辦公用品管理流程

/辦公用品管理流程1目的本文件規(guī)定了XX農(nóng)村銀行(以下簡稱“本行”)辦公用品管理的流程及控制要點,旨在加強辦公用品管理，規(guī)范采購、領用、保管等行為,控制行政性支出。2適用范圍本文件適用于本行辦公用品管理活動。3定義、縮寫與分類3。1定義辦公用品：是指因工作需要采購的除固定資產(chǎn)外的各類日常用品。3．2縮寫無３.３分類1)辦公設備：包括保險柜、白板、標簽機、傳真機、打印機、電話機、復印機、考勤機、收銀機、碎紙機、裝訂機、塑封機、熱熔機、帶膜機、鑰匙箱、電子白板、投影機、幻燈機、打字機、一體機、鐵柜、空氣凈化器、膠裝機等;2）電腦耗材:包括各種原裝以及品牌硒鼓、墨盒、打印機填充墨水、軟盤、刻錄盤、鼠標、鼠標墊、鍵盤、電腦清潔用品、耳機等；３）數(shù)碼系列：包括Ｕ盤、ＭＰ3播放器、數(shù)碼錄音筆、移動硬盤、數(shù)碼攝像頭等；4)辦公用紙：包括復印紙、打印紙、傳真紙、相片紙、收銀紙、彩噴紙、信紙／稿紙、包裝紙、卡紙、海報紙、皮紋紙、宣紙、名片紙、其他紙品等；5）辦公用筆：包括白板筆、鋼筆、記號筆、毛筆、簽字筆、熒光筆、圓珠筆、中性筆、臺筆、筆芯、鉛筆、鉛芯、激光筆、繪圖筆、油漆筆、光盤筆、粉筆等；６）財務用品:包括點驗鈔機、支票打印機、號碼機、手提金庫、印章箱、憑單憑證、表格單據(jù)、檔案用品、復寫紙、財務附件、賬皮賬芯、賬簿賬冊、印臺、印油、原子印章、轉(zhuǎn)輪印章、組合印章、信封等；７）本、簿類:包括記事簿、日記簿、萬用手冊、賓客簽到冊、地址簿、電話簿、活頁簿等；8）桌面用品:包括筆筒、筆座、打孔器、地球儀、放大鏡、日歷座、濕指器、書立、文稿架、寫字板、告示貼、標簽系列、便條紙、訂書機、起釘器、膠帶/雙面膠、修正液、修正帶、膠水/膠棒、名片盒、名片冊、削筆器、轉(zhuǎn)筆刀、筆盒、筆袋、板擦、壁紙刀、剪刀、墊板、三針一釘?shù)?９）資料管理：包括文件柜、文件筐、文件盤、報刊架、雜志架、展示架、公文籃、檔案盒等；1０)文件夾冊:包括板夾、公事包、證件卡、資料冊、彈簧夾、打孔夾、抽桿夾、文件套、像冊、名片冊、票據(jù)夾、拉鏈袋、按扣袋、檔案袋等；1１)測繪用品：包括繪圖筆、繪圖橡皮、繪圖模板、繪圖圓規(guī)、測繪用尺等;12）裝訂用品:包括裝訂膠片、裝訂夾片、裝訂膠圈、熱熔封套、封面紙、憑證裝訂機等；１3）日用勞保:包括日化清潔用品、勞保用品、食品/飲品、生活用紙、紙杯、燈泡燈管、證書獎狀、膠卷、指示牌、電源插座、電池等；１4）商務禮品、案頭擺設等。4職責與權(quán)限部門/崗位職責與權(quán)限不相容職責主管領導審批辦公用品年度和月度采購計劃。綜合辦公部門/主任崗1）審核辦公用品年度和月度采購計劃；２）審批辦公用品領用申請;３）負責辦公用品管理的日常檢查與監(jiān)督。綜合辦公部門／后勤服務崗１)匯總各部門、分支機構(gòu)辦公用品年度采購需求，編制辦公用品年度和月度采購計劃;2）按貨比三家的原則批量采購辦公用品；3)保管辦公用品，做到賬實相符；4)發(fā)放辦公用品并登記.各部門、分支機構(gòu)／負責人審核本部門、分支機構(gòu)辦公用品領用申請。各部門、分支機構(gòu)/相關(guān)崗提出辦公用品領用申請。5原則與基本規(guī)定5。1原則1）適用、厲行節(jié)約、批量采購原則.各部門、分支機構(gòu)應按實際需要上報需求，由綜合辦公部門匯總后按貨比三家的原則批量采購,盡量節(jié)約行政辦公支出.2）公開、公正、公平原則。在確定供應商時應公開操作，擇優(yōu)選擇;大宗辦公用品采購應按照《集中采購管理操作流程》進行控制。３）專人保管原則。綜合辦公部門應指定專人負責保管辦公用品，人員變動時應辦理移交手續(xù)。4）按需領用原則.各部門、分支機構(gòu)應根據(jù)實際需要領用辦公用品，嚴禁一次性領用大宗辦公用品。5。2基本規(guī)定1）辦公用品采購由本行綜合辦公部門統(tǒng)一負責。各部門、分支機構(gòu)提出年度辦公用品采購需求后,由本行綜合辦公部門負責匯總編制年度和月度采購計劃。２)綜合辦公部門負責辦公用品采購的工作人員應依據(jù)審批后的采購計劃，進行比質(zhì)、比價采購，確保辦公用品質(zhì)量滿足工作要求，原則上杜絕無計劃的零星采購。