管理文秘案例分析題

1．新加坡利達(dá)企業(yè)銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響企業(yè)的工作，在征得上司的贊成后，她請自己最好的朋友陳小姐臨時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并激勵她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后介紹陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理出門了，陳小姐正在企業(yè)打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話以下：來電者：“是利達(dá)企業(yè)嗎？”陳小姐：“是。”來電者：“你們經(jīng)理在嗎？”陳小姐：“不在?！眮黼娬撸骸澳銈兪巧a(chǎn)塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兊乃苣z手套多少錢一打？”陳小姐：“美元。”來電者：“美元一打行不能夠？”陳小姐：“對不起，不能夠的。”說完，“啪”掛上了電話。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事見告上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1．6美元一打行不能夠，我知道你的定價(jià)是，就說不能夠的?！鄙纤玖⒖躺袂橐蛔冋f：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個錯。”陳小姐被解雇是由于上司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？參照答案：五個錯：(1)該問的沒有問(指對方情況，手套的需要量)；(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、企業(yè)、電話號碼)；(3)該說的沒有說(沒有及時向上司報(bào)告)；(4)不應(yīng)說的卻說了(價(jià)格上的自作主張，不向上司請示)；(5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己墜入被解雇的境地)。電話禮儀方面：（1）接電話時沒有自報(bào)家門；(2)不等對方說完，就“啪”掛上電話。2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)辦理企業(yè)的郵件。清早第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，不以為意地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地點(diǎn)的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：”，她意識到拆錯了信，趕忙看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是表面仍是有些印跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，感覺應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地點(diǎn)的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐依照過去寫信的習(xí)慣，把收件人地點(diǎn)、姓名打印在信封的上面，把企業(yè)的地點(diǎn)打印在右下角。你以為鄧小姐辦理郵件可否正確，為什么？請講出原因并說明正確的做法。(P73)1）不應(yīng)該直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應(yīng)應(yīng)該面點(diǎn)清郵件總數(shù)，并填寫“郵件收領(lǐng)單”，特別要寫清楚機(jī)要郵件、經(jīng)辦人等項(xiàng)目；如有污損還應(yīng)應(yīng)該面指出，以分清責(zé)任；2）不應(yīng)隨意打開所有的信，而應(yīng)依照必然的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，贊成拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；個人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個人和部門；3）對于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)立刻重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當(dāng)面交給對方并致歉；4）交給上司的信件不能夠混雜，要按重要程度從上至下堆疊；5）寄至外國的信件，信封的打印應(yīng)該按外國習(xí)慣，寄信人姓名和地點(diǎn)印在信封左上角，收信人姓名地點(diǎn)印在中部靠左下部位。3．文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)辦理的建議后，又碰到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的建議很不一致，小曹手足無措，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫以為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，以為小曹有意與他作對；而張以為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請你解析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？參照答案：(1)小曹犯了多頭請示的錯誤。依照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的建議辦，不應(yīng)多頭請示；(2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以致落到尷尬的境地；(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，若是張知書達(dá)禮，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工做事，求得諒解后，按孫的建議辦；(4)若是不能夠求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商討一個方法依照執(zhí)行；(5)若是矛盾不能夠一致，應(yīng)向總經(jīng)理請示，依照總經(jīng)理的建議辦，并請他對孫或張作講解。這是文員執(zhí)行主要決策人的建議。4．某年3月5日，新欣化工企業(yè)的總經(jīng)理出差了，此次的限時是從3月5日至3月12日，預(yù)約12日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)辦理企業(yè)的各種郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分企業(yè)的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長辦理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又打開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于3月12日下午的商討會，小王想，總經(jīng)理頭幾天還談到準(zhǔn)備參加此次商討會，日他正好回來，必然會參加的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確見告對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。打開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道怎樣辦理，她把照片又放回了信封中。小王打開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在頭幾天訂購的新式資料，一共有五個品種，小王憑印象感覺訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王辦理郵件的做法可否正確？若是不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？河南分企業(yè)郵件轉(zhuǎn)交銷售科辦理的,應(yīng)制作簽收單,要求小李簽字,并注明時間把上司親啟信件先保存下來,并通知發(fā)信人信已收到,告訴對方何時可能獲取答復(fù)(3)12日回來就參加會議不穩(wěn)定,不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員),發(fā)出前復(fù)印一份,留待上司過目發(fā)現(xiàn)附件缺少,應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量,接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系沒有訂購的東西不能夠簽收在移交郵包里的物品時,要先打印一份清單,注明收到的日期,請接受人員在上面簽字,并保存好。5．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本企業(yè)一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對該企業(yè)管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識，他自己也以為對企業(yè)改革有必然作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經(jīng)理出門了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不斷地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報(bào)表。小林言談中常帶“像我們這樣的小企業(yè)”，小趙越聽越不快樂，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說：“企業(yè)小可否淹沒了你的才能?你是大器小用，為什么不去大企業(yè)呢？”小趙的冷言冷語，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林生氣地走開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵喧嚷嚷地進(jìn)來了，他們因平時工作不遵守紀(jì)律，完不能夠任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不能夠。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干焦慮，不知道怎么辦才好你以為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對？不能夠說"總經(jīng)理出門了,有什么事請跟我說吧",辦公室人員不能夠替上司做主；(2)款待來訪者應(yīng)認(rèn)真傾聽,不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽；<3)對提重要建議的來訪者,應(yīng)認(rèn)真記錄,報(bào)告上司；(4)應(yīng)熱情,不能夠?qū)碓L者冷言冷語；<5)對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié),宣傳政策；(6)應(yīng)趕忙為總經(jīng)理救圍,能夠請保安或打110。6．東華企業(yè)辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。企業(yè)明天要與法國某企業(yè)談判，古總經(jīng)理囑咐擔(dān)當(dāng)翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。