外貿(mào)英文函電與實(shí)訓(xùn)全套PPT完整教學(xué)課件

外貿(mào)英文函電與實(shí)訓(xùn)UNIT1BusinessEnglishCorrespondenceintheAgeofE-Commerce(電子商務(wù)時(shí)代的外貿(mào)英文函電).pptxUNIT1EstablishingBusinessRelations(建立業(yè)務(wù)關(guān)系).pptxUNIT2OutlineofaBusinessLetter(國(guó)際商務(wù)信函概述).pptxUNIT2StatusEnquiries(資信調(diào)查).pptxUNIT3EnquiriesandReplies(詢盤(pán)及回復(fù)).pptxUNIT3InternationalBusinessE-mail(國(guó)際商務(wù)電子郵件寫(xiě)作).pptxUNIT4OffersandCount-Offers(發(fā)盤(pán)與還盤(pán)).pptxUNIT5SalesPromotion(促銷(xiāo)).pptxUNIT6Orders＆TheirFulfillment(訂單及其執(zhí)行).pptxUNIT7Payment(支付).pptxUNIT8Packing(包裝).pptxUNIT9Insurance(保險(xiǎn)).pptxUNIT10Shipment(運(yùn)輸).pptxUNIT11Complaints,Claims&Adjustment(訴愿，索賠與理賠).pptxUNIT12Agency(代理).pptx全套PPT課件1．電子商務(wù)與國(guó)際貿(mào)易電子商務(wù)(ElectronicCommerce)通常是指在全球各地廣泛的商業(yè)貿(mào)易活動(dòng)中，在Internet開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，基于瀏覽器/服務(wù)器應(yīng)用方式，買(mǎi)賣(mài)雙方不謀面地進(jìn)行各種商貿(mào)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)消費(fèi)者的網(wǎng)上購(gòu)物、商戶之間的網(wǎng)上交易和在線電子支付以及各種商務(wù)活動(dòng)、交易活動(dòng)、金融活動(dòng)和相關(guān)的綜合服務(wù)活動(dòng)的一種新型的商業(yè)運(yùn)營(yíng)模式。在傳統(tǒng)國(guó)際貿(mào)易中，交易方對(duì)產(chǎn)品的訂購(gòu)、銷(xiāo)售、配送、支付以及各類(lèi)談判等商務(wù)活動(dòng)往往分別在不同的場(chǎng)所進(jìn)行。而在網(wǎng)絡(luò)條件下，國(guó)際貿(mào)易的商務(wù)場(chǎng)所和運(yùn)營(yíng)方式都發(fā)生了根本性變化。整個(gè)貿(mào)易活動(dòng)包括交談、討論、信息的索取、洽談、訂購(gòu)、商品交換、結(jié)算、商品退換等都是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，這大大地提高了貿(mào)易的效率。同時(shí)，電子商務(wù)突破了傳統(tǒng)貿(mào)易以單向物流為主的運(yùn)作格局，憑借網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將商務(wù)活動(dòng)中的物流、商流、信息流、資金流等資源匯集在一個(gè)平臺(tái)上，并通過(guò)這個(gè)平臺(tái)完成資源的共享和業(yè)務(wù)的重組，從而幫助交易主體降低經(jīng)營(yíng)成本，加速資金周轉(zhuǎn)，提高服務(wù)管理水平，增強(qiáng)市場(chǎng)適應(yīng)能力。另外，電子商務(wù)能夠使人們更廣泛、更充分地利用信息，了解商情，共享資源。信息的透明化和公開(kāi)化使市場(chǎng)主體間的競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，這必將有助于促進(jìn)企業(yè)拓寬服務(wù)渠道并帶動(dòng)服務(wù)質(zhì)量的提高。簡(jiǎn)而言之，作為一種以電子數(shù)據(jù)交換為主要內(nèi)容的全新貿(mào)易運(yùn)作方式，電子商務(wù)打破了時(shí)空的限制，加快了商業(yè)周期循環(huán)，高效地利用有限資源，降低成本、提高利潤(rùn)，有利于增強(qiáng)企業(yè)的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力。它的運(yùn)用，拓展了國(guó)際貿(mào)易的空間和場(chǎng)所，縮短了國(guó)際貿(mào)易的距離和時(shí)間，簡(jiǎn)化了國(guó)際貿(mào)易的程序和過(guò)程，使國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)全球化、智能化、無(wú)紙化和簡(jiǎn)易化，實(shí)現(xiàn)了劃時(shí)代的深刻變革。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日新月異，電子商務(wù)越發(fā)顯示出它的勃勃生機(jī)，其必將成為國(guó)際貿(mào)易發(fā)展的主流。按照交易服務(wù)對(duì)象分類(lèi)，電子商務(wù)的交易模式主要有三種：B2B、B2C和C2C。B2B(BusinessToBusiness)是企業(yè)對(duì)企業(yè)進(jìn)行網(wǎng)上交易，即商家(泛指企業(yè))對(duì)商家的電子商務(wù)。B2C(BusinessToCustomer)是商業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)消費(fèi)者的電子商務(wù)。這種形式的電子商務(wù)一般以網(wǎng)絡(luò)零售業(yè)為主，主要借助于Internet開(kāi)展在線銷(xiāo)售活動(dòng)。C2C(CustomerToCustomer)的意思就是消費(fèi)者(Consumer)與消費(fèi)者(Consumer)之間的電子商務(wù)。在我國(guó)的對(duì)外貿(mào)易中，交易主體主要是國(guó)內(nèi)外的企業(yè)，因此，采用最多的就是B2B的電子商務(wù)模式。掌握一些B2B平臺(tái)的使用技巧對(duì)于我國(guó)一些中小外貿(mào)企業(yè)來(lái)說(shuō)具有十分重大的現(xiàn)實(shí)意義。下面對(duì)目前比較熱門(mén)的十大外貿(mào)類(lèi)B2B平臺(tái)及其使用技巧做簡(jiǎn)單介紹。1)?A(阿里巴巴網(wǎng))阿里巴巴網(wǎng)是目前世界上最大的、基于Internet的國(guó)際貿(mào)易供求交流市場(chǎng)，提供來(lái)自全球178個(gè)國(guó)家(地區(qū))的最新商業(yè)機(jī)會(huì)信息和一個(gè)高速發(fā)展的商人社區(qū)，用戶可以獲得來(lái)自全球范圍各行各業(yè)的即時(shí)商業(yè)機(jī)會(huì)、公司產(chǎn)品展示、信用管理等貿(mào)易服務(wù)。