3)大宗商品(一次2萬元以上）必須按照《集中采購管理操作流程》進行采購,其中需要招標的，綜合辦公部門應根據(jù)擬采購的辦公用品用途,按照《招標操作流程》組織相關(guān)部門成立招標小組，以招標方式進行采購.4）采購的辦公用品必須是由合法的市場主體生產(chǎn)的合法產(chǎn)品,有保質(zhì)期要求的辦公用品必須在保質(zhì)期內(nèi)。5）辦公用品采購要按實際采購數(shù)量及時辦理入庫手續(xù),采購和保管雙方在入庫單上簽字確認.采購的辦公用品入庫必須在采購結(jié)束后的三日內(nèi)完成.6)辦公用品采購完畢后，由采購人員填寫有關(guān)單據(jù)發(fā)票，經(jīng)綜合辦公室主任簽字后，按財務規(guī)定進行核報。常年供應的辦公用品可視情況分批次核報.7）辦公用品費用結(jié)算一般均應通過轉(zhuǎn)賬方式，盡量減少現(xiàn)金結(jié)算。8）實行辦公用品采購費用年度復核制度。由內(nèi)部審計部門牽頭，綜合辦公部門、計劃財務部門參加。對年度大宗辦公用品采購,主要對其價格情況進行復核。如發(fā)現(xiàn)有嚴重作弊行為、價格偏離行為，要按照當年行業(yè)平均價格責令有關(guān)責任人員追回供應商的不當?shù)美?并追究相關(guān)人員責任.９）辦公用品保管人員應加強庫房管理和消防工作，防止失盜、失火、失潮.任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品庫房,不得挪用辦公用品及其他物資。庫房要做到類別清楚、碼放整齊.1０）辦公物品倉庫應定期清點，清點工作由綜合辦公室主任組織.清點要求做到賬實一致,如果不一致必須查找原因，然后調(diào)整清單,使兩者一致。1１）各部門、分支機構(gòu)要指定專人負責領取辦公用品，領用辦公用品應填寫《辦公用品領用單》.1２)領用時,要做到當面點清，在確認物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量無誤后,領用人在《辦公用品領用單》上簽字。13）價值較大的耐用辦公用品因使用時間過長需要報廢更新的，使用人應提出報廢、更新申請,經(jīng)部門負責人審核和本行主管領導批準后，到綜合辦公部門辦理報廢更新手續(xù).1４）同意報廢的耐用辦公用品須交回綜合辦公部門集中處置。對決定報廢的耐用辦公用品要做好登記，在報廢處理清冊上寫清辦公用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項.6流程描述與控制要求 階段環(huán)節(jié)風險點6.1采購環(huán)節(jié)名稱：收集需求、編制計劃適用部門：綜合辦公部門；適用崗位:后勤服務崗;職責要求：收集需求,編制計劃操作規(guī)范：綜合辦公部門后勤服務崗收集各部門、分支機構(gòu)上報的《辦公用品需求計劃表》（附件一)，匯總編制本行辦公用品年度和月度采購計劃，報綜合辦公室主任審核。6．1采購環(huán)節(jié)名稱:審核適用部門:綜合辦公部門；適用崗位：主任崗；職責要求:審核采購計劃操作規(guī)范：1）審核本行辦公用品年度和月度采購計劃的必要性和合理性，及時報主管領導審批；2）臨時追加的零星采購計劃,也必須經(jīng)綜合辦公室主任審核同意后報主管領導審批。風險描述:對采購計劃審核把關(guān)不嚴,違規(guī)審核通過不必要的采購計劃,辦公用品日常購置混亂，浪費行政資源。風險等級：低風險控制措施:實施計劃和預算控制，按內(nèi)審頻率實施內(nèi)部審計.控制部門:行長；控制崗位:主管領導；６．1采購環(huán)節(jié)名稱:審批適用部門:行長;適用崗位:主管領導；職責要求：審批采購計劃操作規(guī)范:1）審批本行辦公用品年度和月度采購計劃,確定是否符合厲行節(jié)約原則;2）審批臨時追加的辦公用品采購計劃，確定是否必須追加計劃,是否確因工作需要。