信息化技術(shù)在人事檔案管理中的運用探究

信息化技術(shù)在人事檔案管理中的運用探究

Summary：傳統(tǒng)人事檔案資料收集以及管理工作的效率普遍較低下，人事檔案資料檢索使用也不太方便，因此也難以有效服務人事管理的實際工作。如果一直保持這樣的現(xiàn)狀，必然導致人事檔案管理工作漸漸被邊緣化，更加難以引起各方面的關(guān)注與重視?；诖耍仨氻槕畔⒒瘯r代發(fā)展的趨勢，加強人事檔案管理的信息化建設(shè)，合理創(chuàng)新管理理念與模式，促進人事管理工作的高效開展。本文對信息化技術(shù)在人事檔案管理中的運用進行分析，以供參考。Keys：信息化；人事檔案管理；運用引言隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，人事檔案管理工作面臨著時代的挑戰(zhàn)，要結(jié)合數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)，加大對人事檔案的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型，構(gòu)建起全新的管理模式。將信息化技術(shù)引進人事檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)對人事檔案管理模式的創(chuàng)新，升級人事檔案管理的新形式，在觀念創(chuàng)新、手段更新中，有針對性地對檔案資料進行分類管理，降低人工操作的工作量，緩解工作人員的壓力，對資源配置進行優(yōu)化，促進人事檔案管理的信息化建設(shè)與發(fā)展。1人事檔案信息化管理的重要作用“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為21世紀一種新的經(jīng)濟形態(tài)，大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相互組合，構(gòu)建起網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺，影響著人們的工作和生活，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，面臨著時代的發(fā)展機遇，人事檔案管理工作有必要革新發(fā)展觀念、管理觀念，加大投入力度，特別是我國國民經(jīng)濟快速發(fā)展，社會上的工作崗位數(shù)量、崗位類型均有所增長，社會的就業(yè)率不斷提高，人員流動性大。在人事檔案管理工作信息化建設(shè)中，能夠更全面、準確地了解人才的基本信息，展現(xiàn)人才的各方面能力，包括人才的工作經(jīng)驗、專業(yè)技能水平、品德思想，使企業(yè)在人才篩選中，利用人事檔案的信息化平臺，更準確、全面地了解人才，篩選企業(yè)發(fā)展所需要的人才。人事檔案的信息化建設(shè)和管理，還是一種保護人才的手段，因為和其他檔案相比，人事檔案具有諸多的價值優(yōu)勢，更加真實、可靠，在考試、出國、就業(yè)、退休等各個領(lǐng)域，均能夠保護人才信息，科學、有效地落實對人才資源信息的保障目標。互聯(lián)網(wǎng)時代的企業(yè)建設(shè)和發(fā)展，在人才管理的信息化建設(shè)與改革中，加快了信息化建設(shè)進程，改變紙質(zhì)檔案的管理模式，促進紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，針對人事檔案進行信息化處理、數(shù)字化管理，建立起功能完善的信息系統(tǒng)。2人事檔案管理中信息化技術(shù)運用策略2.1增強信息技術(shù)運用的認識首先，人事檔案關(guān)系到單位內(nèi)部相關(guān)人員的流動、調(diào)動以及一些個人隱私信息，這對單位經(jīng)營發(fā)展的穩(wěn)定性有著直接的影響。因此必須加大對檔案管理相關(guān)工作的重視程度，并且通過上文可知，在人事檔案管理中運用信息化技術(shù)，可減少對儲存空間的占用，降低相應成本，并且相關(guān)工作流程得到簡化，大幅提升了整體工作效率，減輕人事檔案管理的工作量，充分發(fā)揮檔案資料的作用和價值?；诖耍谌耸聶n案信息化技術(shù)的運用過程中，需要相關(guān)人員加強對上述人事檔案管理以及信息化技術(shù)運用的深刻認識，充分認識信息技術(shù)的優(yōu)勢，積極轉(zhuǎn)變態(tài)度觀念，大量支持信息化技術(shù)在檔案管理中的應用，主動學習相關(guān)的信息技術(shù)，從而更好地適應當前信息化時代的發(fā)展要求。2.2建立統(tǒng)一的信息化技術(shù)運用標準人事檔案資料本身內(nèi)容比較繁雜，檔案資料形式也比較多變，除了文字資料以外，還包括一些圖片以及音視頻資料等。針對這些復雜多變的人事檔案資料管理，實施難度較大，不利于整體檔案管理效率的提升。當運用信息技術(shù)對這些檔案信息資料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化時，由于檔案資料形式多變，因此為保障整體檔案信息化管理的規(guī)范統(tǒng)一性，需要加強對所有檔案的規(guī)范化和標準化要求。并且針對各種各樣人事檔案資料的規(guī)范化轉(zhuǎn)化，需要嚴格遵循《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）的要求。在此基礎(chǔ)上，還應根據(jù)實際情況，對檔案進行分類整理。在制訂相應規(guī)范標準后，還應結(jié)合實際管理的需要，做好數(shù)字化處理細節(jié)的落實。除此之外，在運用信息化技術(shù)對人事檔案進行管理時，不能忽略存儲工作的重要性，根據(jù)實際需求，科學選擇存儲載體，確保檔案信息存儲的安全性，如可以利用硬盤進行存儲。另外，也可以利用網(wǎng)盤進行備份，能夠有效保障人事檔案存儲的規(guī)范性，為后續(xù)人事檔案應用提供便利。2.3完善人事檔案管理體系，實現(xiàn)規(guī)范化的目標人事檔案管理信息化建設(shè)工作的有效開展和落實，必須要把握關(guān)鍵要點，針對工作的內(nèi)容、流程以及職責等做好細化，防止出現(xiàn)盲目、混亂的情況。要加強頂層設(shè)計的優(yōu)化與完善，加強配套制度的建設(shè)。結(jié)合檔案管理方面的法律規(guī)范要求，根據(jù)單位自身發(fā)展實際，建立完善的人事檔案管理制度。制度建設(shè)過程中要注意把握重點，一方面要積極促進人事檔案管理的標準化與規(guī)范化發(fā)展，針對不同形式的檔案資料要統(tǒng)一信息化保存的格式。還要加強人事檔案管理部門和單位其它部門間的權(quán)責劃分，彼此要進行協(xié)作配合，建立和諧、有序的檔案管理機制。對檔案立卷以及歸檔等工作必須統(tǒng)一具體標準，防止后期因標準不統(tǒng)一導致重復勞動問題。深入加強檔案信息化管理的安全保障建設(shè)，設(shè)置安全管理制度，科學應對網(wǎng)絡(luò)中的潛在安全風險?？山柚鷶?shù)字密鑰、水印等安全技術(shù)，加強人事檔案數(shù)據(jù)信息的安全管理，及時進行數(shù)據(jù)備份，做好事后防控，保障檔案資料萬無一失。2.4合理增加管理資金先進的計算機設(shè)備是推進檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障，無論是想要達到更高的信息處理效率，亦或是想要保證信息化管理框架的正常運行，計算機設(shè)備必須與時俱進，并且功能完整。因此，單位需要合理增加管理資金，基于信息化管理框架采購更為先進的計算機設(shè)備，并且配備較為健全基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，維持信息化管理框架的穩(wěn)定運行，這樣才能從根本上保證管理質(zhì)量，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用。結(jié)束語綜上所述，必須重視信息化技術(shù)的運用，認識到檔案管理工作在信息化技術(shù)運用方面存在的問題，并提出一些針對性的應對策略，促使信息化技術(shù)實現(xiàn)有效運用，為相關(guān)檔案管理工作的開展助力，推動該行業(yè)領(lǐng)域長遠穩(wěn)定發(fā)展。Reference[1]劉丹丹.高校人事檔案信息化管理中的大數(shù)據(jù)技術(shù)運用[J].山西檔案,20