采購績效管理學習筆記

【學習筆記】采購績效管理第1章采購與供應績效管理導論1.1企業(yè)中績效管理的重要性一、計劃通常從使命陳述missionstatement或者愿景陳述visionstatement開始，然后制定一套長期管理企業(yè)的計劃無論組織的規(guī)模有多大，成功與否是根據(jù)整個組織的績效進行評判的二、效力是在一定時間內，通過對利益相關者或者客戶的需求的滿足程度進行測量效率是在給定的利益相關者或者客戶的滿意度水平，根據(jù)組織資源利用的經(jīng)濟性來測量被選擇的績效指標成為關鍵績效指標keyperformenceindicators,KPI三、在企業(yè)戰(zhàn)略中采購績效管理的關鍵步驟：1、企業(yè)使命陳述和發(fā)展戰(zhàn)略2、確定采購的戰(zhàn)略目標3、采購團隊接受挑戰(zhàn)4、采購團隊制定方法和目標5、制定實施計劃，繪制過程要素6、決定角色和責任：誰做什么？決策點7、執(zhí)行計劃8、改善管理流程：采購職能績效、供應商績效和采購人員績效9、交付關鍵績效指標10、結果的管理和溝通11、管理持續(xù)改進（KPI）1.2一般績效管理、采購與供應績效管理介紹供應鏈管理supplychainmanagement覆蓋了整個貨物和服務的管理過程供應鏈管理能夠對公司的績效和利潤造成直接的影響。供應鏈管理的功能與外部環(huán)境、內部管理和業(yè)務流程接口：進貨供應問題；貨品在倉庫的管理問題；貨品/服務的支付，向利益相關者或客戶的交付問題1.3組織的成本管理及其與采購績效的關系一、私營部門組織把運用資本收益率returnoncapitalemployed,ROCE作為關鍵財務指標；公共部門組織有嚴格的預算制度，通常把測量服務水平作為績效指標。所有組織都需要為了達到他們的戰(zhàn)略目標而對成本進行管理二、構成商業(yè)成本模型的主要成分有：勞動力、原材料、管理費用和利潤。三、采購人員需要了解成本的具體構成，如何計算成本以及如何制定價格通過更詳細的成本分析，采購人員可以給績效管理提供更好的信息1.4公司的持續(xù)改進及其與采購績效管理的關系一、持續(xù)改進continuousimprovement型組織注重產(chǎn)品質量的提高，同時降低成本。持續(xù)改進的里程碑：從產(chǎn)品的價格標簽到總成本理念的轉變(Damming,1982)；質量小組qualitycircles和持續(xù)改進原理(Ishikawa,1985)；通過統(tǒng)計過程控制進行改進(Taguchi,1986)日本的持續(xù)改進理念作為準時制（JIT）生產(chǎn)和近期的精益供應文化的一部分而得到發(fā)展。后來還應用了生產(chǎn)環(huán)境和學習曲線原理二、關注采購績效管理能夠給更廣泛流程的持續(xù)改進做出貢獻采購能夠確保改進供應鏈的所有階段：1、管理供應商進貨的質量和服務水平2、通過最佳的采購實踐戰(zhàn)術確保企業(yè)供應的持續(xù)性3、保證為企業(yè)選擇最好的供應商4、檢查采購交易過程（即許多交易發(fā)生在供應鏈內）5、保證在合適的地方持有充足的庫存6、使采購過程最有效7、當供應商通過學習曲線節(jié)約時，管理降低的成本8、把供應商績效等級評定的結果反饋給現(xiàn)有供應商9、保證出貨流程和服務滿足客戶需要1.5供應連續(xù)性及其與采購績效測量的聯(lián)系一、采購對組織最重要的作用之一是保證供應連續(xù)性continuityofsupply，即在組織需要的時候提供合適的材料和服務。二、采購核心任務1、顯示本組織是一個有吸引力的交易伙伴2、確保組織供應的連續(xù)性3、采購實踐、創(chuàng)新和產(chǎn)品研究4、供應市場中的脆弱性最小化5、得到證明的采購績效指標：成本和服務三、采購的作用是使供應平穩(wěn)有規(guī)律，不斷滿足企業(yè)的需求。要對這個核心任務進行測量，就必須提供一個有意義的采購績效指標。四、供應連續(xù)性的測量結果應該強調1、客戶服務/產(chǎn)品交付績效2、由于不能供應而造成的生產(chǎn)線暫行的次數(shù)3、為確保供應而持有的庫存的成本4、由于供應中斷造成的成本5、獲得供應的購置成本1.6在公共和私營組織中測量采購和供應績效的重要性一、采購行動是在制定計劃和政策之后進行的，當通過供應、供應商和采購人員來管理測量績效后，接下來的步驟是溝通結果，然后連接到公司內的持續(xù)改進流程持續(xù)改進的道路，瞄準有效力和有效率的采購績效測量方法二、采購對于所有組織具有直接影響的測量方法私營企業(yè)：公司利潤、ROCE、資金價值、成本的降低，庫存的減少，客戶服務公共部門/非營利性組織：對用戶的服務、資金的利用率、利潤率、服務響應時間、庫存有效性三、與采購有關的可測量的改進指標進行分類1、降低成本2、提高服務質量3、持續(xù)改進成果4、改善/降低庫存5、提高產(chǎn)出質量6、改善交付質量/時間計劃7、改善過程控制/系統(tǒng)8、減少交易成本9、提供供應商的基礎管理水平10、增進溝通11、測量組織的特殊性

第2章為企業(yè)增加價值采購經(jīng)理的任務：1、建立一個有競爭性的成本2、通過良好的采購/商業(yè)管理使企業(yè)獲得利潤或使生產(chǎn)過程增值2.1在公司運營中增值績效管理：一般管理一、增值addedvalue就是實現(xiàn)等價的財務節(jié)約或收益，但并非僅基于單位價格的變動二、MichaelPorter的價值鏈原理valuechain:創(chuàng)造并保持最佳績效采購是作為一個支持性活動，是為主要增值過程提供服務，最后產(chǎn)生企業(yè)利潤采購能夠通過對主要增值活動中的各種功能造成直接影響，從而直接影響企業(yè)利潤2.2增值機會一、采購帶來的節(jié)約能夠為公司的增值鏈作貢獻1、消除或改變最終用戶或客戶制定的初始需求2、改變產(chǎn)品/服務規(guī)格或標準3、取代低成本項目——與價值分析技術有關4、延期支付條款5、延長質量保證條款6、減少庫存或使用寄銷庫存設施7、改進運作效率——與學習曲線理論有關8、降低管理成本9、降低交易成本二、可以使用下述內容概述績效目標1、對于相同的貨物或服務，獲得較低的成本2、對于相同的成本，獲得更高的貨物或服務質量3、既降低成本，又提升貨物或服務的質量——終極目標2.3測量采購和供應所取得的增值績效一、設置、獲得、報告和不斷修正采購和供應績效測量方法，有助于采購部門提高在組織中的戰(zhàn)略地位1、剛成立，重點是降低成本，縮減（合理化）供應商基礎和服務水平2、成熟，績效測量方法也成熟，可以在采購組織與關鍵供應商之間進行更好的關系管理二、采購人員：為了滿足企業(yè)需要，履行從貨品尋源、制定價格到下達訂單等功能的個人責任就是向潛在供應商詢問信息和價格并與之簽訂供應合同能夠用不同的方法測量采購的效率和效力，以采購人員為例：效率采購過程的實際成本；每張訂單的成本；購置成本；實現(xiàn)的節(jié)約；獲得的增值；周期（網(wǎng)絡流動）；信息技術的使用；組織結構；供應商管理；勞動力評估效力客戶服務水平；貨物/服務的預算；質量水平；貨物/服務的準時送達客戶；服務交付給客戶；關系的改進；對資本效率、資產(chǎn)管理和利潤的影響保證采購績效測量方法反映組織的目標2.4通過降低庫存成本、管理費用以及使用寄銷庫存來增值庫存是資產(chǎn)。庫存過剩會占用大量現(xiàn)金并且降低了資金流動性。庫存不足則降低了服務水平。財務成本。從營運資本中產(chǎn)生的持有庫存的財務成本機會成本。看哪一方面能夠有更好的機會使資金使用的效率最大化寄銷庫存consignmentstock來減少存貨成本。庫存的貨品作為寄存物2.5談判的增值機會：改進采購并改善與供應商簽訂的合同條款一、協(xié)議的質量能夠為增值做出貢獻。