大型國際會議操作實務(wù)

前言天津–立志成為北方國際會展中心城市《天津市現(xiàn)代服務(wù)業(yè)布局規(guī)劃》近日正式出臺，到2020年，天津?qū)⒔ǔ杀狈絿H會展中心城市，全市會展設(shè)施總建筑面積達到180萬平方米。規(guī)劃9個國際會展中心、6個會議中心、8個展覽中心。其中3個國際會展中心為濱海國際會展中心(位于經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū))、天津國際會展中心(選址于才智城)，中國天津國際會展中心(選址于海河中游地區(qū))。6個會議中心為薊縣盤山金碧國際旅游度假中心、薊縣環(huán)秀湖國際會議旅游中心、東麗湖國際會議中心、京津新城國際會議中心、中新生態(tài)城會議中心和寧河臥牛湖會議中心，8個展覽中心為東疆保稅港國際展貿(mào)中心、天津港保稅區(qū)國際汽車城展貿(mào)中心、天津空港展覽中心、高新區(qū)展覽中心、武清自行車展貿(mào)中心、漢沽海產(chǎn)品展貿(mào)中心、子牙環(huán)保產(chǎn)業(yè)展覽中心和天津國際經(jīng)貿(mào)會展中心。國際活動或會議中，邀請到了一大批國內(nèi)外政界要員、學者專家、知名人士、跨國公司企業(yè)家蒞津赴會，產(chǎn)生了強大的轟動效應(yīng)和聚集效應(yīng)，為天津市的對外開放和經(jīng)濟建設(shè)營造了良好的國際環(huán)境，提高了天津的國際知名度，有效地推動了天津市的國際化進程。高層次的社會、文化、體育等欣賞性很強的國際活動、演出大幅增加，這類活動由于面對社會各界，吸引廣闊一般市民主動參與到活動中來，從而提升了天津市的文化品嘗和城市形象，給廣闊天津市民帶來了高品嘗的藝術(shù)享受，提高了市民的國際化素養(yǎng)，對于天津走向世界，讓世界更多地了解和感受天津，起到主動的促進作用。依托產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢舉辦國際活動，促進國際活動更好地為產(chǎn)業(yè)發(fā)展和招商引資服務(wù)。除了大量綜合性的國際活動外，很多國際活動或會議依托行業(yè)力氣舉辦，特殊是天津的一些優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)，通過舉辦國際活動擴大自身影響，推動產(chǎn)業(yè)邁向國際市場，促進招商引資，取得了很好的效果。隨著國際活動的日漸增多和頻繁，迫切須要在實踐中總結(jié)和完善適合天津市發(fā)呈現(xiàn)狀的模式。大型國際活動和國際會議是個典型的系統(tǒng)工程，其實施和操作涉及到社會多個領(lǐng)域和部門，特殊是涉及到行政機構(gòu)、機場、海關(guān)、平安保衛(wèi)、交通、新聞宣揚等政府機關(guān)和職能管理部門時只有政府有充分的權(quán)威和實力推動和協(xié)調(diào)。但是，國際活動在具體操作層面卻面臨著大量困難的事務(wù)性服務(wù)工作，這些工作全部依靠政府擔當既不現(xiàn)實，也沒有必要，可以放手讓社會力氣參與和擔當，從而提高效率。國際活動的重要效果體現(xiàn)在社會影響上，特殊是通過國際活動可以有效地提高當?shù)氐膰H知名度，提升當?shù)氐膰H地位。國際活動的真正效果往往不干脆體現(xiàn)于參會人員的多寡，而是體現(xiàn)在參會人物的層次。國際活動或會議的規(guī)模要適度，不是越大越好，從實踐效果來看，會議的層次比規(guī)模更重要。高層次人士參會會產(chǎn)生名人效應(yīng)，吸引社會和媒體的關(guān)注。以國際化的角度和視野組織舉辦國際活動是其能否勝利的基點。國際性活動通過多年的實踐和操作已經(jīng)在國際社會形成了比較定性的模式和慣例，這些模式和慣例即形成了國際化的基礎(chǔ)規(guī)范，因此我們能否遵循國際社會廣泛認可的操作方式，嚴格把握策劃、邀請、組織、協(xié)調(diào)、接待、舉辦、傳播等各個環(huán)節(jié)，干脆關(guān)乎一場國際活動的效果。在遵循國際化的前提下，要重點解決具體操作過程中的職業(yè)化問題。國際活動的操作過程極其困難，須要高水平、高素養(yǎng)且具備專業(yè)學問和技能的專業(yè)隊伍和職業(yè)化操作方式。假如缺乏那些駕馭了專業(yè)技能，嫻熟運用職業(yè)規(guī)范的人員，偏離職業(yè)化的操作規(guī)范，甚至接著沿用傳統(tǒng)的操作方式，國際活動在具體操作過程中就會走樣和變形，就會脫離國際化的基點，產(chǎn)生負面影響。綜上，天津市在對外溝通方面日益突出的地位，對進一步深化天津的對外開放和促進經(jīng)濟建設(shè)起到了重要的推動作用。眾多國際活動和國際會議此起彼伏，異彩紛呈，呈現(xiàn)了天津國際都市的風采，形成了國際溝通領(lǐng)域一道亮麗的風景線。與此同時，隨著國際性活動日趨頻繁，由其帶動和推動的會展經(jīng)濟初露端倪，很有希望發(fā)展成為天津新的產(chǎn)業(yè)和經(jīng)濟增長點。國際活動和國際會議的內(nèi)外影響有了顯著提高。充分利用會展設(shè)施資源，高水平組織好國際活動和國際會議推動天津會展經(jīng)濟發(fā)展，樹立天津國際都市形象。大型國際會議操作綜述一個完整、順暢、勝利的活動，應(yīng)當是有如下的操作指導(dǎo)思路和評價標準的：以一個會議為例，360°的一站式服務(wù)應(yīng)當包括如下內(nèi)容：下面從執(zhí)行角度上分步概述。邀請邀請是整個活動中特別重要的一環(huán)。一個大會是否勝利的舉辦，邀請環(huán)節(jié)占了特別大的比重。數(shù)據(jù)統(tǒng)計及各項接待打算方案能更好的提升會議品質(zhì)及參會感受。一、邀請目標的確立：VIP嘉賓一般嘉賓媒體二、邀請工作流程：邀請步驟起先時間完成時間負責方備注數(shù)據(jù)庫的整理，確定邀請嘉賓講演嘉賓確立及邀請邀請函的制作會議手冊郵遞郵件邀請傳真邀請電話邀請前的培訓(xùn)電話邀請統(tǒng)計參會人數(shù)更新變量再次確認會前提示提示三、邀約方式： （一）電話邀約的技巧：語速和語氣（禮貌和友好；限制交談的時間）；信息明晰精確，溫馨提示留意事項；避開早餐、午休及非工作時間打電話。在電話上交談時不行能有視覺上的便利，但兩件事可以有助于最好地運用自己的聲音。站立能使身體挺直，這樣能使呼吸輕松自然，聲音更加清晰光明。微笑能提升聲帶四周的肌肉，使聲音更加溫柔友善，替代缺失的視覺維度。（二）書面邀請（郵寄邀請函，電子郵件或傳真的方式）(1)邀請信包括會議簡介、日程，邀請意向及參會確認。具有禮儀和告知雙重作用。范例一：GlobalXXXXSummitTianjin,VIPComplimentaryPass:XXCommittee’sGlobalGreenBusinessSummit,DearSir/Madam,YouarecordiallyinvitedtoXXCommitteeinauguralGlobalGreenBusinessSummitandXXCommitteeGreenerChinaBusinessAwardsinTianjin,China,onJune

