關于制作技巧及方法

第關于制作技巧及方法

ppt制作技巧及方法

一、先梳理框架，再進行制作

「讓輸出的歸輸出，讓展示的歸展示」。在我來到無訟的第一天就聽到了這樣一句話。如果大家此前制作PPT，是直接打開Powerpoint軟件，開始制作PPT封面的話，那我非常強烈地建議你，先梳理演講或展示的提綱，甚至不止是大標題和二標題的提綱，應當是整個展示的主體內(nèi)容。當然，主體內(nèi)容并不意味著直接寫一份逐字稿，而應當是有邏輯的，有結(jié)構(gòu)地梳理整個展示的框架和內(nèi)容。我們也曾在各個場合都推薦過可以方便地幫大家進行結(jié)構(gòu)化梳理的工具：

在兩個軟件之間跳轉(zhuǎn)，看似麻煩，但是實際上，直接使用用于「展示」的PPT軟件，軟件本身的操作邏輯會阻礙流暢地思考和梳理。試想一下，直接使用PPT軟件，制作一頁之后，難免要調(diào)整字體、字號、布局和顏色，等一頁調(diào)好了，到下一頁，又要進行「輸出」切換，這樣的切換反而是低效的。

另外，使用結(jié)構(gòu)化思維輸出的軟件，可以強迫大家對于一級標題、二級標題和內(nèi)容進行總結(jié)和梳理，當內(nèi)容梳理完畢，開始進行PPT制作時，就不用再從長篇文稿、或者干脆從腦子里，尋找應該放在PPT頁面上的標題和內(nèi)容了。

二、使用空白的模板

當我們打開一個新的PPT文件的時候，往往會有一些自帶的模板，就像這樣：

我建議大家，將這些默認的文本框刪掉，當你需要輸入文字的時候，點擊「插入」菜單下的「文本框」按鈕，手動插入文本框。

手動加入文本框雖然會增加一個操作步驟，但可以為后期排版增加更多的可能性。默認文本框會極大地限制排版，例如上次文章舉過的一個例子，它最終呈現(xiàn)出的效果是這樣：

但如果我們用自帶的文本框，很可能最終只能實現(xiàn)這樣的效果了：

三、更改默認字體

上次分享我們說過，在制作扁平化風格的PPT時，使用非襯線字體更加穩(wěn)妥。而正常情況下，PPT軟件默認輸入的文字是宋體。每次輸入文本后，都需要再更改字體，無疑非常麻煩，格式刷可以解決一部分問題，但是更高效的方式是直接將輸入的默認字體改成微軟雅黑。這個功能在PPT2023及以前的版本中非常好實現(xiàn)，只要選中一個已經(jīng)改好字體的文本框，右單擊，選擇「設置為默認文本框」即可，之后在文本框中輸入的所有文字，都會變成剛剛設置的字體。但是在PPT2023的版本中，這個功能被隱藏的非常深，需要我們與下一個小技巧一起使用。

四、設置幻燈片母版

作為律師或企業(yè)法務人員，日常制作PPT時，通常需要加上律所或者公司的logo。一頁一頁地復制粘貼非常麻煩。我們可以通過編輯幻燈片母版，解決這個問題，PPT2023版本中「設置默認文本框」的功能，也需要通過編輯母版來實現(xiàn)。

首先，點擊「視圖」菜單下的「幻燈片母版」按鈕。

接著，將我們需要加入每一頁的Logo，直接插入第一張母版幻燈片中。

如果我們希望整套PPT的字體都是微軟雅黑，那么同樣是選中第一張母版幻燈片，點擊「字體」按鈕，選擇微軟雅黑。

當我們把母版幻燈片關掉之后就會發(fā)現(xiàn)，我們每一頁PPT的右下角，都出現(xiàn)了無訟學院的Logo，而每一個文本框輸入的默認字體，都變成了微軟雅黑，不需要再手動調(diào)整。如果我們對這一次的設計非常滿意，還可以點擊「設計」按鈕，在主題方框的下面有一個下拉箭頭，點擊這個下拉箭頭，選擇「保存當前主題」。

下一次新建幻燈片時，我們就可以選擇這個已經(jīng)保存好的主題，不需要再次進行Logo插入和設計。掌握了母版編輯功能，我們就再也不用到處找PPT模板啦。

五、一鍵去除動畫

雖然我在上篇文章中說，讓大家在不知道視覺邏輯如何安排的情況下不要給PPT添加動畫效果。但是如果我們已經(jīng)精心為PPT加上了動畫效果，但客戶臨時說，我們時間很緊張，只能給你幾分鐘的.時間展示，那么這個時候，迅速去除PPT上的動畫效果就顯得非常重要了。那如果我們既需要在展示時去除動畫效果，又想要保留一份有動畫效果的版本，怎么辦呢其實PPT動畫設置中有一個非常有用的小功能：

點擊「幻燈片放映」菜單下的「設置幻燈片放映」，選中「放映時不加動畫」。這樣，我們放映幻燈片時，就不會有動畫效果了。動畫效果本身并不會被刪除，下次放映時想要有動畫效果，只要不再選中「放映時不加動畫」按鈕，就可以正常播放動畫了。