該平臺(tái)上的中國(guó)供應(yīng)商以中小企業(yè)為主。大多數(shù)供應(yīng)商投資這樣的平臺(tái)是劃算的，其續(xù)簽率也非常高。但是阿里中的中國(guó)賣(mài)家太多，加之阿里平臺(tái)允許買(mǎi)家群發(fā)詢盤(pán)，導(dǎo)致價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)激烈，因此阿里成交的單子利潤(rùn)都偏低。從某種角度來(lái)說(shuō)，阿里還是一個(gè)外國(guó)人衡量中國(guó)供應(yīng)商價(jià)格的平臺(tái)。2)?G(環(huán)球資源網(wǎng))環(huán)球資源網(wǎng)為專(zhuān)業(yè)買(mǎi)家提供采購(gòu)信息，并為供貨商提供綜合的市場(chǎng)推廣服務(wù)，主要包括線下展會(huì)、雜志、光盤(pán)宣傳等，最有優(yōu)勢(shì)的行業(yè)是電子類(lèi)和禮品類(lèi)。它對(duì)買(mǎi)家的審核很?chē)?yán)格，成交的訂單中，大單多一些。它針對(duì)的客戶群以大企業(yè)為主，通常企業(yè)加入環(huán)球資源網(wǎng)的年費(fèi)都在10萬(wàn)元到20萬(wàn)元之間。3)?Made-in-C(中國(guó)制造網(wǎng))該網(wǎng)站廣告投放的力度并不大，在國(guó)內(nèi)外主要靠口碑相傳，搜索引擎優(yōu)化排名也不錯(cuò)。中國(guó)制造網(wǎng)的詢盤(pán)無(wú)論在質(zhì)量上還是數(shù)量上，都是值得稱道的。4)?G(世界商務(wù)網(wǎng))世界商務(wù)網(wǎng)是世界上宣傳面最廣的B2B公司，1997年成立于印度新德里，是海外著名的企業(yè)間(B2B)電子商務(wù)平臺(tái)，在全球擁有114個(gè)地域性國(guó)家站點(diǎn)，達(dá)到了精、細(xì)宣傳國(guó)際市場(chǎng)的作用。該網(wǎng)站多年來(lái)一直致力于提供高質(zhì)量的買(mǎi)賣(mài)信息服務(wù)和產(chǎn)品目錄及進(jìn)出口商名錄查詢服務(wù)，是全球最為活躍的網(wǎng)上貿(mào)易市場(chǎng)之一。5)?EC21.comEC21是總部設(shè)在韓國(guó)首爾的世界貿(mào)易中心，全球有10個(gè)國(guó)家辦事處的綜合大型B2B外貿(mào)平臺(tái)，其服務(wù)器在美國(guó)。它能提供商業(yè)機(jī)會(huì)的發(fā)布和搜索，公司、產(chǎn)品的搜索查詢服務(wù)，還有相關(guān)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)概況、投資環(huán)境等的介紹。6)?EE和EC21一樣，也是一個(gè)來(lái)自韓國(guó)的B2B網(wǎng)站。Ecplaza擁有全球最龐大的買(mǎi)家數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)量達(dá)100萬(wàn)，覆蓋全球220個(gè)國(guó)家和地區(qū)，是全球唯一一個(gè)面向VIP客戶開(kāi)放買(mǎi)家查詢權(quán)限的B2B平臺(tái)和全球覆蓋面最廣的網(wǎng)上交易市場(chǎng)之一。Ecplaza(海外)以買(mǎi)家(采購(gòu)商)為導(dǎo)向，為買(mǎi)家推薦優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。Ecplaza(中國(guó)區(qū))以供應(yīng)商為導(dǎo)向，為供應(yīng)商提供高質(zhì)量國(guó)外采購(gòu)商。7)?TTradekey靠網(wǎng)站的搜索引擎優(yōu)化起家，能夠做到詢盤(pán)一對(duì)一匹配。它可以幫助會(huì)員公司在Google上做優(yōu)化，增加公司的曝光度，讓更多的國(guó)外買(mǎi)家知道會(huì)員公司的產(chǎn)品，以及提高公司的知名度。用許多產(chǎn)品的關(guān)鍵詞在Google中搜索，三頁(yè)之內(nèi)經(jīng)?？梢钥吹絋radekey的身影。8)?ECVV.com(伊西威威網(wǎng))伊西威威是全球范圍內(nèi)第一家按效果付費(fèi)的B2B電子商務(wù)網(wǎng)站。該網(wǎng)站首創(chuàng)B2B市場(chǎng)收費(fèi)新模式，推出按效果付費(fèi)。如果將以收年費(fèi)來(lái)贏利的B2B平臺(tái)劃分為第一代，則這種模仿Google廣告，按效果付費(fèi)的贏利模式就可以稱為第二代B2B平臺(tái)。供應(yīng)商使用ECVV“按效果付費(fèi)”服務(wù)，決定付費(fèi)的前提在于供應(yīng)商通過(guò)ECVV網(wǎng)站收到的有效詢盤(pán)。9)?BusyT(萬(wàn)國(guó)商業(yè)網(wǎng))1999年創(chuàng)辦于香港的萬(wàn)國(guó)商業(yè)網(wǎng)是全球首批B2B網(wǎng)上電子交易平臺(tái)之一，會(huì)員遍及全球200多個(gè)國(guó)家和地區(qū)，網(wǎng)站服務(wù)于300多萬(wàn)家活躍商家，流通著超過(guò)1000萬(wàn)種產(chǎn)品。萬(wàn)國(guó)商業(yè)網(wǎng)獨(dú)特的網(wǎng)商幣系統(tǒng)和其所提倡的“按需消費(fèi)”的B2B模式具有創(chuàng)新的網(wǎng)絡(luò)推廣和營(yíng)銷(xiāo)理念，是眾多B2B平臺(tái)中最具特色及性價(jià)比最高的平臺(tái)。10)?DHDHgate是一個(gè)新興的B2B平臺(tái)，由原卓越網(wǎng)CEO王樹(shù)彤女士建立，面向中國(guó)中小企業(yè)。在該網(wǎng)站賣(mài)家注冊(cè)完全免費(fèi)，可以任意刊登產(chǎn)品。國(guó)外買(mǎi)家選購(gòu)商品后先用Paypal付款給DHgate公司，DHgate通知中國(guó)供應(yīng)商發(fā)貨，買(mǎi)家收到貨后檢查沒(méi)有問(wèn)題，通知DHgate放款給中國(guó)供應(yīng)商，大大降低了國(guó)際采購(gòu)商受欺詐的風(fēng)險(xiǎn)。2．國(guó)際貿(mào)易中的英文函電外貿(mào)英文函電是指在對(duì)外貿(mào)易交往過(guò)程中用以交換信息的英語(yǔ)信函、電報(bào)、電傳、傳真及電子郵件(E-mail)等。1)商業(yè)書(shū)信(BusinessLetter)迄今為止，商業(yè)書(shū)信已有數(shù)千年的歷史。它的格式從過(guò)去一成不變的縮行式發(fā)展成今天各種各樣的格式，這種發(fā)展結(jié)果主要是由于國(guó)際貿(mào)易的迅速發(fā)展所致。如今，人們已將辦公效率、辦公時(shí)間放在第一位，過(guò)去的一些俗套的商業(yè)語(yǔ)言、商業(yè)書(shū)信的格式等已不再適合于當(dāng)今國(guó)際貿(mào)易的發(fā)展。買(mǎi)賣(mài)雙方在來(lái)往的函件中，其寫(xiě)作語(yǔ)言、體裁、格式等愈來(lái)愈趨向于簡(jiǎn)單、明白、隨便、親切、友好，而不是以往函件中使用的復(fù)雜、累贅、拐彎抹角、拗口、難懂、生硬的語(yǔ)言。