科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范(92年檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn))

科學(xué)技術(shù)探討課題檔案管理規(guī)范DA/T2-1992(1992-07-20批準(zhǔn)1992-10-20實(shí)施)1．主題內(nèi)容與適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了科學(xué)技術(shù)探討課題(以下簡(jiǎn)稱科研課題)文件的形式、積累、整理、歸檔和檔案管理的要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于自然科學(xué)探討課題檔案管理，社會(huì)科學(xué)探討課題檔案管理可參照?qǐng)?zhí)行。2．引用標(biāo)準(zhǔn)GB3792?5檔案著錄規(guī)則GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求3．術(shù)語3?1科研課題:是具有相對(duì)獨(dú)立目標(biāo)和內(nèi)容的詳細(xì)探討對(duì)象，是組織科學(xué)技術(shù)探討的單元。3?2科研課題文件是在科研課題探討活動(dòng)中形成的文字、圖樣、聲像等不同形式和載體的記錄。3?3科研課題檔案:是指具有保存價(jià)值的歸檔的科研課題文件。4．科研課題文件的管理4?1科研課題文件的形成、積累4?1?1科技管理部門在下達(dá)科研安排(含橫向托付合同課題)時(shí)，同時(shí)向課題組下達(dá)建檔任務(wù)。檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)建檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。4?1?2課題組成員要依據(jù)科研課題文件歸檔范圍形成課題文件。文件制作材料必需益于長(zhǎng)期保存。4?1?3課題負(fù)責(zé)人或文件管理人員按歸檔要求負(fù)責(zé)本課題文件的積累和歸檔。4?1?4課題負(fù)責(zé)人和課題文件管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)做好科研課題文件的清理移交工作。4?2科研課題文件的整理4?2?1科研課題文件的整理要遵循科研課題文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科研課題文件的系統(tǒng)聯(lián)系，便于科研課題檔案的保管和利用。一般按科研課題的打算、探討試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果嘉獎(jiǎng)申報(bào)和推廣應(yīng)用五個(gè)工作階段整理、組卷。4?2?2卷內(nèi)文件排列依次按文件重要程度或時(shí)間依次排列。4?3科研課題文件或案卷的鑒定4?3?1科研課題文件的鑒定主要是在歸檔前對(duì)科研課題整體價(jià)值的鑒定及文件完整性、精確性的審查和劃定密級(jí)、保管期限。保管期限分為永久;長(zhǎng)期、短期。4?3?2科研課題整體價(jià)值的鑒定是以整套科研課題文件為單元，依據(jù)課題來源、學(xué)術(shù)意義、技術(shù)水平、獲獎(jiǎng)及效益狀況分為重大、重要和一般科研課題。重大科研課題為永久；重要科研課題為永久或長(zhǎng)期；一般科研課題為長(zhǎng)期或短期。4?3?3檔案部門協(xié)作課題組對(duì)科研課題文件歸檔的完整性、精確性進(jìn)行審查。4?3?4文件或案卷的密級(jí)和保管期限是以整個(gè)課題為主，結(jié)合文件或案卷在課題中的重要程度劃定其密級(jí)和保管期限。4?4科研課題文件的歸檔4?4?1科研課題文件歸檔范圍見附錄A。4?4?2科研課題文件的歸檔時(shí)間探討周期長(zhǎng)的課題按階段歸檔;探討周期短的課題在任務(wù)結(jié)束時(shí)一次歸檔。4?4?3科研課題文件的歸檔要求4?4?3?1科研課題文件的歸檔要保證其完整、精確、系統(tǒng)。4?4?3?2幾個(gè)單位協(xié)作的科研課題，其文件的歸檔要保證課題主持單位保存該課題的整套檔案協(xié)作單位除保存與自己擔(dān)當(dāng)任務(wù)有關(guān)的原件外，將復(fù)制件送交主持單位保存，并在協(xié)議中明確科研課題文件的歸檔和歸屬。4?4?3?3獲得負(fù)成果或因故中斷的科研課題的文件亦應(yīng)歸檔。4?4?3?4科研課題文件一般歸檔原件，重要的和日后運(yùn)用常見的應(yīng)酌情增加份數(shù)。4?4?4科研課題文件的歸檔手續(xù)。4?4?4?1課題負(fù)責(zé)人填寫"科研課題文件歸檔說明書"，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，向檔案部門辦理歸檔手續(xù)。4?4?4?2檔案部門驗(yàn)收合格后，課題負(fù)責(zé)人和檔案管理人員在"科研課題文件歸檔移交單"上簽字，并各執(zhí)一份。4?4?4?3課題負(fù)責(zé)人向科技管理部門報(bào)告課題文件歸檔狀況，科技管理部門收到"科研課題文件歸檔說明書"后，確定課題結(jié)束。5．科研課題檔案的管理5?1科研課題檔案的整理、編目。5?1?1按學(xué)科、專業(yè)進(jìn)行分類，排列。5?1?2編制檔號(hào)。5?1?3編制案卷總書目。5?1?4依據(jù)實(shí)際須要著錄、標(biāo)引，編制各種檢索書目。5?2科研課題檔案的保管5?2?1技術(shù)隱私的科研課題檔案要特別保管。5?2?2剛好修復(fù)破損、變質(zhì)的科研課題檔案。