ThisconferencewillgathertopexecutivesfromlocalChinesecompaniesandmultinationals,distinguishedpolicymakersandacademicstoexplorethetheme.ThankstothestrongChinesegovernmentsupportbehindtheevent,ourspeakingfacultyinclude:China’sMinisterofScienceMr.XX,Vice-ChairmanofNationalDevelopmentMr.XXX,andViceMinisterofEnvironmentalProtectionMr.XXX.ThisSummitisendorsedbytheTianjinGovernmentandTheRightHonorableTonyBlair,SpecialEnvoy,QuartetontheMiddle-EastandFormerPrimeMinisterofGreatBritainandNorthernIreland.SupportedbytheChinaEnterpriseConfederation(CEC),AmChamChina,BusinessEnvironmentCouncil(BEC)andtheChinaIhopethatyouwilljoinusatthiseventtostresstheimportanceofsustainabilitywithinthecontextofglobalbusiness.Byhighlightingtheurgentnecessityofdevelopingalow-carboneconomy,youcanhelpChinameettheenergyandenvironmentalchallengesthatitfacestoday.Toconfirmyourparticipation,simplyfillouttheattachedregistrationformoralternativelyvisitRSVPtoWangat:wang@xxcommitteeor+861067799595byJune3,IlookforwardtowelcomingyouinTianjin!Yourssincerely, Lee AsiaManagingDirector XXCommittee

P.S.:Ifyouareunabletoattend,wedoaskthatyoupassthisinvitationontoyourC-levelcolleaguesandthoseinvolvedwithsustainabilityandgreeninitiativeswithinyourcompany.范例二：全球XXXX峰會XXXX年X月X至X日●中國北京確認注冊感謝閣下的預(yù)訂表格，本函確認您會出席XXXX峰會?，F(xiàn)附上最新的會議日程表，到場注冊詳情會在活動三天前通知您，在峰會當天您會收到其它相關(guān)數(shù)據(jù)的章程，峰會及頒獎典禮上會供應(yīng)同聲傳譯服務(wù)。在接近峰會的時間也會發(fā)會議提示電郵給您。注冊時間： XXXX年X月X日，星期日，13:30~14:00 或XXXX年X月X日，星期一，請于08:00到達議程：第一天下午一時起先注冊XXXX年X月X日，星期日，14:00~17:00其次天峰會時間：XXXX年X月X日，星期一，08:45~17:00，07:00起先注冊頒獎：XXXX年X月X日，星期一，17:00酒會：XXXX年X月X日，星期一，17:30~18:30地點：————著裝要求：商務(wù)正裝幫助議程或演講者資料：Ms.S，X協(xié)會，電話：———電子郵件：————注冊及會議物流支配：Ms.S，X協(xié)會，電話：———電子郵件：————住宿：入住時間：14:00,退房時間：12:00電話：86-22-XXXXXXXX傳真：86-22-XXXXXXXX免費電話：400XXXXXXXX銷售：86-22-XXXXXXXX銷售傳真：86-22-XXXXXXXX期盼在峰會上與您見面﹗XX峰會會務(wù)組請閱讀我們的網(wǎng)站：請留意：敬請回復(fù)：收到閣下的注冊后，我們會為您預(yù)留座位。請考慮我們供應(yīng)貴賓通行證予閣下的成本，出席峰會的全部環(huán)節(jié)。人員更換：我們接受參與活動人選的更換，但必須在活動舉辦前7個工作日內(nèi)（即X年X月X日星期X）以書面形式告知我方?！Ａ魧顒又?、場所和/或演講人作出修改的權(quán)力，恕不另行通知。(2)報名表包括具體操作的信息，在項目設(shè)置上盡量具體和合理，便于數(shù)據(jù)統(tǒng)計和活動執(zhí)行，為提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率供應(yīng)最精確無誤的依據(jù)。XX會議嘉賓報名表XX年X月X日中國·北京·請您填妥此注冊表并將其電子版本發(fā)送至：基本信息姓名：性別：單位/職務(wù)：聯(lián)系地址：郵編：電話：__________________________手機：_________________________傳真：_________________________________________活動項目請您在希望參與的活動項目前的方框內(nèi)打“√”。另外，假如您對大會有何提議，請將您的建議發(fā)送至，我們將特別興奮接受您的珍貴看法。請選擇您將要參與的活動項目（如選擇，請“”）。□歡迎酒會□高爾夫球挑戰(zhàn)賽□晚宴酒店預(yù)訂大會秘書處聯(lián)系了以下三家賓館，在會議期間為會議代表供應(yīng)實惠的價格；您也可自行選擇其他賓館，并請告知酒店名稱及聯(lián)系電話，以便會議聯(lián)系。XXXX賓館 □1個床位□1個標準間XXX酒店□1個標準間XXX酒店□1個標準間其它酒店 聯(lián)系電話：入住日期： 離開時間： 返程票務(wù)返程日期：目的地：身份證號：訂票種類：航班/車次：訂票數(shù)量：其他要求：接機服務(wù)：是否須要接機 □是 □否假如是，請?zhí)顚懸韵聝?nèi)容交通形式：___________________ 到本地日期：__________________航班號：______________________匯款信息(銀行信息)四、參會者數(shù)據(jù)整理：建立EXCEL報名數(shù)據(jù)庫，隨報名者的增加不斷更新；參會者名單隨時導(dǎo)入大會注冊系統(tǒng)中；參會者的注冊費管理（催繳等工作）；原始單據(jù)的備檔等工作 參會人員統(tǒng)計表：嘉賓資料序號姓別姓名職位公司名稱email電話傳真地址郵政郵編到達日期航班號是否須要接機酒店信息參與活動付款狀況備注統(tǒng)計表剛好精確地更新，為了避開差錯可以接受電話、短信等方式再次確認信息。在可信任的信息統(tǒng)計表的基礎(chǔ)上，反映出的數(shù)據(jù)是制定最優(yōu)執(zhí)行方案的依據(jù)，例如：接機派車方案航班統(tǒng)計：在活動前和參會嘉賓確認好飛機到達時間，便利統(tǒng)計高峰時段和支配用車。特殊狀況：如遇到有來賓不須要隨車送往酒店，對其信息進行相應(yīng)的登記，并指導(dǎo)來賓相關(guān)事宜和留意事項。工作人員聯(lián)絡(luò)方式：在事先發(fā)給來賓的手冊上，會有相關(guān)活動執(zhí)行人員的聯(lián)絡(luò)方式，在整個活動中，來賓有任何疑問，都可詢問工作人員。一、接機(目的地以北京國貿(mào)為例):1.路程：北京首都國際機場T3航站樓——國貿(mào)里程：約20.78公里,耗時：約40分鐘2.路程：北京首都國際機場T1/T2航站樓——國貿(mào)里程：約22.64公里耗時：約50分鐘3.路程：北京南苑機場——國貿(mào)里程：約18.99公里,耗時：約40分鐘

