企業(yè)內部零星工程審計信息化探索與實踐

企業(yè)內部零星工程審計信息化探索與實踐

Summary：企業(yè)內部審計中零星工程審計內容包括對綜合性零星維修項目的工程預、結算造價審核和招標工程量清單、控制價審核，其最大的特點是項目數(shù)量眾多，因此對零星工程審計工作的管理提出新要求，如何運用有限資源既提高審計審核工作效率又提升審計審核質量，本文研究探索采用信息化手段對零星工程審計工作進行管理，不僅提高了工程審計效率，還帶來了審計質量和效果的提升。Key：工程審計;零星工程;信息化隨著社會的不斷進步，“信息化”給人們工作和生活帶來的便利越來越明顯，在企業(yè)內部審計工作上，推進審計信息化建設，提高審計信息化應用水平成為加強企業(yè)內部審計治理能力現(xiàn)代化的有效途徑，工程審計是企業(yè)內部審計中不可或缺的一部分，而且越來越受到重視，因此對于工程審計，同樣需要“信息化”的輔佐來提高其現(xiàn)代化水平;工程審計主要分零星工程審計和全過程跟蹤工程審計兩種，全過程跟蹤工程審計以金額大為特點，而零星工程審計則以數(shù)量多為顯著特點，工程審計信息化在零星工程審計方面的應用更能發(fā)揮出信息化的優(yōu)勢，本文所研究探討的工程審計信息化主要針對零星工程審計工作。零星工程審計主要內容包括對綜合性零星維修項目的工程預算、結算造價審核，以及招標工程量清單和招標控制價的審核工作等[1]。對于工程預、結算造價審核，在審核方法上，采取工程預算審核主要審查綜合單價，結算審核堅持每個項目都到現(xiàn)場核對工程量的規(guī)范審計方法，這樣不僅有助提高審計效率，而且審計質量和效果也有所保障。企業(yè)內部審計部門工程審計專職人員數(shù)量較少、精力有限，而且為了保證審計質量，工程審計人員須堅持每個項目結算都到現(xiàn)場核實工程量，而零星工程預、結算造價審核數(shù)量多、工作量大，如對零星工程預、結算造價審核的管理進行手工記錄，由于手工記錄耗時長，雖有痕跡記錄但工作效率低下，而且隨著項目數(shù)量的增多，查找調取或增加記錄變得越來越困難，手工記錄零散且不易整理，不能將數(shù)據(jù)進行快速統(tǒng)計和分析，而且手工記錄數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)公開透明，使得企業(yè)各部門間容易產(chǎn)生不信任，甚至不合作的矛盾，不利于企業(yè)整體生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展[2]。通過長期對零星工程審計工作的摸索發(fā)現(xiàn)，運用信息化手段可有效地解決其管理短板問題。審計部門充分運用現(xiàn)代科技，創(chuàng)造性地開發(fā)出零星工程審計信息化工具，并在實踐中不斷改進完善，形成今天最終的成果展現(xiàn)。零星工程審計信息化工具通過對送審的零星維修工程項目按種類、按不同相關方以及按時間等順序排列匯總，使紛繁復雜瑣碎的項目看上去一目了然，分門別類，便于查詢，便于統(tǒng)計、分析管理。此工程審計信息化工具，界面簡潔，內容全面;而且通過鏈接功能，讓平面數(shù)據(jù)變得立體起來，通過點擊鏈接內容，可以直接調閱零星工程審計數(shù)據(jù)庫，查看歷史數(shù)據(jù)和歷史資料（參考圖1所示模型）。此零星工程審計信息化工具由“平臺”和“數(shù)據(jù)庫”兩大部分組成。平臺是可視化的，包括工程項目名稱、項目編號、審計類型、審計日期、項目的立項預算信息、審核結果的統(tǒng)計信息、審核結果的分析信息、建設單位、施工單位和審核單位的信息、審計費付款信息和審計檔案的存檔信息等;數(shù)據(jù)庫是可供即時調閱的文件資料，內容包括項目立項審批文件資料、造價審核審批文件資料、審核成果文件資料和審計費付款文件資料等。對“平臺”來說，通過對送審的零星維修工程項目的數(shù)據(jù)的及時填報，可以使其發(fā)揮出即時監(jiān)控的作用，對審計部門、對業(yè)務部門以及造價咨詢公司都能起到掌握第一手資料的重要作用，這樣就更使得審計審核工作變得公開、公正、透明，有效避免了業(yè)務部門因不了解情況而向審計部門問責的誤會的出現(xiàn)，也使得審計部門和業(yè)務部門由過去的審核和被審核的緊張關系轉變?yōu)榉蘸捅环盏穆?lián)手共贏。對于“數(shù)據(jù)庫”，數(shù)據(jù)庫里存儲的資料，有基礎性的，如合同資料，也有應用性的資料，應用性的資料有的是電子版的，如電子版的項目立項審批資料、電子版的造價審核審批資料、電子版的審核成果資料，但更多的是紙質掃描版的數(shù)據(jù)資料，因為紙質掃描版的數(shù)據(jù)有簽章，具備法律效力，所以作為正式數(shù)據(jù)資料存檔入庫，一方面用于備查，另一方面可以作為對口企業(yè)其他信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源，例如無紙化財務報賬系統(tǒng)。由于零星工程審計審核項目數(shù)量眾多，審計費付款工作在整個零星工程審計過程中占了相當大比重。由于對付款工作不重視，實際操作中曾出現(xiàn)過審計費付錯款、重復付款和晚付款的情況。下面就工程審計信息化工具怎么解決審計費付款問題做詳細的探討。零星工程審計的審計費付款主要受以下幾方面因素的制約：一是審計費用具體金額需要根據(jù)工程造價咨詢服務合同中的計算規(guī)則計算，且存在最低收費額;二是根據(jù)零星維修工程框架合同，當審減額小于等于送審造價的一定比例時，審計費由建設方支付，當審減額大于一定比例時，審計費是由施工方全額承擔的，建設方代扣代付;三是工程造價咨詢服務供應商和零星維修工程供應商各有多家，每個項目的審計費發(fā)票的開票和收票單位各不相同;四是存在對多家零星維修工程供應商的增值稅專用發(fā)票開票信息的收集問題。所有以上這些紛繁復雜的制約因素，看似雜亂無章，但是，運用工程審計信息化工具可以把這些先決條件整合在一起，審計費付款就變得有章可循、簡單明了;而且通過化繁為簡，達到了即時查詢審計費的效果，即當每一次預、結算審核或清單、控制價審核完成后，開票及審計費信息就順序呈現(xiàn)出來。工程審計信息化工具專門在審計費付款方面做了細致的設計，只要輸入審計結果，就可以自動顯示審計費，當審減率大于一定比例時，審計費會標紅，代表費用由施工單位支付，建設單位代扣代付;點擊審計費項目可直接查看發(fā)票信息，發(fā)票信息的電子化同時能有效對接企業(yè)無紙化財務報賬系統(tǒng)。工程審計信息化工具將審計費付款環(huán)節(jié)的信息與數(shù)據(jù)庫鏈接，有效避免了多付款、重復付款等審計財務風險。對于數(shù)量眾多的零星工程審計審核工作，審計檔案管理工作量大且審計檔案不會因零星工程項目造價金額小而減少其必不可少的各階段資料種類，相反，每個項目都具備齊全的工程審計檔案資料[3]。工程審計信息化工具不僅可以將平臺上顯示的審計檔案號鏈接數(shù)據(jù)庫，而且本身還可以作為數(shù)據(jù)匯總表，便于搜索、查詢。在綜合性零星維修工程的審計審核過程中，涉及多家工程造價咨詢服務供應商和零星維修工程供應商，工程審計信息化工具在合同管理方面也做了相應設計，通過點擊平臺上施工方和審核方的單位名稱可以快速鏈接到建設方與其簽訂的相應合同文件的電子掃描版，此電子掃描版文件可供直接打印，為紙質資料的審核提供便利。此工程審計信息化工具是由工程審計人員通過對多年工作實踐的摸索和企業(yè)內部零星工程審計工作本身的實際特點，依靠自身力量研究開發(fā)出的系統(tǒng)性的管理應用工具，旨在提高工程審計工作的效率和質量，通過實踐也充分證明了它確實是行之有效的應用工具。經(jīng)初步核算，工程審計信息化工具開發(fā)的人力成本和后期維護成本以十萬元起算;工程審計信息化工具的應用給企業(yè)工程審計工作帶來的效率和質量的提升，利潤可以以年均百萬元計數(shù)。工程審計信息化工具應用的無形效益是可觀的。工程審計人員可以借助信息化工具有效管控為數(shù)眾多的零星工程審計項目，提高工作效率;可以借助信息化工具控制工程審計費用支出等等;更重要的，工程審計人員有了信息化工具的幫助，可以將更多的精力用在工程項目審計審核工作本身，使得審核更加細致，審減金額更加合理，而不是把精力浪費在數(shù)據(jù)統(tǒng)計、總結上，這樣會更有力地推進工程審計效果的展現(xiàn)，為企業(yè)的增收節(jié)支、提高審計效益做出更大的貢獻。Refer