與其他形式的函電相比，商業(yè)書(shū)信使用的語(yǔ)言簡(jiǎn)單、明白、易懂。并且書(shū)信如作為證據(jù)出現(xiàn)在法庭上，要比電報(bào)、電傳、傳真、電子郵件等更有說(shuō)服力和可信度。因?yàn)闀?shū)信上原始的手簽的署名比其他任何書(shū)面交際方式的署名都要真實(shí)、可靠且不易模仿，因此，書(shū)信比其他方式的書(shū)面材料更具有法律效力。但是商業(yè)書(shū)信最主要的缺點(diǎn)在于傳遞速度慢以及容易丟失或毀損。在所有的商務(wù)函電中，書(shū)信的傳遞速度最慢，就連最快的國(guó)際特快專(zhuān)遞至少也要24小時(shí)才能送達(dá)收件人手中。由于書(shū)信是通過(guò)郵政方式進(jìn)行傳遞的，在其郵遞過(guò)程中容易導(dǎo)致丟失或毀損，因而影響一些重要的商務(wù)信息的正常傳遞，以致延誤交易。2)?電報(bào)(Telegraph)在所有的電信方式中，電報(bào)的使用歷史最為悠久，迄今，它已有近180年的歷史。在沒(méi)有發(fā)明電傳機(jī)、傳真機(jī)、直撥電話以及電子計(jì)算機(jī)的年代，它由于快速及保密性好的特點(diǎn)，一直是商人們用來(lái)傳遞各種緊急或重要信息的一種迅速、有效的通信手段。但是，電報(bào)文稿的草擬既費(fèi)時(shí)又很麻煩。為了節(jié)省費(fèi)用，要盡量精簡(jiǎn)電文字?jǐn)?shù)，即首先要省略一些結(jié)構(gòu)詞，然后再按意群將一些意義相關(guān)的單詞組合成一體，構(gòu)成一個(gè)計(jì)費(fèi)單位，最后還要檢查文稿，看是否有可能引起誤解的地方，再發(fā)送出去。這對(duì)于英文水平不高的商人來(lái)說(shuō)無(wú)疑是個(gè)極大的障礙，既費(fèi)時(shí)、費(fèi)力又費(fèi)成本。另外，相對(duì)于電傳、傳真或電子郵件來(lái)說(shuō)，電報(bào)的傳遞速度較慢。因此，電報(bào)的使用在逐年減少，基本上已經(jīng)被電傳、傳真及電子郵件所替代。3)電傳(Telex)電傳是“電傳打字電報(bào)機(jī)間相互交換信息”(Teleprinter/TeletypewriterExchange)的縮寫(xiě)詞。電傳始創(chuàng)于1930年，最先在德國(guó)開(kāi)發(fā)成功，而后逐漸在世界各國(guó)得以使用。20世紀(jì)七八十年代，世界上幾乎每個(gè)國(guó)家、每個(gè)地區(qū)都普遍采用電傳通信方式作為電信通信的主要手段。我國(guó)的國(guó)際電信系統(tǒng)是于70年代初開(kāi)始受理國(guó)際電傳業(yè)務(wù)的。1973年以來(lái)，我國(guó)各外貿(mào)機(jī)構(gòu)先后裝置了全套電傳設(shè)施，直接與國(guó)外廠商聯(lián)系，磋商交易。電傳的使用比起電報(bào)要方便得多。用戶一天24小時(shí)內(nèi)可隨時(shí)在辦公室內(nèi)收、發(fā)電文，既避免了把電文送到電報(bào)局拍發(fā)的麻煩，又可在無(wú)人照看電傳機(jī)的時(shí)候接收電文。因此，夜間收到的信息可在第二天早上進(jìn)行處理。尤其對(duì)于時(shí)差較大的多個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)，電傳加快了其用戶相互處理信息的速度。在20世紀(jì)七八十年代，電傳在我國(guó)進(jìn)出口貿(mào)易中成為了主要的電信方式，在處理大量的、繁雜的外貿(mào)業(yè)務(wù)中起著重要作用。需要說(shuō)明的是，在當(dāng)前的國(guó)際貿(mào)易業(yè)務(wù)中，電傳已在很大程度上被傳真所取代。但由于后者沒(méi)有前者的保密性能好，電傳仍被外交部門(mén)和一些商務(wù)機(jī)構(gòu)使用。但是電傳只能傳送文字，不能傳送圖表或圖案，一些符號(hào)也傳遞不出，只能用英文單詞代替。另外，草擬文稿較費(fèi)時(shí)、麻煩。為節(jié)省傳遞時(shí)間，需大量使用電傳縮寫(xiě)詞或簡(jiǎn)化字。4)傳真(Fax)在互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)以前，傳真曾是國(guó)際上廣泛使用的通信方式。其特點(diǎn)是利用先進(jìn)的電子通信技術(shù)—電子資料交換(EDI)，將原文本以真跡復(fù)印并傳送至遠(yuǎn)處。由于它是真跡傳遞，任何函件、單據(jù)、圖表、圖案、文件、資料等，均可用傳真的方式傳遞出去。傳真件是通過(guò)無(wú)線電傳真收發(fā)機(jī)和國(guó)際、國(guó)內(nèi)直撥電話的合并使用傳遞的，費(fèi)用按實(shí)際通話分鐘數(shù)計(jì)算。傳真是書(shū)信、電報(bào)、電傳、電話都不能比擬的一種現(xiàn)代化通信手段，它綜合了所有通信方式的優(yōu)越性。然而，由于傳真是采用電子資料交換的方式以真跡復(fù)印傳遞商業(yè)信息的，其做法類(lèi)似于復(fù)印機(jī)的復(fù)制傳遞，很容易弄虛作假，或以假充真，所以，商界人士應(yīng)謹(jǐn)慎使用。另外，采用傳真?zhèn)鬟f的文字或圖形的線條一般呈鋸齒狀，與原文本的文字、圖形線條差異較大，清晰度不夠，因此傳遞出來(lái)的書(shū)面材料其清晰度還不如復(fù)印機(jī)復(fù)印出來(lái)的效果。在國(guó)際貿(mào)易中，由于上述原因，有些國(guó)家和地區(qū)并不認(rèn)為它具有法律效力。因此，對(duì)于一些不太重要的商業(yè)信息，商人們才采用傳真的方式傳遞。5)電子郵件(E-mail)電子郵件(Electronicmail或縮寫(xiě)為E-mail)又稱電子信箱、電子郵政，是一種用電子手段提供信息交換的通信方式。它是Internet提供的服務(wù)中使用最廣泛的一項(xiàng)，也是目前最為現(xiàn)代化的通信手段。這種非交互式的通信，加速了信息的交流及數(shù)據(jù)的傳送。它提供一個(gè)簡(jiǎn)易、快速的方法，通過(guò)連接全世界的Internet，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)信件的傳送、接收、存儲(chǔ)等處理，將郵件送到世界的各個(gè)角落。到目前為止，電子郵件是Internet資源使用最多的一種服務(wù)。電子郵件不只限于信件的傳遞，還可用于傳送文件及圖形等各種信息。世界上任何收件人，無(wú)論他在什么國(guó)家、什么地區(qū)，只要有E-mail地址，便可在幾分鐘甚至幾秒鐘內(nèi)收到對(duì)方發(fā)來(lái)的函件。其內(nèi)容可和書(shū)信相同，但卻能比書(shū)信載有更多的內(nèi)容和信息，它還可包含聲音和圖像。而發(fā)送郵件的費(fèi)用只需幾角甚至幾分錢(qián)。電子郵件的主要缺陷是安全性問(wèn)題。目前的電子郵件技術(shù)還不能保證郵件傳輸過(guò)程滴水不漏以及郵件內(nèi)容不被非法讀取。此外，網(wǎng)絡(luò)上經(jīng)常有偽電子郵件，它容易產(chǎn)生兩種不同類(lèi)型的危害：損害自己的名譽(yù)及破壞社會(huì)秩序。接收電子郵件耗費(fèi)機(jī)時(shí)與磁盤(pán)空間，這為拒絕服務(wù)侵襲開(kāi)了口子。