6.1采購環(huán)節(jié)名稱：采購適用部門：綜合辦公部門；適用崗位：后勤服務崗；職責要求：按審批的采購計劃采購辦公用品操作規(guī)范：1）辦公用品采購要雙人同行，要遵循貨比三家、明碼標價和公開、公正、公平的原則；2)對大宗商品(一次２萬元以上）必須按照《集中采購管理操作流程》進行采購,其中需要招標的，綜合辦公部門應根據(jù)擬采購的辦公用品用途，按照《招標操作流程》組織相關(guān)部門成立招標小組，以招標方式采購。３）采購的辦公用品必須是由合法的市場主體生產(chǎn)的合法產(chǎn)品,有保質(zhì)期要求的辦公用品必須在保質(zhì)期內(nèi).風險描述：未正確履行崗位職責，超采購計劃品種、規(guī)格、型號、價格、范圍等采購辦公用品;或未堅持貨比三家的原則采購辦公用品，支出超計劃，造成不必要的行政資源浪費.風險等級：中等風險控制措施:對采購行為進行日常監(jiān)督，每月不少于一次內(nèi)部自查。同時,實施必要的內(nèi)部審計,及時發(fā)現(xiàn)違規(guī)采購行為并進行糾正,必要時對責任人采取處罰措施?？刂撇块T：綜合辦公部門；內(nèi)部審計部門;控制崗位:主任崗；經(jīng)理崗；6。２保管環(huán)節(jié)名稱：入庫保管適用部門：綜合辦公部門；適用崗位：后勤服務崗；職責要求:按規(guī)定妥善保管采購及庫存的辦公用品操作規(guī)范:1）填寫《辦公用品入庫單》(附件二），采購和保管雙方簽字確認,采購結(jié)束后三日內(nèi)必須完成;2）采購和庫存的辦公用品必須登記造冊(附件三),綜合辦公部門必須做到每月一次盤點和檢查，內(nèi)部審計部門應按內(nèi)審工作頻率組織開展辦公用品管理情況的檢查；３)應加強庫房管理，防止失竊、火災、失潮;庫房禁止其他無關(guān)人員出入，庫房保管人員不得挪用物資。6．３領用環(huán)節(jié)名稱：申請領用適用部門：分支機構(gòu)；相關(guān)部門;適用崗位:相關(guān)崗;相關(guān)崗;職責要求:申請領用操作規(guī)范：各部門、分支機構(gòu)根據(jù)實際需求領用辦公物品，填寫《辦公用品領用單》（附件四），經(jīng)本部門、分支機構(gòu)負責人審核同意后，上報綜合辦公部門領取。6.3領用環(huán)節(jié)名稱:審批適用部門:綜合辦公部門；適用崗位：主任崗;職責要求：審批領用申請操作規(guī)范:審批各部門上報的辦公用品領用申請，確定是否在需求計劃之內(nèi),是否確因工作需要,并在《辦公用品領用單》（附件四)上簽署是否同意領用的明確意見.風險描述：違規(guī)審批，審批通過不合理的領用申請，造成資源浪費，削弱了辦公用品領用環(huán)節(jié)的控制力.風險等級：中等風險控制措施：通過本條線自查發(fā)現(xiàn)并及時糾正；通過內(nèi)審糾正違規(guī)審批行為?？刂撇块T：內(nèi)部審計部門；控制崗位：經(jīng)理崗；6。3領用環(huán)節(jié)名稱:發(fā)放適用部門：綜合辦公部門;適用崗位：后勤服務崗;職責要求：按審批的領用單發(fā)放辦公用品操作規(guī)范：1）發(fā)放辦公用品時,要做到當面點清，在確認物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量無誤后，由領用人在《辦公用品領用單》（附件四）上簽字確認;2）對耐用辦公用品的使用人或負責保管人員要登記造冊備查;３）憑領用單在《辦公用品登記簿》（附件三)上登記,銷記發(fā)出物品，結(jié)出賬面庫存。辦公用品保管人員應每月進行一次庫存盤點，確保賬實相符。７檢查監(jiān)督牽頭檢查部門檢查內(nèi)容檢查頻次報告路線檢查結(jié)果利用綜合辦公部門１）辦公用品采購、保管、發(fā)放程序是否符合規(guī)定和要求；２）庫存辦公用品賬實是否相符。每月一次主管領導規(guī)范辦公用品采購、保管、發(fā)放程序。內(nèi)部審計部門辦公用品采購、保管、發(fā)放制度執(zhí)行情況。按內(nèi)審工作頻率審計委員會持續(xù)改進8附件附件一：《辦公用品需求計劃表》附件二:《辦公用品入庫單》附件三：《辦公用品登記簿》附件四：《辦公用品領用單》

附件一:辦公用品需求計劃表申報部門：年月日序號品種規(guī)格數(shù)量備注部門負責人意見綜合辦公部門意見主管領導意見附件二: