《會(huì)計(jì)軟件操作（用友）》課時(shí)計(jì)劃5.1

PAGEPAGE16裝訂裝訂線任課班級(jí)：財(cái)務(wù)、會(huì)電、審稅、會(huì)計(jì)(中職)041班教案編號(hào)：5周1號(hào)2005－2006學(xué)年度第二學(xué)期題目第3章總賬系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)3.3日常賬務(wù)處理教學(xué)目標(biāo)通過本節(jié)的教學(xué)，使學(xué)生了解憑證的填制、修改、審核、輸出與管理等操作流程，掌握填制憑證、修改憑證、審核憑證和常用憑證的使用方法。授課類型講授教學(xué)場(chǎng)所多媒體教室1419教學(xué)整體設(shè)計(jì)教學(xué)內(nèi)容教學(xué)時(shí)間教學(xué)方法教學(xué)資源復(fù)習(xí)舊課，引入新課第3章總賬系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)3.3日常賬務(wù)處理3.3.1憑證處理課內(nèi)技能訓(xùn)練小結(jié)、討論5分70分10分5分講解法演示法直觀法討論法多媒體教室及課件知識(shí)要點(diǎn)憑證的填制、修改、審核、輸出與管理等操作流程。技能要點(diǎn)掌握填制憑證、修改憑證、審核憑證和常用憑證的使用方法。教研室主任簽字：教學(xué)時(shí)間：2006年04月03日第3章總賬系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)3.3日常賬務(wù)處理總賬系統(tǒng)初始設(shè)置完成后，就可以開展日常賬務(wù)處理工作了。日常賬務(wù)處理的任務(wù)是根據(jù)原始憑證編制的記賬憑證或其他系統(tǒng)的記賬憑證輸入到賬務(wù)系統(tǒng)中，經(jīng)審核后，完成記賬工作；根據(jù)記賬數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢和打印輸出各種日記賬、明細(xì)賬和總賬，同時(shí)對(duì)部門、項(xiàng)目和往來輔助賬進(jìn)行管理。3.3.13.3.1.1憑證處理概述記賬憑證是本系統(tǒng)處理的起點(diǎn)，是登記賬簿的依據(jù)，也是所有查詢數(shù)據(jù)的最主要的一個(gè)來源。憑證管理主要完成對(duì)記賬憑證的錄入、修改、打印、匯總、出納簽字、審核和記賬等工作。1.記賬憑證的產(chǎn)生途徑產(chǎn)生記賬憑證的途徑有三種:一是根據(jù)審核無誤的原始憑證直接在計(jì)算機(jī)上編制記賬憑證；二是先由人工編制記賬憑證，再輸入計(jì)算機(jī)；三是計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成的機(jī)制憑證。2.憑證的輸入方式憑證輸入采用鍵盤輸入、軟盤引入、網(wǎng)絡(luò)傳輸和自動(dòng)生成機(jī)制憑證四種方式，鍵盤輸入是最常用的形式。3.憑證管理的操作流程否是否是填制憑證填制、修改憑證是出納憑證嗎憑證正確無誤憑證匯總表審核憑證出納簽字記賬稽核憑證并簽字選定一批憑證圖3-27憑證管理操作流程圖4.記賬憑證的內(nèi)容和填制要求記賬憑證格式采用單一的借貸標(biāo)志式或借貸金額式,主要內(nèi)容分為憑證頭和分錄兩部分。憑證樣式如圖3-28所示。圖3-28憑證樣式(1)憑證頭部分①憑證類別：總賬系統(tǒng)初始化時(shí)已定義的憑證類別代碼或名稱。②憑證編號(hào)：分別按憑證類別按月對(duì)憑證進(jìn)行順序編號(hào)，同一類別的憑證既不能重號(hào)也不允許漏號(hào)。編號(hào)由憑證類別編號(hào)(或類別名)和憑證順序號(hào)組成，如：收款0001、收款0002等。一般總賬系統(tǒng)中，憑證編號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生,并對(duì)連續(xù)性進(jìn)行控制。③憑證日期：憑證日期包括年月日，由于日期的正確性將影響經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在明細(xì)賬和日記賬中的順序,所以日期應(yīng)隨憑證號(hào)遞增而遞增。采用序時(shí)控制時(shí)，憑證日期應(yīng)大于等于啟用日期，但不能超過日歷日期。③附件張數(shù):指本張憑證所附原始憑證張數(shù)。(2)憑證正文部分①摘要:即憑證所反映的業(yè)務(wù)內(nèi)容的簡要說明，要求每行都要有摘要內(nèi)容，不同行的摘要內(nèi)容可以不同，每行的摘要將隨該行會(huì)計(jì)科目在明細(xì)賬、日記賬中出現(xiàn)。②科目:輸入科目時(shí),一般輸入科目編碼，計(jì)算機(jī)自動(dòng)轉(zhuǎn)換為科目名稱。輸入的科目編碼必須在建立科目時(shí)已經(jīng)定義，必須是最底層的科目編碼,不能有非法對(duì)應(yīng)科目。③方向:每一科目的發(fā)生額均應(yīng)有它的方向,即借方或貸方。④金額:金額不能為“零”；紅字以“-”號(hào)表示；會(huì)計(jì)科目借貸雙方金額必須平衡。⑤輔助核算的內(nèi)容:如果在科目設(shè)置時(shí)定義了相應(yīng)的“輔助賬”，則在輸入每筆分錄時(shí),同時(shí)輸入輔助核算的內(nèi)容。當(dāng)輸入的科目有部門核算要求時(shí)，要求輸入對(duì)應(yīng)的部門代碼或名稱。當(dāng)輸入的科目有數(shù)量賬核算要求時(shí)，要求輸入數(shù)量和單價(jià)。當(dāng)輸入的科目有往來賬核算要求時(shí)，要求輸入對(duì)應(yīng)的單位代碼和業(yè)務(wù)員。這些信息在往來賬管理時(shí)使用。當(dāng)輸入的科目需要待核銀行賬時(shí)，要求輸入對(duì)應(yīng)的票據(jù)日期、結(jié)算方式和票號(hào)，這些信息在進(jìn)行銀行對(duì)賬時(shí)使用。當(dāng)輸入的科目有外幣核算要求時(shí)，要求輸入外幣數(shù)額和記賬匯率。如果一個(gè)科目同時(shí)兼有上述幾個(gè)核算要求時(shí)，則同時(shí)要求輸入上述有關(guān)內(nèi)容。⑥合計(jì)：自動(dòng)計(jì)算借方科目和貸方科目的金額合計(jì)數(shù)。制單人簽字由系統(tǒng)根據(jù)進(jìn)入本功能時(shí)輸入的操作員姓名自動(dòng)輸入。3.3.1.2填制憑證1.填制憑證的基本操作步驟①以具有填制憑證功能的操作員登錄“總賬系統(tǒng)”。②在“總賬系統(tǒng)”窗口，單擊【憑證】菜單下的【填制憑證】項(xiàng)或單擊窗口左側(cè)的【填制憑證】快捷按鈕，進(jìn)入【填制憑證】窗口，單擊【增加】按鈕，增加一張新憑證，如圖3-28所示。③填制憑證頭部分。首先選擇“憑證類別”，再輸入“制單日期”和“附單據(jù)數(shù)”。④輸入憑證正文部分。依次輸入摘要、科目代碼及借方金額或貸方金額，然后按回車鍵，繼續(xù)輸入下一條分錄的摘要、科目代碼及借方金額或貸方金額。若借貸方均無輔助賬科目，則輸入完內(nèi)容后，可單擊【保存】。⑤若借貸方有輔助賬科目，則要繼續(xù)輸入輔助核算內(nèi)容，如銀行結(jié)算方式、往來核算、部門核算、數(shù)量核算等內(nèi)容，然后再單擊【保存】。2.填制現(xiàn)金與銀行收付業(yè)務(wù)的憑證因現(xiàn)金和銀行存款科目在會(huì)計(jì)核算中地位比較特殊，所以這里以如何填制涉及現(xiàn)金或銀行存款的憑證為例，說明這類憑證的填制方法。例3.82006會(huì)計(jì)分錄為：借：現(xiàn)金(1001)8000貸：銀行存款工行存款(100201)8000操作步驟為：①以操作員鄭義身份登錄“總賬系統(tǒng)”，進(jìn)入“填制憑證”窗口，單擊【增加】按鈕后，將光標(biāo)放在左上角的憑證類別處，輸入“付”或單擊參照標(biāo)記，雙擊【付--付款憑證】選項(xiàng)，按【回車】鍵。②在“制單日期”處輸入2006.01.04或單擊“日歷參照”選好日期后按【確定】按鈕，日期輸入完畢按【回車】鍵，系統(tǒng)自動(dòng)分配給一個(gè)憑證號(hào)。③在“附單據(jù)數(shù)”處，輸入附單據(jù)張數(shù)，也可直接按【回車】鍵，不輸入單據(jù)數(shù)。此時(shí)光標(biāo)自動(dòng)移到“摘要”欄。④在“摘要”欄輸入摘要內(nèi)容或單擊參照標(biāo)記彈出如圖3-29所示【常用摘要】窗口，將光標(biāo)移到【趙軍去工行提現(xiàn)】(需要提前定義常用摘要)處，單擊【選入】按鈕，選取憑證摘要。⑤在“摘要”欄，按【回車】鍵后，在“科目名稱”欄出現(xiàn)“1001”，也可直接輸入“1001”或單擊參照標(biāo)記選取“現(xiàn)金”科目，按【回車】鍵后，光標(biāo)移至“借方金額”欄。⑥在“借方金額”欄輸入“8000”，按【回車】鍵，光標(biāo)移至下一條分錄的摘要處。⑦摘要自動(dòng)復(fù)制過來，也可修改摘要，形成多摘要，按【回車】鍵。⑧在“科目名稱”欄中，直接輸入“100201”或輸入“銀行存款/工行存款”或單擊參照標(biāo)記選取“工行存款”科目，按【回車】鍵，彈出【輔助項(xiàng)】對(duì)話框。單擊【結(jié)算方式】參照標(biāo)記，雙擊【現(xiàn)金支票】，按【回車】鍵；在【票號(hào)】欄輸入“TX0001”，按【回車】鍵；在【發(fā)生日期】欄輸入“2006.1.4”或使用參照輸入日期，如圖3-30所示；單擊【確認(rèn)】按鈕，在憑證的右下角顯示輔助項(xiàng)的內(nèi)容。圖3-29常用摘要圖3-30結(jié)算方式輔助項(xiàng)⑨按【回車】鍵，將光標(biāo)移至“貸方金額”欄，輸入“8000”，單擊【保存】按鈕，系統(tǒng)提示“憑證已成功保存”，單擊【確定】。3.填制涉及往來業(yè)務(wù)的憑證在“總賬系統(tǒng)”中，往來核算是對(duì)要求進(jìn)行往來核算的個(gè)人、客戶和供應(yīng)商等內(nèi)容進(jìn)行的核算。用戶在設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)，若在“輔助核算”框中，選擇了個(gè)人往來、客戶往來和供應(yīng)商往來選項(xiàng)，則在錄入涉及該科目時(shí)，系統(tǒng)會(huì)彈出相應(yīng)的輔助項(xiàng)對(duì)話框，要求輸入輔助信息。輔助信息應(yīng)完整、準(zhǔn)確輸入，以利于輔助核算，使企業(yè)更好地掌握各項(xiàng)往來業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，促進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)往來管理。往來輔助信息一旦錄入，將在憑證下方的備注中顯示。雙擊所要修改的輔助項(xiàng)內(nèi)容，即可彈出輔助信息錄入窗口，進(jìn)行修改。(1)填制涉及個(gè)人往來業(yè)務(wù)的憑證企業(yè)與企業(yè)內(nèi)部職工之間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來業(yè)務(wù)，屬于個(gè)人往來業(yè)務(wù)，如職工出差借款等。例3.92006會(huì)計(jì)分錄為：借：其他應(yīng)收款(1191)5000貸：現(xiàn)金(1001)5000操作步驟：①在【填制憑證】窗口，單擊【增加】按鈕，填制憑證頭部分，選擇“付款憑證”、輸入日期“2006.1.4”和“附單據(jù)數(shù)1②在“摘要欄”輸入摘要“張偉出差借款”。③在“科目名稱欄”輸入“1191”，按【回車】鍵，系統(tǒng)彈出個(gè)人往來【輔助項(xiàng)】對(duì)話框，要求輸入輔助信息。在【部門】欄輸入“總經(jīng)理辦公室”或單擊參照標(biāo)記選擇“總經(jīng)理辦公室”，按【回車】鍵。在【個(gè)人】欄輸入“張偉”或單擊參照標(biāo)記選擇“張偉”，按【回車】鍵。在【票號(hào)】欄輸入“JK0001”，按【回車】鍵。在【發(fā)生日期】欄輸入“2006.1.4”或單擊參照標(biāo)記選擇日期，按【回車】鍵。如圖3-31所示，再單擊【確定】按鈕。圖3-31個(gè)人往來輔助項(xiàng)④在“借方金額”欄輸入“5000”，按【回車】鍵。⑤在下一條分錄的“科目名稱”欄輸入“1001”，按【回車】鍵；在“貸方金額”欄輸入“5000”，按【回車】鍵。⑥單擊【保存】按鈕，保存憑證。(2)填制涉及單位往來業(yè)務(wù)的憑證單位往來是指企業(yè)與其他企業(yè)之間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來業(yè)務(wù)，包括客戶往來和供應(yīng)商往來。在填制憑證過程中，涉及單位往來業(yè)務(wù)的科目時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)提示用戶輸入輔助信息，包括“客戶”、“供應(yīng)商”、“業(yè)務(wù)員”及“票號(hào)”等信息。其中“客戶”或“供應(yīng)商”可輸入代碼或簡稱，“業(yè)務(wù)員”可輸入該筆業(yè)務(wù)的銷售員或采購員，“票號(hào)”可輸入往來業(yè)務(wù)的單據(jù)號(hào)。例3.102006其分錄為：借：銀行存款—工行存款(100201)50000貸：應(yīng)收賬款(1131)50000操作步驟為：①在【填制憑證】窗口，單擊【增加】按鈕，填制憑證頭部分，選擇“收款憑證”、輸入日期“2006.1.6”和“附單據(jù)數(shù)1②在“摘要欄”輸入摘要“陽光電子技校還款”。③在“科目名稱欄”輸入“100201”，按【回車】鍵，系統(tǒng)彈出結(jié)算方式【輔助項(xiàng)】對(duì)話框，要求輸入輔助信息。單擊【結(jié)算方式】參照標(biāo)記，雙擊【轉(zhuǎn)賬支票】，按【回車】鍵；在【票號(hào)】欄輸入“ZZ0001”，按【回車】鍵；在【發(fā)生日期】欄輸入“2006.1.6”④在“借方金額”欄輸入“50000”，按【回車】鍵，光標(biāo)移至下一條分錄的摘要處。⑤在“科目名稱”欄輸入“1131”，按【回車】鍵，系統(tǒng)彈出客戶往來【輔助項(xiàng)】對(duì)話框，要求輸入輔助信息。在【客戶】欄輸入“陽光電?！被騿螕魠⒄諛?biāo)記選擇“陽光電校”，按【回車】鍵。在【業(yè)務(wù)員】欄輸入“李明”或單擊參照標(biāo)記選擇“李明”，按【回車】鍵。在【票號(hào)】欄輸入“ZZ0001”，按【回車】鍵。在【發(fā)生日期】欄輸入“2006.1.6”圖3-32客戶往來輔助項(xiàng)⑥在“貸方金額”欄輸入“50000”，按【保存】按鈕。例3.112006其分錄為：借：應(yīng)付賬款(2121)60000貸：銀行存款—工行存款(100201)60000操作步驟為：①在【填制憑證】窗口，單擊【增加】按鈕，填制憑證頭部分，選擇“付款憑證”、輸入日期“2006.1.6”和“附單據(jù)數(shù)1②在“摘要欄”輸入摘要“還靈川公司款”。③在“科目名稱欄”輸入“2121”，按【回車】鍵，系統(tǒng)彈出供應(yīng)商【輔助項(xiàng)】對(duì)話框，要求輸入輔助信息。在【供應(yīng)商】欄輸入“靈川”或單擊參照標(biāo)記選擇“靈川”，按【回車】鍵。在【業(yè)務(wù)員】欄輸入“呂強(qiáng)”或單擊參照標(biāo)記選擇“呂強(qiáng)”，按【回車】鍵。在【票號(hào)】欄輸入“ZZ0006”，按【回車】鍵。在【發(fā)生日期】欄輸入“2006.1.6”圖3-33供應(yīng)商往來輔助項(xiàng)④在“借方金額”欄輸入“60000”，按【回車】鍵，光標(biāo)移至下一條分錄的摘要處。⑤在“科目名稱”欄輸入“100201”，按【回車】鍵，系統(tǒng)彈出結(jié)算方式【輔助項(xiàng)】對(duì)話框，要求輸入輔助信息。單擊【結(jié)算方式】參照標(biāo)記，雙擊【轉(zhuǎn)賬支票】，按【回車】鍵；在【票號(hào)】欄輸入“ZZ0006”，按【回車】鍵；在【發(fā)生日期】欄輸入“2006.1.6”⑥在“貸方金額”欄輸入“60000”，按【保存】按鈕。4.填制涉及部門核算內(nèi)容的憑證部門核算業(yè)務(wù)是指企業(yè)內(nèi)部涉及部門核算業(yè)務(wù)的憑證。當(dāng)輸入涉及部門核算業(yè)務(wù)的科目時(shí)，系統(tǒng)彈出輔助項(xiàng)窗口，要求輸入部門信息，以加強(qiáng)部門核算與管理。例3.128日總經(jīng)理辦公室張偉出差回來，報(bào)銷差旅費(fèi)4000元，交回現(xiàn)金1000元。其分錄為：借：管理費(fèi)用—其他費(fèi)用(550303)4000貸：其他應(yīng)收款(1191)4000借：現(xiàn)金(1001)1000貸：其他應(yīng)收款(1191)1000操作步驟為：①在【填制憑證】窗口，單擊【增加】按鈕，填制憑證頭部分，選擇“轉(zhuǎn)賬憑證”、輸入日期“2006.1.8”和“附單據(jù)數(shù)1②在“摘要欄”輸入摘要“張偉報(bào)差旅費(fèi)”。③在“科目名稱欄”輸入“550303”，按【回車】鍵，系統(tǒng)彈出部門核算【輔助項(xiàng)】對(duì)話框，要求輸入輔助信息?？芍苯虞斎搿翱偨?jīng)理辦公室”或單擊參照標(biāo)記選擇“總經(jīng)理辦公室”，按【回車】鍵，如圖3-34所示。單擊【確認(rèn)】按鈕。圖3-34部門核算輔助項(xiàng)④在“借方金額”欄輸入“4000”，按【回車】鍵，光標(biāo)移至下一條分錄的摘要處。⑤在“科目名稱”欄輸入“1191”，按【回車】鍵，系統(tǒng)彈出個(gè)人往來【輔助項(xiàng)】對(duì)話框，要求輸入輔助信息。依次輸入“總經(jīng)理辦公室”、“張偉”、“2006.1.8”⑥在“貸方金額”欄輸入“4000”，按【保存】按鈕。⑦單擊【增加】按鈕，填制憑證頭部分，選擇“收款憑證”、輸入日期“2006.1.8”和“附單據(jù)數(shù)1⑧在“摘要欄”輸入摘要“張偉報(bào)差旅費(fèi)”；在“科目名稱欄”輸入“1001”，按【回車】鍵；在“借方金額”欄輸入1000，按【回車】鍵。⑨在下一條分錄的“科目名稱”欄輸入“1191”，按【回車】鍵，系統(tǒng)彈出個(gè)人往來【輔助項(xiàng)】對(duì)話框，要求輸入輔助信息。依次輸入“總經(jīng)理辦公室”、“張偉”、“2006.1.8”⑩在“貸方金額”欄輸入“1000”，按【保存】按鈕。例3.138日市場(chǎng)部李明以支票方式支付業(yè)務(wù)招待費(fèi)1000元，支票號(hào)碼為ZZ0008。其分錄為：借：管理費(fèi)用—其他費(fèi)用(550303)1000貸：銀行存款—工行存款(100201)1000操作步驟為：①在【填制憑證】窗口，單擊【增加】按鈕，填制憑證頭部分，選擇“付款憑證”、輸入日期“2006.1.8”和“附單據(jù)數(shù)1②在“摘要欄”輸入摘要“李明支付招待費(fèi)”。③在“科目名稱欄”輸入“550303”，按【回車】鍵，系統(tǒng)彈出部門核算【輔助項(xiàng)】對(duì)話框，要求輸入輔助信息。可直接輸入“市場(chǎng)部”或單擊參照標(biāo)記選擇“市場(chǎng)部”，按【回車】鍵，如圖3-35所示。單擊【確認(rèn)】按鈕。圖3-35部門核算輔助項(xiàng)-市場(chǎng)部④在“借方金額”欄輸入“1000”，按【回車】鍵，光標(biāo)移至下一條分錄的摘要處。⑤在“科目名稱”欄輸入“100201”，按【回車】鍵，系統(tǒng)彈出結(jié)算方式【輔助項(xiàng)】對(duì)話框，要求輸入輔助信息。依次在【結(jié)算方式】中輸入“轉(zhuǎn)賬支票”、在【票號(hào)】中輸入“ZZ0008”、在【發(fā)生日期】中輸入“2006.1.8”⑥在“貸方金額”欄輸入“1000”，按【保存】按鈕。5.填制涉及數(shù)量核算業(yè)務(wù)的憑證例3.142006借：應(yīng)收賬款（1131）21300貸：主營業(yè)務(wù)收入—電阻收入（510101）20000應(yīng)交稅金─應(yīng)交增值稅─銷項(xiàng)稅（21710102）1300操作步驟：①在【填制憑證】窗口，單擊【增加】按鈕，填制憑證頭部分，選擇“轉(zhuǎn)賬憑證”、輸入日期“2006.1.9”②在“摘要欄”輸入摘要“李明出售電阻”。③在“科目名稱欄”輸入“1131”，按【回車】鍵，系統(tǒng)彈出客戶往來【輔助項(xiàng)】對(duì)話框，要求輸入輔助信息。在【客戶】欄輸入“陽光電?！被騿螕魠⒄瞻粹o選擇“陽光電校”，按【回車】鍵。在【業(yè)務(wù)員】欄輸入“李明”或單擊參照按鈕選擇“李明”，按【回車】鍵。在【票號(hào)】欄輸入“ZZ0003”，按【回車】鍵。在【發(fā)生日期】欄輸入“2006.1.9”④在“借方金額”欄輸入“21300”，按【回車】鍵，光標(biāo)移至下一條分錄的摘要處。⑤在“科目名稱”欄輸入“510101”，按【回車】鍵，系統(tǒng)彈出數(shù)量核算【輔助項(xiàng)】對(duì)話框，要求輸入輔助信息。依次輸入“20000”支”、“1”圖3-36客戶往來輔助項(xiàng)圖3-37數(shù)量核算輔助項(xiàng)⑥在“貸方金額”欄輸入“20000”，按【回車】鍵，光標(biāo)移至下一條分錄的摘要處。⑦在“科目名稱”欄輸入“21710102”，按【回車】鍵。⑧在“貸方金額”欄輸入“1300”，按【保存】按鈕。例3.152006年1月9日，市場(chǎng)部呂強(qiáng)從華光公司借：庫存商品─電子監(jiān)控器（124102）50000應(yīng)交稅金─應(yīng)交增值稅─進(jìn)項(xiàng)稅（21710101）650貸：應(yīng)付賬款（2121）50650操作步驟：①在【填制憑證】窗口，單擊【增加】按鈕，填制憑證頭部分，選擇“轉(zhuǎn)賬憑證”、輸入日期“2006.1.9”②在“摘要欄”輸入摘要“呂強(qiáng)購電子監(jiān)控器”。③在“科目名稱欄”輸入“124102”，按【回車】鍵，在“借方金額”欄輸入“50000”，按【回車】鍵，系統(tǒng)彈出數(shù)量核算【輔助項(xiàng)】對(duì)話框，要求輸入輔助信息。依次輸入“100”臺(tái)、“500”元/臺(tái)等信息，單擊【確認(rèn)】按鈕，如圖3-38所示。再按【回車】鍵，光標(biāo)移至下一條分錄的摘要處。④在“科目名稱”欄輸入“21710101”，按【回車】鍵；在“借方金額”欄輸入“650”，按【回車】鍵，光標(biāo)移至下一條分錄的摘要處。⑤在“科目名稱”欄輸入“2121”，按【回車】鍵，系統(tǒng)彈出供應(yīng)商往來【輔助項(xiàng)】對(duì)話框，要求輸入輔助信息，如圖3-39中所示，單擊【確認(rèn)】按鈕，按【回車】鍵。⑥在“貸方金額”欄輸入“50650”，按【保存】按鈕。圖3-38數(shù)量核算輔助項(xiàng)圖3-39供應(yīng)商往來輔助項(xiàng)6.填制憑證的其他功能說明(1)定義常用摘要在日常填制憑證的過程中，經(jīng)常會(huì)有許多摘要完全相同或大部分相同，如果將這些常用摘要存儲(chǔ)起來，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)隨時(shí)調(diào)用，就可提高業(yè)務(wù)處理效率。調(diào)用常用摘要可以在摘要欄直接輸入常用摘要代碼或按【F2】鍵或參照輸入。定義常用摘要的步驟如下：①在“總賬系統(tǒng)”，單擊【憑證】菜單下的【常用摘要】項(xiàng)，出現(xiàn)【常用摘要】窗口。②單擊【增加】按鈕，輸入摘要編碼、摘要內(nèi)容和相關(guān)科目等信息。③依次增加完畢，單擊【退出】按鈕。常用摘要的編碼是調(diào)用常用摘要的依據(jù)，因此，不能重復(fù)輸入，也不能為空。如果某條常用摘要對(duì)應(yīng)某科目，則可在“相關(guān)科目”處輸入，在填制憑證時(shí)，會(huì)自動(dòng)調(diào)入。(2)生成和調(diào)用常任憑證在日常賬務(wù)處理中，經(jīng)常會(huì)有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲(chǔ)起來，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。①如何定義常用憑證單擊總賬系統(tǒng)主菜單中【憑證】下的【常用憑證】，即進(jìn)入本功能，屏幕顯示【常用憑證】對(duì)話框，單擊【增加】按鈕，如圖3-40所示。錄入常用憑證的主要信息：編號(hào)、說明，憑證類別。編號(hào)是調(diào)用常用憑證的依據(jù)。按【刪除】按鈕即刪除當(dāng)前行的常用憑證。按【詳細(xì)】按鈕或按【F8】鍵可對(duì)常用憑證的憑證分錄內(nèi)容進(jìn)行定義，如圖3-41所示。3-40常用憑證定義窗口圖3-41常用憑證分錄定義窗口②生成常用憑證定義常用憑證比較麻繁，也可以在填制憑證中隨時(shí)將填制好的憑證生成為常用憑證，這樣即方便，又適用。其操作步驟如下：單擊【填制憑證】窗口的【制單】菜單中的【生成常用憑證】項(xiàng)，輸入憑證代號(hào)，單擊【選入】按鈕，即完成生成憑證操作。圖3-42常用憑證生成菜單圖3-43常用憑證生成窗口③調(diào)用常用憑證方法一：在制單時(shí)用鼠標(biāo)單擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”，系統(tǒng)提示您輸入常用憑證的編號(hào)，您輸入要調(diào)用的常用憑證的編號(hào)，即可調(diào)出該常用憑證。若調(diào)出的常用憑證與您當(dāng)時(shí)的業(yè)務(wù)有出入或缺少部分信息，您可直接將其修改成所需的憑證。方法二：在制單時(shí)用鼠標(biāo)單擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”，在輸入常用憑證的編號(hào)處按參照按鈕或按【F2】鍵，屏幕顯示常用憑證定義窗口，將光標(biāo)移到要調(diào)用的常用憑證，用鼠標(biāo)點(diǎn)【選入】按鈕或按【F3】鍵，可選入要調(diào)用的常用憑證。3.3.1.3修改憑證憑證輸入時(shí)，盡管系統(tǒng)提供了多種控制錯(cuò)誤的措施，但錯(cuò)誤憑證是難免的，記賬憑證的錯(cuò)誤必然影響系統(tǒng)的核算結(jié)果。為更正錯(cuò)誤，系統(tǒng)提供了對(duì)錯(cuò)誤憑證修改的功能。當(dāng)然，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度和審計(jì)對(duì)錯(cuò)誤憑證的修改有嚴(yán)格的要求，根據(jù)這些要求，電算化總賬系統(tǒng)中，對(duì)不同狀態(tài)下的錯(cuò)誤憑證有不同的修改方式。1.錯(cuò)誤憑證的“無痕跡”修改無痕跡修改是指不留下任何曾經(jīng)修改的線索和痕跡。下列兩種狀態(tài)下的錯(cuò)誤憑證可實(shí)現(xiàn)無痕跡修改:(1)對(duì)已經(jīng)輸入但未審核的機(jī)內(nèi)記賬憑證可通過憑證的編輯輸入功能直接進(jìn)行修改或刪除（但操作員只能修改自己填制的憑證,且憑證編號(hào)不能修改）；(2)已通過審核但還未記賬的憑證不能直接修改,可先行取消審核，再通過憑證的編輯輸入功能進(jìn)行直接修改。外部系統(tǒng)的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。修改的操作步驟為：在【填制憑證】窗口，通過【查詢】功能找到需要修改的憑證；將光標(biāo)直接定位在需要修改的地方，直接修改即可；單擊【保存】按鈕，保存修改結(jié)果。如果涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對(duì)該支票做過報(bào)銷處理，修改操作將不影響“支票登記簿”中的內(nèi)容。2.錯(cuò)誤憑證的“有痕跡”修改有痕跡修改是指留下曾經(jīng)修改的線索和痕跡，通過保留錯(cuò)誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡的。若已記賬的憑證發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)，不允許直接修改。針對(duì)此類憑證的修改，會(huì)計(jì)制度要求留下審計(jì)線索，可以采用“紅字憑證沖銷法”或者“補(bǔ)充憑證法”進(jìn)行更正。紅字沖銷法，即將錯(cuò)誤憑證采用增加一張“紅字”憑證全額沖銷，若需要，再增加一張“藍(lán)字”憑證補(bǔ)充的方法。如:從工商銀行提取現(xiàn)金1000元，但輸入反映該筆業(yè)務(wù)的付款憑證時(shí)，錯(cuò)輸為10000元，記賬后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，為修改此錯(cuò)誤憑證，此時(shí)采用紅字沖銷法。首先填制一張與原憑證內(nèi)容相同的紅字憑證沖銷多記的9000元。通過紅字沖銷法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存和管理。如果需要沖銷某張已記賬的憑證，可在“填制憑證”窗口，單擊【制單】菜單下的【沖銷憑證】項(xiàng)制作紅字沖銷憑證。3.查詢憑證例3.16查詢1月份中的第0003號(hào)付款憑證。通過【填制憑證】窗口中【查詢】功能或者單擊【憑證】菜單中的【查詢憑證】，輸入組合查詢條件后便可查到所需要的憑證，憑證查詢條件和查詢結(jié)果如圖3-44、3-45所示。通過【查看】功能可查看到當(dāng)前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細(xì)賬等。通過【余額】，可查到當(dāng)前光標(biāo)所在科目包含所有已保存的記賬憑證的最新余額。圖3-44憑證查詢條件窗口圖3-45憑證菜單下查詢查詢憑證結(jié)果4.憑證匯總記賬憑證全部輸入完畢并進(jìn)行審核簽字后，可以按條件對(duì)憑證進(jìn)行匯總并生成一張憑證匯總表。進(jìn)行匯總的憑證可以是已記賬的憑證，也可以是未記賬的憑證，因此，財(cái)務(wù)人員可以在憑證未記賬前，隨時(shí)查看企業(yè)當(dāng)前的經(jīng)營狀況和其他財(cái)務(wù)信息。例3.17查看2006年1月份未記賬憑證匯總表。操作步驟：①在“總賬系統(tǒng)”中，單擊【憑證】菜單下的【科目匯總】項(xiàng)，顯示“科目匯總”對(duì)話框，在【月份】框中選擇“2006.1”、在【憑證類別】框中選擇“全部”，單擊右側(cè)的【未記賬憑證】單選項(xiàng)，如圖3-46所示。②單擊【匯總】按鈕，顯示所有未記賬憑證的匯總表，如圖3-47所示。③單擊【退出】按鈕，返回“總賬系統(tǒng)”窗口。圖3-46科目匯總對(duì)話框圖3-47科目匯總表3.3.1.4審核憑證審核憑證主要包括出納簽字和審核簽字兩項(xiàng)內(nèi)容。1.出納簽字出納憑證涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，應(yīng)加強(qiáng)管理。出納人員可通過出納簽字功能對(duì)制單員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要核對(duì)出納憑證的出納科目的金額是否正確，審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再核對(duì)。企業(yè)可根據(jù)實(shí)際需要決定是否要對(duì)出納憑證進(jìn)行出納簽字管理，若不需要此功能，可在【設(shè)置】|【選項(xiàng)】中取消設(shè)置。憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有被取消簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。取消簽字只能由出納人自己進(jìn)行。例3.18對(duì)已輸入憑證進(jìn)行出納簽字。操作步驟為：①以具有出納管理功能的操作員登錄“總賬系統(tǒng)”，單擊【憑證】菜單下的【出納簽字】項(xiàng)，進(jìn)入“出納簽字”對(duì)話框，如圖3-48所示。圖3-48出納簽字憑證選擇條件對(duì)話框②在【出納簽字】對(duì)話框，輸入條件后，屏幕顯示憑證一覽表，如圖3-49所示。圖3-49符合選擇條件的憑證列表③雙擊某一待簽字的憑證或單擊【確定】按鈕調(diào)出待簽字的那張憑證或第一張憑證。④出納人員在確認(rèn)該張憑證正確后，單擊【簽字】按鈕，憑證底部的“出納”處自動(dòng)簽上出納員姓名。若想對(duì)已簽字的憑證取消簽字，可用鼠標(biāo)單擊【取消】按鈕。⑤單擊【下張】按鈕，調(diào)出第二張需要簽字的憑證，單擊【簽字】按鈕，第二張憑證底部的“出納”處又自動(dòng)簽上出納員姓名，重復(fù)此操作直至所有憑證都簽完為止。⑥單擊【退出】按鈕，完成出納簽字操作。成批簽字單擊【查詢】，輸入查詢條件后按【確定】，屏幕顯示符合條件的憑證，再單擊【簽字】菜單下的【成批出納簽字】，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)當(dāng)前范圍內(nèi)的所有未簽字憑證執(zhí)行簽字；單擊【簽字】菜單下的【成批取消簽字】，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)當(dāng)前范圍內(nèi)的所有已簽字憑證執(zhí)行取消簽字。圖3-50成批出納簽字結(jié)果表2.憑證審核審核是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定，對(duì)制單人填制的記賬憑證進(jìn)行合法性檢查，其目的是防止發(fā)生錯(cuò)誤。會(huì)計(jì)核算關(guān)系到國家、企業(yè)和個(gè)人的切身經(jīng)濟(jì)利益，而記賬憑證的準(zhǔn)確性是進(jìn)行正確核算的基礎(chǔ)，因此，無論是直接在計(jì)算機(jī)上根據(jù)已審核的原始憑證編制記賬憑證，還是直接將手工編制并審核的憑證輸入系統(tǒng)，由于又經(jīng)過了手工的操作處理，因此，還需要經(jīng)過他人的審核后，才能作為正式憑證進(jìn)行記賬處理。