5?3科研課題檔案的補(bǔ)充、修改5?3?1科研課題負(fù)責(zé)人或文件管理人員完成木課題檔案的補(bǔ)充工作。補(bǔ)充內(nèi)容包括嘉獎(jiǎng)申報(bào)、推廣應(yīng)用階段產(chǎn)生的文件。5?3?2凡必需修改的科研課題檔案，由原課題負(fù)責(zé)人填寫修改申報(bào)單，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行修改。5?3?3檔案部門對(duì)補(bǔ)充歸檔的文件進(jìn)行整理編目。6．科研課題檔案的鑒定與銷毀6?1科研課題檔案鑒定工作的組織鑒定工作要在單位主管科研工作的負(fù)責(zé)人或總工程師的領(lǐng)導(dǎo)下，由科技管理人員、科技人員、檔案人員和保密人員組成的鑒定小組進(jìn)行。6?2科研課題檔案鑒定內(nèi)容對(duì)已到保管期限的科研課題檔案確定存毀;對(duì)須要調(diào)整密級(jí)的科研課題檔案重新確定密級(jí)。6?3科研課題檔案鑒定時(shí)間對(duì)館(室)藏的科研課題檔案每3-5年集申鑒定一次，必要時(shí)可以提前或推后。6?4科研課題檔案鑒定、銷毀手續(xù)鑒定小組按填寫"科研課題檔案鑒定表"，寫出鑒定工作報(bào)告，編制檔案銷毀清冊(cè)一式兩份，報(bào)送單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，銷毀時(shí)指派兩人監(jiān)銷。7．科研課題檔案的統(tǒng)計(jì)與開發(fā)利用科研課題檔案的統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。附錄A科研課題文件歸檔范圍(補(bǔ)充件)Al探討打算階段Al?1調(diào)研報(bào)告、可行性探討報(bào)告、課題論證、文獻(xiàn)綜述Al?2科學(xué)基金、科研課題經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)報(bào)告及批件A1?3任務(wù)書、協(xié)議書、科研合同、托付任務(wù)書、會(huì)議記錄及重要來往文函A1?4科研課題探討安排、課題安排調(diào)整或課題撤銷文件Al?5試驗(yàn)試驗(yàn)方案、設(shè)計(jì)方案、調(diào)查考察方案A2探討試驗(yàn)階段A2?1試驗(yàn)任務(wù)書、試驗(yàn)大綱A2?2試驗(yàn)、試驗(yàn)、測(cè)試的重要原始記錄、整理記錄及報(bào)告A2?3觀測(cè)、探測(cè)、視察記錄，野外調(diào)查、考察記錄和整理記錄及綜合分析報(bào)告A2?4計(jì)算文件A2?5計(jì)算機(jī)軟件A2?6檢驗(yàn)文件A2?7理論分析文件A2?8設(shè)計(jì)文件、圖樣A2?9工藝文件A2.10課題階段總結(jié)A3總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段A3?1課題工作總結(jié)(含最終完成、階段完成或中斷)A3?2探討報(bào)告A3?3論文、專著A3?4科研課題經(jīng)費(fèi)決算A3?5科研課題成果驗(yàn)收、鑒定、評(píng)審文件A4成果嘉獎(jiǎng)申報(bào)階段A4?1科技成果申報(bào)表及附件A4?2科技成果嘉獎(jiǎng)申報(bào)與審批文件A4?3獲獎(jiǎng)憑證A4?4專利文件A5推廣應(yīng)用階段A5?1推廣應(yīng)用方案A5?2技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書A5?3成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)A5?4國內(nèi)外同行評(píng)價(jià)及用戶反饋看法A5?5成果宣揚(yáng)報(bào)道文件A6與各階段有關(guān)的文件A6?1專業(yè)會(huì)議文件A6?2標(biāo)本、樣品書目A6?3照片、影片、幻燈片、錄音帶、錄像帶、機(jī)讀文件等。附錄B科研課題檔案管理幾種常用表格(補(bǔ)充件)Bl科研課題文件歸檔說明書，包括科研課題簡(jiǎn)介(表Bl?1)，參與課題探討工作人員名單(表B1.2)和科研課題文件歸檔審查看法(表B1.3)。B2科研課題文件歸檔移交單(表B2)。B3科研課題檔案鑒定表(表B3)。表B1.1科研課題簡(jiǎn)介課題題名

所屬科研項(xiàng)目

課題來源

課題代號(hào)

主持單位

協(xié)作單位

課題負(fù)責(zé)人

工作起止日期

課題進(jìn)展1.

階段完成2.

最終完成3.

中斷或停止研究經(jīng)過及主要結(jié)果

續(xù)表B1.1課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算和決算

成果推廣狀況和經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益

獲獎(jiǎng)或獲得專利狀況

課題有何著作或論文報(bào)告正式發(fā)表

備注

表B1.2

參與課題探討工作人員名單

姓名職務(wù)單位擔(dān)當(dāng)何工作起止日期本人簽字

表B1.3

科研課題文件歸檔審查看法審查內(nèi)容審查部門審查看法課題文件是否完整、精確、系統(tǒng)課題組

負(fù)責(zé)人簽字：年

月

日探討室

負(fù)責(zé)人簽字：年

月

日課題文件整理是否符合要求檔案部門

負(fù)責(zé)人簽字：年

月

日備注

表B2

科研課題文件歸檔移交單課題題名

課題代號(hào)

移交

文件

卷（份）底圖

張藍(lán)圖

卷（張）照片

冊(cè)其他（詳細(xì)文件書目附后）

移交人：

接收人：