正式會商這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈穿著嬌艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國客商在款待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她如花似錦，一對大耳環(huán)晃來晃去，五彩斑斕的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中這所有引起了古總經(jīng)理和客商的不一樣反應(yīng)。客商面帶不悅之色，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也感覺尷尬。談判中討價(jià)還價(jià)時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，斥責(zé)客商?？蜕谭饕露ァ９趴偼h(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆買賣，讓你給毀掉了，無能！”小沈其實(shí)不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己沖犯的，與我有什么關(guān)系？”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止可否正確？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？（1）沈和小陳的穿著打扮不吻合工作環(huán)境,不吻合特定的會商工作要求;(2)沈的穿著突出自己,影響了古總經(jīng)理的形象;(3)陳的穿著打扮攪亂談判,影響工作,破壞工作場所沉寂；(4)陳用手拿茶葉,不衛(wèi)生,引起客商不滿,使得談判一開始就不順利；<5)小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng),性格有所認(rèn)識,有針對性地填充領(lǐng)導(dǎo)的不足.古總經(jīng)理與客商爭執(zhí),她應(yīng)采用拯救措施,能夠?qū)⑸纤就瞎室_,并表示上司忍受些,使談判連續(xù),而不是斥責(zé)客商；(6)小沈碰到上司責(zé)怪,即即是過頭話,也應(yīng)保持沉穩(wěn),不反駁,應(yīng)理解上司的難處.找合適的機(jī)遇,用合適的方式說明情況,溝通思想和感情。7．小李受上司委托在浦東機(jī)場接到企業(yè)的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說著，其實(shí)不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好?！贝撕?，自己坐在汽車后排座位上。一路上，小李特別關(guān)心地咨詢了客人所在企業(yè)的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人憂如對這所有不很滿意，話越來越少。小李有點(diǎn)摸不著腦筋，心想我這么殷勤地對待他，他怎么你以為小李的舉止可否吻合禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？主人和客人之間,應(yīng)該主人先伸手;<2)在替客人拿行李前應(yīng)征采贊成:"我替你拿能夠嗎"(3)哪些行李能夠放人行李箱中也要征得贊成;司機(jī)開車,汽車的位次禮儀是"右為上,左為下;后為上,前為下";<5)客人應(yīng)該坐后排,小李應(yīng)該坐副駕駛座;客人企業(yè)的一些內(nèi)部情況,個人收人,福利和家庭情況等是不合適的話題;應(yīng)該與客人談一些合適的話題,如天氣,風(fēng)土人情,新聞等;8．波揚(yáng)企業(yè)資本積累在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會，參加的有本單位，外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而企業(yè)沒有放映機(jī)。預(yù)約會議廳和租借破曉大廈的會議廳。會議的召開時間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租借企業(yè)，要求租借企業(yè)在9日上午九點(diǎn)四十五分必定準(zhǔn)時把放映機(jī)送到破曉大廈的會議廳。會議開幕前，辦公室人員去破曉大廈部署會場，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會議廳湊近喧雜的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)9點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐立刻打電話去問，對方回答機(jī)器已送出。眼看著各地方嘉賓已陸續(xù)進(jìn)場，劉小姐心急如焚突然外面一陣喧華，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個地方連停車場也沒有”問題：1）若是你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該怎樣辦理？2）若是放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？3）從這件事中你獲取了什么教訓(xùn)？請租借企業(yè)見告送貨員的聯(lián)系方法,想方法聯(lián)系送貨員;若是聯(lián)系不上送貨員,向總經(jīng)理報(bào)告,央求該怎樣辦;立刻向總經(jīng)理報(bào)告,不得擅自決定調(diào)整會議議程;獲取總經(jīng)理指示,可否把資料放映的時間此后推移半個小時或一小時<5)聯(lián)系新的租借企業(yè)加急送一臺放映機(jī)(或原租借企業(yè)再送一臺);<6)召開大型會議,各種準(zhǔn)備工作,包括音響,電子類裝置應(yīng)最少提前一天安排;租借會議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外面環(huán)境和設(shè)施,包括噪音,停車場等問題;不能夠僅憑電話聯(lián)系,應(yīng)實(shí)地查察;重要設(shè)施應(yīng)試慮備用(或兩套方案).9．