IntroductionIfafirmwishestoopenupamarkettosellsomethingtoorbuysomethingfromforeigncountries,thepersoninchargemustfirstofallfindoutwhomheisgoingtodealwith.Itisfairlytruetosaynocustomer,nobusiness.Toestablishbusinessrelationswithprospectivedealersisoneofthevitallyimportantmeasureseitherforanewlyestablishedfirmoranoldonethatwishestoenlargeitsbusinessscopeandturnover.Aletterforsuchapurposemaybecalledastartletterora“FirstEnquiry”.Butbywhatmeanscanawriterofbusinessletterssecureallthenecessaryinformationaboutanewcustomer?Hemaydosobyreferringtoorwiththehelpof:1.?banks2.?ChambersofCommercebothathomeandabroad3.?CommercialCounselor’sOffices4.?exportcommoditiesfairsandexhibitions5.?advertisements6.?tradedirectory7.?Internet8.?marketinvestigations9.?introductionfromhisbusinessconnections10.?self-introductionbymerchantsthemselvesWritingGuideAstartletterusuallyincludesfiveparts:1.?Thesourceofinformatione.g.：YourfirmhasbeenkindlyrecommendedtousbyABC…WehaveobtainedyournameandaddressthroughtheBankofChina…2.?Thepurposeofwritinge.g.：InordertoexpandourproductsintoSouthAfrica,wearewritingtoyoutoseekcooperationpossibilities.Wewishtoexpressourdesiretoenterintobusinessrelationswithyou.3.?Companyprofilee.g.：Wearealeadingcompanywithmanyyears’experienceinmachineryexportbusiness.Weenjoyagoodreputationinternationallyinthecircleoftextile.Wehaveourprincipleas：Clients’needscomefirst.LocatedinShanghai,wetaketheadvantagetosetupoursolidifiedproductionbasisincoastalandinlandareas.4.?Productintroductione.g.：Chinesetable-clothisknownfortheirgoodqualityandfineworkmanship.TheyhaveenjoyedgreatpopularityintheEuropeanmarket.Wehaveagoodvarietyofcolorsandsizestomeetwithdifferentneeds.OurproductsareenjoyingpopularityinAsianmarkets.5.?Apushingende.g.：Yourcommentsonourproductsoranyinformationonyourmarketdemandwillbereallyappreciated.Wearelookingforwardtoyourspecificinquiries.Incaseyouneedmoreinformationaboutourbusinessstatus,weshallbeonlytoogladtoansweryourenquiresatanytime.Inrespondtolettersofestablishingbusinessrelations,youmayarrangeyourreplyaccordingtothefollowingsteps:1.?Thankthereaderfortheirinterestinyourcompanye.g.：Thankyouforyour…Thankyouforyourinterestin…Wehavereceived…YourletterofAugust8hasbeenreceivedwiththanks.2.?Showyourinterestintheirwishofestablishingbusinessrelationse.g.：Yourwishofestablishingbusinessrelationscoincideswithours.Thisisalsoourdesire.Weshallbeverygladtoenterintobusinessrelationswithyou.3.?Expressfurtheractione.g.：Wearesendingyouourcatalogandpricelist.Weshallbegladtohaveyourspecificenquiry.SpecimenlettersSpecimenletter1—SelfintroductionbyexporterDearSirs,WeoweyournameandaddresstotheCommercialCounsellor’sOfficeoftheSwedishEmbassyinBeijingwhohaveinformedusthatyouareinthemarketforTextiles.Weavailourselvesofthisopportunitytoapproachyoufortheestablishmentoftraderelationswithyou.Weareastate-operatedcorporation,handlingboththeimportandexportofTextiles.Inordertoacquaintyouwithourbusinesslines,weencloseacopyofourExportListcoveringthemainitemssuppliableatpresent.Shouldanyoftheitemsbeofinteresttoyou,pleaseletmeknow.Weshallbegladtogiveyouourlowestquotationsuponreceiptofyourdetailedrequirements.Inourtradewithmerchantsofvariouscountries,wealwaysadheretotheprincipleofequalityandmutualbenefit.Itisourhopetopromote,byjointefforts,bothtradeandfriendshiptoourmutualadvantage.Welookforwardtoreceivingyourenquiriessoon.

