingende.g.：Yourcommentsonourproductsoranyinformationonyourmarketdemandwillbereallyappreciated.Wearelookingforwardtoyourspecificinquiries.Incaseyouneedmoreinformationaboutourbusinessstatus,weshallbeonlytoogladtoansweryourenquiresatanytime.Inrespondtolettersofestablishingbusinessrelations,youmayarrangeyourreplyaccordingtothefollowingsteps:1.?Thankthereaderfortheirinterestinyourcompanye.g.：Thankyouforyour…Thankyouforyourinterestin…Wehavereceived…YourletterofAugust8hasbeenreceivedwiththanks.2.?Showyourinterestintheirwishofestablishingbusinessrelationse.g.：Yourwishofestablishingbusinessrelationscoincideswithours.Thisisalsoourdesire.Weshallbeverygladtoenterintobusinessrelationswithyou.3.?Expressfurtheractione.g.：Wearesendingyouourcatalogandpricelist.Weshallbegladtohaveyourspecificenquiry.SpecimenlettersSpecimenletter1—SelfintroductionbyexporterDearSirs,WeoweyournameandaddresstotheCommercialCounsellor’sOfficeoftheSwedishEmbassyinBeijingwhohaveinformedusthatyouareinthemarketforTextiles.Weavailourselvesofthisopportunitytoapproachyoufortheestablishmentoftraderelationswithyou.Weareastate-operatedcorporation,handlingboththeimportandexportofTextiles.Inordertoacquaintyouwithourbusinesslines,weencloseacopyofourExportListcoveringthemainitemssuppliableatpresent.Shouldanyoftheitemsbeofinteresttoyou,pleaseletmeknow.Weshallbegladtogiveyouourlowestquotationsuponreceiptofyourdetailedrequirements.Inourtradewithmerchantsofvariouscountries,wealwaysadheretotheprincipleofequalityandmutualbenefit.Itisourhopetopromote,byjointefforts,bothtradeandfriendshiptoourmutualadvantage.Welookforwardtoreceivingyourenquiriessoon.

Yoursfaithfully,Encl.Specimenletter2—AstartletterfromimportersDearSirs,HavingobtainedyournameandaddressfromMessrs.Anderson&Co.,Rotterdam,wearewritingyouinthehopeofestablishingbusinessrelationswithyou.WehavebeenimportersofArts&Craftsformanyyears.Atpresent,weareinterestedinvariouskindsofChineseArtsandCraftsandshouldappreciateyourcataloguesandquotations.Ifyourpricesareinline,wetrustimportantbusinesscanmaterialize.Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply.

Yoursfaithfully,Specimenletter3—ReplytotheaboveletterDearSirs,Wethankyouforyourletterofthe3rdthismonthandshallbegladtoenterintobusinessrelationswithyourfirm.Complyingwithyourrequest,wearesendingyouunderseparatecoverourlatestcataloguesandpricelistcoveringourexports.Paymentshouldbemadebyanirrevocableandconfirmedletterofcredit.Ifyoufindbusinesspossible,pleasecableusforoffers.