企業(yè)經(jīng)理在星期一清早告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到企業(yè)不久，不太清楚企業(yè)有多少銷售員，她到幾個業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人出門了，也沒有碰到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。向到達(dá)星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆促在企業(yè)的通告欄里寫了以下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務(wù)必出席?！毙瞧谒纳衔?：30左右，有2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。9：00左右有6個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在10：00會面。到了?10點(diǎn)，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不快樂。企業(yè)一共有12位銷售員，事后去問別的4位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉特別不滿。請問，小劉終歸錯在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？應(yīng)該搞熱銷售員的人數(shù)和姓名,準(zhǔn)備這份名單打印好書面通知在三天內(nèi),當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知(電話中需要對方確認(rèn)時間,地點(diǎn),內(nèi)容等)到名單上的每個人通知不能夠?qū)懺谕ǜ鏅诶?可能不被人注意通知上應(yīng)寫清會議的時間(開始到結(jié)束時間),地點(diǎn)應(yīng)詳細(xì)寫清會議內(nèi)容,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備,做好簽到工作10．為迎接兄弟單位和上司部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導(dǎo)向來不重視衛(wèi)生問題，若是他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其別人員來了。于是他寫了以下的通知：會議通知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于4月2日上午9時在局辦公大樓會議室召開各部門負(fù)責(zé)人會議，會議重要，請準(zhǔn)時出席。小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了很多部門的電話咨詢開什么會議，言談中很有些責(zé)怪的意思。問題一：小萬錯在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會議通知？過了幾天，局里召開傳達(dá)上司精神黨員代表大會，有數(shù)百人參加，小萬負(fù)責(zé)會議資料工作。會議上，聽完報(bào)告后，進(jìn)人小組討論。這時卻出現(xiàn)了麻煩，很多代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。由于打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校訂也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和出席代表認(rèn)為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣混亂。問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采用什么措施？問題一:會議通知缺少主題(議題)；時間上缺少從幾點(diǎn)到幾點(diǎn)；請哪些人出席不明確；發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上,可進(jìn)行說明講解；如自己不在,應(yīng)請代收人(或秘書)簽字,打電話確認(rèn)可否出席。問題二:會前準(zhǔn)備工作的每個細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對待；小萬沒有認(rèn)真校訂資料；最后也沒能認(rèn)真審查所有會議資料,加以更正。拯救措施能夠是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊,密語了幾句,又拿出底稿講解了一翻,作了自我檢討,終于扭轉(zhuǎn)了尷尬場面.代表們按原來小組劃分張開了討論。13．皇朝貿(mào)易企業(yè)總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰穎能干，在企業(yè)深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯企業(yè)的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。誠然兩人的性格完全不一樣樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔安靜，內(nèi)向宛轉(zhuǎn)，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時，陳珍妮說近來的心情不太好，由于企業(yè)買賣素來不好，總經(jīng)理急得茶飯不思，而且經(jīng)常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)治心情。我們企業(yè)的成績倒不錯，我們經(jīng)理在今天上午就簽署了一個合作意向書，有上千萬元。若是這筆買賣做成，能夠賺進(jìn)一百多萬元。我沒法告訴你詳細(xì)情況。但此次談判的確特別順利?！崩铥愐贿呎f，一邊陶醉在談判成功的歡喜之中。過了幾天，李麗隨從總經(jīng)理去白天鵝旅店與德國某貿(mào)易代表團(tuán)簽校訂式合同時，高出了約定時間，還不見代表團(tuán)的影子。