Yoursfaithfully,Encl.Specimenletter2—AstartletterfromimportersDearSirs,HavingobtainedyournameandaddressfromMessrs.Anderson&Co.,Rotterdam,wearewritingyouinthehopeofestablishingbusinessrelationswithyou.WehavebeenimportersofArts&Craftsformanyyears.Atpresent,weareinterestedinvariouskindsofChineseArtsandCraftsandshouldappreciateyourcataloguesandquotations.Ifyourpricesareinline,wetrustimportantbusinesscanmaterialize.Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply.

Yoursfaithfully,Specimenletter3—ReplytotheaboveletterDearSirs,Wethankyouforyourletterofthe3rdthismonthandshallbegladtoenterintobusinessrelationswithyourfirm.Complyingwithyourrequest,wearesendingyouunderseparatecoverourlatestcataloguesandpricelistcoveringourexports.Paymentshouldbemadebyanirrevocableandconfirmedletterofcredit.Ifyoufindbusinesspossible,pleasecableusforoffers.

Yoursfaithfully,Specimenletter4—ContactcustomerafterthefairDearSirs,Thankyouforyourkindvisitatourbooth3.2F18duringCantonFair.ThisisWaterfromSHVCompany.IhopeyoucouldfeelfreetostudyourofferaboutPortableDVDPlayer.SHVCompanyisaprofessionalmanufacturerinproducingPortableDVDPlayer.TheproductsarespreadingthecountriesandregionsincludingAsia,EuropeandAmerica,productscovering7’,8.5’,9’,and10.2’.We’vebeeninvestingUS$38milliontosetupahigh-techindustryzonenamedSHVTechnologyCo.,LtdinZhejiangProvince,whichcovers82,000squaremetersand200,000squaremetersofbuilding.WithourstrongR＆Dandworkmanship,webelievewecanbecomeyourgoodpartnerandfriend.AccordingtothememoduringCantonFair,wewouldliketolistthefollowingoffersforyourrecord.Model:ItemA903,9’swivelscreenwithTVtuner,USB＆CardReaderOffer:FOBShenzhenUS$50MOQ:1000pcsSamplesandmoreinformationareavailableasrequested.Weappreciateyourkindideasaboutourcooperation.Wearelookingforwardtoourinitialcooperationsoon.