協(xié)議的條款和條件將對價格產(chǎn)生影響總購置成本totalcostofacquisition所有權成本totalcostofownership總所有權成本=采購價格+獲取成本+運作成本+處置成本二、談判的結果：1、客觀的和數(shù)量上的減少：價格、時間、貿(mào)易折扣的百分比和清算折扣2、主觀性的改善和價值：更好的質量、改善的服務或延長的質量保證時間3、其他可以從減少采購的交易成本中得到：更少的訂單；框架協(xié)議；采購卡的使用；減少交易時間、采用流水線處理/系統(tǒng)降低管理成本2.6通過提高運作效率增值一、采購活動自身產(chǎn)生的成本：采購人員的工資；辦公室成本和支持成本；信息系統(tǒng)成本，包括有紙化辦公或信息技術和信息系統(tǒng)（IT/IS）二、運作效率基于：1、人力資源因素：采購人員個人能力或專業(yè)能力2、系統(tǒng)和流程因素：采購流程、戰(zhàn)略、戰(zhàn)術、交易、關系、商務信息技術系統(tǒng)和交流三、測量依據(jù)：1、采購工作的數(shù)量：一段時間下訂單的數(shù)量；承擔物品/服務的數(shù)量；處理詢問的數(shù)量——采購流程工作進行得如何？2、采購工作的價值：訂單的資金價值；交易成本，包括詢價、評估、會談等；與預算相比所帶來的節(jié)約第3章績效測量的類型3.1采購和供應經(jīng)理如何實現(xiàn)公司管理層制定的KPI目標績效測量對于把所有部門與整體目標聯(lián)系在一起并制定出計劃非常重要一、選擇績效測量的類型時，重要的是要從結果的效力和效率兩個方面考慮下列問題：1、為何我們要測量績效2、我們希望獲得什么3、我們的核心產(chǎn)品和服務是什么4、誰是我們內部的外部的關鍵客戶5、誰是我們的關鍵供應商6、我們如何、何時獲得和公布績效KPI的結果7、我們有健全的業(yè)務流程來支持核心業(yè)務嗎8、我們有通暢的信息和溝通渠道嗎？二、有下列六點指導來幫助選擇績效測量的類型1、可靠的?；A數(shù)據(jù)來自于健全、可靠和穩(wěn)定的信息源2、有意義的。KPI是合適的測量指標，對你和其他人有價值和意義3、有針對性。測量指標應當關注核心業(yè)務或運作性問題。4、公平和平衡的。反映運作的各個方面。5、能夠變化和改進。6、對目標進行管理。在規(guī)定的時間內改善結果。三、判斷目標的質量的管理工具是SMART標準，用它來選擇績效測量的類型special具體的measurable可測量的achievable可達到的relevant相關的：與核心業(yè)務相關timed有時限的：應該具有約定的時間表3.2采購和供應經(jīng)理如何為他們的核心——公司運營選擇和制定KPI績效測量的種類采購業(yè)務計劃

典型的采購業(yè)務計劃任務

通常的采購績效KPI指標戰(zhàn)略：與主要的利益相關者/使用者一起工作；管理主要的供應商；發(fā)展內部和外部的關系；建立長期協(xié)議/合作伙伴管理供應商基礎；管理長期關系；管理削減成本計劃；進行采購調研戰(zhàn)術：獲得/評估報價，建議和投標；管理一般的供應商；與運作部門一起工作計劃中期的供應/服務交付；管理當前的供應商關系；連接客戶需求與供應市場交易：獲得并核對價格；管理庫存訂單和非庫存訂單；管理數(shù)據(jù)的輸入程序每周/月處理的訂單數(shù)量；每周的詢價次數(shù)3.3采購對改善服務和提高底線利潤的貢獻采購對成本負責，成本直接影響企業(yè)的利潤和客戶服務水平采購是成本管理和相關績效團隊中的關鍵成員材料成本的節(jié)約對采購人員有許多節(jié)約的機會和技術，我們能夠在供應市場中適當?shù)膽盟麄?。說到績效測量，重要的是建立基本價格，跟蹤市場的變化，購買物品，然后測量他們的差異。對利潤率的影響3.4選擇KPI來測量部門的采購流程管理和供應鏈成本與采購流程相關的部分采購在組織中的作用——采購過程——采購周期——采購政策與職業(yè)道德——采購中的五個合適——評估供應商的報價/價格分析——供應商關系這個流程圖的基本的最佳實踐的測試包括：1、是否清楚的理解了采購的角色2、是否具有告知采購人員如何工作的采購手冊或流程圖3、采購手冊是否清晰地描述了應該遵循的工作步驟4、是否在公司商業(yè)計劃中制定了采購政策和道德標準5、是否理解采購的基本要素（合適的時間、地點、價格、數(shù)量、質量）6、采購人員是否知道并理解標書評估和授予合同的標準7、我們是否管理內部和外部的客戶8、我們是否擁有完備的IT系統(tǒng)3.5在組織中選擇與采購結構相關的KPI采購組織形式1、中央采購部門2、分散采購——完全授權給運作分部或輔助部門3、總部領導的行動網(wǎng)絡（centre-ledactionnetworks,CLAN），是總公司領導的管理層與分公司的分類采購授權相結合4、分類采購——專門采購特定種類的貨物或服務的采購人員5、社團采購consortiumpurchasing——主要是為相似的非競爭性服務的公眾服務，如大學或當?shù)卣鐖F6、合作采購——在具有相似需求的團體之間進行合作采購設定和啟動一個采購結構是中期到長期的決策3.6采購的能力及其與業(yè)務目標的關系能力可以通過幾個要素進行測量：技巧、經(jīng)驗、知識和態(tài)度，與資格相結合將產(chǎn)生最佳效果管理的關鍵是看需要的能力，然后評估差距，培訓員工。