此后德國某企業(yè)長駐中圉的代表打來電話說：“代表團(tuán)已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯企業(yè)簽署了購貨合同，價(jià)格低于貴企業(yè)百分之十?！被食Q(mào)易企業(yè)上下都特別沮喪，李麗更是煩憂特別，她想沒有提示總經(jīng)理及時采用迅速行動，也責(zé)怪自己沒有時時注意德國代表團(tuán)的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯企業(yè)是怎樣獲取德國代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是怎樣搶走買賣的？問題：1）羅浪斯企業(yè)是怎樣獲取德國代表團(tuán)的購貨合同的？2）秘書與親朋好友講話或閑聊時，可否能夠不分場合、不分對象暢所欲言？3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？4）秘書在平時工作中應(yīng)該怎樣做好保密正作？(1)李麗在講話中沒心表露出的信息,給羅浪斯企業(yè)的陳珍妮抓住了機(jī)遇,獲取了這筆買賣即即是最好的朋友,也不能夠不分情況暢所欲言,何況是競爭對手,這是文秘人員的基本職業(yè)道德企業(yè)的機(jī)密包括企業(yè)的生產(chǎn)流程,工藝技術(shù),組織人事,資本運(yùn)作,客戶資料,流通渠道等.上司正在考慮,討論而未作定論,未公開宣布的內(nèi)容.上司的隱私,疾病和企業(yè)內(nèi)發(fā)生的事故,人事爭端,內(nèi)部失竊,經(jīng)濟(jì)瓜葛等應(yīng)做到不應(yīng)說的不說,不應(yīng)聽的不聽,不應(yīng)記錄的不記錄,機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并穩(wěn)定保存,機(jī)密文件嚴(yán)實(shí)保存,自己的電腦設(shè)置密碼等。１．新加坡利達(dá)企業(yè)銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響企業(yè)的工作，在征得上司的贊成后，她請自己最好的朋友陳小姐臨時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并激勵她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后介紹陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理出門了，陳小姐正在企業(yè)打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話以下：來電者：“是利達(dá)企業(yè)嗎？”陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兘?jīng)理在嗎？”陳小姐：“不在。”來電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是?！眮黼娬撸骸澳銈兊乃苣z手套多少錢一打？”陳小姐：＋１，８美元?！眮黼娬撸海ⅲ保睹涝淮蛐胁荒軌?？”陳小姐：“對不起，不能夠的?！闭f完，“啪”掛上了電話。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事見告上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大買賣，以１．４美元一打賣出了行不能夠，我知道你的定價(jià)是１１００萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，＿上星期有人問１．６美元一打．８，就說不能夠的。”上司立刻神情一變說：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個錯?！标愋〗惚唤夤褪怯捎谏纤菊f她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？答：（１）該問的沒有問（指對方情況，手套的需要量）；（３分）（２）該記的沒有記錄（對方的姓名、企業(yè)、電話號碼）；（３分）（３）該說的沒有說（沒有及時向上司報(bào)告）；（３分）（４）不應(yīng)說的卻說了（價(jià)格上的自作主張，不向上司請示）；（３分）（５）不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己墜入被解雇的境地）；（３分）（６）電話禮儀方面，鈴響了沒有自報(bào)家門；（３分）（７）不等對方說完，就“啪”掛上電話；（２分）２．文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)辦理的建議后，又碰到了負(fù)張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的建議很不一致，小曹手足無措，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫以為小曹與張關(guān)系親近些務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。支持過張，以為小曹有意與他作對；而張以為此業(yè)請你解析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？答：（１）小曹犯了多頭請示的錯誤。依照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的建議辦，不應(yīng)多頭請示；（５分）（２）在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以致落到尷尬的境地；（３分）（３）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，若是張知書達(dá)禮，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工做事，求得諒解后，按孫的建議辦；（４分）（４）若是不能夠求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商討一個方法遵照執(zhí)行；（４分）（５）若是矛盾不能夠一致，應(yīng)向總經(jīng)理請示，依照總經(jīng)理的建議辦，并請他對孫或張作講解。