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Water1.商務(wù)信函的組成大部分商業(yè)書信有7個標(biāo)準(zhǔn)組成部分，按順序包括信頭、日期、封內(nèi)名址、稱呼、正文、結(jié)尾敬語和簽名。(1)信頭(Heading)：信頭是公司形象的一部分，內(nèi)容也是標(biāo)準(zhǔn)化的。一般都是事先印就的，包括公司名稱、地址、電話號碼、傳真、電子郵件和網(wǎng)址等，有的還包括注冊商標(biāo)和公司標(biāo)志(Logo)、工商注冊號和注冊資本。英文地址按照由小往大的順序?qū)?。有的信頭還包含公司負責(zé)人的姓名及職務(wù)職稱。信封下面還可印有編號，編號又可分你方編號和我方編號。假如信頭中未印有你方編號，那么可把編號作為信的標(biāo)題，或在信的開頭引用對方的編號。信頭的用途就是使收信人在第一時間看到信發(fā)自何處，復(fù)信時也便于參考。(2)日期(Date)：日期在商務(wù)書信中非常重要，不可或缺。注意日期不用簡略格式，特別是不用容易產(chǎn)生歧義的格式。具體要求如下：a.年份應(yīng)完全寫出，不能用16代替2016年。b.月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字代替。c.月份名稱可以縮寫，太短的詞就不要用縮寫了。但是一般情況下，寫完整的詞比較好。d.日期可以用數(shù)字，也可以用序號來表示。月份和日期之間不用逗號，年份之前用逗號隔開。(3)封內(nèi)名址(Insidenameandaddress)：在一般的社交信中，信內(nèi)收信人的地址通常省略，但是在公務(wù)信函中不能省。收信人的公司名、地址等一般是列在信箋的左上方，在日期向下2～4行的位置。書寫封內(nèi)名址主要是為了發(fā)信時可以與信封的地址相互對照，避免放入信封時發(fā)生錯誤。而發(fā)信后根據(jù)封內(nèi)地址可以準(zhǔn)確歸檔，便于以后查找。封內(nèi)地址和姓名的順序如下：Nameofthepersonaddressed(收信人姓名)Titleofthepersonaddressed(收信人頭銜)Nameoftheorganization(單位名稱)Streetnumberandname(門牌號碼、街道名稱)City,stateandpostalcode(城市、州、郵編)Countryofdestination(所在國名稱)在封內(nèi)名址中經(jīng)常要使用一些禮節(jié)性的尊稱，最普遍的是Mr.、Mrs.和Miss(用于未婚女性)。英國人常在男性的姓名之后用Esq.(Esquire的縮寫)，不過在商業(yè)上也慢慢地改用Mr.。Mmes.(Madam的復(fù)數(shù)形式)用于兩個女士以上。Messrs.(Mr.的復(fù)數(shù)形式)用于兩個以上的男士，或用于兩個以上的男士組成的公司或團體。但當(dāng)公司名稱里不含人名，或已具有尊稱，或具有特定冠詞the時，則不能再用Messrs.這一尊稱。(4)稱呼(Salutation)：是寫信人對收信人的稱呼用語。稱呼寫在信內(nèi)地址下面空一行或兩行處。如果知道收信人的名字，最好稱呼他們的頭銜或姓，男性稱Mr.，如DearMr.Smith。女性稱DearMs.，已婚女士稱Mrs.，未婚女士稱Miss。如果知道收信公司的具體經(jīng)辦人，稱呼最好寫具體的人，甚至只用名字不用姓氏，就好像是好朋友之間的私人通信。對兩個人或兩個以上的人稱呼時使用DearSirs、DearMadams和Gentlemen(僅用復(fù)數(shù)而不用單數(shù))。對一般機關(guān)團體負責(zé)人用DearSir，對政府高級官員用Sir。稱呼后面的標(biāo)點，一般使用逗號、分號或冒號，也有不用標(biāo)點的。(5)正文(Bodyoftheletter)：位置在稱呼語下面隔一行，是信的核心部分，因此要求正文層次分明、簡單易懂。信的正文包含三個部分：a.開頭語。開頭語沒有固定的寫法，可以簡單說明寫信的原因或要求，也可以提一下上封信相關(guān)的合同或文件，或使用生動的開頭引起讀者的興趣。開頭語一般自成一段，而許多商務(wù)信函不用開頭語。開頭語在寫作時要注意簡單、明了，只要簡單地開一個頭引出下文即可。在回復(fù)對方信件時，開頭要表示感謝對方來信。b.主體。在寫作正文時，如果正文需要兩頁或者更多頁信紙，應(yīng)在聯(lián)頁的上端注明收信人的名稱、日期、頁數(shù)，再繼續(xù)寫正文，這是為了避免發(fā)信時第一頁和第二頁以及后面幾頁誤置。除了第一頁，其他頁不用印有信頭的信箋。名稱也可以盡量縮寫，只要標(biāo)注它是每封信的第幾頁即可。c.結(jié)尾。信的結(jié)尾可以重復(fù)一下剛剛所說的事情，再強調(diào)一下重點，或發(fā)信人要做或希望收信人做的事情，也可說些客套話。為此在正文結(jié)束之后要另起一段。(6)結(jié)尾敬語(Complimentaryclose)：是內(nèi)容結(jié)束后的客氣話，類似中文信中的“此致”、“敬禮”。它寫在正文下面，第一個字母要大寫，最后一個詞的后面有逗號，比較常用的是“Trulyyours”(Yourstruly)或者“Faithfullyyours”，“Sincerelyyours”。一般來說結(jié)尾敬語和開頭的稱呼有較強的關(guān)聯(lián)關(guān)系，例如：如果不知道收件人的姓名，開頭的稱呼是“DearSirs,”(英式)或“Gentlemen:”(美式)，則結(jié)尾敬辭采用“Yoursfaithfully，”(英式)或“Yourstruly，”(美式)。如果知道收件人的姓名，開頭的稱呼是“DearMr.Brown，”則結(jié)尾敬語采用“Yourssincerely，”(英式)或“Sincerelyyours，”(美式)。(7)簽名(Signature)：就是發(fā)信人所簽署的姓名。無論親自手書還是用計算機、打字機或是由秘書打印的信函，均應(yīng)在信函結(jié)束詞下留出的4行間距處簽上名字。正式信函若無簽字不僅嚴重失禮，而且不具法律效力。簽名代表了寫信人，所以其形體和寫法應(yīng)保持固定。簽名最好用鋼筆。署名既要難以模仿又要清晰易解。為便于辨認，一般商務(wù)書信還應(yīng)在簽名下方將發(fā)信人的姓名用打字形式打出。簽名格式和規(guī)則有以下約定：a.簽名者代表公司、某單位名義時，應(yīng)在結(jié)束詞下方打出全部大寫的單位名稱，然后再簽名。b.女性簽名時，為便于回信人正確使用稱呼，應(yīng)在打字的姓名前加注(Miss)或(Mrs.)。c.當(dāng)負責(zé)人不在而由經(jīng)辦人員代簽名時，要加上by、for、perpro或P.P.字樣。除了上述這七個必備的組成部分外，商務(wù)信函中還可能出現(xiàn)其他的一些部分，主要有：(1)請交……處理(Fortheattentionof)：這主要是為了便于快速分揀信件，表明希望某個具體的人或具體的部門來負責(zé)這件事情。在稱呼之上兩行，置于中間或用下劃線以示醒目。有時也可把這一短語寫在封內(nèi)名址下兩行的左上角。(2)事由(SubjectHeadingorCaption)：寫在稱呼語下面兩行，一般在信紙的中間，也可與“稱呼”對齊。還應(yīng)在底下加橫線、加粗等，以引起讀信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內(nèi)容。這樣可以節(jié)省時間，也有利于登記歸檔和查卷。事由要簡明扼要，說明商品名稱、數(shù)量、信用證或合同號碼等即可。(3)抄送(CarbonCopy)：函件抄送其他單位時，如果同時對方也知道已抄送其他單位，可在信件最后左下角注明C.C.，函件抄送其他單位時，如果同時不想讓對方知道，不寫CCto×××orCC×××，而在發(fā)往抄送單位的信函上注明BCC，即“BlindCarbonCopy”。(4)附件(Enclosure)：如果有附件，在左下角“抄送”項下注明“Encl.”；如果不只一封附件，應(yīng)注明“2Encls.”或“3Encls.”。例如：Encl.(4)：①1invoice;②1B/lading;③1Photo;④1Certificate;(5)附筆(Postscript)：信寫完后，如果還有補充說明，在信末加P.S.，然后本人簽署簡筆簽名，即只簽姓、名的首字母。一般應(yīng)盡量少用附筆，正式的函件中更應(yīng)避免使用。2.商務(wù)信函的格式商務(wù)信函的格式一般有三種：平頭式、縮行式和混合式。1)平頭式或齊頭式(Blockstyle)平頭式又分為完全平頭式和改良平頭式。(1)完全平頭式(Fullblockstyle)：信里的每一行字，包括日期、封內(nèi)地址、事由和結(jié)尾禮詞，都是從左邊的空白邊緣開始。簽名放在左下端與每行取齊，成一垂直線。每行都從左邊開始取齊，段落之間要空2行。(2)改良平頭式(Modifiedblockstyle)：這種格式，除日期、結(jié)尾禮詞和簽名部分外，其他部分每行開頭都與左邊空白邊緣對齊。2)縮行式(Indentedstyle)縮行式封內(nèi)地址和其他需要分行的地方的后一行都比前一行縮進二格或三格，各行以右斜方式排列。正文的每一段開始都縮進若干格，要注意同一封信中的縮格數(shù)應(yīng)該統(tǒng)一，如要縮三格都縮三格，一般3～5格。日期放在信紙的右上端，簽名放在中間偏右下方。3)混合式(Semi-blockstylewithindentedparagraph)混合式封內(nèi)地址和稱呼采用平頭式(從左邊的空白邊緣開始)，其他部分采用縮行式，是兩種格式的混合采用，所以稱之為混合式。日期放在信紙的右上端。3.商務(wù)信函的信封商務(wù)信函信封的書寫要正確、清楚和美觀，信封上的收信人名址要與封內(nèi)名址完全一致。在英文商務(wù)信函信封上，書寫收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同于國內(nèi)信封的寫法，需要注意以下幾點：(1)寄信人姓名、地址寫在信封的左上角，商貿(mào)機構(gòu)所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址。(2)收信人姓名、地址寫在信封中央偏下位置，現(xiàn)在的流行寫法，除縮略語外，已不用標(biāo)點符號。(3)郵票貼在信封右上角，現(xiàn)國外來函大多已在右上角印妥郵資。(4)寄信人和收信人姓名、地址的格式也有平頭式和縮行式的區(qū)分，但現(xiàn)在多用平頭式。其排列順序與漢語相反，先寫姓名，后寫地址，寫地址應(yīng)由小至大。(5)關(guān)于信件類別，投遞方式及其他事項說明，寫在信封左下角。信封上的郵寄注意事項主要有：ViaAirMail(航空郵件)ViaAirMailRegistered(航空掛號郵件)Registered(掛號郵件)Express(快遞郵件)PrintedMatter(印刷品)Samples(樣品)Sampleofnocommercialvalue(無商業(yè)價值樣品，即贈品)

如系私人信或密件，必須受信人親自開啟而不要他人拆閱的，可在信封左下角注明下列字樣：Private(私人信)Personal(個人信)Confidential(機密信)IntroductionIfyouwanttodobusinesswithafirm,youwillhavetoknowwhetheritistrustworthy.Youcouldmakestatusenquiriesforinformationconcerningthefinancialposition,credit,reputation,andbusinessmethodsofotherfirms.Inbusiness,itisveryimportanttogetalltheinformationpossiblerespectingthefirmoneisabouttoenterintorelationswith.Therearemanywaystoobtainsuchinformation.Insteadofapplying

toabusinessfriend,traderssometimesapplytobanks,chambersofcommerce,orenquiryagencies.Theinformationobtainedfromabankorfromachamberofcommerceisgenerallymostreliable.However,abankwillnotgive

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headed“Confidential”or“PrivateandConfidential”.Thesewordsarealsowrittenon

theenvelope.Tradersaskingforinformationmustbearinmindthattheyareaskingafavourandthereforeshouldwriteinpoliteandappreciativeterms.Whentheinformationisreceived,beitfavorableorunfavorable,asuitableletterofacknowledgementandthanksmustbesent.WritingGuideAnyonecanmakeastatusenquiry,butabankwillonlyreplytoonewiththeexpressconsentofthecustomerconcerned(i.e.thecustomerwhoisthesubjectoftheenquiry).Providedthatthenecessaryconsenthasbeengiven,thebankwillreplydirecttothepersonwhomadetheenquiry.Aletterofstatusenquiryshouldbebriefandconcise.1.?Statewhatyouwantinthefirstparagraph.2.?Explainwhyyouaremakingtheenquiry.3.?Promisetokeepsecret.4.?Showyourappreciationforthehelp.Whenwritingareplylettertothestatusenquiry,youshould:1.?Beginbyreferringtotheletteryouhavereceivedandmakeasummaryofthatletter.2.?Providetheinformationinfullandofferyouropinion.3.?Endyourletterbystressingtheinformationyouprovidedisconfidential.Thatmeansyouarenottobeheldliable,asthisisnotyourtransaction.Thepeoplewhofinallyclosethedealshouldbelegallyresponsiblefortheirownbusiness.SpecimenlettersSpecimenletter1—AstatusenquiryfromShanghaiShenhuaShanghaiShenhuaImp.&Exp.Co.,LtdYushanBuilding,975HongqiaoRoad,Shanghai200337,P.R.ChinaTelax/p>

March8,2016InformationServiceDept.BankofChinaShanghaiPrivate&ConfidentialDearSirs,WehavereceivedaletterfromtheAutoEngineeringCo.,Ltd.inNigeria,expressingtheirdesiretoenterintobusinessrelationswithusonconditionthatweallowthemastandingcreditofUSD5000tostartbusiness.Asstatedintheirletter,theirreferenceistheNationalBankofNigeria,Ibadan.Itisourprincipletohavemoreconnectionsabroad;however,forsafety’ssake,weshouldlikethefinancialandcreditstandingoftheabove-mentionedcompany,especiallybecausetheyhaverequestedusforastandingcredit,whichweseldomgranttonewcustomers.Weshouldbeverypleasedifyouwouldassistusinthisrespect,andwecanassureyouthatanyinformationyoumaygiveuswillbetreatedinabsoluteconfidence.

Yoursfaithfully,Specimenletter2?—?AletterfromtheBankofChinatoBarminsterBankLondon,EnglandMarch10,2016

Private&ConfidentialDearSirs,Ourclient,ShanghaiShenhuaImport&ExportCorp.,haveaskedusforinformationabouttheAutoEngineeringCo.,Ltd.inIbadan,NigeriaasthelatterwouldrequestastandingcreditofUSD5000tostartbusiness.WeknowtheAutoEngineeringCo,Ltd.,butourknowledgeofthecompanyislimitedtoafewmonthstradingwithafirminShanghaionanL/Cbasis.Weshould,therefore,liketoknowwhetherornottheirfinancialandcreditstandingaresoundsothatwemayrespondtoourclient.TheonlyreferenceasgivenbytheAutoEngineeringCo.,Ltd.istheirbanker,theNationalBankofNigeria,Ibadan.Weshallbemostgratefulforanyinformationyoucanobtainforus.

Yoursfaithfully,

TheBankofChina

ShanghaiBranchSpecimenletter3—ReplyfromBarminsterBank(Favorablereply)TheBankofChinaShanghaiBranchMarch14,2016DearSirs,WehavenowreceivedfromtheNationalBankofNigeriatheinformationyouaskedinyourletterofMarch10.TheAutoEngineeringCo.,Ltd.youmentionedisaprivatecompanyrunasafamilyconcernbythreebrothersandwasfoundedfifteenyearsago.Itenjoysagoodreputation.Asfarasourinformationgoesitispunctuallymeetingitscommitmentsandacreditinthesumyoumentionwouldseemtobesafe.Thisinformationisconfidentialandisgivenwithoutanyresponsibilityonourpart.

Yoursfaithfully,

BarminsterBankLtd.Specimenletter4—ReplyfromBarminsterBank(Unfavorablereply)TheBankofChinaShanghaiBranchMarch14,2016DearSirs,Wehavecompletedourenquiriesconcerningthefirmmentionedinyourletterof10thMarchandregretthatwemustadviseyoutoregardtheirrequestforcreditwithcaution.Aboutayearagoanactionwasbroughtagainstthefirmbyoneofitssuppliersforrecoveryofthesumsdue,thoughpaymentwaslaterrecoveredinfull.Ourenquiriesrevealnothingtosuggestthatthefirmisnotstraightforward.Itseemstousthatthefirm’sdifficultieswereduetobadmanagementandinparticulartoovertrading.Consequently,mostofthefirm’ssupplierseithergiveonlyveryshortcreditforlimitedsumsormakedeliveriesonacashbasis.Thisinformationisofcoursesuppliedinthestrictestconfidence.

Yoursfaithfully,

BarminsterBankLtd.IntroductionBrieflyspeaking,anenquiryisarequestforinformationsuchasprices,quantitiesandotherrelativedetailsaboutspecificgoods.Itisusuallymadebyapotentialbuyer,alsocalledanenquirer.Sometimes,oneregardsenquiresasthefirststepofabusinessnegotiation.Enquiriesmaybedividedintotwotypes:1.?GeneralenquiriesAgeneralenquiryisarequesttogetinformationaboutthegoodsbyaskingforacatalogue,apricelist,samplesandsoforth.2.?SpecificenquiriesAspecificenquiryisarequesttogetspecificinformationaboutthegoodstobeordered,suchasunitprice(CIF,FOB,etc.),catalogue,deliverydate,termsofpayment,discounts,packingandspecifications,orasktheaddresseetomakeaquotationoranofferforthegoods.WritingGuideWhenwritingaletterofgeneralenquiry,youshouldfirsttellthecorrespondenthowyougethisnameandaddress,stateyourintentionofwritingtheletterandexpressyourwishtoenterintobusinessrelations.Certainly,ifyouaremakingafirstenquiry,abriefself-introductionisnecessaryallthetime.Aletterofspecificenquiryshouldbebrief,conciseandcomplete.Itmayincludethefollowingfiveparts:1.?Thingsyouarerequestingfor,suchasacatalogue,aprice-listandsamples2.?Abriefself-introduction3.?Statingthepossibilityofplacinganorder4.Askingthepossibilityofaspecialdiscount,termsofpaymentanddeliverytimeyouexpect5.?ShowingthecourteousnessandpolitenessinyourrequestsallthetimeWheneveryougetanenquiryletter,youshouldmakeapromptandcarefulreply.Replylettersanswerquestions,supplyinformationandofferspecifictermstosatisfythepotentialbuyer.Areplylettershouldinclude:1.?Acknowledgingthereceiptotheenquiry2.?Givingallthedetailsofwhatyoucansupplyandintroducingthemeritofthegoods3.?Enclosingthecatalogue,price-listandsamples,whichtheenquirerrequestedfor4.?Indicatingthetermsofpaymentandthepossibletimeofdelivery5.?YourwishtostartpracticaltransactionSpecimenlettersSpecimenletter1—AgeneralenquiryDearSirs,Messrs.Brown&Clarkofthiscityinformusthatyouareexportersofallcottonbed-sheetsandpillowcases.Wewouldlikeyoutosendusdetailsofyourvariousranges,includingsizes,colorsandprices,andalsosamplesofthedi