北京首都國際機場T1/T2航站樓班車路途（預(yù)估路途）北京首都國際機場T3航站樓班車路途（預(yù)估路途）車型參考?發(fā)言人/VIP來賓接機?一般來賓接機會議交通支配工作規(guī)劃表細微環(huán)節(jié)起止時間執(zhí)行人員備注接機人數(shù)的統(tǒng)計制作發(fā)車表供應(yīng)車(第三方)的考察制作接機牌接機者胸卡會議車標接送機留意事項提前通知到須要此項服務(wù)的參會者,通過電子版或傳真物品的打算及制作培訓(xùn)(接待人員/司機)文明禮貌、待人接物、著裝要求等等會議接送機執(zhí)行人員支配：人數(shù)共計__人?統(tǒng)計須要接機人數(shù)及航班：__人（首都國際機場T1/T2航站樓，T3航站樓，北京南苑機場各__人）?外聯(lián)車：__人（首都國際機場T1/T2航站樓，T3航站樓，北京南苑機場各__人）?現(xiàn)場機場接機人員：__人（首都國際機場T1/T2航站樓,T3航站樓，北京南苑機場各__個人）會議接送機應(yīng)急預(yù)案:?活動前一周親密視察天氣狀況,如遇雨天，提早打算好一次性雨具供參會者運用。?參會人員航班信息實時查詢?航班如誤需剛好和參會人取得聯(lián)絡(luò)更新最新信息?簡潔的醫(yī)療用品隨車備用會議接送機物品清單序號物品數(shù)量備注1接送機清單2接送機留意事項說明3車牌4接機牌5工作人員胸卡6雨傘/一次性雨衣7工作人員通訊錄會議資料會議中資料明細:A、會議宣揚手冊 B、會議資料C、會議資料電子版(光盤)D、溫馨提示手冊E、其他贊助商會議資料A、會議宣揚手冊作用為了使參會嘉賓更多地了解會議內(nèi)容和意義,并且有留念功能. 會議宣揚手冊內(nèi)容 領(lǐng)導(dǎo)致詞 會議日程及講演主題 講演嘉賓介紹 會議活動介紹 會議報名說明 會議報名表 會議貨運服務(wù)會議酒店介紹 會議旅游介紹 會議聯(lián)系介紹 會議展臺平面及說明 會議交通說明 會議宣揚手冊工作規(guī)劃時辰表細微環(huán)節(jié)起止時間(工時)數(shù)量負責方備注會議手冊內(nèi)容的打算手冊的設(shè)計手冊打樣手冊制作遞送手冊B、會議資料 為使來參與者在開會時能更快速的了解講者內(nèi)容，快速融會貫穿；另外在會議結(jié)束后可以有借鑒參考之用而制作。 會議資料內(nèi)容： 日程 贊助商Logo篇,贊助商介紹會議講解內(nèi)容會議資料工作規(guī)劃時辰表細微環(huán)節(jié)起先時間完成時間負責方備注會議資料的整理會議資料的設(shè)計排版須要探討定稿資料打樣資料制作資料光盤制作資料運輸運到會場C、會議資料電子版（光盤） 便利攜帶及保存D、溫馨提示作用：讓各位來賓提前了解活動內(nèi)容和各項服務(wù)支配。保持整個活動的有序進行。溫馨提示手冊內(nèi)容：贊助商Logo篇日程列表（時間、地點等票務(wù)服務(wù)留意事項旅游舉薦和報名送機服務(wù)和地圖相關(guān)服務(wù)的聯(lián)絡(luò)人和聯(lián)絡(luò)方式溫馨提示手冊工作規(guī)劃時辰表細微環(huán)節(jié)起先時間完成時間負責方備注溫馨提示手冊內(nèi)容的打算手冊的設(shè)計須要探討定稿手冊打樣手冊制作電子版首先發(fā)送給參會者會議資料的工作流程：了解客戶需求出小樣組織相關(guān)材料 了解客戶需求出小樣組織相關(guān)材料確認后做成品確認后做成品設(shè)計網(wǎng)頁制作網(wǎng)頁的作用：建立特地的大會網(wǎng)站，歷屆都可以此為依據(jù)，更新本屆的亮點，從而形成統(tǒng)一標識，能充分發(fā)揮大會的宣揚作用，剛好發(fā)布添加大會的信息及動態(tài)，擴大大會的影響力，便利參會者網(wǎng)上在線報名，為大會主辦方贏得更多的贊助機會等等，是與會者溝通的平臺。內(nèi)容模板：中英文雙頁面包括：?首頁/基本信息：大會簡介、歡迎詞、主辦方、大會章程、行業(yè)背景、場館?展覽事項：展覽概況、展位信息/價格、展區(qū)平面圖、設(shè)備展區(qū)、參展商手冊、參展商相關(guān)服務(wù)、參展商常見問題、展覽回顧?會議事項：大會概況、參會信息/價格、大會日程、大會論文集、會議回顧?專題活動：頒獎、慶典晚宴、研討會、茶歇/雞尾酒會新的專題活動?新聞中心：行業(yè)資訊、合作媒體、評論/媒體報道、視頻在線、相關(guān)網(wǎng)站訊息?贊助機會：贊助內(nèi)容、廣告機會、贊助商回顧?相關(guān)服務(wù)：現(xiàn)場報到須知、酒店預(yù)訂、交通地圖、出行指南、小提示?聯(lián)系我們：項目經(jīng)理：***電話、傳真、郵箱、地址大會發(fā)言人：***電話、傳真、郵箱、地址銷售：***電話、傳真、郵箱、地址媒體合作/參會服務(wù)：***電話、傳真、郵箱、地址展商服務(wù)：***電話、傳真、郵箱、地址網(wǎng)站建設(shè)流程：了解客戶需求出網(wǎng)頁小樣組織相關(guān)材料 了解客戶需求出網(wǎng)頁小樣組織相關(guān)材料客戶確認后建客戶確認后建網(wǎng)頁網(wǎng)頁設(shè)計簽到注冊 注冊簽到形式及優(yōu)勢：接受智能會議簽到系統(tǒng)便利快捷：遠距離自動驗證參會人員身份并自動簽到，不需指定刷卡或手工簽到；不會產(chǎn)生擁擠或排隊現(xiàn)象；

平安驗證：與會人員攜帶授權(quán)參會證件，系統(tǒng)自動驗證身份，避開擔心全的隱患；

智能統(tǒng)計：與會簽到信息實時統(tǒng)計、顯示和處理；

會議形象：高科技會議管理，提升會議形象及檔次，與會代表印象深刻，擴大會議影響。簽到具體細微環(huán)節(jié)具體操作流程：—邀請過程中提前取得參會人員的資料，如參會人員姓名、性別、單位名稱等—工作人員將參會人員的資料輸入電腦，存入打印機的軟件中，并依據(jù)一般參會人員、VIP、VVIP設(shè)計三種不同的卡片—大會簽到時，搜尋參會人員的姓名，即可找到相對應(yīng)的卡片，如是VIP、VVIP，可現(xiàn)場安排入住房間。將卡片現(xiàn)場打印，既起到簽到作用，又能當作胸卡，參會人員僅憑借胸卡出入大會。注：該打印機的打印速度為35秒打印一張卡片，即一小時能夠打印出100張卡片，由于大會簽到的密度很大，所以須要兩臺打印機。簽到工作時間規(guī)劃細微環(huán)節(jié)起先時間完成時間負責方備注與客戶確認智能簽到的內(nèi)容10天內(nèi)完成簽到程序的設(shè)計一周內(nèi)簽到設(shè)備的考察一周內(nèi)胸卡小樣的設(shè)計7月初完成時間為圖最終確認時間,剩余的時間為制作時間數(shù)據(jù)導(dǎo)入11月10日設(shè)備測試人員培訓(xùn)2天文明禮貌用語、著裝等會議注冊簽到執(zhí)行：__人前期工作人員:__人會議現(xiàn)場注冊人員:__人會議現(xiàn)場注冊簽到流程：注冊打印胸卡注冊打印胸卡Checkin及付費Checkin及付費來賓報出姓名即時整理數(shù)據(jù)簽字領(lǐng)資料即時整理數(shù)據(jù)簽字領(lǐng)資料會議現(xiàn)場注冊簽到示意：