這時文員執(zhí)行主要決策人的建議。（４分）3.某企業(yè)經(jīng)理收到一封措辭無禮的信，是由某個與企業(yè)交往較深的代理商寫來的。經(jīng)理怒氣沖沖地把文員李小姐叫來，要她寫封回信，與這位代理商隔絕所有交易和關(guān)系，并命令李小姐馬大將信打印寄出。李小姐能夠有以下做法，哪一種做法做穩(wěn)定，為什么？答：（1）依照經(jīng)理指示立刻回到自己的辦公室，將信打印寄走了。（2）寫完了信，想到自己是經(jīng)理的助手，有責(zé)任提示經(jīng)理，為了企業(yè)利益沖犯了經(jīng)理也值得。于是對經(jīng)理說：“經(jīng)理，這封信不能夠發(fā)，把它撕掉算了！”3）沒有立刻去寫信，而是向經(jīng)理提出忠告：“經(jīng)理，請您沉穩(wěn)一點(diǎn)！與對方隔絕關(guān)系會產(chǎn)生什么結(jié)果呢？在這件事情上，我們難道就沒有應(yīng)該反省的地方嗎？”（4）當(dāng)天快下班時，將打印好的信遞給已經(jīng)心平氣和的經(jīng)理：“經(jīng)理，能夠?qū)⑦@信寄走嗎？”作為秘書，不行是是做些幕后工作，也會有走到前臺講話的機(jī)遇，這時候秘書在公開場合講話應(yīng)該注意哪些問題？解析及要點(diǎn)：①為你的演講準(zhǔn)備充分的事實(shí)的確的資料以及考慮觀眾所能提問的問題答案。②起初要把演講內(nèi)容完整考慮，思路清楚，建議提前作好講話卡片提示。③能夠起初練習(xí)講話，身體語言以及手勢等都能夠提前考慮成熟。④講話時要自信，保持平穩(wěn)的姿態(tài)和快樂的餓表情，要泰然自如，和觀眾作必要的目光溝通。⑤使用簡單、了然、易懂的餓語言，防范艱澀冷清。⑥提前測定講話時間，控制講話在一個贊成的時間范圍內(nèi)。⑥用規(guī)范的語言和抑揚(yáng)頓挫的聲調(diào)，突出你的聲音特點(diǎn)。⑦控制講話速度。⑧演講中要點(diǎn)的地方要有所停留，給觀眾以考慮的空間。⑨在系統(tǒng)陳述前，應(yīng)該為整篇講話構(gòu)思整體結(jié)構(gòu)。5.假設(shè)你是某企業(yè)的秘書，你的上司立刻到廣州實(shí)業(yè)貿(mào)易有限企業(yè)出差，他平時都是住在當(dāng)?shù)氐囊凰频昀铮矚g單人套間，房間里要有能夠接外線的電話，并希望能夠俯視酒店外的公園，同時他還要一個款待室以召開商業(yè)會議，請秘書幫他在這家酒店里預(yù)約他想要的房間，收費(fèi)轉(zhuǎn)到企業(yè)帳上。企業(yè)地點(diǎn)是：##########帳號是：????????解析及要點(diǎn)：電話預(yù)約。打電話給這家酒店預(yù)約部，向他表達(dá)清楚預(yù)約房間的時間、房間條件。并預(yù)約一間款待室，告訴他開銷按企業(yè)的地點(diǎn)和帳號轉(zhuǎn)到企業(yè)帳上。信件預(yù)約。寫信或發(fā)傳真給這家酒店，在信上寫明預(yù)約房間的時間、房間條件、予租款待室、開銷轉(zhuǎn)帳等情況。確認(rèn)預(yù)約。拿到酒店預(yù)約傳真或其他書面形式的證明，告訴上司已把確認(rèn)信附在他隨身攜帶的旅行計(jì)劃后邊。某企業(yè)經(jīng)理某一天收到一封特別無理的信，是一位與企業(yè)交往較深的代理商寫來的。經(jīng)理怒氣沖沖要求秘書記錄自己的口授回：“。。。我沒有想到會收到你這樣的來信，誠然我們之間已經(jīng)有那么長時間的來往，但事已至此，我不得不中止我們之間的所有交易和來往，而且依照常例，我要將這件事公之于眾！。。?！边@是信件的大體內(nèi)容，經(jīng)理要求秘書馬大將信件打印寄走。對于秘書，有以下四種行為：A．“是，好的”此后回到辦公室將信件打印寄走。B．若是將信件寄走對企業(yè)和經(jīng)理自己都特別不利。秘書想到自己是經(jīng)理的助手，有責(zé)任提醒經(jīng)理，因此，為了企業(yè)的利益，哪怕沖犯了經(jīng)理也值得，于是秘書對經(jīng)理這樣說：“經(jīng)理，這封信不能夠發(fā)，把它撕了算了！”C．秘書不但沒有退下去打印，反而前進(jìn)了一步，提出忠告：“經(jīng)理，請您沉穩(wěn)一點(diǎn)！給對方回一封這樣的信，結(jié)果會是什么呢？在這件事情上，我們難道就沒有應(yīng)該反省的地方嗎？”D．當(dāng)天快下班的時候，秘書將打印出的信遞給已經(jīng)心平氣和的經(jīng)理：“經(jīng)理，能夠把這封信寄走嗎？”作為秘書，你以為以上行為，哪一種正確？為什么？請闡述解析原因。解析及要點(diǎn)：①最優(yōu)答案為D②解析：A行為對于經(jīng)理的忠實(shí)、堅(jiān)決。作為秘書也的確應(yīng)具備這樣的質(zhì)量，但可是具備“忠實(shí)和堅(jiān)決”，對一位秘書而言是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，若是可是這樣，仍是一種瀆職行為。B行為是從整個企業(yè)的整體利益出發(fā)，對于迷失而言，這種富于自我犧牲的精神是難能難得的，但是它和C行為相同超越了秘書的工作角色，因此是不能夠獲取。C行為從經(jīng)理的助手角度考慮是可取的，但是，從秘書的職責(zé)考慮，無論怎樣秘書都不應(yīng)該干預(yù)上司的最后決策，否則是越權(quán)行為。D行為是最合理的行為。由于，經(jīng)理和正常人相同，也有情緒顛簸，不能夠控制的時候，但當(dāng)他情緒牢固下來此后就會進(jìn)行自我反省。這個時候秘書征采建議，實(shí)際上是給經(jīng)理一次重新決策的機(jī)遇；作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)理有自己思慮問題的角度和方式，他必定權(quán)衡與各方關(guān)系的利益；總之，作為經(jīng)理的秘書，在沒有弄理解經(jīng)理的真實(shí)感情以前，你即不是政策的擬定者，也不是最后的決策人。案例二秘書A小姐與它男朋友B供職于同一家企業(yè)，他們兩個準(zhǔn)備在第二年春暖花開的節(jié)氣結(jié)婚，但他們的關(guān)系到此刻企業(yè)內(nèi)部無人認(rèn)識，但是他們準(zhǔn)備在年終在企業(yè)公開關(guān)系。