測量方法：客觀的根據(jù)一套規(guī)定的能力水平，需要彌補多少差距對于個人、團隊或部署來說，達到某種能力水平的時間是多少有可測量的進步嗎主觀的這個人干得如何知道或培訓后的進步如何團隊合作或業(yè)務關系有所改進嗎

第4章成本和定價方法供需法則lawofsupplyanddemand，價格是供應的函數(shù)4.1大環(huán)境：成本和市場力決定價格成本是制造產(chǎn)品和提供服務所耗費的各種成本的綜合價格是產(chǎn)品和服務在市場上銷售的金額，她幾乎不可能是成本商業(yè)定價策略檢查清單經(jīng)濟和市場壓力管理與成本會計——信息和決策選擇采購績效能夠通過市場中相關的成本/價格的變化進行測量4.2基本成本分析：在一個商業(yè)組織中，成本是如何分攤和計算的采購經(jīng)理的工作涉及兩個層面：1、為成本會計提供用于制定產(chǎn)品和服務銷售價格的成本信息2、要求供應商提供成本信息使用成本價格分析costpriceanalysis,CPA，可以按成本中心種類進行成本分解固定成本可變成本邊際成本4.3成本價格分析的介紹：如何管理可變成本直接成本或可變成本是關于某個特定產(chǎn)品和服務的實際銷售/生產(chǎn)成本的成本中心數(shù)據(jù)。主要要素是實際的勞動力、原材料和任何耗費的直接管理費用成本的分攤策略測量的價值：能做出信息更充分的采購決策；能夠管理和測量一段時間內任何價格和費率更準確的變化確保任何增加價格的談判是在標桿限制以內，標桿可以是政府行業(yè)勞動力指數(shù)分析，或是公布的原材料基本成本的價格變動4.4使用成本分析法并測量你的采購績效獲取成本信息作為制定銷售價格的一部分，這給采購管理者帶來了幾個增值機會。管理的機會成本是能夠測量的，它可以作為采購管理者對利潤貢獻的一部分而被測量。根據(jù)這個原理，他們把采購部門作為利潤中心。測量標準是制定一個公開價格或目標價格，然后去實現(xiàn)它或提高它。了解基本的成本信息、價格數(shù)據(jù)以及長期的比率的變化。然后使用這些資料進行檢查。4.5固定成本如何管理管理成本overheadcosts固定管理費用能夠從單一的中央成本中心進行分攤，對于所有的作業(yè)在銷售價格里分攤同樣的成本。還可以使用作業(yè)成本法activity-basedcosting,ABC,這種方法認識到不是所有的作業(yè)和過程都消耗或使用同樣數(shù)量的資源的。若干個成本中心列出在處理供應商要求提高價格時應考慮的問題。測量什么內容？如何測量采購績效？1、根據(jù)使用的成本價格分析檢查采購流程2、確保關鍵供應商和產(chǎn)品都有成本價格分析信息3、計算你自己期望的增加值4、保證你的要求只是可變/直接成本要素5、挑戰(zhàn)和檢測供應商的要求6、尋找可替代的供應商來獲得增加：訂單折扣、學習曲線效果、價值分析減少、無成本的服務或質量改善7、無論如何都要進行談判以達到目標8、目標是等于或小于你多計算的增加指數(shù)：也就是維持競爭優(yōu)勢9、測量你相對于預定目標的結果第5章庫存管理測量目標是在滿足運作要求和成本效益的條件下，將持有庫存量降到最低，同時制定相應的績效指標。包含三個方面因素：1、經(jīng)濟性：持有庫存方面的增值/資金價值（VFM）2、效率：我們庫存管理的水平3、效力：我們?yōu)橛脩籼峁┑膸齑娴摹胺账健痹跐M足客戶需求的服務水平下，降低庫存并最大限度的減少庫存的資金占用。