執(zhí)行方案全套的執(zhí)行方案是全方位掌控活動執(zhí)行的根本,功能強大,提綱挈領(lǐng)，起到溝通\統(tǒng)籌\備忘\時間管理\日程推動\人員配置\聯(lián)系追蹤等作用.1、活動日程：依據(jù)時間點的線索，串聯(lián)出事務(wù)點，簡明扼要地說明活動脈絡(luò)。是執(zhí)行過程中的主線。2.工作人員聯(lián)絡(luò)表：保持各方工作人員充分溝通，以及其他可能須要的資源的聯(lián)系方法。在活動前期籌備和現(xiàn)場的執(zhí)行過程中是常用的工具。3.控臺腳本：每種功能在活動各個時間點上的狀態(tài)描述，是指揮彩排和現(xiàn)場的作戰(zhàn)書。4.現(xiàn)場分工：工作分工合理高效，無盲點，知人善用，兼職培訓(xùn)很重要。5．物料清單：依據(jù)類別記錄，盡量具體無缺項，物料精確符合客戶要求，到位剛好。6．酒店物料清單：記錄酒店各個和活動有關(guān)的地點的可用資源和必需物品的協(xié)調(diào)，防止疏漏，防止和酒店之間無效的溝通。7．場地布置圖：施工圖、效果圖，都將是將場地布置實現(xiàn)的精確依據(jù)，留意施工圖的可操作性和平安第一的原則，效果圖切實可行。8.設(shè)計清單：列出全部須要設(shè)計的項目，依據(jù)規(guī)格和客戶的設(shè)計要求跟進進度，保障制作工期。設(shè)計清單活動名稱：日期：地點：項目名稱尺寸材質(zhì)規(guī)格客戶確認備注Wiswing部分主會場背景板17.08m*4.5mh寫真不低于80辨別率修改待確認Deadline：活動前5天9.攝影攝像備忘錄：特別重要，照片和影像資料是活動后客戶最關(guān)注的，好的攝影攝像可以為一場好的活動大大加分，這須要活動前以及彩排時和攝影攝像師充分溝通流程，活動現(xiàn)場要有專人盯拍，防止精彩瞬間消逝或者漏拍VIP而造成不完備的缺憾。10.工作進度支配：駕馭工作進度和節(jié)奏。工作進度支配活動名稱：日期：地點：A.物料設(shè)計設(shè)計XX-6-25全部平面設(shè)計轉(zhuǎn)交飛揚博遠刻成光盤B.方案執(zhí)行方案XX-6-30活動流程確定XX-6-30現(xiàn)場執(zhí)行方案XX-6-24酒店落實清單發(fā)送酒店C、搭建制作搭建制作XX-6-29再次敲定搭建，AV，視頻及同傳設(shè)備清單XX-6-27噴繪小樣確認，隨后制作最終下單時間XX-6-26確定運輸車輛XX-7-2運輸物料到現(xiàn)場XX-7-2設(shè)備到位XX-7-2舞臺搭建,場地布置D、資料資料人員XX-6-26VIP名單到位用于制作VIP桌卡XX-7-1全部PPT到位（含串場）XX-7-2各方資料送抵酒店XX-7-2一般音樂光盤彩排XX-7-2第一次彩排XX-7-2彩排，全體工作人員會議11.物料運輸清單：便于追蹤物料運輸狀況，保障物料運輸剛好、平安。物料運輸清單活動：活動日期：地址：發(fā)件單位發(fā)件人電話運輸物品數(shù)量發(fā)送日期運單號收件記錄風險管理案例：高爾夫球賽高爾夫球賽方案賽事概況賽事執(zhí)行(一)、賽事概況1、背景簡述主辦單位：承辦機構(gòu)：飛揚博遠公關(guān)競賽時間：XX年XX月參賽選手：參與大會嘉賓參賽人數(shù)：50-80人（按70人與球場預(yù)定，超過部分與球場協(xié)商另行結(jié)算）競賽規(guī)則：中高協(xié)高爾夫規(guī)則記分規(guī)則：新新貝利亞競賽場地：球場待定2、獎項獎品總桿冠軍、亞軍、季軍獲獎：凈桿冠軍、亞軍、季軍獲獎：最遠距獎最近洞獎精確獎游泳獎最佳紳士獎最佳淑女獎參與（沒有得到任何獎項的紀念獎）3、高爾夫?qū)I(yè)模特現(xiàn)場互動為提升本次賽事活動的新異與現(xiàn)場的活躍性，我們將支配5－6名高爾夫行業(yè)內(nèi)，專業(yè)的模特現(xiàn)場與選手互動，模特現(xiàn)場互動內(nèi)容如下：a：開球儀式（如需可請高爾夫模特參與競賽，增加現(xiàn)場氣氛，可打配對賽）首先領(lǐng)導(dǎo)致詞后由我們的嘉賓分別開彩球b：午宴禮儀c:頒獎儀式：領(lǐng)導(dǎo)致詞；頒獎時當發(fā)到得獎嘉賓時，背板同行出現(xiàn)得獎?wù)叩恼掌攘咙c4、午宴在午宴上將展示我們主辦方和贊助方公司內(nèi)容，以及高爾夫相關(guān)學問和發(fā)展歷史A：高爾夫發(fā)展歷史，依據(jù)個人的打球特點如何選擇應(yīng)用最適合自身的球具B：播放我們活動的照片及內(nèi)容片斷C：領(lǐng)導(dǎo)講話D：用餐及頒發(fā)獎品5、競賽當天流程表時間項目6：30起先布置簽到臺7：10前打算好禮品、球會消費本、更衣柜鑰匙、競賽規(guī)則、競賽分組表、競賽接待臺7：20—8：00球員簽到、領(lǐng)取禮品、更衣及用餐8：10—8：201號發(fā)球臺，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，發(fā)球儀式8：20—8：25選手集體合影留念8：3018洞同時開球10：00前布置頒獎宴會現(xiàn)場12：30-13：00記分卡收集，記分，排名13：00—13：20全部活動結(jié)束，參賽人員回場更衣13：20—14：20晚宴、頒獎儀式14：40活動結(jié)束，回到酒店(二)、賽事執(zhí)行負責機構(gòu)執(zhí)行內(nèi)容具體工作供應(yīng)廣告圖文內(nèi)容供應(yīng)競賽期間的廣告內(nèi)容，修改及最終審核；飛揚博遠招募、確認分組、新聞發(fā)布、獎品、禮品、宣揚物料設(shè)計制作、現(xiàn)場拍攝、供應(yīng)招募選手標準、幫助招募、獎品和禮品復(fù)核、宣揚物料制作內(nèi)容數(shù)量供應(yīng)、協(xié)調(diào)球會、現(xiàn)場組織接待、頒獎晚宴協(xié)調(diào)和執(zhí)行、協(xié)作媒體發(fā)布1、發(fā)布招募信息，起先按要求招募參賽選手；2、確認分組標準及支配分組；3、開球儀式領(lǐng)導(dǎo)邀請，發(fā)言稿撰寫；4、協(xié)作接待；5、頒獎嘉賓確認；6、制定競賽規(guī)則和賽事手冊；7、與球場確認競賽時間和開球時段，及幾洞開球；8、與球場協(xié)調(diào)現(xiàn)場可探望宣揚物料的內(nèi)容和數(shù)量，并協(xié)調(diào)物料進場費用；9、供應(yīng)現(xiàn)場宣揚物料的內(nèi)容和數(shù)量清單給主辦方，并確認完成和進場；10、現(xiàn)場宣揚物品的設(shè)計制作；11、競賽獎品、禮品的設(shè)計制作和選購 ；12、全部物料確認和配送到場地；13、競賽場地檢查；14、競賽名單確認；15、球場接待打算確認，開卡、抽獎券、抽獎箱、禮品分裝、場地布置；16、簽到接待事宜，接包服務(wù)、簽到、開卡、調(diào)組、派更衣柜、派禮品；17、開球儀組織，致辭、宣讀規(guī)則、開球、合影；18、競賽接待，確認球包、確認球童、確認球車、確認開球臺；19、早餐接待支配；20、頒獎晚宴場地布置；21、現(xiàn)場巡查，競賽進度、競賽規(guī)則；22、記分打算，組織選手剛好提交記分卡和簽字確認，最終一組返回后30分鐘內(nèi)出成果單；23、組織返回選手溝通；24、組織起先頒獎晚宴25、組織頒獎儀式，致辭、頒獎；26、收尾，送客；(三)、競賽球場及價格（舉薦球場）廣州地區(qū)球場名稱參賽人數(shù)參賽費用(元/人)會員嘉賓價訪客價內(nèi)容小計廣州九龍湖70人X元（預(yù)估）無--包含18洞果嶺費、更衣室費、球僮費、球車費因季節(jié)緣由需由球場確認備注：跟球場方面按70人預(yù)定，如超過則按實際人數(shù)結(jié)算(四)、現(xiàn)場物料清單物料擺放地點數(shù)量規(guī)格cm材料單價合計橫幅球會、會所門外2條條幅布待定簽到背景板大堂簽到處1個寶麗布噴繪待定宣揚易拉寶會所大堂6個寶麗布噴繪待定發(fā)球臺主背板發(fā)球儀式T臺1塊寶麗布噴繪待定路旗球會大門口至會所門口30面注水旗桿防水旗待定頒獎背景板頒獎現(xiàn)場1塊寶麗布噴繪待定球道廣告板球道內(nèi)6個寶麗布噴繪待定抽獎桶晚宴抽獎用1個待定餐券及抽獎券用餐及抽獎200張/待定餐廳懸掛旗250克銅板紙待定指示系統(tǒng)會所及球場5待定廣告進場費用合計(五)、獎項安排設(shè)置及價格預(yù)算（建議）可選擇序號禮品名稱單價（RMB）數(shù)量備注1T恤一件（Taylormade;Callaway專賣店正版）x70可選擇2帽子（Titlelist、Taylormade和Mizino專賣店正版x70可選擇3球（TitleistProV1；Callaway正版x（條）70可選擇4總桿第一名：TaylormadeR7CGBMAX木桿1支x元5總桿其次名TaylormadeR7CGBMAX球道木1支x元6總桿第三名ODYSSETWhiteSteel2-BallSRT推桿1支x元7凈桿第一名CallawayFT-5木桿1支x元8凈桿其次名CallawayERCHOT球道木1個x元9凈桿第三名ODYSSETWhiteSteel2-BallSRT推桿1個x元10最遠距離獎NikeSasQuatchSumo2木桿1支x元11最近距離獎ODYSSETWhiteSteel2-BallSRT推桿1個x元12精準獎ODYSSETWhiteSteel2-BallSRT推桿1個x元13游泳獎TitleistProV11盒x元14紳士獎Callaway（工具包）1支x元15淑女獎Callaway（工具包）1支x元16一桿進洞獎1贊助17幸運抽獎（10名）鐵桿套或傘贊助18水晶獎杯x元/個10個x元總計x元備注：獎項設(shè)置可依主辦單位需求做相應(yīng)調(diào)整；參與禮品按70人計算，禮品費用每人（X元內(nèi)）標準，如人數(shù)增加費用將相應(yīng)提高?？倵U冠軍： TaylormadeR7CGBMAX木桿 市場價：x元實惠價：x元總桿亞軍：TaylormadeR7CGBMAX球道木 市場價：x元 實惠價：x元總桿季軍：ODYSSETWhiteSteel2-BallSRT推桿 市場價：x元 實惠價：x元凈桿冠軍：CallawayFT-5木桿 市場價：x元 實惠價：x元凈桿亞軍：CallawayERCHOT球道木 市場價：x元 實惠價：x元凈桿季軍：ODYSSETWhiteSteel2-BallSRT推桿 市場價：x元 實惠價：x元最遠距離：NikeSasQuatchSumo2木桿 市場價：x元 實惠價：x元最近距離:ODYSSETWhiteSteel2-BallSRT推桿 市場價：x元 實惠價：x元紳士獎:Callaway工具包 市場價：x元 實惠價：x元(六)、其他費用（按實際數(shù)量計算）項目數(shù)量單價（元）1攝影師1x2開球禮彩球4x3相片夾及相片70x4交通巴士2x高爾夫球用車支配：酒店——CBD高爾夫俱樂部接送支配路程：香格里拉大酒店——九龍湖高爾夫球場里程：15公里30分鐘候車處：酒店大門口特殊狀況：如有來賓起晚或者其他緣由未趕上大巴，可以依據(jù)手冊上的向?qū)е改希孕星叭セ顒訄龅?。工作人員聯(lián)絡(luò)方式：在事先發(fā)給來賓的手冊上，會有相關(guān)活動執(zhí)行人員的聯(lián)絡(luò)方式，在整個活動中，來賓有任何疑問，都可詢問現(xiàn)場工作人員。車型：豪華旅行車*15-20型號：金龍6113標準座位：50座備注：每輛車最多坐30人，因為還須要空間放高爾夫器具。附錄一：國際會議常用詞匯會議類別詞匯assembly大會

