會議紀(jì)要及大事記撰寫

大事記、會議紀(jì)要撰寫第一頁，共四十一頁。培訓(xùn)要求準(zhǔn)時全程參與微笑贊美敞開心扉充分交流第二頁，共四十一頁。課程目的通過培訓(xùn)，了解會議、大事記管理、確保大事記、會議紀(jì)要撰寫標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與正確性，提高辦公效益第三頁，共四十一頁。課程內(nèi)容一、內(nèi)勤會議管理人員的要求二、會議管理2、1會議分類2、2會議管理2、3紀(jì)要撰寫及發(fā)放2、4實(shí)戰(zhàn)三、大事記記錄3、1大事記概念3、2撰寫要求3、3實(shí)戰(zhàn)第四頁，共四十一頁。一、會議管理及內(nèi)勤人員素質(zhì)要求知識、技能、態(tài)度1、必備的專業(yè)知識（辦公軟件使用、寫作等）2、學(xué)習(xí)力，不斷學(xué)習(xí)、進(jìn)步。3、領(lǐng)悟、應(yīng)變能力（有與沒有、找人、處事不亂）、良好的溝通協(xié)調(diào)能力4、責(zé)任心、有韌勁不怕煩、仔細(xì)（于細(xì)微處見精神）5、衣著外表禮儀、樂觀開朗、幽默性格總之：腿勤、手勤、嘴勤、腦勤、常微笑原則、果斷、靈活、預(yù)見性第五頁，共四十一頁。2、1、會議分類（一）按召集部門層面分：公司外部：議程日程由其他單位決定考察、參加上級會議等公司內(nèi)部：內(nèi)部又可按層面分：公司級、跨部門、部門內(nèi)部第六頁，共四十一頁。2.會議分類（二）2、會議性質(zhì)分類內(nèi)部會議：例會是定期、定人召開的專題會議：就某一個專題召開的，可以是同一部門也可以是非同一部門的人緊急會議：針對突發(fā)事件或者解決某突發(fā)突出問題其他：需要召開會議解決的會議第七頁，共四十一頁。1、會前準(zhǔn)備：會議相關(guān)資料、場地安排、簽到表等會議通知：會議主題、時間、地點(diǎn)、參加人員2、會議簽到、會議茶水、3、會議進(jìn)程整個過程記錄：匯報、討論、總結(jié)2.2會議管理第八頁，共四十一頁。2、2、1會前準(zhǔn)備（一）1、會議主持人確定會議召集人及參會人員2、會議召集人通知、確認(rèn)人數(shù)1、通知：地點(diǎn)、時間（提前一天）、會議內(nèi)容與資料要求（如果是規(guī)定時間與地點(diǎn)的會議，應(yīng)提醒）2、確認(rèn)到會人數(shù)第九頁，共四十一頁。2、2、1會議準(zhǔn)備會議通知：格式：關(guān)于召開×月份部門負(fù)責(zé)人例會的通知各部門負(fù)責(zé)人：定于×月×日上午×點(diǎn)×分，在公司××?xí)h室召開×月份部門負(fù)責(zé)人例會，會議時間半天，請各部門負(fù)責(zé)人準(zhǔn)備好會議資料，安排好自己的工作，準(zhǔn)時參加會議，勿誤。原則上不能請假，如確有特殊原因不能參加，請向××請假。特此通知

××××公司××××年×月×日第十頁，共四十一頁。2、2、1會前準(zhǔn)備（二）會議資料準(zhǔn)備之一：參會人員準(zhǔn)備參會人員會前準(zhǔn)備好書面材料，發(fā)言時控制好時間。1.部門（個人）必須通報的工作2.上次會議中所布置的任務(wù)的完成情況3.需要提交會議討論或者需要部門協(xié)調(diào)的內(nèi)容。會議資料準(zhǔn)備之二：會議記錄或召集人準(zhǔn)備。第十一頁，共四十一頁。2、2、1會前準(zhǔn)備（三）會議召集人或記錄人：提前到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實(shí)情況：1、參會人員與會議室的匹配度2、設(shè)施：音響、投影、電腦、白板、筆、開水、紙杯等。3、會議簽到表如發(fā)現(xiàn)準(zhǔn)備工作有遺漏的，立即補(bǔ)救。第十二頁，共四十一頁。2、2、1會前準(zhǔn)備（四）記錄人要提醒會議主持人會議準(zhǔn)確時間，請求會議的持人檢查會務(wù)情況及準(zhǔn)備工作是否有遺漏的事項(xiàng)。第十三頁，共四十一頁。2、2、2會議簽到與紀(jì)律1、會議開始前（1）、簽到參會人員應(yīng)準(zhǔn)時到會，并提前在《會議簽到表》上簽到（2）參會人員自覺遵守會議紀(jì)律：不遲到、早退、手機(jī)振動，必須接的主動到室外。