掌握了這五個小技巧，可以大大提高制作PPT的效率。但在撰寫這篇文章的時候，我發(fā)現(xiàn)，如果大家使用的是Mac電腦，并在上面安裝Powerpoint軟件使用的話，一些Windows系統(tǒng)里PPT的功能是無法實現(xiàn)的，例如「嵌入字體」，即PPT中使用了外部網(wǎng)站下載的字體，在Windows系統(tǒng)的Powerpoint里，在保存設置的地方可以選擇「嵌入字體」，這樣在使用其他沒有安裝這個字體的電腦放映時，字體不會被改變。但是在Mac版本的Powerpoint軟件中，要保存字體只能通過把字體所在的文本框變成圖片來解決。

制作PPT的要求

制作PPT前，一般要經(jīng)過以下幾個步驟：

制作PPT時，首先得收集內(nèi)容，而內(nèi)容一般來源于兩個方面：

1.自己搜集的

2.別人給的(例如做定制PPT時，就是根據(jù)顧客的內(nèi)容制作)

確定好內(nèi)容后，就需要根據(jù)內(nèi)容進行分類、提取重點、確定大綱。

把內(nèi)容轉(zhuǎn)化為大綱時，要注意遵循“標題明確-章節(jié)分明-重點明顯”的原則，從而保證PPT的邏輯明確。

一般而言，PPT的封面等于論文的標題、目錄內(nèi)容等于章節(jié)名稱、重點等于正文的重點。

用思維導圖設計大綱無疑是合適的，因為方便整理思路。

思維導圖也叫作心智圖，是一項流行的全腦式學習方法，用來表示詞、思路、任務或者其他與圍繞一個中央關鍵詞語或者項目想法的示意圖。

而常用的整理思維導圖的工具有以下幾種：

1.Xmind等

2.手寫

整理完大綱后，就可以根據(jù)大綱內(nèi)容制作PPT了。

制作PPT時，應該注意PPT的主體顏色、尺寸、場合、時間等元素。

PPT制作的快捷鍵

Ctrl+T：在句子.小寫或大寫之間更改字符格式

Shift+F3：更改字母大小寫

Ctrl+B：應用粗體格式

Ctrl+U：應用下劃線

Ctrl+l：應用斜體格式

Ctrl+等號：應用下標格式(自動調(diào)整間距)

Ctrl+Shift+加號：應用上標格式(自動調(diào)整間距)

Ctrl+空格鍵：刪除手動字符格式，如下標和上標

Ctrl+Shift+C：復制文本格式

Ctrl+Shift+V：粘貼文本格式

Ctrl+E：居中對齊段落

Ctrl+J：使段落兩端對齊

Ctrl+L：使段落左對齊

Ctrl+R：使段落右對齊

『幻燈片放映控制快捷鍵』

PowerPoint在全屏方式下進行演示時，用戶可以操作的只有右鍵菜單和放映按鈕.大家還可以使用以下專門控制幻燈片放映的快捷鍵，非常方便!

N、Enter、PageDown、右箭頭(→)、下箭頭(↓)或空格鍵：執(zhí)行下一個動畫或換頁到下一張幻燈片

P、PageUp、左箭頭(←)，上箭頭(↑)或Backspace：執(zhí)行上一個動畫或返回到上一個幻燈片

+Enter：超級鏈接到幻燈片上

B或句號：黑屏或從黑屏返回幻燈片放映

W或逗號：白屏或從白屏返回幻燈片放映

s或加號：停止或重新啟動自動幻燈片放映

Esc、Ctrl+Break或連字符(-)：退出幻燈片放映

E：擦除屏幕上的注釋

H：到下一張隱藏幻燈片

T：排練時設置新的時間

O：排練時使用原設置時間

M：排練時使用鼠標單擊切換到下一張幻燈片

同時按下兩個鼠標按鈕幾秒鐘：返回第一張幻燈片

Ctrl+P：重新顯示隱藏的指針或?qū)⒅羔樃淖兂衫L圖筆

Ctrl+A：重新顯示隱藏的指針和將指針改變成箭頭

Ctrl+H：立即隱藏指針和按鈕

Ctrl+U：在15秒內(nèi)隱藏指針和按鈕

Shift+F10(相當于單擊鼠標右鍵)：顯示右鍵快捷菜單

Tab：轉(zhuǎn)到幻燈片上的第一個或下一個超級鏈接

Shift+Tab：轉(zhuǎn)到幻燈片上的最后一個或上一個超級鏈接

『瀏覽Web演示文稿的快捷鍵』

以下快捷鍵用于在網(wǎng)絡(包括局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等)上查看Web演示文稿。

Tab：在Web演示文稿的超級鏈接、“地址”欄和“鏈接”欄之間進行切換

Shift+Tab：在Web演示文稿的超級鏈接、“地址”欄和”鏈接”欄之間反方向進行切換

Enter：執(zhí)行選定超級鏈接的“鼠標單擊”操作

空格鍵：轉(zhuǎn)到下一張幻燈片

Backspace：轉(zhuǎn)到上一張幻燈片

『通過郵件發(fā)送PPT快捷鍵』

被要求將演示文稿作為電子郵件正文發(fā)送時，可以通過以