convention會議

party晚會,社交性宴會

at-homeparty家庭宴會

teaparty茶會

dinnerparty晚餐會

gardenparty游園會

dance(party),ball,fandango舞會

readingparty讀書會

fishingparty釣魚會

sketchingparty觀劇會

birthdayparty生日宴會

Christmasparty圣誕晚會

luncheonparty午餐會

fancyball化妝舞會

commemorativeparty紀念宴會

weddingdinner,aweddingreception結(jié)婚宴會

banquet酒宴

pajamaparty睡衣派對

buffetparty立食宴會

cocktailparty雞尾酒會

welcomemeeting歡迎會

farewellparty惜別會

pinktea公式茶會

newyear'sbanquet新年會

year-enddinnerparty忘年餐會

boxsupper慈善餐會

fancyfair義賣場

generalmeeting,generalassembly會員大會

congress代表大會

boardofdirectors董事會

executivecouncil,executiveboard執(zhí)行委員會

standingbody常設(shè)機構(gòu)

committee,commission委員會

subcommittee附屬委員會,小組委員會

generalcommittee,generalofficers,generalbureau總務(wù)委員會

secretariat秘書處

budgetcommittee預(yù)算委員會

draftingcommittee起草委員會

committeeofexperts專家委員會

advisorycommittee,consultativecommittee顧問委員會,詢問委員會

symposium探討會

studygroup學習研討會

seminar講習會,學習探討會

meetingincamera隱私會議(美作:executivesession)

openingsitting開幕會

finalsitting閉幕會

formalsitting隆重開會

plenarymeeting全會

sitting,meeting開會(美作:session)

session會期,會議期間(美作:meeting)

workingparty工作小組

seat,headquarters席位

governingbody主管團體

roundtable圓桌

tositameeting,tomeetameeting,toholdameeting召開會議會議程序詞匯：procedure程序

agenda議程

timetable,schedule日程表,時刻表

itemontheagenda議程項目

otherbusiness其他事項

toplaceontheagenda列入議程

workingpaper工作文件

appointment任命

toappoint任命,委派

speaker報告人

tomakeaspeech,todeliveraspeech做報告

toaskforthefloor要求發(fā)言

togivethefloorto同意...發(fā)言(美作:torecognize)

totakethefloor,toaddressthemeeting發(fā)言

declaration,statement聲明

AmIinorder?我這樣做符合議程規(guī)定嗎?

calltoorder要求遵守秩序

toraiseapointoforder提出關(guān)于議程的問題

generaldebate長時間的探討

receivability可以接受,可接納

stand立場,主見

consensus看法

advisoryopinion顧問看法

proposal建議

totableaproposal提出建議

clarification澄清

comment評論

tosecond,tosupport贊成

toadopt通過

tooppose反對

toraiseanobjection提出異議

tomoveanamendment提出修正案

toamend修正

secondreading(法案、議案的)二讀

substantivemotion實質(zhì)性的動議

decision確定

ruling裁決

toreject拒絕,駁回

resolution決議

draftresolution決議草案,提案

firstdraft,preliminarydraft草案初稿

whereas