Bestregards,

Water1.商務(wù)信函的組成大部分商業(yè)書(shū)信有7個(gè)標(biāo)準(zhǔn)組成部分，按順序包括信頭、日期、封內(nèi)名址、稱呼、正文、結(jié)尾敬語(yǔ)和簽名。(1)信頭(Heading)：信頭是公司形象的一部分，內(nèi)容也是標(biāo)準(zhǔn)化的。一般都是事先印就的，包括公司名稱、地址、電話號(hào)碼、傳真、電子郵件和網(wǎng)址等，有的還包括注冊(cè)商標(biāo)和公司標(biāo)志(Logo)、工商注冊(cè)號(hào)和注冊(cè)資本。英文地址按照由小往大的順序?qū)?。有的信頭還包含公司負(fù)責(zé)人的姓名及職務(wù)職稱。信封下面還可印有編號(hào)，編號(hào)又可分你方編號(hào)和我方編號(hào)。假如信頭中未印有你方編號(hào)，那么可把編號(hào)作為信的標(biāo)題，或在信的開(kāi)頭引用對(duì)方的編號(hào)。信頭的用途就是使收信人在第一時(shí)間看到信發(fā)自何處，復(fù)信時(shí)也便于參考。(2)日期(Date)：日期在商務(wù)書(shū)信中非常重要，不可或缺。注意日期不用簡(jiǎn)略格式，特別是不用容易產(chǎn)生歧義的格式。具體要求如下：a.年份應(yīng)完全寫(xiě)出，不能用16代替2016年。b.月份要寫(xiě)英文名稱，不能用數(shù)字代替。c.月份名稱可以縮寫(xiě)，太短的詞就不要用縮寫(xiě)了。但是一般情況下，寫(xiě)完整的詞比較好。d.日期可以用數(shù)字，也可以用序號(hào)來(lái)表示。月份和日期之間不用逗號(hào)，年份之前用逗號(hào)隔開(kāi)。(3)封內(nèi)名址(Insidenameandaddress)：在一般的社交信中，信內(nèi)收信人的地址通常省略，但是在公務(wù)信函中不能省。收信人的公司名、地址等一般是列在信箋的左上方，在日期向下2～4行的位置。書(shū)寫(xiě)封內(nèi)名址主要是為了發(fā)信時(shí)可以與信封的地址相互對(duì)照，避免放入信封時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤。而發(fā)信后根據(jù)封內(nèi)地址可以準(zhǔn)確歸檔，便于以后查找。封內(nèi)地址和姓名的順序如下：Nameofthepersonaddressed(收信人姓名)Titleofthepersonaddressed(收信人頭銜)Nameoftheorganization(單位名稱)Streetnumberandname(門(mén)牌號(hào)碼、街道名稱)City,stateandpostalcode(城市、州、郵編)Countryofdestination(所在國(guó)名稱)在封內(nèi)名址中經(jīng)常要使用一些禮節(jié)性的尊稱，最普遍的是Mr.、Mrs.和Miss(用于未婚女性)。英國(guó)人常在男性的姓名之后用Esq.(Esquire的縮寫(xiě))，不過(guò)在商業(yè)上也慢慢地改用Mr.。Mmes.(Madam的復(fù)數(shù)形式)用于兩個(gè)女士以上。Messrs.(Mr.的復(fù)數(shù)形式)用于兩個(gè)以上的男士，或用于兩個(gè)以上的男士組成的公司或團(tuán)體。但當(dāng)公司名稱里不含人名，或已具有尊稱，或具有特定冠詞the時(shí)，則不能再用Messrs.這一尊稱。(4)稱呼(Salutation)：是寫(xiě)信人對(duì)收信人的稱呼用語(yǔ)。稱呼寫(xiě)在信內(nèi)地址下面空一行或兩行處。如果知道收信人的名字，最好稱呼他們的頭銜或姓，男性稱Mr.，如DearMr.Smith。女性稱DearMs.，已婚女士稱Mrs.，未婚女士稱Miss。如果知道收信公司的具體經(jīng)辦人，稱呼最好寫(xiě)具體的人，甚至只用名字不用姓氏，就好像是好朋友之間的私人通信。對(duì)兩個(gè)人或兩個(gè)以上的人稱呼時(shí)使用DearSirs、DearMadams和Gentlemen(僅用復(fù)數(shù)而不用單數(shù))。對(duì)一般機(jī)關(guān)團(tuán)體負(fù)責(zé)人用DearSir，對(duì)政府高級(jí)官員用Sir。稱呼后面的標(biāo)點(diǎn)，一般使用逗號(hào)、分號(hào)或冒號(hào)，也有不用標(biāo)點(diǎn)的。(5)正文(Bodyoftheletter)：位置在稱呼語(yǔ)下面隔一行，是信的核心部分，因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。信的正文包含三個(gè)部分：a.開(kāi)頭語(yǔ)。開(kāi)頭語(yǔ)沒(méi)有固定的寫(xiě)法，可以簡(jiǎn)單說(shuō)明寫(xiě)信的原因或要求，也可以提一下上封信相關(guān)的合同或文件，或使用生動(dòng)的開(kāi)頭引起讀者的興趣。開(kāi)頭語(yǔ)一般自成一段，而許多商務(wù)信函不用開(kāi)頭語(yǔ)。開(kāi)頭語(yǔ)在寫(xiě)作時(shí)要注意簡(jiǎn)單、明了，只要簡(jiǎn)單地開(kāi)一個(gè)頭引出下文即可。在回復(fù)對(duì)方信件時(shí)，開(kāi)頭要表示感謝對(duì)方來(lái)信。b.主體。在寫(xiě)作正文時(shí)，如果正文需要兩頁(yè)或者更多頁(yè)信紙，應(yīng)在聯(lián)頁(yè)的上端注明收信人的名稱、日期、頁(yè)數(shù)，再繼續(xù)寫(xiě)正文，這是為了避免發(fā)信時(shí)第一頁(yè)和第二頁(yè)以及后面幾頁(yè)誤置。除了第一頁(yè)，其他頁(yè)不用印有信頭的信箋。名稱也可以盡量縮寫(xiě)，只要標(biāo)注它是每封信的第幾頁(yè)即可。c.結(jié)尾。信的結(jié)尾可以重復(fù)一下剛剛所說(shuō)的事情，再?gòu)?qiáng)調(diào)一下重點(diǎn)，或發(fā)信人要做或希望收信人做的事情，也可說(shuō)些客套話。為此在正文結(jié)束之后要另起一段。(6)結(jié)尾敬語(yǔ)(Complimentaryclose)：是內(nèi)容結(jié)束后的客氣話，類(lèi)似中文信中的“此致”、“敬禮”。它寫(xiě)在正文下面，第一個(gè)字母要大寫(xiě)，最后一個(gè)詞的后面有逗號(hào)，比較常用的是“Trulyyours”(Yourstruly)或者“Faithfullyyours”，“Sincerelyyours”。一般來(lái)說(shuō)結(jié)尾敬語(yǔ)和開(kāi)頭的稱呼有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，例如：如果不知道收件人的姓名，開(kāi)頭的稱呼是“DearSirs,”(英式)或“Gentlemen:”(美式)，則結(jié)尾敬辭采用“Yoursfaithfully，”(英式)或“Yourstruly，”(美式)。如果知道收件人的姓名，開(kāi)頭的稱呼是“DearMr.Brown，”則結(jié)尾敬語(yǔ)采用“Yourssincerely，”(英式)或“Sincerelyyours，”(美式)。(7)簽名(Signature)：就是發(fā)信人所簽署的姓名。無(wú)論親自手書(shū)還是用計(jì)算機(jī)、打字機(jī)或是由秘書(shū)打印的信函，均應(yīng)在信函結(jié)束詞下留出的4行間距處簽上名字。正式信函若無(wú)簽字不僅嚴(yán)重失禮，而且不具法律效力。簽名代表了寫(xiě)信人，所以其形體和寫(xiě)法應(yīng)保持固定。簽名最好用鋼筆。署名既要難以模仿又要清晰易解。為便于辨認(rèn)，一般商務(wù)書(shū)信還應(yīng)在簽名下方將發(fā)信人的姓名用打字形式打出。簽名格式和規(guī)則有以下約定：a.簽名者代表公司、某單位名義時(shí)，應(yīng)在結(jié)束詞下方打出全部大寫(xiě)的單位名稱，然后再簽名。b.女性簽名時(shí)，為便于回信人正確使用稱呼，應(yīng)在打字的姓名前加注(Miss)或(Mrs.)。c.當(dāng)負(fù)責(zé)人不在而由經(jīng)辦人員代簽名時(shí)，要加上by、for、perpro或P.P.字樣。除了上述這七個(gè)必備的組成部分外，商務(wù)信函中還可能出現(xiàn)其他的一些部分，主要有：(1)請(qǐng)交……處理(Fortheattentionof)：這主要是為了便于快速分揀信件，表明希望某個(gè)具體的人或具體的部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)這件事情。在稱呼之上兩行，置于中間或用下劃線以示醒目。有時(shí)也可把這一短語(yǔ)寫(xiě)在封內(nèi)名址下兩行的左上角。(2)事由(SubjectHeadingorCaption)：寫(xiě)在稱呼語(yǔ)下面兩行，一般在信紙的中間，也可與“稱呼”對(duì)齊。還應(yīng)在底下加橫線、加粗等，以引起讀信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內(nèi)容。這樣可以節(jié)省時(shí)間，也有利于登記歸檔和查卷。事由要簡(jiǎn)明扼要，說(shuō)明商品名稱、數(shù)量、信用證或合同號(hào)碼等即可。(3)抄送(CarbonCopy)：函件抄送其他單位時(shí)，如果同時(shí)對(duì)方也知道已抄送其他單位，可在信件最后左下角注明C.C.，函件抄送其他單位時(shí)，如果同時(shí)不想讓對(duì)方知道，不寫(xiě)CCto×××orCC×××，而在發(fā)往抄送單位的信函上注明BCC，即“BlindCarbonCopy”。(4)附件(Enclosure)：如果有附件，在左下角“抄送”項(xiàng)下注明“Encl.”；如果不只一封附件，應(yīng)注明“2Encls.”或“3Encls.”。例如：Encl.(4)：①1invoice;②1B/lading;③1Photo;④1Certificate;(5)附筆(Postscript)：信寫(xiě)完后，如果還有補(bǔ)充說(shuō)明，在信末加P.S.，然后本人簽署簡(jiǎn)筆簽名，即只簽姓、名的首字母。一般應(yīng)盡量少用附筆，正式的函件中更應(yīng)避免使用。2.商務(wù)信函的格式商務(wù)信函的格式一般有三種：平頭式、縮行式和混合式。1)平頭式或齊頭式(Blockstyle)平頭式又分為完全平頭式和改良平頭式。(1)完全平頭式(Fullblockstyle)：信里的每一行字，包括日期、封內(nèi)地址、事由和結(jié)尾禮詞，都是從左邊的空白邊緣開(kāi)始。簽名放在左下端與每行取齊，成一垂直線。每行都從左邊開(kāi)始取齊，段落之間要空2行。(2)改良平頭式(Modifiedblockstyle)：這種格式，除日期、結(jié)尾禮詞和簽名部分外，其他部分每行開(kāi)頭都與左邊空白邊緣對(duì)齊。2)縮行式(Indentedstyle)縮行式封內(nèi)地址和其他需要分行的地方的后一行都比前一行縮進(jìn)二格或三格，各行以右斜方式排列。正文的每一段開(kāi)始都縮進(jìn)若干格，要注意同一封信中的縮格數(shù)應(yīng)該統(tǒng)一，如要縮三格都縮三格，一般3～5格。日期放在信紙的右上端，簽名放在中間偏右下方。3)混合式(Semi-blockstylewithindentedparagraph)混合式封內(nèi)地址和稱呼采用平頭式(從左邊的空白邊緣開(kāi)始)，其他部分采用縮行式，是兩種格式的混合采用，所以稱之為混合式。日期放在信紙的右上端。3.商務(wù)信函的信封商務(wù)信函信封的書(shū)寫(xiě)要正確、清楚和美觀，信封上的收信人名址要與封內(nèi)名址完全一致。在英文商務(wù)信函信封上，書(shū)寫(xiě)收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同于國(guó)內(nèi)信封的寫(xiě)法，需要注意以下幾點(diǎn)：(1)寄信人姓名、地址寫(xiě)在信封的左上角，商貿(mào)機(jī)構(gòu)所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址。(2)收信人姓名、地址寫(xiě)在信封中央偏下位置，現(xiàn)在的流行寫(xiě)法，除縮略語(yǔ)外，已不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。(3)郵票貼在信封右上角，現(xiàn)國(guó)外來(lái)函大多已在右上角印妥郵資。(4)寄信人和收信人姓名、地址的格式也有平頭式和縮行式的區(qū)分，但現(xiàn)在多用平頭式。其排列順序與漢語(yǔ)相反，先寫(xiě)姓名，后寫(xiě)地址，寫(xiě)地址應(yīng)由小至大。(5)關(guān)于信件類(lèi)別，投遞方式及其他事項(xiàng)說(shuō)明，寫(xiě)在信封左下角。信封上的郵寄注意事項(xiàng)主要有：ViaAirMail(航空郵件)ViaAirMailRegistered(航空掛號(hào)郵件)Registered(掛號(hào)郵件)Express(快遞郵件)PrintedMatter(印刷品)Samples(樣品)Sampleofnocommercialvalue(無(wú)商業(yè)價(jià)值樣品，即贈(zèng)品)