第十四頁，共四十一頁。會議記錄由主持人確定的會議記錄人一、應(yīng)對會議整個進(jìn)程進(jìn)行記錄（1）匯報情況（2）討論的情況（3）主持人總結(jié)的情況及會議任務(wù)二、記錄人執(zhí)行對違反會議規(guī)定的處罰第十五頁，共四十一頁。2、2、3會議進(jìn)程一、會議進(jìn)程之----匯報準(zhǔn)時開始：1、匯報時間：限定發(fā)言時間。時間按例會人員及參加人數(shù)，由主持人決定。由記錄員執(zhí)行時間2、匯報內(nèi)容：會前準(zhǔn)備好的。部門必須通報的工作上次會議中所布置的任務(wù)的完成情況需要提交例會討論的內(nèi)容。要求：語言精練、量化，聲音響亮，去掉形容語、對任務(wù)完成突出結(jié)果（如果已辦完成的，盡量去掉辦理中出現(xiàn)的復(fù)雜過程，如果沒有辦完的，提出問題所在）第十六頁，共四十一頁。會議進(jìn)程之---會議討論討論時要有針對性對需要協(xié)作的問題進(jìn)行討論找到解決方案，任務(wù)分解與落實(shí)在討論過程中會議主持人應(yīng)該適時控制時間與進(jìn)度，對議而不決、泛泛而談、不切實(shí)際及跑題等情況進(jìn)行及時指出，確保效果第十七頁，共四十一頁。會議進(jìn)程之----總結(jié)記錄（一）主持人對會議進(jìn)行總結(jié)1、對上次例會下達(dá)的任務(wù)以及本次會議之前臨時布置的任務(wù)，應(yīng)進(jìn)行進(jìn)展及結(jié)果確認(rèn)，并對未完成的工作任務(wù)作出處置意見2、對需要協(xié)作的問題進(jìn)行分工，分清主次、配合3、對討論的問題達(dá)成協(xié)議第十八頁，共四十一頁。會議進(jìn)程之----總結(jié)記錄（二）4、下一階段工作部置下一階段的工作部置明確工作任務(wù)、責(zé)任人、完成時限、標(biāo)準(zhǔn)確定完成任務(wù)監(jiān)督與跟蹤人提出反饋時間要求第十九頁，共四十一頁。2、2、3會議紀(jì)要整理整理完成時間：每次會議都必須整理成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要由會議記錄人于會議結(jié)束后的兩個工作日內(nèi)整理完成，由會議主持人審核并簽發(fā)。第二十頁，共四十一頁。 會議紀(jì)要撰寫格式（見例會樣本）會議名稱、召開時間、地點(diǎn)、參加人員、會議主題、主持人、記錄人會議內(nèi)容（匯報情況、討論、總結(jié)）會議任務(wù)分解與落實(shí)召開內(nèi)部會議分解任務(wù)，明確任務(wù)、責(zé)任人、完成時限與標(biāo)準(zhǔn)、跟蹤人協(xié)調(diào)與催辦會議紀(jì)要，有編制人、審核/批準(zhǔn)人，會議任務(wù)明確、發(fā)放范圍完整，形成時間、發(fā)給時間。第二十一頁，共四十一頁。會議紀(jì)要模板會議紀(jì)要模板.doc第二十二頁，共四十一頁。會議紀(jì)要發(fā)放會議紀(jì)要的發(fā)放傳閱范圍由會議主持人確定。涉及公司機(jī)密的會議紀(jì)要，在規(guī)定的時限內(nèi)在授權(quán)范圍內(nèi)傳閱，不得復(fù)印。紀(jì)要由會議記錄人發(fā)放到相關(guān)部門或相關(guān)人員；形成發(fā)放清單如果以郵件發(fā)送，要由短信提示。第二十三頁，共四十一頁。發(fā)放清單會議紀(jì)要發(fā)放清單.doc第二十四頁，共四十一頁。會議臺帳對召開會議形成臺帳會議名、時間、參與人員、會議主題、備注第二十五頁，共四十一頁。會議記錄保管會議記錄、會議紀(jì)要及會議紀(jì)要發(fā)放清單應(yīng)一起保存，于次年一月底前上交公司檔案室存檔。第二十六頁，共四十一頁。參加例會后的報告去參加會議回來要對與本部門相關(guān)的工作向領(lǐng)導(dǎo)報告，并提出行動方案第二十七頁，共四十一頁。會議任務(wù)完成執(zhí)行部門將任務(wù)分解到部門執(zhí)行人，執(zhí)行人應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)完成，并將執(zhí)行結(jié)果或完成情況向有關(guān)人員及時反饋。