但是這個時候，A小姐在出席企業(yè)的董事會商論人事問題時，聽到會議內(nèi)容：近來海南的C病的很厲害，那里的經(jīng)理申請總企業(yè)立刻派人接替C的工作，由于董事會考慮到B還沒有結(jié)婚，決定派B在月底前立刻赴海南接任C的職務(wù)。依照企業(yè)常例，職員到外處復(fù)職，時間最短一年，而且時期不得回家探親。請問A小姐可否應(yīng)該把董事會上聽到信息透漏給它的男朋友B先生呢？由于不但明年的婚期有可能耽誤，而且即使結(jié)婚也得忍受兩地分居的煎熬。解析及要點(diǎn)：答案自然是不能夠泄露給B先生。原因是人事問題對于一般職員來說，是一個特別敏感的話題，B先生屬于一般職員，A小姐屬于高級秘書，對于秘書最基本的素質(zhì)是堅(jiān)守秘書職責(zé)（責(zé)任感、可靠性、忠于職責(zé)），秘書最基本的素質(zhì)不應(yīng)該可是表此刻口頭上，更重要的是在實(shí)踐中去實(shí)踐，在要點(diǎn)時辰能堅(jiān)守。案例三秘書A以前于數(shù)周前多次向其上司轉(zhuǎn)達(dá)P先生打來的電話，但每次獲取的回答都是：“這事我不好出頭，請轉(zhuǎn)給營業(yè)部主管?！庇谑钱?dāng)本周P先生再次打來電話時，秘書A直接把電話轉(zhuǎn)給了營業(yè)部主管。但事后，秘書卻被上司叫去，咨詢有關(guān)P先生的事情，當(dāng)時上司怒氣沖沖的問到：“P先生沒有給我打過電話過來嗎？”請問你該怎么辦理這個問題？解析及要點(diǎn)：第一誠然對上司的朝三暮四感覺特別生氣，但出于對自己秘書工作性質(zhì)的掌握，也應(yīng)該向上司對不起，第一把責(zé)任肩負(fù)下來；待上司安靜此后再向上司講解：“若是每次都向您請示就好了，請諒解”，上司自然會從你的話語中理解你的意思，這種回答即防范上司的尷尬，也提醒了上司，要分清責(zé)任，你盡到了秘書職責(zé)，不卑不亢！這種回答方式也會另上司快樂的！案例四假設(shè)你是企業(yè)一名重要合伙人的秘書，這名合伙人的職責(zé)是吸取新職員；與其他合作者商討特別任命。一位新來的打字員告訴你，它憂如感覺到別人已經(jīng)知道她的很多個人情況，并在背后討論它，請考慮這種情況是怎樣造成的？怎么樣才能防范？解析及要點(diǎn)：這種情況說明企業(yè)的內(nèi)部人員有人泄密，作為主管人力資源主管的秘書，你的職責(zé)是在事情已經(jīng)發(fā)生的餓情況下，第一應(yīng)該立刻向上司報(bào)告；其次，立刻找到打字員當(dāng)事人，向他直接浸透有關(guān)上司對他的工作特別滿意，正在考慮安排其他工作的可能性，但正在察看之中，消除他的忌憚；為防范形勢擴(kuò)大，應(yīng)立刻提示上司召開高層碰頭會議，把情況通知，并在會議上作出相應(yīng)拯救措施；加強(qiáng)內(nèi)部會議保密安排，擬定更安全的保障條例。案例六某日，秘書正在辦公室里為一個會議擬通知，剛打了一行字，商場部王先生向他走來：“陳小姐，麻煩你，我想領(lǐng)一些文具”，于是陳小姐放下手中的活去和王先生去領(lǐng)文具，在返回的路上，上司張先生告訴她，要她立刻購買明天去上海的飛機(jī)票，把文具叫給王先生后，它立刻給航空企業(yè)打電話訂購了去上海的飛機(jī)票，剛放下電話，就接到一份傳真，后天某領(lǐng)導(dǎo)要到企業(yè)來察看，要進(jìn)行一些必要的準(zhǔn)備工作。。。。。直到下班時間到了，看看那個才打了一行的通知，秘書陳小姐感覺很累又沒有成就感。請問，陳小姐的為什么有這種感覺，她的工作方式有問題嗎？解析及要點(diǎn)：作好計(jì)劃和掌握優(yōu)先序次的辦理方法。案例七企業(yè)的會議總是很多，請問可否有必要召開會議？可否有其他更好也許更簡單的方式來實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)？作為秘書你應(yīng)該怎么去作？解析及要點(diǎn)：①召開會議要開銷成本，能夠先簡單計(jì)算一下會議成本，看可否有必要召開會議。還可以夠看目前的問題可否會使工作墜入停留或產(chǎn)生打破性進(jìn)展；本管理層都無權(quán)或難以決定某些問題；事情比較緊急，有關(guān)人員已經(jīng)來不及采用分頭商討的方法；只有會議的形式才能產(chǎn)生一項(xiàng)決定或一項(xiàng)管理方法；會議是讓有關(guān)人員認(rèn)識情況的最簡單方式。②若是不開會，能夠采取棉談、打電話或發(fā)文件等形式。案例八作為秘書，不行是是做些幕后工作，也會有走到前臺講話的機(jī)遇，這時候秘書在公開場合發(fā)言應(yīng)該注意哪些問題？解析及要點(diǎn)：①為你的演講準(zhǔn)備充分的事實(shí)的確的資料以及考慮觀眾所能提問的問題答案。②起初要把演講內(nèi)容完整考慮，思路清楚，建議提前作好講話卡片提示。③能夠起初練習(xí)講話，身體語言以及手勢等都能夠提前考慮成熟。④講話時要自信，保持平穩(wěn)的姿態(tài)和快樂的餓表情，要泰然自如，和觀眾作必要的目光溝通。⑤使用簡單、了然、易懂的餓語言，防范艱澀冷清。⑥提前測定講話時間，控制講話在一個贊成的時間范圍內(nèi)。⑥用規(guī)范的語言和抑揚(yáng)頓挫的聲調(diào)，突出你的聲音特點(diǎn)。⑦控制講話速度。⑧演講中要點(diǎn)的地方要有所停留，給觀眾以考慮的空間。⑨在系統(tǒng)陳述前，應(yīng)該為整篇講話構(gòu)思整體結(jié)構(gòu)。案例九黃秘書憑直覺已經(jīng)感覺到對方可是個廣告銷售員，但既然說與李總有約也不好點(diǎn)破他的拜見目的，接過名片一看，果然是某家雜志廣告部的業(yè)務(wù)經(jīng)理，碰到這種情況，秘書該怎么辦理？解析及要點(diǎn)：①熱情友好的款待。②咨詢對方可否與上司有約。③以上司有會或沒有時間為由搪塞推卻掉來客。④若是對方執(zhí)意要見上司，能夠直接向上司請示，若是獲取回答“不見”，能夠宛轉(zhuǎn)地把別的一家企業(yè)介紹給對方，并向?qū)Ψ剿魅∶?，表示會將名片轉(zhuǎn)交上司，并在合適時候與對方相約。⑤待對方走后，立刻給介紹企業(yè)打電話，詳細(xì)告之個人情況，作好應(yīng)付工作。案例十衛(wèi)先生是企業(yè)的一位重要客戶，他在來訪以前已經(jīng)和上司有過約會，但是上司由于緊急情況突然出去了，碰到這種情況，秘書應(yīng)該怎么辦理？解析及要點(diǎn)：①熱情友好的款待。