如系私人信或密件，必須受信人親自開(kāi)啟而不要他人拆閱的，可在信封左下角注明下列字樣：Private(私人信)Personal(個(gè)人信)Confidential(機(jī)密信)IntroductionIfyouwanttodobusinesswithafirm,youwillhavetoknowwhetheritistrustworthy.Youcouldmakestatusenquiriesforinformationconcerningthefinancialposition,credit,reputation,andbusinessmethodsofotherfirms.Inbusiness,itisveryimportanttogetalltheinformationpossiblerespectingthefirmoneisabouttoenterintorelationswith.Therearemanywaystoobtainsuchinformation.Insteadofapplying

toabusinessfriend,traderssometimesapplytobanks,chambersofcommerce,orenquiryagencies.Theinformationobtainedfromabankorfromachamberofcommerceisgenerallymostreliable.However,abankwillnotgive

informationdirecttoanunknowntrader

unlessthe

enquiryisfromoneof

itsfellowbanks.Lettersenquiringstatusaremoreorlessstereotyped.Somelargefirmsmaketheirenquiriesonspeciallyprintedformscontainingthequestionstheywouldliketohaveanswered.Statusenquiriesaregenerally

headed“Confidential”or“PrivateandConfidential”.Thesewordsarealsowrittenon

theenvelope.Tradersaskingforinformationmustbearinmindthattheyareaskingafavourandthereforeshouldwriteinpoliteandappreciativeterms.Whentheinformationisreceived,beitfavorableorunfavorable,asuitableletterofacknowledgementandthanksmustbesent.WritingGuideAnyonecanmakeastatusenquiry,butabankwillonlyreplytoonewiththeexpressconsentofthecustomerconcerned(i.e.thecustomerwhoisthesubjectoftheenquiry).Providedthatthenecessaryconsenthasbeengiven,thebankwillreplydirecttothepersonwhomadetheenquiry.Aletterofstatusenquiryshouldbebriefandconcise.1.?Statewhatyouwantinthefirstparagraph.2.?Explainwhyyouaremakingtheenquiry.3.?Promisetokeepsecret.4.?Showyourappreciationforthehelp.Whenwritingareplylettertothestatusenquiry,youshould:1.?Beginbyreferringtotheletteryouhavereceivedandmakeasummaryofthatletter.2.?Providetheinformationinfullandofferyouropinion.3.?Endyourletterbystressingtheinformationyouprovidedisconfidential.Thatmeansyouarenottobeheldliable,asthisisnotyourtransaction.Thepeoplewhofinallyclosethedealshouldbelegallyresponsiblefortheirownbusiness.SpecimenlettersSpecimenletter1—AstatusenquiryfromShanghaiShenhuaShanghaiShenhuaImp.&Exp.Co.,LtdYushanBuilding,975HongqiaoRoad,Shanghai200337,P.R.ChinaTelax/p>

