辦公用品采購制度

辦公用品采購制度1.引言辦公用品采購是企業(yè)日常運營的重要環(huán)節(jié)之一，為企業(yè)提供正常的業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)所必需。因此，建立科學(xué)的采購制度能夠確保企業(yè)采購活動的順利進(jìn)行，提高采購效率，避免采購成本的浪費與損失。2.目的本制度的目的是規(guī)范企業(yè)內(nèi)部辦公用品采購流程，加強采購管理，優(yōu)化采購成本，提高采購質(zhì)量，以便與企業(yè)內(nèi)部管理和外部服務(wù)的協(xié)調(diào)一致。同時，也為了保證采購過程的公正合法，有益于維護(hù)公司形象和品牌價值。3.適用范圍本制度適用于本企業(yè)所有部門及員工在企業(yè)內(nèi)部采購辦公用品的行為，包括內(nèi)部購買和外部委托采購等。4.質(zhì)量要求企業(yè)在采購辦公用品時應(yīng)保證使用的物品滿足以下要求：適用性：使用物品要適用于企業(yè)的具體業(yè)務(wù)需求。該物品應(yīng)滿足所需功能，質(zhì)量符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。公正性：采購程序應(yīng)遵守法律法規(guī)，具有公正性。采購物資的供應(yīng)商應(yīng)符合相關(guān)政府頒布的商業(yè)規(guī)范。可靠性：物資的選擇及使用必須達(dá)到可靠性的要求。采購的物資不得存在瑕疵或缺陷，如若存在，應(yīng)及時得到排除或修復(fù)。5.采購流程企業(yè)采購辦公用品的流程分為以下三個環(huán)節(jié)：5.1需求確認(rèn)在需求確認(rèn)階段，各個部門通過內(nèi)部溝通或管理系統(tǒng)等方式確認(rèn)所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量及需求時間等，并填寫相關(guān)采購申請單。申請單的格式應(yīng)當(dāng)包含以下信息：部門名稱采購物品的名稱、規(guī)格采購數(shù)量需求時間5.2采購評審在采購評審階段，企業(yè)采購人員應(yīng)根據(jù)需要和采購預(yù)算等因素，對存在切實可行的供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選，并根據(jù)評估情況的結(jié)果，選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商。評審獎項：供應(yīng)商的信譽度能夠提供的物品質(zhì)量價格合理性和競爭力對企業(yè)的服務(wù)水平5.3簽訂合同及付款在簽訂合同及付款環(huán)節(jié)，企業(yè)采購人員應(yīng)向供應(yīng)商提供必要的采購信息和合同簽訂要求;并嚴(yán)格按照合同規(guī)定的付款方式與時間進(jìn)行付款。6.審核和審核機構(gòu)采購合同的審核與批準(zhǔn)應(yīng)經(jīng)過相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門審核，采購部門對所需要物品的采購提出的建議進(jìn)行財務(wù)預(yù)算和審核，并由主管部門或首席財務(wù)官進(jìn)行最終審批。7.合規(guī)和相關(guān)協(xié)議企業(yè)采購活動應(yīng)符合國家有關(guān)法規(guī)制度和業(yè)務(wù)規(guī)定。采購合同需遵守有關(guān)法規(guī)，采購申請以及采購活動的其他形式須遵守公司內(nèi)部相關(guān)規(guī)定。如有部門違規(guī)行為，經(jīng)查實須依法處理。8.修改本規(guī)定的修改應(yīng)由企業(yè)負(fù)責(zé)