5.1庫存：在商業(yè)運營中的地位和價值庫存分類表第一產(chǎn)業(yè)：原材料和資源：MRO庫存（保養(yǎng)、維修、配件的庫存）；大宗貨庫存第二產(chǎn)業(yè)：增值的企業(yè)：采購的原材料和配件庫存；增值——半成品庫存；MRO庫存第三產(chǎn)業(yè)：零售、批發(fā)和服務：采購進來的商業(yè)庫存——批發(fā)/零售；用于管理和服務的庫存；用于分銷的庫存5.2持有庫存的成本企業(yè)持有庫存會產(chǎn)生一些成本中心，最重要的兩個是：總機會成本totalopportunitycost：資金的機會成本(購買材料所產(chǎn)生的成本或其他的需要支付的方面)、實物的機會成本（倉庫、建筑物、堆場的成本；保持貨品良好的相關費用，包括照明、采暖和維修費、運營倉庫所需要的人力資源）5.3建立持有庫存成本基礎并確定它和績效管理的聯(lián)系收貨——存放與存儲——包裝與揀選——發(fā)貨持有存貨、庫房保管5.4倉儲和庫存績效管理的關鍵指標一、財務的關鍵績效指標（和經(jīng)濟性相關的）1、采購成本2、計算并跟蹤庫存持有成本所占總成本的比率3、更詳細的倉儲成本分析、分解成運營成本和人力成本4、庫存的周轉率5、平均的庫存價值6、庫存的損失：貶值、淘汰等二、運作的關鍵績效指標（和效率相關的）1、要保存多少庫存2、庫存的方式和管理的方法3、帕累托的80/20法則或者ABC分析法三、庫存/庫存交付服務（和效力相關的）1、標桿：高低中2、庫存貨品的損壞或淘汰的比率3、員工分撿率或處理率4、維修的比率5、在改進服務水平方面的成本——收益分析這里的基本原則是要識別哪些測量指標是有用的，然后跟蹤他們隨著時間的變化而變化的情況，這樣就能持續(xù)改進供應鏈在這方面的問題。帕累托法則指出由20%的庫存品項占80%的庫存價值根據(jù)這種方法，我們可以分析各個庫存品項在12個月中的總價值（例如每年的使用頻率*采購價格），并由高到低排列。ABC分析是依據(jù)儲存物品的年周轉或使用率而不是依據(jù)價值來將庫存分成三類或者更多的類別。庫存的周轉率（一般是以一年為限，用總的庫存周轉額除以平均的庫存價值得出的）的贈者代表著所有庫存管理環(huán)節(jié)的效率提升。5.5在更寬泛的供應鏈中管理庫存的關鍵績效指標關鍵的問題是如何應用KPI來管理成本、倉儲服務和庫存指標一、設計一個客戶調查問卷來評價一個商店的庫存服務績效等級1、范圍：是否有足夠品種的商品2、深度：能否保證充足的供應3、服務：服務是否滿足需要4、成本：是不是超過預算或預期5、持續(xù)的改進在實際的需求和可接受的價格之間達到客戶或服務的平衡二、起草一份報告來反映企業(yè)的庫存管理績效1、現(xiàn)在的結果2、對結果的長時間跟蹤3、未來趨勢的分析4、對變化采取的行動5、改進的機會所在6、關于流程的評論7、應該采取的措施

第6章信息技術和數(shù)據(jù)管理測量采購和供應職能的績效；測量供應商的績效；測量采購人員的績效使用信息系統(tǒng)和流程來收集并分析哪些與管理相關的信息，通過這些信息我們能夠測量上面的績效6.1商業(yè)信息系統(tǒng)與供應鏈系統(tǒng)的聯(lián)系以及如何應用于績效測量智能企業(yè)intelligententerprise通過信息技術的幫助不斷提升其提供服務的能力5個步驟：運作、鞏固、整合、優(yōu)化、創(chuàng)新區(qū)分什么是數(shù)據(jù)，什么是信息從本質來看，數(shù)據(jù)僅僅是一系列的事實和交易，而信息報告的技巧則是要將這些數(shù)據(jù)分類整理并整理出有用的一部分資料。最有效的方法是應用日常工作中輸入的交易資源進行信息分析。庫存數(shù)據(jù)庫、供應商數(shù)據(jù)庫、采購訂單文件數(shù)據(jù)庫6.2采購信息系統(tǒng)的關鍵因素采購系統(tǒng)的基本目標是：1、接受和識別客戶需求2、識別特定的供應源3、保證審計流程和權威性4、使采購方能夠同意并確認供應的價格和條款5、從供應商系統(tǒng)可以生成交付訂單或合同6、保證按訂單要求交付貨物7、生成訂單和合同作為支付流程的基礎文件8、生成采購報告如果需要升級系統(tǒng)，就需要考慮一些其他的成本和測量指標：9、IT軟件許可費10、數(shù)據(jù)庫集成費用——建立或者和原來