March8,2016InformationServiceDept.BankofChinaShanghaiPrivate&ConfidentialDearSirs,WehavereceivedaletterfromtheAutoEngineeringCo.,Ltd.inNigeria,expressingtheirdesiretoenterintobusinessrelationswithusonconditionthatweallowthemastandingcreditofUSD5000tostartbusiness.Asstatedintheirletter,theirreferenceistheNationalBankofNigeria,Ibadan.Itisourprincipletohavemoreconnectionsabroad;however,forsafety’ssake,weshouldlikethefinancialandcreditstandingoftheabove-mentionedcompany,especiallybecausetheyhaverequestedusforastandingcredit,whichweseldomgranttonewcustomers.Weshouldbeverypleasedifyouwouldassistusinthisrespect,andwecanassureyouthatanyinformationyoumaygiveuswillbetreatedinabsoluteconfidence.

Yoursfaithfully,Specimenletter2?—?AletterfromtheBankofChinatoBarminsterBankLondon,EnglandMarch10,2016

Private&ConfidentialDearSirs,Ourclient,ShanghaiShenhuaImport&ExportCorp.,haveaskedusforinformationabouttheAutoEngineeringCo.,Ltd.inIbadan,NigeriaasthelatterwouldrequestastandingcreditofUSD5000tostartbusiness.WeknowtheAutoEngineeringCo,Ltd.,butourknowledgeofthecompanyislimitedtoafewmonthstradingwithafirminShanghaionanL/Cbasis.Weshould,therefore,liketoknowwhetherornottheirfinancialandcreditstandingaresoundsothatwemayrespondtoourclient.TheonlyreferenceasgivenbytheAutoEngineeringCo.,Ltd.istheirbanker,theNationalBankofNigeria,Ibadan.Weshallbemostgratefulforanyinformationyoucanobtainforus.

Yoursfaithfully,

TheBankofChina

ShanghaiBranchSpecimenletter3—ReplyfromBarminsterBank(Favorablereply)TheBankofChinaShanghaiBranchMarch14,2016DearSirs,WehavenowreceivedfromtheNationalBankofNigeriatheinformationyouaskedinyourletterofMarch10.TheAutoEngineeringCo.,Ltd.youmentionedisaprivatecompanyrunasafamilyconcernbythreebrothersandwasfoundedfifteenyearsago.Itenjoysagoodreputation.Asfarasourinformationgoesitispunctuallymeetingitscommitmentsandacreditinthesumyoumentionwouldseemtobesafe.Thisinformationisconfidentialandisgivenwithoutanyresponsibilityonourpart.

Yoursfaithfully,

BarminsterBankLtd.Specimenletter4—ReplyfromBarminsterBank(Unfavorablereply)TheBankofChinaShanghaiBranchMarch14,2016DearSirs,Wehavecompletedourenquiriesconcerningthefirmmentionedinyourletterof10thMarchandregretthatwemustadviseyoutoregardtheirrequestforcreditwithcaution.Aboutayearagoanactionwasbroughtagainstthefirmbyoneofitssuppliersforrecoveryofthesumsdue,thoughpaymentwaslaterrecoveredinfull.Ourenquiriesrevealnothingtosuggestthatthefirmisnotstraightforward.Itseemstousthatthefirm’sdifficultieswereduetobadmanagementandinparticulartoovertrading.Consequently,mostofthefirm’ssupplierseithergiveonlyveryshortcreditforlimitedsumsormakedeliveriesonacashbasis.Thisinformationisofcoursesuppliedinthestrictestconfidence.

Yoursfaithfully,

BarminsterBankLtd.IntroductionBrieflyspeaking,anenquiryisarequestforinformationsuchasprices,quantitiesandotherrelativedetailsaboutspecificgoods.Itisusuallymadebyapotentialbuyer,alsocalledanenquirer.Sometimes,oneregardsenquiresasthefirststepofabusinessnegotiation.Enquiriesmaybedividedintotwotypes:1.?GeneralenquiriesAgeneralenquiryisarequesttogetinformationaboutthegoodsbyaskingforacatalogue,apricelist,samplesandsoforth.2.?SpecificenquiriesAspecificenquiryisarequesttogetspecificinformationaboutthegoodstobeordered,suchasunitprice(CIF,FOB,etc.),catalogue,deliverydate,termsofpayment,discounts,packingandspecifications,orasktheaddresseetomakeaquotationoranofferforthegoods.WritingGuideWhenwritingaletterofgeneralenquiry,youshouldfirsttellthecorrespondenthowyougethisnameandaddress,stateyourintentionofwritingtheletterandexpressyourwishtoenterintobusinessrelations.Certainly,ifyouaremakingafirstenquiry,abriefself-introductionisnecessaryallthetime.Aletterofspecificenquiryshouldbebrief,conciseandcomplete.Itmayincludethefollowingfiveparts:1.?Thingsyouarerequestingfor,suchasacatalogue,aprice-listandsamples2.?Abriefself-introduction3.?Statingthepossibilityofplacinganorder4.Askingthepossibilityofaspecialdiscount,termsofpaymentanddeliverytimeyouexpect5.?ShowingthecourteousnessandpolitenessinyourrequestsallthetimeWheneveryougetanenquiryletter,youshouldmakeapromptandcarefulreply.Replylettersanswerquestions,supplyinformationandofferspecifictermstosatisfythepotentialbuyer.Areplylettershouldinclude:1.?Acknowledgingthereceiptotheenquiry2.?Givingallthedetailsofwhatyoucansupplyandintroducingthemeritofthegoods3.?Enclosingthecatalogue,price-listandsamples,whichtheenquirerrequestedfor4.?Indicatingthetermsofpaymentandthepossibletimeofdelivery5.?YourwishtostartpracticaltransactionSpecimenlettersSpecimenletter1—AgeneralenquiryDearSirs,Messrs.Brown&Clarkofthiscityinformusthatyouareexportersofallcottonbed-sheetsandpillowcases.Wewouldlikeyoutosendusdetailsofyourvariousranges,includingsizes,colorsandprices,andalsosamplesofthedi