②講解上司不在的原因，并誠意致歉。③若是上司不能夠立刻回來，請他稍等片刻，在等待過程中，款待飲料并送上報(bào)紙或期刊雜志。④若是上司臨時不能夠回來，與他再預(yù)約一個會面時間。⑤上司回來后，立刻報(bào)告；倘如有必要，讓上司與他直接聯(lián)系?！掇k公室管理》指導(dǎo)案例解析案例11一位重要的但性急的來訪者要求見你的上司，但上司只幸虧一個小時后見他，也許另訂一個時間與客人會面，請問秘書應(yīng)該怎么來應(yīng)付這名客人呢？解析及要點(diǎn)：①熱情的款待。②問清來訪的原因。③禮貌的告訴他上司此刻沒有時間，必定等待一個小時，問他可否愿意等待。④等待時，給客人款待飲料并供應(yīng)報(bào)紙期刊或雜志。⑤若是客人不愿意等待，與他別的約準(zhǔn)時間，也許請他經(jīng)過信件直接與上司聯(lián)系。⑥熱情送客。⑦及時的向上司報(bào)告。案例12請看下面一段電話錄音：“喂！”“喂！”“你找誰？”“我找老黃”“哪個老黃？”“黃長生”“我們這里沒有黃長生”“你們是哪里呀？”“全世界企業(yè)，告訴你也沒用，跟你沒關(guān)系”“對不起，打錯了”“啪-----??！”請問這名秘書的接聽電話可否得體，正確？存在哪些問題？解析及要點(diǎn)：①對于這種情況，秘書的接聽電話方式特別不得體，更不正確。電話是一個企業(yè)平時與外面聯(lián)系的首要聯(lián)系方式，電話的接聽技巧和態(tài)度也是第一重要的，迅速而且友好的事物性態(tài)度使打電話者感覺他被在認(rèn)真的傾聽而且受歡迎，這樣會有效的與其他客戶獲取加強(qiáng)溝通的機(jī)遇，因此正確的使用電話，有利于成立優(yōu)異的企業(yè)形象。②接聽電話，應(yīng)該第一告之本企業(yè)名稱并說明自己的身份，防范說“喂！”之類的話語，盡量節(jié)約對方時間，步入正題。③和別人通話時，無論多忙，秘書必定專心，不能夠搪塞了事，讓對方感覺對對方的不重視或不感興趣。秘書代表的是上司和企業(yè)，態(tài)度必定認(rèn)真，語氣因該平和而友好，另對方感覺自己倍受關(guān)注，自然就對企業(yè)產(chǎn)生優(yōu)異印象。案例13作為一名秘書，你發(fā)現(xiàn)一位來話人已經(jīng)被一位不知去向的馬虎的工作人員耽誤了很長一段時間，你知道這件事此后，對這個電話怎么辦理？解析及要點(diǎn)：你能夠找一位能夠代替接聽電話的人，一方面連續(xù)找受話人，一方面在電話里向?qū)Ψ秸\意的致歉，對耽誤對方的難得時間表示對不起，并為工作人員的餓馬虎搜尋一個對方能夠接受的餓合理借口，同時告之對方正在搜尋受話人，以時對方心情歡喜為達(dá)到目的。案例14你正在打一個公務(wù)電話，這時老板走過來作在你辦公桌旁，你知道電話還要打一段時間，但是老板素來在旁邊等著會不耐煩的，你應(yīng)該怎么去做？解析及要點(diǎn)：①第一因該用手捂住住話筒，輕聲對老板說你還需要一段時間才能打完電話。②此后再咨詢上司可否需要立刻停止和對方通話，但同時告之上司，這個電話特別重要。③最后在在上司走后向通話對方如實(shí)講解耽誤通話的原因。案例15你們企業(yè)有一個規(guī)矩，即不在搬動電話上討論機(jī)密問題，你不留神給忘記了這條規(guī)矩，在電話大將一些商業(yè)上的特別敏感的數(shù)據(jù)告訴了一位顧客，這時你應(yīng)該怎么去做？解析及要點(diǎn)：第一將這件事向上司報(bào)告，以防出現(xiàn)差錯。②第二應(yīng)該立刻同時告之顧客，以防范數(shù)據(jù)擴(kuò)散。③接受教訓(xùn)，不能夠有僥幸心理，時辰注意單位規(guī)矩，同一種錯遵守誤不能夠出現(xiàn)兩次。案例16經(jīng)理按鈴叫秘書進(jìn)來，想知道上午有什么必定報(bào)告他的事情。今天是新來秘書的鄒小姐，格開朗，做事風(fēng)風(fēng)火火，一進(jìn)門，她就大聲問：“什么事？老總？”“請把上午重要的來電講一下，鄒小姐”“嘔，藍(lán)星企業(yè)經(jīng)理來電，說他剛從德國接見回來，可是讓告訴您一下，還請您問張總好”“恩，還有嗎？”“您太太中午來過電話”“什么事？”“她讓您回電話，下午2點(diǎn)以前，別忘了?！薄皼]有啦？”

性“沒有了”鄒小姐看看記錄?！昂哟ㄆ髽I(yè)看房時間定下來沒有？”“哎呀，糟糕，忘了聯(lián)系了”“立刻去聯(lián)系”經(jīng)理揮揮手，自己又忙辦理其他事務(wù)去了。周末工作會議上，經(jīng)理部要求重新聘個稱職的秘書來。鄒小姐感覺特別委屈：“我怎么了？”您能回答嗎？解析及要點(diǎn)：①秘書因該有基本的沉穩(wěn)和干練，不能夠簡單依照自己的性格特點(diǎn)辦理問題，因該遵守秘書的基本操行。②秘書應(yīng)該有詳細(xì)的日程安排，編制日程計(jì)劃表，因該有日志、臺歷、備忘錄、計(jì)算機(jī)等輔助手段。④秘書還要作好上司的平時工作提示工作。⑤鄒小姐連一天的工作都不能安排穩(wěn)定，被解聘在清理之中。案例17上司立刻于2003年6月去美國一家企業(yè)參觀察看，在此以前，他從未走出過國門。請問：1.秘書應(yīng)該在近期為他辦理那些出國手續(xù)？怎樣辦理？秘書要提示上司注意哪些問題？上司對黃皮書認(rèn)識不多，請幫助他講解一下。解析及要點(diǎn)：辦理護(hù)照。上司出差因該屬于因公護(hù)照，因該到所在的省市自治區(qū)外事辦公室辦理。辦理簽證。上司屬于公務(wù)簽證，要在出發(fā)前留出充裕的時間到美國大使館或領(lǐng)事管辦理。如果要路子他國，還要辦理過境簽證。辦理保險(xiǎn)。辦理“黃皮書”。告訴上司持單位介紹信去所在省市衛(wèi)生檢疫站注射疫苗，并領(lǐng)取“黃皮書”。辦理出境登記卡，到戶口所在地辦理臨時出國登記手續(xù)，若是出國時間高出6個月，還需注銷長住戶口。帶上辦理達(dá)成的餓所有證件和證明，到護(hù)照頒發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)取第二張“出境登記卡”，憑此購買國際機(jī)票?！包S皮書”略。案例18假設(shè)你是某企業(yè)的秘書，你的上司立刻到廣州實(shí)業(yè)貿(mào)易有限企業(yè)出差，他平時都是住在當(dāng)?shù)氐囊凰频昀?，喜歡單人套間，房間里要有能夠接外線的電話，并希望能夠俯視酒店外的公園，同時他還要一個款待室以召開商業(yè)會議，請秘書幫他在這家酒店里預(yù)約