跟蹤人要在規(guī)定時間內(nèi)催辦、落實(shí)、檢查，將結(jié)果報主持人。第二十八頁，共四十一頁。案例實(shí)戰(zhàn)第二十九頁，共四十一頁。一般文件“見文如見人”這句話經(jīng)常聽到。所以文書作業(yè)不僅不能掉以輕心，而且要特別小心。嚴(yán)格按照公司的文書格式規(guī)定。字跡端正。分門別類，層次清楚。重點(diǎn)突出，簡明扼要。保證質(zhì)量，講究速度，不要拖欠。第三十頁，共四十一頁。3.3大事記意義：編寫大事記工作，是一項(xiàng)對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，為后人著想的重要工作，是最大限度地記憶，維護(hù)公司真實(shí)歷史面貌的必要之舉，功在當(dāng)代，利在后世第三十一頁，共四十一頁。大事記大事記：發(fā)生在公司或部門的事公司：變更情況：公司變更、法人、地址、組織機(jī)構(gòu)變化、領(lǐng)導(dǎo)出國考察、重大科研、認(rèn)證、經(jīng)營活動變化、基建、新產(chǎn)品上馬等第三十二頁，共四十一頁。公司層面1.公司的成立，及發(fā)展進(jìn)程中的關(guān)鍵性階段（如經(jīng)濟(jì)性質(zhì)的變化、經(jīng)歷的重大挫折、遇到的轉(zhuǎn)機(jī)等）；2.省市主要領(lǐng)導(dǎo)各相關(guān)部門視察公司或?qū)景l(fā)展的批示、講話等；3．公司發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃、計劃的出臺4.公司進(jìn)行的體制、機(jī)制（如產(chǎn)權(quán)制度、用人制度、分配制度）的改革；5．公司經(jīng)營中的重要活動（如投、融資，重大合同的簽訂、重要合作伙伴的建立等）6.公司自主研制開發(fā)成功的主導(dǎo)產(chǎn)品或拳頭產(chǎn)品；第三十三頁，共四十一頁。7.公司重要人員分流和公司分拆、重組等，領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整，內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的變化大等；8.公司研發(fā)機(jī)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)基地的建立等；9.公司組織或參與的國內(nèi)外重要交流和合作活動等；10．公司文化理念的提出11.公司獲得的重要榮譽(yù)，以及取得的重大科技成果；發(fā)明、技術(shù)突破、知識產(chǎn)權(quán)（專利權(quán)、著作權(quán)）等；12、各類重大活動13．其他具有重要意義的大事、要事等。第三十四頁，共四十一頁。大事記范圍部門：獎罰、客戶來訪、新項(xiàng)目與產(chǎn)品等開發(fā)驗(yàn)收情況、各類活動（文體、技術(shù)比武等）、各類重要會議，規(guī)章制定、各類事故、投訴、招投標(biāo)、人員變動等第三十五頁，共四十一頁。大事記的撰寫要求大事記：基本要素大事記應(yīng)包括時間、地點(diǎn)、人物、事件（主要內(nèi)容）等基本要素；第三十六頁，共四十一頁。大事記的撰寫

撰寫要求：1、實(shí)事求是大事記的內(nèi)容要真實(shí)、準(zhǔn)確，不做人為的刪改；2、述而不論大事記只要求如實(shí)記述事實(shí)，一般不做褒貶評論；3、以時為序大事記以編年體方式按年、月、日順序編寫；4、言簡意賅大事記應(yīng)力求簡明扼要，語句通順，每條字?jǐn)?shù)一般在200字以內(nèi)。第三十七頁，共四十一頁。實(shí)戰(zhàn)大事記撰寫一條第三十八頁，共四十一頁?；仡檿h紀(jì)要大事記第三十九頁，共四十一頁。演講能力的提高

貴在實(shí)際鍛煉謝謝第四十頁，共四十一頁。內(nèi)容總結(jié)大事記、會議紀(jì)要撰寫。3、3實(shí)戰(zhàn)。1、必備的專業(yè)知識（辦公軟件使用、寫作等）。參會人員會前準(zhǔn)備好書面材料，發(fā)言時控制好時間。3.需要提交會議討論或者需要部門協(xié)調(diào)的內(nèi)容。參會人員應(yīng)準(zhǔn)時到會，并提前在《會議簽到